UMOWA

UMOWA

NR UE/NAWA/[Pion]/[rrrr]/[mm]/[0000] zawarta w dniu [data] r. w Warszawie (zwana dalej „Umową”), pomiędzy:

Narodową Agencją Wymiany Akademickiej z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, posiadającą NIP 000-00-00-000, zwaną dalej „Agencją”

reprezentowaną przez swojego przedstawiciela prawnego zgodnie z zasadami jej reprezentacji w celu zawarcia niniejszej umowy,

a

[imię i nazwisko] xxx. przy [ul nr domu / nr lokalu, kod pocztowy miejscowość], PESEL: [numer],

zwaną/ym dalej „Ekspertem”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, lub każda z osobna „Stroną”, o następującej treści:

§1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem Umowy jest podjęcie współpracy Agencji z Ekspertem oraz ramowe określenie warunków składania i realizacji zamówień w zakresie zadań przewidzianych dla recenzentów, zgodnie z Zasadami powoływania i współpracy z ekspertami zewnętrznymi NAWA stanowiących załącznik do Zarządzenia, o którym mowa w ust. 2.

2. Integralną częścią Umowy jest Zarządzenie Dyrektora Agencji nr 6/2019 z dnia 12 lutego 2019

r. w sprawie ekspertów zewnętrznych NAWA ze zm. (dalej „Zarządzenie”).

3. Zawarcie z Ekspertem Umowy nie nakłada na Agencję obowiązku zlecenia Ekspertowi zamówienia, o którym mowa w § 3. W takim przypadku Ekspertowi nie przysługuje roszczenie z tego tytułu, w tym wynagrodzenie za czas oczekiwania na zamówienie.

§ 2

Okres obowiązywania umowy

Umowa zostaje zawarta na czas określony do [data] r.

§ 3

Sposób realizacji umowy

1. Agencja kieruje do Eksperta propozycję wykonania zadania określonego w Zarządzeniu w formie zamówienia. Kierując zamówienie do Eksperta Agencja wskazuje rodzaj zadania, sposób i termin jego wykonania oraz wysokość wynagrodzenia określoną Zarządzeniem.

2. Ekspert będzie każdorazowo informowany, z jakich środków jest współfinansowane jego

wynagrodzenie.

3. Ekspert jest zobowiązany do przyjęcia zamówienia lub uzasadnionej odmowy przyjęcia zamówienia w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zamówienia. Brak odpowiedzi w tym terminie zostanie uznany za nieuzasadnioną odmowę przyjęcia zamówienia.

4. Warunkiem przyjęcia zamówienia do wykonania przez Eksperta jest złożenie wymaganych oświadczeń według wzorów stanowiących załączniki nr 2, 3 oraz 4 do Zasad powoływania i współpracy z ekspertami zewnętrznymi NAWA stanowiących załącznik do Zarządzenia, dotyczących:

1) spełnienia wymagań o których mowa w § 3 Zasad powoływania i współpracy z ekspertami zewnętrznymi NAWA,

2) poufności informacji,

3) braku konfliktu interesów oraz bezstronności w odniesieniu do wnioskodawcy/wykonawcy projektu, którego dotyczy zamówienie.

5. Xxxxxxx zobowiązuje się do realizacji zamówienia zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz zgodnie z wszelkimi dokumentami, w szczególności regulaminami programów, które mają zastosowanie do zadań zleconych Ekspertowi.

6. Przyjmując zamówienie Xxxxxxx zobowiązuje się do:

1) wykonania zamówienia w określonym terminie,

2) zapoznania się z dokumentacją programu, którego dotyczy zamówienie,

3) wykonania zadania określonego w zamówieniu w sposób uczciwy i rzetelny, zgodnie

z posiadaną wiedzą i zasadami określonymi dla danego programu,

4) niepodejmowania kontaktów z wnioskodawcą/wykonawcą projektu, w których posiadanie wszedł przy realizacji zamówienia, przez okres realizacji zamówienia,

5) niepodejmowania jakiejkolwiek pracy zarobkowej związanej z realizacją projektu, którego dotyczy zamówienie, do czasu zakończenia realizacji projektu,

6) udzielania niezwłocznie wyczerpujących wyjaśnień w zakresie wykonywanego zamówienia na wezwanie Agencji,

7) stosowania Polityki Bezpieczeństwa obowiązującej w Agencji stanowiącej załącznik

nr 3 do Umowy,

8) spełnienia wszelkich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze do Bazy ekspertów

Agencji.

7. Termin wykonania zamówienia, o którym mowa w ust. 1, może ulec wydłużeniu jedynie

w uzasadnionych przypadkach po uzyskaniu zgody Agencji.

8. W przypadku realizacji zamówień dotyczących programów współfinansowanych ze środków europejskich w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014–2020 (PO WER), Ekspert zobowiązuje się przestrzegać dodatkowych regulacji związanych z realizacją PO WER, w szczególności:

1) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,

2) Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020,

3) regulaminów programów oraz regulaminów prac komisji oceny projektów w ramach tych

programów w zakresie współfinansowania ze środków EFS.

9. Ekspert ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie zadań określonych Umową, zgodnie

z jej postanowieniami.

10. Ekspert jest zobowiązany do niezwłocznego, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zdarzenia, poinformowania Agencji o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na wykonanie zadań w ramach Umowy, a w szczególności do poinformowania Agencji o:

1) utracie pełni praw publicznych,

2) utracie pełnej zdolności do czynności prawnych,

3) skazaniu prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne lub umyślne przestępstwo

skarbowe,

4) utracie uprawnień wymaganych w danym programie, które stanowiły podstawę do

wyboru Eksperta do wykonania danego zadania.

11. Xxxxxxx zobowiązuje się do:

1) udostępnienia Ekspertowi dokumentacji niezbędnej do realizacji zamówienia,

2) udzielania Ekspertowi niezbędnych wyjaśnień w zakresie wykonywanego zamówienia,

3) wypłaty wynagrodzenia za wykonane prawidłowo zamówienie.

12. W przypadku, gdy zadanie wykonane przez Eksperta zawiera błędy lub wymaga uzupełnienia, Ekspert jest zobowiązany do usunięcia błędów lub dokonania uzupełnienia w terminie 3 dni od dnia otrzymania informacji na ten temat. W przypadku, gdy Xxxxxxx nie dokona czynności, o której mowa w zdaniu poprzednim, zamówienie uznaje się za niezrealizowane i Ekspertowi nie przysługuje wynagrodzenie.

13. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu niniejszej Umowy Ekspert zapłaci Agencji karę umowną w wysokości 10 % należnego wynagrodzenia opisanego w § 6 ust. 1 za dane zamówienie. Agencja może dochodzić od Eksperta odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia, jeżeli rozmiar szkody przekracza wysokość kary umownej.

§ 4

Konflikt interesów

W przypadku zaistnienia konfliktu interesów, Xxxxxxx zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Agencji oraz do niezwłocznego zaprzestania wykonywania zadań, których dotyczy konflikt interesów.

§ 5

Prawa autorskie

1. Ekspert oświadcza, że:

1) wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 880, z późn. zm.), powstałe w trakcie lub w związku z wykonywaniem zamówień będą wytworem jego twórczości, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, a w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych osób trzecich;

2) nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami majątkowymi do utworów powstałych w ramach lub w związku z realizacją Umowy w zakresie, jaki uniemożliwiłby korzystanie z nich przez Agencję jak i dysponowanie nimi.

2. Z dniem przyjęcia wykonania danego zamówienia, Ekspert przenosi na Agencję całość

autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w ramach realizacji tego zamówienia

(dalej „Utwory”) bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, na następujących polach eksploatacji:

1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania - wytwarzanie egzemplarzy Utworów jakąkolwiek techniką w tym drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego, optycznego, techniką analogową lub cyfrową; w dowolnym systemie lub formacie; na wszelkich nośnikach, w tym nośnikach audio lub video, nośnikach papierowych lub podobnych, światłoczułych, magnetycznych, optycznych, dyskach, kościach pamięci, nośnikach komputerowych lub innych nośnikach zapisów i pamięci;

2) w zakresie obrotu oryginałem lub wytworzonymi egzemplarzami Utworów - wprowadzenie do obrotu, najem, użyczenie;

3) w zakresie rozpowszechniania oryginału lub wytworzonego egzemplarza w inny sposób, niż określony w pkt 1, w szczególności poprzez:

a) wszelkie nadawanie i reemitowanie, w tym za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej, przez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, w sieciach kablowych, telekomunikacyjnych lub multimedialnych lub innych systemach przekazów, w sposób niekodowany lub kodowany, w obiegu otwartym lub zamkniętym; w jakiejkolwiek technice (w tym analogowej lub cyfrowej), systemie lub formacie, z lub bez możliwości zapisu, w tym w serwisach tekstowych, multimedialnych, internetowych, telefonicznych lub telekomunikacyjnych;

b) wszelkie publiczne udostępnianie wytworzonych Utworów (w tym w ramach utworu audiowizualnego) w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, sieci kablowe, telekomunikacyjne lub multimedialne, bazy danych, serwery lub inne urządzenia i systemy, w tym także osób trzecich, w obiegu otwartym lub zamkniętym, w jakiejkolwiek technice, systemie lub formacie, z lub bez możliwości zapisu, w tym też w serwisach wymienionych w lit. a);

c) wszelkie publiczne odtwarzanie, wyświetlanie, wykonanie w tym w szczególności na

konferencjach, prezentacjach, szkoleniach, spotkaniach,

4) dokonywanie opracowań lub zmian,

5) wykorzystywanie w innych utworach,

6) tłumaczenie na języki obce,

7) rozpowszechnianie Utworu online i udostępnienie w Internecie dla wszystkich bez ograniczeń,

8) używanie w publicznych prezentacjach,

a także zezwala Agencji na wykonywanie zależnego prawa autorskiego oraz udostępniania osobom trzecim celem wykonywania na rzecz Agencji działań/czynności, o których mowa w pkt. 1-8.

3. W przypadku, w którym po zawarciu Umowy, po stronie Agencji pojawi się potrzeba korzystania z Utworów w sposób nieprzewidziany Umową, Ekspert, w ramach otrzymanego wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1, zobowiązuje się do przeniesienia autorskich praw majątkowych w ramach pól eksploatacji odpowiadających potrzebom Agencji. Rozszerzenie pól eksploatacji wymaga zmiany Umowy w formie pisemnej.

4. Z dniem, o którym mowa w ust. 2, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1 Ekspert przenosi na Agencję prawo zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich do wszelkich opracowań Utworów, tj. prawo zezwalania na rozporządzanie i korzystanie z takich opracowań na polach eksploatacji wskazanych w ust. 2 powyżej oraz zezwala na wprowadzanie zmian do Utworów, bez konieczności ich uzgadniania z osobami, którym mogłyby przysługiwać autorskie prawa osobiste.

5. Z chwilą powstania Utworów, Ekspert udziela Agencji licencji na korzystanie z Utworów od czasu ich wytworzenia do czasu przejścia na Agencję autorskich praw majątkowych na polach eksploatacji określonych w ust. 2.

6. Ekspert odpowiada za naruszenie dóbr osobistych lub praw autorskich i pokrewnych osób trzecich, spowodowane w trakcie lub w wyniku realizacji Umowy lub dysponowania przez Agencję Utworami, a w przypadku skierowania z tego tytułu jakichkolwiek roszczeń przeciwko Agencji, Xxxxxxx zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia roszczeń osób trzecich oraz do zwolnienia Agencji z obowiązku świadczenia z tego tytułu, a także zwrotu Agencji wynagrodzenia i poniesionych z tego tytułu kosztów i utraconych korzyści.

7. Własność nośników, na których zostaną przekazane Utwory, przechodzi na Agencję z chwilą ich przyjęcia.

8. Xxxxxxx zobowiązuje się i gwarantuje, że osoby uprawnione z tytułu autorskich praw osobistych do Utworów objętych postanowieniami Umowy nie będą wykonywać tych praw w stosunku do Agencji lub osób trzecich działających na zlecenie Agencji.

§ 6

Wynagrodzenie

1. Za prawidłowo wykonane zamówienie Ekspertowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości i na zasadach określonych w Zarządzeniu. Wynagrodzenie należne Ekspertowi z tytułu realizacji danego zadania stanowi całkowite wynagrodzenie należne w tym także za przeniesienie

autorskich praw majątkowych oraz przeniesienia prawa zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich, o których mowa w § 5 Umowy.

2. Ekspert upoważnia Agencję do sporządzenia zestawienia należnego mu wynagrodzenia (dalej

„Lista do zapłaty”), w którym uwzględnia się specyfikację wykonanego zamówienia w ramach danego zadania. Sporządzenie Listy do zapłaty przez Agencję następuje po odebraniu zamówienia, najpóźniej po zakończeniu etapu oceny merytorycznej w danym naborze. Podstawą sporządzenia Listy do zapłaty i warunkiem wypłaty Ekspertowi wynagrodzenia za dane zamówienie jest potwierdzenie przez Agencję prawidłowego wykonania zamówienia.

3. W przypadku Eksperta, którego miejsce zamieszkania dla celów podatkowych znajduje się poza terytorium Rzeczpospolitej Ekspert zobowiązuje się dostarczyć oryginał certyfikatu rezydencji podatkowej. W przypadku niedostarczenia dokumentu, o którym mowa powyżej, wynagrodzenie Eksperta zostanie pomniejszone o zaliczkę potrzebną do zapłaty podatku dochodowego w Polsce.

4. Xxxxxxx zobowiązuje się do wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, na rachunek bankowy wskazany przez eksperta, niezwłocznie po zatwierdzeniu Listy do zapłaty.

5. Za dzień wypłaty wynagrodzenia przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Agencji.

§ 7

Informacje poufne

1. Wszelkie informacje oraz materiały przekazane Ekspertowi w związku z wykonywaniem poszczególnych zamówień, w tym dane osobowe, jak również materiały i informacje wytworzone w wyniku ich wykonania są poufne i nie mogą być bez uprzedniej, pisemnej zgody Agencji udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej, ani ujawnione w inny sposób.

2. Zachowanie poufności nie będzie dotyczyło informacji:

1) które są częścią domeny publicznej w momencie ujawnienia lub wchodzą do domeny

publicznej po ujawnieniu bez naruszenia warunków Umowy przez Eksperta,

2) które były dostępne dla Eksperta przed ich udostępnieniem przez Agencję, pod warunkiem, że nie istnieje żadna przeszkoda prawna do udostępnienia tych informacji,

3) które zostały uzyskane przez Eksperta po ich udostępnieniu przez Agencję, ze źródła innego niż Agencja, pod warunkiem, że nie istnieje żadna przeszkoda prawna do udostępnienia tych informacji,

4) w stosunku do których przepisy prawa powszechnie obowiązującego wymagają ich ujawnienia.

3. Wszelkie informacje otrzymane od Agencji w związku z realizacją zamówień wykorzystywane

będą przez Eksperta wyłącznie w celu realizacji zamówień.

4. Po wykonaniu każdego z zamówień Xxxxxxx jest zobowiązany do usunięcia otrzymanych treści.

5. Ekspert odpowiada za szkodę wyrządzoną Agencji w wyniku naruszenia przez Eksperta zasad poufności, o których mowa w niniejszym paragrafie.

§ 8

Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Eksperta jest Agencja.

2. Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) w celu współpracy z Agencją na zasadach określonych w treści niniejszej umowy oraz w treści innych regulacji, określonych w treści niniejszej umowy, w szczególności zarządzeń Dyrektora Agencji.

3. Przekazanie danych osobowych przez Eksperta jest dobrowolne, ale niezbędne dla współpracy

z Agencją.

4. Dane będą przechowywane przez okres współpracy z danym Ekspertem i po jej zakończeniu, przez okres niezbędny dla dokonania ewentualnych rozliczeń związanych z umową. Dane Eksperta mogą być udostępniane podmiotom (oraz ich przedstawicielom) współpracującym z Agencją przy realizacji zadań, określonych w dokumentach wskazanych w ust. 2 powyżej.

5. Ekspertowi, którego dane dotyczą, przysługuje prawo:

1) żądania dostępu do jego danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia

przetwarzania,

2) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

3) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2 00-193 Warszawa).

6. W sprawach dotyczących danych osobowych Ekspert kontaktuje się z inspektorem ochrony

danych Agencji pod adresem e-mail xxx@xxxx.xxx.xx.

§ 9

Wypowiedzenie umowy

1. Strony mogą wypowiedzieć umowę w każdym czasie. W przypadku przyjęcia zamówienia Ekspert, do czasu jego wykonania, może wypowiedzieć umowę wyłącznie z ważnych przyczyn, z zachowaniem 14 dniowego okresu wypowiedzenia.

