Umowa nr ……/FG/DSZ/NSW/ZP/2021

Umowa nr ……/FG/DSZ/NSW/ZP/2021

(Wzór do 130.000 zł)

zawarta w dniu …..2021 r. w Gdyni, w wyniku przeprowadzenia zapytania ofertowego nr

…./FZP/FG/DSZ/NSW/2021, do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) z uwagi na wartość netto nieprzekraczającą 130 000,00 zł, pomiędzy::

Morskim Instytutem Rybackim- Państwowym Instytutem Badawczym, ul. Kołłątaja 1, 81-332 Gdynia, NIP 000-000-00-00, REGON 000144733, wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000131987, zwanym dalej w treści umowy „Zamawiającym”, którego reprezentuje:

Dyrektor – xx Xxxxx Xxxxxxxxx a

………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………….., zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą”, którego reprezentuje:

…………………………. – ………………………………………………...

§ 1.

Przedmiot umowy.

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług:

1) pocztowych z wyłączeniem usług kurierskich – zadanie nr 1*),

2) kurierskich - zadanie nr 2*),

3) usługa odbioru przesyłek pocztowych, o których mowa w pkt 1).

w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia dla Morskiego Instytutu Rybackiego - Państwowego Instytutu Badawczego.

2. Usługi będące przedmiotem umowy będą realizowane w oparciu o następujące dokumenty:

1) Ofertę Wykonawcy z dnia załącznik nr 1 do umowy *),

2) Formularz rzeczowo-cenowy dla zadania nr 1 – załącznik nr 1a do umowy *),

3) Formularz rzeczowo-cenowy dla zadania nr 2 – załącznik nr 1b do umowy *),

4) Opis przedmiotu zamówienia dla zadania nr 1 – załącznik nr 2a do umowy *),

5) Opis przedmiotu zamówienia dla zadania nr 2 – załącznik nr 2b do umowy *)

3. Usługi będące przedmiotem umowy będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowią- zujących przepisach prawa, a w szczególności w:

1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Xxxxx Xxxxxxxx ( t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041), zwanej dalej Prawem Pocztowym,

2) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej ( t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 474),

3) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszech- nych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020, poz. 1026),

4) regulaminie Generalnym Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem we- wnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych z dnia 11 października 2012 r. ( Dz.U. z 2015 r. poz. 1522),

5) regulaminem Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy, sporządzony w Bernie z dnia 28 stycznia 2005r. (Dz. U. z 2007r., Nr 108, poz. 744 ze zm.),

6) regulaminem dotyczącym paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy, sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007, Nr 108, poz. 745 ze zm.),

7) regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawcy,

8) regulamin świadczenia usługi odbioru korespondencji Wykonawcy,

9) regulamin świadczenia usług kurierskich Wykonawcy,

10) regulamin świadczenia usługi odbioru Wykonawcy.

§ 2

Termin oraz miejsce realizacji umowy.

1. Umowa obowiązuje na okres 12 miesięcy od dnia jej zawarcia lub do wyczerpania kwoty wynagrodzenia Wykonawcy, w zależności co nastąpi szybciej.

2. Miejsce realizacji przedmiotu umowy:

1) Morski Instytut Rybacki –Państwowy Instytut Badawczy, xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx Portiernia Główna lub Kancelaria – w zakresie zadania 1 i/lub 2,*)

2) Akwarium Gdyńskie MIR-PIB, xx. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxx – w zakresie zadania 2 – przesyłki kurierskie, *)

3) Morski Instytut Rybacki - Państwowy Instytut Badawczy Stacja Badawcza w Świnoujściu, Xxxx Xxx- xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxx – w zakresie zadania 1 i/lub 2*),

4) Morski Instytut Rybacki - Państwowy Instytut Badawczy, Zakład Sortowania i Oznaczania Planktonu w Szczecinie, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 0, xxxxxxx X, 00-000 Xxxxxxxx ) – w zakresie zadania 1 i/lub 2*).

3. Nie później niż do końca dnia następnego po dacie zawarcia umowy. Wykonawca dostarczy do miejsca, o którym mowa w ust. 2 pkt 4) powyżej 500 szt. druków adresowania paczek w obrocie zagranicznym i potwierdzenie wyśledrogą listową na adres Zamawiającego.

