Projekt Umowy

Projekt Umowy

Zawarta w dniu roku w Rzeszowie pomiędzy:

Wykonawcą: ……………………………………………………………………………………………………………………

reprezentowaną przez ………………………………………………………………….

a

Zamawiającym: Gmina Miasto Rzeszów, ul. Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx Zamawiającego reprezentuje:

………………………………………………………………………………………………….

§ 1. Definicje

1. Przez błąd niekrytyczny Strony rozumieją działanie Usługi niezgodne z jej wymaganiami, opisem technicznym, dokumentacją administratora lub instrukcją użytkownika, które powoduje

niedogodności i ograniczenia w użytkowaniu Usługi lecz umożliwia Zamawiającemu korzystanie z funkcji Usługi niezbędnych do bieżącej pracy Zamawiającego.

2. Przez błąd krytyczny Strony rozumieją działanie Usługi niezgodne z jej wymaganiami, opisem technicznym, dokumentacją administratora lub instrukcją użytkownika uniemożliwiające Zamawiającemu korzystanie z funkcji Usługi niezbędnych do bieżącej pracy lub blokujące

ciągłość pracy Zamawiającego.

3. Dokumentacja – wszelka dokumentacja dotycząca Usługi lub jakichkolwiek innych prac Wykonawcy, która jest dostarczana lub powstanie w ramach realizacji Umowy.

4. Dni robocze – dni pracy Zamawiającego tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

§ 2. Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie Usługi związanej z procesem rozliczenia podatku VAT zgodnie w wymaganiami przedstawionymi w Załączniku nr 1 niniejszej umowy zwanej w dalszej części Umowy „Usługą”

2. W szczególności Usługa musi spełniać warunki funkcjonalności na dzień rozpoczęcia świadczenia Usługi , tj. na 1 stycznia 2023 r., w następującym zakresie (wg Załącznika nr 1):

1. I. 1. WYMAGANIA OGÓLNE – pkt 1 do 2j;

2. I. 2. POZIOM – JEDNOSTKA CENTRALIZOWANA - pkt 1- 3b, 4-13;

3. I. 3. POZIOM – JEDNOSTKA CENTRALIZUJĄCA – pkt 1-11,13

4. II. WYMAGANIA TECHNICZNE – pkt 1-51.

3. W pozostałym zakresie Zamawiający dopuszcza możliwość uzupełnienia funkcjonalności w

terminie do 01-03-2023r.

4. Umowa zawierana jest z Zamawiającym, obsługującym lub prowadzącym jednostki organizacyjne, które na mocy niniejszej Umowy nabywają prawo do oprogramowania służącego do realizacji Usługi.

5. Wykonawca oświadcza, iż przysługują mu autorskie prawa majątkowe do świadczenia niniejszej Usługi.

§ 3. Zobowiązania Wykonawcy

W wykonaniu zobowiązań, o których mowa w § 2 Umowy Wykonawca:

1) Dokonuje bieżącej aktualizacji Usługi do najnowszej wersji,

2) Dostosowuje Usługę do wymagań prawa związanego z świadczoną usługą,

3) Diagnozuje i usuwa błędy występujące w trakcie bieżącej eksploatacji Usługi,

4) Dostarcza z chwilą świadczenia Usługi dokumentację dotyczącą jej obsługi, a w czasie świadczenia Usługi wprowadza do niej niezbędne zmiany,

5) W okresie świadczenia Usługi zapewnia zgodność świadczonej Usługi na poziomie nie mniejszym niż zawarty w niniejszej Umowie,

§ 4. Usługi serwisowe

1. Wykonawca za pośrednictwem elementów świadczonej Usługi świadczy również usługi związane z obsługą błędów lub awarii usługi zgłaszane tą drogą lub telefonicznie na nr: …………………………….

przez upoważnionych do kontaktu przedstawicieli Zamawiającego.

2. Wykonawca za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu świadczy podstawowe usługi serwisowe (helpdesk). Helpdesk obejmuje rejestrację przypadków niepoprawnego działania Usługi oraz udziela wyjaśnień i krótkich porad związanych z korzystaniem z Usługi. Helpdesk nie obejmuje udzielania porad prawnych. Dane kontaktowe serwisu Wykonawcy znajdują się na witrynie internetowej ...........................................................

3. W przypadku błędów krytycznych uniemożliwiających Zamawiającemu korzystanie z funkcji Usługi niezbędnych do bieżącej pracy, Wykonawca przystąpi niezwłocznie do usunięcia błędu zgłoszonego przez upoważnioną osobę Zamawiającego. Usunięcie błędu krytycznego trwać będzie nie dłużej niż 1 dzień roboczy.