2. Agencja może wypowiedzieć Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia z ważnych powodów, w szczególności w przypadku, gdy:

1) Ekspert utracił pełnię praw publicznych,

2) Ekspert utracił pełną zdolność do czynności prawnych,

3) Xxxxxxx został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne lub za umyślne przestępstwo skarbowe,

4) Xxxxxxx został usunięty z Bazy ekspertów,

5) Ekspert utracił uprawnienia wymagane w dziedzinie objętej programem, lub które stanowiły podstawę wpisu Eksperta do Bazy ekspertów,

6) Agencja powzięła informację o zaistnieniu okoliczności uniemożliwiających pełnienie

funkcji Eksperta w sposób bezstronny lub rzetelny,

7) Xxxxxxx zamieścił we wniosku w ramach naboru do Bazy ekspertów lub załączył oświadczenia lub dokumenty niezgodne ze stanem faktycznym,

8) Xxxxxxx odmówił przyjęcia zamówienia bez uzasadnionych przyczyn lub utrudnia pracę związaną z realizacją zadań objętych zamówieniem,

9) Xxxxxxx po przyjęciu zamówienia odmówił wykonania zadania określonego zamówieniem

bez uzasadnionych przyczyn,

10) Ekspert naruszył obowiązki określone w § 3 ust. 5 i 6 oraz § 4 Umowy,

11) Xxxxxxx został pracownikiem Agencji,

12) opóźnienie w realizacji zamówienia przez Eksperta wynosi powyżej 7 dni, z uwzględnieniem § 3 ust. 7.

3. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy powinno nastąpić w formie pisemnej lub dokumentowej pod rygorem nieważności.

4. Udzielone zamówienia, które nie zostały odebrane przez Agencję do dnia rozwiązania Umowy wygasają, z zastrzeżeniem, że czynności dotychczas wykonane przez Eksperta w ramach tych zamówień zostaną odebrane zgodnie z zasadami określonymi w § 6 Umowy.

5. Skorzystanie przez Agencję z uprawnienia do wypowiedzenia Umowy, w szczególności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, nie rodzi po stronie Eksperta jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych wobec Agencji.

§ 10

Zmiany postanowień umowy

1. W przypadku zmiany Zarządzenia, wchodzą one w życie z upływem 7 dni od dnia poinformowania Eksperta, chyba, że Ekspert złoży w tym terminie oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy.

2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, z zastrzeżeniem, że zmiana Zarządzenia następuje poprzez jednostronne oświadczenie Agencji złożone Ekspertowi zgodnie z ust. 1.

3. Zmiany Umowy nie wymaga:

a) § 11 ust. 2 oraz 3 Umowy,

b) dane kontaktowe Stron.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Strony ustalają, że wszelka korespondencja związana z realizacją Umowy będzie prowadzona za pośrednictwem Systemu teleinformatycznego Agencji lub odpowiednio na poniższe adresy e – mail:

1) ze strony Agencji: xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx

2) ze strony Eksperta: [adres e-mail].

3. Osobą odpowiedzialną ze strony Agencji za nadzór nad realizacją Umowy jest x. Xxxxxx

Xxxxxxxxxxx, główny specjalista w Pionie Finansowo-Księgowym.

4. Prawa i obowiązki oraz wierzytelności Eksperta wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na rzecz osób trzecich bez zgody Agencji.

5. Spory związane z realizacją Umowy, nierozstrzygnięte polubownie, rozstrzygane będą przez Sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Agencji.

6. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Załączniki:

1. Zarządzenie Dyrektora Agencji nr 6/2019 ze zm., dostępne pod adresem www: xxx.xxxx.xxx.xx w zakładce Eksperci NAWA.

2. Zarządzenie nr 5/2017 z późn. zm.; dostępne pod adresem www: xxx.xxxx.xxx.xx w zakładce

Eksperci NAWA;

3. Zarządzenie nr 56/2022, dostępne pod adresem www: xxx.xxxx.xxx.xx w zakładce Eksperci NAWA;

4. Wzór formularza danych eksperta dostępny na profilu eksperta za pośrednictwem systemu teleinformatycznego NAWA;

5. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

……………………………….. ………………………………..

Agencja Ekspert