UMOWA NR
Załącznik Nr 4 do SWZ
UMOWA NR
zawarta w Świeciu w dniu określonym w § 15 niniejszej umowy, pomiędzy:
WOJEWÓDZKIM SZPITALEM DLA NERWOWO I PSYCHICZNIE CHORYCH IM. DR X. BEDNARZA (KRS_0000034171, NIP_5591699097, REGON_000291523) z siedzibą w Świeciu (86-
100) ul. Sądowa 18 – reprezentowanym przez:
Dyrektora - …………………………………………………
zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”
a
................................................................................
z siedzibą w: ………………………………...........……… działającą na podstawie wpisu: ……………………….
…
NIP: ………………………, Regon: ………………….…… reprezentowaną przez: ..............................................
zwanym w dalszej treści Umowy Wykonawcą zwanymi w dalszej części Umowy łącznie Stronami zawarta została Umowa o następującej treści:
Umowa jest następstwem wyboru Oferty WYKONAWCY z dnia ………….. r. w postępowaniu o udzielenie zamówienia przeprowadzonego w trybie zapytań ofertowych, oznaczenie sprawy nr ..............................................
Przedmiotem postępowania jest określenie warunków, na jakich Wykonawca będzie świadczył na rzecz Zamawiającego usługi dostawy i wdrożenia wraz z dostępem do nowych wersji oraz świadczeniem usług serwisowych do aplikacji Koszty na potrzeby Wojewódzkiego Szpitala dla Nerwowo i Psychicznie Chorych w Świeciu.
Na potrzeby niniejszej umowy Strony ustalają następujące definicje pojęć, których wystąpienia w tekście w znaczeniu przypisanym im w niniejszym paragrafie będą wyszczególnione przez ich zapisanie z dużej litery:
1. Umowa – ilekroć w tekście niniejszego dokumentu zostanie przywołany wyraz „Umowa” bez wyraźnego wskazania jej numeru lub daty zawarcia, należy go interpretować jako odwołanie bezwzględne do niniejszego dokumentu wraz z jego załącznikami.
2. Strony – oznacza Zamawiającego i Wykonawcę.
3. Ustawa – ilekroć w tekście niniejszego dokumentu zostanie przywołany wyraz „Ustawa” bez wyraźnego wskazania jej daty publikacji lub dziennika ustaw, w którym się ukazała, należy go rozumieć jako Ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) – dalej Pzp
4. Siła Wyższa – wydarzenia i okoliczności nadzwyczajne, nieprzewidywalne, niezależne od woli i intencji którejkolwiek ze Stron Umowy, wywołane siłami przyrody i przyczynami zewnętrznymi, w szczególności takie jak: wojna, zamieszki, rewolucja, strajk, trzęsienia ziemi, pożary lub inne klęski żywiołowe, wybuchy lub wypadki transportowe.
5. Aplikacja (moduł) – wyodrębniony poprzez nadanie nazwy program komputerowy, realizujący zbiór funkcji charakteryzujących się spójnym zakresem merytorycznym, stanowiący utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dn. 4 lutego 1994r.
6. Oprogramowanie – oprogramowanie objęte świadczeniami wynikającymi z niniejszej umowy.
1. Przedmiotem Umowy jest dostawa i wdrożenie wraz z dostępem do nowych wersji oraz świadczeniem usług serwisowych do aplikacji Koszty.
2. Wykonawca w ramach wykonania usług zobowiązuje się do wsparcia technicznego oraz dostarczenie nowych, zgodnych technologicznie wersji elementów dostarczonej aplikacji, które powstają w związku ze zmianami w przepisach i normach prawnych.
3. Wykonawca zapewnia aktualizację i świadczenie usług serwisowych dla licencji posiadanych przez Zamawiającego objętych niniejszym postępowaniem i szczegółowo opisanych w załączniku nr 2 do SWZ.
