Zamawiający:
BO-96-03/20
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej
w art. 11 ust. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.)
na zadanie pn:
„Świadczenie usług w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, zakupu i dostarczania: biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz w wyszukiwaniu, rezerwacji i zakupie usług zakwaterowania na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych w Warszawie”
Zamawiający:
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych xx. Xxxxxxx 0X
00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx
Warszawa, dnia 23 października 2020 r.
1. ZAMAWIAJĄCY:
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych w Warszawie NIP: PL 5252167765, REGON: 016274699
Strona internetowa : xxx.xxxx.xx
Adres, na który należy kierować korespondencję:
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, xx. Xxxxxxx 0 X, 00-000 Xxxxxxxx,
Telefon: 00 000 00 00, Fax: 00 000 00 00
Osoba wyznaczona do kontaktów:
Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, e-mail: xxxxxxx@xxxx.xx.
2. OZNACZENIE POSTĘPOWANIA
1. Postępowanie, którego dotyczy niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (zwana w dalszej treści w skrócie SIWZ), oznaczone zostało przez Zamawiającego numerem referencyjnym sprawy: BO-96-03/20.
2. Wykonawcy powinni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na ww. oznaczenie.
3. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA, STOSOWANIE PRZEPISÓW, WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA, INFORMACJA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
1. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.) oraz rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy.
2. Ilekroć w niniejszej SIWZ zastosowane jest pojęcie „ustawa Pzp” należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych, o której mowa w pkt. 3 ust. 1.
3. Wszczęcie postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia następuje w dniu zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego – na tablicy ogłoszeń przy ul. Wareckiej 1a, w Warszawie oraz na stronie internetowej Zamawiającego (xxx.xxxx.xx).
4. Zamawiający udostępnia SIWZ na stronie internetowej Zamawiającego (xxx.xxxx.xx) od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.
5. Zamawiający nie przewiduje stosowania procedury, o której mowa w art. 24aa ustawy Pzp.
6. Informacja dotycząca ochrony danych osobowych. Zgodnie z art. 13 ust. 1 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) Zamawiający informuje, że:
1) Administratorem Państwa danych osobowych jest Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, adres: xx. Xxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxxxx;
3) Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
4) Dane osobowe mogą być udostępnione innym uprawnionym podmiotom, na podstawie przepisów prawa, a także podmiotom, z którymi administrator zawarł umowę w związku z realizacją usług na rzecz administratora (np. dostawca oprogramowania). Odbiorcami danych będą także osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych;
5) Administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
6) Mają Państwo prawo do uzyskania kopii sowich danych osobowych w siedzibie administratora.
Dodatkowo, zgodnie z art. 13 ust. 2 RODO Xxxxxxxxxxx informuje, że:
1) Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres wskazany w ustawie Pzp, albo w przypadku zamówień realizowanych w ramach projektów (np. współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej) przez okres wskazany w wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków;
2) Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego;
3) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji ww. celu. Konsekwencje niepodania danych określa ustawa Pzp;
4) Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany w oparciu
o Państwa dane osobowe.
4. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia publicznego jest zadanie pn.: „Świadczenie usług w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, zakupu i dostarczania: biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz w wyszukiwaniu rezerwacji i zakupie usług zakwaterowania na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych w Warszawie” obejmujące następujące usługi:
1) świadczenie usług w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, dostarczania i zakupu biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych zagranicznych i krajowych.
2) Wyszukiwanie, rezerwacja i zakup usług zakwaterowania na czas wyjazdów zagranicznych i krajowych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarto w załączniku nr 1 do SIWZ.
3. Symbol Centralnej Klasyfikacji Produktów wg Wspólnego Słownika Zamówień – CPV: 63512000 - 1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych; 79997000 - 9 Usługi organizowania podróży służbowych;
63500000 - 4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej;
55120000 - 7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji.
55110000 - 4 Hotelarskie usługi noclegowe;
55250000 -7 Usługi w zakresie krótkoterminowego wynajmu umeblowanych miejsc noclegowych;
55270000 - 3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe;
60200000 – 0 Usługi transportu kolejowego;
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy Pzp.
7. Zamówienie powinno odpowiadać wymaganiom określonym w niniejszej SIWZ.
8. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Zamówienie będzie realizowane w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 31-12-2021 r. lub do wyczerpania kwoty określonej w umowie, w zależności co nastąpi pierwsze, z zastrzeżeniem że rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań (aktualna umowa obowiązuje do dnia 31-12-2020 r. lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia).
6. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIENIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI, PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
1. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy winni przekazywać pisemnie faksem lub drogą elektroniczną, za wyjątkiem oferty, umowy oraz oświadczeń i dokumentów wymienionych w pkt. 9 SIWZ (również w przypadku ich złożenia w wyniku wezwania o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp), dla których przewidziano wyłącznie formę pisemną.
2. Składanie oferty odbywa się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041), osobiście lub za pośrednictwem posłańca.
3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazywane przez Wykonawcę pisemnie winny być składane na adres wskazany w pkt. 1 SIWZ. Wykonawca do złożonego oświadczenia, wniosku, zawiadomienia, zobowiązany jest załączyć dokument potwierdzający prawo osoby podpisującej do występowania w imieniu Wykonawcy chyba, że prawo to zostało wykazane już wcześniej.
4. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazywane za pomocą faksu lub w formie elektronicznej wymagają na żądanie każdej ze stron, niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania.
5. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści SIWZ. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu składania ofert, Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie po upływie terminu, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
6. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał SIWZ (bez ujawniania źródła zapytania) oraz zamieści na stronie internetowej.
7. Odpowiedzi na zapytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikacje treści SIWZ wprowadzone przez Zamawiającego staną się integralną treścią tego dokumentu.
8. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszej SIWZ, a treścią udzielonych odpowiedzi, jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie lub wyjaśnienie Zamawiającego.
9. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrania Wykonawców.
7. MODYFIKACJA TREŚCI SIWZ
1. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli jest ona udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie.
2. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nie prowadzącej do zmiany treści ogłoszenia
o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym Wykonawców, którym przekazano SIWZ oraz zamieszcza informacje na stronie internetowej.
8. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy Pzp,
2) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy posiadają dokument potwierdzający przynależność do Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego IATA lub dokument potwierdzający posiadanie akredytacji IATA uprawniającej do usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA.
b) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w kwocie nie mniejszej niż 300 000 zł, na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia i zobowiązują się do utrzymania ochrony ubezpieczeniowej na tym samym poziomie w okresie obowiązywania umowy.
c) zdolności technicznej lub zawodowej:
Warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy:
i. wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu do składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonywali lub wykonują co najmniej 2 usługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży bądź zakupu krajowych i zagranicznych biletów lotniczych, z których każda musi spełniać następujące warunki:
- wartość co najmniej 150 000,00 zł brutto,
- była lub jest świadczona na rzecz 1 podmiotu,
- świadczenie trwało co najmniej przez 6 kolejnych miesięcy.
W przypadku usługi, która jest w trakcie realizacji, Wykonawca musi wykazać, że do chwili składania ofert wartość częściowo wykonanej usługi wynosi co najmniej 150 000,00 zł brutto.
Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia Zamawiający rozumie usługę rezerwacji i sprzedaży bądź zakupu krajowych i zagranicznych biletów lotniczych oraz realizowaną w ramach co najmniej 12 miesięcznej umowy współpracy na rzecz Zamawiającego.
ii. wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu do składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonują lub wykonali dwie usługi w zakresie rezerwacji usług zakwaterowania zarówno w kraju jak i za granicą, z których każda musi być o wartości co najmniej 150 000,00 zł brutto. W przypadku usługi, która jest w trakcie realizacji, Wykonawca musi wykazać, że do chwili składania ofert wartość częściowo wykonanej usługi była wykonywana przez co najmniej 6 kolejnych miesięcy na rzecz jednego podmiotu i wynosi co najmniej 150 000,00 zł brutto.
Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia Zamawiający rozumie usługę w zakresie rezerwacji usług zakwaterowania zarówno w kraju jak i za granicą, realizowaną w ramach co najmniej 12 miesięcznej umowy współpracy na rzecz Zamawiającego.
iii. wykażą, że posiadają dostęp do co najmniej jednego systemu GDS lub IDS, który to system zapewnia dostęp do min. 80 000 obiektów z miejscami noclegowymi.
Dowody poświadczające wykonywanie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży bądź zakupu krajowych i zagranicznych biletów lotniczych, oraz w zakresie rezerwacji usług zakwaterowania zarówno w kraju jak i za granicą, mogą być przedstawione do wykazania spełniania obu warunków. Przedstawione dowody muszą jednoznacznie wykazać na jakie kwoty dane usługi zostały zrealizowane.
2. Na potwierdzenie spełnienia warunków, o których mowa w pkt 8 ust. 1 SIWZ Wykonawca złoży oświadczenia i dokumenty określone w pkt 9 SIWZ.
3. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia ocena spełnienia opisanych wyżej warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie łącznie w stosunku do tych Wykonawców (konsorcjum, spółka cywilna).
9. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCÓW NA POTWIERDZENIE SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT.
Do oferty każdy Wykonawca musi dołączyć:
1) aktualne na dzień składania ofert Oświadczenie wg załącznika nr 2 do SIWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowić będą wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa powyżej składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to ma potwierdzać brak podstaw wykluczenia.
2) wypełniony i podpisany formularz ofertowy – według załącznika nr 3 do SIWZ.
3) dokument potwierdzający przynależność do Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego IATA lub dokument potwierdzający posiadanie akredytacji IATA uprawniającej do usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA.
4) kopię opłaconej polisy a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w kwocie nie mniejszej niż 300 000 zł, na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia i zobowiązanie do utrzymania ochrony ubezpieczeniowej na tym samym poziomie w okresie obowiązywania umowy.
5) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w pkt. 8 ust. 1 lit. 2c powyżej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu do składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu zamówienia, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 4.
Do wykazu należy załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami tymi są:
i. poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
ii. oświadczenie Wykonawcy - w przypadku, gdy z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt. i;
iii. dokumenty potwierdzające, że usługi zostały lub są wykonywane należycie np. referencje, protokoły odbioru, poświadczenia.
W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie usług, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania ww. dowodów.
6) Oświadczenie bądź dokument potwierdzający posiadanie dostępu do co najmniej jednego systemu GDS lub IDS zapewniającego dostęp do min. 80 000 obiektów z miejscami noclegowymi.
7) Oświadczenie Wykonawcy o przynależności bądź braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy Pzp – Załącznik nr 6 do niniejszej SIWZ. Wykonawca składa oświadczenie bez wezwania w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia przez Zamawiającego na stronie internetowej informacji, o których mowa w art. 86 ust. 5 ustawy Pzp. Wraz ze złożeniem oświadczenia Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia (dotyczy sytuacji gdy oferty w postępowaniu złożyli wykonawcy należący do tej samej grupy kapitałowej).
8) Jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art.
25 ust. 1 ustawy Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty będą niekompletne, będą zawierały błędy lub budziły wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do złożenia uzupełnienia, poprawienia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT.
1. Oferta musi być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty.
2. W przypadku podpisania oferty oraz poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. Wraz z pełnomocnictwem należy przedłożyć dokument, z którego wynika uprawnienie osób udzielających
pełnomocnictwa do reprezentowania danego podmiotu.
3. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
4. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, zawierającą jedną, jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
5. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści SIWZ.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty była ponumerowana kolejnymi numerami, a cała oferta wraz z załącznikami była w trwały sposób ze sobą połączona (np. zbindowana, zszyta uniemożliwiając jej samoistną dekompletację).
8. Poprawki lub zmiany (również przy użyciu korektora) w ofercie winny być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.
9. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, w siedzibie Zamawiającego i oznakować w następujący sposób:
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych xx. Xxxxxxx 0 X
00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx Nr sprawy BO-96-03/20
Oferta na:
„Świadczenie usług w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, zakupu i dostarczania: biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz w wyszukiwaniu, rezerwacji i zakupie usług zakwaterowania na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych w Warszawie”
Nie otwierać przed godziną 10:10 dnia 3 listopada 2020 r.
10. Zamawiający informuje, że w przypadku gdyby oferta, oświadczenia lub dokumenty zawierały informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te winny być umieszczone w osobnym wewnętrznym opakowaniu, trwale ze sobą połączone i ponumerowane. Nie mogą stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa informacje podawane do wiadomości podczas otwarcia ofert, tj. informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia i warunków płatności zawartych w ofercie oraz informacje, których jawność wynika z innych aktów prawnych. Po dokonaniu czynności otwarcia ofert Zamawiający dokona analizy ofert, ustalając dokumenty części jawnej ofert, które mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, na ich wniosek.
11. Przed upływem terminu składnia ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać złożoną ofertę. Zmiany lub wycofania winno być doręczone Zamawiającemu na piśmie pod rygorem nieważności przed upływem terminu składania ofert.
12. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty winny być umieszczone w opakowaniu i oznakowane tak jak oferta, a opakowanie winno zawierać dodatkowe
oznaczenie wyrazem „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
13. Oferta, której treść nie będzie odpowiadać treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp zostanie odrzucona (art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp). Wszelkie niejasności i obiekcje dotyczące treści zapisów w SIWZ należy zatem wyjaśnić z Zamawiającym przed terminem składania ofert w trybie przewidzianym w pkt. 6 SIWZ. Przepisy ustawy nie przewidują negocjacji warunków udzielenia zamówienia, w tym zapisów istotnych postanowień umowy, po terminie otwarcia ofert.
11. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM.
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
12. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ.
1. Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, na czas niezbędny do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1 zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni.
13. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT ORAZ ICH OTWARCIE
1. Oferty winny być złożone w siedzibie Zamawiającego na adres:
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych xx. Xxxxxxx 0 X, 00 - 000 Xxxxxxxx, Xxxxxx (recepcja)
w terminie do dnia 3 listopada 2020 r. do godz. 10:00
2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
3. Oferta złożona po terminie składania ofert, zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy zgodnie z art. 84 ust. 2 ustawy Pzp.
4. Oferty zostaną otwarte w siedzibie Zamawiającego przy ul. Wareckiej 1 A w Warszawie
w dniu 3 listopada 2020 r. o godzinie 10:10
5. Otwarcie ofert jest jawne.
6. Podczas otwarcia ofert zamawiający poda nazwy i adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny.
7. Zamawiający zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii informuje, że podczas otwarcia ofert zapewni środki do dezynfekcji rąk a także odpowiednią odległość między pracownikami zamawiającego oraz osobami z zewnątrz uczestniczącymi w otwarciu ofert.
8. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie xxx.xxxx.xx w zakładce „zamówienia publiczne” informacje dotyczące:
a) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
b) firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie;
c) ceny oraz terminu wykonania zamówienia.
14. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY
1. Cenę oferty należy wyliczyć zgodnie z formularzem ofertowym – wg załącznika nr 3 do SIWZ.
2. Cena oferty musi zawierać wszystkie opłaty oraz podatki według obowiązującego prawa podatkowego. Cenę oferty należy obliczyć w oparciu o kalkulację własną, uwzględniając zakres, o którym mowa w opisie przedmiotu zamówienia. Cena oferty musi być wyrażona w PLN z dokładnością do setnych części złotego (do jednego grosza).
3. Cena oferty powinna zawierać wszystkie koszty związane z kompleksową realizacją zamówienia, a w przypadku powierzenia czynności osobom trzecim także koszty zaangażowania podwykonawców.
4. Wykonawca określi cenę oferty w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i podana cena musi być wyższa niż 0,00 zł.
5. Ceny opłat transakcyjnych muszą być wyższe niż 0,00 zł.
6. Zaoferowany upust może wynosić 0%.
7. Opłata transakcyjna określona w I.1.2c oraz w II.2.a Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, podana przez Wykonawcę będzie naliczana jeden raz do każdego zamówienia i obejmie rzeczywisty koszt realizacji zamówienia oraz wszystkie inne koszty związane z należytym i zgodnym ze SIWZ, wykonaniem przedmiotu zamówienia.
8. Podana cena będzie taka sama zarówno za wystawienie biletu lotniczego krajowego jak i zagranicznego oraz za rezerwację usług zakwaterowania i będzie stała przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. To samo tyczy się pozostałych opłat transakcyjnych wskazanych w Formularzu ofertowym.
15. KRYTERIA I SPOSÓB OCENY OFERT
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium:
a) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego oraz za zakup usług zakwaterowania– 60% (C) – max. 60 pkt
Najniższa zaoferowana Cena brutto opłaty transakcyjnej
za wystawienie jednego biletu lotniczego i zakup usług zakwaterowania
C1 = x 60 pkt
Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu
lotniczego i zakup usług zakwaterowania zaproponowana w badanej Ofercie
b) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego – 20% (C) – max. 20 pkt
Najniższa zaoferowana Cena brutto opłaty transakcyjnej
za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego
C2 = x 20 pkt
Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu Kolejowego lub autokarowego zaproponowana w badanej Ofercie
c) wysokość upustu cenowego wyrażonego w % od cen proponowanych przez przewoźników, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu
lotniczego – 10% (U) – max. 10 pkt
Wysokość upustu od ceny biletu lotniczego
przewoźnika zaproponowana w badanej Ofercie
U1 = x 10 pkt
Najwyższa zaoferowana wysokość upustu od ceny biletu lotniczego przewoźnika
d) wysokość upustu od ceny usługi zakwaterowania wyszukanej i zaproponowanej przez Wykonawcę, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy rezerwacji i wykupie tych usług– 10% (U) – max. 10 pkt
Wysokość upustu od ceny katalogowej zakwaterowania w kraju i za granicą, zaproponowana w badanej Ofercie
U2 = x 10 pkt
Najwyższa zaoferowana wysokość upustu od ceny katalogowej zakwaterowania w kraju i za granicą, zaproponowana w badanej Ofercie
Przyjmuje się, w zakresie każdego kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej, że 1% wagi kryterium = 1 pkt.
i. Upust nie może być ujemny.
1. Punkty w każdym kryterium będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie za wszystkie kryteria, najwyższą liczbę punktów. Ocena końcowa oferty zostanie obliczona według wzoru:
a) C1 + C2 + U1 + U2
3. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić.
4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. W przypadku pojawienia się w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych lub innych omyłek polegających na niezgodności oferty z SIWZ, nie powodujących istotnych zmian w treści oferty, Zamawiający poprawi je zgodnie z wymogami art. 87 ust. 2 ustawy Pzp.
6. Z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Wykonawców zgodnie z art. 24 ustawy Pzp. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.
7. Zamawiający odrzuci oferty na podstawie art. 89 ustawy Pzp.
8. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli wystąpi jedna z przesłanek wymienionych w art. 93 ustawy Pzp.
9. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy:
a) ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert,
b) złożyli oferty - w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
10. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej po dokonaniu oceny ofert.
16. FORMALNOŚCI, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY.
1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie zgodnym z art. 94 ustawy Pzp. O terminie i miejscu podpisania umowy Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę pisemnie.
2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, Wykonawcy przedstawią umowę regulującą ich współpracę.
4. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
17. PROJEKT UMOWY
1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, będzie zobowiązany do podpisania umowy zgodnej z projektem załączonym do niniejszej Specyfikacji (załącznik nr 5 do SIWZ oraz załącznik nr 7 do SIWZ).
2. Zamawiający wskazuje, że zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp zmiany zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, zostały przewidziane we wzorze umowy, stanowiących załącznik nr 5 do SIWZ.
3. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta w miejscu i terminie określonym przez Xxxxxxxxxxxxx.
18. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCE WYKONAWCOM
1. Środki ochrony prawnej wskazane w dziale VI ustawy Pzp przysługują Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
Załączniki:
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1
2. Oświadczenie Wykonawcy – załącznik nr 2
3. Formularz ofertowy– załącznik nr 3
4. Wykaz usług – załącznik nr 4
5. Projekt umowy – załącznik nr 5
6. Oświadczenie o przynależności bądź braku przynależności do grupy kapitałowej – załącznik nr 6
7. Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych – załącznik nr 7.