ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

§ 1.

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług archiwizacji w zakresie porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji celem przekazania do archiwum zakładowego wraz przygotowaniem spisów zdawczo-odbiorczych akt, a także ułożenie uporządkowanej dokumentacji na regałach w miejscu i układzie ustalonym przez Zamawiającego, zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, którego kopia stanowi załącznik nr 1 do umowy (dalej: SOPZ) oraz zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia , której kopia stanowi załącznik nr 2 do umowy (dalej: Oferta).

2. Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji obejmuje następujące wielkości:

1) materiały archiwalne kat. A i dokumentacja niearchiwalna kat. B o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat – około 353 m.b.;

2) dokumentacja niearchiwalna kat. B – około 142 m.b.

3. Zamawiający zastrzega, że ilość dokumentacji wskazana w ust. 2 i określona w SOPZ jest orientacyjna. Faktyczna ilość dokumentów w stosunku do oszacowanej może ulec zmianie. Wykonawcy nie przysługuje prawo zgłoszenia roszczeń w przypadku zmniejszenia ilości dokumentów w stosunku do wskazanych w ust. 2 i do poziomu wynagrodzenia określonego w § 9 ust. 2 Umowy.

§ 2.

Zakres czynności

Wykonanie usługi obejmuje w szczególności:

1) nadanie właściwej kategorii archiwalnej w oparciu o Jednolity rzeczowy wykaz akt Zamawiającego udostępniony Wykonawcy przed przystąpienia do realizacji zamówienia;

2) uporządkowanie i zewidencjonowanie dokumentacji kat. A i kat. B zgodnie z zasadami określonymi w SOPZ;

3) sporządzenie ewidencji akt w postaci elektronicznych i papierowych spisów zdawczo- odbiorczych, w tym odrębnie dla materiałów archiwalnych (w 4 egzemplarzach) i dokumentacji niearchiwalnej (w 3 egzemplarzach);

4) nadanie sygnatur archiwalnych w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego

(w lewym dolnym rogu teczki);

5) spakowanie dokumentów będących przedmiotem umowy w teczki i pudła

archiwizacyjne;

6) oznakowanie teczek i pudeł archiwizacyjnych w sposób ustalony z przedstawicielem

Zamawiającego;

7) przewiezienie dokumentacji z siedziby Zamawiającego do wskazanej w § 3 lokalizacji oraz ułożenie jej na półkach w porządku ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego.

§ 3.

Miejsce i termin wykonania umowy

1. Wykonywanie prac odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego, w Krakowie, przy ul. Xxxxxxxxxxxxx 16, w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego tj. 8.00-16.00. Opracowana dokumentacja będzie przewożona sukcesywnie z siedziby Zamawiającego, na koszt i ryzyko Wykonawcy, do magazynu Archiwum Zakładowego w Krakowie, przy xx.

Xxxxxxx 00X i układana na półkach w porządku ustalonym z przedstawicielem

Zamawiającego.

2. Zamawiający na czas archiwizowania dokumentacji udostępni Wykonawcy pomieszczenie znajdujące się w siedzibie Zamawiającego.

3. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy w terminie 24 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wcześniejszego wyczerpania kwoty, o której mowa w § 9 ust. 2. Przez realizację przedmiotu umowy należy rozumieć podpisanie bez zastrzeżeń protokołu odbioru ostatniej partii dokumentacji przeznaczonej do zarchiwizowania.

4. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz związanych z nimi ograniczeń w przemieszczaniu się, Zamawiający zastrzega sobie prawo do czasowego wstrzymania wykonywania prac. Termin realizacji zamówienia zostanie wydłużony proporcjonalnie do okresu, na jaki prace zostały wstrzymane. Wykonawcy nie przysługuje odszkodowanie/rekompensata za okres wstrzymania prac.

§ 4.

