Istotne Postanowienia Umowy
Istotne Postanowienia Umowy
§ 1
1. Przedmiotem umowy jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi kompleksowej organizacji konferencji – wyjazdowego posiedzenia Rady Narodowego Centrum Nauki, dla grupy maks. 100 osób w terminie 15-17 stycznia 2020 r. obejmującej:
1) usługę noclegową ze śniadaniem:
a) zapewnienie noclegów dla minimum 60 osób w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania,
b) zapewnienie noclegów dla maks. 40 osób w pokojach dwuosobowych,
2) usługę konferencyjną – zapewnienie w pełni wyposażonych 5 sal konferencyjnych,
3) usługę gastronomiczno-restauracyjną – zapewnienie pełnego wyżywienia (lunch, przerwy kawowe, kolacja, w tym jedna uroczysta) dla maks. 100 osób,
4) usługę przewozu – zapewnienie transportu uczestników z Krakowa do głównego miejsca konferencji oraz transportu powrotnego do Krakowa.
2. Szczegółowy zakres usług o których mowa w ust. 1 pkt. 1-4, będących przedmiotem umowy i wymagania dotyczące sposobu ich wykonania zostały określone w Szczegółowym opisie przedmiotu i warunków zamówienia (dalej: SOPZ), stanowiącym Załącznik nr 1 do umowy oraz ofercie Wykonawcy (dalej: Oferta), której kopia stanowi Załącznik nr 2 do umowy.
§ 2
1. Usługa noclegowa ze śniadaniem dla uczestników konferencji obejmuje zapewnienie w dniach 15- 17 stycznia 2020 r. noclegów:
1) dla minimum 60 osób w głównym miejscu konferencji w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z zastrzeżeniem, że cena noclegu w pokoju jednoosobowym musi być równa cenie noclegu w pokoju dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania,
2) dla maks. 40 osób w pokojach dwuosobowych, w tym co najmniej 5 pokoi w głównym
miejscu konferencji.
W przypadku, gdy z uzasadnionych względów Wykonawca nie może zapewnić wszystkich rezerwacji miejsc noclegowych gościom w pokojach dwuosobowych w głównym miejscu konferencji, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia noclegów w tej samej cenie za osobodobę w innym, maksymalnie jednym hotelu, o standardzie min. 3 gwiazdkowym, zgodnie z informacją zawartą w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelarskich i z zastrzeżeniem, że liczba rezerwacji pokoi dwuosobowych w innym hotelu nie może przekroczyć 15, hotel znajduje się w odległości do 5 km (w linii prostej, według portalu: Google Maps) od głównego miejsca konferencji oraz zostanie zapewniony transport uczestników do/z głównego miejsca konferencji w każdym dniu jej trwania w godzinach wyznaczonych przez Zamawiającego bez ponoszenia przez Zamawiającego dodatkowych kosztów.
3) Transport uczestników do/z głównego miejsca konferencji będzie obsługiwać maks. jedna firma przewozowa, posiadająca uprawnienia do wykonywania usługi przewozu osób. Transport będzie odbywał się busem/autobusem wyposażonym w klimatyzację, ogrzewanie i bagażnik.
2. Usługi noclegowe ze śniadaniem których mowa w ust. 1 pkt 1 będą świadczone w (nazwa
i adres obiektu)*, tj. głównym miejscu konferencji.
3. Usługi noclegowe ze śniadaniem o których mowa w ust. 1 pkt 2 będą świadczone w ……(nazwa i adres głównego miejsca konferencji/nazwa i adres innego hotelu)*.
4. Zamawiający zobowiązany jest dostarczyć Wykonawcy drogą elektroniczną (e-mail) ostateczną liczbę rezerwacji na usługi noclegowe w poszczególnych dobach nie później niż na … dni* kalendarzowych przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji.
5. Zamawiający zastrzega, że liczba ostatecznie zgłoszonych rezerwacji w terminie określonym w § 2 ust. 4, może być niższa niż maksymalne zapotrzebowanie określone w SOPZ. Wykonawca nie może dochodzić od Zamawiającego żadnych roszczeń za realizację rezerwacji w mniejszej liczbie.