4. W okresach wzmożonego wykorzystania Usługi (7 dni przed terminem ustalonym ustawowo do przesyłania sprawozdań/rejestrów) Wykonawca usunie błąd w działaniu Usługi dla „błąd krytyczny” w czasie nie dłuższym niż 3 godziny od momentu zgłoszenia błędu.

5. Usunięcie błędu niekrytycznego trwać będzie nie dłużej niż 5 dni roboczych.

6. Zamawiający dopuszcza dodatkową możliwość wynagrodzenia Wykonawcy za zlecone przez Zamawiającego prace dodatkowe mające wpływ na funkcjonalność usługi w znacznym stopniu. Zakres dodatkowego zlecenia oraz wielkość wynagrodzenia ustalona zostanie w odrębnej umowie zawartej między Zamawiającym a Wykonawcą.

§ 5. Przetwarzanie danych osobowych

1. Właścicielem i administratorem zbioru danych, w tym osobowych, zgromadzonych w wyniku realizacji niniejszej Umowy jest Zamawiający, bądź obsługiwane lub prowadzone przez niego jednostki.

2. Jeżeli w ramach realizacji niniejszej Umowy są gromadzone albo przetwarzane dane osobowe, zakres gromadzonych w ramach realizacji Umowy danych osobowych określa opis struktur danych dla Usługi.

3. W celu realizacji niniejszej Umowy Zamawiający w odniesieniu do danych, dla których jest administratorem danych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1 i 2, w zakresie określonym w ust. 2. na podstawie odrębnej umowy powierzenia W odniesieniu do danych, dla których Zamawiający nie jest administratorem danych, Zamawiający zobowiązuje się do doprowadzenia do powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 1 i 2 w celu i zakresie niezbędnym do realizacji postanowień przedmiotowej Umowy przez wszystkich administratorów danych korzystających z Usługi.

4. Wykonawca zobowiązuje się do:

1) przetwarzania danych osobowych wyłącznie w celu określonym w Umowie oraz nie udostępniania danych osobom nieuprawnionym,

2) zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych w zakresie określonym w art. 36 –39a ustawy o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922).

5. Wykonawca oświadcza, że udostępniane w ramach Umowy Oprogramowanie spełnia określone prawem wymagania dla systemów informatycznych przetwarzających dane osobowe, w szczególności zapisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004 r. nr 100, poz. 1024).

§ 6. Wynagrodzenie

1. Z tytułu świadczenia usług objętych Umową Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia zwanego dalej Opłatą za świadczenie Usługi.

2. Strony ustalają miesięczną opłatę w wysokości …………….. zł brutto (słownie: ), płatną

na podstawie faktury wystawianej przez Wykonawcę w terminie 14 dni licząc od dnia jej

doręczenia Zamawiającemu

3. Nabywcą na fakturze będzie Zamawiający, tj. Gmina Miasto Rzeszów, NIP: 000-00-00-000 ul. Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, odbiorcą i płatnikiem faktury będzie Urząd Miasta Rzeszowa – Biuro Obsługi Informatycznej i Telekomunikacyjnej, ul. Xxxxx Xxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx.

4. Wykonawca nie może dokonać przelewu, zbycia lub obciążenia wierzytelności przysługującej od Zamawiającego.

§ 7. Okres obowiązywania Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na okres 12 miesięcy.

2. Każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

3. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia, jeżeli druga Strona istotnie narusza podstawowe obowiązki z niej wynikające, po uprzednim bezskutecznym pisemnym wezwaniu do usunięcia naruszeń w terminie w tym wezwaniu określonym, nie krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Umowa może zostać rozwiązana bez wypowiedzenia w terminie 30 dni od dnia bezskutecznego upływu tego terminu. W szczególności powodem rozwiązania Umowy może być nieuiszczenie przez Zamawiającego Opłaty lub naruszenie zasad korzystania z Usługi,

4. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu Umowy powinno zostać złożone na piśmie pod rygorem nieważności. Przy ustalaniu daty złożenia oświadczenia decyduje data doręczenia oświadczenia drugiej Stronie.

5. W wyniku wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy na zasadach określonych w ust. 1 - 3 niniejszego paragrafu przez którąkolwiek ze Stron, Zamawiający traci prawo do korzystania z Usługi, a uiszczona Opłata nie podlega zwrotowi.

§ 8. Kary umowne

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady prawne świadczonej Usługi, przy czym zakres odpowiedzialności z tego tytułu ograniczony jest do wysokości jednorocznej Opłaty za świadczoną Usługę.

2. Za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminów umownych, o których mowa w § 2 ust.2, 3 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2 nie więcej jednak niż 60% tego wynagrodzenia.