Sposób i warunki realizacji umowy

1. Wykonawca w ramach wynagrodzenia określonego w niniejszej umowie zobowiązuje się

do zapewnienia, w szczególności:

1) personelu, w odpowiedniej liczbie, posiadającego kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania usługi;

2) właściwej ilości i jakości urządzeń i materiałów biurowych niezbędnych do wykonania usługi, w szczególności teczek i pudeł archiwizacyjnych, kwasowych oraz bezkwasowych, etykiet oraz innych materiałów niezbędnych do wykonania usługi:

a) Wykonawca we własnym zakresie ustali ilość materiałów niezbędnych do wykonania usługi, w tym materiałów biurowych, teczek i pudeł (uwzględniając teczki i pudła bezkwasowe). Całkowity koszt zakupu materiałów ponosi Wykonawca,

b) materiały archiwizacyjne muszą być fabrycznie nowe, nienoszące znamion użytkowania, wolne od wad, pełnowartościowe w pierwszym gatunku, spełniające wymogi opisane w SOPZ. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, iż zostały dostarczone materiały archiwizacyjne o nieodpowiedniej jakości, w tym uszkodzone lub niespełniające warunków określonych w niniejszej umowie, Wykonawca zostanie wezwany do ich wymiany, bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu,

c) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić na własny koszt i ryzyko transport oraz wniesienie materiałów archiwizacyjnych niezbędnych do wykonania usługi.

2. Wykonawca zobowiązuje się, że przy wykonywaniu zobowiązań wynikających z niniejszej umowy dołoży należytej staranności wymaganej w stosunkach gospodarczych od podmiotów profesjonalnie świadczących swoje usługi, w szczególności dołoży wszelkich starań w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa dla informacji wrażliwych, w jakich posiadanie wejdzie w związku z realizacją niniejszej umowy.

3. Wszelkie materiały przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z wykonaniem umowy, a także powstałe w wyniku jej wykonania – pisemne, graficzne, zapisane w formie elektronicznej lub w inny sposób – nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego kopiowane, skanowane ani w jakikolwiek inny sposób utrwalane i udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej ani ujawnione w inny sposób.

4. Wykonawca nie może wynosić dokumentacji poza miejsce realizacji zamówienia (za wyjątkiem przewożenia opracowanej dokumentacji do wskazanego magazynu Archiwum Zakładowego).

5. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie uprawnienia i zezwolenia wymagane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, do wykonywania usługi.

6. Przy realizacji postanowień niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest do uwzględniania wskazówek i zaleceń Zamawiającego zgłaszanych w trakcie wykonywania zobowiązań objętych niniejszą umową, a także do informowania Zamawiającego o wszelkich przeszkodach w jej realizacji.

7. Wykonawca oświadcza, że uzyskał od Zamawiającego wszelkie informacje niezbędne do

prawidłowego wykonania umowy.

8. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym przez siebie personelem oraz nad współpracującymi z Wykonawcą podwykonawcami* a także za dopełnienie wszelkich zobowiązań związanych z zatrudnieniem personelu oraz z zawarciem umów z podwykonawcami*.

9. Realizacja umowy odbywa się na koszt i ryzyko Wykonawcy.

§ 5.

Podwykonawcy

1. Wykonawca powierzy następującym podwykonawcom: <nazwa

podwykonawcy, imię i nazwisko osoby wyznaczonej do kontaktu, adres e-mail oraz numer telefonu> następujące prace/ części umowy:…………………………<nazwa części>./ Wykonawca nie powierzy wykonania umowy w całości lub części*.

2. Podwykonawca ………..<nazwa podwykonawcy> jest/nie jest* podmiotem, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawca zobowiązuje się informować Xxxxxxxxxxxxx o wszelkich zmianach w realizacji umowy przez podwykonawców, w tym w szczególności do zawiadamiania o wszelkich zmianach danych, o których mowa w ust. 1 oraz do przekazywania informacji na temat zmiany podwykonawcy.

4. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

5. Jeżeli Wykonawca powierza w całości lub w części wykonanie umowy podwykonawcom wówczas za działania lub zaniechania podwykonawców ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

6. W razie powzięcia przez Zamawiającego informacji o wykonywaniu przez podwykonawców zobowiązań umownych w innym zakresie niż wskazany w ofercie, Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, niezależnie od prawa odmowy wypłaty wynagrodzenia za zobowiązania wykonywane przez tych podwykonawców.

§ 6.

Personel

1. Wykonawca zapewnia, że dysponuje personelem posiadającym wiedzę, kwalifikacje oraz

doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu Umowy

2. Wykonawca zobowiązuje się, że jego personel przeznaczony do wykonania usługi będzie spełniać wymagania określone w umowie, w tym w niniejszym paragrafie, oraz SOPZ. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności, że w skład personelu skierowanego do wykonania przedmiotu umowy będą wchodziły ….. osoby spełniające wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadane praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 Nr 68, poz. 596). Osoby te będą uczestniczyły osobiście w wykonaniu przedmiotu umowy.