4. Wykonawca zobowiązuje się, przy uwzględnieniu zawodowego charakteru swej działalności, świadczyć usługi stanowiące przedmiot Umowy ze szczególną starannością i w zgodzie ze standardami branżowymi przyjętymi dla podobnych usług, przy uwzględnieniu specyfiki działalności Zamawiającego.
5. Wykonawca oświadcza, że:
a) dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu Umowy, a także wiedzą i doświadczeniem pozwalającym na należyte zrealizowanie przedmiotu Umowy,
b) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej prawidłową realizację przedmiotu Umowy.
6. Wykonawca Zobowiązuje się realizować Umowę zgodnie z jej postanowieniami oraz:
a) Ofertą Wykonawcy,
b) Zapytaniem Ofertowym.
7. Usługi wykonane na rzecz Zamawiającego winny zostać każdorazowo zaewidencjonowane w odpowiednim protokole przygotowanym przez Wykonawcę. Protokół podpisany przez przedstawicieli Stron (Serwisanta i Użytkownika, na rzecz którego prace zostały wykonane, bądź osobę odpowiedzialną za realizacje umowy) powinien zawierać wykaz prac wykonanych w ramach świadczenia opieki serwisowej oraz faktyczną ilość godzin wykonywania usługi.
Zamawiający dopuszcza, aby prace wykonane na rzecz Zamawiającego w ramach opieki serwisowej wraz z ilością roboczogodzin były ewidencjonowane na protokole generowanym automatycznie na podstawie zgłoszeń o statusie „zamknięte” z narzędzia HelpDesk, który to nie wymaga podpisu ze strony Zamawiającego i Wykonawcy.
8. W przypadku wykorzystania limitu godzinowego dla przedmiotu zamówienia, w zakresie każdego z zadań, przed upływem obowiązywania umowy, umowa w zakresie świadczenia usługi serwisowej do oprogramowania objętego niniejszym postępowaniem wygasa.
1. Zamawiający oświadcza, że posiada Infrastrukturę niezbędną do realizacji Umowy.
2. Zamawiający jest zobligowany każdorazowo do pisemnego powiadomienia Wykonawcy o wszelkich zmianach w Infrastrukturze, mogących mieć negatywny wpływ na wydajność jej elementów oraz świadczenie usług wskazanych w niniejszej Umowie w terminie 14 dni od ich powstania.
1. Za świadczenie usług, składających się na przedmiot Umowy, niezależnie od ilości i rodzaju faktycznie przez Wykonawcę obsłużonych zgłoszeń serwisowych, Zamawiający zobowiązuje się w czasie jej trwania, do wypłacania Wykonawcy wynagrodzenia ustalonego zgodnie z niniejszym paragrafem.
2. Całkowita wartość przedmiotu umowy wynosi:
……………….. zł/netto
………………..zł/brutto (słownie: )
3. Płatność za przedmiot zamówienia następować będzie w równej miesięcznej opłacie ryczałtowej w wysokości:
………………………… zł/netto
…………………………zł/brutto
4. Wynagrodzenie Wykonawcy określone w ust. 3 niniejszego paragrafu płatne będzie za dany miesiąc z dołu, na podstawie faktury VAT wystawionej każdorazowo w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca, w którym usługi były świadczone.
5. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze VAT w terminie 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.
6. Zamawiający i Wykonawca wyrażają zgodę na wysyłanie i odbieranie za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania innych ustrukturyzowanych dokumentów
elektronicznych związanych z realizacją zamówienia, których listę publikuje minister właściwy do spraw gospodarki.
7. Za datę zapłaty wynagrodzenia Strony przyjmują datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
8. Wykonawca nie dokona przeniesienia wierzytelności pieniężnych związanych z realizacją niniejszej umowy na rzecz osób trzecich, bez pisemnej zgody Zamawiającego i Organu Założycielskiego Zamawiającego oraz nie dokona żadnych innych czynności w wyniku których doszłoby do powstania zobowiązania Zamawiającego względem osoby trzeciej lub doszłoby do zmiany stron umowy.
