UMOWA O WZAJEMNYM POWIERZENIU PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

UMOWA O WZAJEMNYM POWIERZENIU PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zawarta w dniu ................................................ w …………………....................................…………, pomiędzy:

Wrocławskie Mieszkania Sp. z o.o. z siedzibą we Xxxxxxxxx (00-000) przy ul. Reja 53-55, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000291108, NIP: 8982123598, reprezentowana przez ………………………….......................................................................................................…………….........……….,

zwana dalej „Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o.”,

a

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

zwanym dalej „Wykonawcą”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. W związku ze świadczeniem przez Wykonawcę na rzecz Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o. usług ochrony nieruchomości na podstawie umowy z dnia .................... (dalej „Umowa”), Strony wzajemnie powierzają sobie przetwarzanie danych osobowych, w ten sposób, że Strona przetwarzająca dane osobowe w określonych zbiorach (Administrator danych osobowych, dalej: „Administrator”) w trybie art. 28 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.; dalej: ,,RODO”) powierza przetwarzanie danych osobowych drugiej Stronie (Procesorowi), w zakresie i na zasadach określonych poniżej.

2. Każda ze Stron oświadcza, że jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO.

§ 2

Zakres i cel przetwarzania powierzonych danych osobowych

1. Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o., pełniąc funkcje i zadania Procesora, będzie przetwarzać powierzone na podstawie niniejszej umowy, następujące kategorie danych osobowych:

1. dane pracowników i osób działających na rzecz Wykonawcy na podstawie umów cywilnoprawnych zawierające: imię i nazwisko, nr legitymacji;

2. inne dane dostarczone przez Wykonawcy, a niezbędne do prawidłowego wykonywania Umowy, o której mowa w § 1 ust. 1.

2. Wykonawca, pełniąc funkcje i zadania Procesora, będzie przetwarzać powierzone na podstawie niniejszej umowy, następujące kategorie danych osobowych:

1. dane pracowników i osób działających na rzecz Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych zawierające: imię i nazwisko;

2. dane Najemców, Biorących w użyczenie, kupno/sprzedaż nieruchomości własnościowych Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o. zawierające: imię i nazwisko, adres lokalu w budynku;

3. inne dane dostarczone przez Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o., a niezbędne do prawidłowego wykonywania Umowy, o której mowa w § 1 ust. 1.

3. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Procesora w celu realizacji Umowy, o której mowa w § 1 ust. 1. Powierzone dane osobowe przetwarzane będą w formie papierowej i elektronicznej. Przetwarzanie danych będzie obejmowało w szczególności operacje takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, przeglądanie, udostępnianie oraz usuwanie lub niszczenie.

4. Dane osobowe określone w ust. 1 i 2 przetwarzane będą w celu i zakresie niezbędnym do realizacji Umowy, o której mowa w § 1 ust. 1.

§ 3

Sposób wykonania umowy

1. Strony, pełniąc funkcje i zadania Procesora, zobowiązują się przetwarzać powierzone im dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, RODO oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, chroniącymi prawa osób, których dane dotyczą. Jednocześnie Strony zobowiązują się do stosowania środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w art. 32 RODO, zwłaszcza odnośnie zabezpieczania rejestratorów obrazu, jego archiwizowania na nośnikach danych oraz przy użyciu sprzętu i technologii udostępnionej przez Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o.

2. Wykonawca, pełniąc funkcje i zadania Procesora, jako podmiot nadzorujący monitoring wewnętrzny nieruchomości, o której mowa w § 1 ust. 1, w tym zapisy obrazu z kamer, zobowiązuje się w szczególności do:

1. stałego dozoru, przez 24 h na dobę 7 dni w tygodniu, nad obrazem przekazywanym do Centrum Monitoringu Grafit, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2 Umowy przez system telewizji przemysłowej (CCTV) zamontowany na terenie nieruchomości;

2. ochrony nośników przed wglądem osób trzecich, niemających upoważnienia do zapoznania się z zapisami z monitoringu.

3. Wykonawca nie jest upoważniony do samodzielnego udostępniania danych z zapisu monitoringu.

4. Udostępnienie lub powierzenie zapisu monitoringu uprawnionym organom, służbom lub osobom, których dane są przetwarzane oraz osobom trzecim odbywa się na ich uzasadnione żądanie zgłoszone Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o. na piśmie. W przypadku zgłoszenia żądania bezpośrednio do Wykonawcy, jest ono zobowiązane do niezwłocznego przekazania żądania Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o., która w przypadku wyrażenia zgody może wydać Wykonawcy dyspozycje przekazania wskazanych danych.

5. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do:

1. ograniczenia dostępu do powierzonych danych osobowych wyłącznie do pracowników i współpracowników posiadających upoważnienie do przetwarzania powierzonych danych osobowych wydane przez Wykonawcy, wskazanych w „Książce Służby” opisanej w Umowie wskazanej w § 1 ust. 1;

2. nadzorowania swoich pracowników lub osób współpracujących z Wykonawcą na podstawie umów cywilnoprawnych w zakresie zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych;

3. zobowiązania swoich pracowników i współpracowników do zachowania powierzonych do przetwarzania danych osobowych w poufności.

6. Strony, pełniąc funkcje i zadania Procesora, zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO:

1. oświadczają, że zobowiązały osoby upoważnione przez nie do przetwarzania danych osobowych do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których mają lub będą miały dostęp;

2. podejmą wszelkie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy art. 32 RODO, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych;

3. mając na uwadze charakter przetwarzania, w przypadku żądania osoby, której dane będą przetwarzane przez Procesora w związku z ich powierzeniem na mocy niniejszej umowy, w zakresie wykonania jej praw określonych w Rozdziale III RODO, będą pomagały w miarę możliwości poprzez środki organizacyjne i techniczne Administratorowi w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądanie takiej osoby;

4. mając na uwadze charakter przetwarzania oraz dostępne Procesorowi informacje, będą pomagały Administratorowi w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

7. W ramach realizacji Umowy, o której mowa w § 1 ust. 1, pracownicy i współpracownicy Wykonawcy zobowiązani są do wydawania kluczy do lokali zajmowanych przez Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o. w Centrum Biznesu Grafit osobom działającym na rzecz Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o.

8. Pracownicy i współpracownicy Wykonawcy są zobowiązani do weryfikacji tożsamości i uprawnień tych osób w zakresie dostępu do pomieszczeń zajmowanych przez Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o., na podstawie przekazanej listy osób upoważnionych w tym zakresie przez Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o.

9. Strony, pełniąc funkcje i zadania Procesora, zobowiązują się zachować w bezwzględnej tajemnicy i nie przekazywać, nie ujawniać ani nie wykorzystywać jakichkolwiek poufnych informacji, które powzięły wykonując obowiązki na rzecz Administratora zarówno w trakcie trwania Umowy, jak i po jej zakończeniu.

§ 4

Podpowierzenie

1. Procesor nie może powierzyć dalszym podmiotom przetwarzania przekazanych danych bez uprzedniej szczegółowej pisemnej zgody Administratora.

2. W przypadku udzielenia zgody na podpowierzenie, Procesor może podpowierzyć przetwarzanie danych na podstawie pisemnej umowy zawartej z podmiotem mającym przetwarzać podpowierzone dane. Umowa ta powinna określać przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą, oraz obowiązki i prawa Administratora.

3. W przypadku udzielenia zgody na podpowierzenie Procesor zobowiąże podmiot mający przetwarzać podpowierzone dane do przestrzegania przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych w takim samym zakresie jak stanowi niniejsza umowa.

4. Ewentualne wyrażenie zgody na dalsze powierzenie przetwarzania danych przez Procesora nie obejmuje zgody na jeszcze dalsze powierzenie przetwarzania tych danych, chyba że co innego wynika z treści wyrażonej zgody.

5. W przypadku wyrażenia zgody na dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych, Administrator może w każdej chwili sprzeciwić się na takie podpowierzenie w stosunku do jakiegokolwiek podmiotu.