3. Zamawiający może w każdym czasie zażądać dokumentów poświadczających spełnienie przez pracowników Wykonawcy wymagań określonych w ust. 2, które Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu w terminie 10 dni od daty otrzymania takiego wezwania.

4. Wykonawca oświadcza, że dla celów realizacji zamówienia będzie dysponował ……. osobami zatrudnionymi przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1320). Zamawiający nie wymaga zatrudnienia na pełny etat.

5. Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca lub podwykonawca będący osobą fizyczną, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą osobiście wykonywał czynności związane z realizacją umowy

6. Wykonawca zobowiązuje się, że zespół Wykonawcy, skierowany do realizacji umowy przez czas jej trwania będzie liczył co najmniej ………. osoby. Lista osób będących członkami zespołu stanowi załącznik nr 4 do niniejszej umowy Wykonawca nie może świadczyć usług poprzez osoby niewskazane na liście.

7. Zmiana składu osobowego zespołu wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego. Wykonawca obowiązany jest, pisemnie lub drogą elektroniczną na adres e-mail, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt 1), wystąpić do Zamawiającego o wyrażenie zgody na dokonanie zmiany składu zespołu nie później niż na 3 dni robocze przed przystąpieniem do uczestniczenia w realizacji zamówienia przez nową osobę. Zgoda może zostać wyrażona przez przedstawiciela Zamawiającego, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt 1), drogą elektroniczną. Zmiana składu osobowego zespołu nie może prowadzić do zmniejszenia liczby osób wskazanej w ust. 4 i 6.

8. Zamawiający może w każdym czasie zażądać potwierdzenia zatrudnienia przez Wykonawcę osób, o których mowa w ust. 4, na podstawie umowy o pracę. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających ten fakt w terminie 10 dni od dnia otrzymania takiego wezwania. Dokumentami tymi mogą być w szczególności kopie umów o pracę zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2014 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Obowiązek przedstawienia ww. dokumentów dotyczy także przypadków, o których mowa w ust. 7 i powinien być wykonany w terminie do 7 dni roboczych od dnia uzyskania zgody Zamawiającego.

9. Zamawiający jest uprawniony w każdym czasie do kontroli faktu spełnienia przez Wykonawcę i przez członków zespołu wymagań, o których mowa powyżej, a w szczególności w okresie realizacji zamówienia Zamawiający ma prawo do sprawdzenia tożsamości każdego członka zespołu i sprawdzenia czy figuruje on na przedstawionej Zamawiającemu zgodnie liście osób będącej załącznikiem nr 4 do umowy.

§ 7.

Kontrola jakości wykonania umowy

1. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości świadczonych usług w każdym czasie w trakcie trwania umowy oraz do zgłaszania Wykonawcy uwag i zaleceń w tym przedmiocie.

2. Wszelkie zastrzeżenia co do realizacji przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązany jest zgłosić w protokole odbioru, jeżeli stwierdzi, że realizacja umowy nie odpowiada warunkom uzgodnionym przez Xxxxxx.

3. W razie zgłoszenia zastrzeżeń w protokole odbioru Zamawiający zobowiązany jest

wyznaczyć Wykonawcy na piśmie stosowny termin, nie krótszy niż trzy dni robocze w celu:

1) usunięcia stwierdzonych protokołem odbioru wad w wykonaniu przedmiotu umowy;

2) dokonania archiwizacji tej części dokumentacji, której Wykonawca nie wykonał

w terminie określonym w umowie.

4. Wykonawca zobowiązuje się usunąć wady lub zarchiwizować dokumentację w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie bez osobnego wynagrodzenia z tego tytułu.

§ 8.

Ubezpieczenie OC

1. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji Umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy z sumą gwarancyjną co najmniej 500 000,00 zł. Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej Wykonawcy stanowi załącznik nr 5 do Umowy.