3. Za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminów umownych, o których mowa w § 4 ust. 3, 4 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2 nie więcej jednak niż 60% tego wynagrodzenia.

4. Za każdą godzinę opóźnienia w stosunku do terminu, o którym mowa w § 4 ust. 5 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2 nie więcej jednak niż 60% tego wynagrodzenia

5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści oraz szkody poniesione przez Zamawiającego w przypadku, gdy są one wynikiem:

1) Zdarzeń o charakterze siły wyższej. Dla potrzeb niniejszej Umowy pod pojęciem siły wyższej rozumie się każde zdarzenie zewnętrzne, nieprzewidywalne i niezależne od Wykonawcy, w szczególności takie jak wojna, zamieszki, katastrofy, powodzie.

2) Brakiem dostępu do Internetu, niewłaściwą jakością łącz teleinformatycznych po stronie Zamawiającego.

3) Naruszenia zasad bezpiecznego użytkowania Usługi, a w szczególności za działania osób trzecich, w tym szkody wynikłe z ujawnienia osobom trzecim haseł umożliwiających dostęp do Usługi.

§ 9. Osoby upoważnione Osobą upoważnioną do reprezentowania:

1) Wykonawcy w związku z realizacją Umowy jest:

Imię i Nazwisko:…………………………., Numer telefonu:………………………….., Adres e-mail:

............................................................

2) Zamawiającego w związku z realizacją Umowy jest:

Imię i Nazwisko: Xxxxxx Xxxxxx, Numer telefonu: 17 748 4505, Adres e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx

Imię i Nazwisko: Xxxxxxxx Xxxxxx, Numer telefonu: 17 748 4504, Adres e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx

Imię i Nazwisko: Xxxxx Xxxxx, Numer telefonu: 17 748 4868, Adres e-mail: xxxxxx@xxxxxxxx.xx

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Ewentualne spory powstałe na tle wykonywania niniejszej Umowy strony zobowiązują się rozwiązywać w drodze negocjacji. Jeżeli nie dojdą do porozumienia, orzekać będzie właściwy sąd powszechny w Rzeszowie.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, z wyjątkiem przepisów dotyczących rękojmi, o których mowa w art. 556 i następnych kodeksu cywilnego, z których uprawnienia zostają przez Strony wyłączone i zastąpione odpowiednimi przepisami Umowy.

3. Zmiany Umowy dla swojej ważności wymagają formy pisemnej, za wyjątkiem zmiany adresów e- mail wskazanych w Umowie. Zmiany w tym zakresie wymagają pisemnego poinformowania drugiej Strony. Przy ustalaniu daty złożenia oświadczenia decyduje data doręczenia oświadczenia drugiej stronie.

4. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA
……………………………………. ZAMAWIAJĄCY
…………………………………..

Signed by / Podpisano przez:

Xxxxxx Xxxxxx

Date / Data: 2022-11-30

14:09

Signature Not Verified

Dokument podpisany przez Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Data: 2022.12.02 08:13:21 CET

Załącznik nr 1

Opis wymagań w zakresie funkcjonalności informatycznej Usługi centralizowania rozliczeń podatku VAT

Zamawiający wymaga spełnienia warunków funkcjonalności na dzień rozpoczęcia świadczenia Usługi w następującym zakresie:

1. I. 1. WYMAGANIA OGÓLNE - pkt 1-2j;

2. I. 2. POZIOM – JEDNOSTKA CENTRALIZOWANA - pkt 1- 3b, 4-13;

3. I. 3. POZIOM – JEDNOSTKA CENTRALIZUJĄCA – pkt 1-11, 13;

W pozostałym zakresie Zamawiający dopuszcza możliwość uzupełnienia funkcjonalności

w terminie do 01-03-2023r.

I. WYMAGANIA MERYTORYCZNE:

1. WYMAGANIA OGÓLNE:

1) Usługa powinna uwzględniać obowiązujące przepisy ustawy o podatku od towarów i wraz z aktami wykonawczymi, interpretacjami ogólnymi w tym zakresie oraz przepisy Ordynacji podatkowej.

