REGULAMIN VI EDYCJI PROGRAMU
REGULAMIN VI EDYCJI PROGRAMU
„KUCHNIA INSPIRACJI”
(WCZEŚNIEJ MIEJSCE INSPIRACJI)
§1
PRZEPISY OGÓLNE
1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” oraz warunki uczestnictwa i współpracy. Treść Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx.
2. Uczestnictwo w VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji ”jest dobrowolne i równoznaczne z akceptacją Regulaminu.
3. Organizatorem Programu jest Gmina Lublin – Biuro Rozwoju Turystyki Urzędu Miasta Lublin.
4. Uczestnik Programu nie może być jednocześnie pracownikiem Urzędu Miasta Lublin.
§2
DEFINICJE POJĘĆ
Terminy użyte w Regulaminie otrzymują następujące znaczenie:
1. Komisja Programowa – zespół niezależnych ekspertów: złożony z profesjonalistów i pasjonatów: krytyków kulinarnych, specjalistów turystyki, kultury, marketingu terytorialnego i marketingu marki, twórców sztuk wizualnych, znawców sztuki, architektury wnętrz, środowisk biznesowych, który po zapoznaniu się ze strategią Xxxxx Xxxxxx oraz opisem VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji”, dokona weryfikacji Podmiotów zainteresowanych udziałem w Programie.
2. Organizator VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” – Gmina Lublin – Biuro Rozwoju Turystyki Urzędu Miasta Lublin z siedzibą w Lublinie 20-609, Filaretów 44.
3. Podmiot – przedsiębiorca z sektora HoReCa (ang. Hotel / Restaurant / Catering) – lokal gastronomiczny (restauracja, kawiarnia, pub, enoteka itp.), którego miejsce prowadzonej działalności znajduje się na obszarze miasta Lublina.
4. Porozumienie – umowa cywilno-prawna dotycząca uczestnictwa w VI edycji Programu
„Kuchnia Inspiracji” zawarta pomiędzy Gminą Lublin a Uczestnikiem Programu.
5. Program – VI edycja Programu „Kuchnia Inspiracji”.
6. Tytuł Miejsce Inspiracji – tytuł przyznawany Podmiotom, które zostaną wybrane przez Komisję Programową. Tytuł przyznawany jest na okres co najmniej 2 lat.
7. Uczestnik – Xxxxxxx, który przeszedł pomyślnie procedurę doboru Podmiotów do Programu, wyraził chęć wzięcia udziału w Programie, zaakceptował warunki Regulaminu oraz zawarł Porozumienie, o którym mowa w ust. 4 powyżej.
8. Ewaluacja – działania Organizatora mające na celu zweryfikowanie poprawności funkcjonowania Programu pod względem formalnym i merytorycznym, podczas jego realizacji.
9. Audyt – działania Komisji podejmowane na zlecenie Organizatora mające na celu wyłonienie Podmiotów zakwalifikowanych do czwartego etapu Programu oraz działania sprawdzające, związane z coroczną weryfikacją zgodności działania Podmiotów z przyznanym tytułem Miejsce Inspiracji, z celami Programu.
§3
KONCEPCJA, CELE I CZAS TRWANIA PROGRAMU
1. Koncepcja Programu wynika z założeń przyjętych w strategii promocji Marki Lublin.
2. Podstawowymi celami VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” są:
1) budowa i wzmacnianie trwałego, pozytywnego wizerunku miasta Lublin jako destynacji kulinarnej w Polsce,
2) sprzedaż unikalnych usług turystom i mieszkańcom,
3) wyróżnienie Podmiotów, które poprzez swoją działalność wpisują się w ideę Marki Lublin,
4) zwiększenie dostępności wiedzy o Lublinie oraz atrakcjach dostępnych w mieście.
3. Czas trwania VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” trwa dwa lata (2) od daty podpisania Porozumienia z Uczestnikiem Programu, z zastrzeżeniem działań wynikających z przeprowadzonego czwartego etapu Programu, które mają charakter bezterminowy.
