Istotne postanowienia umowy
Załącznik nr 3 Nr sprawy: 20/>PU/2017/KK
Istotne postanowienia umowy
1. Ubezpieczenie (minimum)
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) posiadaczy pojazdów mechanicznych za szkody powstałe w związku z ruchem tych pojazdów.
• Ubezpieczenie autocasco i kradzieży dla flot samochodowych z następującym zakresem ochrony:
- bez procentowego pomniejszania wartości części zamiennych nowych, oryginalnych lub zamienników (za zgodą Zamawiającego) zakwalifikowanych do wymiany,
- bez wprowadzania redukcji sumy ubezpieczenia,
- bez wprowadzenia udziału własnego,
- z rozszerzeniem o ryzyko kradzieży (KR),
• Ubezpieczenie Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (NNW) w związku z ruchem pojazdów.
• Ubezpieczenie typu ASSISTANCE.
• Ubezpieczenie typu ASSISTANCE w wariancie rozszerzonym – poza granicami RP (wystawiane na wniosek Ubezpieczonego w odniesieniu do maksymalnie 10% taboru), wliczone w cenę oferty.
• Bezskładkowe holowanie pojazdów do 3,5 tony na odległość do 250 km do wskazanego punktu serwisowego przez Zamawiającego w ciągu 24 godzin od chwili zgłoszenia w ramach polisy ochrony ubezpieczeniowej Assistance.
2. Zakres terytorialny umowy (minimum)
• Ubezpieczenie OC ważne jest na terytorium krajów Unii Europejskiej, będących sygnatariuszami Porozumienia Wielostronnego, Szwajcarii, Islandii, Norwegii, Lichtensteinu, Chorwacji i Andory z możliwością rozszerzenia zakresu terytorialnego ubezpieczenia na obszar państw, przy wjeździe do których wymagane jest posiadanie certyfikatu Zielonej Karty (wystawianej na wniosek Ubezpieczonego w odniesieniu do maksymalnie 10% taboru), wliczone w cenę oferty.
• Zakres umowy ubezpieczeń AC/KR i NNW obejmuje szkody powstałe na terytorium Polski oraz pozostałych krajów jak wyżej.
• Ubezpieczenie Assistance obejmuje szkody powstałe na terytorium RP
• Ubezpieczenie Assistance rozszerzony obejmuje szkody powstałe na terytorium RP oraz pozostałych krajów europejskich, Rosja i Turcja w europejskich częściach ich terytoriów (wystawianej na wniosek Ubezpieczonego w odniesieniu do maksymalnie 10% taboru), wliczone w cenę oferty.
3. Limit odpowiedzialności (minimum)
• Limitem odpowiedzialności w ubezpieczeniu AC/KR jest suma ubezpieczenia ustalona jako wartość rynkowa pojazdu według jego stanu bezpośrednio przed zaistnieniem szkody, określona przez pracownika Wykonawcy na dzień ustalania odszkodowania.
• W dniu zawarcia umowy ubezpieczenia suma ubezpieczenia stanowić będzie: w przypadku pojazdów fabrycznie nowych – wartość brutto wynikająca z faktury zakupu, w przypadku pojazdów używanych – wartość pojazdu ustalona przez przedstawiciela Wykonawcy na podstawie notowań rynkowych zawartych w katalogach INFO-EKSPERT, EUROTAX.
• W odniesieniu do pojazdów fabrycznie nowych limitem odpowiedzialności w ubezpieczeniach AC/KR będzie: w okresie 6-ciu miesięcy od daty I-szej rejestracji pojazdu
– suma ubezpieczenia ustalona jako wartość brutto wynikająca z faktury zakupu, po tym okresie – suma ubezpieczenia ustalona jako wartość rynkowa pojazdu według jego stanu
bezpośrednio przed szkodą, określona przez pracownika Wykonawcy w dniu zaistnienia zdarzenia
• W ubezpieczeniu NNW w wariancie standardowym górną granicę odpowiedzialności Wykonawcy stanowi świadczenie pieniężne w wysokości zł. (zgodnie z ofertą
Wykonawcy, minimalny limit odpowiedzialności NNW możliwy do zadeklarowania przez Wykonawcę wynosi 10 000,00 zł), wypłacane w przypadku śmierci funkcjonariusza lub pracownika Zamawiającego oraz minimum 1 % wartości kwoty wskazanej powyżej, wypłacane za każdy procent trwałego uszczerbku na zdrowiu funkcjonariusza lub pracownika Zamawiającego.
