ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Warszawa, 2 lipca 2021 r.

Centrum Usług Społecznych „Społeczna Warszawa” xx. Xxxxxxxxxxxx 0

00-000 Xxxxxxxx

(Zamawiający)

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 130 000 zł Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu badania ewaluacyjnego realizacji „Standardów usług asystenta osób z niepełnosprawnościami na terenie x.xx. Warszawy” za okres sierpień 2019 – grudzień 2020 r.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

2.1 Celem usługi jest:

a) ocena dotychczasowego zakresu usług, opisanych procedur, załączników do Standardów, wymogów dla realizatorów usług,

a) opracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących optymalizacji Standardów, ,

b) ocena i weryfikacja założonych celów oraz osiągniętych dotychczas efektów realizacji usług asystenckich.

2.2 Zakres usługi

a) przeprowadzenie analizy i ewaluacji dokumentu: „Standardy usług asystenta osób

z niepełnosprawnościami na terenie x.xx. Warszawy” przyjętych Zarządzeniem Prezydenta x.xx. Warszawy nr 1242/2019 z dnia 19 lipca 2019 r.,

b) przeprowadzenie badania ewaluacyjnego,

c) przygotowanie prezentacji multimedialnej, zawierającej najważniejsze wyniki i rekomendacje z badania ewaluacyjnego,

d) konsultacje z realizatorami Standardów w formie warsztatowej,

e) przygotowanie raportu metodologicznego i ewaluacyjnego.

Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji badania ewaluacyjnego oraz odpowiadających jej kryteriów ewaluacji i pytań badawczych

w odniesieniu do następujących zagadnień:

a) jak przebiega realizacja Standardów?

b) jakie efekty przyniosły Standardy?

c) czy efekty odpowiadają zakładanym celom?

d) jaki jest stopień wdrożenia wypracowanych Standardów?

e) czy pojawiły się jakieś efekty uboczne? Jeśli tak, to czy są one korzystne z punktu widzenia zakładanych celów czy też niekorzystne lub neutralne?

f) czy Standardy realizowane w takiej formie należy kontynuować? Co należy zmienić, aby poprawić skuteczność Standardów?

g) jaki był wpływ czynników wewnętrznych (związanych z realizatorami Standardów) na skuteczność Standardów, stopień realizacji celów Standardów, współpracę

i zaangażowanie realizatorów Standardów?

h) jak współpracują ze sobą realizatorzy Standardów i jaki wpływ ma ta współpraca na skuteczność Standardów? Co należy zmienić w zakresie tej współpracy?

2.3 Badanie ewaluacyjne zostanie przeprowadzone z uwzględnieniem perspektywy następujących użytkowników:

− realizatorów usług: Centrum Usług Społecznych „Społeczna Warszawa” oraz organizacji pozarządowych realizujących usługi asystenckie na terenie m. st. Warszawy,,

− Asystentów osób niepełnosprawnych,

− odbiorców usług asystenckich.

Wykonawca zobowiązany jest do zebrania danych, ich przeanalizowania oraz odpowiedzi

na postawione pytania badawcze. Wykonawca może po uzgodnieniu z Zamawiającym dokonać modyfikacji lub uzupełnienia pytań badawczych na każdym etapie badania ewaluacyjnego.

Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia nowej treści Standardów w oparciu o analizę wniosków z przeprowadzonej ewaluacji.

2.4 Sposób realizacji badania

W ramach ewaluacji Standardów użyte będą następujące techniki badawcze:

a) analiza danych zastanych;

b) wywiady pogłębione (IDI): z odbiorcami usług, z przedstawicielami realizatorów usług asystenckich na terenie m. st. Warszawy (asystenci, koordynatorzy usług, kadra zarządzająca), odbiorcami usług, opiekunami prawnymi odbiorców usług – minimum 15 IDI,

− dobór grupy badawczej do przeprowadzenia IDI zostanie przygotowany przez Wykonawcę i przedstawiony do akceptacji przez Zamawiającego,

