UMOWA WZÓR (dla części I i II)

Załącznik nr 5 do SIWZ

(po zmianie z 24.03.2020 r.)

UMOWA WZÓR (dla części I i II)

zawarta w dniu r. w Rzeszowie pomiędzy

Izbą Administracji Skarbowej w Rzeszowie, 00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0

reprezentowaną przez:

…………………………. – …………….. Izby Administracji Skarbowej w Rzeszowie zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”

a

………………………………………………………………………………………….. reprezentowanym przez

…………………………………………………………………………….. zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą”.

Niniejsza umowę zawarto w wyniku postępowania nr 1801-ILZ1.260.5.2020 przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1843).

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa serwisowa urządzeń drukujących, kopiujących, skanujących i faksujących obejmująca naprawy oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych, w szczególności: tonerów, bębnów i części zamiennych, umożliwiająca wykonanie w okresie realizacji zamówienia wysokiej jakości wydruków przez użytkowników Izby Administracji Skarbowej w Rzeszowie wraz z podległymi jednostkami woj. podkarpackiego, w zamian za opłatę wyliczoną w oparciu o liczbę pakietów formatu A4 wykonanych na przedmiotowych urządzeniach drukujących.

2. Kompleksowa usługa serwisowa urządzeń drukujących musi być świadczona w sposób zapewniający utrzymanie urządzeń objętych przedmiotem zamówienia w stałej i pełnej sprawności techniczno-użytkowej przez cały okres realizacji zamówienia.

3. Kompleksowa obsługa serwisowa urządzeń dotyczy wszystkich urządzeń nieobjętych gwarancją producenta. Obsługa urządzeń na gwarancji polega na wykonywaniu wszystkich czynności obsługowych oraz dostarczaniu materiałów eksploatacyjnych (tusze, bębny, rolki pobierające, separatory, itp.) niezbędnych do utrzymania uprawnień gwarancyjnych. Terminy gwarancji dla poszczególnych urządzeń zostały określone w Załączniku nr 3 do umowy (Wykaz urządzeń objętych postępowaniem). W przypadku, gdy okres gwarancji dla danego urządzenia zakończy się w trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia, po zakończeniu okresu gwarancji urządzenie musi zostać objęte przez Wykonawcę kompleksową obsługą przewidzianą dla urządzeń nieobjętych gwarancją producenta.

4. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania urządzeń drukujących i kopiujących w stanie przydatnym do użytku, zgodnie z ich przeznaczeniem, przy zachowaniu ich parametrów technicznych odpowiednio dla danego typu urządzenia i zgodnych ze specyfikacją producenta, tj. w stanie umożliwiającym nieprzerwane z nich korzystanie przez pracowników Zamawiającego, przez cały okres obowiązywania umowy.

5. Wykonawca, w ramach realizacji przedmiotu umowy, zobowiązuje się dostarczać nieodpłatnie części zamienne i materiały eksploatacyjne niezbędne do naprawy i prawidłowej eksploatacji urządzeń drukujących i kopiujących. Wykonawca przejmuje wówczas na własność zużyte części.

6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Załączniku nr 2 do umowy.

§ 2

Termin obowiązywania umowy

Umowa obowiązuje przez okres 12 miesięcy, licząc od dnia jej podpisania lub do wyczerpania maksymalnej kwoty umowy określonej w § 3 ust. 1 umowy.

§ 3

Cena oferty

1. Całkowita cena ofertowa ogółem brutto ma charakter orientacyjny (szacunkowy) i wynosi:….……...zł (słownie: ) , w tym:

1) …… zł (słownie: …) - Zadanie podstawowe,

2) …… zł (słownie: ….) - Prawo opcji.

2. Wartość określona w ust. 1 jest wartością maksymalną, jaką Zamawiający może zrealizować w ramach zamówienia podstawowego i skorzystania z prawa opcji.

3. Wartość określona w ust. 1 nie stanowi podstaw do wynagrodzenia Wykonawcy (rozliczenia).

§ 4

Wynagrodzenie Wykonawcy

1. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy w terminie obowiązywania umowy będzie iloczynem faktycznie wydrukowanych (zrealizowanych) pakietów na urządzeniach objętych umową i stawki jednostkowej brutto za jeden pakiet formatu A 4 niezależnie od modelu i marki urządzenia zaoferowanej przez Wykonawcę w złożonej ofercie, która wynosi:

1) ...…..…. zł (słownie zł: ………) dla wszystkich rodzajów wydruków liczonych w pakietach formatu A4 w zadaniu podstawowym,

2) ...…..…. zł (słownie zł: ………) dla wszystkich rodzajów wydruków liczonych w pakietach formatu A4 w przypadku uruchomienia prawa opcji.

2. Koszt wydruku jednego pakietu został ujednolicony dla wszystkich urządzeń,

niezależnie od tego czy jest to wydruk kolorowy, monochromatyczny formatu A6, A5, A4 czy też formatu A3.

3. Ceny jednostkowe (brutto) za jeden pakiet określone w ust. 1 nie podlegają żadnym zmianom w okresie trwania umowy.

4. Rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będzie w cyklu miesięcznym.

5. Treść faktury miesięcznej (częściowej) winna odzwierciedlać ilość wykonanych pakietów na urządzeniach przez użytkowników wynikająca z zestawienia miesięcznego, czyli specyfikacji zbiorczej wg wzoru określonego w Załączniku nr 6 do umowy i stawki za jeden pakiet, o których mowa w ust 1.

