Istotne postanowienia umowy Umowa nr … na sprzedaż biletów i rezerwacje noclegów dla Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP)
17/POIR/2019 Załącznik nr 3
Istotne postanowienia umowy
Umowa nr …
na sprzedaż biletów i rezerwacje noclegów dla Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP)
zwana dalej „Umową”
Zawarta w dniu …………………………… r. pomiędzy:
Fundacją na rzecz Nauki Polskiej z siedzibą w Warszawie (02-611), przy xx. X. Xxxxxxxxxxx 00/00, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000109744, NIP 000-00-00-000, REGON 012001533, reprezentowaną przez:
…
zwaną dalej „Zamawiającym”,
a
firmą…,
reprezentowaną przez:
…
zwaną dalej „Wykonawcą”,
zwane łącznie Stronami,
o następującej treści:
§ 1
Przedmiot Umowy
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP) polegająca na sprzedaży biletów i rezerwowaniu miejsc noclegowych w sposób określony w Zapytaniu ofertowym nr 17/POIR/2019 stanowiącym załącznik nr 3 do Umowy oraz w załącznikach do tego Zapytania.
Zamawiający oświadcza, że zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.
Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i zakres zamówienia, który Wykonawca zobowiązuje się zrealizować w ramach niniejszej Umowy zawarty jest w Załączniku nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ).
W związku z tym, że środki unijne mają na celu x.xx. realizację strategii na rzecz inteligentnego, zrównoważonego wzrostu sprzyjającego włączeniu społecznemu, a cel ten osiągany jest poprzez wydatkowanie tych środków w sposób zapewniający tworzenie x.xx. wysokiej jakości miejsc pracy, czy ochronę środowiska, Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przestrzegania przepisów prawa pracy, przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, przepisów prawa socjalnego
i prawa ochrony środowiska.
§ 2
Realizacja zamówienia
Realizacja Umowy odbywa się na podstawie zleceń Zamawiającego przekazywanych Wykonawcy:
e-mailem na adres: …………………………………………
telefonicznie pod nr: ………………………………………
Szczegółowe zasady na jakich odbywa się sprzedaż biletów i rezerwacja noclegów określone są w Załączniku nr 2 do Umowy – Opis przedmiotu zamówienia.
Wykonawca zobowiązuje się do współdziałania z Zamawiającym przy realizacji przedmiotu Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania wszystkich elementów Umowy.
Wykonawca odpowiada za działania bądź zaniechania podwykonawców jak za swoje własne.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych przez niego w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy oraz niewykorzystywania ich do celów innych, niż związane z zawarciem i wykonywaniem Umowy.
Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i odpowiednie doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia i zobowiązuje się do starannego jego wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.
Wykonawca oświadcza, że nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji lub postępowania upadłościowego, na bieżąco reguluje swoje zobowiązania, nie toczą się w stosunku do niego żadne postępowania egzekucyjne i nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia jego upadłości.
§ 3
Termin realizacji zamówienia
Termin realizacji zamówienia: 24 miesiące od zawarcia Umowy lub do wyczerpania kwoty wynagrodzenia Wykonawcy określonej w Umowie.
W przypadku wcześniejszego wyczerpania kwoty wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1, Umowa wygasa z zastrzeżeniem § 10 ust. 2 pkt 1.
§ 4
Wynagrodzenie
Całkowita szacunkowa wartość wynagrodzenia Wykonawcy w związku z realizacją niniejszej Umowy wynosi 850 000,00 zł (słownie: osiemset pięćdziesiąt tysięcy złotych 0/100) - kwota jaką Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie niniejszego zamówienia.
Kwota jaką Zamawiający zapłaci za każdy bilet lub rezerwację noclegu obejmuje:
bilety:
opłatę transakcyjną za wystawienie biletu lotniczego w wysokości ……………… zł brutto, w tym podatek od towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego,
opłatę transakcyjną za wystawienie biletu kolejowego w wysokości ……………… zł brutto, w tym podatek od towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego,
opłatę transakcyjną za wystawienie biletu autobusowego w wysokości ……………… zł brutto, w tym podatek od towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego,
cenę biletu ustaloną każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika
z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności lub dodatkowych usług;
rezerwacje miejsc noclegowych:
opłatę transakcyjną za dokonanie rezerwacji noclegu w wysokości ……………… zł brutto, w tym podatek od towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego,
cenę rezerwacji noclegu ustaloną każdorazowo na podstawie oferty Wykonawcy
z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności lub dodatkowych usług.
Opłaty transakcyjne, o których mowa w ust. 2, obejmują rzeczywisty koszt obsługi zamówienia, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu, wyszukiwanie i przedstawianie Zamawiającemu do zatwierdzenia ofert miejsc noclegowych, dostawę biletu lub vouchera/potwierdzenia rezerwacji miejsca hotelowego, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowanie wariantów połączeń, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, koszty powtórzenia rezerwacji, zmiany rezerwacji, zwrotu biletu, wymiany biletu, reklamacji, a także wszelkie inne koszty związane z należytym i zgodnym z Zapytaniem ofertowym wykonaniem przedmiotu zamówienia.
Faktura, poza wymogami księgowymi, musi zawierać w szczególności: termin płatności, opis usługi w przypadku rezerwacji hotelowej – nazwa hotelu, data pobytu i nazwisko gościa, datę wystawienia biletu, cenę biletu według taryfy przewoźnika, kurs waluty przyjęty do obliczenia ceny w PLN, opłatę transakcyjną, ewentualny upust udzielony przez przewoźnika na rzecz Zamawiającego lub upust udzielony przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, trasę przelotu, datę wylotu/przylotu, klasę biletu, nazwisko pasażera, a także cenę ostateczną do zapłaty.
Wykonawca jest zobowiązany do wykazania poszczególnych elementów cenotwórczych
w odrębnych pozycjach faktury, w tym należnego mu wynagrodzenia w postaci opłaty transakcyjnej.Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w pełnej wysokości za należyte wykonanie każdego zlecenia.
Łączne wynagrodzenie Wykonawcy za zrealizowane w ramach Umowy zlecenia nie może przewyższać wartości brutto Umowy, o której mowa w ust. 1.
Zapłata wynagrodzenia, w formie przelewu bankowego, nastąpi w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx lub osobę wskazaną przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.
Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT w formie elektronicznej (na adres mailowy xxxxxxx@xxx.xxx.xx) lub rachunku niezwłocznie po zrealizowaniu danego zlecenia lub zrealizowaniu usługi noclegowej.
Za dzień zapłaty Strony zgodnie uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo, a Wykonawca wyraża zgodę na niewykorzystanie całej kwoty, o której mowa w ust. 1. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.
Rozliczenie usługi w sposób wskazany powyżej w żadnym razie nie wyłącza prawa Zamawiającego do późniejszego zgłaszania uwag (w tym w szczególności odnośnie niezgodności zaoferowanej usługi z warunkami Zapytania ofertowego) na zasadach i w terminach określonych w niniejszej Umowie.
§ 5
Kary umowne
Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej
w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn, o których mowa w § 6 ust. 1.Za każde przekroczenie terminów, o których mowa w ust. 2 pkt 6 lit. e i lit. i, ust. 3 pkt 4, ust. 4 pkt 4, ust. 5 pkt 2 i pkt 4 OPZ, Zamawiający ma prawo naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 100 zł.
Łączny limit kar umownych ze wszystkich tytułów określonych w tym paragrafie wynosi 50% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1.
Kary umowne nie wykluczają dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kara umowna nie pokryje wyrządzonej szkody.
W przypadku rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia, Strony oświadczają, że w mocy pozostają postanowienia dotyczące kar umownych.
W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający ma prawo dokonać potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
§ 6
Odpowiedzialność Wykonawcy
Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia w każdym
z następujących przypadków:w przypadku niewykonania zlecenia objętego Umową,
w przypadku zaprzestania realizacji Umowy przez Wykonawcę,
w przypadku trzykrotnego niewypełnienia zobowiązań, o których mowa w ust. 2 pkt 11 OPZ,
w przypadku pięciokrotnego naliczenia kar umownych, o których mowa w §5 ust. 2,
w przypadku istotnego naruszenia postanowień Umowy, w szczególności naruszenia dotyczącego ochrony danych osobowych.
Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy bez okresu wypowiedzenia musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności.
Każda ze Stron ma prawo wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 60-dniowego terminu wypowiedzenia bez podania przyczyny. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
§ 7
Poufność
Wykonawca jest obowiązany zachować w tajemnicy przed osobami trzecimi wszelkie informacje o Zamawiającym oraz informacje, co do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem Umowy i ma prawo je wykorzystywać tylko w celu wykonania przedmiotu Umowy.
Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 zwalnia Wykonawcę jedynie pisemna zgoda Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 nie dotyczy informacji dostępnych publicznie oraz informacji żądanych przez uprawnione organy w zakresie w jakim te organy są uprawnione do ich żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 wiąże Zamawiającego i Wykonawcę także po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się powiadomić każdą osobę zaangażowaną do realizacji Umowy, w tym podwykonawcę związanego z wykonaniem Umowy o obowiązku zachowania tajemnicy.
§ 8
Przetwarzanie danych osobowych
W celu prawidłowej realizacji Umowy Zamawiający, jako Administrator Danych Osobowych, powierza Wykonawcy na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „rozporządzenie”) przetwarzanie danych osobowych w celu niezbędnym do realizacji postanowień niniejszej Umowy.Fundacja na rzecz Nauki Polskiej oświadcza, że jest Administratorem Danych Osobowych, które powierza Wykonawcy.
Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu prawidłowej realizacji Umowy.
Powierzone dane osobowe zawierają informacje w szczególności o pracownikach i ekspertach FNP.
Wykonawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej Umowy, następujące kategorie danych osobowych, jak np.: imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, adres pobytu, datę urodzenia, PESEL lub nr dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Wykonawca zobowiązuje się nie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego dane osobowe bez uprzedniej szczegółowej pisemnej zgody Zamawiającego. W przypadku ogólnej pisemnej zgody Wykonawca informuje Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających. Zamawiający może wyrazić sprzeciw wobec zaproponowanych przez Wykonawcę zmian.