§4
UCZESTNICY PROGRAMU
1. Uczestnikami Programu zostanie dziesięciu (10) przedsiębiorców z sektora HoReCa, czyli hotelarskiego, restauracyjnego i gastronomicznego, których miejsce prowadzonej działalności znajduje się na obszarze miasta Lublina, którzy pomyślnie przeszli procedurę naboru Podmiotów do Programu, wyrazili chęć wzięcia udziału w Programie, zaakceptowali warunki Regulaminu oraz zawarli Porozumienie.
2. W ramach Programu Uczestnicy otrzymują od Organizatora:
1) tytuł „Miejsce Inspiracji” związany z obowiązkiem jego wykorzystywania w realizowanych przez siebie działaniach informacyjno-promocyjnych, na czas przyznania tytułu,
2) pakiet oznaczeń lokalu jako Uczestnika Programu „Kuchnia Inspiracji” i posiadania tytułu Miejsce Inspiracji, tj. naklejki na szybę oraz tabliczkę identyfikującą do umieszczenia wewnątrz lokalu,
3) uczestnicy wyłonieni w czwartym etapie Programu otrzymują kaseton zewnętrzny
„Miejsce Inspiracji” do umieszczenia w widocznym miejscu, na elewacji budynku, w którym znajduje się lokal Uczestnika,
4) wyróżnioną wersję wizytówki na miejskim portalu www/xxxxxx.xx/xxxxxxxxx,
5) publikację w folderze poświęconym Kuchni Inspiracji w formie dedykowanego tekstu, fotografii i danych teleadresowych,
6) zaopatrzenie Uczestników w drukowane materiały promocyjne, a przede wszystkim w folder Programu „Kuchnia Inspiracji” do dystrybucji w miejscach prowadzonej działalności wśród klientów, na zasadach i w terminie określonym w ust. 3. pkt 8 niniejszego paragrafu,
7) stojak reklamowy do umieszczenia materiałów promocyjnych, w tym folderu Programu „Kuchnia Inspiracji”,
8) pakiet szkoleń dla managerów i personelu Uczestnika,
9) raport z opinii klientów opracowany w trakcie trwania i realizacji Programu,
10) prawo do stosowania Systemu Identyfikacji Wizualnej Marki Lublin w działaniach związanych z promocją Programu, zgodnie z księgą znaku i po konsultacji z Organizatorem,
11) szeroko definiowane działania marketingowe i PR, x.xx. umieszczanie informacji o Uczestnikach Programu Kuchni Inspiracji w pakietach i materiałach prezentujących ofertę turystyczną Lublina, wydawanych i dystrybuowanych przez Organizatora, promowanie Miejsc Inspiracji jako miejsc referencyjnych dla location managerów itp.,
12) umieszczanie informacji o bieżącej ofercie Miejsc Inspiracji na kanałach informacyjnych obsługiwanych przez Organizatora.
13) regularnie sporządzane informacje o ofercie turystycznej Lublina w formie kalendarium i krótkiego opisu.
3. W ramach Programu Uczestnicy zobowiązują się do:
1) zaangażowania w promowanie Programu „Kuchnia Inspiracji” i wspólne działania z Organizatorem,
2) umieszczenia w miejscach uzgodnionych z Organizatorem, na własny koszt infrastruktury będącej własnością Organizatora, tj. stojaka służącego do bezpłatnej dystrybucji materiałów informacyjno-promocyjnych i jeśli zaistnieje taka okoliczność
– kasetonu „Miejsce Inspiracji”,
3) oznakowania lokalu poprzez umieszczenie w widocznym miejscu naklejek na szybę oraz tabliczki identyfikującej wewnątrz, przekazanej przez Organizatora,
4) umieszczenia w menu Uczestnika logo Miejsce Inspiracji,
5) dbania o eksponowanie, czystość oraz serwis kasetonu i stojaka na materiały informacyjno-promocyjne i innych materiałów dotyczących Programu „Kuchnia Inspiracji”,
6) udziału przedstawicieli kadry kierowniczej i personelu Uczestnika w dedykowanych Programowi szkoleniach prowadzonych przez Organizatora,
7) samodzielnego, każdorazowego odbioru od Organizatora materiałów informacyjno- promocyjnych,
8) dbałości o materiały informacyjno–promocyjne oraz monitorowanie ich zużycia oraz osobiste informowanie Organizatora o konieczności ich uzupełnienia w terminie nie krótszym niż 5 dni przed planowanym terminem odbioru,
9) informowania klientów o udziale w Programie „Kuchnia Inspiracji” oraz
informowania o dostępnej ofercie turystycznej Lublina, na podstawie materiałów przekazanych przez Organizatora, z godnie z § 4 ust. 2. pkt 13.