6. W przypadku wystąpienia sytuacji o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 2 zd. drugie, usługa obejmująca śniadania dla osób, którym rezerwacje zapewniono w innym hotelu, będzie świadczona w tym samym obiekcie, w którym zapewniono nocleg.
7. Za każdą rezerwację odwołaną na … lub mniej dni* kalendarzowych przed planowana datą rozpoczęcia konferencji, Zamawiający ureguluje należność w wysokości 100% ceny jednostkowej za usługę noclegową zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 2, z zastrzeżeniem ust. 8.
8. Zamawiający ma możliwość odwołania rezerwacji usług noclegowych oraz rezerwacji usług gastronomiczno-restauracyjnych dla maksymalnie … osób* bez ponoszenia kosztów, jeżeli informacja o odwołaniu rezerwacji zostanie Wykonawcy przekazana nie później niż do … stycznia 2020 r. włącznie (drogą elektroniczną).
9. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz wskazanych w SOPZ) związanych z pobytem w obiekcie gości Zamawiającego, dla których została dokonana rezerwacja. Wszelkie dodatkowe należności (jak np. opłata za przedłużenie pobytu, opłata za parking, korzystanie z dodatkowych usług hotelu i inne) obsługa obiektu winna uregulować indywidualnie z gościem korzystającym z dodatkowych usług.
§ 3
Usługa konferencyjna obejmuje zapewnienie Zamawiającemu na wyłączność w pełni wyposażonych (zgodnie z SOPZ) 5 sal konferencyjnych w dniach 16 i 17 stycznia 2020 r., zlokalizowanych w głównym miejscu konferencji, tj.:
1) dużej sali konferencyjnej o powierzchni co najmniej 100 m2 w układzie stołów prostokątnym/podkowy i z miejscami dla minimum 60 osób przy stole oraz dodatkowymi krzesłami dla ok. 40 osób ustawionymi w stylu teatralnym w tyle sali, do dyspozycji w dniu 16 stycznia 2020 r. w godz. 14.00-20.00 oraz w dniu 17 stycznia 2020 r. w godz. 8.00- 14.00,
2) 4 sal konferencyjnych w układzie stołów prostokątnym/podkowy, mieszczące po ok. 25 osób, do dyspozycji w dniu 16 stycznia 2020 r. w godz. 8.00-14.00.
§ 4
1. Usługa gastronomiczno-restauracyjna polegająca na zapewnieniu pełnego wyżywienia (lunch, przerwy kawowe, kolacja) dla maks. 100 osób w terminie 15-17 stycznia 2020 r., zostanie zrealizowana zgodnie z wymaganiami Zamawiającego wskazanymi w SOPZ i obejmuje w szczególności:
1) w dniu 15.01.2020 r. – kolację w formie bufetu,
2) w dniu 16.01.2020 r. – lunch, 2 przerwy kawowe,
3) w dniu 16.01.2020 r. – uroczystą kolację serwowaną,
4) w dniu 17.01.2020 r. – lunch, 1 przerwa kawowa.
2. Wykonawca przekaże Zamawiającemu propozycje menu na każdy dzień konferencji nie później niż na 10 dni przed dniem rozpoczęcia realizacji usługi. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłaszania zmian do proponowanego menu. Menu będzie wymagało akceptacji Zamawiającego.
3. Usługa gastronomiczno-restauracyjna o której mowa w ust. 1 będzie świadczona w głównym miejscu konferencji.
4. Zamawiający zobowiązany jest dostarczyć Wykonawcy drogą elektroniczną (e-mail) ostateczną liczbę rezerwacji na usługi gastronomiczno-restauracyjne w każdym dniu konferencji nie później niż na … dni* kalendarzowych przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji.
5. Zamawiający zastrzega, że liczba ostatecznie zgłoszonych rezerwacji w terminie określonym w § 4 ust. 4, może być niższa niż maksymalne zapotrzebowanie określone w SOPZ. Wykonawca nie może dochodzić od Zamawiającego żadnych roszczeń za realizację rezerwacji w mniejszej liczbie.
