Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego
Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego
(Wzór) Umowa Nr OP/WO/……/2022 zawarta w dniu 2022 r.
w Warszawie pomiędzy:
Miastem Stołecznym Warszawa, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP: 000-00-00-000 zwanym w treści umowy Zamawiającym lub Stroną, reprezentowanym przez:
Panią Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx - Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy z siedzibą przy ul. J. Bema 91, 01 - 233 Warszawa, działającą na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 31 stycznia 2012r.,
Nr GP-IX.0052.547.2012
a
firmą …............................................. z siedzibą przy , działającą na
podstawie wpisu do KRS/CEIDG prowadzonego przez pod
numerem; …......................... NIP: ..., XXXXX: , reprezentowaną przez:
zwaną w treści umowy Wykonawcą lub Stroną,
w wyniku wyboru oferty najkorzystniejszej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr DKiA.26.3.16 2022.MBS, przeprowadzonego bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11
września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą „Pzp” na podstawie wyłączenia ze względu na wartość zamówienia określonego w art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, o następującej treści:
§ 1
1 Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi, zwanych w treści umowy „usługami”, realizowanych na podstawie art. 10 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 447 z późn. zm.), zgodnie z ofertą złożoną w postępowaniu.
2 Usługami objęte będą rodziny, mieszkańcy Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, korzystające ze specjalistycznego wsparcia udzielanego przez Zamawiającego z powodu trudności opiekuńczo-wychowawczych, których przyczyną jest najczęściej współwystępowanie wielu czynników, takich jak: samotne macierzyństwo, wielodzietność, uzależnienie, niepełnosprawność fizyczna i/lub intelektualna, przy jednoczesnym braku wzorców i wsparcia w rodzinie.
§ 2
1 Zamówienie będzie realizowane przez 11,5 miesiąca (słownie: jedenaście i pół miesiąca) w okresie: 02.01-15.12.2023 r. z zastrzeżeniem ust. 2.
2 Jeżeli określona w § 3 ust. 4 maksymalna liczba godzin nie zostanie wykonana w terminie wskazanym w ust. 1 lub zostanie wykonana wcześniej, termin zakończenia realizacji
zamówienia może ulec zmianie na późniejszy lub wcześniejszy. W przypadku przedłużenia terminu realizacji umowy, zmiana będzie wymagała podpisania aneksu, a w przypadku skrócenia terminu realizacji umowy, zmiana nastąpi w drodze wymiany pism.
Uwaga !
Jeżeli umowa nie zostanie podpisana przed terminem wskazanym w ust. 1, rozpoczęcie realizacji nastąpi w terminie późniejszym, uzgodnionym między stronami.
§ 3
1 Strony ustalają, że usługi będą świadczone w miejscu zamieszkania rodziny z terenu Dzielnicy Wola oraz w miejscach związanych z funkcjonowaniem tej rodziny w życiu społecznym, a w szczególności takich jak: droga do i ze szkoły lub przedszkola, park, plac zabaw, itp., od poniedziałku do piątku, a w szczególnych przypadkach, również w soboty, w godzinach od 7.00 – 19.00 z tym, że najwięcej czynności do wykonania będzie przypadać na godz. 7:00 – 9:00.
2 W zakres usług wchodzą następujące czynności:
2.1 sprawowanie opieki nad dziećmi w drodze na zajęcia w placówkach oświaty (przedszkola, szkoły), placówkach opieki lub ochrony zdrowia oraz w drodze powrotnej do domu,
2.2 sprawowanie opieki nad dziećmi w ich miejscu zamieszkania podczas nieobecności rodziców, w tym organizowanie i prowadzenie zabaw dostosowanych do wieku dzieci przyczyniających się do ich rozwoju intelektualnego i edukacji,
2.3 pomoc w opiece nad dziećmi w trakcie spacerów i wyjść do różnych instytucji,
2.4 świadczenie usług innych niż wymienione w pkt 2.1 – 2.3, wynikających z dostosowania usług do indywidualnych potrzeb rodziny, po ich uprzednim uzgodnieniu między Stronami.
3 Koordynator Xxxxxxxxxxxxx będzie opracowywał dla każdej rodziny indywidualny zakres niezbędnych czynności do wykonania. Każda jego zmiana lub modyfikacja wymaga zgody koordynatora.
4 Zamawiający szacuje, że usługami objętych będzie docelowo 50 rodzin, miesięcznie z usług korzystać będzie średnio 20 rodzin. Ogólna liczba godzin w ramach zamówienia wyniesie maksymalnie 1 800 godzin, z uwzględnieniem ust. 5 i 6.
5 Średnia liczba godzin miesięcznie w 2023 r. wynosić będzie:
5.1 w okresie od 02.01 do 30.06 - 160 godz. m-nie, łącznie 960 godzin;
5.2 w czasie wakacji od 1.07 do 31.08 - 100 godz. m-nie, łącznie 200 godzin;
5.3 w okresie od 01.09 do 30.11 - 160 godz. m-nie., łącznie 480 godzin;
5.4 w okresie od 01.12 do 15.12 - 160 godzin.
6 Ze względu na specyficzny charakter przedmiotu zamówienia i wiążący się z tym brak możliwości dokładnego oszacowania liczby rodzin objętych usługami oraz liczby godzin usług, podane w ust. 4 i 5 wielkości mogą ulec zmniejszeniu, stosownie do rzeczywistych
potrzeb Zamawiającego rozeznanych w trakcie realizacji umowy. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tego tytułu.
