ZAPTANIE OFERTOWE 1/2024
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
ZAPTANIE OFERTOWE 1/2024
Kompleksowa usługa serwisowa wraz z dzierżawą 22 urządzeń drukujących
Gmina Miasta Toruń z siedzibą w Toruniu, ul. Wały gen. Xxxxxxxxxxx 0, posiadająca NIP 000-000-00-00, działająca poprzez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych (TCUW), plac św. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx, zaprasza w formie Zapytania Ofertowego do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż 130.000 zł.
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa serwisowa wraz z dzierżawą 22 sztuk urządzeń drukujących (drukarek) w Toruńskim Centrum Usług Wspólnych obejmuje dzierżawę i dostawę 22 urządzeń (wymagania minimalne: urządzenie monochromatyczne, wydruk min. 33 strony na minutę, duplex, port sieciowy, kolor wydruku czarny), instalację na komputerach oraz wdrożenie oprogramowania do rozliczania wydruków, przeglądy, naprawy i konserwacje oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych, w tym: tonerów, tuszy i części eksploatacyjnych w zamian za opłatę, wyliczoną na podstawie liczby wykonanych wydruków. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Szacowana miesięczna ilość wydruków ze wszystkich 22 urządzeń wynosi ok 70 000 szt.
KOD CPV: 79810000-5: Usługi drukowania
2. Termin realizacji zamówienia: od 1.02.2024 do 31.12.2026
3. Miejsce i termin składania ofert:
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę za pośrednictwem platformy zakupowej (dalej Platforma) pod adresem: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxxx w terminie do 17.01.2024 r. do godz. 10:00.
Wszystkie dokumenty składane w postepowaniu powinny być złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Termin związania ofertą: 30 dni od upływu terminu składania ofert określonego w Zapytaniu
ofertowym.
4. Sposób komunikacji w postępowaniu:
a) Korespondencję w niniejszym postępowaniu Zamawiający i Wykonawcy przekazują wzajemnie w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy pod adresem: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxxx
b) W sytuacjach awaryjnych (np. przerwy w funkcjonowaniu lub niedziałania Platformy) dopuszcza się komunikację za pomocą poczty elektronicznej, z wykorzystaniem adresu email: xxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx z zastrzeżeniem, że oferta może być złożona wyłącznie za pomocą Platformy.
Uwaga! Przed przystąpieniem do składania oferty, Wykonawca jest zobowiązany zapoznać się z Instrukcjami korzystania z Platformy zakupowej. Instrukcje zostały zamieszone bezpośrednio na ww. Platformie pod adresem:
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx
c) Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 150 MB w formatach: txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jego, tif, tiff, geotiff, png, svg, wab, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc. Wykonawca może złożyć jednorazowo nieograniczoną liczbę plików.
d) Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx/.
e) Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zamawiający w zakładce "Pytania i odpowiedzi". Za datę przekazania zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wczytania do Systemu.
f) Dokumenty elektroniczne, oferty, oświadczenia oraz inne informacje lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem udostępnionego na Platformie Formularza do komunikacji jako załączniki. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, ofert, oświadczeń oraz innych informacji lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, musi być zgody z wymaganiami określonymi w wydanym na podstawie art. 70 PZP rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
g) Do kontaktu i udzielania wyjaśnień ze strony Zamawiającego wyznaczona jest: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, email: xxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx
5. Ofertę stanowi wypełniony i podpisany Formularz Ofertowy (załącznik nr 2), wykaz urządzeń (załącznik nr 3), oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 5).
Ww. dokumenty nie podlegają uzupełnieniu. Brak jakiegokolwiek dokumentu skutkuje odrzuceniem oferty.
6. Warunki udziału w postępowaniu:
W postępowaniu mogą brać udział tylko Wykonawcy spełniający warunek dysponował urządzeniami zdolnymi do realizacji przedmiotu zamówienia.
Zamawiający uzna, że ww. warunek został spełniony poprzez przedłożenie przez Wykonawcę wykazu urządzeń, które spełniają wymagania określone w OPZ i będą udostępnione Zamawiającemu (załącznik nr 3).
Wykaz urządzeń należy złożyć wraz z ofertą.
7. Wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia
a) Do złożenia oferty mogą przystąpić Wykonawcy, w stosunku do których nie zachodzą podstawy do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 108 ust. 1 prawo zamówień publicznych.
b) Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
c) Wykonawca nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
późn. zm.).
d) Wykluczeniu z postępowania z przyczyn określonych w pkt. 1-3 nie mogą podlegać również podwykonawcy ani podmioty, na zasobach których polega Wykonawca.
e) Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie dot. x.xx. braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 5).
