Contract
I. DEFINICJE
1. dyplomowanie – nadawanie magistrantom i studentom ostatnich lat studiów licencjackich – stacjonarnych i niestacjonarnych tytułu zawodowego: „licencjat” oraz „magister”, a w tym warunki, które muszą być spełnione oraz czynności konieczne, by tytuł zawodowy mógł zostać nadany (ogólne zasady dotyczące realizacji pracy dyplomowej i złożenia egzaminu dyplomowego oraz wydawania dyplomu ukończenia studiów)
2. absolwent – osoba, która w danym roku akademickim była studentem ostatniego roku: studiów pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolitych studiów magisterskich i złożyła egzamin odpowiednio licencjacki lub magisterski na UKSW w terminie przewidzianym w regulaminie studiów
3. USOS – Uniwersytecki System Obsługi Studiów; system informatyczny służący do zarządzania tokiem studiów
4. APD w USOS – archiwum prac dyplomowych w systemie USOS
II. CEL
Usprawnienie i ujednolicenie procesu dyplomowania studentów ostatnich lat studiów trzech kierunków studiów stacjonarnych/niestacjonarnych, pierwszego/drugiego stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich, prowadzonych na WFCh.
III. ZAKRES
Procedura obejmuje: studentów ostatnich lat kierunków studiów stacjonarnych i niestacjonarnych, pierwszego i drugiego stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich, prowadzonych na WFCh, promotorów, recenzentów, wykładowców WFCh UKSW.
IV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Student :
• bieżące monitorowanie swoich danych, zwłaszcza karty przebiegu studiów w systemie USOS
• aktualizowanie swoich danych, przez zgłaszanie wniosków do dziekanatu
• terminowe uzyskanie zaliczeń i ocen, kończących zajęcia
• monitorowanie elektronicznej karty przebiegu studiów w USOS
• terminowe złożenie w dziekanacie WFCh pracy dyplomowej wraz z wszelką konieczną dokumentacją, zgodnie z
wytycznymi pkt. V/1.
• postępowanie zgodne z „Instrukcją postępowania studenta w procesie dyplomowania”, zamieszczoną na stronie
WFCh
2. Wykładowca:
• terminowe zaliczenie prowadzonych zajęć, zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKSW, dotyczącym harmonogramu
roku akademickiego
• terminowe wpisanie zaliczeń i ocen do USOS – niezwłocznie po przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów i nie
później, niż tydzień przed datą egzaminów dyplomowych
• gdy Wykładowca jest promotorem lub recenzentem – w trakcie egzaminów dyplomowych postępowanie zgodne z „Instrukcjami”
3. Promotorzy / recenzenci:
• terminowe przyjęcie ostatecznej wersji prac dyplomowych – najpóźniej trzy tygodnie przed datą egzaminu
dyplomowego, zgodnie z harmonogramem egzaminów dyplomowych
• zatwierdzenie pracy dyplomowej w APD – termin jak wyżej
• wytypowanie recenzenta na wniosku o powołanie komisji egzaminu dyplomowego
• wpisanie do APD w USOS recenzji prac dyplomowych – najpóźniej na trzy dni przed egzaminem dyplomowym
• terminowe złożenie w dziekanacie WFCh recenzji prac dyplomowych – najpóźniej na trzy dni przed egzaminem
dyplomowym (w wersji papierowej, z własnoręcznym podpisem)
• w trakcie egzaminów dyplomowych postępowanie zgodne z Instrukcjami
4. Dziekanat:
• przyjmowanie kompletu dokumentów niezbędnych w procesie dyplomowania (PODPIS składa OSOBA PRZYJMUJĄCA DOKUMENTY)
• aktualizowanie w trybie natychmiastowym statusu studentów
• aktualizowanie i uzupełnianie brakujących danych, dotyczących studentów
• opracowanie dokumentacji elektronicznej każdego studenta w USOS
• przygotowanie dokumentacji elektronicznej i papierowej do egzaminu dyplomowego (PODPIS składa OSOBA
PRZYGOTOWUJĄCA DOKUMENTACJĘ DO EGZAMINU LIC. / MGR.)