9. Cena, o której mowa w ust. 2 są stałe przez okres obowiązywania umowy.
1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy ze strony Wykonawcy jest …………….
tel. ............. e-mail ........
2. Osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy ze strony Zamawiającego jest/są: 1) ……………………………..
2) ……………………………..
3. Strony zobowiązują się do pisemnego powiadamiania o zmianach osób odpowiedzialnych za kontakt w sprawach dotyczących Umowy.
4. Dane umożliwiające uwierzytelnianie Użytkowników w narzędziu HD zostaną przekazane na konto e-mail osoby uprawnionej, wskazanej w ust. 2.
§ 7 WARUNKI LICENCJI I PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
1. Wykonawca oświadcza, że posiada, prawo do oferowania na rynku polskim Oprogramowania Aplikacyjnego oraz świadczenia usług objętych Umową. Zobowiązania w stosunku do właściciela majątkowych praw autorskich do Oprogramowania Aplikacyjnego precyzuje odrębne porozumienie zawarte pomiędzy Wykonawcą a Producentem. Wykonawca oświadcza, że wszelkie zmiany Oprogramowania (Upgrade i Update) nie będą obciążone prawami osób trzecich i będzie dysponował tymi prawami w zakresie umożliwiającym przeniesienie na Zamawiającego praw autorskich w zakresie opisanym w niniejszym paragrafie.
2. Aplikacje, będące przedmiotem Umowy, są chronione prawem autorskim na podstawie przepisów Ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych ( Dz. U. z 2021r. poz.1062 ze zm.), a Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się do respektowania tego prawa niezależnie od powstałych okoliczności.
3. Zamawiający ma prawo do eksploatacji Oprogramowania Aplikacyjnego w zakresie, lokalizacji oraz na polach eksploatacji określonych w licencji udzielanej przez Producenta lub podmiot przez niego uprawniony.
4. Zawarcie Umowy pociąga za sobą skutki w postaci udzielenia Zamawiającemu sublicencji na korzystanie z Uaktualnień Oprogramowania Aplikacyjnego, o których mowa w ust. 5 i 6 poniżej w zakresie, w jakim Zamawiający posiada ważne i nabyte w legalnym obrocie prawnym licencje.
Jeżeli zakresem usług jest objęte oprogramowanie, którego nie dostarczył Wykonawca, Zamawiający gwarantuje, że wykonanie Umowy nie narusza praw osób trzecich i zobowiązuje się do zwolnienia Wykonawcy od odpowiedzialności wobec osób trzecich na zasadach art. 392 Kodeksu cywilnego.
5. W ramach udzielonej sublicencji Zamawiający ma prawo do otrzymywania Uaktualnień Aplikacji, wynikających ze zmian legislacyjnych.
6. W ramach udzielonej sublicencji Zamawiający ma prawo do otrzymywania Uaktualnień Aplikacji, wynikających ze zmian ewaluacyjnych Oprogramowania Aplikacyjnego, jeżeli Producent uzna za zasadne wprowadzenie tych Uaktualnień do zakresu funkcjonalnego Aplikacji lub Zamawiający nabędzie prawo tych Uaktualnień drogą zamówień indywidualnych.
7. Wszelkie prawa własności intelektualnej (włącznie z prawem do wyrażania zgody na opracowanie) do utworów powstałych w wyniku usług realizowanych przez Wykonawcę na podstawie Umowy, w tym dotyczące wszelkich Modyfikacji do Oprogramowania Aplikacyjnego, podlegających ochronie prawno-autorskiej (oraz do związanej z nimi Dokumentacji), które zostały wykonane w ramach Umowy pozostają własnością Wykonawcy, a Zamawiający ma prawo do korzystania z nich na zasadzie niewyłącznej sublicencji, o której mowa w ust. 4.
1. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za prawidłowe tj. zgodne z przyjętymi zasadami obsługi systemów komputerowych, kopiowanie danych i Oprogramowania Aplikacyjnego oraz zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania nośników.
