Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną
Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną
Postanowienia ogólne
Prosferi sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy Al. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000438542, NIP 5423228084, z kapitałem zakładowym w wysokości 46 350,00 PLN ustala niniejszym regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną (zwany dalej "Regulaminem").
Każdy Usługobiorca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu od chwili podjęcia czynności zmierzających do skorzystania z Usług świadczonych za pośrednictwem witryny internetowej.
§1 Definicje
1. Usługodawca (Operator) - PROSFERI sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx.
2. Usługobiorca (Użytkownik) – Osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy szczególne przyznają zdolność prawną, a która dokonuje lub zamierza dokonać zamówienia lub korzysta z innych usług witryny internetowej (w tym również Konsument) lub osoba fizyczna, która ukończyła co najmniej 13 rok życia, przy czym w przypadku nieukończenia przez tę osobę 18 roku życia, wymagana jest zgoda jej przedstawiciela ustawowego.
3. Regulamin – niniejszy regulamin. W zakresie usług świadczonych drogą elektroniczną Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204 ze zm.).
4. Przedmiot transakcji - usługi wymienione i opisane na stronie internetowej witryny internetowej, w szczególności usługa polegająca na udostępniane wszystkim zarejestrowanym użytkownikom Xxxxxxxxxx.xx
5. Usługa dodatkowa – usługa świadczona przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy poza aplikacją Xxxxxxxxxx.xx.
6. Usługa – Usługi świadczone przez Operatora polegające w szczególności na udostępnieniu aplikacji internetowej umożliwiającej Użytkownikom kompleksowo zarządzać i prowadzić dokumentację dotyczącą poleceń wyjazdów służbowych, czy też generować w plikach PDF stosowne dokumenty.
7. Xxxxxxxxxx.xx – serwis internetowy (aplikacja) dostępny pod adresem: xxx.Xxxxxxxxxx.xx
§ 2 Zasady ogólne
1. Warunkiem założenia konta w aplikacji Xxxxxxxxxx.xx jest zapoznanie się z Regulaminem i akceptacja jego postanowień w czasie realizacji Zamówienia.
2. Usługi są świadczone wyłącznie na rzecz zarejestrowanych Użytkowników.
3. Do korzystania z usług świadczonych za pośrednictwem Xxxxxxxxxx.xx wymagane jest uzyskanie połączenia z siecią Internet oraz poprawnie skonfigurowana przeglądarka internetowa, zgodna ze standardem Microsoft Internet Explorer 9.0+, Firefox 20+, Chrome 30+. Za problemy wynikające ze stosowania przeglądarek nie spełniających tego wymogu Operator nie ponosi odpowiedzialności.
4. Aplikacja Xxxxxxxxxx.xx za pośrednictwem sieci Internet umożliwia kompleksowe zarządzanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej poleceń wyjazdów służbowych a także generowanie w plikach PDF stosownych dokumentów.
5. Usługodawca zobowiązuje się do rzetelnego świadczenia Usługi, jednak nie odpowiada za szkody wyrządzane przez nieprawidłowe użytkowanie Usługi i działanie serwisu.
6. Wszelkie automatyczne wyliczenia w serwisie mają charakter informacyjny i wymagają kontroli ze strony Usługobiorcy i ewentualnej korekty przed faktycznym zatwierdzeniem i zaksięgowaniem dokumentów.
§ 3 Rejestracja
1. Rejestracja w Xxxxxxxxxx.xx jest możliwa przez stronę internetową pod adresem xxx.Xxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxxx, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez cały rok.
2. Użytkownik rejestrując się, może podać własną unikatową nazwę użytkownika zwaną dalej loginem, własnego hasła oraz, pod warunkiem nie istnienia zarejestrowanego wcześniej użytkownika używającego takiego samego loginu. Podana kombinacja loginu i hasła, będą stanowić zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych do przechowywanych przez Użytkownika informacji w Xxxxxxxxxx.xx. Operator ma prawo do określania według własnego uznania zasad dotyczących treści, charakteru, formy i rodzajów znaków wchodzących w skład Loginu. Użytkownik nie jest uprawniony do zbywania Loginu, odstępowania prawa do korzystania z Loginu innej osobie lub dysponowania Loginem w inny sposób na podstawie jakiejkolwiek czynności prawnej. Także podjęcie próby zbycia Loginu, w szczególności złożenie oferty zbycia Loginu, bądź zamieszczenie takiej oferty na aukcji internetowej stanowić będzie naruszenie Regulaminu.
3. Użytkownik po dokonaniu poprawnej rejestracji w systemie otrzyma e-mail (wysłany na adres podany podczas rejestracji) z prośbą o dokonanie potwierdzenia rejestracji w Systemie.