8. Kryterium oceny oferty
8.1.Po weryfikacji złożonych ofert z postanowieniami ustawy i warunkami zawartymi w OPZ przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria:
Lp. | Nazwa kryterium | Waga (pkt.) |
1 | Cena ofertowa kosztu 1 wydruku* brutto | 60 |
2 | Zgłoszenie serwisowe o poziomie ważności 1 | 40 |
SUMA | 100 | |
(*) pod pojęciem wydruku rozumie się zarówno wydruk A4 mono jak i sporządzoną na urządzeniu kopię
Kryterium 1:
Przy ocenie ofert w kryterium „cena” (pkt 1 powyższej tabeli) zostanie zastosowany następujący wzór arytmetyczny:
Cena =
Gdzie:
C min C oferty
x 60 = liczba pkt.
C min – najniższa cena brutto spośród badanych ofert
C oferty – cena brutto badanej oferty
Cena ma zawierać w sobie wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i pozostaje niezmienna przez cały okres realizacji zamówienia.
Kryterium 2:
Punkty w kryterium „Czas reakcji dla zgłoszenia o poziomie ważności 1” będą przyznawane zgodnie z tabelą poniżej:
Kryterium „czas reakcji dla zgłoszenia o poziomie ważności 1” | Wartość | Warunki przyznania punktów |
dla ofert, dla których | ||
40 | zaoferowano czas reakcji równy lub mniejszy 1 | |
G = | godzinie | |
dla ofert, dla których | ||
zaoferowano czas reakcji | ||
20 | większy niż 1 godzina i | |
mniejszy lub równy 2 | ||
godzinom |
0 | dla ofert, dla których zaoferowano czas reakcji powyżej 2 godzin |
8.2.Sumaryczna liczba punktów zostanie obliczona według wzoru:
W = C + G
gdzie:
W – łączna liczba punktów dla wszystkich kryteriów
C – liczba punktów dla kryterium cena
G – liczba punktów dla kryterium czas reakcji dla zgłoszenia o poziomie ważności 1.
Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt. (C+G). Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów stanowiących sumę punktów (W). Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiają taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, wówczas zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. Jeżeli mimo zastosowania procedury określonej w zdaniu pierwszym nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
9. Sposób obliczenia ceny oferty:
1) Cena oferty zostanie wyliczona przez Wykonawcę i przedstawiona w formularzu -ofertowym - załącznik nr 1
2) Cena oferty zostanie wyliczona przez Wykonawcę na podstawie kalkulacji poszczególnych elementów składających się na opis przedmiotu zamówienia, tj.: liczbę i wydajność tonerów, utrzymanie urządzeń drukujących, instalację na komputerach i wdrożenie oprogramowania do rozliczania wydruków, naprawy, konserwacje, przeglądy i serwis urządzeń drukujących, dostawę i wymianę materiałów eksploatacyjnych oraz dostawę i dzierżawę urządzeń drukujących.
3) Wykonawca kalkulując cenę oferty, uśredni wszystkie elementy składające się na opis przedmiotu zamówienia tak, aby cena podana w formularzu ofertowym zawierała wszelkie koszty ponoszone w związku z wykonywaniem zamówienia.
4) Cena ofertowa netto za 1 sztukę wydruku ma być podana do czterech miejsc po przecinku: 0,0000 zł.
5) Cena ofertowa brutto za 1 sztukę wydruku ma być podana do czterech miejsc po przecinku: 0,0000 zł.
6) Rozliczenie miesięczne będzie stanowiło iloczyn liczby stron wydruków w danym okresie rozliczeniowym i ceny jednostkowej za jeden wydruk określonej w formularzu ofertowym .
7) Przy sporządzaniu oferty Wykonawca uwzględnia wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia i ujmuje wszelkie koszty związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia, niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu Zamówienia.
8) Ceny określone przez Wykonawcę nie podlegają waloryzacji, są niezmienne przez cały czas trwania umowy.
9) Wszelkie rozliczenia, pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, będą prowadzone w PLN.
10. Poziomy zgłoszeń serwisowych
10.1. Wykonawca zobowiązuje się przyjmować i obsługiwać zgłoszenia serwisowe i kategoryzować je na poziomy ważności określone poniżej:
10.1.1. Poziom ważności 1 – poziom ważności zgłoszenia serwisowego w przypadku gdy urządzenie drukujące całkowicie przestało działać lub nastąpiły tak poważne zakłócenia w jego działaniu, że Zamawiający nie może normalnie kontynuować pracy; korzystanie z urządzenia stało się niemożliwe, a jego działanie ma dla Zamawiającego znaczenie krytyczne i sytuacja wymaga natychmiastowej interwencji. Wstawienie urządzenia zastępczego o porównywalnych parametrach.