− wywiady IDI będą prowadzone według scenariusza przygotowanego przez Wykonawcę

i zaakceptowanego przez Xxxxxxxxxxxxx. Wywiady IDI będą prowadzone przez moderatora doświadczonego w prowadzeniu badań jakościowych,

− proponowany zakres zagadnień do objęcia wywiadami ma charakter otwarty. W zależności od przyjętej przez Wykonawcę koncepcji metodologii dopuszczalna jest modyfikacja lub uzupełnienie zagadnień przez Wykonawcę. Ostateczna lista zagadnień badawczych zostanie opracowana na podstawie oferty Wykonawcy we współpracy z Zamawiającym, po podpisaniu umowy z Wykonawcą,

c) ankiety CATI z odbiorcami usług – minimum 50 ankiet,

d) ankiety CAWI z asystentami – minimum 19 ankiet,

e) przeprowadzenie warsztatu konsultacyjnego z prezentacją wyników uzyskanych w drodze postępowania opisanego w punkcie 2.4 od lit. a do lit. d, wraz

z propozycjami zmian, mającego na celu ustalenie nowych założeń do Standardów; w warsztacie udział wezmą z udział koordynatorzy usług, asystenci oraz kadra zarządzająca.

2.4.1. Przeprowadzenie warsztatu obejmuje w szczególności:

− przygotowanie scenariusza warsztatu, zaakceptowanego przez Zamawiającego,

− przygotowanie prezentacji multimedialnej, zawierającej najważniejsze wyniki i rekomendacje z badania ewaluacyjnego,

− przygotowanie listy uczestników, we współpracy z Zamawiającym,

− liczba osób biorących udział w warsztacie to maksymalnie 15 osób,

− warsztat będzie trwał maksymalnie 6 godzin zegarowych w ciągu jednego dnia roboczego; dokładny termin przeprowadzenia warsztatu zostanie ustalony

z Zamawiającym,

− za przygotowanie materiałów (np. papier, flamastry) dla uczestników warsztatu oraz urządzeń szkoleniowych, a także przygotowanie min. 2 przerw kawowych podczas

każdego warsztatu (kawa, herbata, mleko, cukier, ciasteczka), odpowiada Wykonawca;

− Zamawiający udostępni salę w siedzibie Zamawiającego, w której przeprowadzony będzie warsztat,

− w związku z sytuacją epidemiczną dopuszcza się możliwość przeprowadzenia warsztatu z wykorzystaniem narzędzi komunikacji na odległość.

Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom przez Zamawiającego. Ostateczne opracowanie Standardów, musi

uwzględnić wyniki przeprowadzonego warsztatu.

2.5 Raport

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu metodologicznego oraz przygotowania raportu ewaluacyjnego.

Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania

ewaluacyjnego wraz zagadnieniami, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych, opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej.

Raport ewaluacyjny musi zawierać następujące elementy:

a) opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakres badania),

b) kryteria oceny i odpowiedzi na pytania badawcze,

c) opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji,

d) opis wyników badania ewaluacyjnego,

e) wnioski oraz rekomendacje dotyczące zmian i modyfikacji Standardu.

2.5.1 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:

a) raport ewaluacyjny oraz metodologiczny w wersji papierowej (po 1 egz. - wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

b) prezentację wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego w wersji elektronicznej w edytorze MS Power Point na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

c) raporty z warsztatów zawierające w szczególności tematykę i przebieg spotkań, uwagi do konsultowanych Standardów, listę uczestników warsztatów,

d) narzędzia badawcze skonsultowane z Zamawiającym, w tym transkrypcje wywiadów IDI (sporządzone w sposób pozwalający zachować anonimowość osób badanych),

kwestionariusze rekrutacyjne oraz scenariusze wywiadów.

2.5.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do raportu metodologicznego, raportu ewaluacyjnego oraz do prezentacji wyników i rekomendacji przekazanych przez

Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji raportów i prezentacji.

Wykonawca jest zobowiązany do:

a) przygotowania harmonogramu określającego etapy przeprowadzenia ewaluacji i przedstawienia go do akceptacji Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych

od podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian

w przedstawionym harmonogramie nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W harmonogramie badania Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić

uwagi Xxxxxxxxxxxxx,

b) wyznaczenia osoby do kontaktów roboczych z Zamawiającym;

c) pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania z przedstawicielami Zamawiającego odpowiednio do potrzeb na terenie Warszawy, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego),

d) niezwłocznego przedstawiania na żądanie Zamawiającego drogą mailową raportu z postępu w realizacji usługi oraz informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji usługi w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi,

e) spotkania Wykonawcy z Zamawiającym będą się odbywały na terenie Warszawy, w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego lub zostaną przeprowadzone

za pośrednictwem narzędzia online umożliwiającego kontakt wizualny i dźwiękowy.

3. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

Do postępowania mogą przystąpić Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału:

Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia:

3.1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy,

w tym okresie zrealizował z należytą starannością co najmniej 2 ewaluacje standardów usług społecznych lub programów/projektów społecznych. Usługi powinny być wykazane w tabeli nr 1 w Formularza ofertowego (załączniku nr 1 do Zaproszenia). Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane.

3.2. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej dwoma osobami przewidzianymi do realizacji przedmiotu zamówienia, które posiadają doświadczenie w stosowaniu jakościowych i ilościowych metod gromadzenia danych potwierdzone udziałem

w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w co najmniej jednym badaniu ewaluacyjnym standardów usług społecznych lub programów/projektów społecznych, przy czym w badaniu tym zastosowano ilościowe i jakościowe techniki zbierania danych. Doświadczenie zostanie wykazane w tabeli nr 2

Formularza ofertowego (załącznik nr 1 do Zaproszenia) i potwierdzone referencjami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane.

Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do przedstawienia dokumentacji potwierdzającej kwalifikacje osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia, przed podpisaniem umowy.

3.3. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą przewidzianą do realizacji przedmiotu zamówienia, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym

okresie, brała udział w przygotowaniu co najmniej jednego standardu usług społecznych lub programu/projektu społecznego. Doświadczenie zostanie wykazane, w tabeli nr 3 Formularza ofertowego (załącznik nr 1 do Zaproszenia) i potwierdzone referencjami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługa zostały wykonane lub Wykonawcę.

Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do przedstawienia dokumentacji potwierdzającej kwalifikacje osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia, przed podpisaniem umowy.

Powyższe doświadczenie, może być łączone, tj. jedna osoba może łącznie posiadać doświadczenie, o którym mowa w punkcie 3.2. i 3.3.

Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.

3.4. Przedstawią Zamawiającemu koncepcję harmonogramu realizacji wszystkich działań określonych w punkcie 2. „Warunki realizacji zamówienia”, zgodnie ze wzorem określonym w tabeli nr 4, znajdującej się w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do Zaproszenia).

4. KRYTERIA OCENY OFERTY:

4.1. K1 – cena, waga 50%

Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawi w Formularzu ofertowym stanowiącym

załącznik nr 1 do Zaproszenia. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i słownie,

z wyodrębnieniem należnego podatku VAT – dla całości zamówienia. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej zmienić po złożeniu oferty.

Cena=

najniższa cena ofertowa brutto cena brutto oferty badanej

x 50 pkt

4.2. K2 - doświadczenie w ewaluacji standardów usług społecznych lub programów społecznych, waga 20 %

Doświadczenie będzie punktowane na podstawie liczby przeprowadzonych ewaluacji standardów usług społecznych lub programów społecznych, wykazanych w tabeli nr 5 Formularza ofertowego.

Zamawiający przyzna po 5 punktów za każdą dodatkową ewaluację ponad te, które Wykonawca wykazał w tabeli nr 2 na spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający przyzna 0 punktów za każdą wykazaną usługę w tym kryterium, jeżeli ta sama usługa zostanie wykazana w tabeli nr 2.

Uwaga:

Wykazane w tabeli nr 5 ewaluacje nie mogą być wykazane w tabeli nr 2 Formularza ofertowego.