2. W sytuacji gdy polisa, o której mowa w ust. 1 obejmować będzie tylko część okresu realizacji umowy, nie później niż na 7 dni przed zakończeniem okresu obowiązywania polisy, Wykonawca zobowiązany jest, bez odrębnego wezwania ze strony Zamawiającego, doręczyć Zamawiającemu, kopię nowej polisy lub innego dokumentu poświadczającego objęcie Wykonawcy ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem Umowy do końca okresu realizacji Umowy, z sumą ubezpieczenia nie niższą niż wskazana w ust. 1.

3. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia na każde żądanie Zamawiającego oryginału polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu potwierdzającego posiadanie przez Wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem Umowy.

§ 9.

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Za należyte wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie, którego wysokość wyliczona zostanie na podstawie faktycznej ilości zarchiwizowanej dokumentacji wyrażonej w metrach bieżących, przemnożonej przez ceny jednostkowe, za opracowanie:

1) 1 m.b. dokumentacji o kategorii archiwalnej A oraz większej niż B10 w wysokości

……. zł brutto;

2) 1 m.b. dokumentacji niearchiwalnej w wysokości ……… zł brutto.

2. Łączne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty. zł netto, co po doliczeniu

należnego podatku od towarów i usług w wysokości …% daje kwotę ……………………

brutto (słownie: ).

3. Łączne wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w ust. 2, zostało określone na podstawie cen jednostkowych, o których mowa w ust. 1, wskazanych w formularzu cenowym zawartym w ofercie Wykonawcy, którego kopia stanowi załącznik nr 2 do umowy oraz szacunkowej ilości dokumentacji przeznaczonej do opracowania, wskazanej w § 1 ust. 2 umowy.

4. Nie przewiduje się waloryzacji cen jednostkowych, a Wykonawca gwarantuje ich niezmienność w całym okresie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem zmiany stawki VAT i zmiany ceny jednostkowej brutto, w przypadku wprowadzenia nowych uregulowań prawa powszechnie obowiązującego, które wymagałyby takich zmian.

5. Strony ustalają, że usługi będące przedmiotem umowy będą rozliczane w okresach rozliczeniowych obejmujących miesiąc kalendarzowy, przy czym pierwszy z okresów rozliczeniowych będzie obejmował okres od dnia podpisania umowy do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

6. Rozliczenie usług wykonanych w danym okresie rozliczeniowym będzie następować na podstawie faktur częściowych wystawionych przez Wykonawcę po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty za fakturę w terminie 30 dni od dnia otrzymania oryginału faktury częściowej, przelewem, na rachunek bankowy o numerze …………, na podstawie poprawnie wystawionej faktury, pod warunkiem jednakże że rachunek ten będzie w dniu zlecenia płatności wykazany w rejestrze, o którym mowa w art. 96b Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 poz. 1747) . W przypadku kiedy rachunek, o którym mowa w zdaniu poprzednim nie będzie wykazany w rejestrze, o którym mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług, Zamawiający będzie uprawniony do dokonania zapłaty na inny rachunek Wykonawcy wskazany w tym rejestrze. Zmiana numeru rachunku nastąpi w drodze aneksu.

7. Zamawiający dopuszcza przesyłanie faktury w wersji elektronicznej w formacie pdf. Faktura w wersji elektronicznej zostanie przesłana za pomocą poczty elektronicznej z adresu Wykonawcy: ………………. na adres e-mail Zamawiającego: …………………..

8. Zamawiający dopuszcza możliwość wysyłania przez Wykonawcę ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, o których mowa w art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania. Zamawiający informuje, że identyfikatorem PEPPOL/adresem PEF Zamawiającego jest: …

9. Podstawą wystawienia każdej faktury częściowej będzie zaakceptowany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokół odbioru sporządzony każdorazowo w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego.

10. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 9 powinien zawierać w szczególności:

1) wskazanie przedmiotu zamówienia i ilości zarchiwizowanej dokumentacji podanej w metrach bieżących;

2) określenie terminu realizacji zamówienia;

3) oświadczenie o należytym wykonaniu umowy lub istnieniu wad w wykonaniu przedmiotu umowy.

11. Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 10.