7 Przed rozpoczęciem realizacji umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy wykaz rodzin objętych usługami wraz ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do realizacji usług. Wykaz będzie na bieżąco aktualizowany przez Zamawiającego, stosownie do zaistniałych zmian.
§ 4
1 Strony ustalają, że usługi będą świadczone przez osoby w liczbie nie mniejszej niż 5 osób, które zostały wykazane w ofercie, sprawne fizycznie i intelektualnie i każda z tych osób spełnia warunki opisane w pkt 1.1 i 1.2 łącznie lub spełnia warunki opisane w pkt 1.3, z zastrzeżeniem ust. 1.4:
1.1 posiada wykształcenie co najmniej jedno z niżej wymienionych:
1.1.1 pedagogiczne wyższe lub średnie;
1.1.2 pielęgniarskie wyższe lub średnie;
1.1.3 społeczne wyższe lub średnie, takie jak np. praca socjalna, nauki o rodzinie, resocjalizacja, psychologia, rehabilitacja, fizjoterapia;
1.1.4 są studentami co najmniej III roku na jednym z ww. kierunków;
1.1.5 ukończyli studia podyplomowe na jednym z ww. kierunków.
1.2 posiadają doświadczenie w opiece nad dziećmi zdobyte jako co najmniej jedno z poniższych:
1.2.1 nauczyciel w szkole lub opiekun w świetlicy szkolnej lub innej - co najmniej przez 3 m-ce w trybie ciągłym;
1.2.2 opiekun grup dziecięcych w trakcie realizacji programów dla rodziców lub podobnych – co najmniej przez okres pół roku w wymiarze minimum 10 godz. m- nie;
1.2.3 wychowawca lub kierownik kolonii podczas wyjazdów kolonijnych lub obozów - co najmniej na 3 turnusach;
1.2.4 opiekun dzieci osób indywidualnych - co najmniej przez pół roku w wymiarze 10 godz. m-nie w trybie ciągłym;
1.2.5 osoby realizującej specjalistyczne usługi opiekuńcze dla rodzin z dziećmi, co najmniej przez pół roku w wymiarze 10 godz. miesięcznie w trybie ciągłym.
1.3 Jest instruktorem harcerskim ze stopniem minimum przewodnika i co najmniej 2 letnim aktywnym stażem instruktorskim i posiada co najmniej średnie wykształcenie.
1.4 Wykonawca oświadcza, że dopełnił obowiązku uzyskania informacji, czy dane osób świadczących usługi będące przedmiotem umowy, są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym oraz oświadcza, że z żadna z osób świadczących usługi nie jest wpisana do Rejestru, o którym mowa w ustawie z dnia 13 maja 2016 r. - o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością
na tle seksualnym (tekst jedn. z 2020 r. poz. 152 z późn. zm.).
1.5 Osoby, o których mowa w ust. 1 posiadają dodatkowe doświadczenie zawodowe w zakresie wykazanym w ofercie w postępowaniu, wpływającym na ocenę oferty w kryterium doświadczenie osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia (jeżeli dotyczy).
2 Zamawiający dopuszcza aby usługi świadczone były przez większą liczbę osób niż wskazana w ust 1, które spełniają wymagania określone w pkt 1.1. do 1.4 /1.5.
3 Wykonawca może w trakcie realizacji umowy zastąpić osoby, o których mowa w ust. 1 innymi osobami pod warunkiem, że będą posiadać kwalifikacje i doświadczenie nie mniejsze niż kwalifikacje i doświadczenie osób, które zastąpią, a które zostały wskazane w ofercie.
4 Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie przekazać informacje dot. kwalifikacji i doświadczenia nowo zatrudnionej osoby, do akceptacji przez Zamawiającego.
5 Zamawiający zastrzega, że w przypadku powzięcia wątpliwości, może żądać od Wykonawcy przedłożenia dokumentów potwierdzających informacje dotyczące kwalifikacji i doświadczenia nowo zatrudnionej osoby.
6 Zmiana osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia odbędzie się w drodze wymiany pism między Stronami i nie stanowi zmiany umowy.
§ 5
1 Wykonawca zobowiązuje się do:
1.1 prowadzenia na bieżąco kart czasu usług dla każdej rodziny zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr …. do Umowy oraz wykazu godzinowego realizowanych usług,
1.2 przedłożenia wykazu zrealizowanych usług oraz kserokopii kart czasu usług w terminie 5 dni po zakończeniu każdego miesiąca.
2 W przypadku wystąpienia sytuacji nietypowej, niepokojącej, kryzysowej, wymagającej podjęcia działań interwencyjnych przez pracowników Zamawiającego lub inne służby, Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie poinformować o tym koordynatora usług
Zamawiającego oraz sporządzić notatkę, opisując niepokojące zdarzenie bądź sytuację.
§ 6
1 Strony zobowiązują się do bieżącej lojalnej współpracy w sprawach związanych z wykonaniem przedmiotu umowy. Osobami upoważnionymi do kontaktu są:
1.1 ze strony Zamawiającego: ….................., tel e-
mail: …............................
1.2 ze strony Wykonawcy: .........................…, tel e-
mail:.................................