4. Okres ubezpieczenia (minimum)
• Pakiet ubezpieczeń OC/AC/KR/NW – 12 dwanaście miesięcy od dnia zawarcia umowy, lecz nie wcześniej niż od dnia 1 stycznia 2018 roku.
• Polisy ubezpieczeniowe są wystawiane sukcesywnie w miarę faktycznego zapotrzebowania w ciągu 24 godzin od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego, z tym, że dla pojazdów włączanych do ubezpieczenia AC/KR i NNW w czasie trwania niniejszej umowy okres ubezpieczenia biegnie od dnia włączenia pojazdu do ubezpieczenia do dnia ekspiracji niniejszej umowy.
• Dla pojazdów wycofanych z eksploatacji z dniem ich zbycia zostanie wygaszona polisa i zostanie dokonany zwrot kosztów za niewykorzystany okres.
• Okres ubezpieczenia Assistance będzie w każdym przypadku zgodny z okresem ubezpieczenia OC
5. Zgłaszanie i likwidacja szkód
• Procedura zgłaszania i likwidacji szkód oraz wymiany dokumentacji dokonywana będzie drogą elektroniczną.
• Ubezpieczyciel wyznaczy osoby lub komórki organizacyjne do realizacji procedury likwidacji szkód.
• Szkody muszą być zgłaszane w centrali zgłoszeniowej Wykonawcy niezwłocznie, nie później jednak niż: w przypadku szkód AC – w ciągu 7 dni od powstania szkody AC, w przypadku szkód KR – w ciągu 24 godzin od powzięcia informacji o kradzieży pojazdu przy uwzględnieniu obowiązku powiadomienia policji w ciągu 12 godzin od powzięcia informacji o kradzieży pojazdu.
• W przypadku nie ustalenia sprawcy lub braku ubezpieczenia OC sprawcy zdarzenia drogowego – szkoda zostanie zlikwidowana z AC Zamawiającego. W przypadku zaistnienia szkód spowodowanych przez osoby trzecie, likwidacja może nastąpić z umowy ubezpieczenia AC ubezpieczonego. Wypłacone odszkodowanie będzie obciążać polisę Ubezpieczonego do czasu uzyskania regulacji regresu. Po skutecznym wyegzekwowaniu przez Ubezpieczyciela zgłoszonych roszczeń regresowych wypłacone odszkodowanie nie będzie obciążać konta Ubezpieczonego
• Oględzin dokonuje się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
• Podczas oględzin nie ma konieczności obecności przedstawiciela Zamawiającego.
• W przypadku, gdy ze względu na istotny interes bezpieczeństwa państwa nie będzie możliwe przekazywanie Wykonawcy pełnych danych personalnych i adresowych sprawcy szkody, przekazywane będzie tylko oświadczenie zawierające Numer legitymacji służbowej sprawcy Informacja o fakcie posiadania przez niego ważnych dokumentów uprawniających do kierowania pojazdami mechanicznymi oraz dane o stanie trzeźwości.
6. Obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca zobowiązuje się, że osoby wykonujące czynności objęte przedmiotem zamówienia z zakresu:
a) obsługa umowy – ustalony kontakt z osobą wyznaczoną do realizacji umowy ze strony Wykonawcy
b) wycena pojazdów do ubezpieczenia
c) wystawienie polis, faktur i innych dokumentów
d) przyjmowanie zgłoszeń, wycena szkód oraz ich likwidacja
będą w okresie wykonywania tych czynności zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666).
2. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody (według uznania Zamawiającego) w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę osób wykonujących czynności, o których mowa w ust. powyżej w trakcie realizacji przedmiotu umowy:
a) oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy;
b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;
c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;
d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
7. Kary umowne
Strony ustalają karę umowną w wysokości 2000 zł – z tytułu niezatrudnienia przez Wykonawcę osoby wskazanej w punkcie powyżej na umowę o pracę za każdy przypadek niezatrudnienia.
8. Płatność faktur
• Zamawiający zapłaci kwotę wskazaną na fakturze VAT w terminie 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
• Za dzień zapłaty rozumie się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego.
9. Poufność
1. Strony zobowiązują się wzajemnie do zachowania w poufności wszelkich informacji, jakie uzyskały w związku z wynegocjowaniem, zawarciem, wykonaniem lub rozwiązaniem niniejszej umowy, co do których mogą powziąć podejrzenie, iż są poufnymi informacjami lub że jako takie są traktowane przez drugą Stronę.
2. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do charakteru danej informacji, przed jej ujawnieniem lub uczynieniem dostępną, Strona zwróci się do drugiej Strony o wskazanie, czy informację tę ma traktować jako poufną.
3. Każda ze Stron obowiązana jest dołożyć należytej staranności w celu przestrzegania postanowień niniejszego paragrafu przez swoich pracowników oraz osoby działające na jej zlecenie lub w jej interesie, bez względu na podstawę prawną związku tych osób ze Stroną.
10. Postanowienia końcowe
• Wykonawca zobowiązuje się na życzenie Zamawiającego do złożenia sprawozdania o ilości zaistniałych szkód oraz o kwotach wypłaconych odszkodowań za okres i w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
• Do obsługi niniejszej umowy Wykonawca wyznaczy osoby do kontaktu z ramienia ubezpieczenia i likwidacji szkód.
• Wykonawca zobowiązuje się nie powierzać wykonania (podwykonania) usługi, o której mowa w niniejszej umowie, innej osobie bez pisemnej zgody Zamawiającego.
• Zobowiązania stron powstałe podczas i w ramach obowiązywania niniejszej Umowy, które nie zostały rozliczone do dnia jej rozwiązania, będą wykonywane na warunkach w niej określonych do końca trwania ważności umów ubezpieczenia zawartych w ramach niniejszej Umowy.
• Strony przewidują możliwość dokonywania zmian w treści umowy w stosunku do treści oferty w kwestii zmiany wynagrodzenia Wykonawcy:
a) w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług,
b) w przypadku ustawowej zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) w przypadku ustawowej zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonywania przez Wykonawcę, a Wykonawca złoży nie później niż 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów dokonujących tych zmian, wniosek o dokonanie zmiany treści umowy oraz należycie udokumentuje, że wprowadzone zmiany mają wpływ na koszty realizacji umowy przez Wykonawcę.
11. Wymogi mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji:
§ 1
Definicje
Dla celów ochrony poufnego charakteru informacji będą mieć zastosowanie następujące przepisy i definicje:
„Informacje Poufne” – wszelkie informacje nie podane przez Zamawiającego do publicznej wiadomości a zawarte w SIWZ w związku z prowadzonym postępowaniem nr .
,, ”, których ujawnienie mogłoby narazić CBA na szkodę.
„Osoba Trzecia” – jakakolwiek osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, lub jakikolwiek inny podmiot, nie będący stroną Umowy, ani Przedstawicielem żadnej ze Stron.
„Przedstawiciel” – w odniesieniu do każdej ze Stron – osoby których zakres obowiązków lub powierzonych zadań związany jest/będzie ze współpracą z drugą Stroną.
§ 2
Poufność
1. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że ujawnienie Informacji Poufnych z naruszeniem niniejszych postanowień może przynieść szkodę interesom lub działalności CBA. W związku z tym Wykonawca zobowiązuje się nie ujawniać Informacji Poufnych także po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego bez względu na przyczynę i:
(a) nie przekazywać Informacji Poufnych jakiejkolwiek Osobie Trzeciej,
(b) nie wykorzystywać Informacji Poufnych, bezpośrednio lub pośrednio, do celów innych niż ściśle związane z zakresem planowanej współpracy lub jej realizacją;
(c) nie wykorzystywać Informacji Poufnych na własne potrzeby jak też potrzeby Osób trzecich we wszelkich przejawach działalności w tym gospodarczej, marketingowej, reklamowej.