6. Za każdą rezerwację odwołaną na … lub mniej dni* kalendarzowych przed planowana datą rozpoczęcia konferencji, Zamawiający ureguluje należność w wysokości 100% ceny jednostkowej za usługę gastronomiczno-restauracyjną zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 3, z zastrzeżeniem § 4 ust. 7.
7. Zamawiający ma możliwość odwołania rezerwacji usług noclegowych oraz rezerwacji usług gastronomiczno-restauracyjnych dla maksymalnie … osób* bez ponoszenia kosztów, jeżeli informacja o odwołaniu rezerwacji zostanie Wykonawcy przekazana nie później niż do … stycznia 2020 r. włącznie (drogą elektroniczną).
§ 5
1. Usługa przewozu obejmuje zapewnienie transportu uczestników konferencji (maks. 100 osób) i ich
bagażu transportem drogowym:
1) z Krakowa (ul. Xxxxxxxxxxxxx 16) do głównego miejsca konferencji w dniu 15.01.2020 r. w godzinach popołudniowych,
2) z głównego miejsca konferencji do Krakowa (ul. Xxxxxxxxxxxxx 16) w dniu 17.01.2020 r. w godzinach popołudniowych.
2. Zamawiający zobowiązany jest przekazać Wykonawcy dokładne godziny odjazdu uczestników konferencji najpóźniej w dniu 13.01.2020 r. drogą elektroniczną (e-mail).
3. Zamawiający zobowiązany jest dostarczyć Wykonawcy drogą elektroniczną (e-mail) ostateczną liczbę osób korzystających w zapewnionego transportu nie później niż na … dni* kalendarzowych przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji.
4. Przewóz uczestników konferencji odbywać się będzie busami lub autobusami wyposażonymi
w klimatyzację, ogrzewanie i bagażnik.
5. Przewóz uczestników będzie obsługiwać maks. jedna firma przewozowa, która jest uprawniona do wykonywania usługi przewozu osób.
§ 6
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy oraz zapewnienie najwyższej jakości świadczenia usług.
2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem, wiedzą, doświadczeniem, zapleczem technicznym oraz uprawnieniami, umożliwiającymi wykonanie umowy z zachowaniem najwyższej jakości usług będących przedmiotem umowy.
3. Wykonawca jest odpowiedzialny za dotrzymanie umówionych terminów realizacji przedmiotu umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednio wykwalifikowanej obsługi gwarantującej właściwe i rzetelne wykonanie usług zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego.
§ 7
1. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy realizacji umowy, jak również
do udzielenia wyjaśnień niezbędnych do jej wykonania.
2. Zamawiający nie może bez zgody Wykonawcy dokonywać zmian w wynajmowanych salach konferencyjnych.
§ 8
1. Tytułem wynagrodzenia za faktycznie wykonane przez Wykonawcę usługi wchodzące w zakres przedmiotu umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ustalone na podstawie cen jednostkowych zawartych w Ofercie, w tym:
1) cena za usługę wynajmu kompletu sal konferencyjnych– …… zł netto, co stanowi …… zł
brutto,
2) cena za usługę noclegową ze śniadaniem za osobodobę:
a) w pokoju jednoosobowym lub dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania – … zł
netto, co stanowi … zł brutto za osobodobę,
b) w pokoju dwuosobowym – … zł netto, co stanowi … zł brutto za osobodobę,
3) cena za usługę gastronomiczno-restauracyjną za osobę:
a) przerwa kawowa – …… zł netto, co stanowi …… zł brutto,
b) lunch – …… zł netto, co stanowi …… zł brutto,
c) kolacja w formie bufetu – …… zł netto, co stanowi …… zł brutto,
d) uroczysta kolacja – …… zł netto, co stanowi …… zł brutto.
4) cena za usługę przewozu osób w obie strony tj.:
a) z Krakowa (ul. Twardowskiego 16) do głównego miejsca konferencji w dniu 15.01.2020
r. oraz z głównego miejsca konferencji do Krakowa (ul. Xxxxxxxxxxxxx 16) w dniu 17.01.2020 r. – …… zł netto, co stanowi …… zł brutto.