2) Usługa powinna umożliwiać:

a) prowadzenie ewidencji JPK-V7M obejmującej ewidencję sprzedaży JPK-V7M, ewidencję zakupu JPK-V7M oraz deklarację JPK-V7M dla Jednostki centralizowanej (cząstkowa ewidencja JPK-V7M) i centralizującej (zbiorcza ewidencja JPK-V7M);

b) przygotowanie ewidencji JPK-V7M, o której mowa w lit. a), w szczegółowości nie mniejszej niż określona w załącznikach 1,2,3;

c) prowadzenie ewidencji VAT, tj. sprzedaży i zakupu (rejestry) dla Jednostki centralizowanej (ewidencja cząstkowa) i centralizującej (ewidencja zbiorcza) dla korekt deklaracji VAT dokonywanych za okresy do września 2020 r., w szczegółowości nie mniejszej niż określona w załączniku 4;

d) przygotowanie deklaracji VAT dla Jednostki centralizowanej i centralizującej dla korekt dokonywanych za okresy do września 2020r. według wzorów określonych przepisami vat dla danego okresu korekty;

e) dostosowanie danych w załącznikach 1,2,3 w związku ze zmianami przepisów, w okresie obowiązywania umowy;

f) zarządzanie procesem składanych korekt deklaracji VAT w sposób umożliwiający wygenerowanie wersji ewidencji cząstkowych VAT pod każdą korektę cząstkowej deklaracji VAT oraz wersje ewidencji zbiorczych VAT pod każdą korektę zbiorczej deklaracji VAT;

g) zarządzanie procesem składanych korekt ewidencji JPK-V7M w sposób, umożliwiający wygenerowanie korekty ewidencji cząstkowej JPK-V7M pod każdą korektę zbiorczej ewidencji JPK-V7M;

h) prowadzenie rozliczeń dla wielu okresów rozliczeniowych jednocześnie;

i) generowanie raportów ww. wymienionych dla jednostki centralizowanej

i jednostki centralizującej, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe;

j) przygotowanie korekty wieloletniej, o której mowa w art. 91 ustawy o VAT na podstawie dokumentów zakupu wprowadzonych do ewidencji zakupu, ewidencji zakupu JPK-V7M jednostki centralizowanej. Usługa nie umożliwia wyliczania korekty wieloletniej w przypadku kradzieży, sprzedaży lub likwidacji, dla pozostałego okresu objętego korektą.

Dopuszczamy inny układ graficzny załączników nr 1-4, który może zostać zmieniony przez Wykonawcę Usługi.

2. POZIOM - JEDNOSTKA CENTRALIZOWANA

Usługa powinna umożliwiać:

1) tworzenie ewidencji – rejestrów VAT (sprzedaży i zakupu), ewidencji JPK-V7M poprzez:

a) manualne wprowadzanie dokumentów;

b) importowanie danych z systemów informatycznych wykorzystywanych przez jednostki centralizowane w postaci plików JPK, JPK-V7M;

2) komunikat z ostrzeżeniem przy wprowadzeniu faktury z identycznym numerem – przy wprowadzaniu manualnym dokumentów do ewidencji sprzedaży, ewidencji sprzedaży JPK-V7M;

3) w zakresie ewidencji VAT dla zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych - przy wprowadzaniu manualnym dokumentów do ewidencji zakupu, ewidencji zakupu JPK-V7M:

a) wybór parametru "nieruchomość” lub „pozostały środek trwały" lub

„nieokreślony” dla danego składnika majątku, natomiast po wpisaniu daty oddania do użytkowania, zmianę parametru „nieokreślony” na "nieruchomość” lub „pozostały środek trwały";

b) utworzenie i wydruk zestawienia tych składników majątku zawierającego dane, w szczególności: nazwa środka trwałego, data oddania do użytkowania, okres korekty wieloletniej, kwota korekty wieloletniej w poszczególnych latach, nr roku korekty wieloletniej, rodzaj środka trwałego (nieruchomość, pozostały środek trwały), kod VAT, nazwa kontrahenta z faktury zakupu, numer faktury, kwota netto, vat z faktury, vat odliczony, miesiąc odliczenia vat, pozycja w rejestrze vat, ewidencji zakupu JPK-V7M;

c) w przypadku kradzieży, sprzedaży lub likwidacji składników majątku wypełnienie następujących pól w warstwie wizualnej widoku: data likwidacji, data wprowadzania zmiany dotyczącej składnika majątku, kwota korekty, uwagi.

4) zamknięcie cząstkowej ewidencji VAT, cząstkowej ewidencji JPK-V7M warunkujące generowanie cząstkowej deklaracji VAT, cząstkowej deklaracji JPK-V7M;

Poprawa cząstkowej ewidencji VAT, cząstkowej ewidencji JPK-V7M będzie możliwa

poprzez wycofanie jej zatwierdzenia i wprowadzenie zmian;

5) generowanie i sprawdzenie poprawności pliku JPK, ewidencji JPK-V7M zgodnie z

wymaganiami Ministerstwa Finansów;

6) generowanie cząstkowych deklaracji VAT na podstawie danych z cząstkowych ewidencji VAT wraz z załącznikami oraz innych deklaracji wymaganych przepisami VAT;

7) generowanie cząstkowej deklaracji JPK-V7M na podstawie danych z cząstkowej ewidencji sprzedaży JPK-V7M i cząstkowej ewidencji zakupu JPK-V7M;

8) możliwość ręcznego uzupełniania załączników do cząstkowej deklaracji VAT, cząstkowej deklaracji JPK-V7M, np. VAT-UE, VAT-ZD, wyjaśnienie przyczyn korekty;

9) zapis ewidencji VAT do pliku w formacie pdf i xls, deklaracji VAT do pliku w formacie pdf;

10) zapis ewidencji sprzedaży JPK-V7M, ewidencji zakupu JPK-V7M do pliku w formacie xls oraz deklaracji JPK-V7M do pliku w formacie pdf;

11) wydruk z plików, o których mowa w pkt. 9, 10;

12) zatwierdzanie ewidencji VAT i deklaracji cząstkowych vat, pliku JPK przez dyrektora jednostki (hasło) i automatyczne przekazanie kompletu dokumentów (wszystkie ewidencje, deklaracje, plik JPK) do jednostki centralizującej;

13) zatwierdzanie cząstkowej ewidencji JPK-V7M przez dyrektora jednostki (hasło) i automatyczne przekazanie jej do jednostki centralizującej.

3. POZIOM - JEDNOSTKA CENTRALIZUJĄCA

Usługa powinna umożliwiać:

1) weryfikację (kontrolę) w zakresie przesyłanych dokumentów (rozliczeń) jednostek centralizowanych wraz z wygenerowaniem raportu w szczegółowości: ilość przesłanych i brakujących rozliczeń z rozwinięciem nazw jednostek centralizowanych w tym podziale;

2) wyszukanie dokumentów w ewidencji VAT, ewidencji według nazwy lub NIP

kontrahenta;

3) nadawanie dokumentom zatwierdzonym przez dyrektora jednostki statusu weryfikacji: „dostarczony” lub „poprawny” lub „z uwagami”. Dokumenty po zatwierdzeniu otrzymują automatycznie status „dostarczony”;

4) wygenerowanie raportu w zakresie wszystkich wymaganych rozliczeń (od wszystkich jednostek objętych centralizacją rozliczeń VAT) w podziale na:

a) ilość dostarczonych rozliczeń;

b) ilość poprawnych rozliczeń;

c) ilość rozliczeń z uwagami;

5) wygenerowanie zbiorczej ewidencji VAT, pliku JPK i zbiorczej deklaracji VAT wraz z

załącznikami, VAT-27, VAT-UE na podstawie dokumentów z jednostek centralizowanych;

6) wygenerowanie zbiorczej ewidencji JPK-V7M na podstawie cząstkowej ewidencji JPK- V7M jednostek centralizowanych;

7) przesłanie zbiorczego pliku JPK oraz wszystkich deklaracji VAT do Ministerstwa Finansów bezpośrednio z usługi;

8) przesłanie zbiorczej ewidencji JPK-V7M do Ministerstwa Finansów bezpośrednio z usługi;

9) komunikację poprzez Usługę z centralizowanymi jednostkami, x.xx.

w zakresie:

a) komunikat o terminie przesłania dokumentów;

b) komunikat zawierający pytania z jednostki centralizującej do jednostki centralizowanej i odpowiedź na nie ze strony jednostki centralizowanej;

c) komunikat dla jednostki centralizowanej o nadaniu statusu jej dokumentom;

10) wyznaczenie jednostkom centralizowanym okresu przesyłania dokumentów do bieżącego okresu podatkowego, tzw. bramki;

11) tworzenia grup jednostek centralizowanych z przypisaniem do poszczególnych pracowników jednostki centralizującej odpowiedzialnych za sprawdzenie danych z danej grupy;

12) przygotowanie raportu rozliczenia jednostek centralizowanych z jednostką centralizującą o następującej szczegółowości:

a) nazwa jednostki centralizowanej (lista nazw jednostek w kolejności zdefiniowanej przez Xxxxxxxxxxxxx);

b) kwota podatku należnego;

c) kwota podatku naliczonego;

d) wynik rozliczenia z cząstkowej deklaracji VAT, cząstkowej deklaracji JPK-V7M;

13) weryfikację ewidencji sprzedaży, zakupu, ewidencji JPK-V7M według poniższych kryteriów i wygenerowanie raportu z weryfikacji:

a) weryfikację numerów NIP – sprawdzenie sumy kontrolnej;

b) weryfikacja numerów NIP, statusu podatnika VAT wszystkich kontrahentów z wykorzystaniem wykazów/list/baz danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów;

c) weryfikacja statusu podatkowego kontrahentów zarejestrowanych jako

podatnicy VAT UE, tj. potwierdzenie numeru VAT UE w bazie VIES.

Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji funkcjonalności w związku z uzyskanymi przez Zamawiającego trwałymi interpretacjami indywidualnymi zakresie podatku VAT, za dodatkowym wynagrodzeniem ustalonym na podstawie liczby godzin pracy.

WYMAGANIA TECHNICZNE

1) Usługa – powinna być dostępna przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej, dostępna publicznie w sieci internet z lokalizacji Zamawiającego,

2) Usługa musi wykorzystywać do komunikacji z użytkownikami protokół https zabezpieczony kluczem co najmniej 128 bitowym kodowaniu, w certyfikacie powinna być zawarta nazwa domeny (zielona kłódka obok domeny w pasku adresu przeglądarki oraz pełne dane Zamawiającego umieszczone w certyfikacie),

3) Zamawiający przekieruje alias xxxxxx „XXX.xxxxxxxx.xx” na adres IP4 wskazany przez Wykonawcę, i pod tym adresem Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji usługi,

4) Usługa będzie tak zabezpieczona aby uniemożliwić dostęp osób trzecich, a w szczególności posiadać możliwość wprowadzenia dowolnej liczby sieci protokołu IP4, dla których usługa będzie dostępna (domyślnie dla wszystkich pozostałych usługa nie będzie dostępna),

5) Usługa musi być dostępna w co najmniej 3 klasie dostępności na poziomie 99.9 %,

6) Zamawiający przewiduje godziny 01 – 02 w nocy dla wprowadzania przez

Wykonawcę stosownych poprawek i udoskonaleń w zakresie działania usługi,

7) Naprawa błędów będzie dokonywana na bieżąco w taki sposób aby nie zakłócić normalnej pracy użytkowników,

8) Usługa będzie dostępna jednocześnie dla wszystkich użytkowników systemu, bez spadku wydajności oraz jakości pracy użytkowników bez względu na okres i sposób wykorzystania usługi przez użytkowników,

9) Wszelkie działania w zakresie usługi będą realizowane w czasie nie dłuższym niż 5 sekund (łącznie z generowaniem zestawień/raportów/plików) bez względu na obciążenie usługi przez pozostałych użytkowników,

10) Wygląd wszystkich elementów w ramach świadczonej Usługi będzie znormalizowany, dostosowany do rozdzielczości pracy 1024x768, w taki sposób aby wszystkie wyświetlane elementy były czytelne również na wyższych rozdzielczościach ekranu, a ułożenie wykorzystywanych narzędzi było wcześniej przemyślane,

11) Wszystkie strony Usługi muszę być dostosowane do tego aby swobodnie korzystały z niej także osoby niedowidzące (podwyższony kontrast, zmienna wysokość czcionek),

12) Zamawiający będzie mógł prowadzić działania związane z wykorzystaniem usługi dla niezliczonej liczby jednostek mając możliwość zaznaczenia które jednostki centralizowane są zobowiązane do wykorzystania usługi a które są jedynie wprowadzone w celu porządkowym,

13) Zamawiający będzie mógł realizować usługę w taki sposób aby dokładnie określić którzy użytkownicy mają dostęp do wyznaczonych opcji usługi (przeglądanie, modyfikacja, akceptacja, kasowanie itp.),

14) Liczba użytkowników usługi nie może być niczym ograniczona,

15) Usługa musi bezproblemowo pracować na 3 wiodących przeglądarkach internetowych (na dzień 20 listopada 2022 są to IE/EDGE, Chrome oraz FireFox), bez instalowania dodatkowych elementów zależnych (pluginów), w aktualnych wersjach dostępnych dla danego systemu operacyjnego na stronach producenta przeglądarki,

16) Nie dopuszczalne jest wykorzystywanie zależnych elementów dodatkowych wymagających instalację w systemie operacyjnym Zamawiającego,

17) W okresie świadczenia Usługi Wykonawca dostosuje działanie Usługi do zmieniających się wymagań przeglądarek internetowych służących Zamawiającemu do korzystania z Usługi,

18) Usługa musi być dostosowana do środowiska pracy Zamawiającego (na dzień 20

listopada 2022 – Windows XP, Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, Windows 11)

19) Usługa powinna umożliwiać dynamiczne definiowanie przez Zamawiającego raportów ze zgromadzonych danych,

20) Usługa powinna posiadać możliwość exportu zgromadzonych danych do formatu zgodnego z posiadanym przez Zamawiającego Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx (na dzień 20 listopada 2022 – program Microsoft Excel)

21) W okresie początkowym (7 pierwszych miesięcy wykorzystania Usługi) Wykonawca wyznaczy co najmniej dwie osoby, które będą dostępne dla pracowników Zamawiającego służące bezpośrednio pomocą techniczną w zakresie obsługi dostarczonej usługi dostępne w dniach/godzinach pracy Zamawiającego