10) umożliwiania Organizatorowi przeprowadzenia kontroli realizacji Programu przez Uczestnika, w tym udzielania wszelkich informacji dotyczących rezultatów uczestnictwa w Programie oraz mających na celu kontrolę Programu, na każdym z jego etapów,
11) ponoszenia odpowiedzialności finansowej, określonej w Porozumieniu, w przypadku zniszczenia i / lub utraty powierzonego przez Organizatora mienia – kasetonu i / lub stojaka na materiały informacyjno–promocyjne,
12) przestrzegania niniejszego Regulaminu.
§ 5
ORGANIZATOR PROGRAMU
1. Organizator zobowiązuje się do prawidłowego, zgodnie z Regulaminem przeprowadzenia VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji”, a w szczególności:
1) przeprowadzenia naboru Podmiotów i wyłonienia Uczestników,
2) powołania Komisji Programowej i zapewnienia Podmiotom i Uczestnikom niezbędnej wiedzy i materiałów do realizacji Programu,
3) zawarcia Porozumień z wybranymi Podmiotami,
4) realizacji warunków opisanych w § 4 ust.2 pkt 1-13,
5) przeprowadzenia lub zlecenia odpowiedniemu podmiotowi zewnętrznemu ewaluacji Uczestników Programu, których celem jest zweryfikowanie poprawności realizacji i funkcjonowania VI edycji Programu pod względem formalnym i merytorycznym.
2. Organizator czuwa nad realizacją celów Programu, a w szczególności nad realizacją założeń leżących u podstaw strategii promocji Marki Lublin.
§ 6
PROCEDURA DOBORU PODMIOTÓW DO PROGRAMU
1. Podmiotem uprawionym do udziału w naborze do Programu jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w obszarze granic administracyjnych miasta Lublin, zgodnie z definicją Podmiotu zawartą w § 2 ust. 3.
2. Warunkiem uczestnictwa w VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” jest prawidłowe wypełnienie i złożenie zgodnie ze wskazanym miejscem i terminem: ankiety zgłoszeniowej i dwóch (2) oświadczeń, które stanowią załącznik do niniejszego Regulaminu.
3. Wszelkie dokumenty niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji są dostępne na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx.
4. Program „Kuchnia Inspiracji” składa się z czterech etapów.
5. W pierwszym etapie naboru, Podmioty zainteresowane udziałem w Programie, wypełniają ankietę zgłoszeniową oraz przekazują ją wraz z wymaganymi załącznikami.
Formularze powinny być dostarczone w terminie wyznaczonym przez Organizatora Programu wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
6. Organizator powołuje Komisję Programową, która czynnie uczestniczy od drugiego do czwartego etapu organizacji Programu.
7. Na podstawie otrzymanych ankiet zgłoszeniowych Organizator przystępuje do drugiego etapu Programu, polegającego na weryfikacji i ocenie przez Komisję Programową nadesłanych zgłoszeń.
8. Zgłoszenia, które nie będą zawierały odpowiedzi na wszystkie pytania zawarte w ankiecie zgłoszeniowej zostaną odrzucone, a dany Xxxxxxx nie będzie brał udziału w dalszej procedurze rekrutacji do Programu.
9. Po zakończeniu drugiego etapu rekrutacji Podmiotów do Programu, Organizator przedstawia listę Podmiotów zakwalifikowanych przez Komisję Programową dotrzeciego etapu rekrutacji w liczbie nie więcej niż piętnastu (15). Lista Podmiotów jest jawna i zostanie opublikowana na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx. Każdy z wybranych Podmiotów informowany jest ozakwalifikowaniu do trzeciego etapu drogą mailową, na adres wskazany w ankiecie zgłoszeniowej.
10. Trzeci etap naboru do Programu realizowany jest przez Komisję Programową, która dokona ostatecznej weryfikacji Podmiotów zakwalifikowanych do VI edycji Programu
„Kuchnia Inspiracji” podczas indywidualnych spotkań z Podmiotami i weryfikacji ankiet konsumenckich, o których mowa w ust. 12 poniżej.
11. Komisja Programowa dokonuje oceny w oparciu o Karty Oceny.
12. Organizator dostarcza każdemu z Podmiotów formularz ankiety konsumenckiej w języku polskim i angielskim oraz zamknięty i zaplombowany pojemnik na wypełnione formularze, które Podmioty umieszczają w widocznym miejscu w lokalu prowadzonej przez siebie działalności. Po upływie czasu wyznaczonego na zbieranie ankiet, Organizator zabiera zaplombowany pojemnik z wypełnionymi formularzami i pozostałe, niewypełnione formularze ankiet.
13. Organizator przekazuje zebrane ankiety Komisji Programowej.
14. Decyzja o zakwalifikowaniu danego Podmiotu do VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” uzależniona jest od łącznej liczby punktów uzyskanych na Kartach Ocen każdego z członków Komisji Programowej.
15. Organizator Programu, w porozumieniu z Podmiotami zakwalifikowanymi do trzeciego etapu rekrutacji, ustala formę i terminy przeprowadzenia oceny eksperckiej przez Komisję Programową.
16. Do Programu „Kuchnia Inspiracji” wybranych zostaje ostatecznie dziesięciu (10) Uczestników, z którymi zostają zawarte Porozumienia.
17. W przypadku rezygnacji któregoś z wybranych Podmiotów z dalszego udziału w Programie, do udziału w Programie może zostać dokooptowany Podmiot, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów w danej kategorii.
18. Organizator Programu sporządza protokół z przebiegu rekrutacji Podmiotów do Programu oraz podaje niniejszą informację do publicznej wiadomości na stronie
internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx.
19. W trakcie trwania Programu, jednak nie później niż na cztery (4) miesiące przed upływem dwóch (2) lat, liczonych od dnia podpisania Porozumienia z danym Uczestnikiem, Organizator przeprowadza czwarty etap Programu, którego efektem będzie wybór spośród 10 Uczestników Programu, od jednego do trzech (1-3) Uczestników, którzy otrzymają bezterminowy mandat jakości – zachowując tytuł Miejsce Inspiracji i otrzymają dodatkowe wyróżnienie w formie kasetonu „Miejsce Inspiracji.” Szczegóły realizacji czwartego etapu będzie określać Porozumienie.
20. Każdy z Uczestników Programu wyłonionych w czwartym etapie będzie rokrocznie weryfikowany Audytem Komisji Programowej, na podstawie przygotowanej przez Organizatora ankiety ewaluacyjnej i opinii klientów i podlega warunkom określonym w § 7 ust. 1-15 Regulaminu.
§ 7
WYKLUCZENIE / ZAWIESZENIE / ODSTĄPIENIE OD UDZIAŁU W PROGRAMIE
1. Uczestnik Programu może zostać wykluczony z udziału w Programie w przypadku naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu lub zawartego Porozumienia.
2. Uczestnik może zostać wykluczony z udziału w Programie w przypadku działań (rażących uchybień) mających negatywny wpływ na wizerunek Organizatora, Programu lub Marki „Lublin. Miasto Inspiracji”.
3. Uczestnicy Programu zobowiązani są do umożliwiania Organizatorowi przeprowadzenia kontroli realizacji Programu.
4. Kontrola Uczestników Programu odbywa się na bieżąco, natomiast w zależności od potrzeb Uczestnicy poddani zostaną kontroli mającej na celu zweryfikowanie poprawności funkcjonowania VI edycji Programu pod względem formalnym i merytorycznym.
5. Po przeprowadzonej kontroli, Uczestnicy Programu otrzymają od Organizatora raport z przebiegu oraz wynik kontroli.
6. W przypadku zgłoszenia podczas kontroli zastrzeżeń ze strony Organizatora, Uczestnik zobowiązany jest w terminie 14 dni od otrzymania raportu, ustosunkować się do niego i wyeliminować stwierdzone nieprawidłowości.