4. Każdy Użytkownik jest uprawniony do tego, aby w każdej chwili zrezygnować z korzystania z usług Xxxxxxxxxx.xx, rozwiązać umowę na korzystanie z tych usług oraz usunąć dane podane przy rejestracji, jak również w każdej chwili przeglądać i zmieniać dane podane przy rejestracji. Rozwiązanie umowy na korzystanie z usług Xxxxxxxxxx.xx przez Użytkownika następuje poprzez wysłanie odpowiedniej informacji o chęci rozwiązania umowy na adres xxxx@Xxxxxxxxxx.xx.
§ 4 Czas trwania usługi i płatność
1. Usługi są udostępniane wszystkim zarejestrowanym użytkownikom Xxxxxxxxxx.xx przez
pierwsze 30 dni od zarejestrowania się, nieodpłatne.
2. Okres abonamentowy rozpoczyna się po okresie testowym określonym w powyższym punkcie
niniejszego regulaminu.
3. Użytkownik sam może wybrać okres abonamentowy. Dostępne opcje to 1 miesiąc, 3 miesiące, 12 miesięcy oraz24 miesiące. Wysokość opłat za korzystanie z Xxxxxxxxxx.xx jest uzależniona od wybranego okresu abonamentowego oraz ilości pracowników, wprowadzonych do systemu. Wysokość tych opłat dostępne są po zalogowaniu się do systemu i przejściu do zakładki Ustawienia->Płatności.
4. Płatności za korzystanie z Xxxxxxxxxx.xx dokonywane są w formie zaliczki na podstawie zamówienia wygenerowanego przez Użytkownika w systemie. Wygenerowanie zamówienia następuje po odpowiednim wyborze okresu abonamentowego oraz abonamentu oraz potwierdzeniu wyboru. Wartość faktury uzależniona jest od aktualnie wybranego okresu rozliczeniowego (szczegóły w dalszej części regulaminu). Po dokonaniu płatności oraz zaksięgowaniu wpłaty, wystawiona zostanie właściwa faktura, która będzie dostępna w systemie w zakładce Ustawienia -> Abonament oraz w formie papierowej, jeżeli zostanie zaznaczona opcja otrzymania faktur w formie papierowej.
5. Operator zastrzega sobie prawo do zablokowania dostępu do Xxxxxxxxxx.xx, w przypadku gdy nie zostanie zaksięgowana płatność za kolejny okres abonamentowy. Dostęp zostanie zablokowany po upływie daty ważności konta, lub po upływie daty ważności płatności za złożone zamówienie.
§5 Pliki Cookies
1. Usługodawca zastrzega, że warstwa programistyczna Xxxxxxxxxx.xx wykorzystuje mechanizmy „cookies”, tj. mechanizmy polegające na zapisywaniu informacji tekstowych na komputerze Użytkownika w celu jego identyfikacji w sposób potrzebny do umożliwienia niektórych operacji.
2. Użytkownik ma prawo zadecydowania w zakresie dostępu plików cookies do swojego komputera poprzez ich uprzedni wybór w oknie swojej przeglądarki.
3. Instrukcja jak zarządzać plikami cookies w popularnych przeglądarkach zawarte są w poniższych linkach
Mozilla Firefox: xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xxx/xx/xx/xxxxxxxxxx Internet Explorer: xxx.xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx/000000/xx
Google Chrome: xxx.xxxxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxx/xxx/xxxxxx.xx?xxxxx&xxxxxxx00000 Safari: xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/
Opera: xxx.xxxx.xxxxx.xxx/Xxxxx/0.00/xx/xxxxxxx.xxxx
4. System wykorzystuje pliki cookies strony trzeciej - Google Analytics - więcej informacji można znaleźć na stronie: xxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxx.xxxx
5. Pliki Cookies wykorzystywane w Systemie, nie przechowują danych osobowych.
§6 Polityka prywatności oraz ochrona danych osobowych – Wykorzystanie serwisu Xxxxxxxxxx.xx
1. Prosferi sp. z o.o. nie jest Administratorem danych osobowych wprowadzonych przez
Użytkowników w ramach korzystania z Platformy Xxxxxxxxxx.xx.
2. Na podstawie art. 28 ust. 3 RODO Użytkownik niniejszym powierza Prosferi sp. z o.o. (dalej
Przetwarzającemu), a Przetwarzający podejmuje się przetwarzania danych osobowych zgodnie
z postanowieniami Regulaminu. Strony oświadczają, że Przetwarzający jest "podmiotem
przetwarzającym" w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO.
3. Użytkownik upoważnia i zobowiązuje Przetwarzającego do Przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie czynności niezbędnych do świadczenia Usługi.
4. Użytkownik może dodatkowo upoważnić i zobowiązać Przetwarzającego do przetwarzania danych osobowych w zakresie innych czynności, niż te, które zostały wskazane w ustępie powyżej, przekazując Przetwarzającemu dodatkowe zlecenie w tym względzie drogą pisemną lub elektroniczną.