§ 5

Warunki płatności

1. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie podpisana obustronnie miesięczna specyfikacja zbiorcza (Załącznik nr 6 do umowy) sporządzona na podstawie przekazanych przez użytkowników raportów z ilości wykonanych pakietów, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do umowy. Ze strony Zamawiającego specyfikację zbiorczą sporządzi i podpisze wyznaczony pracownik odpowiedzialny za realizację umowy, o którym mowa w § 14 ust. 1.

2. Specyfikacja zbiorcza (Załącznik 6 do umowy) wraz z raportami z ilości wykonanych pakietów zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej do 5 dnia roboczego po zakończonym miesięcznym okresie rozliczeniowym. Raporty będą sporządzone na dzień ostatniego dnia roboczego miesiąca okresu rozliczeniowego. Wykonawca ma prawo przeprowadzić na własny koszt i w terminie ustalonym z Zamawiającym, własny spis liczników wszystkich urządzeń objętych przedmiotem zamówienia celem potwierdzenia otrzymanych danych. Raport z wykonanego własnego spisu Wykonawca udostępni Zamawiającemu w celu weryfikacji i zatwierdzenia.

3. W przypadku awarii urządzenia w postaci braku możliwości odczytu licznika wydruków Zamawiający do rozliczenia przyjmie wartość 50% ilości wydrukowanych stron z okresu poprzedniego.

4. Wynagrodzenie przelewane będzie na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w częściowych (miesięcznych) fakturach obejmujących zbiorczą kwotę za wszystkie urządzenia objęte umową, uwzględniającą ilość wydrukowanych pakietów w danym okresie rozliczeniowym i kosztu jednego pakietu wystawionych na: Izbę Administracji Skarbowej w Rzeszowie, 00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0, NIP: 8131096298, w terminie 21 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Integralną częścią faktury będzie zbiorcza specyfikacja uwzględniająca ilość wydrukowanych pakietów u każdego użytkownika (jednostka skarbowa lub celno-skarbowa).

5. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej (np. plik PDF) na adres e-mail: xxxxxxx.xxx.000000@xx.xxx.xx lub jako ustrukturyzowana faktura elektroniczna (plik XML) za pośrednictwem platformy. W takim wypadku faktury nie będą przesyłane w formie papierowej.

6. Zamawiający nie ponosi skutków prawnych nieprawidłowo wystawionych faktur, w tym w szczególności w zakresie terminu płatności.

7. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości cesji wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji umowy na osoby trzecie.

9. W razie zmiany w okresie obowiązywania umowy przepisów dotyczących stawki podatku VAT, Strony będą dokonywały rozliczeń stosownie do wprowadzonej zmiany stawki podatku VAT, co oznacza, że Zamawiający zapłaci należność z uwzględnieniem zmienionej stawki, z zastrzeżeniem, że wartość umowy netto obliczonej dla wartości brutto z § 3 ust. l nie zmieni się.

10. Wszelkie rozliczenia z Wykonawcą dokonywane będą w PLN.

11. Zamawiający nie udzieli Wykonawcy zaliczki na realizację przedmiotu umowy.

§ 6

Ogólne warunki realizacji przedmiotu zamówienia

1. Celem świadczenia obsługi serwisowej urządzeń jest zapewnienie ich najbardziej efektywnego, sprawnego, ciągłego i prawidłowego działania w okresie obowiązywania umowy.

2. Przed przystąpieniem do realizacji umowy, w terminie 14 dni od dnia jej podpisania, w obecności obu Stron odczytane oraz spisane zostaną stany zerowe licznika na każdym z urządzeń objętym umową. Stany te spisane zostaną w Raporcie stanu zerowego, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do umowy. Za pisemną zgodą Wykonawcy, stany liczników mogą być odczytane i przekazane przez Zamawiającego.

3. Świadczenie kompleksowej usługi serwisowej obejmuje x.xx. diagnostykę, konserwację, przeglądy i naprawy wraz z zapewnieniem wszelkich części zamiennych i eksploatacyjnych przeznaczonych do sprzętu objętego umową, umożliwiających ich sprawne i ciągłe działanie.

4. W ramach usługi serwisowej Wykonawca zobowiązany jest do wykonania nielimitowanej ilości interwencji serwisowych tj. napraw wraz z zapewnieniem wszelkich części zamiennych oraz niezbędnej diagnozy, konserwacji, przeglądów itd. wymaganych lub zalecanych przez producenta sprzętu.

5. Wykonawca w ramach umowy i zgłaszanych awarii lub interwencji serwisowych, zapewni niezbędne materiały eksploatacyjne do wszystkich urządzeń objętych serwisem w czasie obowiązywania umowy z wyłączeniem papieru.

6. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się do odbierania po każdej interwencji serwisowej wszystkich uszkodzonych części zamiennych. Za ich utylizację odpowiedzialny będzie Wykonawca w sposób przewidziany prawem, w szczególności przepisami związanymi z ochroną środowiska.