6. Wyrażenie sprzeciwu, o którym mowa w ust. 5, może zostać dokonane w formie mailowej.

§ 5

Prawo kontroli przetwarzania przez Procesora powierzonych danych osobowych

1. Procesor niezwłocznie poinformuje Administratora o:

1. wszelkich postępowaniach prowadzonych wobec niego przez organ nadzorczy bądź inny uprawniony organ państwowy, obejmujących dane powierzone przez Administratora;

2. każdym nieupoważnionym dostępie do powierzonych danych osobowych;

3. każdym żądaniu otrzymanym od osoby, której dane przetwarza, powstrzymując się jednocześnie od odpowiedzi na żądanie, do czasu zawiadomienia o tym Administratora;

4. każdym incydencie stwarzającym zagrożenie dla przetwarzanych danych osobowych, obejmujących lub mogących objąć dane powierzone do przetwarzania na podstawie niniejszej umowy.

2. Procesor zobowiązuje się do udzielania Administratorowi, na każde jego żądane, informacji na temat przetwarzania powierzonych mu danych osobowych.

3. Administrator jest uprawniony do kontroli przetwarzania powierzonych danych w miejscu prowadzenia działalności przez Procesora poprzez osobistą wizytę jego reprezentanta (posiadającego osobiste upoważnienie Administratora wydane do kontroli). Administrator powiadomi Procesora o zamierzonej kontroli z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.

4. Procesor zobowiązuje się do niezwłocznego przedłożenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych u Procesora na każde żądanie Administratora, w zakresie osób upoważnionych do przetwarzania danych, które zostały powierzone na mocy niniejszej umowy.

5. Procesor zobowiązuje się do udostępnienia Administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków, o których mowa w niniejszej umowie oraz umożliwia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji.

§ 6

Odpowiedzialność Procesora

1. Procesor ponosi odpowiedzialność w zakresie przewidzianym w obowiązujących przepisach o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO. Procesor jest odpowiedzialny za ewentualne udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z niniejszą umową, lub przepisami obowiązującego prawa, a w szczególności za udostępnienie ich osobom nieupoważnionym.

2. W przypadku naruszenia obowiązujących przepisów prawa, w szczególności RODO lub niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Procesora, w następstwie czego Administrator, jako Administrator danych osobowych, zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, Procesor zobowiązuje się pokryć poniesione przez Administratora z tego tytułu straty i koszty.

§ 7

Czas obowiązywania umowy

1. Niniejsza umowa powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy, o której mowa w § 1 ust. 1.

2. Powierzenie przetwarzania danych osobowych obowiązuje przez cały czas trwania niniejszej umowy, a także po ustaniu jej obowiązywania – przez okres wymagany przepisami prawa, jeżeli istniejące przepisy nakładają taki obowiązek na przetwarzającego dane.

§ 8

Warunki wypowiedzenia i rozwiązania umowy

1. Niniejsza umowa może być rozwiązana za zgodnym porozumieniem Stron. Umowa może zostać także wypowiedziana przez każdą ze Stron w formie pisemnej lub mailowo, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

2. Administrator ma prawo wypowiedzieć niniejszą umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Procesor:

1. wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową;

2. powierzył przetwarzanie danych osobowych innym nieupoważnionym podmiotom;

3. nie zaprzestanie niewłaściwego przetwarzania danych osobowych w terminie wyznaczonym przez ADO, nie krótszym niż 3 dni;

4. w rażący sposób nie wywiązuje się z obowiązków wynikających z niniejszej umowy.

3. Procesor, w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania niniejszej umowy, niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych, zobowiązuje się, według wskazania Administratora, zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym skutecznie usunąć je również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji – z zastrzeżeniem § 7 ust. 2 niniejszej umowy. W takim przypadku Procesor przekaże informacje ADO o usunięciu powierzonych do przetwarzania danych.

4. Niniejsza umowa wygasa z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy, o której mowa w § 1 ust. 1.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W przypadku, gdy którekolwiek z postanowień niniejszej umowy, kilka jej postanowień lub część tych postanowień są lub okażą się bezskuteczne lub nieważne, pozostałe postanowienia niniejszej umowy zachowują swoją pełną moc.

3. Spory wynikłe z tytułu niniejszej umowy będzie rozstrzygał Sąd właściwy dla miejsca siedziby Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

............................................................................. .......... .......................................................... Wrocławskie Mieszkania sp. z o.o. Wykonawca

6