5. Przetwarzanie danych osobowych odbywać będzie się wyłącznie w celu realizacji świadczeń dostępnych w ramach serwisu Xxxxxxxxx.xx
6. Dane osobowe zostaną przekazane Przetwarzającemu samodzielnie przez Użytkownika:
a. automatycznie - przez sieć Internet z wykorzystaniem połączenia szyfrowanego,
b. w wyjątkowych przypadkach, gdy przekaz automatyczny jest niemożliwy, manualnie - za pomocą urządzeń do przechowywania danych, jak płyty, dyski lub nośniki pamięci USB.
7. Przetwarzający oświadcza, że powierzone mu do przetwarzania dane osobowe przetwarzane
będą wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
8. Przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika , takie udokumentowane polecenie Użytkownika stanowi rejestracja i korzystanie z serwisu Xxxxxxxxxx.xx.
9. Przetwarzający może korzystać z usług innych podmiotów przetwarzających, którzy pełnić będą rolę podwykonawcy przy świadczeniu usług objętych serwisem Xxxxxxxxxx.xx, na co Użytkownik wyraża ogólną zgodę.
10. Lista dalszych podmiotów przetwarzających (dalej: "Lista"), o których mowa w zdaniu poprzednim obejmuje spółkę eTravel SA, Al. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx. Celem powierzenia jest realizacja procesów powiązanych z obsługą obszarów IT, obsługa kadrowo- księgowa, wykorzystaniem narzędzi CRM, inne niezbędne do realizacji usług świadczonych w ramach Xxxxxxxxxx.xx.
11. Przetwarzający ma prawo do jednostronnej aktualizacji i modyfikacji Listy. Aktualizacja lub
modyfikacja Listy nie stanowi zmiany Regulaminu.
12. W przypadku wykonywania w imieniu Użytkownika konkretnych czynności przetwarzania Przetwarzający korzystając z usług innego podmiotu przetwarzającego, nakłada na ten inny podmiot przetwarzający na mocy umowy powierzenia danych osobowych, te same obowiązki ochrony danych jak te wskazane w Regulaminie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Użytkownika za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Przetwarzającym.
13. W terminie 21 dni licząc od dnia opublikowania aktualizacji lub modyfikacji Listy, Użytkownik może wnieść sprzeciw wobec takich zmian, w którym wyjaśni podstawy do nieudzielenia akceptacji nowemu podmiotowi. Wniesienie sprzeciwu oznacza brak zgody na dodanie lub zastąpienie takiego podmiotu w zakresie dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych przekazywanych na podstawie Regulaminu. W takim przypadku, o ile nie jest możliwe realizowanie usług świadczonych w ramach serwisu Xxxxxxxxxx.xx, z wyłączeniem
podmiotu, co do którego Użytkownik wniósł sprzeciw, Stronom przysługuje prawo rozwiązania współpracy w zakresie korzystania z Xxxxxxxxxx.xx ze skutkiem natychmiastowym.
14. Przetwarzający przy przetwarzaniu danych osobowych zobowiązany jest stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, zgodnie z art. 32 RODO, a w szczególności Przetwarzający powinien zabezpieczyć dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, w tym między innymi w stosownym przypadku:
a. pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
b. zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
c. zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich
w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
d. regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
15. W celu wykonania obowiązku, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, Przetwarzający zobowiązany jest prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki wskazane w ustępie poprzednim.
16. Czynności w ramach przetwarzania danych osobowych mogą podejmować wyłącznie członkowie personelu, którzy uprzednio uzyskali od Przetwarzającego pisemne upoważnienie. Każde upoważnienie lub jego cofnięcie Przetwarzający zobowiązany jest wpisać do ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
17. Członkowie personelu, przy pomocy, których Przetwarzający realizować będzie przedmiot Regulaminu, zobowiązani zostaną przez Przetwarzającego do zachowania w tajemnicy danych osobowych i środków ochrony ich przetwarzania.
18. Przetwarzający zobowiązany jest do przeszkolenia personelu w zakresie sposobów
zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych.
19. Gdy będzie to miało zastosowanie, Przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, będzie pomagał Użytkownikowi oraz udzielał niezbędnych informacji, w celu należytego wywiązania się przez Użytkownika z obowiązków przewidzianych prawem, w szczególności tych określonych w Rozdziale III oraz art. 32-36 RODO.
20. Przetwarzający zobowiązuje się udostępnić Użytkownikowi, na jego żądanie, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełniania obowiązków określonych w Regulaminie. W związku z powyższym obowiązkiem Przetwarzający niezwłocznie poinformuje Użytkownika, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub inne przepisy ochrony danych osobowych.
