UMOWA NR ………..

Znak postępowania: 1/ZP/IES/2019

Załącznik nr 7 do SIWZ- Wzór umowy

UMOWA NR ………..

(wzór)

zawarta dnia w Lublinie

pomiędzy

Instytutem Europy Środkowej z siedzibą xx. Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx,

reprezentowanym przez: Xxxxx Xxxxxxx – Dyrektora Instytutu Europy Środkowej,

NIP: 712 337 88 11, REGON: 382102374,

zwanym dalej w treści umowy „Zamawiającym”,

i

..................... prowadzącym działalność gospodarczą /wpisaną do Rejestru z siedzibą

przy ................

NIP: ......., REGON:......

zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą”, a łącznie zwanych „Stronami”.

W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Xx. X. x 0000x. poz. 1843), dalej zwanej ustawą, została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług związanych z organizacją podróży służbowych na wydarzenia organizowane w celu współpracy z polskimi i zagranicznymi instytucjami oraz jednostkami naukowymi i akademickimi w kraju i zagranicą.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: dokonywanie rezerwacji, wystawianie, sprzedaż i dostarczanie Zamawiającemu biletów lotniczych, kolejowych, wraz z usługami towarzyszącymi – w szczególności dostarczanie biletów w formie, terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego oraz nabywanie ubezpieczenia NNW i ubezpieczenia bagaży na potrzeby wyjazdów służbowych, oraz pośrednictwo w uzyskaniu i zakupie wiz.

3. Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot umowy sukcesywnie na podstawie zamówień jednostkowych przez cały czas trwania umowy, zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia oraz ofertą Wykonawcy stanowiącymi załączniki do umowy.

4. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania zamówień na połączenia dostępne w danych terminach na danej trasie, kierując się zasadą najniższej ceny biletów i dogodnością połączeń, z zachowaniem uczciwości handlowej oraz wymaganego standardu usług.

§ 2

Termin realizacji

1. Umowa zostaje zawarta na okres 12 miesięcy od dnia jej zawarcia, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Umowa wygasa z upływem okresu na jaki została zawarta lub po wyczerpaniu kwoty o której mowa w § 3 ust. 1 umowy, w zależności co nastąpi pierwsze.

3. Zamawiający powiadomi pisemnie Wykonawcę o fakcie wyczerpania kwoty, o której mowa w § 3 ust. 1 umowy.

4. W przypadku, gdy kwota, na jaką opiewa umowa nie zostanie wyczerpana, a upłynął termin, na jaki została zawarta, o którym mowa w ust. 1, Wykonawcy nie przysługują roszczenia z tego tytułu.

§ 3

Wynagrodzenie

1. Maksymalna wartość wynagrodzenia w okresie obowiązywania umowy wynosi:

..............................brutto (słownie 00/100).

2. Z tytułu realizacji każdego zamówienia jednostkowego Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie zrealizowane usługi, które musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją usługi, w tym:

1) cenę jednostkową taryfy biletów pomniejszoną o wszelkie zniżki promocyjne, specjalne, grupowe i inne przysługujące Zamawiającemu i Wykonawcy;

2) inne opłaty stanowiące czynniki cenotwórcze biletu ( np.: lotniskowe, paliwowe itp.);

3) koszty związane z obsługą rezerwacji (zmiana, odwołanie, wymiana biletu itp.);

4) koszty dostarczenia biletu, faktury(opłaty związane z korespondencją przedstawicieli Stron itp.);

5) opłatę transakcyjną ( w tym prowizja, koszt wystawienia i dostarczenia biletu) z tytułu sprzedaży 1 biletu lotniczego wynoszącą: ................ zł brutto, którą stanowi kwota zaoferowana przez Wykonawcę w ofercie będącej integralną częścią umowy i jest niezmienna przez cały czas jej trwania.

6) opłatę transakcyjną ( w tym prowizja, koszt wystawienia i dostarczenia biletu) z tytułu sprzedaży 1 biletu kolejowego wynoszącą zł brutto, którą stanowi kwota

zaoferowana przez Wykonawcę w ofercie będącej integralną częścią umowy i jest niezmienna przez cały czas jej trwania.

7) opłatę transakcyjną (cena pośrednictwa wizowego w procesie zakupu, odbioru i dostarczenia wiz do siedziby Zamawiającego) z tytułu ……….. wynoszącą zł

brutto, którą stanowi kwota zaoferowana przez Wykonawcę w ofercie będącej integralną częścią umowy i jest niezmienna przez cały czas jej trwania.