10.1.2. Poziom ważności 2 - działanie urządzenia jest poważnie ograniczone. Ważne funkcje są niedostępne i nie znaleziono żadnej akceptowalnej metody obejścia problemu; korzystanie z urządzenia jest jednak nadal możliwe, choć w ograniczonym zakresie.
10.1.3. Poziom ważności 3 - działanie urządzenia jest ograniczone w niewielkim stopniu. Efektem ograniczenia jest niedogodność, która może wymagać zastosowania metody obejścia problemu w celu wydruku.
10.1.4. Poziom ważności 4 - klient prosi o informacje na temat urządzenia, wyjaśnienie treści dokumentacji, ale nie ma żadnych zakłóceń w działaniu. Urządzenie działa poprawnie. Problem nie ma negatywnego wpływu na jego działanie.
10.2. Terminy obsługi zgłoszeń serwisowych, o których mowa powyżej, w zależności od ważności zgłoszenia:
10.2.1. poziom ważności 1: (zgodnie z ofertą Wykonawcy)
10.2.2. poziom ważności 2: 4 godziny,
10.2.3. poziom ważności 3: 6 godzin,
10.2.4. poziom ważności 4: 8 godzin.
11. Badanie ofert
1) Warunki wymagane od Wykonawców sprawdzane będą na podstawie dokumentów i oświadczeń, o których mowa w pkt. 5 Zapytania ofertowego.
2) Wykonawca musi spełniać wszystkie warunki wymagane przez Zamawiającego wskazane w pkt. 6 Zapytania ofertowego.
3) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
4) Niespełnienie lub niewykazanie spełnienia któregokolwiek warunku, w tym warunków opisanych w OPZ lub wystąpienie podstawy do wykluczenia będzie przyczyną wykluczenia Wykonawcy i uznania jego oferty za odrzuconą.
5) Wykonawca polegający na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów zobowiązany jest udowodnić, że realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając w tym celu zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
6) W odniesieniu do warunków dotyczących wiedzy i doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Xxxxxxxxxxxxx powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
7) Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę lub części składowe ceny
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących wyliczenia ceny. Zamawiający zwraca się o wyjaśnienia w szczególności w przypadku gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od:
a) wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.
b) wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, zaktualizowanej z uwzględnieniem okoliczności, które nastąpiły po wszczęciu postępowania, w szczególności istotnej zmiany cen rynkowych.
Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
8) Zamawiający poprawi w ofercie:
a) oczywiste omyłki pisarskie,
b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
9) Zamawiający zastrzega sobie, że może najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
10) Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną wykluczone i odrzucone.
11) Postępowanie zostanie rozstrzygnięte w przypadku złożenia co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu.
12) Zamawiający poinformuje o dokonaniu wyboru Wykonawcy lub unieważnieniu postępowania wszystkich zaproszonych oferentów drogą elektroniczną.
13) Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn.
12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
13. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie Wykonawców za pośrednictwem Platformy zakupowej oraz zamieści informację o wyborze na swojej stronie internetowej (xxx.xxxx.xxxxx.xx, zakładka BIP, „Zamówienia publiczne”).
14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zadania bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bez podania przyczyny.
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku, gdy kwoty przedstawione w ofertach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie na ww. zadanie. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia w przypadku unieważnienia lub z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podawania uzasadnienia tej decyzji.
Zatwierdzam
Xxxxxx Xxxxx
Elektronicznie podpisany przez Xxxxxx Xxxxx Data: 2024.01.09 14:29:40
+01'00'
Załączniki do niniejszego Zapytania Ofertowego:
1) Opis Przedmiotu Zamówienia
2) Formularz ofertowy
3) Wykaz urządzeń
4) wzór umowy
5) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia,
6) informacja o przetwarzaniu danych osobowych.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
Załącznik nr 1
Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa serwisowa 22 sztuk urządzeń drukujących (drukarek) w Toruńskim Centrum Usług Wspólnych, obejmująca dostawę i dzierżawę urządzeń (wymagania minimalne: urządzenie monochromatyczne, wydruk min. 33 strony na minutę, duplex, port sieciowy, kolor wydruku czarny, instalację na komputerach i wdrożenie oprogramowania do rozliczania wydruków, przeglądy, naprawy i konserwacje oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych w tym tonerów, tuszy i części eksploatacyjnych, dostawę urządzeń, w zamian za opłatę wyliczoną na podstawie liczby wykonanych wydruków.
2. Wykonawca zobowiązany jest wymieniać materiały eksploatacyjne po ich zużyciu we własnym zakresie.
3. Szacowana miesięczna ilość wydruków ze wszystkich 22 urządzeń wynosi ok 70 000 szt.
4. Całkowita obsługa serwisowa musi być świadczona w sposób zapewniający utrzymanie urządzeń objętych przedmiotem zamówienia w stałej i pełnej sprawności techniczno- użytkowej przez cały okres realizacji zamówienia.
5. Szczegółowe zestawienie urządzeń drukujących, których dotyczy niniejsze postępowanie zawiera załącznik nr 3 (do uzupełnienia przez wykonawcę).
6. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia rejestru aktualnie dzierżawionych urządzeń, przez cały okres realizacji zamówienia. Lista dzierżawionych urządzeń będzie na bieżąco aktualizowana. Każda zmiana musi być zgłoszona do Zamawiającego.
7. Wykonawca oznaczy urządzenia własne nalepką samoprzylepną, zawierającą dane firmy lub opisem bezpośrednio na urządzeniach, pozwalającymi na jego identyfikację.
8. Wykonawca określi sposób w jaki Zamawiający będzie zgłaszał awarie lub inne zgłoszenia.
9. Kompleksowa obsługa serwisowa obejmuje:
a. dzierżawę urządzeń drukujących,
b. wykonywanie konserwacji i przeglądów z częstotliwością zgodną z zaleceniami poszczególnych urządzeń w terminach uzgodnionych z Zamawiającym lub częściej, jeśli wymaga tego specyfikacja urządzenia, wskazana przez producenta urządzenia bądź sytuacja bieżąca. Zamawiający przez konserwację rozumie wykonywanie czynności i sprawdzanie stanu technicznego w celu zabezpieczenia urządzenia przed szybkim zużyciem się, zniszczeniem, zepsuciem, utrzymanie w dobrym stanie poprzez np. czyszczenie elementów składowych urządzenia, wymianę materiałów eksploatacyjnych i innych wymagających podzespołów,
c. naprawy polegające na usuwaniu zgłoszonych przez Zamawiającego awarii urządzeń, wynikłych w czasie eksploatacji, w tym wymianę części zamiennych. Zamawiający przez naprawę rozumie doprowadzenie urządzenia do stanu funkcjonalności, usunięcia wszelkich usterek, uszkodzeń spowodowanych eksploatacją urządzenia,
d. wymianę przez Wykonawcę we własnym zakresie tonerów, tuszy oraz innych materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru). Koszt materiałów eksploatacyjnych pokrywa Wykonawca,
e. dojazd i transport do siedziby Zamawiającego w Toruniu, pl. św. Katarzyny 9,
f. wykonanie regulacji urządzeń w celu wykonania wydruków należytej jakości,
g. czas reakcji serwisowej od momentu przyjęcia zgłoszenia telefonicznego lub mailowego przez Wykonawcę – w zależności od poziomu ważności zgłoszenia - zgodnie z pkt 7 zapytania ofertowego,
h. czas naprawy w odniesieniu do pkt g – nie dłuższy niż 5 dni roboczych od momentu przystąpienia do naprawy,
i. w przypadku niemożliwości dotrzymania terminu naprawy, o którym mowa w pkt h, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, celem dokonania dłuższej naprawy, sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż sprzęt, który uległ awarii, z wyjątkiem
sytuacji, gdy urządzenie nie nadaje się do naprawy lub kwalifikuje się do kasacji,
j. odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych.
10. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie urządzeń, powstałe z jego winy w czasie wykonywania napraw i innych czynności serwisowych oraz za dostarczone i wymienione części i materiały eksploatacyjne niezbędne do sprawnego działania urządzenia, w sposób zapewniający ciągłość jego pracy.
11. Czynności konserwacyjne należy realizować zgodnie z zaleceniami producenta urządzenia wynikającymi ze wskazań stanu licznika urządzenia objętego przedmiotem zamówienia, które należy wykonać w ciągu 5 dni roboczych. W przypadku konieczności wcześniejszej wymiany części eksploatacyjnych, będą one wymienione na koszt Wykonawcy w ramach całkowitej obsługi serwisowej bez względu na stan licznika urządzenia. W przypadku niemożliwości dotrzymania terminu naprawy, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, celem dokonania dłuższej naprawy i na czas tej naprawy, sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż sprzęt, który uległ awarii, z wyjątkiem sytuacji gdy urządzenie nie nadaje się do naprawy lub kwalifikuje się do kasacji.
12. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu raportu wykonanego wolumenu wydruków z rozbiciem na każde urządzenie po zakończeniu bieżącego miesiąca.
13. Każdorazowo po zakończeniu prac Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania miejsca pracy, zabierając wymienione elementy, zużyte materiały eksploatacyjne.
14. Wykonawca jest zobowiązany traktować jako poufne wszelkie informacje uzyskane w wyniku świadczenia usługi, a pozyskanych informacji nie może wykorzystywać do celów innych niż związane z realizacją zadania oraz nie może ich ujawnić osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Informacje te mogą być ujawnione tylko pracownikom Zamawiającego i Wykonawcy w zakresie niezbędnym do prawidłowego Wykonania przedmiotu zamówienia.