• wydruk z USOS karty przebiegu studiów
• w przypadku powtarzania roku sprawdzenie, czy jest wniesiona opłata
• w przypadku studentów niestacjonarnych – sprawdzenie, czy jest wniesiona opłata za studia
• sprawdzenie, czy praca jest zarchiwizowana
• sprawdzenie, czy w teczce studenta jest podanie o zatwierdzenie tematu pracy
• przygotowanie harmonogramu egzaminów dyplomowych – w porozumieniu z promotorami, recenzentami, przewodniczącymi egzaminów dyplomowych. Rozesłanie harmonogramu do promotorów i recenzentów pocztą elektroniczną
• umieszczanie na stronach internetowych wydziału harmonogramu egzaminów dyplomowych
• przygotowanie dyplomu (część A oraz część B – suplement)
5. Kierownik Dziekanatu
Organizacja i przeprowadzenie wskazanych działań dziekanatu
V. SPOSÓB POSTĘPOWANIA
1. Konieczne dokumenty do złożenia w dziekanacie przed egzaminem dyplomowym:
• praca dyplomowa (dwustronnie drukowana)
• karta pracy dyplomowej z podpisem promotora i studenta
• oświadczenia „antyplagiatowe” studenta i promotora, dotyczące pracy dyplomowej
• raport z systemu antyplagiatowego JSA podpisany przez promotora
• podanie o zatwierdzenie tematu pracy
• wniosek o powołanie komisji egzaminu dyplomowego – APD (UWAGA – podpis promotora)
• karta praktyk – dotyczy kierunków: psychologia i ochrona środowiska (UWAGA – podpis koordynatora WFCh,
który zalicza praktyki oraz pracownika Xxxxx Xxxxxx)
• licencja na udzielenie UKSW prawa na udostępnienie pracy w wersji drukowanej i elektronicznej
• osiągnięcia (nieobowiązkowe)
• zdjęcia (4 sztuki) lub ewentualnie 5 (do dyplomu w wersji angielskiej) format 4,5 x 6,5 cm
• ewentualnie podanie o suplement w j. angielskim (UWAGA – decyzja prodziekana w USOS)
• potwierdzenie opłaty za dyplom w języku polskim oraz – jeśli jest wniosek – za dyplom w języku angielskim
• karta obiegowa (on-line)
2. Przygotowanie dokumentacji elektronicznej i papierowej do egzaminu dyplomowego:
• sprawdzenie, czy jest papierowa i elektroniczna wersja recenzji pracy dyplomowej w APD USOS (UWAGA –
podpisy promotora i recenzenta)
• uzupełnienie w USOS danych o składzie komisji egzaminu dyplomowego
• uzupełnienie w USOS danych o egzaminie dyplomowym: data
• wyliczenie średniej ocen z toku studiów dyplomanta
• wydrukowanie i opieczętowanie protokołu egzaminu magisterskiego lub licencjackiego
• uporządkowanie dokumentacji w teczce studenta
(UWAGA – PODPIS składa OSOBA PRZYGOTOWUJĄCA DOKUMENTACJĘ DO EGZAMINU DYPLOMOWEGO)
3. Archiwizacja prac dyplomowych
• Prace dyplomowe na WFCh są archiwizowane w formie elektronicznej i papierowej.
• Archiwizacja prac dyplomowych w formie elektronicznej obejmuje umieszczenie przez dyplomanta pliku w APD
• Jeden egzemplarz w formie dwustronnego wydruku, w miękkich i przezroczystych okładkach, przechowywany
jest w aktach osobowych absolwenta i wraz z aktami absolwenta przechowywany jest przez 50 lat.
4. W przypadku niezłożenia kompletnej dokumentacji przez studenta, przygotowującego się do egzaminu dyplomowego – student ów wraz z promotorem, nie może zostać uwzględniony w harmonogramie egzaminów dyplomowych. W przypadku takim będzie wpisany na kolejny termin, po spełnieniu koniecznych warunków
5. W przypadku niezłożenia przez recenzenta lub promotora recenzji pracy dyplomowej – zarówno w wersji papierowej z podpisem, jak również elektronicznej w systemie APD – promotor wraz z określonym studentem nie może zostać uwzględniony w harmonogramie egzaminów dyplomowych. W przypadku takim będzie wpisany na kolejny termin, po uzupełnieniu recenzji
6. W przypadku zdarzenia losowego, skutkującego nieobecnością przewodniczącego, promotora lub recenzenta na
egzaminie dyplomowym – konieczność niezwłocznego zgłoszenia tego faktu do dziekana/prodziekana