7. Zamawiający oświadcza, że w okresie trwania umowy dołoży wszelkich starań w zakresie obsługi urządzeń tak, aby zminimalizować ewentualne uszkodzenia lub wcześniejsze ich zużycie. W przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę uszkodzeń mechanicznych urządzeń, które powstały z winy użytkowników (pracowników Zamawiającego) zwanych dalej „Odbiorcami”, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu w formie pisemnej wycenę naprawy uszkodzeń wraz z podaniem przyczyny awarii i listą uszkodzonych elementów. W takim przypadku Zamawiający ma prawo do wyłączenia urządzenia z eksploatacji, wykonania naprawy urządzenia poza umową bez udziału Wykonawcy lub zlecenie wykonania naprawy przez Wykonawcę, któremu z tego tytułu przysługiwać będzie dodatkowe (poza umową) wynagrodzenie kosztorysowe zgodnie z przedłożoną Zamawiającemu wyceną.

8. W momencie zakończenia umowy, zainstalowane przez Wykonawcę części przejdą na własność Zamawiającego z tym zastrzeżeniem, że Wykonawcy przysługuje tylko wynagrodzenie wynikające z faktycznego odczytu końcowego liczników po ostatnim okresie rozliczeniowym w ramach umowy.

9. Interwencje serwisowe polegające na wymianie części będą wykonywane na koszt i ryzyko Wykonawcy.

10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość:

1) zmiany ilości sprzętu podlegającego umowie (np. zmniejszenia ilości sprzętu w przypadku, gdy będzie on sukcesywnie likwidowany lub zwiększenia w przypadku otrzymania lub zakupu nowego sprzętu).

2) zmiany lokalizacji sprzętu, o których zobowiązuje się za każdym razem powiadomić Wykonawcę.

11. Zmiany ilościowe oraz zmiany lokalizacji nie są zmianami przedmiotu zamówienia i nie wymagają aneksu do umowy, a jedynie informacji pisemnej, bez możliwości odmowy ze strony Wykonawcy, jednocześnie z zastrzeżeniem, że ilość urządzeń w okresie trwania umowy nie może być mniejsza niż 80% stanu urządzeń w dniu podpisania umowy. Jeśli ilość urządzeń zmniejszy się poniżej tej wartości obie strony mogą wypowiedzieć umowę bez stosowania sankcji w postaci kar umownych.

12. Strony dopuszczają zmianę ilości i lokalizacji poszczególnych urządzeń przy zachowaniu umownych cen ryczałtowych za wydruk jednej strony, niezależnie od rodzaju urządzeń.

13. Naprawy wszystkich urządzeń, należy wykonywać zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie BHP.

14. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie o wykorzystaniu prawa opcji i wskaże zamawianą ilość przedmiotu zamówienia. Skorzystanie przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji nie stanowi zmiany niniejszej umowy i nie wymaga zgody Wykonawcy. Warunkiem wykorzystania prawa opcji będzie możliwość sfinansowania tej części zamówienia. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w części lub całości.

§ 7

Sposób postępowania w przypadku wystąpienia awarii lub interwencji serwisowej na skutek wymiany części eksploatacyjnych.

1. Odbiorca usługi powiadomi Wykonawcę poprzez wysłanie zgłoszenia stanowiącego Załącznik nr 7 do umowy drogą elektroniczną (e-mail) lub fax o wystąpieniu awarii lub konieczności interwencji serwisowej przekazując możliwie wyczerpujący i szczegółowy opis. Wykonawca dokona potwierdzenia zgłoszenia drogą elektroniczną lub fax. Zamawiający dopuszcza również przed powiadomieniem

o wystąpieniu awarii w formie pisemnej wprowadzenie tzw. usługi HelpDesk oraz ServiceDesk polegającej na udzieleniu przez Wykonawcę w formie telefonicznej lub e-mail ogólnego oraz technicznego wsparcia użytkownikom. W przypadku, gdy po odbytej konsultacji oraz zasugerowanym rozwiązaniu problem nie zostanie usunięty, przesłane zostanie zgłoszenie (Załącznik nr 7 do umowy) o wystąpieniu awarii. Od tego momentu liczony będzie termin na usunięcie awarii wg zobowiązania Wykonawcy złożonego w ofercie (czas skutecznego usunięcia awarii).

2. Po otrzymaniu zgłoszenia Wykonawca podejmuje reakcję serwisową polegającą na diagnozie, naprawie urządzenia lub wykonaniu innych czynności serwisowych mających na celu realizację zgłoszenia.

3. Każdorazowo po zakończeniu czynności serwisowych Odbiorca potwierdzi prawidłowość wykonanej usługi wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do umowy. Jeżeli usługa została wykonana prawidłowo zgłoszenie uznane jest za zrealizowane i podlega akceptacji przez osobę odpowiedzialną za realizację umowy w danej lokalizacji. Sporządzony protokół z przeprowadzonej naprawy lub wymiany części eksploatacyjnych, Wykonawca przekazuje Odbiorcy. Jeśli Odbiorca uzna, że usługa nie została wykonana w sposób właściwy lub termin wykonania nie został dotrzymany Odbiorca ma prawo zażądać od Wykonawcy pisemnych wyjaśnień oraz ma obowiązek dokonać zgłoszenia o zaistniałej sytuacji wyznaczonemu pracownikowi przez Zamawiającego odpowiedzialnemu za realizację umowy.

4. Wszelkie czynności serwisowe realizowane będą w siedzibach Odbiorców usług, w dni robocze od godziny 7:30 do 15:30. W szczególnych wypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość realizowania czynności serwisowych po godzinach urzędowania po wcześniejszym uzgodnieniu tego z Odbiorcami usług.

5. Przywrócenie urządzenia do stanu przed awarią u Odbiorcy musi nastąpić w ciągu

....... godzin roboczych. W przypadku interwencji serwisowej lub naprawy przekraczających ww. terminy, Wykonawca zapewni urządzenie zastępcze

o parametrach równoważnych lub lepszych od uszkodzonego lub niesprawnego urządzenia, bez dodatkowych opłat tak, aby liczba urządzeń pozostała niezmieniona, chyba, że Zamawiający poinformuje Wykonawcę o rezygnacji z urządzenia zastępczego. Powyższa czynność zostanie potwierdzona na formularzu zgłoszenia awarii urządzenia w części dot. informacji o urządzeniu zastępczym (Załącznik nr 7 do umowy). Dostawa urządzenia zastępczego winna nastąpić w dacie, w której upływa termin usunięcia awarii wynikający ze złożonego w formularzu oferty zobowiązania.

6. Jeśli w okresie użytkowania urządzenia zastępczego ulegnie on awarii, Wykonawca dostarczy na swój koszt inne urządzenie zastępcze w terminie i na tych samych warunkach umowy.

7. W razie konieczności wykonania naprawy, konserwacji urządzenia lub interwencji serwisowej w siedzibie Wykonawcy konieczne jest uzyskanie zgody Zamawiającego na wykonanie usługi. Powyższa czynność musi zostać potwierdzona przez strony podpisaniem formularza zgłoszenia awarii urządzenia w części dot. „informacja

o zabraniu urządzenia do serwisu” (Załącznik nr 7 do umowy). Wszelkie koszty związane z transportem urządzeń pokrywa Wykonawca.

8. W przypadku konieczności naprawy sprzętu poza siedzibą Zamawiającego, Wykonawca zdemontuje dysk twardy oraz pamięci przechowujące piny i zdeponuje je u uprawnionego pracownika Zamawiającego. Po naprawie ponownie zamontuje dysk i pamięć w urządzeniu.

9. W przypadku uszkodzenia dysku twardego podczas trwania umowy, dysk musi zastać wymontowany z urządzenia i przekazany uprawnionemu pracownikowi Zamawiającego.

10. W przypadku braku możliwości wykonania naprawy urządzenia z przyczyny niezależnej od Wykonawcy (brak możliwości pozyskania części – zaniechanie produkcji, urządzenie niezdatne do dalszej eksploatacji z uwagi na nadmierne zużycie, usterka niemożliwa do usunięcia w siedzibie Odbiorcy oraz w siedzibie Wykonawcy, itp.) Wykonawca zwróci Zamawiającemu urządzenie w stanie niepogorszonym oraz przedstawi ekspertyzę techniczną dotyczącą stanu technicznego danego urządzenia (zawierającą m. in. opinię, co do możliwości i opłacalności naprawy). W przypadku podjęcia przez Zamawiającego decyzji o wycofaniu urządzenia z eksploatacji, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić urządzenie zastępcze minimum tej samej klasy, bez dodatkowych opłat tak, aby liczba urządzeń pozostała niezmieniona, chyba, że Zamawiający poinformuje Wykonawcę o rezygnacji z urządzenia zastępczego. Powyższa czynność zostanie potwierdzona przez strony podpisaniem formularza zgłoszenia awarii urządzenia w części dot. informacji o urządzeniu zastępczym (Załącznik nr 7 do umowy). Dostawa urządzenia zastępczego winna nastąpić w dniu wycofania urządzenia drukującego z eksploatacji.

11. W przypadku dostarczenia urządzenia zastępczego Wykonawca zobowiązany jest do pełnego uruchomienia i konfiguracji urządzenia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, oraz do przeszkolenia z obsługi tego urządzenia wyznaczonych pracowników Odbiorcy. Urządzenie zastępcze powinno być takiego typu, by wydruki

w podstawowym zakresie możliwe były do wykonania bez zmiany sterownika do urządzenia na stacjach roboczych albo Wykonawca zainstaluje sterowniki na wszystkich stanowiskach, które będą korzystały z zastępowanego urządzenia. Dostarczone urządzenia zastępcze muszą być kompletne, a ich użytkowanie musi odbywać się bez konieczności ponoszenia jakichkolwiek nakładów finansowych ze strony Zamawiającego.

12. Po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca na własny koszt odłączy oraz zabierze urządzenia zastępcze z siedziby Odbiorcy. Jeśli urządzenie wyposażone jest w jakikolwiek typ pamięci elektronicznej (dysk twardy HDD, SSD, inny stały bądź wymienny element pamięci) Wykonawca musi przekazać urządzenie do komórki ds. informatyki Odbiorcy, celem usunięcia zawartości pamięci, bądź pozostawić element pamięci u Odbiorcy. Powyższe czynności zostaną potwierdzone przez strony podpisaniem protokołu.

13. Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, jak i po jego zakończeniu, nie będzie dochodził od Zamawiającego roszczeń za zużycie urządzeń zastępczych,

o których mowa powyżej, wynikające z ich normalnego użytkowania.

14. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za utratę lub uszkodzenia urządzeń i części, powstałe z jego winy w czasie wykonywania usługi oraz za odpowiednią jakość materiałów eksploatacyjnych zapewniając ciągłość pracy urządzeń. W przypadku utraty lub uszkodzenia urządzenia z winy Wykonawcy, Wykonawca na własny koszt dostarcza Zamawiającemu urządzenie o parametrach nie gorszych niż urządzenie utracone lub zostanie obciążony za to urządzenie wg ceny rynkowej. Przez cenę rynkową urządzenia rozumie się średnią ceną z ofert od trzech dostawców urządzeń drukujących danego Producenta.

15. Wymiana części zamiennych powinna odbywać się x.xx. w następujących przypadkach:

1) naturalnego zużycia elementów określonych przez producenta sprzętu,

2) awarii elementu.

16. Każdorazowa czynność serwisowa (wymiana, naprawa lub inna) dotycząca urządzeń objętych umową musi zostać odnotowana i opisana drogą elektroniczną (e-mail). Opis musi zawierać co najmniej informacje o numerze seryjnym urządzenia, nazwie urządzenia, jego modelu, producencie, stanie licznika, opisie usterki oraz przyczynie usterki/awarii.

17. Podstawą odbioru do użytkowania urządzenia po interwencji serwisowej jest wydruk strony testowej, który spełnia następujące wymagania: wydruk jest czytelny, zadrukowania są tylko i wyłącznie w miejscach zadanych, bez widocznych śladów brudzących, czy niedoskonałości np. smużenia, plam, zagięć i innych nieprawidłowych objawów.

§ 8

Warunki rękojmi i gwarancji

1. Wykonawca udziela na wykonane usługi serwisowe oraz wymieniane podzespoły, części zamienne 12 miesięcy gwarancji liczonej od dnia wykonania, naprawy lub wymiany części oddzielnie dla każdego urządzenia, chyba, że gwarancja producenta na części zamienne jest dłuższa, wtedy obowiązuje gwarancja producenta. Przedmiotowa gwarancja obowiązuje również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy.

2. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego odpowiedzialność z tytułu rękojmi w terminie i na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.

3. W przypadku wykrycia wad lub usterek w działaniu urządzenia, na które udzielono powyższej gwarancji, Wykonawca zobowiązuje się do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia jej uznania.

4. W okresie gwarancji, ciężar i koszty realizacji wszystkich procedur wynikających z Kodeksu Cywilnego ponosi Wykonawca.

5. W przypadku, gdy na skutek awarii urządzenia z winy zastosowania dostarczonych przez Wykonawcę materiałów eksploatacyjnych (określenie winy nastąpi na podstawie opinii producenta lub jego autoryzowanego serwisu), Zamawiający utraci gwarancję producenta na urządzenie, które objęte jest gwarancją producenta w okresie trwania umowy, Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia wszystkich zobowiązań gwaranta dotyczących urządzenia na pozostały okres udzielonej gwarancji, bez zmiany jej warunków.

6. W przypadku nie przystąpienia Wykonawcy do wykonywania napraw gwarancyjnych lub opóźnieniach w wykonywaniu napraw, Zamawiający ma prawo do powierzenia naprawy podmiotom trzecim na koszt i ryzyko Wykonawcy, bez konieczności żądania upoważnienia przez Sąd.

§ 9

Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się do:

1) terminowego i należytego wykonania przedmiotu umowy, zgodnie z postanowieniami umowy, złożoną ofertą oraz wymaganiami współczesnej wiedzy i obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

2) zapewnienia właściwych warunków bhp podczas wykonywania prac zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,

3) przestrzegania przepisów instrukcji bezpieczeństwa pożarowego w obiektach Zamawiającego, w których wykonywane będą usługi serwisowe. Zamawiający przekazuje Wykonawcy w wersji elektronicznej wskazane wyżej instrukcje bezpieczeństwa pożarowego. Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające otrzymanie powyższych instrukcji oraz zobowiązanie Wykonawcy w zakresie zapewnienia ich przestrzegania stanowi załącznik nr 9 do niniejszej umowy. Jednocześnie Wykonawca zapewnienia przestrzeganie przepisów ww. instrukcji bezpieczeństwa pożarowego przez osoby wyznaczone do realizacji umowy u Odbiorcy oraz zapoznanie każdej z tych osób z treścią przepisów przedmiotowej instrukcji przed ich pierwszym pobytem u Odbiorcy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia (od dnia rozpoczęcia realizacji umowy do końca dnia jej obowiązywania), o którym mowa w § 1 w zakresie wszystkich czynności obejmujących bezpośrednią realizację przedmiotu umowy, przez osoby zatrudnione na zasadach określonych w art. 22

§ 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tj.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, z późn. zm.).

3. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia Zamawiającemu listy pracowników, o których mowa w ust. 2 bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedmiotu umowy najpóźniej w dniu zlecenia pierwszej usługi.

4. W przypadku zmiany osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia w trakcie okresu realizacji umowy lub zatrudnieniu dodatkowych osób

Wykonawca lub podwykonawca zatrudnia tą/ te osoby na podstawie umowy o pracę oraz informuje o tym Zamawiającego przedkładając mu aktualna listę.