7. W przypadku niezastosowania się do wyników raportu z kontroli, Uczestnik Programu zostanie wykluczony z Programu. Uczestnik wykluczony ponosi wszystkie koszty związane z demontażem kasetonu oraz zwraca Organizatorowi stojak wraz z pozostałymi materiałami informacyjno-promocyjnymi. Na miejsce Uczestnika wykluczonego zostanie przyjęty Podmiot, który uzyskał kolejno najwyższą liczbę punktów w procedurze doboru Podmiotów do Programu w danej kategorii.
8. W przypadku braku możliwości kontaktu z Uczestnikiem Programu, trwającego dłużej niż jeden (1) miesiąc, Organizator ma prawo zawieszenia jego udziału w Programie. Jeśli brak kontaktu trwa dłużej niż trzy (3) miesiące Uczestnik Programu zostanie wykluczony z Programu, a na jego miejsce zostanie przyjęty Podmiot, który uzyskał kolejno najwyższą liczbę punktów w procedurze doboru Podmiotów do Programu
w danej kategorii.
9. W przypadku trzykrotnie stwierdzonych przez Organizatora nieprawidłowości w realizacji założeń Programu (pomimo wyeliminowania ich zgodnie z ust. 6. powyżej), Uczestnik zostanie wykluczony z Programu, a na jego miejsce zostanie przyjęty Podmiot, który uzyskał kolejno najwyższą liczbę punktów w procedurze doboru Podmiotów do Programu w danej kategorii.
10. Uczestnik Programu zostanie wykluczony z Programu, jeśli w wyniku kontroli przeprowadzonej przez firmę zewnętrzną w ocenie całościowej, uzyska mniej niż 30 %punktów możliwych do zdobycia w trakcie weryfikacji.
11. Uczestnik Programu może zostać zawieszony w udziale w Programie, w trybie natychmiastowym, w przypadku stwierdzenia przez właściwy organ kontrolujący niestosowania się do przepisów prawa związanych z prowadzoną przez Uczestnika Programu działalnością.
12. Zawieszenie udziału Uczestnika w Programie, w trybie natychmiastowym będzie obowiązywało do czasu wyjaśnienia sprawy, będącej powodem zawieszenia, jednak nie dłużej niż 30 dni od daty stwierdzenia nieprawidłowości. Po tym czasie, Uczestnik Programu zostanie wykluczony z Programu.
13. W przypadkach wykluczenia Uczestnika z Programu, Organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia odpowiednich kroków prawnych mających na celu ochronę interesów pozostałych Uczestników Programu.
14. Uczestnik Programu może zrezygnować z udziału w Programie poprzez pisemne oświadczenie przesłane na adres Organizatora, zgodnie z § 8 ust. 3.
15. Po zakończeniu uczestnictwa w Programie z powodu rezygnacji lub wykluczenia Uczestnik zaprzestaje korzystania z nabytych świadczeń oraz ma obowiązek niezwłocznego zwrócenia Organizatorowi przedmiotów stanowiących majątek Organizatora w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od daty wpływu rezygnacji przez Uczestnika Programu lub od daty doręczenia decyzji o wykluczeniu przez Organizatora.
§ 8
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie w każdym czasie bez podania przyczyny, przy zastosowaniu odpowiednich form informacji i zawiadomień Uczestników Programu. Zmiany Regulaminu w zakresie praw i obowiązków Uczestników Programu wymagają ich akceptacji.
2. Informacja o zmianie lub zakończeniu Programu zostanie przesłana do każdego Uczestnika Programu drogą mailową, na adres kontaktowy podany w ankiecie zgłoszeniowej Podmiotu do VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji”.
3. Wszelka korespondencja przekazywana Organizatorowi przez Uczestników Programu będzie dokonywana wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
4. Uczestnik VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” wyraża zgodę na otrzymywanie
drogą mailową informacji dotyczących Programu „Kuchnia Inspiracji”.
5. Zmiany w Regulaminie VI edycji Programu „Kuchnia Inspiracji” w zakresie praw i obowiązków Uczestników Programu wymagają akceptacji Organizatora oraz Uczestników Programu.
6. Brak akceptacji zmian w Regulaminie oznacza rezygnację z udziału w Programie.
7. W sprawach spornych, niemożliwych do rozstrzygnięcia w drodze rozmów i mediacji, Strony mają możliwość rozstrzygnięcia na drodze sądowej.