4. Wykonawca udostępni aplikację internetową Zamawiającemu umożliwiającą przekazywanie danych o przesyłkach. Za pośrednictwem aplikacji internetowej Zamawiający będzie rejestrował przesyłki, gene- rował dokumenty nadawcze w formie elektronicznej oraz automatycznie przekazywał plik z przesyłkami bezpośrednio do wybranej placówki pocztowej.

§ 3

Wynagrodzenie i zasady rozliczeń.

1. Całkowite wynagrodzenie brutto za należyte wykonanie przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty brutto:

…………….. PLN (słownie PLN). Na kwotę powyższą składają się następują-

ce części, zgodnie ze złożoną ofertą:

1) dla zadania nr 1:

a) usługi pocztowe w wysokości …………….. zł netto (słownie ……………… netto) powiększoną o 0 % podatku VAT.

b) usługa odbioru przesyłek pocztowych w wysokości ……………. zł netto (słownie

…………………………. netto) powiększoną o 23 % podatku VAT, co stanowi łączną kwotę wynagrodzenia

……………… zł brutto (słownie brutto)

2. Określone wynagrodzenie jest zgodne ze złożoną ofertą w postępowaniu o udzielenie zamówienia pu- blicznego i obejmuje wszystkie koszty, elementy cenotwórcze wynikające z zakresu i sposobu realizacji przedmiotu umowy. Wynagrodzenie, o którym mowa obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją umowy – wynikające ze świadczenia usług wyszczególnionych w formularzu cenowym z za- strzeżeniem, że w przypadku usług dodatkowych i komplementarnych do usług objętych zamówieniem, które nie zostały wskazane w formularzu cenowym zastosowanie będą miały stawki cenowe wg Cennika Wykonawcy obowiązującego w dniu realizacji usług obowiązującego w dniu nadania przesyłek, publiko- wanego na stronie internetowej Wykonawcy lub dostarczone w formie pisemnej Zamawiającemu.

3. Zasady wnoszenia opłat za świadczenie usług pocztowych i/lub kurierskich*): forma płatności

„z dołu” w miesięcznym okresie rozliczeniowym za okresy miesięczne wykonywania usług, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT:

1) za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy,

2) za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca będzie naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz zastrzega sobie prawo wstrzymania świadczenia usług do czasu uregulowania należności. Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych niezapłacone w terminach faktury płacone będą przez Zamawiającego na podstawie noty odsetkowej,

3) w przypadku zalegania przez Zamawiającego z płatnościami przez okres dłuższy niż 21 dni od wska- zanego w ust. 3 terminu zapłaty, usługa począwszy od następnego okresu rozliczeniowego będzie re- alizowana z zastosowaniem formy płatności „z góry”, na ogólnie obowiązujących zasadach. Ponowne zastosowanie formy opłaty „z dołu” nastąpić może począwszy od następnego okresu rozliczeniowego, po uregulowaniu zaległych należności wraz z odsetkami,

4) w przypadku opóźnienia Zamawiającego w zapłacie za faktury, Wykonawca ma prawo do zaliczenia otrzymanych płatności na poczet zaległych należności, w tym odsetek, bez względu na tytuł podanej płatności.

4. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona, co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych oraz opłat za odbiór przesyłek z siedziby zamawiającego, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w Formularzu rzeczowo- cenowym. Ceny określone w Formularzu rzeczowo-cenowym zawierają wszystkie opłaty Wykonawcy do- tyczące usług wyszczególnionych w tymże formularzu za wyjątkiem usług dodatkowych i komplementar- nych nie wskazanych w formularzu. Dla usług dodatkowych i nie wskazanych w Formularzu zastosowa- nie będą miały stawki cenowe wg Cennika Wykonawcy obowiązującego w dniu realizacji usług obowiązu- jącego w dniu nadania przesyłek, publikowanego na stronie internetowej Wykonawcy lub dostarczone w formie pisemnej Zamawiającemu.

5. Wykonawca będzie wystawiał faktury osobno dla każdej lokalizacji podanej w § 2 ust.2.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania przedmiotu zamówienia w całości, tj. w ilościach wykazanych w Formularzu rzeczowo-cenowym. Wykonawcy nie przysługują żadne rosz- czenia względem Zamawiającego z tego tytułu.