5. Wykonawca zobowiązuje się na każdym etapie realizacji zamówienia na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie do przedłożenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów o pracę osób wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją niniejszego przedmiotu zamówienia. Kopie umów po spełnieniu przez Wykonawcę obowiązków informacyjnych, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE L 119 z 04.05.2016 r.) powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracownika, tj. w szczególności bez adresu, nr PESEL pracownika. Informacje takie jak: imię i nazwisko, data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.

6. Wykonawca zobowiązany jest do nadzorowania prac własnych pracowników oraz pracowników podwykonawcy (w przypadku realizacji umowy przez podwykonawców).

7. Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt zobowiązany jest do szkolenia zatrudnionego personelu w zakresie realizacji przedmiotu umowy.

§ 10

Obowiązki i uprawnienia Zamawiającego

1. Zamawiający zobowiązuje się względem Wykonawcy do:

1) terminowego regulowania należności związanych z realizacją umowy,

2) niezwłocznego przekazywania Wykonawcy informacji mających istotny wpływ na realizację umowy,

3) zapewnienia upoważnionym przedstawicielom Wykonawcy dostępu do urządzeń objętych umową.

2. Zamawiający zobowiąże Odbiorców do prawidłowego powiadamiania Wykonawcy poprzez wysłanie zgłoszenia stanowiącego Załącznik nr 7 do umowy (poprzedzonym skorzystaniem z usługi HelpDesk oraz ServiceDesk) o wystąpieniu awarii lub konieczności interwencji serwisowej przekazując możliwie wyczerpujący i szczegółowy opis zdarzenia.

3. Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych na każdym etapie realizacji umowy wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę, lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wszelkie czynności obejmujące bezpośrednią realizację robót. Poprzez bezpośrednią realizację rozumie się osoby fizycznie wykonujące bezpośrednie czynności związane z bezpośrednią realizacja przedmiotu umowy. Zapis ten nie dotyczy osób realizujących dostawy materiałów i części eksploatacyjnych.

4. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do żądania w wyznaczonym terminie poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów o pracę osób wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją niniejszego przedmiotu zamówienia. Kopie umów muszą spełniać wymagania określone w § 9 ust. 5 niniejszej umowy.

5. W przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

§ 11

Postanowienia dodatkowe

1. Wykonawca z zastrzeżeniem ust. 2 oświadcza, że nie podejmuje żadnych czynności związanych z podłączaniem, instalacją, konfiguracją systemu informatycznego i telekomunikacyjnego będącego na wyposażeniu Zamawiającego.

2. Wykonawca wykona czynności, o których mowa w ust. l, jedynie za zgodą Zamawiającego, po uprzednim ustaleniu zakresu prac.

§ 12

Kary umowne

1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania wynikającego z niniejszej umowy, Wykonawca będzie zobowiązany na pisemne żądanie Zamawiającego do zapłaty na jego rzecz kary umownej w wysokości:

1) 10 zł za każdą godzinę roboczą zwłoki w przypadku nieterminowego lub niewłaściwego jakościowo wykonania usługi serwisowej wynikającej ze zobowiązania złożonego w ofercie,

2) 20 zł za każde rozpoczęte 8 godzin roboczych w przypadku opóźnienia związanego z usunięciem wad lub usterek w ramach udzielonej rękojmi i gwarancji, o której mowa § 8 ust. 2,

3) 10 % wartości wskazanej w § 3 ust. l umowy w przypadku odstąpienia Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,

4) 500 zł brutto za każdy przypadek, w którym Wykonawca nie wypełnił zobowiązań wynikających z § 9 ust. 3 lub 4.

5) 500 zł brutto za każdy przypadek, w którym Wykonawca nie wypełnił zobowiązań wynikających z § 9 ust. 5.

6) 1 000,00 zł brutto za każdy przypadek niedotrzymania zobowiązania o którym mowa w § 16.

2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający w wysokości 10% kwoty, o której mowa w § 3 ust. 1, za wyjątkiem wystąpienia sytuacji określonej w § 15 ust. 1.

3. Za opóźnienie w płatnościach z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca może naliczyć odsetki w wysokości ustawowej.

4. Kary umowne będą płacone na podstawie noty obciążeniowej w terminie 7 dni od daty jej otrzymania przez drugą stronę. W przypadku przesłania noty obciążeniowej za pośrednictwem operatora pocztowego, przyjmuje się, że nota obciążeniowa została skutecznie doręczona po upływie 3 dni roboczych od dnia jej nadania w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj.: Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm.).

5. W przypadku, gdy Wykonawca nie dochowa terminu określonego w ust. 4 Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącania kar umownych z przysługującej Wykonawcy należności, bez potrzeby uzyskania zgody Wykonawcy.

6. Niezależnie od możliwości dochodzenia od Wykonawcy kar umownych, Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania z tytułu niewykonania lub

nienależytego wykonania przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, do wysokości faktycznie poniesionej szkody, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

7. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że w razie niewywiązywania się Wykonawcy z realizacji umowy, Zamawiający może skorzystać z usług innego Wykonawcy, a kosztami obciążyć Wykonawcę.

§ 13

Podwykonawcy

1. W razie powierzenia wykonania przedmiotu umowy podwykonawcom warunki wykonania przedmiotu umowy obejmują także podwykonawców.

2. Wykonawca ponosi przed Zamawiającym pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania podwykonawców, w trakcie wykonywania przedmiotu umowy, jak za działania lub zaniechania własne.