3. Składowe wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 1) – 7) obejmują całość przedmiotu zamówienia i zaspokajają wszystkie roszczenia Wykonawcy z tytułu realizacji umowy.

4. Wynagrodzenie nie może obejmować kosztów reklamacji zgłoszonych Wykonawcy przez Zamawiającego, wynikłych ze zdarzeń nie leżących po stronie Zamawiającego. Koszty takich reklamacji ponosi Wykonawca.

5. Za dzień zapłaty wynagrodzenia przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Wszystkie należności Wykonawcy zostaną uregulowane przelewem z konta Zamawiającego na konto Wykonawcy wskazane na fakturze.

6. Za zlecone przez Zamawiającego i zrealizowane przez Wykonawcę zlecenia jednostkowe Zamawiający zobowiązany jest uregulować należność wynikającą z wystawionej przez Wykonawcę faktury, z zastrzeżeniem § 4 umowy.

7. Należności wynikające z wystawionych przez Wykonawcę i zaakceptowanych przez Zamawiającego faktur będą regulowane przelewem bankowym na konto wskazane na

fakturze, w ciągu 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury wraz z kopią biletu i informacją dotyczącą kalkulacji ceny.

8. Termin, o którym mowa w § 3 ust. 7 umowy, uważa się za zachowany, jeżeli obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.

9. Pod pojęciem kalkulacji ceny zamówienia jednostkowego, Zamawiający wymaga każdorazowo w ciągu 24 godziny/godzin, dla każdego zamówienia jednostkowego, przedstawienia 3 wariantów - ofert przelotów na zamawianej trasie i w danym terminie, w celu umożliwienia wyboru najlepszej oferty cenowej w stosunku do potrzeb i określonych przez pracownika możliwości finansowych z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny oraz najkrótszej trasy i czasu podróży.

10. Wykonawca nie może przenosić wierzytelności wynikającej z umowy na rzecz osoby trzeciej, bez pisemnej zgody Zamawiającego. Treść dokumentów, dotyczących przenoszonej wierzytelności (umowy o przelew, pożyczki, zawiadomienia, oświadczenia, przekazu, itp.), nie może stać w sprzeczności z postanowieniami niniejszej umowy.

11. Wykonawca oświadcza, że na dzień zlecenia przelewu rachunek bankowy określony na fakturze, figuruje w wykazie podmiotów o którym mowa w art. 96 b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2018r. poz. 2174 z późniejszymi zmianami).

§ 4

Kary umowne

1. Zamawiający zastrzega możliwość nałożenia na Wykonawcę następujących kar:

1) w przypadku niewykonania usługi w terminie dotyczącym zamówienia jednostkowego, Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie i zwrot poniesionych kosztów, a Zamawiający ma prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 50% wynagrodzenia brutto za dane zamówienie jednostkowe;

2) w przypadku nienależytego wykonania usługi x.xx. poprzez realizację usługi w terminie uniemożliwiającym wykorzystanie biletów, oferowanie realizacji umowy niezgodnie z ofertą oraz zamówieniem jednostkowym – Zamawiający ma prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 30% wynagrodzenia brutto za dane zamówienie jednostkowe.

3) za zwłokę w przedstawieniu ofert przelotów na zamawianej trasie w czasie określonym w § 3 ust. 9 oraz za niedotrzymanie ilości przedstawionych wariantów przelotu określonej w § 3 ust. 9 - w wysokości 10% wartości brutto jednostkowego zamówienia za każdą rozpoczętą godzinę, w której nastąpiła zwłoka lub za każdą 1 ofertę mniej od deklarowanej

4) W razie niewykonania usługi w terminie ustalonym w zamówieniu jednostkowym, ale umożliwiającym wykorzystanie biletów według oceny Zamawiającego,

2. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień dotyczących minimalnego poziomu zatrudnienia na podstawie umów o pracę osób realizujących zamówienie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu za każde stwierdzone naruszenie, karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto o którym mowa w § 3 ust. 1, za każdy etat, poniżej poziomu określonego w ofercie, przy czym zapłacenie kary umownej nie zwalnia Wykonawcy ze zobowiązania wynikającego z § 7 ust. 5 umowy (jeżeli dotyczy).

3. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunku realizacji przedmiotu umowy przez osobę niepełnosprawną, o której mowa w § 7 ust. 4 Zamawiający naliczy Wykonawcy karę

umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia brutto określonego w § 3 ust. 1. (jeżeli dotyczy).

4. W przypadku, gdy na dzień zlecenia przelewu rachunek bankowy Wykonawcy określony na fakturze nie figuruje w wykazie podmiotów o którym mowa w art. 96 b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, Zamawiający jest uprawniony do żądania zapłaty kary umownej w wysokości 10% ceny brutto za dane zamówienie jednostkowe.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontrolowania cen biletów zamawianych u Wykonawcy. W razie udowodnienia przez Zamawiającego, że w dniu wykupu istniał tańszy wariant podróży niż zaoferowany przez Wykonawcę, Wykonawca zwróci Zamawiającemu różnicę w cenie biletów oraz zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 25% wynagrodzenia brutto za każde zamówienie jednostkowe, którego sprawa dotyczy.

6. Zamawiający ma prawo potrącenia kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia, po uprzednim wystawieniu noty obciążeniowej.

7. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z należnego mu wynagrodzenia.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody, niezależnie od kar umownych.

9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia audytu realizacji umowy przez Wykonawcę. W przypadku wykazania nieprawidłowości, po przeprowadzonym audycie, w zakresie świadczonej przez Wykonawcę usługi, w szczególności przedstawionych cen biletów, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia zwrotu utraconych korzyści.

10. Za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 5% wartości umowy brutto określonej w § 3 ust. 1 umowy.

§ 5

Odstąpienie od umowy

1. Zamawiający może odstąpić od umowy w trybie natychmiastowym w określonych przypadkach:

1) Wykonawca, pomimo dwukrotnego pisemnego wezwania przez Zamawiającego do poprawienia jakości świadczenia umowy, nadal wykonuje umowę w sposób nienależyty,

2) po drugim stwierdzeniu przez Zamawiającego wystąpienia sytuacji naruszenia warunków umowy, opisanych w § 4 ust. 5 umowy,

3) wystąpią istotne zmiany okoliczności powodujące, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;

2. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy powinno zostać złożone w terminie 30 dni od dnia w którym strona dowiedziała się o przyczynie odstąpienia.

3. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w trybie art. 145 ustawy.

4. Oświadczenie woli o odstąpieniu od umowy bez wypowiedzenia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany zrealizować wszystkie wcześniej przyjęte zlecenia.

6. Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy od zapłaty kar umownych i odszkodowania na zasadach ogólnych.

§ 6

Zmiany umowy

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień umowy w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów w zakresie mającym wpływ na realizację umowy.

2. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie, w formie aneksu do umowy, pod rygorem nieważności takiej zmiany. Zmiany nie mogą naruszać postanowień zawartych w art. 144 ustawy.

3. Inicjatorem zmian może być Zamawiający lub Wykonawca poprzez pisemne wystąpienie w okresie obowiązywania umowy zawierające opis proponowanych zmian i ich uzasadnienie.

§ 7

Postanowienia końcowe

1. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad realizacją niniejszej umowy z ramienia Zamawiającego jest:

......................... tel. ....................., e-mail: .............................

2. Osobą odpowiedzialną za realizację niniejszej umowy z ramienia Wykonawcy jest:

.......................... tel. ......................., e-mail: .............................

3. Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o każdej zmianie osoby nadzorujące realizację umowy po jego stronie.

4. Wykonawca zobowiązuje się zatrudnić przy realizacji przedmiotu zamówienia co najmniej jedną osobę niepełnosprawną, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.

U. z 2016 r. poz. 2046). Wykonawca przedstawi najpóźniej w terminie 10 dni od dnia podpisania umowy do wglądu dokumenty potwierdzające niepełnosprawność oraz aktualną/e umowę/y zawartą/e z osobą/ami która/e będzie/ą realizowała przedmiot umowy w zakresie wykonania przedmiotu umowy. Z przedmiotowej kontroli wskazane w ust 1 i ust 2 osoby z obu Stron umowy sporządzą notatkę, w której zostanie stwierdzone czy Wykonawca spełnia warunek zatrudnienia wymaganej osoby. Stwierdzenie naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania w zakresie zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością będzie skutkowało naliczeniem kary, o której mowa w § 4 ust. 3 umowy.* /*dotyczy wyłącznie Wykonawcy, który zadeklaruje w ofercie zaangażowanie w realizację zamówienia osoby z niepełnosprawnością/.

5. Wykonawca zobowiązuje się, zatrudnić na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy) w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż wynikającym z ilości godzin, które dany pracownik przepracuje u Zamawiającego, …….

Osobę/Osób, które będą realizowały umowę (zgodnie ze złożoną ofertą). W przypadku zatrudnienia osób, o których mowa w zdaniu poprzedzającym obowiązują następujące zasady:

1) Wykonawca najpóźniej w terminie 10 dni od dnia podpisania Umowy przedstawi Zamawiającemu do wglądu zanonimizowane kopie umów o pracę z tymi osobami, (udostępniony zakres danych: imię i nazwisko osób, które świadczyć będą czynności na rzecz zamawiającego, datę zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę oraz wymiar etatu). Wskazane w ust. 1 i ust. 2 osoby z obu Stron umowy sporządzą notatkę, w której zostanie stwierdzone czy Wykonawca spełnił warunek zatrudnienia na podstawie umów o pracę osób w zadeklarowanej w ofercie liczbie etatów.

2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontrolowania spełniania przez Wykonawcę zobowiązania zatrudniania na podstawie umowy o pracę osób z Zespołu Wykonawcy oraz osoby niepełnosprawnej, w trakcie całego okresu realizacji Projektu. Wykonawca

na żądanie Zamawiającego będzie zobowiązany do przedstawienia do wglądu kopii aktualnych umów zawartych z tymi osobami. Z przedmiotowej kontroli wskazane w ust. 1 i ust. 2 osoby z obu Stron Umowy sporządzą notatkę, w której zostanie stwierdzone czy Wykonawca spełnia warunek zadeklarowanego poziomu zatrudnienia na podstawie umów o pracę. Stwierdzenie naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania w zakresie wymaganego poziomu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób realizujących zamówienie lub zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, będzie skutkowało naliczeniem kary, o której mowa odpowiednio w § 4 ust. 2 i ust 3 umowy.*

/*dotyczy wyłącznie Wykonawcy, który zadeklaruje w ofercie zaangażowanie w realizację zamówienia osoby/osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę/.

6. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawiania na wezwanie Zamawiającego oświadczeń dotyczących sposobu zatrudniania osób realizujących zamówienie zadeklarowanych przez niego w ofercie, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia przez cały okres obowiązywania umowy oraz zatrudniania osoby niepełnosprawnej. (jeżeli dotyczy)

7. Strony dopuszczają zmianę osób realizujących zamówienie zadeklarowanych w ofercie. Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Zamawiającego o zamiarze zmiany osób i przedstawienia odpowiednio dokumentów i oświadczeń o których mowa w ust. 5 i ust. 6.

8. Wykonawca ma świadomość, iż umowa i dane go identyfikujące podlegają udostępnieniu na podstawie informacji o dostępie do informacji publicznej i stanowią informację publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2019, poz. 1429 z późn. zm.).

9. Wykonawca w terminie do 5 dni roboczych od dnia zawarcia niniejszej umowy, jednak przed przystąpieniem do prac z danymi osobowymi zobowiązany jest zawrzeć z Zamawiającym umowę o Powierzeniu Przetwarzania Danych Osobowych zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 3 do umowy.

10.W spraw nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego i innych obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.

11.Wszelkie spory wynikające z realizacji umowy Strony rozstrzygać będą w miarę możliwości w sposób polubowny.

12.W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia w sposób określony ust. 11, sprawy sporne będą rozstrzygane przez Sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.

13.Postanowienia umowy mają charakter rozłączny, a uznanie któregokolwiek z nich za nieważne, nie uchybia mocy wiążącej pozostałych.

14.Wykonawca nie ma prawa bez uzyskania wcześniejszej pisemnej zgody Zamawiającego przelać na osoby trzecie jakichkolwiek uprawnień wynikających z umowy na realizację przedmiotu zamówienia, a w szczególności nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego zlecić innemu podmiotowi gospodarczemu wykonywania umowy w całości lub w części.

15.Umowa została zawarta w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.

Załączniki do umowy:

1. załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia;

2. załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy

3. załącznik nr 3 – Wzór Umowy o Powierzeniu Przetwarzania Danych Osobowych

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

ZAŁĄCZNIK NR 3 DO UMOWY nr …… z dnia …………..

Znak postępowania: 1/ZP/IES/2019

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych W Instytucie Europy Środkowej

zawarta dnia ……… w (miejscowość)

pomiędzy:

Instytutem Europy Środkowej z siedzibą w Lublinie, adres Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx posiadającym XXX 0000000000, REGON 382102374 reprezentowanym przez: dyrektor Xxxxx Xxxxxxx

Zwanym/ą dalej Podmiotem powierzającym lub Administratorem Danych

a

……………………………………………………………….. z siedzibą w ……………………….. adres ……………………

Wpisaną/ego do rejestru przedsiębiorców przez Sąd ……………………………………………………………

……………………………………………….. pod nr KRS /lub wpisaną/ego do CEIDG

…………………………………………………. posiadającą/cym NIP……………………………………………………….