Formularz ofertowy
Przedmiot zamówienia | Kompleksowa usługa serwisowa wraz z dzierżawą 22 urządzeń drukujących |
Zamawiający | Gmina Miasta Toruń z siedzibą w Toruniu, ul. Wały gen. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx, xxxxxxxxxxx NIP 000-000-00-00 działająca poprzez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych, pl. św. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx |
Wykonawca | |
adres, NIP, REGON, telefon | |
*Cena ofertowa kosztu 1 wydruku netto bez podatku VAT | |
Podatek VAT | |
**Cena ofertowa - kosztu 1 wydruku brutto z podatkiem VAT | |
Czas reakcji dla zgłoszenia o poziomie ważności 1 |
* cena ofertowa netto za 1 sztukę wydruku ma być podana do czterech miejsc po przecinku: 0,0000 zł
**cena ofertowa brutto za 1 sztukę wydruku ma być podana do czterech miejsc po przecinku 0,0000 zł
- oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń,
- oświadczam, że w razie wyboru mojej oferty podpiszę umowę z Zamawiającym wg załączonego wzoru,
- oświadczam, że zapoznałem się z treścią informacji o zasadach przetwarzania danych (załącznik nr 6) i wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu i które przekazałem lub przekażę Zamawiającemu,
- załącznikami do niniejszego formularza ofertowego stanowiącego integralną część oferty są:
1. wykaz urządzeń
2. oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia
Załącznik nr 3
Wykaz urządzeń
Nazwa urządzenia (drukarki) typ,model | Liczba urządzeń |
*należy wskazać nazwę producenta, typ
wymagania minimalne: urządzenie monochromatyczne, wydruk min. 33 strony na minutę, duplex, port
sieciowy, kolor wydruku czarny
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
Załącznik nr 4
zawarta w dniu , pomiędzy:
UMOWA
(wzór)
Gminą Miasta Toruń, ul. Wały gen. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx, NIP 000-000-00-00, działającą poprzez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych, z siedzibą w Toruniu przy pl. św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń, reprezentowane przez:
………………………………………………………………………………………., zwaną dalej Zamawiającym
a
……………………………………………………………………………………… reprezentowaną/ym przez:
………………………………………………………………………………………, zwaną/ym dalej Wykonawcą
zwane dalej Stronami.
§ 1
1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania kompleksową obsługę serwisową
22 (dwudziestu dwóch) sztuk urządzeń drukujących eksploatowanych w TCUW Toruń, obejmującą dostarczenie i dzierżawę takich urządzeń, instalację na komputerach i wdrożenie oprogramowania do rozliczania wydruków, przeglądy, naprawy i konserwacje oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych w tym tonerów, tuszy i części eksploatacyjnych, w zamian za opłatę, obliczaną na podstawie liczby wykonanych wydruków. Opis przedmiotu zamówienia oraz oferta Wykonawcy stanowią załączniki nr 1 i 2 do niniejszej umowy i są integralną częścią niniejszej umowy.
2. W terminie 7 dni od dnia podpisania niniejszej umowy Wykonawca dostarczy do TCUW pl. św. Katarzyny 9 w Toruniu i wydzierżawi Zamawiającemu urządzenia drukujące.
3. Prace, o których mowa w ust. 2, odbywać się będą we wskazanych lokalizacjach i godzinach pracy Zamawiającego oraz we współpracy z Zamawiającym. Dostawa urządzeń Zamawiającemu będzie potwierdzona protokołem przekazania.
4. Szczegółowe zestawienie urządzeń drukujących, których dotyczy niniejsza umowa zawiera załącznik nr 3 do niniejszej umowy. Dostawa urządzeń Zamawiającemu będzie potwierdzona protokołem przekazania, z określeniem miejsca instalacji. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia rejestru aktualnie dzierżawionych urządzeń przez cały okres realizacji zamówienia. Lista dzierżawionych urządzeń będzie na bieżąco aktualizowana. Każda zmiana musi być zgłoszona do Zamawiającego. Wykonawca oznaczy urządzenia własne nalepką samoprzylepną zawierającą dane firmy lub opisem bezpośrednio na urządzeniach, pozwalającymi na jego identyfikację.
5. Urządzenia dostarczone Zamawiającemu pozostają przez cały okres trwania umowy własnością Wykonawcy i będą użytkowane przez Zamawiającego do czasu zakończenia okresu obowiązywania umowy.
§ 2
1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy terminowo i z zachowaniem najwyższej staranności, zgodnie z obowiązującymi normami, aktualną wiedzą techniczną oraz obowiązującymi przepisami prawa, z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru prowadzonej przez niego działalności.