22) W okresie eksploatacji usługi (po okresie początkowym) Wykonawca wyznaczy co najmniej jedną osobę, która będzie dostępna dla pracowników Zamawiającego służąca bezpośrednio pomocą techniczną w zakresie obsługi dostarczonej Usługi w dniach/godzinach pracy Zamawiającego

23) W okresach wzmożonego wykorzystania usługi (w okresach 7 dni przed terminem ustalonym ustawowo do przesyłania sprawozdań/rejestrów) Wykonawca skróci czas

reakcji na zgłoszone błędy w działaniu Usługi dla „błąd krytyczny” do nie więcej niż

3 godzin,

24) W okresie przygotowania/wdrożenia usługi Wykonawca wprowadzi na podstawie danych dostarczonych przez Zamawiającego dane wszystkich jednostek wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx,

25) W okresie przygotowania/wdrożenia usługi Wykonawca wprowadzi dane wszystkich użytkowników usługi zgodnie z przygotowanym przez Zamawiającego wykazem wraz z odpowiednim profilem w zakresie dostępu do danych,

26) W okresie działania usługi Zamawiający może zgłosić w formie „błędu niekrytycznego” wykonanie raportów/zestawień na bazie dostępnych danych w Usłudze, które będą służyć Zamawiającemu w celu lepszego wykorzystania Usługi,

27) W ramach Usługi dostępna będzie opcja „kopia danych” służąca do wykonania kopi zabezpieczającej wszystkich danych w okresie wprowadzonym przez Zamawiającego, (spakowany plik zawierać musi wszelkie pliki wprowadzone przez użytkowników do usługi jako pliki JPK, oraz wszelkie dane wprowadzone do usługi – jako pliki XML w czytelnej postaci, pliki PDF zestawień cząstkowych/zbiorczych), uporządkowane w strukturze drzewiastej gdzie poszczególne liście drzewa będą odwzorowywały fizyczną strukturę organizacyjną Zamawiającego, w przypadku wątpliwości w sposobie zapisu /przechowywania danych będą one konsultowane z Zamawiającym

28) Wszelkie działania wszystkich użytkowników w ramach Usługi muszą być dokumentowane w systemie jako „dziennik zdarzeń” posiadający zaawansowane opcję filtrowania/sortowania dostępnych wpisów w celu wyszukania interesujących informacji, dostęp do opcji podglądu dziennika będzie możliwy jako jeden z elementów profilu użytkownika.

29) Brak aktywności użytkownika w usłudze ponad ustalony limit czasowy spowoduje automatyczne wylogowanie z katalogu dostępnych usług, wymuszając rozpoczęcie ponownej pracy od zalogowania do usługi.

30) Wszelkie dane będące elementem Usługi Wykonawca będzie traktował jako dane poufne które są własnością Zamawiającego i nie mogą służyć Wykonawcy do żadnych celów poza realizacją Usługi dla Zamawiającego,

31) Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania pełnej funkcjonalności Usługi w okresie nie krótszym niż 2 miesiące po zakończeniu umowy świadczenia Usługi, w tym czasie Wykonawca nie jest zobowiązany do naprawy powstałych błędów zgłoszonych po czasie zakończenia umowy świadczenia Usługi,

32) Wykonawca zobowiązany jest po zakończeniu świadczenia Usługi w okresie do 3 miesięcy do całkowitego usunięcia danych Zamawiającego z wszystkich nośników służących do realizacji Usługi, czas ten może być rozszerzony za zgodą Zamawiającego,

33) Wszelkie prace konserwacyjne/aktualizacyjne związane z realizacją Usługi Wykonawca wykona samodzielnie tak aby nie kolidowały one z potrzebami Zamawiającego w zakresie wykorzystania dostarczonej Usługi,

34) Wykonawca nie może udostępniać danych zawartych w Usłudze innym podmiotom bez zgody Zamawiającego, dotyczy to zarówno danych szczegółowych jak i również zestawień ilościowych,

35) Wykonawca zobowiązanych jest do zawarcia z Zamawiającym „Umowy powierzenia danych” oraz realizacji wszystkich postanowień związanych z tą umową,

36) Wykonawca przeprowadzi wspólnie z Zamawiającym w siedzibie Zamawiającego, szkolenia użytkowników Usługi mające na celu przekazanie podstawowych informacji w zakresie obsługi Usługi, Zamawiający w tym celu udostępni Zamawiającemu miejsce w celu przeprowadzenia szkolenia (szkolenia w grupach co najwyżej 20 osobowych), szkolenie zakończy się wydaniem imiennego zaświadczenia o odbyciu i tematyce szkolenia dla każdego uczestnika szkolenia przez Wykonawcę