2 Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje w drodze wymiany pism między Stronami i nie stanowi zmiany umowy.
3 Zamawiający ma prawo do oceny i kontroli usług na każdym etapie ich realizacji.
4 Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu, na każde jego żądanie, pełnej informacji o przebiegu realizacji zmówienia w formie pisemnej.
§ 7
1 Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu świadczonych usług wyniesie
brutto: ….....................zł, w tym podatek VAT: …........, kwota netto zł, [lub
kwota netto jest równa kwocie brutto], słownie: …..................................
1.1 cena za jedną godzinę usług wynosi ............. zł brutto, słownie: …..................
2 Wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zmniejszeniu w sytuacji, gdy zamówienie zostanie wykonane w mniejszym zakresie niż wskazano w § 3 ust. 4 [lub gdy realizacja umowy nastąpi w terminie późniejszym niż wskazany w § 2 ust 1]. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia wobec Zamawiającego z tego tytułu.
3 Zapłata wynagrodzenia następować będzie w częściach miesięcznych na podstawie wystawionej przez Wykonawcę po zakończeniu każdego miesiąca faktury za rzeczywiście zrealizowane czynności.
4 W treści faktury należy wskazać jako Nabywcę Miasto Stołeczne Warszawa, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP: 000-00-00-000, a jako Odbiorcę i Płatnika Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy, ul. J. Bema 91, 01 - 233 Warszawa oraz numer umowy, na podstawie której jest wystawiona faktura.
5 Zamawiający zapłaci wynagrodzenie przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy:
……………………………………., w terminie 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionego faktury VAT i dokumentów, o których mowa w § 5 ust 1 pkt 1.2, na adres Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy, ul. J. Xxxx 00, 00 - 000 Xxxxxxxx, z zastrzeżeniem ust. 6.
6 Strony mogą uzgodnić inny termin złożenia faktur oraz zapłaty wynagrodzenia za realizację zamówienia w grudniu 2023 r. Zmiany te nie będą wymagały sporządzenia aneksu, nastąpią za pomocą wymiany pism.
7 W przypadku doręczenia faktury niezgodnie z treścią ust. 5 – za datę skutecznego doręczenia faktury Strony będą uznawać datę jej wpływu do Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy, ul. J. Xxxx 00, 00 - 000 Xxxxxxxx.
8 Za termin zapłaty faktury uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
9 Wykonawca oświadcza, że wskazany w umowie/fakturze rachunek bankowy jest rachunkiem rozliczeniowym służącym wyłącznie dla celów rozliczeń z tytułu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
10 Wykonawca oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku od towaru i usług VAT i znajduje się w jednolitym wykazie podatników VAT („biała lista podatników”)
11 Zamawiający oświadcza, że będzie dokonywał płatności za wykonaną usługę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
12 Zamawiający informuje, iż działając na podstawie art. 4 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno - prywatnym (Dz. U. z 2020, poz. 1666) wyłącza możliwość stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz oświadcza, że nie wyraża zgody na odbieranie lub przesyłanie za pośrednictwem platformy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych.
13 Zamawiający na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013 r. - z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 893) oświadcza, że x.xx. Warszawa posiada status dużego przedsiębiorcy.
§ 8
1. Obowiązki Administratora Danych osobowych określone w art. 4 pkt 7 RODO w stosunku do danych podanych przez Wykonawcę wykonuje Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola x.xx. Warszawy, z siedzibą w Warszawie (01-233), ul. J. Bema 91 (dalej: „OPS”).
2. OPS powołał inspektora ochrony danych, z którym Wykonawca może się kontaktować we wszystkich sprawach z zakresu ochrony danych osobowych, pisząc na adres korespondencyjny OPS, wskazany w ust. 1 lub poprzez e-mail: xxx@xxx-xxxx.xxx.xx
3. OPS przetwarza dane osobowe udostępnione przez Wykonawcę w celu realizacji niniejszej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w stosunku do osób reprezentujących Wykonawcę lub Wykonawcy będącego osobą fizyczną, a także w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Zamawiającym w tym x.xx. ustawy o finansach publicznych, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4. Dane osobowe podane przez Wykonawcę mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do dostępu do danych, w szczególności sprawującym nadzór i kontrolę nad działalnością Administratora, a także właściwym, operatorowi pocztowemu, Bankowi, uprawnionym organom administracji oraz podmiotom uprawnionym do dostępu do danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz innym podmiotom, z którymi OPS zawarł stosowne umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o ile dostęp do danych podanych przez Wykonawcę jest niezbędny do prawidłowej realizacji tych umów.
5. Wykonawcy oraz osobom, których dane Wykonawca udostępni OPS przysługuje prawo dostępu do udostępnionych danych osobowych, a także prawo do ich sprostowania i ograniczenia przetwarzania. Administrator zrealizuje prawa osób, które wniosą roszczenie, pod warunkiem spełnienia przesłanek formalno-prawnych określonych w przepisach Rozdziału III RODO.
6. W przypadku stwierdzenia przez osoby, których dane Wykonawca udostępni iż OPS przetwarza dane osobowe z naruszeniem przepisów RODO, osobom tym przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Dane osobowe udostępnione przez Wykonawcę nie będą przekazywane do państw trzecich. W stosunku do danych osobowych udostępnionych przez Wykonawcę nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje (bez udziału człowieka), w tym dane nie będą profilowane.