REGON……………………………………………… reprezentowaną/ym przez: …………………………………….

Zwanym/ą dalej Podmiotem przetwarzającym Dalej łącznie jako strony

Mając na uwadze, że:

I. Strony zawarły umowę …………….. („Umowa podstawowa), w związku z wykonywaniem której Administrator Danych powierzy Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie określonym niniejszą Umową;

II. Celem Umowy jest ustalenie warunków, na jakich Podmiot przetwarzający wykonuje operacje przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora Danych;

III. Strony dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania Danych Osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE L 119, s.1) – dalej RODO, Rozporządzeniem.

Strony zawierają Umowę o następującej treści

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest określenie zasad i warunków współpracy pomiędzy Stronami w zakresie przetwarzania przez przetwarzającego danych osobowych.

2. Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie obowiązywania Umowy Podstawowej.

3. Administrator Xxxxxx oświadcza, że jest Administratorem i że ma prawo podejmowania decyzji o celach i środkach przetwarzania powierzanych danych.

4. Administrator Danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej Rozporządzeniem) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.

5. Podmiot przetwarzający oświadcza, że dokonał wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie powierzonych danych spełniało wymogi rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Podmiot powierzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

6. Podmiot przetwarzający oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie niniejszej Umowy, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności Podmiot przetwarzający oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych wynikające z Rozporządzenia oraz stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§ 2

Zakres i cel przetwarzania danych

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie Umowy Podstawowej dane (*należy podać rodzaj danych) np. dane zwykłe oraz

dane szczególnych kategorii ……………. w tym (* należy wymienić rodzaj: imię i

nazwisko, adres zamieszkania, numer NIP, numer telefonu komórkowego, adres poczty e-mail, adres IP, numery telefonu, adres zamieszkania, data urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, imiona rodziców, numer rachunku babkowego itp., dane szczególnych kategorii i dane karne to: dokumentacja medyczna, dane dzieci, dane nieustrukturyzowane) , wskazane dane dotyczą: ……………………(*należy podać kategorię osób, których dane dotyczą) np. pracowników administratora, klientów administratora , osoby z którymi klienci Administratora Danych wchodzą w interakcje społeczne, kontrahenci (odbiorcy i dostawcy) klientów Administratora Danych, odbiorcy korespondencji elektronicznej klientów Administratora Danych itd.)

2. Powierzone przez Administratora Danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu ……………………….. (*należy podać cel przetwarzania danych przez podmiot przetwarzający) np. korzystanie z usług zewnętrznej księgowości/biura rachunkowego, zewnętrzne usługi helpdesku, zewnętrzne archiwum itp.

3. Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora Danych. Dotyczy to także przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba, że

obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podmiot przetwarzający podlega.

4. Jeśli obowiązek działania o którym mowa w § 2 ust. 3 nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający ma obowiązek poinformowania Administratora Danych o tym obowiązku na piśmie, chyba, że prawo zabrania udzielania takiej informacji.

§ 3

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia. Stwierdzenie przez Administratora Danych braku spełnienia tych środków lub nienależytego ich spełnienia przed przekazaniem lub po przekazaniu danych do przetwarzania danych stanowi podstawę do wypowiedzenia przez Administratora Danych niniejszej Umowy ze skutkiem natychmiastowym.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej Umowy oraz prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do dostępu do danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej Umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

4. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi Danych w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.

5. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Podmiot powierzający usuwa/ zwraca Administratorowi Danych wszelkie dane osobowe (proszę o wybranie czy podmiot przetwarzający powinien usunąć czy też zwrócić dane) oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie tych danych osobowych.

6. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi Danych, jednak nie później niż w ciągu

….. (*można wskazać np. w ciągu 24 h).

7. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi Danych wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełniania obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi Danych lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora Danych przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji i przyczynia się do nich. Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora Danych, jeżeli

jego zdaniem wydane mu polecenie w tym zakresie stanowi naruszenie Rozporządzenia lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.