1) dzierżawę urządzeń drukujących,
2) wykonywanie konserwacji i przeglądów z częstotliwością zgodną z zaleceniami poszczególnych urządzeń w terminach uzgodnionych z Zamawiającym lub częściej jeśli wymaga tego specyfikacja urządzenia wskazana przez producenta urządzenia bądź sytuacja bieżąca. Zamawiający przez konserwację rozumie wykonywanie czynności i sprawdzanie stanu technicznego w celu zabezpieczenia urządzenia przed szybkim zużyciem się, zniszczeniem, zepsuciem, utrzymaniem w dobrym stanie poprzez np. czyszczenie elementów składowych urządzenia, wymianę materiałów eksploatacyjnych i innych wymagających podzespołów we własnym zakresie,
3) naprawy polegające na usuwaniu zgłoszonych przez Zamawiającego awarii urządzeń, wynikłych w czasie eksploatacji, w tym wymianę części zamiennych. Zamawiający przez naprawę rozumie doprowadzenie urządzenia do stanu funkcjonalności, usunięcia wszelkich usterek, uszkodzeń spowodowanych eksploatacją urządzenia,
4) dostarczenie, wymianę tonerów, tuszy oraz innych materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru). Koszt materiałów eksploatacyjnych pokrywa Wykonawca,
5) dojazd i transport do siedziby Zamawiającego w Toruniu, pl. św. Katarzyny 9,
6) wykonanie regulacji urządzeń w celu wykonania wydruków należytej jakości,
7) czas reakcji serwisowej (przystąpienie do naprawy) od momentu przyjęcia zgłoszenia telefonicznego lub mailowego przez Wykonawcę – dla poziomu ważności zgłoszenia:
a. poziom ważności 1 (zgodnie z ofertą Wykonawcy),
b. poziom ważności 2: 4 godziny,
c. poziom ważności 3: 6 godzin,
d. poziom ważności 4: 8 godzin,
8) czas naprawy w odniesieniu do pkt 7 powyżej – nie dłuższy niż 5 dni roboczych od momentu przystąpienia do naprawy,
9) w przypadku niemożliwości dotrzymania terminu naprawy, o którym mowa w pkt. 8 powyżej, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, celem dokonania dłuższej naprawy i na czas tej naprawy, sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż sprzęt, który uległ awarii, z wyjątkiem sytuacji gdy urządzenie nie nadaje się do naprawy lub kwalifikuje się do kasacji,
10) odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych,
3. Całkowita obsługa serwisowa musi być świadczona w sposób zapewniający utrzymanie urządzeń objętych przedmiotem zamówienia w stałej i pełnej sprawności techniczno-użytkowej przez cały okres realizacji umowy.
4. Czynności konserwacyjne należy realizować zgodnie z zaleceniami producenta urządzenia, wynikającymi ze wskazań stanu licznika urządzenia objętego przedmiotem zamówienia, które należy wykonać w ciągu 5 dni roboczych. W przypadku konieczności wcześniejszej wymiany części eksploatacyjnych, będą one wymienione na koszt Wykonawcy w ramach całkowitej obsługi serwisowej bez względu na stan licznika urządzenia.
5. Każdorazowo po zakończeniu prac Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania miejsca pracy, zabierając wymienione elementy, zużyte materiały eksploatacyjne.
§ 3
1. Za usługi świadczone przez Wykonawcę zgodnie z niniejszą umową Zamawiający zobowiązuje się płacić Wykonawcy wynagrodzenie miesięczne, ustalone na podstawie liczby stron faktycznie wykonanych wydruków w danym miesiącu, pomnożonej przez cenę jednostkową netto za 1 sztukę wydruku A4 mono + obowiązujący podatek VAT.
2. Cena netto za pojedynczy wydruk formatu A4 mono wynosi zł.
3. Cena za wydrukowanie lub skopiowanie pojedynczej strony A4 jest ceną całkowitą i maksymalną za realizację wszystkich usług przewidzianych w niniejszej umowie, tj. ceną za:
przeglądy, naprawy i konserwacje oraz koszt, dostarczenie i wymianę materiałów eksploatacyjnych wraz z wszelkimi kosztami logistycznymi. Cena nie podlega waloryzacji i jest niezmienna przez cały okres obowiązywania umowy.
4. Wszelkie rozliczenia między stronami będą prowadzone w walucie PLN.
5. Kwota wskazana na fakturze będzie potwierdzona comiesięcznym raportem wykonanego wolumenu wydruków, dołączonym do faktury, potwierdzającym liczbę wykonanych wydruków w danym miesiącu z rozbiciem na każde urządzenie Wykonawcy, będące w użytkowaniu przez Zamawiającego.