8. Wykonawca zobowiązany jest udostępnić treść zapisów ust. 1-7 niniejszego paragrafu wszystkim osobom, których dane udostępni OPS, co Strony umowy traktują równoznacznie z wypełnieniem przez OPS obowiązków informacyjnych wobec tych osób, w rozumieniu art. 14 RODO.
9. Realizacja niniejszej umowy wiąże się z powierzeniem przetwarzania danych osobowych odbiorców usług Wykonawcy. OPS jest administratorem danych osobowych odbiorców usług, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w związku z art. 7 ust. 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. W związku z tym powierzenie przetwarzania nastąpi w drodze odrębnej umowy (wzór umowy stanowi Załącznik nr …. do Umowy), podpisanej między OPS, a Wykonawcą, zgodnie z przepisami art. 28 ust. 3 RODO.
10. Wykonawca oświadcza, iż jest zdolny do przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, jest świadomy wynikających z tego zobowiązań i odpowiedzialności (także karnej i finansowej) i, w związku z tym, zapewnia wdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych, uwzględniających charakter i cel przetwarzania powierzonych danych osobowych oraz ryzyka z tym związane – zgodnie z oświadczeniem zawartym w treści oferty Wykonawcy, w oparciu o którą Zamawiający udziela zamówienia.
11. Umowa, o której mowa w ust. 9 określa x.xx. zasady przetwarzania danych, wymogi dotyczące zabezpieczenia przetwarzania danych, odpowiedzialność za ewentualne szkody, tryb prowadzenia kontroli przetwarzania danych i zasady współpracy.
12. Naruszenie przez Wykonawcę postanowień zawartych w umowie, o której mowa w ust. 9, może stanowić dla Zamawiającego podstawę do naliczenia kar umownych, o których mowa w § 9 ust. 1 pkt 1.1.
13. Rozwiązanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w ust. 9 z powodu:
13.1. rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
13.2. wyrządzenia przez Wykonawcę przy realizacji umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych szkody OPS lub osobie/osobom które/których dane są przetwarzane,
13.3. nieuzasadnionego przyczynami obiektywnymi wstrzymywania się przez Wykonawcę z realizacją zaleceń pokontrolnych dotyczących umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
- będzie stanowiło przesłankę do odstąpienia od Umowy, zgodnie z § 11 ust. 2.
§ 9
1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia kary umownej w następujących przypadkach i wysokościach:
1.1 za wykonanie przedmiotu umowy niezgodnie z postanowieniami umowy - w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, przysługującego za miesiąc, w którym to zdarzenie nastąpiło;
1.2 za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności lub gdy Zamawiający odstąpi od umowy z tytułu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy - 10 % łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 7 ust 1.
2 Naliczenie kar umownych, o których mowa w ust. 1 zostanie poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z którego zostanie sporządzony protokół podpisany przez obie strony. Sporządzenie protokołu nie jest konieczne w przypadku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego na piśmie.
3 W przypadku nie wzięcia udziału przez Wykonawcę w postępowaniu, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający będzie uprawniony do sporządzenia i podpisania jednostronnego protokołu opisującego zaistniałe zdarzenie.
4 W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do ich usunięcia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie.
5 Zamawiającemu przysługuje prawo do potrącenia należności z tytułu kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, a w przypadku, gdy potrącenie w całości lub części nie będzie możliwe na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania, mającego formę noty księgowej.
6 Zapłata kary umownej, o której mowa w ust. 1 nie pozbawia Zamawiającego prawa dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych.
7 Łączna kwota kar umownych jakie Zamawiający może naliczyć Wykonawcy nie może przekroczyć 25 % kwoty łącznego wynagrodzenia umownego brutto, określonego § 7 ust. 1. Umowy.
§ 10
1 Wykonawca będzie wykonywał zamówienie sam bez udziału podwykonawców.
2 W przypadku, gdy Wykonawca składając ofertę w postępowaniu, polegał będzie na zdolności technicznej lub zawodowej innych podmiotów, Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania zamówienia z udziałem tych podmiotów. Podmioty te wykonywać będą następujące części/zakres zamówienia: ………………………….
3 Wykonawca ma prawo do zmiany podmiotów (o których mowa w ust. 2) lub rezygnacji z wykonywania przez te podmioty części/zakresu zamówienia. W przypadku zmiany podmiotów,
o których mowa w ust. 2 lub rezygnacji z wykonywania przez te podmioty części/zakresu zamówienia – stosuje się zasady opisane w ust. 4.
4 W przypadku zmiany podmiotów, o których mowa w ust. 3 lub rezygnacji z wykonywania przez te podmioty części/zakresu zamówienia, Wykonawca ma obowiązek wykazać, że nowy podmiot lub sam Wykonawca posiada zdolności techniczne lub zawodowe w zakresie nie mniejszym niż określone w warunkach udziału w postępowaniu.
5 Wykonawca nie może dokonać cesji praw lub powierzyć wykonania zobowiązań wynikających z umowy innej osobie bez uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
§ 11
1 W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.
2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy w trybie natychmiastowym, w przypadku nienależytego wywiązywania się z umowy przez Wykonawcę lub uzasadnionej utraty zaufania przez Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy, w terminie do 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych uchybieniach.
§ 12
Zmiany umowy wymagają formy aneksu pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem § 2 ust. 2, § 4 ust. 6, § 6 ust. 2 i § 7 ust. 6.
§ 13
W zakresie nieuregulowanym w umowie znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy mające związek z wykonywaniem przedmiotu umowy.
§ 14
1. Wykonawca zobowiązuje się archiwizować dokumenty związane z realizacją umowy, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa w tym zakresie, z wyłączeniem dokumentów zawierających dane osobowe, o których mowa w § 8.
2. Po okresie archiwizacji Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia dokumentów, o których mowa w ust. 1 z własnych systemów informatycznych, nośników oraz zniszczyć ich wersje papierowe.
§ 15
1. Strony oświadczają, że ich aktualne adresy korespondencyjne są następujące: Zamawiający:
Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola
Miasta Stołecznego Warszawy ul. J. Bema 91
01-233 Warszawa
Wykonawca: ….…………………………………………………………………..
2 Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie adresu swojej siedziby.
3 Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 2 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na adres wskazany w preambule umowy uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu.
§ 16
1 Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności dane go identyfikujące (ograniczone do imienia, nazwiska ewentualnie imienia, nazwiska i firmy – jeżeli umowę zawiera w ramach prowadzenia działalności gospodarczej), przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia podlegają udostępnieniu w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 902) (z ew. zastrzeżeniem ust. 2)
2 Ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy udostępnieniu, o którym mowa w ust. 1, nie będą podlegały informacje zawarte w§…/, załączniku nr… do niniejszej umowy stanowiące informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą.
§ 17
1 Ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją postanowień niniejszej umowy Strony będą starały się rozstrzygać w drodze negocjacji i porozumienia.
2 W razie braku porozumienia spory będą podlegać rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 18
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego.
Zamawiający: Wykonawca:
Wydatki będą realizowane ze środków zaplanowanych w: Dział 852, Rozdział 85 504, § 4 300
Załącznik nr …….. do umowy Nr ………….. z dnia „Wzór”
Nazwa i adres Wykonawcy
Nazwisko, imię: … adres rodziny: …
Wykonanie czynności zleconych przez Zamawiającego w liczbie godz. /
tygodniowo
Karta czasu usług
Świadczone przez: …..........................................................................................................
Data usługi | Godziny wizyty od … do ... | Liczba godzin | Podpis | Zmiana terminu wizyty |
UWAGI/SPOSTRZEŻENIA:
podpis Wykonawcy
Załącznik nr …….. do Umowy Nr ………….. z dnia ………..
Umowa
powierzenia przetwarzania danych osobowych.
zawarta w dniu w Warszawie (zwana dalej: „Umową”) pomiędzy:
Ośrodkiem Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola x.xx. Warszawy – zwanym dalej
„Powierzającym” lub „Administratorem”, z siedzibą w Warszawie (01-233), przy ul. J. Bema 91, reprezentowanym przez :Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx – Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej a
........................................... z siedzibą w …………… (………-……….), ul ,
wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr ,/wpisanym do CEiDG/
wpisanym do rejestru stowarzyszeń KRS nr ………, zwanym w dalszej części niniejszej Umowy
„Przetwarzającym”, NIP: ……………………; REGON ,
reprezentowanym przez: …………………………….. - ………………………
zwanymi łącznie dalej Stronami
o następującej treści:
a) Zważywszy, że Powierzający, zawarł z Przetwarzającym umowę nr z
dnia zwanej dalej „Umową główną”, której realizacja wiąże się z
koniecznością powierzenia przetwarzania danych osobowych, Strony postanawiają zawrzeć niniejszą Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wymogami art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – zwanego dalej „RODO”,
b) Celem powierzenia jest właściwe uregulowanie zasad przetwarzania danych osobowych powierzonych Przetwarzającemu, w związku z zawarciem Umowy głównej, której przedmiotem jest realizacja świadczeń w formie usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi tak, aby odpowiadały one postanowieniom RODO.
§ 1
Definicje
1 Dane osobowe w ramach niniejszej Umowy przetwarzane są w celu realizacji usług opiekuńczych na rzecz odbiorców, o których mowa w ust. 2 pkt 2.7.
2 Dla potrzeb niniejszej Umowy, o ile z kontekstu nie wynika inaczej, przyjmuje się następujące znaczenie dla poniżej wymienionych określeń:
2.1 „Umowa” – niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
2.2 „Dane osobowe” – dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt. 1 RODO;
2.3 „Dane szczególnych kategorii” – dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO;
2.4 „Przetwarzanie danych osobowych” – przetwarzanie w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO, czyli operacje lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób automatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
2.5 „Powierzający” – Administrator danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO;
2.6 „Podmiot przetwarzający” – podmiot w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO;
2.7 „odbiorca usług” – osoba uprawniona do korzystania z usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi;
2.8 „ustawa o wspieraniu rodziny” – ustawa z dnia ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 447 ze zm.);
2.9 Zlecenie usługi - zlecenie wykonania usług przesyłane przez Administratora do Przetwarzającego;
2.10 „Umowa główna” – umowa nr z
dnia , o której mowa w preambule, zawarta
między Powierzającym, a Przetwarzającym, której przedmiotem jest świadczenie usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi.
§ 2
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Powierzający, w trybie art. 28 RODO, powierza Przetwarzającemu dane osobowe
do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie. Powierzenie jest tożsame z poleceniem Administratora związanym z przetwarzaniem w jego imieniu danych osobowych.
2. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, wymogami RODO, ustawą o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, chroniącymi prawa osób, których dotyczą przekazywane dane.
3. Przetwarzający oświadcza, że stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa, uwzględniające charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze, tj. spełniające wymogi bezpieczeństwa przetwarzania, o których mowa w art. 32 ust. 1 i 2 RODO oraz przestrzega innych przepisów, o których mowa w ust. 2.
4. Przetwarzający gwarantuje wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie powierzonych danych spełniało wymogi RODO, niniejszej umowy, a także, by chroniło prawa osób, których dane dotyczą, tj.:
4.1. prowadzi Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania, stosownie do wymagań art. 30 ust. 2 RODO, w którym ewidencjonuje wszelkie kategorie czynności związanych z przetwarzaniem powierzonych Mu danych. Przetwarzający uwzględnia powierzone przez Powierzającego dane osobowe w Rejestrze. Powierzający zastrzega sobie prawo żądania od Przetwarzającego, na każdym etapie realizacji umowy, udokumentowania prowadzenia Rejestru,
4.2. wdrożył i stosuje metodykę szacowania ryzyka związanego z przetwarzaniem powierzonych Mu danych osobowych, stosownie do wymogów art. 32 ust. 2 RODO, co oznacza, iż przeprowadza analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem powierzonych danych, opierając się o przyjętą metodykę, wdraża i stosuje odpowiednie mechanizmy zabezpieczające powierzone dane oraz monitoruje związane z tym procesy. Przetwarzający zobowiązany jest przeanalizować ryzyko związane z przetwarzaniem powierzonych Mu danych osobowych. Powierzający zastrzega sobie prawo żądania od Przetwarzającego, na każdym etapie realizacji umowy, udokumentowania przeprowadzonych analiz, planów naprawczych oraz działań podejmowanych w celu zminimalizowania zidentyfikowanego przez Przetwarzającego ryzyka,
4.3. uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze, wdrożył właściwe rozwiązania organizacyjne i techniczne, w tym x.xx. szkolenia personelu mającego dostęp do danych osobowych, odpowiednie polityki bezpieczeństwa, standardy nadawania, aktualizowania i wycofywania upoważnień do przetwarzania danych osobowych, z uwzględnieniem wymogów art. 7 ust. 4 ustawy o wspieraniu
rodziny i systemie pieczy zastępczej, procedury postępowania w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, procedury realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie adekwatnym do stosowanych narzędzi służących do przetwarzania danych osobowych1,
5. Na Przetwarzającym, w myśl zasady rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO, spoczywa ciężar udowodnienia przed Powierzającym, iż stosuje odpowiednie organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa, tj. co najmniej wskazane w ust. 3-5, a także wypełnia pozostałe zobowiązania spoczywające na Nim, określone w dalszych postanowieniach Umowy.
§ 3
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Przetwarzający będzie przetwarzał powierzone na podstawie Umowy następujące rodzaje danych osobowych Odbiorców usług, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.7:
1 Wykaz wdrożonych środków organizacyjnych i technicznych należy dołączyć do Umowy powierzenia.
1.1. xxxx zwykłe: imię, nazwisko, dane kontaktowe wskazane w Zleceniu usługi, dane członków rodziny, wiek;
1.2. dane szczególnych kategorii: informacje o stanie zdrowia, informacje o rodzaju przyznanej pomocy;
1.3. inne informacje, które mogą stanowić dane osobowe, niewskazane w punktach 1.1-1.2, jeżeli dostęp do tych danych jest niezbędny do zapewnienia właściwej realizacji usług będących przedmiotem Umowy głównej.
2. Zakres przetwarzania obejmuje następujące operacje:
2.1. Przechowywanie – w odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach oraz w formie zabezpieczonych plików danych;
2.2. Przeglądanie – przez osoby realizujące usługi;
2.3. Wykorzystywanie – wyłącznie do celów realizacji umowy głównej i w jej zakresie;
2.4. usuwanie lub niszczenie – po zakończeniu realizacji umowy.
3. Powierzone dane osobowe będą przetwarzane przez Przetwarzającego wyłącznie w celu realizacji Umowy głównej.
§ 4
Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych
1. Przetwarzający zobowiązuje się przy przetwarzaniu powierzonych danych, wskazanych w § 3, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnie z postanowieniami § 2 ust. 3-5.
2. Przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Przetwarzający zobowiązuje się do nadania stosownych upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej Umowy, z uwzględnieniem wymogów art. 7 ust. 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Przetwarzający będzie prowadził i aktualizował ich rejestr związany bezpośrednio z realizacją Umowy głównej.
4. Przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, o której mowa
w art. 28 ust. 3 lit. b RODO, poprzez zapewnienie przetwarzania danych osobowych przez osoby, które upoważnione zostaną do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej Umowy, zarówno w trakcie trwania zatrudnienia ich u Przetwarzającego, jak i po jego ustaniu. Przetwarzający jest ponadto zobowiązany do zobowiązania osób upoważnianych do przetwarzania danych osobowych, do zachowania tajemnicy danych osobowych, do których osoby te uzyskają dostęp, w związku z realizacją przedmiotu Umowy głównej, zarówno w okresie obowiązywania upoważnienia do przetwarzania danych, jak i po jego wygaśnięciu.