1. Zamawiający oświadcza, że jest świadomy konsekwencji braku dokonywania i weryfikacji poprawności kopii bezpieczeństwa aplikacji oraz generowanych przez nie danych, jak również nienależytego zabezpieczenia Nośników oraz Infrastruktury.
2. Wykonawca zobowiązany jest do bezzwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich problemach występujących podczas realizacji umowy pocztą elektroniczną na adres:
………………………………………
3. Siła wyższa.
a) Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli zostało ono spowodowane działaniem siły wyższej;
b) W przypadku zaistnienia siły wyższej, Strona, której to zdarzenie dotyczy, bezzwłocznie poinformuje drugą Stronę na piśmie o zaistnieniu takiego zdarzenia. Jeżeli Strony nie postanowią inaczej Strony będą kontynuowały wykonywanie Umowy w zakresie, w jakim jest to możliwe pomimo występowania siły wyższej;
c) Wystąpienie zdarzenia o charakterze siły wyższej nie uwalnia od skutków niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, które powinny być wykonane przed wystąpieniem lub po ustąpieniu tego zdarzenia. Strona dotknięta zdarzeniem o charakterze siły wyższej, zobowiązana jest do niezwłocznego podjęcia działań zmierzających do usunięcia skutków
zdarzenia, w zakresie umożliwiającym prawidłowe wykonywanie obowiązków wynikających z Umowy;
d) Przyjmuje się, iż siła wyższa, jako pojęcie obiektywne, stanowi zdarzenie zewnętrzne. Wskazuje się również na dodatkowe cechy tego zdarzenia: niemożliwość jego przewidzenia (należy ją rozumieć w ten sposób, iż przy obiektywnej ocenie zdarzeń ustalono najwyżej bardzo niski stopień prawdopodobieństwa jego pojawienia się) oraz niemożliwość zapobieżenia jego skutkom. Siła wyższa jest też pojęciem bezwzględnym, przez co musi być zdarzeniem o nadzwyczajnych rozmiarach lub zasięgu lub nawet zdarzeniem przemożnym - w momencie, w którym występuje, wymyka się spod ludzkiej kontroli.
4. Ogólne zasady odpowiedzialności:
Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy obejmuje naprawienie szkody zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe u Zamawiającego w wyniku przekazania, lub utraty, przez Użytkowników danych identyfikacyjnych umożliwiających uwierzytelnienie się w narzędziu HD osobom trzecim, w szczególności spowodowane nieuprawnionym pobieraniem i rozpowszechnianiem przez te osoby Uaktualnień w nim zamieszczanych.
6. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe u Zamawiającego w wyniku przekazania do narzędzia HD Wykonawcy danych osobowych innych niż niezbędnych do realizacji usługi wdrożeniowej, serwisowej gwarancyjnej.
1. Strony zobowiązują się wzajemnie do zachowania w poufności wszelkich informacji pozyskanych w trakcie realizacji Umowy, które są tajemnicą przedsiębiorstwa w tym poufnymi informacjami handlowymi lub jako takie traktowane są przez drugą Stronę. W szczególności za dane takie uznaje się: dane osobowe pracowników Zamawiającego, dane finansowe Zamawiającego oraz jego kontrahentów, dane finansowe związane z kosztami bezpośrednimi w jednostce medycznej oraz ich rozliczeniem na koszty pośrednie.
2. Szczegółowe regulacje będzie zawierać umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
1. Strony postanawiają, że WYKONAWCA będzie świadczył usługi stanowiące przedmiot Umowy własnymi siłami / przy udziale Podwykonawców (niepotrzebne skreślić).
2. W przypadku świadczenia usługi przy udziale Podwykonawców, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za podwykonawcę jak za własne działania lub zaniechania.
Umowa zostaje zawarta na okres 12 miesięcy od daty zawarcia umowy tj. od dnia ……. do dnia ….