37) Prowadzone szkolenie będzie podzielone na dwa rodzaje dla Jednostek

Centralizowanych oraz dla Jednostki Centralizującej,

38) Usługa będzie posiadała mechanizm zgłaszania błędów lub niezgodności w działaniu Usługi wraz z dokumentowaniem czasu zgłoszenia błędu, autora zgłoszenia, pełnego opisu wystąpienia błędu oraz aktualnego statusu rozwiązania zgłoszonego problemu,

39) Usługa będzie posiadała mechanizm wersjonowania poszczególnych deklaracji/plików przekazywanych do Jednostki Centralizującej jak i pozostałym organom US i MF,

40) Osoby zarządzające w imieniu Jednostki Centralizującej będą miały wgląd w rejestr zgłoszonych błędów jak również będą miały prawo modyfikowania kolejności usuwania przez Wykonawcę zgłoszonych problemów

41) Wykonawca usunie błędy niekrytyczne nie później niż w ciągu 5 dni roboczych na podstawie dokonanego zgłoszenia w udostępnionej Usłudze. Przez błąd niekrytyczny Strony rozumieją działanie Usługi niezgodne z jej dokumentacją administratora lub instrukcją użytkownika, które powoduje niedogodności i ograniczenia w użytkowaniu Usługi lecz umożliwia Zamawiającemu korzystanie z funkcji Usługi niezbędnych do bieżącej pracy. W przypadku błędów krytycznych, Wykonawca przystąpi niezwłocznie do usunięcia błędu krytycznego zgłoszonego poprzez Usługę. Usunięcie błędu krytycznego trwać będzie nie dłużej niż 1 dzień roboczy. Przez błąd krytyczny Strony rozumieją działanie Usługi niezgodne z jego dokumentacją administratora lub instrukcją użytkownika uniemożliwiające Zamawiającemu korzystanie z funkcji Usługi niezbędnych do bieżącej pracy lub blokujące ciągłość pracy Zamawiającego.

42) Kategorię zgłoszonego błędu zakwalifikuje osoba zgłaszająca błąd, z możliwością zmiany przez grupę osób zarządzającą Usługą wyznaczoną przez Zamawiającego,

43) Wszystkie elementy składowe Usługi będą własnością Wykonawcy, a Zamawiający będzie miał prawo zażądać od Wykonawcy poświadczenia w formie pisemnej nabycia praw do wykorzystywanych elementów związanych z realizacją Usługi,

44) Niedopuszczalne jest stosowanie w ramach działania Usługi komponentów zależnych firm trzecich koniecznych z punktu widzenia Wykonawcy do realizacji Usługi (wyjątkiem jest przeglądarka dokumentów PDF jako Adobe Reader w najnowszej wersji dostępnej na stronach producenta dla danego systemu operacyjnego),

45) Usługa będzie w razie potrzeby złożenia podpisu kwalifikowanego wykorzystywała podpisy posiadane przez Zamawiającego, a w przypadku zmiany dostawcy/rodzaju podpisów Wykonawca dostosuje swoją Usługę do bieżących wymagań,

46) Wykonawca zlokalizuje Usługę na własnych serwerach z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa danych lub będzie miał możliwość realizacji Usługi w oparciu o wirtualne środowisko sprzętowe w wersji nie mniejszej niż VMWare v.5 Zamawiającego, na warunkach indywidualnie ustalonych z Zamawiającym, lecz wykorzystanie tej infrastruktury nie będzie w żaden sposób determinowało działania Usługi pod względem wydajności i jakości pracy Usługi,

47) Zamawiający zapewni wszystkim lokalizacjom korzystającym z Usługi dostęp do Internetu z prędkością synchroniczną nie mniejszą niż 5Mb/s, która posłuży Zamawiającemu do realizacji Usługi

48) Wykonawca zobowiązany jest posiadać i stosować wszelkie środki teletechniczne zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024):

49) Wszelkie wymienione działania będą realizowane z pozycji jednego portalu Usługi, wybierane jako dostępne opcje bez konieczności wykorzystywania wielu równorzędnych rozwiązań w celu realizacji przedstawionych wymagań dla tej Usługi.

50) Wykonawca Usługi przeniesie do dalszego wykorzystania wszystkie dane posiadane przez Zamawiającego w zakresie realizacji Usługi do swojej Usługi z innej Usługi będącej w użytkowaniu Zamawiającego (na dzień 20 listopada 2022 r. - VATKom Crido).

51) Wykonawca przekaże pełną dokumentację w języku polskim opisującą wszystkie dostępne opcje Usługi wraz z diagramem zależności danych przechowywanych wewnątrz wdrożonej Usługi.