UMOWA nr ………………..

znak sprawy: IF/ZNP-31/2021 Załącznik 3

(wzór umowy)

UMOWA nr ………………..

zawarta w Krakowie w dniu ……………. 202.. r. pomiędzy:

Instytutem Farmakologii im. Jerzego Maja Polskiej Akademii Nauk, z siedzibą w Krakowie przy ul. Smętnej 12, wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych pod nr …, NIP: …, zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

1. ...........................................................................................................................................

2. ...........................................................................................................................................

a

.....................................................................................................................................................

., z siedzibą w … przy …, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym pod nr …, NIP: …, kapitał zakładowy: … wpłacony w całości, zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:

1. ...........................................................................................................................................

2. ...........................................................................................................................................

po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000,00 zł netto. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129) do postępowania ustawy nie stosuje się.

§ 1. ZOBOWIĄZANIA I OŚWIADCZENIA STRON

1. Przedmiotem niniejszej umowy (dalej również jako „Umowa”) jest świadczenie usługi

kompleksowej organizacji w trybie on-line konferencji pt. XXXIX Szkoła Zimowa –

„Dysfunkcje metaboliczne a choroby ośrodkowego układu nerwowego” dla Instytutu

Farmakologii im. Jerzego Maja Polskiej Akademii Nauk, zwanej dalej zbiorczo

„wydarzeniem”, zgodnie z ofertą z dnia ……….. 202.. r.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania przedmiotu niniejszej umowy z zachowaniem należytej staranności, zabezpieczając wysoki poziom jakości świadczonych usług w sposób zgodny z:

- arkuszem kalkulacyjnym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy,

- szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik 1A do niniejszej

umowy,

będącymi jej integralną częścią.

3. Przedmiot umowy obejmuje (obowiązki Wykonawcy):

– wcześniejsze nagrania wykładów i prezentacji wraz z ich obróbką,

– platformę do transmisji on-line (dla 150 osób) z uwzględnieniem zakładek: agenda,

prelegenci, abstrakt

– transmisję on-line nagranych materiałów za pośrednictwem platformy (dla 150 osób)

– obsługę połączeń zdalnych z wykładowcami i moderatorem konferencji w czasie trwania

wydarzenia i transmisję tych połączeń on-line

– usługę czatu dla uczestników

– branding wydarzenia

– generowanie kodów dostępu do platformy z materiałami dla uczestników

– mini stoisko wraz z czatem 1:1(w celu prezentacji posterów) oraz obsługą (15-20 stoisk)

– studio dla prowadzącego oraz dwóch wykładowców wyposażone w kamerę HD, oświetlenie, mikrofon bezprzewodowy z możliwością odsłuchu fonii i podglądu wizji dla mówcy wraz z obsługą operatora kamery

– wsparcie podczas całego procesu realizacji konferencji (Project Manager)

– magazynowanie i udostępnianie gotowego materiału do trzech miesięcy po zakończeniu

konferencji.

4. Wszystkie koszty niezbędne do przygotowania i wykonania przedmiotu niniejszej umowy

ponosi Wykonawca.

5. Wykonawca jest zobowiązany w każdym czasie do udzielenia Zamawiającemu informacji co

do sposobu realizacji niniejszej umowy oraz stanu zaawansowania prac.

§ 2.TERMIN ORAZ MIEJSCE REALIZACJI

1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy w dniach 2-4 marca 2022 r., zgodnie z harmonogramem wydarzenia opisanym w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, o którym mowa w § 1 ust. 2 Umowy.

2. Przedmiot umowy realizowany będzie on-line.

§ 3. PŁATNOŚĆ

1. Cena brutto za maksymalny zakres przedmiotu zamówienia wyliczona na podstawie

jednostkowych cen brutto podanych w ofercie Wykonawcy wynosi zł (słownie:), a cena netto zł + należny podatek VAT (…%).

Wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy zostanie wyliczone za faktyczny poziom realizacji usługi na podstawie jednostkowych cen brutto podanych w arkuszu kalkulacyjnym Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający rozliczy podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami (jeżeli dotyczy).

Zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 1666), Zamawiający dopuszcza przekazanie faktury przez Wykonawcę za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

2. Zapłata wynagrodzenia za wykonanie Umowy nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT wraz z załączoną specyfikacją, w ciągu 30 dni od dostarczenia faktury do Zamawiającego, na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze.

3. Wykonawca oświadcza, że na fakturach wystawianych i dostarczanych Zamawiającemu będzie wskazywał wyłącznie numer rachunku bankowego ujęty na tzw. „Białej liście”, tj. wykazie podatników VAT prowadzonym przez Ministerstwo Finansów.

4. Wykonawca pokryje wszelkie koszty oraz zadośćuczyni finansowo za wszelkie szkody poniesione przez Zamawiającego w przypadku niedopełnienia przez Wykonawcę jakichkolwiek obowiązków umownych i/lub przewidzianych przepisami prawa, w tym obowiązku, o którym mowa w ust. 10 niniejszego paragrafu.

5. W przypadku, gdy rachunek bankowy ujęty na wystawionej przez Wykonawcę fakturze VAT nie będzie ujęty na „Białej liście”, bieg terminu płatności, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, zostanie wstrzymany do dnia poinformowania Zamawiającego przez Wykonawcę o ujęciu rachunku na „Białej liście” lub do dnia przedłożenia Zamawiającemu przez Wykonawcę skorygowanej faktury ze wskazanym innym rachunkiem bankowym, ujętym na „Białej liście”, a Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie.

6. Podstawę do wystawienia faktury stanowi podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę protokół odbioru zamówienia, potwierdzający jego wykonanie, którego wzór stanowi załącznik do niniejszej umowy.

7. Przez datę zapłaty rozumie się datę złożenia dyspozycji zapłaty przez Zamawiającego w banku Zamawiającego.

8. W przypadku, gdy w terminie określonym w ust. 2, Zamawiający nie przeleje na rachunek Wykonawcy kwoty wynikającej z przedłożonej przez Wykonawcę faktury, zapłaci Wykonawcy odsetki za zwłokę w wysokości odsetek ustawowych.

9. Zamawiający nie udziela zaliczek na poczet wykonania usługi.

§ 4. PRAWO DO ODSTĄPIENIA i ZMIANY WYNIKAJACE ZE STANU EPIDEMII

1. Zamawiający może odstąpić od umowy w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia jej podpisania bez podania przyczyny.

2. Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od umowy także po terminie wynikającym z ust. 1, w sytuacji, w której będzie zmuszony do rezygnacji z organizacji Wydarzenia będącego przedmiotem transmisji z uwagi na obostrzenia związane x.xx z rozprzestrzenianiem się epidemii wirusa SARS-CoV-2, w tym w przypadku wprowadzenia zakazu zgromadzeń lub innych obostrzeń uniemożliwiających lub utrudniających organizację wydarzenia, czy też wpływających na poziom bezpieczeństwa uczestników Wydarzenia.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, Wykonawcy przysługują wyłącznie roszczenia o zwrot udokumentowanych i uzasadnionych kosztów działań zrealizowanych na poczet wykonania usług określonych w umowie poniesionych do momentu odstąpienia, nie wyższe jednak niż 5% kwoty wskazanej w §3 ust. 1. Wykonawca jest w takim przypadku zobowiązany dołożyć należytych starań, aby zredukować ewentualne koszty do zwrotu

do minimum (zabezpieczyć możliwość wycofania się w tym czasie z rezerwacji, zwrotu

zaliczek itd.).

4. Zamawiający może odstąpić od umowy lub od jej części z winy Wykonawcy, bez obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez Wykonawcę na realizację umowy, w szczególności w przypadku gdy:

1) kontakt z Wykonawcą okaże się utrudniony (brak odpowiedzi na wiadomość e-mail w ciągu dwóch dni roboczych lub brak kontaktu telefonicznego z Wykonawcą w godzinach pracy Zamawiającego);

2) po zawarciu umowy okaże się, że Wykonawca nie jest w stanie wykonać całej umowy lub jej części lub zamierza wykonać ją na poziomie odbiegającym od określonego w ofercie oraz w zawartej umowie, w szczególności nie jest w stanie uwzględnić uwag Zamawiającego dotyczących sposobu realizacji umowy;

3) Wykonawca realizuje umowę w sposób sprzeczny z jej postanowieniami oraz wytycznymi udzielonymi przez Zamawiającego, pomimo uprzedniego pisemnego wezwania go do zmiany sposobu wykonywania umowy na piśmie;

4) Wykonawca stanie się niewypłacalny, zostanie postawiony w stan likwidacji lub złożony zostanie w stosunku do niego wniosek o wszczęcie postępowania upadłościowego; wystąpią inne przesłanki, z których będzie wynikało, że umowa nie zostanie zrealizowana lub nie zostanie zrealizowana prawidłowo - niezwłocznie po zaistnieniu zdarzeń uzasadniających decyzję o odstąpieniu.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, o ile Zamawiający nie podejmie decyzji o odstąpieniu od umowy i tym samym rezygnacji z organizacji Wydarzenia, Zamawiający może ustalić inny sposób postępowania adekwatny do zaistniałych okoliczności, taki jak:

1) zmiana terminu realizacji umowy;

2) zmiana sposobu realizacji umowy;

3) zmiana zakresu usługi, w szczególności poprzez rezygnację z części usług składających się na przedmiot umowy z odpowiednim zmniejszeniem wynagrodzenia;

4) zmiana miejsca realizacji Wydarzenia.

§ 5. KARY UMOWNE

1. Za każdy przypadek naruszenia postanowień Umowy Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie usługi. Prawo do naliczenia kary umownej przysługuje Zamawiającemu z tytułu niewykonania Umowy w sposób zgodny z opisem przedmiotu zamówienia, w szczególności w przypadku:

1) niedotrzymania harmonogramu wydarzenia (pominięcie konkretnych punktów, nieodpowiednia kolejność, nieprzestrzeganie czasu wyznaczonego na poszczególne punkty);

2) wszelkich usterek technicznych.

2. Zamawiający ma prawo do naliczenia kary umownej w wysokości do 30% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 1 w przypadku odstąpienia od umowy lub jej części z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w szczególności z przyczyn, o których mowa w § 5 ust. 1.

3. Kary umowne przewidziane w Umowie kumulują się, tzn. naliczenie kary umownej w przypadku odstąpienia od Umowy nie pozbawia Zamawiającego roszczenia o zapłatę kar umownych naliczonych z tytułu naruszenia postanowień umowy do momentu wykonania prawa odstąpienia. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego szkody przewyższającej wysokość kar umownych przewidzianych w Umowie, jest on uprawniony do dochodzenia odszkodowania w wysokości przewyższającej karę umowną do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych prawa cywilnego.

4. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia naliczonych kar umownych z zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wynikającego z wystawionej przez niego faktury VAT, na co Wykonawca wyraża zgodę.

5. Żadna ze Stron nie jest jednak odpowiedzialna i zobowiązana do zapłaty kary umownej, w przypadku gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy było wynikiem wystąpienia siły wyższej lub wynikiem rozwoju epidemii COVID-19.

§ 6. POUFNOŚĆ

1. Z uwagi na fakt, że Zamawiający jest podmiotem publicznym, a przedmiot umowy jest finansowany ze środków publicznych, treść umowy lub jej część podlega ujawnieniu w przypadku złożenia wniosku w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2176 ze zm.), z wyjątkiem przypadku zastrzeżenia poufności postanowień Umowy przy powołaniu się na tajemnicę przedsiębiorstwa.

2. Wykonawca zobowiązuje się do nie ujawniania osobom trzecim jakichkolwiek danych i informacji dotyczących Zamawiającego, jakie uzyskał w związku z realizacją umowy, chyba, że Wykonawca otrzyma od Zamawiającego pisemną zgodę na ich ujawnienie.

3. Obowiązek nie ujawniania danych i informacji dotyczących Zamawiającego uzyskanych w związku z wykonywaniem umowy wiąże Wykonawcę również po wygaśnięciu, jak i po odstąpieniu od Umowy.

4. Ograniczenia określone w ust. 1 nie dotyczą informacji uzyskanych przez Wykonawcę od osób trzecich zgodnie z prawem oraz nienaruszających zobowiązań tych osób do nie ujawniania takich informacji oraz informacji, które są publicznie znane.

5. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), w szczególności podczas wykonywania prac stwarzających możliwość dostępu do danych osobowych - do ich ochrony przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem.

§ 7. PRAWA AUTORSKIE

1. Wykonawca oświadcza, że utwory mogące stanowić przedmiot praw autorskich, w tym w szczególności: utwory audiowizualne, fotografie, prezentacje, multimedia itp. przygotowane w ramach umowy będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, w tym w szczególności praw autorskich innych osób.

2. Wykonawca oświadcza, że będą mu przysługiwać majątkowe prawa autorskie w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1062) do utworów, o których mowa w ust. 1, w pełnym zakresie, bez żadnych ograniczeń lub obciążeń na rzecz osób trzecich, w szczególności praw autorskich innych osób.

3. W ramach wynagrodzenia, określonego w § 3 ust. 1, w dniu odbioru zamówienia Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do utworów powstałych w trakcie oraz w celu realizacji niniejszej umowy, w tym udziela Zamawiającemu zezwolenia na korzystanie z praw zależnych do tych utworów.

4. Wykonawca wyraża zgodę na wykonywanie przez Zamawiającego, bądź przez inne osoby na jego zlecenie, autorskich praw zależnych i nie będzie żądał z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Zamawiający i działające na jego zlecenie osoby trzecie, nabędą uprawnienia do modyfikacji, uzupełniania, wykorzystywania utworów w całości lub dowolnie wybranych fragmentach, bez żadnych ograniczeń.

5. Przeniesienie majątkowych praw autorskich do ww. utworów obejmuje wszystkie znane w chwili zawarcia umowy pola eksploatacji, a w szczególności:

1) utrwalanie, kopiowanie, wprowadzenie do pamięci komputerów i serwerów sieci

komputerowych;

2) wystawianie lub publiczną prezentację, w tym podczas seminariów i konferencji;

3) wykorzystywanie w materiałach wydawniczych, w tym promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audio-wizualnych i komputerowych;

4) prawo do korzystania z utworów w całości lub z części oraz ich łączenia z innymi poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikację;

5) publikację i rozpowszechnianie w całości lub w części za pomocą druku, wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną, nadawanie za pośrednictwem satelity, równoległe i integralne nadawanie dzieła przez inną organizację radiową bądź telewizyjną, transmisję komputerową (sieć szerokiego dostępu, Internet) łącznie z utrwalaniem w pamięci RAM oraz zezwalaniem na tworzenie i nadawanie kompilacji.

§ 8. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Wykonawca oświadcza, że wypełni obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016

r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych

i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) – RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu realizacji niniejszej umowy oraz które udostępnił Zamawiającemu.

2. Zamawiający oświadcza, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu realizacji niniejszej umowy oraz które udostępnił Wykonawcy.

§ 9. KOMUNIKACJA POMIĘDZY STRONAMI

1. Wykonawca zapewni możliwość kontaktowania się z nim w czasie trwania niniejszej umowy od dnia jej podpisania, zarówno telefonicznie jak i poprzez pocztę elektroniczną, w godzinach pracy Zamawiającego, w szczególności od godziny 8:00 do godziny 16:00 w dniach roboczych.

2. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za realizację umowy oraz upoważnioną do podpisania protokołu odbioru jest , z którą

można się skontaktować z użyciem adresu e-mail ........................................ oraz numeru

telefonu ........................................................

3. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za realizację umowy oraz upoważnioną do podpisania protokołu odbioru jest ……………………., z którą można się skontaktować z użyciem adresu e-mail: …………………………….. oraz numeru telefonu …………………………….

4. Wykonawca jest zobowiązany do udzielania Zamawiającemu informacji o stanie zaawansowania prac i ustaleń co do realizacji umowy na każde żądanie Zamawiającego, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od dnia skierowania zapytania przez Zamawiającego drogą elektroniczną.

§ 10. PODWYKONAWCY

W przypadku, gdy Wykonawca złoży oświadczenie, iż nie zamierza powierzyć podwykonawcom realizacji przedmiotu niniejszej umowy, o którym mowa w § 10 ust. 1, wtedy § 10 ust. 2 i 3 zostaną usunięte, a § 10 ust. 1 zmodyfikowany zgodnie ze stanem faktycznym.

1. Wykonawca oświadcza, że nie zamierza / zamierza powierzyć podwykonawcom realizację przedmiotu niniejszej umowy, o którym mowa w § 1, w części dotyczącej ….

2. Zamawiający wyraża zgodę na powierzenie przez Wykonawcę podwykonawcom realizacji

przedmiotu niniejszej umowy, o którym mowa w § 1, w części dotyczącej ….

3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania, uchybienia i zaniedbania podwykonawców oraz ich pracowników w takim samym stopniu, jakby to były działania, uchybienia lub zaniedbania jego własne.

§ 11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Umowa zostaje zawarta z dniem podpisania przez obie Strony.

2. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem § 7 ust. 3 niniejszej umowy.

3. W przypadku uznania jakiegokolwiek postanowienia niniejszej umowy za niezgodne z prawem i/lub uznania tego postanowienia za nieważne, Strony zobowiązują się uzgodnić nowe postanowienie, którego znaczenie będzie najbardziej zbliżone do pierwotnej intencji Stron.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu

cywilnego.

5. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy Strony rozstrzygać będą w sposób polubowny, biorąc pod uwagę zasady słuszności oraz jak najlepsze wywiązanie się z zawartej umowy. W przypadku braku porozumienia Xxxxx, spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

6. Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego.

Zamawiający Wykonawca

Załączniki do umowy:

1. Załącznik 1 – Arkusz kalkulacyjny.

2. Załącznik 1A – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

3. Załącznik 2 - Klauzula informacyjna Instytutu Farmakologii im. Jerzego Maja Polskiej

Akademii Nauk dla kontrahentów.

4. Załącznik 3 - Wzór protokołu odbioru.

Załącznik 2 do umowy nr … z dnia … 20.. r.

Klauzula informacyjna Instytutu Farmakologii im. Xxxxxxx Xxxx Polskiej Akademii Nauk dla kontrahentów będących osobami fizycznymi, osób reprezentujących kontrahentów, pełnomocników kontrahentów oraz pracowników i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy.

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1) (zwanego dalej

„RODO”) Instytut Farmakologii im. Xxxxxxx Xxxx Polskiej Akademii Nauk (UJ) informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Farmakologii im. Xxxxxxx Xxxx Polskiej Akademii Nauk (dalej jako Instytut), xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, www.if- xxx.xxxxxx.xx

2. Instytut powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan się skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań lub uwag dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych i praw przysługujących Pani/Panu na mocy przepisów o ochronie danych osobowych. Dane kontaktowe: adres e-mail: xxx@xx-xxx.xxxxxx.xx

3. Instytut może przetwarzać Pani/Pana dane w następujących celach:

a) zawarcia i wykonania umowy – w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w przypadku Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania lub działających na podstawie pełnomocnictwa Kontrahenta;

b) wynikających z uzasadnionych interesów prawnych obejmujących realizację umowy z Kontrahentem w myśl art. 6 ust. 1 pkt f RODO -w przypadku osoby wskazanej przez Kontrahenta w związku z realizacją umowy;

c) wypełnienia obowiązków prawnych dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

d) wynikających z uzasadnionych interesów prawnych obejmujących ustalenie, dochodzenie lub obronę ewentualnych roszczeń z tytułu realizacji umowy, w myśl art. 6 ust. 1 pkt f RODO;

e) wypełnienia obowiązków prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

4. Instytut pozyskał Pani/Pana dane osobowe:

a) w przypadku Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania lub działających na podstawie pełnomocnictwa Kontrahenta -

bezpośrednio od Pani/Pana. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest

niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.

b) w przypadku osoby wskazanej przez Kontrahenta w związku z realizacją umowy - od Kontrahenta, z którym zawarł umowę. Zakres Pani/Pana danych osobowych może obejmować: imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, dane kontaktowe oraz inne dane niezbędne w związku z realizacją umowy.

5. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom uprawnionym do ich odbioru na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz organizacji międzynarodowych.

7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy zawartej z Kontrahentem, a następnie przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa w zakresie przechowywania dokumentacji lub przez okres przedawnienia roszczeń określony w przepisach prawa.

8. Posiada Pani/Pan prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.

9. Posiada Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych

Osobowych.

10. Nie będzie Pani/Pan podlegać decyzjom podejmowanym w sposób zautomatyzowany (bez udziału człowieka). Pani /Pana dane osobowe nie będą również wykorzystywane do profilowania.

Potwierdzam, że zapoznałam (-em) się i przyjmuję do wiadomości powyższe informacje.

..............................

(czytelny podpis lub podpis i pieczęć)

Załącznik 3 do umowy nr … z dnia … 20.. r.

PROTOKÓŁ ODBIORU

sporządzony w dniu ………………

Odbioru prac wykonanych w ramach umowy nr ………. z dnia polegających na

świadczeniu usługi kompleksowej organizacji w trybie on-line konferencji pt. XXXVIII Szkoła Zimowa – „Nowe wskazania dla starych leków” przez Instytut Farmakologii im. Jerzego Maja Polskiej Akademii Nauk w Krakowie przy ul. Smętnej 12 roku obejmujących:

1. wcześniejsze nagrania wykładów i prezentacji wraz z ich obróbką,

2. platformę do transmisji on-line (dla 150 osób) z uwzględnieniem zakładek: agenda,

prelegenci, abstrakt

3. transmisję on-line nagranych materiałów za pośrednictwem platformy (dla 150 osób)

4. obsługę połączeń zdalnych z wykładowcami i moderatorem konferencji w czasie trwania wydarzenia i transmisję tych połączeń on-line

5. usługę czatu dla uczestników

6. branding wydarzenia

7. generowanie kodów dostępu do platformy z materiałami dla uczestników

8. mini stoisko wraz z czatem 1:1(w celu prezentacji posterów) oraz obsługą (15-20 stoisk)

9. studio dla prowadzącego oraz dwóch wykładowców wyposażone w kamerę HD,

oświetlenie, mikrofon bezprzewodowy z możliwością odsłuchu fonii i podglądu wizji dla mówcy wraz z obsługą operatora kamery

10. wsparcie podczas całego procesu realizacji konferencji (Project Manager)

11. magazynowanie i udostępnianie gotowego materiału do trzech miesięcy po zakończeniu konferencji.

zgodnie z umową oraz opisem przedmiotu zamówienia z dnia ……………………….

dokonali w dniu w imieniu:

1. Instytutu Farmakologii im. Jerzego Maja Polskiej Akademii Nauk

………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. (Wykonawca):

…………………………………………………………………………………………………………………………………… Uwagi i wnioski osób biorących udział w odbiorze:

usługa została wykonana bez zastrzeżeń usługa została wykonana z uwagami:

………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………. Ostateczna wartość umowy wynosi:

………………………………………………………………………………….

Niniejszy protokół stanowi podstawę do wystawienia faktury.

Zamawiający Wykonawca