6. Zamawiający może dokonać weryfikacji rozliczenia wydruków, w szczególności poprzez kontrolę liczników wybranych urządzeń.
7. Zapłata należności będzie dokonywana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
8. Za dzień zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
9. Zamawiający może pomniejszyć należność wynikającą z faktury VAT za realizację przedmiotu Umowy o należności z tytułu ewentualnych kar umownych.
§ 4
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość wykonania usługi oraz jej terminowość.
2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie urządzeń, powstałe z jego winy w czasie wykonywania napraw i innych czynności serwisowych oraz za dostarczone i wymienione części i materiały eksploatacyjne niezbędne do sprawnego działania urządzenia, w sposób zapewniający ciągłość jego pracy.
3. W razie opóźnienia w stosunku do terminów określonych w § 1 ust. 2 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w kwocie 50,00 zł za każdy dzień opóźnienia, maksymalnie 1000 zł
4. W razie opóźnienia w stosunku do terminu określonego w §2 ust. 2 pkt. 7 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w kwocie 50,00 zł za każdą godzinę opóźnienia, maksymalnie 1000 zł.
5. W razie opóźnienia w stosunku do terminu określonego w §2 ust. 2 pkt. 8 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w kwocie 50,00 zł za każdy dzień opóźnienia, maksymalnie 1000 zł.
6. W przypadku odstąpienia od umowy przez jedną ze stron umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, jest on zobowiązany zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1050,00 zł.
§ 5
1. Umowa została zawarta na okres od 01.02.2024 r. do 31.12.2026 r.
2. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania niniejszej umowy w trybie natychmiastowym, w przypadku stwierdzenia nienależytego realizowania przez Wykonawcę postanowień umowy, w szczególności poprzez niedotrzymywanie zakreślonych w niej terminów, dostarczania materiałów eksploatacyjnych nieodpowiedniej jakości, niewywiązywania się z obowiązków dotyczących konserwacji i napraw urządzeń, niezapewnienia sprzętu zastępczego. Rozwiązanie może nastąpić po uprzednim bezskutecznym pisemnym wezwaniu Wykonawcy do usunięcia naruszenia i prawidłowego realizowania umowy.
3. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy winno być złożone drugiej stronie na piśmie.
§ 6
1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację umowy są:
1) po stronie Zamawiającego:
a) ……………………………., tel.: …………………………….. , e-mail: …………………….
2) po stronie Wykonawcy:
a) ……………………..; tel.: …………………………….. , e-mail: …………………….
2. Wykonawca wskazuje, że zgłoszenia wszelkich awarii lub inne zgłoszenia będą przyjmowane w następujący sposób:
1) numer telefonu …………………………………………..
2) adres e-mail ……………………………………………….
Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia obsługi serwisowej oraz przyjmowania wszelkich zawiadomień, zamówień i zgłoszeń, w tym o awariach, konieczności wymiany materiałów eksploatacyjnych, w sposób określony w ust. 2 powyżej, w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego.
§ 7
1. Wykonawca jest zobowiązany traktować jako poufne wszelkie informacje uzyskane w wyniku świadczenia usługi, a pozyskanych informacji nie może wykorzystywać do celów innych niż związane z realizacją zadania oraz nie może ich ujawnić osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Informacje te mogą być ujawnione tylko pracownikom Zamawiającego i Wykonawcy w zakresie niezbędnym do prawidłowego Wykonania przedmiotu zamówienia.
2. Wykonawca odpowiada za zachowanie tajemnicy, o której mowa w ust. 1, przez wszystkie osoby zaangażowane z jego strony przy wykonywaniu niniejszej umowy.
3. Wykonawca może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.
4. Wykonawca zobowiązany jest stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
5. Naruszenie któregokolwiek z obowiązków, o których mowa w niniejszym paragrafie skutkować będzie obowiązkiem zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 1050,00 zł za każdy przypadek naruszenia.
§ 8
1. Wykonawca nie może bez pisemnej (pod rygorem nieważności) zgody Zamawiającego dokonywać cesji zobowiązań Zamawiającego z niniejszej umowy na osoby trzecie.
2. Zastrzeżenie w niniejszej umowie kar umownych nie wyłącza prawa Zamawiającego do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
3. W przypadku wystąpienia okoliczności uzasadniających zapłatę przez Wykonawcę kar umownych, Zamawiający może według własnego wyboru:
a) potrącać kary umowne z wynagrodzenia należnego Wykonawcy;
b) wezwać Wykonawcę do zapłaty kar umownych w terminie 14 dni od daty otrzymania pisemnego wezwania do ich zapłaty.
4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą być dokonywane tylko w formie pisemnej w postaci aneksu do umowy pod rygorem nieważności.
5. W przypadku zmiany stawki podatku VAT, zmianie ulegnie wysokość podatku oraz cena brutto świadczonej usługi, w wysokości i terminie wynikającym z aktu prawnego wprowadzającego nową stawkę podatku VAT. Cena netto usługi nie ulegnie zmianie.
6. Sprawy sporne, które mogą wyniknąć w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, Strony będą rozstrzygać na drodze polubownej. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia, spory rozpatrywać będzie Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
7. Strony zobowiązują się informować się nawzajem o każdej zmianie adresów siedziby, doręczeniowych i/lub mailowych, w przeciwnym razie Strony będą uznawać za doręczoną korespondencję przesłaną na poprzednio znany adres. Każdorazowa zmiana adresu wymaga formy pisemnej jednakże nie wymaga aneksu do Umowy.
8. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy zastosowanie będą mieć przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
9. Wszystkie wymienione w umowie Załączniki stanowią integralna część umowy.
10.Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych
87-100 Toruń, pl. Św. Katarzyny 9, tel. x00 00 000 00 00 e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx
Załącznik nr 5
Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia
Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia na realizację kompleksowej obsługi serwisowej wraz z dzierżawą 22 sztuk urządzeń drukujących (drukarek) w Toruńskim Centrum Usług Wspólnych oświadczam, że Wykonawca:
1. spełnia warunki udziału w postępowaniu, określone w pkt. 6 Zapytania ofertowego
2. nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt
4) ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.) w zw. z postanowieniami pkt. 7 Zapytania ofertowego.
Załącznik nr 6
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych - Zamówienie publiczne, do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
Zgodnie z art. 13 oraz 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 17 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informuję, że:
1. Administrator danych osobowych
a. Administratorem Pani / Pana danych jest Gmina Miasta Toruń z siedzibą w Toruniu działająca przez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych w Toruniu (dalej: Administrator).
b. Z Administratorem można kontaktować się listownie na adres: pl. Św. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxx, poprzez e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxx.xx lub dzwoniąc pod numer: 00 000-00-00
2. Inspektor Ochrony Danych
a. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (dalej: IOD).
b. Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych pisząc e-mail na adres: x.xxxxxx@xxxx.xxxxx.xx lub pisząc na adres siedziby Administratora.
3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Pana/i dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 lit. b i c RODO w celu związanym z procedurą przeprowadzenia postępowania oraz zawarcia umowy w sprawie zamówienia, do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawa zamówień publicznych. Procedura jest prowadzona w związku z zapewnieniem wydatkowania środków publicznych w sposób oszczędny i z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, co stanowi obowiązek Gminy jako jednostki sektora finansów publicznych, określony w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
4. Okres przechowywania danych
a. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia procedury oraz przez cały czas obowiązywania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia procedury.
b. Dane osobowe zebrane na podstawie Pani / Pana zgody będą przechowywane do momentu wycofania tej zgody lub do momentu realizacji celu określonego w zgodzie.
c. Okres przetwarzania może być przedłużony w granicach prawa w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych niezbędne jest do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
5. Informacja o wymogu podania danych
Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących wynika z Pani/Pana dobrowolnego uczestnictwa w procedurze oraz jest warunkiem zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożliwość weryfikacji spełniania warunków udziału w procedurze i dokonania oceny ofert, a także niemożność zawarcia umowy
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Z zastrzeżeniem sytuacji określonych w przepisach prawa Pani / Panu przysługują następujące uprawnienia:
a. Prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
b. Prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych.
c. Prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej.
d. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa).
e. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx (w przypadku podejrzenia, że przetwarzanie narusza przepisy prawa dotyczącego ochrony
danych osobowych).
7. Obowiązki Oferentów w związku z przekazaniem danych osobowych
a. W przypadku udostępnienia Administratorowi przez Oferenta danych osobowych swojego personelu niezależnie od podstawy dysponowania, pełnomocników, członków organów, prokurentów, wspólników, kontrahentów, współpracowników, osób do kontaktu, Administrator zobowiązuje Oferentów do poinformowania osób, których dane zostały przekazane o fakcie i zakresie przekazania danych, o danych kontaktowych do Administratora oraz zasadach przetwarzania danych wskazanych w niniejszej informacji.
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą zostać przekazane zewnętrznym podmiotom:
a. Dane Xxxxxxxx pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.
b. Instytucje i organy uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. organy kontrolujące Administratora, Krajowa Izba Odwoławcza.
c. Podmioty zewnętrzne wspierające Administratora, np. podmiot świadczący usługę poczty elektronicznej (wszystkie podmioty biorą udział w procesie przetwarzania danych osobowych na podstawie upoważnienia lub zawartych umów powierzenia przetwarzania danych z Administratorem i zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych).
9. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą przedmiotem profilowania.