7. Wykazane w Formularzu rzeczowo - cenowym szacunkowe ilości przesyłek listowych każdego rodzaju, zostały podane dla obliczenia ceny oferty i nie są ilościami wiążącymi Zamawiającego.

8. Do przesyłek nieujętych w Formularzu rzeczowo - cenowym będą miały zastosowanie ceny wg aktualnego cennika usług Wykonawcy – załącznik nr 5 do umowy.

9. Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy.

10. Zamawiający informuje, że akceptuje faktury w formie elektronicznej wystawione i przekazane zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, w formacie PDF.

11. Wykonawca zobowiązuje się przesyłać faktury (oraz faktury korygujące i duplikaty faktur) drogą elektro- niczną w formacie PDF.

12. Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu email: ………………………..

13. Warunkiem przyjęcia przez Zamawiającego faktury wystawionej przez Wykonawcę w formie elektronicz- nej jest spełnienie następujących wymagań:

1) faktura musi gwarantować autentyczność jej pochodzenia oraz integralność treści,

2) faktura musi być przekazana w pliku .pdf,

3) faktura musi być przekazana na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres poczty elektronicznej

...............@xxx.xxxxxx.xx.

14. Za moment otrzymania przez Zamawiającego faktury wystawionej w formie elektronicznej będzie uzna- wany moment wejścia wiadomości na serwer pocztowy Zamawiającego.

15. Zamawiający jest uprawniony do wycofania akceptacji przyjmowania faktur w formie elektronicznej.

16. Strony zobowiązują się co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w ust. 12-13 poinfor- mować o tym drugą Stronę drogą elektroniczną.

17. W razie cofnięcia przez Zamawiającego zezwolenia, o którym mowa w ust. 10, Wykonawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia na-

stępnego po dniu, w którym otrzymała zawiadomienie od Nadawcy o cofnięciu zezwolenia. Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.

18. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

19. Zamawiający aktywuje funkcję generowania informacji zwrotnych w postrace autorespondera, która bę- dzie potwierdzała odebranie faktury pod adresem e-mail wskazanym w ust. 13 pkt. 3). Informacja zwrotna będzie zawierała datę wpływu faktury na adres skrzynki pocztowej. Zamawiający nie będzie ponosił żad- nych konsekwencji w przypadku błędnego zadziałania autorespondera, gdy informacja zwrotna nie zo- stanie przekazana do Wykonawcy.

§ 4

Kary umowne.

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku nieodebrania przesyłek lub przesyłki z miejsca realizacji przedmiotu umowy w oznaczonym dniu w wysokości 100 % wartości usługi za jeden niedokonany odbiór, jeżeli niedokonanie odbioru nastąpi z winy Wykonawcy.

2. Jeżeli zastrzeżona kara umowna nie pokryje w całości poniesionej szkody, dopuszczalne jest dochodze- nie odszkodowania przenoszącego karę umowną na zasadach Kodeksu cywilnego.

3. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodnie z przepisami Prawa pocztowego.

§ 5

Zmiany umowy.

1. Zmiana umowy może być dokonana tylko za zgodą obu Stron i wymaga wprowadzenia do umowy anek- su. Stosowny aneks musi być zawarty w ciągu miesiąca od złożenia propozycji przez jedną ze stron. Jeśli do zawarcia aneksu nie dojdzie, to Strona może umowę wypowiedzieć z 2-tygodnionwym terminem wy- powiedzenia.

2. Wszystkie zmiany umowy i uzupełnienia dokonywane są w formie pisemnej i muszą być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron.

3. Wynagrodzenie podane przez Wykonawcę nie będzie podlegało zmianom przez okres realizacji umowy z wyjątkami:

1) zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe - może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpo- wiednio do stawek podatku,

2) jeśli konieczność wprowadzenia zmian wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub za- twierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu Prawa pocztowego,

3) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przy- padku, gdy opłaty wynikające ze standardowego cennika (załącznik nr 5) lub Regulaminu Świad- czenia usług Wykonawcy (załącznik nr 4) będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty dla usług, wyni- kające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.

4. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT, bez konieczności podpisywania aneksu.

§ 6

Odstąpienie od umowy.

1. Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:

1) w razie, gdy Wykonawca nie rozpoczął realizacji umowy lub nie kontynuuje jej realizacji pomimo wezwania Zamawiającego złożonego Wykonawcy na piśmie, w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia wezwania, za wyjątkiem sytuacji w wyniku działania siły wyższej;

2) w przypadku, gdy Wykonawca rażąco naruszy postanowienia niniejszej umowy lub pomimo trzy- krotnej reklamacji i uwag zgłoszonych na piśmie przez Zamawiającego umowa nadal nie będzie wykonywana przez Wykonawcę z należytą starannością i rzetelnością.

2. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej i powinno zostać złożone w terminie 30 dni od daty powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o wystąpieniu okoliczności determinującej odstą- pienie od umowy.

3. W przypadku gdy Zamawiający rażąco naruszy postanowienia niniejszej umowy, Wykonawcy przysługuje prawo jej rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia.

§ 7

Osoby nadzorujące realizację umowy.

1. Osobami zobowiązanymi do stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są:

1) ze strony Wykonawcy: ……………………………….. kom. ……………………….

e-mail: ……………………………..

2) ze strony Zamawiającego:

a) w sprawach formalnych:

………………………….. kom. ……………., e-mail ,

b) bieżąca obsługa korespondencji:

• ………………………….. kom. ……………., e-mail ,

………………………….. kom. ……………., e-mail ,

c) Szczecin: ………………………….. kom. ……………., e-mail ,

d) Świnoujście: ………………………….. kom. ……………., e-mail: …………………………….

§ 8.

Postanowienia końcowe.

1. Terminy w umowie są oznaczone w dniach roboczych chyba, że umowa stanowi o dniach kalendarzowych. Przez dni robocze Strony rozumieją dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich informacji i danych uzyskanych od Zamawiającego w związku z realizacją umowy i zobowiązuje się nie wykorzystywać tych informacji i da- nych do jakichkolwiek innych celów bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

3. Wykonawca bez zgody Zamawiającego nie może przenieść praw i obowiązków ani dokonać cesji wierzy- telności wynikających z umowy na osoby trzecie.

4. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy rozstrzygane będą w drodze negocjacji, a w przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia, sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sądo- wej przez sąd powszechny w Gdańsku.

5. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą mieć zastosowanie Kodeksu cy- wilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa a w szczególności Xxxxx Xxxxxxxx.

6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony.

§ 9.

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.

1. Administratorem danych osobowych osób uprawnionych do zawarcia Umowy jest

…………………………………………………………………………………………………………………………...

2. Kontakt z inspektorem ochrony danych: Inspektor ochrony danych ……………………………………………..

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji Umowy, a także – w zakresie prawnie usprawiedliwio- nego interesu administratora – w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z umowy, na podstawie odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z prze-

twarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrekty- wy 95/46/WE.

4. Dane osobowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej i mogą być prze- kazane - na podstawie standardowych klauzul ochrony danych - do państwa trzeciego w związku z korzy- staniem przez administratora z rozwiązań chmurowych dostarczanych przez firmę Microsoft. Stosowane przez Microsoft standardowe klauzule umowne zgodne z wzorcami zatwierdzonymi przez Komisję Euro- pejską, dostępne są pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxx/xxxxxxx- licensing/products.aspx w części Online Services Terms (OST).

5. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z na podsta-

wie zawartych umów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

6. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich spro- stowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych.

7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Umowy, a także przez okres przedawnienia roszczeń z Umowy.

8. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Podanie danych jest dobrowolne lecz niezbędne do zawarcia i wykonywania Umowy.

Potrzebna aktualizacji numeracji załączników w umowie Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

Załącznik nr 1a - Formularz rzeczowo-cenowy dla usług pocztowych *) Załącznik nr 1b - Formularz rzeczowo-cenowy dla usług kurierskich *) Załącznik nr 2a - Opis przedmiotu zamówienia dla usług pocztowych *) Załącznik nr 2b - Opis przedmiotu zamówienia dla usług kurierskich *)

Załącznik nr 3 - Wykaz osób oraz telefonów, faksów i e-maili, na które będą przyjmowane zamówienia Załącznik nr 4 - Regulamin świadczenia usług Wykonawcy

Załącznik nr 5 – Aktualny cennik usług Wykonawcy Załącznik nr 6 – Porozumienie w sprawie przesyłania f-r

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA