w sprawie zasad dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych
Zarządzenie Nr 3/09 Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009 r.
w sprawie zasad dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych
o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
( tekst jednolity Dz.U. Z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z xxxx.xx.), zwanej dalej u.Pzp
W celu zapewnienia właściwego współdziałania komórek organizacyjnych Urzędu Gminy w Turawie w procesie dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U.z 2007 r. Nr.223 poz.1655 z xxxx.xx.), zwanej dalej „uofp”
zarządzam co następuje :
§ 1
Zakupu dostaw, usług i robót budowlanych dokonuje się zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego oraz uofp z przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności.
§ 2
1. Zakupu dostaw, usług i robót budowlanych o wartości przekraczającej równowartość kwoty 5000 euro netto i nieprzekraczającej równowartość kwoty określonej w art.4 pkt.8 uPzp tj kwoty 14 000 euro netto , dokonuje się na zasadach określonych w algorytmie postępowania stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Zakupu dostaw , usług i robót budowlanych o wartości nieprzekraczającej równowartość kwoty 5000 euro , dokonuje się z zachowaniem zasad określonych w § 1 , po rozeznaniu rynku co najmniej u trzech potencjalnych Wykonawców.
3. Pracownik merytorycznej komórki organizacyjnej dokonujący zakupu, o którym mowa w ust.2, sporządza dokumentację zakupu , a w tym:
3.1.wniosek o dokonanie planowanych (nieplanowanych) wydatków publicznych o wartości netto od 2000 euro do 5000 euro – wg wzoru załącznika nr 3, zawierający x.xx:
a. akceptację Kierownika komórki organizacyjnej , planującej zakup,
b. akceptację Skarbnika w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia,
c. zgodę Wójta na dokonanie wydatków publicznych udzieloną w oparciu o
przedłożony wniosek wraz z projektem umowy zaparafowanym przez radcę prawnego lub zleceniem,
d. brak akceptacji planowanego zakupu ze strony Wójta , powoduje zaniechanie realizacji zamówienia.
3.2 notatkę potwierdzającą przeprowadzenie rozeznania rynku i zasadności wyboru oferty cenowej na produkt określonego Wykonawcy- sporządzoną wg wzoru załącznika nr 4.
§ 3
1. Podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych o wartości określonej w §2 ust.1 niniejszego zarządzenia stanowi wniosek właściwego ze względu na przedmiot zamówienia Kierownika komórki organizacyjnej skierowany do Wójta Gminy Turawa . Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Wójt po akceptacji wniosku zleca realizację dalszych czynności określonych w załączniku do niniejszego zarządzenia Inspektorowi ds. zamówień publicznych w porozumieniu z właściwymi ze względu na przedmiot zamówienia Kierownikami Komórek organizacyjnych .
3. Wójt w szczególności :
1. powołuje zespół do przygotowania zapytania ofertowego , dokonania oceny ofert i propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty,
2. dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnia postępowanie,
3. zawiera umowę z wybranym Wykonawcą, jeżeli jest wymagana na podstawie odrębnych przepisów.
§4
1. Kierownicy właściwych ze względu na przedmiot zamówienia komórek organizacyjnych :
a. określają celowość i zasadność określają celowość zakupów, o których mowa w §2,
b. odpowiadają za właściwy opis przedmiotu zamówienia,
c. odpowiadają za celowość i zasadność wyłączenia ze stosowania uPzp zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 uPzp
d. odpowiadają za zgodność wykonania zamówienia na dostawy lub usługi z jego opisem oraz za odbiór jakościowy.
2. Za zgodność wykonania zamówienia na roboty budowlane z jego opisem odpowiada Kierownik Referatu Budownictwa lub osoba przez niego wyznaczona.
3. Zasadność wyłączenia ze stosowania uPzp zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt.8 uPzp, potwierdza Inspektor ds. zamówień publicznych, przypisując oszacowaną wartość zamówienia do określonych grup zamówień , kodów CPV , mając na uwadze zgodność z planem zamówień publicznych.
§ 5
4. Skarbnik każdorazowo potwierdza zabezpieczenie środków finansowych na realizację określonych zakupów oraz odpowiada za warunki i terminy płatności od dnia otrzymania dokumentu stanowiącego podstawę dokonania zapłaty.
§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
§ 7
Integralną część zarządzenia stanowią załączniki :
Załącznik Nr 1 : Algorytm postępowania
Załącznik Nr 1/1: Polecenie służbowe w sprawie powołania zespołu do przygotowania zapytania ofertowego
Załącznik Nr 1/2: Zapytanie ofertowe
Załącznik nr 1/3: Wykaz wydanych wysłanych zapytań ofertowych Załącznik Nr 1/4: Zestawienie porównania i oceny ofert
Załącznik Nr 1/5: Oświadczenie o bezstronności
Załącznik Nr 2: Wniosek (o dokonanie zakupu dostaw, usług i robót budowlanych o wartości przekraczającej 5 000 euro i nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy-pzp)
Załącznik nr 3: Wniosek (o dokonanie planowanych /nieplanowanych wydatków publicznych o wartości netto od 2000 € do 8000 € )
Załącznik nr 4: Notatka służbowa (z przebiegu postępowania w sprawie wydatków publicznego o wartości od 2000 € do 8000 € )
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 3/09
Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009r.
Algorytm postępowania
w toku dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych o wartości przekraczającej równowartość 5000 euro netto i nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (t.jedn. Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.)
1. Powołać zespół do przygotowania zapytania ofertowego , dokonania oceny ofert i propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty. Wzór decyzji w sprawie powołania zespołu stanowi załącznik nr 1/1.
2. W skład zespołu , o którym mowa w pkt.1, powołuje się co najmniej 3 osoby spośród następujących pracowników:
1. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxxxx Xxxxx
3. Xxxxx Xxx
4. Xxxxx Xxxxxxxx
5. Xxxxx Xxxxxxxx
6. Xxxxxxx Xxxxxxx
7. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx
8. Xxxxxxx Xxxxxx
9. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
00. Xxxxxxxx Xxxxxxx
11. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
12. Xxxxx Xxxxxxxxxx
13. Xxxxxxxxxx Xxxx
3. W skład zespołu powinni wchodzić specjaliści z dziedziny stanowiącej przedmiot zamówienia, zdolni ocenić oferty w oparciu o posiadane doświadczenie i wykształcenie, w tym przedstawiciel komórki organizacyjnej , na rzecz której realizowane jest zamówienie oraz Inspektor ds. zamówień publicznych.
4. Sekretarz zespołu dokumentuje czynności podejmowane w toku postępowania, na formularzach załączników określonych w niniejszym algorytmie.
5. Powołany zespół sporządza zapytanie ofertowe, w którym w szczególności należy określić:
a. przedmiot zamówienia,
b. wymagania w stosunku do Wykonawców, w tym dokumenty i oświadczenia jakie powinni złożyć w raz z ofertą w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
x. xxxxxxxxxxx wymogi jakie powinna spełniać oferta,
d. miejsce i termin składania ofert ( termin powinien uwzględniać czas
niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty).
e. miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia, np. warunki gwarancji, wymagania jakościowe,
f. wymagania dotyczące interesu zamawiającego, np. wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
x. xxxxxxxx wyboru oferty,
h. wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną zawarte w jej treści.
6. Zapytanie ofertowe sporządzone wg załącznika nr 1 /2 – Wzór zapytania ofertowego
a. powinno być skierowane do takiej liczby Wykonawców, aby zapewnić konkurencyjność ( nie mniej niż trzech).
b. w przypadku braku rozeznania rynkowego co do ewentualnych wykonawców , zapytanie to winno mieć charakter ogłoszenia i należy je umieścić na stronie internetowej Urzędu.
c. w przypadku występowania jednego Wykonawcy należy udokumentować fakt w formie notatki skierowany do Wójta i po akceptacji skierować zapytanie do tego Wykonawcy.
7. Czynności opisane w pkt 6 niniejszego algorytmu postępowania należy udokumentować na formularzu – wzór wykazu wydanych/ wysłanych/ ogłoszonych zapytań ofertowych – załącznik nr1 /3.
8. Po otrzymaniu ofert sporządzić zestawienie ofert i dokonać ich porównania. Wzór zestawienia porównania i oceny ofert stanowi załącznik nr 1 / 4.
9. Przed przystąpieniem do oceny złożonych ofert każdy z członków zespołu , o którym mowa w punkcie 2, składa oświadczenie w sprawie bezstronności . Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1/5.
10. Dokonać oceny ofert .Rozważyć podjęcie negocjacji celem uzyskania korzystnych warunków zamówienia.
11. Przewodniczący zespołu na każdym etapie postępowania może wystąpić z wnioskiem do Wójta o powołanie biegłego/konsultanta , jeżeli wykonanie określonej czynności wymaga specjalistycznej wiedzy.
12. Zaproponować Wójtowi wybór najkorzystniejszej oferty.
13. Udokumentować wykonanie czynności według wzoru – załącznik nr 1/4.
14. Udokumentować podjęcie zobowiązania finansowego zgodnie z zasadami obiegu i kontroli dowodów księgowych określonych w odrębnych przepisach zamawiającego.
15. Wzór umowy wymaga parafowania przez radcę prawnego.
16. Skompletować dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia. Dokumentacja powinna zawierać zapytanie ofertowe /ogłoszenie wraz z potwierdzeniem jego przekazania/wysłania/lub ogłoszenia , pozostałe załączniki wymienione w niniejszym algorytmie oraz kserokopię faktury i umowy , jeżeli jest wymagana na podstawie odrębnych przepisów .
17. Dokumentacje postępowania przechowuje komórka organizacyjna właściwa ze względu na przedmiot zamówienia .
Załącznik nr 1/1 do Zarządzenia nr 3/09
Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009r.
Turawa .........................
Nr sprawy …………….
POLECENIE SŁUŻBOWE
w sprawie powołania zespołu do przygotowania zapytania ofertowego, dokonania oceny ofert i propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty
Na podstawie § 3 ust 2 Zarządzenia nr 3/09 Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009r. w sprawie zasad dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych na potrzeby Gminy Turawa o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( t. jedn. Dz.U. z 2007 r. Nr 223 , poz.1655 z xxxx.xx.)
1.Powołuję zespół do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na :
…………………………………………………………………………………….
(przedmiot zamówienia)
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
( wartość zamówienia w PLN netto )
w następującym składzie :
1) Przewodniczący zespołu………………………………………
2) Sekretarz Zespołu ……………………………………………….
3) Członek Zespołu ………………………………………………….
2. Zadaniem zespołu będzie wykonywanie czynności określonych w Algorytmie postępowania w toku dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych zgodnie z wnioskiem Kierownika Referatu
………………………………………………………………….
( nazwa referatu (składającego) wniosek o wszczęcie postępowania)
O wartości nieprzekraczającej równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.jedn.z 2007r. Xx.X.Xx 223, poz. 1655z xxxx.xx.) w szczególności opracowanie zapytania ofertowego, dokonanie oceny ofert Wykonawców, zaproponowania wyboru najkorzystniejszej oferty oraz opracowanie wzoru umowy, jeżeli jest wymagana na podstawie odrębnych przepisów .
…………………………………
( data i podpis )
………………………………….
( pieczątka zamawiającego)
Nr sprawy …………………………..
Załącznik nr 1/2 do Zarządzenia nr 3/09
Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009r.
Zapytanie ofertowe
Zamawiający : Urząd Gminy w Turawie, xx. Xxxxxxx 00x , 00-000 Xxxxxx
zaprasza do złożenia oferty na :
1. Przedmiot zamówienia :
2. Termin realizacji zamówienia :
3. Miejsce lub sposób uzyskania zapytania ofertowego :
4. Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia--------
5. Kryteria wyboru:
6. Wymagania , jakie powinien spełniać Wykonawca zamówienia w zakresie dokumentów i oświadczeń ( np. posiadanie koncesji, zezwoleń)---------
7. Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną zawarte w jej treści ( jeżeli wymagana jest forma pisemna umowy na podstawie odrębnych przepisów zamawiającego) -------------
8. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, sposób oraz formę jego wniesienia (jeżeli jest wymagany)--------
9. Warunki gwarancji--------------
10. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem, umieścić w zabezpieczonej kopercie i opisanej w następujący sposób : nazwa i adres Zamawiającego , nazwa i adres Wykonawcy, z adnotacją „Zapytanie ofertowe nr sprawy do postępowania o udzielenie
zamówienia na zakupu dostaw, usług i robót budowlanych
11. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia ,
do godziny w siedzibie zamawiającego - w
Sekretariacie Urzędu Gminy w Turawie xx. Xxxxxxx 00x , xxxxxx I-sze.
………………………
( data i podpis)
Uwaga !
Niniejsze postępowanie nie podlega rygorom ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.jedn. Dz.U. Z 2007r. Nr 223, poz.1655z xxxx.xx.)
…………………………………
( pieczątka zamawiającego)
Wykaz
wydanych/ wysłanych zapytań ofertowych
Załącznik nr 1/3 do Zarządzenia nr 3/09
Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009r.
L. p. | Nazwa Wykonawcy | Adres Wykonawcy | Data wydania/ wysłania | Potwierdzenie wydania/ wysłania | Uwagi |
1. | |||||
2. | |||||
3. | |||||
4. | |||||
5. |
…….....………………….
(podpis sekretarza zespołu)
Załącznik nr 1/4 do Zarządzenia nr 3/09
Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009r.
…………………….....
( pieczątka zamawiającego)
Turawa ..............................
Nr sprawy……………..
ZESTAWIENIE PORÓWNANIA I OCENY OFERT
1. W celu udzielenia zamówienia na
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………. przeprowadzono postępowanie zgodnie z Algorytmem postępowania w toku dokonania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych na potrzeby
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..
( nazwa Referatu/ komórki organizacyjnej )
o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( t.jedn. D z.U. z 0000 x .Xx 000, poz. 1655 z xxxx.xx.)
2. W dniu zaproszono / ogłoszono* Wykonawców do wzięcia
udziału w postępowaniu poprzez zapytanie ofertowe skierowane do …..
Wykonawców .
3. W terminie składania ofert tj. do dnia ………………. do godzin
wpłynęły następujące oferty :
L.p. | Nazwa wykonawcy | Adres wykonawcy | Cena oferty brutto(zł) | Uwagi |
1. | ||||
2. | ||||
3. |
4. Oferta Wykonawcy nie została
rozpatrzona z uwagi na fakt, że nie spełnia wymagań zawartych w zapytaniu
ofertowym
……………………………………………………………………………………………
( wskazać powody)
5. Informacja o prowadzonych negocjacjach została przekazana Wykonawcą
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
6. Wybrano ofertę najkorzystniejszą spośród spełniających wszystkie wymagania i warunki określone w zapytaniu ofertowym tj. ofertę nr… (
nazwa Wykonawcy )
7. Cena netto ………………………………..zł, brutto zł,
słownie zł.
8. Postępowanie unieważniono
……………………………………………………………..
( wskazać powody)
Podpisy członków zespołu :
Przewodniczący zespołu ...................................
Sekretarz Zespołu ...................................
Członek Zespołu ...................................
Turawa , dnia ...................................