1. Strony Umowy zastrzegają następujące kary umowne:
a) Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej do wysokości 10% wartości brutto umowy w razie niewykonania Umowy z przyczyn leżących wyłącznie po jego stronie.
b) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu zwłoki w realizacji zamówienia do wysokości 0,1% łącznej wartości brutto Umowy za każdą godzinę zwłoki w realizacji usług serwisowych określonych w godzinach w załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego, jednak łącznie nie więcej niż 20% wartości brutto Umowy.
c) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu zwłoki w realizacji zamówienia do wysokości 0,1% łącznej wartości brutto Umowy za każdy dzień zwłoki w realizacji usług serwisowych określonych w dniach w załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego, jednak łącznie nie więcej niż 20% wartości brutto Umowy.
d) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu zwłoki w realizacji zamówienia do wysokości 1% łącznej wartości brutto Umowy za każdy dzień zwłoki w zakresie przekroczenia terminu dostawy i wdrożenia oprogramowania określonego w § 12 Umowy, jednak łącznie nie więcej niż 20% wartości brutto Umowy.
2. W przypadku, gdy kara umowna nie pokrywa w całości szkody, Strony pozostawiają sobie możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego. Strony zgodnie przy tym ustalają, iż maksymalna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 50% wartości brutto Umowy.
3. Wykonawca wyraża zgodę na kompensatę wzajemnych wierzytelności.
4. Kary umowne, o których mowa w niniejszej Umowie, płatne są w terminie 14 dni od dnia doręczenia Wykonawcy żądania zapłaty.
Zamawiający może potrącać kary umowne określone w niniejszej Umowie z wynagrodzenia należnego Wykonawcy zgodnie z Umową.
1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy z wyjątkiem następujących sytuacji:
1) Zmiana Umowy w zakresie funkcjonalności aplikacji, w zakresie warunków licencjonowania, w zakresie parametrów niezbędnego oprogramowania jest możliwa wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności jeśli nie powoduje ona pogorszenia jakości oferowanego rozwiązania i zwiększenia ceny;
2) Zmiana warunków i sposobu odbioru przedmiotu umowy jest możliwa wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i nie może powodować zmiany terminu realizacji umowy;
3) Zmiana sposobu wykonania części Umowy uzasadniona przyczynami technicznymi, w szczególności, gdy wystąpi konieczność wykonania prac zamiennych niezbędnych do wykonania Przedmiotu Umowy ze względu na zasady wiedzy technicznej;
4) Zmiany postanowień Umowy z uwagi na zmiany w strukturze i organizacji Zamawiającego lub w procesach biznesowych w trakcie realizacji Umowy, jeżeli zmiany takie istotnie wpływają na zakres i termin prac Wykonawcy, w tym przesunięcia terminów;
5) Konieczność zmiany terminu spowodowane jest wystąpieniem opóźnienia w dokonaniu przez Wykonawcę określonych czynności lub ich zaniechanie na skutek działań lub zaniechań właściwych organów państwa, administracji państwowej albo samorządowej, które nie są następstwem okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność; wydłużenie terminu nastąpi adekwatnie do wpływu działania lub zaniechania danego organu;
6) W przypadku wyniknięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Xxxxxx, możliwa jest zmiana postanowień umowy;
7) Dopuszcza się zmiany Umowy dotyczące poprawienia błędów i oczywistych omyłek słownych, literowych i liczbowych, zmiany układu graficznego umowy lub numeracji jednostek redakcyjnych, nie powodujące zmiany celu i istoty umowy;
8) Jeżeli w trakcie realizacji Umowy zaistnieje konieczność dokonania uszczegółowienia, wykładni lub doprecyzowania poszczególnych zapisów Umowy, nie powodujących zmiany celu i istoty umowy, dopuszcza się zmiany umowy w tym zakresie;
9) W przypadku wystąpienia siły wyższej możliwa jest zmiana postanowień Umowy, stosownie do skutków siły wyższej i podjętych działań łagodzących;
10) W przypadku wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;
2. Wszelkie oświadczenia Xxxxx uważać się będzie za skuteczne, jeśli zostaną skierowane: w formie pisemnej na poniższe adresy lub faxem lub mailem pod warunkiem uzyskania potwierdzenia od drugiej Strony:
Adres do korespondencji Zamawiającego: ……………., email ,
Adres do korespondencji Wykonawcy: ……………., email ,
§ 15 Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez Xxxxxx, w dacie złożenia podpisu przez ostatnią z nich i obowiązuję przez okres wskazany w § 12 niniejszej umowy.