4.3. K3 - zakres zlecenia w odniesieniu do ilości planowanych wywiadów IDI oraz ankiet CATI i CAWI, waga 20 % ,

przy czym niniejsze kryterium podzielono na 3 podkryteria, tj.

- podkryterium K3.1.- wywiady IDI, waga 10%

- podkryterium K3.2.- ankiety CATI, waga 5%

- podkryterium K3.3. - ankiety CAWI, waga 5%

Zakres zlecenia będzie punktowany na postawie ilości zaproponowanych wywiadów/ankiet, wykazanych w tabeli nr 6 znajdującej się w Formularzu ofertowym.

Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w tym kryterium wynosi 20 punktów, przy czym:

- w podkryterium K3.1.- wywiady IDI – 10 pkt,

- w podkryterium K3.2.- ankiety CATI – 5 pkt,

- w podkryterium K3.3. - ankiety CAWI – 5 pkt

W podkryterium K3.1. - wywiady IDI

Wykonawca za wykazanie 15 wywiadów IDI otrzyma 0 punktów.

Wykonawca za każdy wywiad IDI powyżej 15 wywiadów otrzyma 1 punkt, jednak łącznie nie więcej niż 10 punków w tym podkryterium.

W podkryterium K3.2.- ankiety CATI

Wykonawca otrzyma za wykazanie 50 ankiet CATI 0 punktów.

Wykonawca otrzyma za każde dwie ankiety CATI powyżej 50 ankiet 1 punkt, jednak łącznie nie więcej niż 5 punktów w tym podkryterium.

W podkryterium K3.3. - ankiety CAWI

Wykonawca otrzyma 0 punktów za wykazanie 19 ankiet CAWI.

Wykonawca otrzyma za każdą ankietę CAWI powyżej 19 ankiet 1 punkt, jednak łącznie nie więcej niż 5 punktów w tym podkryterium.

4.4. K4 - czas realizacji zlecenia, waga 10%.

Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w tym kryterium wynosi 10 punktów

Wykonawca za realizację przewidzianą na okres 19 tygodni i więcej otrzyma 0 pkt. Zamawiający przyzna 2 punkty za każdy pełny tydzień realizacji zamówienia poniżej 19 tygodni.

Łącznie oferta może uzyskać od 0 do 100 punktów. Sposób obliczenia wartości punktowej kryterium: 1%=1 pkt.

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: do 15 grudnia 2021 r.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 – Załącznik do Zaproszenia oraz inne wymagane załączniki.

2. Ofertę należy: wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie xxxxxxxxx@xx.xxxxxxxx.xx do 23 lipca 2020 r.

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1) oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji firmy zgodnie z KRS lub CEiDG;

2) w przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum;

3) termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Centrum, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Centrum, zgodnie z Umową;

4) Xxxxxxxxxxx informuje, iż działając na podstawie art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 9 listopada 2018

r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno - prywatnym (Dz. U. poz. 2191, ze zm.) wyłącza możliwość stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

5) treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej x.xx. Warszawy

6) wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej x.xx. Warszawy;

7) Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od daty ostatecznego terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny,

8) Zamawiający zastrzega sobie, że w ramach wynagrodzenia Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do wyników prac bez ograniczeń,

co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy, w szczególności w zakresie pól eksploatacji,

9) z chwilą podpisania protokołu odbioru, Zamawiający nabędzie własność wszystkich egzemplarzy, na których wyniki pracy zostały utrwalone;

10) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia

po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;

11) warunkiem przyjęcia oferty jest zapoznanie się z załączoną do zapytania ofertowego klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych (załącznik nr 2), co zostanie potwierdzone podpisaniem oświadczenia na formularzu ofertowym.

8. UWAGI:

Odrzuceniu podlegają oferty niespełniające kryteriów opisanych w punkcie 3 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU oraz niekompletne. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która zgodnie

z powyższymi kryteriami oceny uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

Załączniki:

1. Formularz oferty

2. Klauzula informacyjna

ZATWIERDZAM

(-) Xxxxx Xxxxxxxx dyrektor

Centrum Usług Społecznych

„Społeczna Warszawa”