Kary umowne

1. Strony ustalają do naliczenia poniższe kary umowne w następujących przypadkach i wysokościach:

1) za nieuzasadnioną zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 0,05% kwoty brutto, o której mowa w § 9 ust. 2, za każdy dzień przekraczający termin, o którym mowa w § 3 ust. 3;

2) za zniszczenie, uszkodzenie lub zgubienie dokumentacji, w wysokości 0,5% kwoty brutto, o której mowa w § 9 ust. 2 za każdy metr bieżący zniszczonej, uszkodzonej lub zgubionej dokumentacji;

3) za kopiowanie, skanowanie lub utrwalanie w inny sposób dokumentacji, bez zgody

Zamawiającego – 1000,00 zł za każdy przypadek;

4) za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, w tym wyniesienie dokumentacji poza miejsce świadczenia usługi – 5000,00 zł za każdy przypadek;

5) w przypadku stwierdzenia, że usługi są wykonywane przez osoby inne niż umieszczone na liście, stanowiącej załącznik nr 4 do umowy, w wysokości 0,1% łącznej wartości umowy brutto wskazanej w § 9 ust. 2, za każdy dzień podjęcia wykonywania usług przez każdą z takich osób nieumieszczonych na liście;

6) w przypadku niezatrudnienia przy realizacji niniejszej umowy, na podstawie umowy o pracę, osób w liczbie, o której mowa w § 6 ust. 4, w wysokości 5000,00 zł za każdą osobę brakującą do tej liczby;

7) w przypadku nieprzedstawienia w terminach określonych w § 6 ust. 8 niniejszej umowy kompletu dokumentów potwierdzających fakt zatrudniania przy realizacji umowy osób wskazanych w liście do wykonywania usług na podstawie umowy o pracę, co najmniej na cały okres realizacji umowy – w wysokości 300,00 zł za każdy dzień opóźnienia;

8) w przypadku nieprzedstawienia w terminach określonych w § 6 ust. 3 niniejszej umowy kompletu dokumentów potwierdzających kwalifikacje osób wskazanych w liście personelu, stanowiącej załącznik nr 4 do umowy – w wysokości 300,00 zł za każdy dzień opóźnienia;

9) w przypadku nieprzedstawienia w terminie określonym w § 8 ust. 2 umowy polisy lub, w przypadku jej braku, innego dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy – w wysokości 100,00 zł za każdy dzień opóźnienia;

10) za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy w wysokości 0,5% wartości umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2;

11) za rozwiązanie umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20%

wartości umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2

2. Zapłata kar umownych, o których mowa w ust. 1 pkt 1-10 niniejszego paragrafu, nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku wykonania umowy.

3. Kary umowne wskazane w niniejszym paragrafie mogą być stosowane łącznie.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącania naliczonych kar umownych z kwoty wynagrodzenia umownego przysługującego Wykonawcy.

5. Zastrzeżone kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.

6. Zastosowanie kar umownych nie wyłącza i nie ogranicza prawa do rozwiązania umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.

§ 11.

Rozwiązanie umowy

1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

2. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania niniejszej Umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca, w przypadku znaczącego zmniejszenia dotacji otrzymywanych z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, co będzie uniemożliwiało dalsze finansowanie Umowy.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, 2 i 5, Wykonawca może żądać wyłącznie

wynagrodzenia należnego z tytułu wykonanej części umowy.

4. Z zachowaniem prawa do nałożenia kar umownych, o których mowa w § 10, Zamawiający będzie uprawniony do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku:

1) zaprzestania wykonywania umowy przez Wykonawcę, w szczególności bez uzgodnienia z Zamawiającym, i nie podjęcia wykonywania umowy pomimo pisemnego wezwania przez Zamawiającego, w wyznaczonym przez niego terminie;

2) gdy suma kar umownych do których naliczenia uprawniony będzie Zamawiający będzie równa lub przekroczy 10% wartości umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2;

3) w sytuacji gdy pomimo wezwania Zamawiającego dokonanego po bezskutecznym upływie terminów, o których mowa w § 6 ust. 8 do przedstawienia dokumentów potwierdzających fakt zatrudniania przy realizacji umowy osób wyznaczonych do realizacji przedmiotu umowy na podstawie umowy o pracę co najmniej na cały okres realizacji umowy, w tym … osób na pełny etat*, Wykonawca dokumentów tych nie przedstawi;

4) w sytuacji gdy Wykonawca w terminie do 14 dni od dnia zakończenia obowiązywania polisy numer ........... nie przedstawi Zamawiającemu obowiązującej do końca realizacji umowy opłaconej polisy lub w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na warunkach wskazanych w § 8.