5. Powierzający wymaga, aby upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 4, zawierały co najmniej: datę nadania upoważnienia, okres ważności upoważnienia, zakres czynności (operacji przetwarzania), do których jest uprawniona osoba
otrzymująca upoważnienie, odniesienie do nr Umowy głównej, zobowiązanie osoby otrzymującej upoważnienie do zachowania tajemnicy danych osobowych (oświadczenie Przetwarzającego – art. 7 ust. 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej), zarówno w okresie obowiązywania upoważnienia, jak i po jego wygaśnięciu.
6. Przetwarzający po zakończeniu Umowy będzie przetwarzał dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Przetwarzającym, tj. dla celów rozliczeniowych, przez okres do 5 lat, z zastrzeżeniem ust. 7.
7. Przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług stanowiących przedmiot umowy, usunie wszelkie pozostałe dane osobowe, niewymienione w ust. 6, uzyskane na podstawie regulacji Umowy, oraz usunie wszelkie ich istniejące kopie w ciągu 10 dni roboczych. Operacje te mogą wykonać wyłącznie upoważnione w tym zakresie osoby, przy czym Powierzający zaleca komisyjne usuwanie danych. Po wykonaniu zobowiązania, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Przetwarzający złoży Powierzającemu pisemne oświadczenie potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich danych, z którego powinno wynikać wprost, jakimi
metodami i przy użyciu jakich narzędzi zostały te dane usunięte – zgodnie z załącznikiem nr 2. Powierzający zobowiązuje Przetwarzającego do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa operacji usuwania danych osobowych, co oznacza, iż:
7.1. dane na nośnikach papierowych powinny być usuwane przy użyciu niszczarek
do dokumentów, spełniających wymagania normy DIN 66399; klasa ochrony: 2; poziom bezpieczeństwa: 4. Oznacza to niszczenie dokumentów na ścinki o powierzchni: 160 mm2 oraz maksymalna szerokość paska: 6 mm,
7.2. dane na nośnikach elektronicznych powinny być usuwane przy użyciu odpowiednich narzędzi uniemożliwiających ewentualne późniejsze odtworzenie tych danych, np. poprzez formatowanie dysku lub wielokrotne nadpisanie danych.
8. Przetwarzający zobowiązuje się pomagać, w miarę możliwości, Powierzającemu w niezbędnym zakresie w wywiązywaniu się przez niego z:
8.1. obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania praw określonych w rozdziale III RODO;
8.2. obowiązków określonych w art. 32 - 36 RODO.
– w tym celu na Przetwarzającym spoczywa obowiązek uregulowania na podłożu organizacyjnym sposobu realizacji ww. zobowiązań.
9. Przetwarzający powiadamia Powierzającego o każdym incydencie, w tym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, powierzonych Umową, niezwłocznie, nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego od chwili uzyskania informacji o potencjalnym naruszeniu, oraz umożliwia Powierzającemu uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Powierzającego o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu faktycznego naruszenia.
10. Planując dokonanie zmian w sposobie przetwarzania powierzonych danych, Przetwarzający ma obowiązek zastosować się do wymogu projektowania prywatności, o którym mowa w art.
25 ust. 1 RODO i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Powierzającego o planowanych zmianach w taki sposób i terminach, aby zapewnić Powierzającemu realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Przetwarzającego zmiany w opinii Powierzającego grożą bezpieczeństwu danych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek przetwarzania danych przez Przetwarzającego.
11. Przetwarzający może powierzyć dane osobowe, wskazane w § 3 ust. 1 Umowy, do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy oraz po uzyskaniu uprzedniej zgody Powierzającego. Zgoda Powierzającego musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.
12. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Powierzającego, chyba, że obowiązek taki nakłada na Przetwarzającego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający informuje Powierzającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
13. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 11, winien spełniać te same wymogi i obowiązki, jakie zostały nałożone na Przetwarzającego w niniejszej Umowie, w szczególności w zakresie gwarancji ochrony powierzonych danych osobowych.
14. Przetwarzający ponosi wobec Powierzającego pełną odpowiedzialność za niewywiązywanie przez podwykonawcę ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych.
§ 5
Odpowiedzialność za szkody
1. Przetwarzający jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, przepisami RODO lub innymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa,
a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Powierzającego o wszelkich wiadomych mu:
2.1. postępowaniach, w szczególności sądowych lub administracyjnych, które dotyczą powierzonych danych lub mających wpływ na przetwarzanie danych,
2.2. decyzjach administracyjnych i orzeczeniach sądowych, w zakresie danych osobowych powierzonych niniejszą umową lub mających wpływ na przetwarzanie danych,
2.3. planowanych lub realizowanych kontrolach i inspekcjach, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących danych, o których mowa w § 2 Umowy, powierzonych przez Powierzającego.
§ 6
Kontrola przetwarzania danych
1. Zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO Powierzający ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Przetwarzającego przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy i RODO.