1. Umowa zostaje zawarta z chwilą jej podpisania przez obie Xxxxxx.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o prawie autorskimi prawach pokrewnych oraz przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Nieważność któregokolwiek zapisu umowy nie powoduje nieważności całej umowy. W przypadku, gdy którykolwiek z zapisów umowy zostanie prawomocnie uznany za nieważny, w jego miejsce stosuje się odpowiedni przepis polskiego prawa powszechnie obowiązującego.
4. Ewentualne spory mogące wyniknąć z Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
5. Zmiany umowy wymagają obustronnie podpisanego aneksu, przy czym niedopuszczalne są istotne zmiany oraz wprowadzanie nowych postanowień umowy niekorzystnych dla Zamawiającego.
6. Umowa zostaje sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy, dwa dla Zamawiającego.
7. Integralną częścią umowy jest dokumentacja Zapytania Ofertowego.
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
Załącznik Nr 2 do umowy
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
(zwana dalej: Umową)
zawarta pomiędzy:
Wojewódzkim Szpitalem Dla Nerwowo i Psychicznie Chorych im. dr X. Xxxxxxxx, x xxxxxxxx x Xxxxxxx (00-000) i adresem przy ul. Sądowej 18, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy W Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego pod nr KRS 0000034171, posługującym się nadanym numerem XXX 0000000000 oraz REGON 000291523-000 reprezentowanym przez:
Xxxxxxx Xxxxxxxxx- Dyrektor Szpitala Zwanym dalej Administratorem,
a
................................................................................
z siedzibą w: ………………………………...........……… działającą na podstawie wpisu: ……………………….…
NIP: ………………………, Regon: ………………….…… reprezentowaną przez: ..............................................
zwanymi dalej Przetwarzającym
zwanymi dalej łącznie: Stronami, a z osobna Stroną.
o następującej treści:
W związku z zawartą przez Strony umową z dnia r. na zakup Aplikacji Koszty (dalej zwaną: Umową
Główną), której przedmiotem jest wykonywanie przez Przetwarzającego, jako Zleceniobiorcy w rozumieniu Umowy Głównej, na rzecz Administratora, jako Użytkownika w rozumieniu Umowy Głównej, czynności w zakresie w niej określonym (dalej zwane: Czynnościami) i w związku z czym Przetwarzający uzyskuje dostęp do danych osobowych tych osób, których administratorem danych jest Administrator, Strony – mając na uwadze wymogi prawa w zakresie ochrony danych osobowych – postanowiły zawrzeć Umowę.
§1
Administrator oświadcza, że jest administratorem danych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej zwane: RODO), osób zatrudnionych u Administratora, kontrahentów i klientów Administratora lub ich przedstawicieli i - stosownie do przepisów art. 28 RODO - celem wykonywania Czynności powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych tych osób, których zakres, w tym charakter przetwarzania i rodzaj danych osobowych, określa Załącznik nr 1 do Umowy (dalej też zwanymi: Danymi Osobowymi), tj. w zakresie i celu niezbędnym do realizacji Umowy Głównej, a Przetwarzający oświadcza, iż tego przetwarzania - zgodnie z postanowieniami Umowy - się podejmuje.