5. Zamawiający może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę warunków niniejszej umowy.

6. Rozwiązanie umowy powinno nastąpić na piśmie i zawierać uzasadnienie.

§ 12.

Dane osobowe

1. Zamawiający oświadcza, że przekazywane Wykonawcy materiały mogą zawierać dane osobowe i podlegają ochronie na zasadach Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1781) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej „RODO”).

2. Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu. Wzór umowy powierzenia danych osobowych stanowi załącznik nr 6 do niniejszej umowy.

§ 13.

Osoby do kontaktu

1. Osobami wyznaczonymi do koordynacji umowy, w tym w szczególności podpisywania protokołów odbioru usług, zgłaszania i akceptowania zmian w składach osobowych zespołu skierowanego do realizacji umowy oraz zgłaszania uwag i zastrzeżeń dotyczących sposobu wykonywania usług, są:

1) ze strony Zamawiającego: ………, tel…………, e-mail: ;

2) ze strony Wykonawcy: …………….., tel………., e-mail:……………..

2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy

3. Strony zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust. 1 będą przetwarzane jedynie w celu wykonania umowy. Strony zobowiązują się ponadto do wykonania wobec ww. osób obowiązków informacyjnych wskazanych w art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2014 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE . Obowiązek informacyjny Zamawiającego stanowi załącznik nr 7 do Umowy.

§ 14.

Zmiany Umowy

1. Wprowadzenie wszelkich zmian treści umowy, jak również jej wypowiedzenie i odstąpienie, wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 13 ust. 2.

2. Każda ze Stron zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej strony o zmianach mających wpływ na realizację przedmiotu Umowy, w szczególności zmianie adresu, osób wyznaczonych do koordynacji przedmiotu umowy czy NIP. Dopuszczalne jest przesłanie informacji o ww. zmianach na adresy poczty elektronicznej, wskazane w § 13 ust. 1. Zmiany takie nie stanowią zmiany umowy i dla swojej skuteczności nie wymagają zawarcia aneksu do umowy.

3. Zamawiający przewiduje zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku:

1) zwiększenia ilości dokumentów przeznaczonych do archiwizacji, o których mowa w § 1 ust. 2;

2) zmiany stawki podatku od towarów i usług;

3) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

4) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

5) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,

jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

4. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 3 pkt 2-5, Wykonawca może w terminie 30 dni od daty opublikowania w odpowiednim dzienniku urzędowym aktu prawnego wprowadzającego zmianę zwrócić się do Zamawiającego na piśmie o zmianę umowy w formie aneksu, wraz z uzasadnieniem tej zmiany oraz szczegółową kalkulacją potwierdzającą wpływ na koszt wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

§ 15.

Poufność

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy warunków i treści niniejszej umowy oraz wszelkich informacji, w których posiadanie wejdzie w związku z jej wykonaniem przez okres trwania tej umowy

2. Wykonawcę obowiązuje bezwzględny zakaz kopiowania lub utrwalania w jakikolwiek inny sposób dokumentów i materiałów będących własnością Zamawiającego.

3. Najpóźniej w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania niniejszej umowy Strony zobowiązują się zwrócić sobie wszelkie dokumenty będące własnością drugiej Strony.

§ 16.

Przeniesienie wierzytelności

Zamawiający nie wyraża zgody na przeniesienie wierzytelności wynikających z realizacji niniejszej umowy na rzecz osób trzecich.

§ 17.

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Wszystkie spory, które wynikają z tytułu realizowania umowy będą rozstrzygane przez Xxxxxx w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w drodze negocjacji wszelkie spory będą rozstrzygane przed sądem miejscowo właściwym dla siedziby Zamawiającego.

3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden egzemplarz dla

Zamawiającego oraz jeden egzemplarz dla Wykonawcy.

4. Załączniki do Umowy stanowiące jej integralną część:

1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;

2) Oferta Wykonawcy z dnia ……;

3) Dokumenty rejestrowe Wykonawcy (CEIDG/KRS);

4) Lista osób skierowanych przez Wykonawcę do wykonania przedmiotu umowy;

5) Polisa ubezpieczenia OC;

6) Umowa powierzenia danych osobowych;

7) Obowiązek informacyjny Zamawiającego