2. Administrator realizować będą prawo kontroli poprzez prawo:
2.1. wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe objęte przedmiotem Umowy i przeprowadzenia niezbędnych czynności kontrolnych;
2.2. żądania złożenia pisemnych i ustnych wyjaśnień w celu ustalenia stanu faktycznego;
2.3. przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych w godzinach pracy Przetwarzającego i z minimum 3 dniowym jego uprzedzeniem.
3. Przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, o której mowa w ust. 1, w terminie wskazanym przez Organizatora Usług, a w przypadku stwierdzenia w toku kontroli okoliczności stanowiących naruszenie bezpieczeństwa - nie dłuższym niż 48 godzin.
4. Przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia Powierzającemu wszelkich informacji niezbędnych do kontroli spełnienia przez siebie obowiązków określonych w art. 28 ust. 1 RODO, w sposób wskazany przez Administratora.
§ 7
Zasady współpracy
1. Strony zobowiązują się, że podczas realizacji Umowy będą ze sobą ściśle współpracować w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych, w szczególności zobowiązują się niezwłocznie poinformować o wszelkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na zgodność z przepisami prawa dot. przetwarzania danych osobowych.
2. Wszelkie decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych odbiegające od ustaleń zawartych w niniejszej Umowie, powinny być przekazywane Stronom w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Do koordynowania spraw związanych z Umową Strony wyznaczają przedstawicieli:
3.1. Administrator wyznacza:
- …………………………………………..
- …………………………………………..
3.2. Przetwarzający wyznacza:
- …………………………………………..
- …………………………………………..
4. Dla zastąpienia osób wymienionych w ust. 3 innymi osobami wymagana jest forma pisemna zawiadomienia, lecz nie wymaga się zmiany Umowy w sposób określony w § 9 ust. 3.
5. Przekazywanie danych osobowych stanowiących przedmiot niniejszej Umowy następuje drogą elektroniczną w zaszyfrowanej formie na adresy email wskazane w ust. 3. Hasło do zaszyfrowanego pliku przekazywane jest telefonicznie wyznaczonemu przedstawicielowi pod wskazanym w ust. 3 numerem telefonu.
§ 8
1. Strony oświadczają, że zawierają Umowę na czas określony od dnia do
dnia , – w związku z obowiązywaniem Umowy głównej, z zastrzeżeniem ust.
2.
2. Umowa może wygasnąć przed terminem określonym w ust. 1, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy głównej.
3. Administrator może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym, w sytuacji, gdy Przetwarzający:
3.1. pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
3.2. przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową, RODO lub innymi obowiązującymi przepisami;
3.3. powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi, bez pisemnej zgody Powierzającego;
3.4. nie poinformował Administratora o naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych.
4. Oświadczenie Administratora o rozwiązaniu Umowy powinno być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Rozwiązanie Umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 3 będzie stanowiło okoliczność uzasadniającą odstąpienie od Umowy głównej, z winy Przetwarzającego.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Wszelka korespondencja związana z wykonaniem Umowy doręczana będzie na adresy wskazane w komparycji Umowy. Doręczenia będą uważane za skuteczne z chwilą potwierdzenia otrzymania korespondencji przez osoby wymienione w § 7 ust. 3 Umowy.
2. W przypadku zmiany danych kontaktowych wskazanych w komparycji Umowy, w tym siedziby i adresu, każda ze Stron zobowiązana jest poinformować o tym drugą Stronę pod rygorem uznania dotychczasowych danych za aktualne. Zmiana danych, o których mowa w ust. 1 wymaga jednostronnego oświadczenia Strony, która dokonuje zmiany danych, złożonego na piśmie pod rygorem nieważności.
3. Zmiana Umowy może nastąpić tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 10
1. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności: RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. - o ochronie danych osobowych (x.x. Xx.U. z 2019 r. poz. 1781), ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz kodeksu cywilnego.
2. Wszelkie spory związane z zawarciem i wykonaniem Umowy będą rozstrzygane przez Sąd właściwy miejscowo dla siedziby x.xx. Warszawy.
§ 11
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.
Załączniki:
1. Wykaz wdrożonych środków organizacyjnych i technicznych
2. Protokół usunięcia danych osobowych - wzór
Powierzający Przetwarzający
Załącznik nr 1 do umowy powierzenia przetwarzania danych
- Wykaz wdrożonych środków organizacyjnych i technicznych opracuje i dołączy do umowy Podmiot Przetwarzający
Załącznik nr 2 do umowy powierzenia przetwarzania danych Potwierdzenie usunięcia danych osobowych
Dotyczy: zakończenia realizacji umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nr …………………. z dnia ………………….
Przedmiot: świadczenia usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi, realizowanych na podstawie art. 10 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
W związku z zakończeniem z dniem …………….. realizacji w/w Umowy potwierdzam trwałe usunięcie powierzonych danych osobowych oraz ich istniejących kopii, zgodnie z zobowiązaniem określonym w §………………….
Dane osobowe zostały usunięte
poprzez ………………………………...……………………………………………
/ należy wskazać metodę i narzędzie zastosowane do trwałego usunięcia danych/ i z przeprowadzonej czynności został spisany Protokół usunięcia danych osobowych.
……………………………………………………... Data i podpis osoby reprezentującej
* Wykonawca na wniosek Zamawiającego zobowiązany jest przedstawić do wglądu wskazany wyżej Protokół potwierdzający trwałe usunięcie powierzonych danych osobowych.