21. Bez uszczerbku dla przepisów odrębnych, jeżeli Przetwarzający naruszy RODO przy określaniu celów i sposobów przetwarzania, uznaje się go za administratora w odniesieniu do tego przetwarzania.
22. Użytkownik może przeprowadzać kontrole zgodności działań Przetwarzającego
z Regulaminem.
23. Użytkownik zobowiązany jest poinformować Przetwarzającego, co najmniej na 21 dni przed kontrolą.
24. Kontrola powinna być przeprowadzona w czasie godzin pracy obowiązujących w siedzibie Przetwarzającego lub innym miejscu wskazanym przez Przetwarzającego i nie powinna w nieuzasadniony sposób zakłócać normalnej działalności Przetwarzającego.
25. Sprawozdania z kontroli stanowią dane poufne Stron.
26. Koszty przeprowadzenia kontroli ponosi Użytkownik z wyłączeniem czasu pracy personelu Przetwarzającego.
27. Przetwarzający zobowiązuje się dostosować do zaleceń pokontrolnych mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, o ile takie zaistnieją.
28. Kontrola, powinna być przeprowadzona w taki sposób, aby zabezpieczone były dane osobowe lub informacje poufne Przetwarzającego oraz osób trzecich, w szczególności innych podmiotów powierzających Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych.
29. Strony oświadczają, że w przypadku kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych prowadzonej u jednej ze Stron, dotyczącej przetwarzania powierzonych danych osobowych w ramach umowy, Strona będzie przekazywać drugiej Stronie w zakresie dopuszczalnym prawem niezbędne informacje i wyjaśnienia.
30. Użytkownik zobowiązuje się do realizowania Regulaminu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, w tym RODO, w szczególności do umieszczania w systemie Xxxxxxxxxx.xx danych przetwarzanych legalnie, z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.
31. Wszelkie oprogramowanie w ramach infrastruktury Przetwarzającego, jest instalowane na koszt, ryzyko i odpowiedzialność Użytkownika. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za działanie lub nienależyte działanie, luki, błędy oraz skutki powstałe w wyniku korzystania z oprogramowania, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
32. Użytkownik odpowiada za podmioty lub osoby trzecie, które będą na zlecenie Użytkownika administrowały serwisem Xxxxxxxxxx.xx. Jednocześnie Użytkownik odpowiada za udostępnienie haseł dostępu do serwisu Xxxxxxxxxx.xx osobom trzecim oraz za przechowywanie niedostatecznie zabezpieczonych haseł dostępu do usługi na swoich urządzeniach.
33. Jeżeli Użytkownik utraci możliwość dostępu do swojej usługi w ramach Xxxxxxxxxx.xx, w której przetwarzane są dane osobowe, to ze względów bezpieczeństwa jest on zobowiązany zgłosić ten fakt niezwłocznie Przetwarzającemu.
34. Każda ze Stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej Stronie oraz osobom trzecim w związku z wykonywaniem Regulaminu, zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego oraz przepisami RODO oraz zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
35. Przetwarzający ponosi całkowitą odpowiedzialność za swoje działania, działania swojego personelu, jak również innych podmiotów przetwarzających, za które Przetwarzający odpowiada, a którym Przetwarzający powierzył przetwarzanie danych osobowych.
36. Umowa powierzenia przetwarzania w oparciu o Regulamin zawarta zostaje na czas trwania okresu, w którym Użytkownik korzysta z serwisu Xxxxxxxxxx.xx. Z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania współpracy w ramach wykorzystania serwisu Xxxxxxxxxx.xx z jakiejkolwiek przyczyny, rozwiązaniu ulega umowa powierzenia Przetwarzania.
37. Każda ze Stron może wypowiedzieć umowę powierzenia przetwarzania ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia istotnych postanowień Regulaminu oraz po wezwaniu drugiej Strony do zaprzestania naruszeń w terminie nie krótszym niż siedem dni.
38. W przypadku zakończenia trwania umowy powierzenia przetwarzania Przetwarzający niezwłocznie zwróci Użytkownikowi lub umożliwi mu w jakikolwiek inny sposób odzyskanie danych osobowych. Po zwrocie danych osobowych Przetwarzający usunie wszelkie ich kopie
lub w jakikolwiek inny sposób uczyni niemożliwym dostęp do nich, chyba że obowiązek zachowania kopii wynikać będzie z przepisów prawa. Regulamin i jego postanowienia mają zastosowanie także do wcześniejszych czynności podjętych pomiędzy Stronami oraz zastępuje wszystkie wcześniejsze umowy, porozumienia i ustalenia dotyczące ochrony danych osobowych.
39. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy polskiego prawa, a w szczególności Kodeks cywilny oraz RODO.
§7 Zmiany Regulaminu
1. Usługodawca zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do Regulaminu w każdej chwili i miejscu. o czym Użytkownicy zostaną poinformowani z min. 21 dniowym wyprzedzeniem.