§2
Przetwarzający będzie przetwarzał Dane Xxxxxxx zgodnie z przepisami RODO, a w tym zakresie mając na względzie przepisy art. 28 ust. 3 RODO Przetwarzający obowiązany jest:
1) przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – co dotyczy też przekazy- wania Danych Osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki na- kłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Przetwarzający; w takim przypad- ku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
2) zapewnić, by osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
3) podejmować wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO;
4) przestrzegać warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust. 2 i 4 RODO;
5) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomagać Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
6) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
7) po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji (żądania) Administratora usu- nąć lub zwrócić mu wszelkie Xxxx Xxxxxxx oraz usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub pra- wo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie Danych Osobowych;
8) udostępniać Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwiać Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przepro- wadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. W związku z obowiązkiem określonym w akapicie pierwszym zdania poprzedzającego Przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wy-
dane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów RODO lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych;
9) stosownie do treści art. 30 RODO realizować obowiązek prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności prze- twarzania dokonywanych w imieniu Administratora, gdy będzie on miał zastosowanie do Przetwarzającego;
10) stosownie do treści art. 33 RODO - po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych Osobowych - realizować obowią - zek jego zgłaszania bez zbędnej zwłoki Administratorowi.
11) stosownie do treści art. 37 RODO realizować obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych, gdy będzie on miał zastosowanie do Przetwarzającego.
§3
1. W zakresie uprawnienia Administratora, o którym mowa w § 2 pkt 8) Umowy, Administrator ma prawo do kontroli zgodności przetwarzania Danych Osobowych przez Przetwarzającego w zakresie spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO-, a w tym zakresie uprawniony jest do żądania od Przetwarzającego udzielenia informacji dotyczą- cych wywiązania się z tych obowiązków lub do żądania usunięcia uchybień w tym zakresie w odpowiednim terminie wskazanym przez Administratora, nie krótszym jednak niż 14 (czternaście) dni roboczych od dnia wystąpienia przez Administratora z żądaniem w tym zakresie, określającym zakres tych informacji lub żądań oraz ich uzasadnienie.
2. Administrator zobowiązuje się korzystać ze wskazanych w postanowieniach Umowy uprawnień w koniecznym i uza- sadnionym zakresie, wyłącznie co do Danych Osobowych i z dochowaniem wymogów wynikających z Umowy i obo- wiązujących przepisów prawa oraz w sposób nie ograniczający istotnie bieżącego funkcjonowania Przetwarzającego i nie powodujący powstawania dla Przetwarzającego niekoniecznych lub nieuzasadnionych dodatkowych kosztów.
§4
1. Umowa zawarta zostaje na czas obowiązywania Umowy Głównej i stosownie do treści art. 28 ust. 3 RODO taki jest czas trwania przetwarzania.
2. Wykonanie lub zakończenie obowiązywania Umowy Głównej powoduje zakończenie obowiązywania Umowy bez ko- nieczności składania jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń w tym przedmiocie.
§5
1. Przetwarzający nie może powierzyć przetwarzania Danych Osobowych (dalsze powierzenie przetwarzania) innemu podmiotowi bez uprzedniej pisemnej zgody Administratora, z tym zastrzeżeniem, iż dla potrzeb wykonania Czynno- ści:
1) w zakresie dostępu do nowych wersji oraz usługi opieki serwisowej konieczne może okazać się dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego Danych Osobowych określonemu w Umowie Głównej właścicielowi autor- skich praw majątkowych do Programu w rozumieniu Umowy Głównej, w ww. zakresie i celu, a wobec tego Admi-
nistrator niniejszym wyraża zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego temu podmiotowi Danych Osobowych w ww. zakresie i celu.
2) w zakresie dostępu do nowych wersji oraz usługi opieki serwisowej konieczne może okazać się dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego Danych Osobowych określonemu w Umowie Głównej Konsultantowi zgod- nie z postanowieniami Umowy Głównej, w ww. zakresie i celu, a wobec tego Administrator niniejszym wyraża zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania przez Przetwarzającego temu podmiotowi Danych Osobowych w ww. zakresie i celu.