2. Powyższe postanowienia obowiązują, o ile:
(a) ujawnienie nie jest wymagane bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, a nie ujawnienie mogłoby narazić Wykonawcę na odpowiedzialność karną lub administracyjną lub,
(b) ujawnienie nie jest wymagane lub niezbędne dla ochrony interesów Wykonawcy w ramach postępowania przed sądem lub organem administracji, w tym ostatnim wypadku pod warunkiem, że Wykonawca – niezwłocznie po powzięciu wiadomości o możliwym obowiązku lub potrzebie ujawnienia, i w zakresie w jakim będzie to możliwe przed dokonaniem takiego ujawnienia – powiadomi się o tym fakcie CBA.
3. Informacje udostępnione Wykonawcy są Informacjami Poufnymi za wyjątkiem informacji i dokumentów:
(a) które są już publicznie znane lub staną się publicznie znane, przy czym Strony lub ich Przedstawiciele nie będą odpowiedzialni za fakt takiego ujawnienia,
(b) które są już znane lub staną się znane Stronom podczas rozmów w sprawie współpracy, z innego niż jedna ze Stron źródła, bez naruszenia jakiegokolwiek postanowienia Umowy lub bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa;
(c) wcześniej stały się informacją publiczną w okolicznościach nie będących wynikiem czynu bezprawnego lub naruszającego umowę przez którąkolwiek ze Stron;
(d) były już znane Wykonawcy zgodnie z prawem, o czym świadczą wiarygodne dowody;
(e) były zatwierdzone do rozpowszechniania na podstawie uprzedniej pisemnej zgody CBA;
(f) zostały przekazane Wykonawcy przez Osobę Trzecią zgodnie z prawem i bez ograniczeń.
§ 3
Przechowywanie Informacji Poufnych
1. Wykonawca zobowiązuje się w stosunku do otrzymanych Informacji Poufnych podjąć takie same środki ostrożności oraz takie same środki zabezpieczające jak te stosowane przez niego w stosunku do jego własnych Informacji Poufnych. Wykonawca gwarantuje, że zapewnia odpowiednią ochronę przeciwko nieupoważnionemu ujawnieniu, kopiowaniu lub wykorzystaniu Informacji Poufnych.
2. Ujawnianie Informacji Poufnych ograniczone będzie do tych Przedstawicieli Strony, którym będą one niezbędne do realizacji współpracy. Wszelkie Informacje Poufne oraz ich kopie
zostaną zwrócone CBA w terminie 14 dni od otrzymania pisemnego żądania. Wykonawca złoży CBA pisemne oświadczenie o zniszczeniu i trwałym usunięciu wszelkich Informacji Poufnych uzyskanych od CBA.
3. W przypadku powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (zwana dalej „Ustawą”), Wykonawca zobowiązuje się, że powierzone dane będą przetwarzane wyłącznie w niezbędnym zakresie do realizacji współpracy pomiędzy Stronami i zobowiązuje się, że będzie przestrzegać zapisów Ustawy, a w szczególności zobowiązuje się do:
(a) podjęcia środków zabezpieczających powierzone dane osobowe,
(b) stosowania zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z Ustawy oraz do zachowania tych danych w tajemnicy w trakcie trwania i po rozwiązaniu Umowy.
§ 4
Odpowiedzialność
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą, w tym za swoich Przedstawicieli, za szkodę wyrządzoną CBA z tytułu naruszenia postanowień Umowy.
2. Niezależnie od zasad odpowiedzialności określonych w ust.1 powyżej, Strony ustalają karę umowną w wysokości 50.000. zł (słownie: pięć dziesięciu tysięcy złotych) za każde udowodnione naruszenie obowiązku zachowania poufności informacji.
3. Wykonawca zapłaci CBA kare umowną w wysokości 1.000 PLN (słownie: jeden tysiąc złotych) za każdy dzień opóźnienia w przekazaniu oświadczenia o którym mowa w §3 ust.2.
§5
Zawiadomienia
Wszelkie zawiadomienia i oświadczenia związane z ochroną Informacji Poufnych powinny być dokonane na piśmie i przesłane przy użyciu poczty kurierskiej lub listu poleconego na adresy Stron podane na wstępie lub na inne odpowiednie adresy i/lub do adresatów, jakie Strony pisemnie uzgodnią.