8. Jeżeli Podmiot przetwarzający ma zamiar lub obowiązek przekazać dane poza EOG, informuje o tym Administratora Danych, w celu umożliwienia Administratorowi Danych podjęcia decyzji i działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem lub zakończenia powierzenia przetwarzania.

9. Jeżeli Podmiot przetwarzający poweźmie wątpliwości co do zgodności z prawem wydanych przez Administratora Danych poleceń lub instrukcji, Podmiot przetwarzający poinformuje Administratora Danych o stwierdzonej wątpliwości, brak odniesienia się Administratora Danych do przekazanej informacji daje prawo Podmiotowi przetwarzającemu do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.

10. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ograniczenia dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób, których dostęp do danych jest potrzebny do realizacji Umowy i posiadających odpowiednie upoważnienie.

11. Jeśli Podmiot przetwarzający wykorzystuje w celu realizacji Umowy zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, Podmiot przetwarzający informuje o tym Administratora Danych w celu i w zakresie niezbędnym do wykonania przez Administratora Danych obowiązku informacyjnego.

§ 4

Obowiązki Administratora Danych

1. Administrator Xxxxxx zobowiązany jest współdziałać z Podmiotem przetwarzającym w wykonaniu Umowy, udzielać Podmiotowi przetwarzającemu wyjaśnień w szczególności w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora Danych, jak też wywiązywać się terminowo ze swoich szczegółowych obowiązków.

§ 5

Prawo kontroli

1. Administrator Danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy.

2. Administrator Danych ma obowiązek poinformować Podmiot przetwarzający z wyprzedzeniem ……. -dniowym o planowanej kontroli (*należy wpisać z ilu dniowym wyprzedzeniem Administrator Danych informuje o kontroli). Strony zgodnie ustalają, że informacja będzie przekazana … (drogą mailową/formą listowną) ….. na adres……………..

3. Po przeprowadzonej kontroli zgodnie z zasadami wyrażonymi w § 5 ust. 1 i 2 zostanie sporządzony protokół stwierdzający stan przetwarzania danych przez Podmiot przetwarzający.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora Danych nie dłuższym niż dni (*strony termin mogą określić dowolnie).

5. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi Danych wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§ 6

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora Danych.

2. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora Danych za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

3. Lista podprzetwarzających zaakceptowanych przez Administratora Danych stanowi Załącznik nr 1 do Umowy – Lista Zaakceptowanych podprzetwarzających.

4. Dokonując podpowierzenia Podmiot przetwarzający ma obowiązek zobowiązać Podprzetwarzającego do realizacji wszystkich obowiązków Podmiotu przetwarzającego wynikających z niniejszej Umowy powierzenia, z wyjątkiem tych, które nie mają zastosowania ze względu na naturę konkretnego podpowierzenia.

§ 7

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

2. Jeżeli Podmiot przetwarzający naruszy niniejszą Umowę przy określaniu celów i sposobów przetwarzania, uznaje się go za Administratora Danych w odniesieniu do tego przetwarzania.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora Danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora Danych.

4. Podmiot przetwarzający powiadamia Administratora Danych o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych nie później niż w 24 godziny od pierwszego zgłoszenia.

5. W przypadku stwierdzenia naruszenia, stosowne powiadomienie naruszenia powinno być przesłane wraz z niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Administratorowi Danych spełnienie obowiązku powiadomienia organu nadzoru.

6. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które Rozporządzenie nakłada bezpośrednio na Podmiot przetwarzający lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora Danych lub wbrew tym instrukcjom – chyba, że były one niezgodne z Rozporządzeniem.

§8

Czas obowiązywania umowy

1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas nieokreślony/określony* od ….. do lub Niniejsza umowa została zawarta na czas obowiązywania Umowy

Podstawowej.

2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem * okresu

wypowiedzenia.

§ 9

Rozwiązanie umowy

1. Administrator Danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Podmiot przetwarzający:

a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;

b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową;

c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora Danych;

2. Podmiot przetwarzający dane może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Administrator Danych:

a) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Rozporządzeniem,

b) uniemożliwia lub utrudnia Podmiotowi przetwarzającemu wykonywanie postanowień niniejszej umowy.

§ 10

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora Danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora Danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

§11

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.

3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Administratora Danych (lub Podmiotu przetwarzającego w zależności od postanowień stron).

4. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana do Administratora danych na adres: ……….. lub adres e-mail: ……….

5. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana do Podmiotu przetwarzającego na adres …………………… lub adres e-mail: ………………..

Administrator Danych Podmiot przetwarzający