2. W przypadku, gdyby konieczne okazało się udzielenie pisemnej zgody na dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych przez Przetwarzającego innemu podmiotowi Administrator zobowiązuje się każdorazowo jej udzielić w terminie 7 (siedmiu) dni roboczych od dnia wystąpienia przez Przetwarzającego o takową, chyba że zaistnieją uza- sadnione powody dla jej nieudzielania, o czym Administrator obowiązany jest w tym terminie Przetwarzającego pi - semnie poinformować.
§6
W celu należytego wykonywania przez Przetwarzającego, jako Zleceniobiorcy w rozumieniu Umowy Głównej, na rzecz Administratora, jako Użytkownika w rozumieniu Umowy Głównej (dalej też tak zwanymi w postanowieniach niniejszego paragrafu) zobowiązań z Umowy Głównej niezbędne jest przetwarzanie przez Zleceniobiorcę danych kontaktowych Przedstawiciela Użytkownika. Dotyczy to imienia i nazwiska, stanowiska u Użytkownika, służbowego adresu e-mail lub służbowego nr telefonu. Przekazanie tych danych kontaktowych ma charakter udostępnienia i tym samym Zleceniobiorca staje się administratorem tych danych.
§7
W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Umowy zastosowane mają odpowiednie przepisy polskiego prawa, w tym Kodeksu Cywilnego. Jeżeli w postanowieniach Umowy mowa jest o przepisach prawa lub prawie państwa członkowskiego, rozumie się przez to przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
§8
1. Wszelkie zmiany Umowy oraz wszelkie oświadczenia woli lub wiedzy składane na podstawie Umowy wymagają for- my pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Ewentualne spory mogące wynikać przy realizacji Umowy Strony poddają pod rozstrzygnięcie właściwego rzeczowo i miejscowo Sądu powszechnego wg siedziby Administratora.
3. Umowa została sporządzona w jednym elektronicznym egzemplarzu. Każda ze Stron ma prawo do tworzenia nie- ograniczonej liczby obrazów niniejszej umowy.
Załącznik:
Załącznik nr 1 – Zakres, w tym charakter przetwarzania i rodzaj danych osobowych.
Administrator Przetwarzający
Podpis, pieczątka imienna, data 1. | Podpis, pieczątka imienna 1. |
Pieczątka firmowa | Pieczątka firmowa |
Załącznik nr 1 do Umowy z dnia r.
Zakres, w tym charakter przetwarzania i rodzaj danych osobowych:
Strony określają, że:
1) powierzenie przetwarzania dotyczy następującego rodzaju danych osobowych osób których dane dotyczą: W ramach Aplikacji Koszty- następujące rodzaje danych osobowych osób zatrudnionych u Administratora:
Imię, nazwisko, login użytkownika, stanowisko pracy, telefon, adres mail, konto księgowe
W ramach Aplikacji Koszty- następujące rodzaje danych osobowych w podmiotach współpracujących z Administratorem, tj. kontrahentów i klientów Administratora:
imię, nazwisko lub nazwa pod którą dany klient prowadzi działalność, adres siedziby działalności, NIP; faktury
2) charakter przetwarzania polega na wykonywaniu przez Przetwarzającego niezbędnego przetwarzania danych osobo- wych osób, których dane dotyczą wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora stosownie do każdora - zowo zgłoszonego przez Administratora zapotrzebowania lub treści obowiązków Przetwarzającego określonych w Umowie Głównej.
3) Przetwarzający jest uprawniony do wykonywania następujących operacji na danych osobowych: zbieranie, utrwala- nie, przechowywanie, przeglądanie i modyfikowanie.
4) Zakres danych osobowych wymienionych powyżej jest maksymalnym katalogiem danych, które mogą być przetwa- rzane w związku z realizacją Umowy. W rzeczywistości dane mogą być przekazywane przez Administratora w mniej - szym zakresie bez uszczerbku dla postanowień umowy. Zakres danych może ulec zmianie w przypadku zmiany aktu- alnie obowiązujących przepisów prawa.
Administrator Przetwarzający
Podpis, pieczątka imienna, data 1. | Podpis, pieczątka imienna 1. |
Pieczątka firmowa | Pieczątka firmowa |