Wybór akceptuję oferty
…............................……………………………………
( podpis Wójta Gminy)
Turawa , dnia ………………………………………………………..
Załącznik nr 1/5 do Zarządzenia nr 3/09
Wójta Gminy Turawa z dnia 28.01.2009r
…………………………………
( pieczątka zamawiającego)
Nr sprawy ………………….
OŚWIADCZENIE
w sprawie bezstronności
Oświadczam, że nie pozostaję z niżej wymienionymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty do sprawy nr …………………….. w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności .
…………………………………
( czytelne imię i nazwisko, podpis)
……………………………………. (data)
Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 3/09 Wójta Gminy Turawa
z dnia 28.01.2009r
Turawa ..............................
WNIOSEK
o dokonanie zakupu dostaw, usług i robót budowlanych *
o wartości przekraczającej 5 000 euro i nieprzekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
( t.jedn. Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz.1655 z xxxx.xx.)
1. Opis przedmiotu zamówienia:
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
2. Wartość zamówienia ustalono w dniu……………………… na kwotę
………………zł(bez podatku VAT), co stanowi równowartość euro
(wg kursu ........... zł). Wartość z uwzględnieniem podatku VAT zł
3. Podstawa ustalenia wartości zamówienia.......................................................
........................................................................................................................
Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia........................................
.......................................................................................................................
4. Propozycja dotycząca Wykonawców , do których można skierować zapytanie ofertowe :
1. 1)..........................................................................
2. 2)..........................................................................
3. 3)..........................................................................
4. 4)..........................................................................
5. 5)..........................................................................
5. Istotne postanowienia umowy (lub wzór umowy)**, które zdaniem wnioskodawcy winny być wprowadzone do treści zaproszenia ofertowego (w tym oznaczenie: płatność jednorazowa po zakończeniu zadania, dopuszczenie płatności częściowych, termin zapłaty od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury, kara za nieterminową realizację zadania itp.)
………………………………………………………………………………………
………………….............................................................................................
...................................................................................................................... 6. Termin realizacji zamówienia ......................................................................
7. Wykaz pracowników wnioskodawcy uczestniczących w merytorycznym przygotowaniu zamówienia, ze wskazaniem pracowników wyznaczonych do udziału w pracach zespołu powołanego do przygotowania zapytania ofertowego , dokonania oceny ofert i propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty :
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
8. Proponowane kryteria oceny ofert z określeniem ich procentowego znaczenia :
1).........................................................- ...........%
2).........................................................- ...........%
3).........................................................- ...........%
9. Opis kryteriów spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców:
........................................................................................................................
........................................................................................................................
10. Inne istotne informacje dotyczące wymogów w zakresie konfiguracji technicznej, wyszczególnienia dodatkowych usług i prac, które mają być wykonane w ramach zamówienia, wymagań serwisowych , gwarancyjnych, odbioru sprzętu, w tym zasad i procedury odbioru jakościowego( załączyć do wniosku )
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
11. Wskazanie osób do kontaktu z Wykonawcami:
.........................................................................................................................
12. Opinia Skarbnika w sprawie zabezpieczenia środków na realizację zamówienia, ze wskazaniem rozdziału, paragrafu i pozycji klasyfikacji budżetowej , z jakiej będzie finansowane zamówienie :
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
…………………………………
(podpis)
……………………………………. (data)
...............................…………………………
(podpis Kierownika Referatu (komórki organizacyjnej) wnioskującego lub osoby przez niego upoważnionej)
*niepotrzebne skreślić
** Formy prawnej wymagają następujące umowy: 1) umowa pożyczki ( art.720 §2 k.c. : umowa pożyczki , której wartość przenosi 500 zł, powinna być stwierdzona pismem,2) umowa kredytu ( art. 69 ust2 ustawy Prawo bankowe,3)umowa rachunku bankowego (art52 ust.1 ustawy Prawo bankowe ,4) umowa o roboty budowlane (art. 648 §1 k.c.)