2. Maksymalne łączne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu prawidłowego wykonania przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty zł netto, co po doliczeniu należnego podatku od
towarów i usług stanowi ………..zł brutto (słownie złotych brutto: 00/100) i zostało określone
na podstawie cen jednostkowych oraz zapotrzebowania Zamawiającego zawartych w Ofercie.
3. Okoliczność, że wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zgodnie z ust. 1 będzie niższe od wartości maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ust 2 nie może stanowić podstawy żadnych roszczeń Wykonawcy wobec Zamawiającego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 7 i 8 oraz § 4 ust. 6 i 7.
4. Wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, obejmuje całkowity koszt wykonania usługi noclegowej ze śniadaniem, usługi konferencyjnej, usługi gastronomiczno-restauracyjnej oraz usługi przewozu, wskazanych w § 2-5, w tym należny podatek od towarów i usług i wszelkie inne składniki cenotwórcze.
5. Nie przewiduje się waloryzacji cen jednostkowych, a Wykonawca gwarantuje ich niezmienność
w całym okresie obowiązywania umowy.
6. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę.
7. Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia faktury za wykonanie przedmiotu umowy w terminie do 7 dni od dnia wykonania usług będących przedmiotem umowy.
8. Zamawiający zobowiązuje się do dokonania zapłaty wynagrodzenia w terminie 28 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze.
9. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważany będzie dzień wydania przez Zamawiającego dyspozycji przelewu z rachunku Zamawiającego.
§ 9
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
1) w wysokości 10 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 2 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 2 ust. 1,
2) w wysokości 10 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 2 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 3,
3) w wysokości 10 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 2 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 5 ust. 1,
4) w wysokości 5 % maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 8 ust. 2 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 4 ust. 1 pkt 1 lub pkt 2, za wyjątkiem pkt 3,
5) w wysokości 10 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 2 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 4 ust. 1 pkt 3,
6) w wysokości 1 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 2 w przypadku każdego stwierdzonego przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę,
7) w wysokości 25 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 2 w przypadku odstąpienie od całości umowy z winy Wykonawcy.
2. Kary umowne, o których mowa w ust. 1, za wyjątkiem pkt 7, podlegają zsumowaniu.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych za przysługującego
mu wynagrodzenia.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.
§ 10
1. Osobami odpowiedzialnymi za koordynację i uzgodnienia w zakresie realizacji przedmiotu umowy
są:
1) po stronie Zamawiającego: ………. ………., nr telefonu: ………., e-mail: ,
2) po stronie Wykonawcy: ………. ………., nr telefonu: ………., e-mail: ………..
2. Strony zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust. 1, będą przetwarzane jedynie w celu realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązuje się ponadto, że wykona w imieniu Xxxxxxxxxxxxx wobec osoby wskazanej w ust. 1 pkt 2) obowiązek informacyjny wskazany w art. 14 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) poprzez przekazanie tej osobie informacji stanowiącej załącznik nr 4 do Umowy.
3. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej umowy.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli realizacji przedmiotu umowy przez osoby wskazane w ust. 1 pkt 1.
§ 11
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Wszystkie spory mogące wyniknąć na tle wykonywania niniejszej umowy Strony będą rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia, spory rozstrzygać będzie właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego sąd powszechny.
3. Wierzytelności przysługujące Wykonawcy wobec Zamawiającego na podstawie niniejszej umowy nie mogą być przeniesione na osobę trzecią bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
§ 12
1. Niniejsza umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach: jeden (1) dla
Zamawiającego oraz jeden (1) dla Wykonawcy.
2. Załączniki do umowy:
1) załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
2) załącznik nr 2 – oferta Wykonawcy z dnia …… 2019 r. (kopia),
3) załącznik nr 3 – wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru
przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego/CEIDG,
4) załącznik nr 4 – Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, 5) …………………
Wykonawca | Zamawiający |
………………………………………………. podpis | ………………………………………………. podpis |
……………………….., dnia… r. miejscowość | ……………………….., dnia… r. miejscowość |