3. Wszelkie rozliczenia dotyczące realizacji umowy będą dokonywane wyłącznie z Wykonawcą. Podwykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu przeciwko Zamawiającemu.

4. Wykonawca zobowiązany jest poinformować podwykonawców o zasadach i o warunkach wykonania przedmiotu umowy, w tym o wyłączeniu odpowiedzialności Zamawiającego względem podwykonawców. Poświadczenie z wykonania tego obowiązku Wykonawca musi dostarczyć Zamawiającemu na jeden dzień roboczy przed przystąpieniem do wykonania umowy przez podwykonawcę.

5. Ograniczenie, zmiana, wyłączenie lub zniesienie odpowiedzialności Wykonawcy względem Zamawiającego w drodze zawartej umowy Wykonawcy z podwykonawcą jest niedopuszczalne i nie wywołuje żadnych skutków prawnych w stosunku do Zamawiającego.

6. W razie zaistnienia w czasie obowiązywania umowy uzasadnionej okolicznościami faktycznymi lub prawnymi potrzeby zmiany podwykonawcy, Wykonawca ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia takiej potrzeby Zamawiającemu. Jednocześnie Wykonawca wskaże Zamawiającemu nowego podwykonawcę. Zgłoszenie dokonane będzie w formie pisemnej. Postanowienia ust. 4 stosuje się odpowiednio.

§ 14

Osoby odpowiadające za wykonanie umowy

Osobami odpowiedzialnymi za wykonanie przedmiotu umowy są:

1. ze strony Zamawiającego: .................................................., tel. ,

e-mail:………………………………….

2. ze strony Wykonawcy: ......................................................, tel. ,

e-mail:…………………………………...

§ 15

Odstąpienie od umowy i rozwiązanie umowy

1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa

lub bezpieczeństwu publicznemu w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

2. Odstąpienie od umowy lub jej rozwiązanie musi być sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy w przypadkach:

1) gdy Wykonawca nie rozpoczął w terminie realizacji usługi bez uzgodnionych przyczyn oraz nie podejmuje jej realizacji pomimo wezwania przez Xxxxxxxxxxxxx złożonego na piśmie,

2) dwukrotnego (bezskutecznego) wezwania do należytego wykonania umowy,

3) gdy otwarto likwidację Wykonawcy.

4) gdy zostało wszczęte postępowanie upadłościowe wobec Wykonawcy.

4. W przypadku odstąpienia od umowy lub jej rozwiązania Wykonawca może żądać wyłącznie zapłaty z tytułu już wykonanej części umowy, potwierdzonej przez Zamawiającego.

5. W przypadkach określonych w ust. 3 umowa ulega rozwiązaniu po upływie 14 dni od dnia wpływu pisma, o którym mowa w ust. 2.

6. Uprawnienie do odstąpienia od umowy przysługuje Zamawiającemu w terminie do dnia 31.08.2022 r.

§ 16

Poufność, ochrona danych osobowych

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem zobowiązań wynikających z umowy.

2. Strony zobowiązują się do przestrzegania przy wykonywaniu umowy wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawnych związanych z ochroną informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione a szczególnie tajemnicy skarbowej, tajemnicy celnej, tajemnicy bankowej, informacji niejawnych oraz danych osobowych.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji technicznych, technologicznych, prawnych i organizacyjnych dotyczących zasobów sprzętowych i programowych systemu teleinformatycznego Zamawiającego, uzyskanych w trakcie wykonywania umowy, niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródłu.

4. W przypadku konieczności udostępnienia Wykonawcy informacji niejawnych, Wykonawca zapewni ze swojej strony udział w realizacji umowy osób posiadających odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, wydane zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742 z póżn. zm.).

5. Obowiązek określony w ust. 4 nie dotyczy informacji udostępnianych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności na żądanie sądu, prokuratury, organów podatkowych lub organów kontrolnych.

6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie tajemnicy przez swoich pracowników, podwykonawców i wszelkie inne osoby, którymi będzie się posługiwać przy realizacji przedmiotu umowy.

7. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego, wbrew postanowieniom umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po wykonaniu przedmiotu umowy lub po jej rozwiązaniu, bez względu na

przyczynę i podlega wygaśnięciu według zasad określonych w przepisach dotyczących zabezpieczania informacji niejawnych i innych tajemnic prawnie chronionych.

8. Każdorazowo, w przypadku przemieszczania sprzętu poza budynek Zamawiającego (wycofanie z eksploatacji, naprawa, przemieszczenie do innej lokalizacji, itp.), Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia służbom informatycznym Zamawiającego trwałych nośników pamięci eksploatowanych w urządzeniu celem wykasowania ich zawartości, co musi znaleźć odzwierciedlenie w protokole odbioru sprzętu.

9. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1), zostaną określone odrębną umową powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartą pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, która stanowi Załącznik nr 10 do umowy.

§ 17

Zmiana umowy

1. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

2. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie, w formie aneksu do umowy, pod rygorem nieważności takiej zmiany.

3. Zmiany umowy nie mogą naruszać postanowień zawartych w art. 144 ust. 1 pkt 2-6 ustawy Pzp.

4. Wynagrodzenie za usługi, objęte przedmiotem zamówienia może ulec zmianie w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług.

5. Zmiana umowy, o której mowa w ust. 4 nie wymaga aneksu. W takim przypadku podatek będzie naliczany od wartości netto, wg stawek obowiązujących w dniu wystawienia faktur VAT.

6. Zamawiający w trakcie realizacji umowy dopuszcza w każdym czasie, zmiany jej treści niepowodujące zmiany treści oferty na podstawie, której wybrano Wykonawcę, dotyczące zmian treści umowy niezwiązanych z wyborem Wykonawcy (np. zmiana konta bankowego, zmiana danych teleadresowych, zmiany sposobu fakturowania, zmiany osób wskazanych do kontaktów między stronami, itp.). O takich zmianach strony umowy będą powiadamiały się wzajemnie pisemnie

§ 18

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych mniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

2. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

4. Integralną część umowy stanowią jej załączniki:

1) Formularz oferty Wykonawcy,

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

3) Wykaz urządzeń objętych umową (odpowiednio dla części I lub II),

4) Raport z odczytu zerowego,

5) Zbiorczy miesięczny raport wydrukowanych stron,

6) Specyfikacja zbiorcza,

7) Zgłoszenie awarii urządzenia,

8) Protokół z przeprowadzonej naprawy/wymiana materiałów eksploatacyjnych,

9) Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające otrzymanie „Instrukcji bezpieczeństwa pożarowego” w obiektach Zamawiającego oraz zobowiązanie Wykonawcy w zakresie zapewnienia ich przestrzegania,

10) Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zamawiający Wykonawca

Załącznik nr 4 do umowy

Formularz

Raport z odczytu zerowego (startowego) dla ……..……………………….

lp	Producent urządzenia	Model urządzenia	Rodzaj urządzenia	Numer seryjny urządzenia	Numer inwentarzowy urządzenia	Aktualny stan licznika	Uwagi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
…

Data odczytu:……………………………………………….

Odbiorca:……………………………………………..………….

(Imię i Nazwisko osoby wyznaczonej przez Zamawiającego w danej jednostce skarbowej)

Wykonawca:………………………………………………………………………….

(Imię i Nazwisko)

Zbiorczy miesięczny raport wydrukowanych pakietów A 4 monochromatycznych*/ kolorowych dla US/UCS w……………………….... za miesiąc ………….....20...r.

lp	Producent urządzenia	Model urządzenia	Rodzaj urządzenia	Numer seryjny urządzenia	Numer inwentarzowy urządzenia	Poprzedni stan licznika	Aktualny stan licznika	Liczba wydrukowa nych pakietów do rozliczenia	Uwa gi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
…
	Razem ilość wydrukowanych pakietów:

Data odczytu:……………………………………………….

Odbiorca:………………………………………………………………………….

(Imię i Nazwisko osoby wyznaczonej przez Zamawiającego w danej jednostce skarbowej)

Specyfikacja zbiorcza dla części: I*/II* za: 20…r.

lp	Przedmiot zamówienia	Ilość urządzeń	Wykonana ilość pakietów formatu A 4	Ryczałtowa cena brutto za jeden pakiet (cena z oferty)	Ogółem wartość brutto (kol. 4 x 5)
1	2	3	4	5	6
1	Wydruki ze wszystkich urządzeń objętych umową: US*/UCS*: w …………..….
….	Wydruki ze wszystkich urządzeń objętych umową: US*/UCS*: w …………..….
	Razem wartość brutto:

Data: Podpisy

Zamawiający Wykonawca

Zgłoszenie awarii urządzenia

Zgłoszenie awarii: (Jednostka US/UCS: …………… Odbiorca)			Nr zgłoszenia:
Lokalizacja usterki:
Zgłaszający: (Imię Nazwisko)	i		Data:
Telefon kontaktowy:			Godzina:
e-mail:			Fax:
Typ urządzenia:			Nr seryjny:
Nr inwentarzowy:			Aktualny stan licznika:
Opis usterki:
Potwierdzenie zgłoszenia konieczności wykonania usługi serwisowej (wypełnia Odbiorca)
Zgłoszenie przyjął: (nazwisko i Xxxx)			Podpis:
Data:			Godzina:
Informacja o zabraniu urządzenia do serwisu (wypełnia Wykonawca)
Odbierający: (Imię Nazwisko)	i		Podpis
Data:			Telefon kontaktowy:
Informacja o urządzeniu zastępczym (wypełnia Wykonawca)
Typ/nazwa urządzenia:			Nr seryjny:
Data podłączenia:			Podpis dostarczającej:	osoby
Data odłączenia:			Podpis odbierającej:	osoby

Protokół z przeprowadzonej naprawy/*wymiana materiałów eksploatacyjnych/*

1. Urządzenie objęte naprawą*wymianą materiałów eksploatacyjnych/*:

Nazwa urządzenia				Stan licznika
Nr inwentarzowy
lp	Rodzaj: naprawa/*wymiana części eksploatacyjnych/*	lp	Wykaz części zamiennych

2. Imię i Nazwisko osoby wykonującej naprawę: …………………………………………

Uwagi osoby wykonującej naprawę:

Uwagi użytkownika urządzenia - Odbiorcy:

Data i podpis osoby wykonującej usługę serwisową: Data i podpis Odbiorcy/Użytkownika:

*zaznaczyć odpowiednie