Wykonawcy przysługuje prawo do przetwarzania danych osobowych w terminie od dnia ich otrzymania do dnia zakończenia realizacji niniejszej Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego, chyba że obowiązek przetwarzania w inny sposób nakładają na Wykonawcę przepisy prawa.
Wykonawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy w związku z powierzonymi do przetwarzania danymi osobowymi.
Wykonawca podejmuje wszelkie środki techniczne i organizacyjne wymagane w rozporządzeniu w celu optymalnego zabezpieczenia powierzonych mu danych osobowych. Ponadto, pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określnych w rozporządzeniu w zakresie zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego, zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, dokonywania oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji z organem nadzorczym.
Wykonawca przestrzega wszelkich warunków określonych w rozporządzeniu w zakresie ewentualnego korzystania z usług innego podmiotu zewnętrznego. Jeżeli do wykonania w imieniu Zamawiającego konkretnych czynności przetwarzania Wykonawca korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający nałożone zostają – na mocy umowy z Wykonawcą – te same obowiązki ochrony danych jak w niniejszej Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom niniejszego rozporządzenia. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Wykonawcy.
Wykonawca pomaga Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane osobowe dotyczą
w zakresie przysługujących jej praw.Wykonawca, w przypadku zakończenia niniejszej Umowy, niezwłocznie, ale nie później niż
w terminie wygaśnięcia lub wypowiedzenia Umowy, upływu terminu wypowiedzenia Umowy, lub zrealizowaniu ostatniego zlecenia zobowiązuje się zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym skutecznie usunąć je również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji.Wykonawca udostępnia Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym paragrafie oraz umożliwia audytorowi oraz Zamawiającemu przeprowadzenie audytów, inspekcji.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem, jeśli nie dopełnił obowiązków, które nakłada niniejsza Umowa, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Zamawiającego lub wbrew tym instrukcjom. Ponadto, Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową,
a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym.W przypadku naruszenia przepisów rozporządzenia lub niniejszej Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie czego Zamawiający zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, Wykonawca zobowiązuje się pokryć Zamawiającemu poniesione z tego tytułu straty i koszty.
§ 9
Dane kontaktowe stron
Wykonawca wskazuje Xxxxxxxxxxxxx … , tel., e-mail: … jako osobę do kontaktu w zakresie realizacji Umowy. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane
z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.Zamawiający wskazuje Wykonawcy …, tel. …, e-mail: … jako osobę do kontaktu w zakresie realizacji Umowy.
Wykonawca oświadcza, że wyznaczona przez niego osoba zna warunki zawarte w Zapytaniu ofertowym, ofercie oraz Umowie.
Zmiana danych osobowych lub teleadresowych osób, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 niniejszego paragrafu następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej Umowy. Za wystarczającą formę Strony uznają zgłoszenie dokonane za pomocą poczty elektronicznej.
§ 10
Istotne zmiany postanowień zawartej umowy
Zamawiający dopuszcza następujące zmiany Umowy, które wymagają aneksu do Umowy:
zmianie wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia w przypadku ustawowej zmiany przepisów normujących wysokość stawki podatku VAT w odniesieniu do tej części wynagrodzenia, której zmiana dotyczy. Kwota brutto Umowy ulegnie wówczas zmianie polegającej na dostosowaniu jej do aktualnie obowiązującej stawki podatku VAT,
dokonywania zmian w OPZ, jeżeli takie zmiany usprawnią proces realizacji zamówienia,
z zastrzeżeniem, że obie Strony wyrażają zgodę na takie zmiany i nie będą one miały wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy,wprowadzania innych zmian w Umowie, których zakres i warunki na jakich mogą być wprowadzane są określone w odpowiednich przepisach określających zasady wprowadzania zmian do umów zawartych w ramach prowadzonego postępowania w trybie zasady konkurencyjności,
zmianie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w razie zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, które będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie zmieniona odpowiednio do wpływu zmian na koszty wykonania zamówienia.
Zamawiający dopuszcza następujące zmiany Umowy, które nie wymagają aneksu do Umowy:
zmniejszenie lub zwiększenie zakresu zamówienia tj. zwiększenie lub zmniejszenie ilości zamawianych biletów lub miejsc noclegowych w stosunku do ilości szacunkowych wskazanych w OPZ, w zależności od potrzeb Zamawiającego z tym, że zwiększenie zakresu Umowy możliwe jest do wysokości 20% wartości całkowitego szacunkowego wynagrodzenia Wykonawcy, określonego w § 4 ust. 1 Umowy.
§ 11
Postanowienia końcowe
Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie negocjacji. W przypadku niemożności dojścia przez Zamawiającego i Wykonawcę do porozumienia, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
W zakresie nieuregulowanym Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Wykonawca nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na podmioty trzecie bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 - Opis przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 3 - Zapytanie ofertowe nr 17/POIR/2019,
Załącznik nr 4 - KRS, CEIDG, oryginał lub potwierdzone za zgodność z oryginałem pełnomocnictwo dla osoby podpisującej Umowę ze strony Wykonawcy,
Załącznik nr 5 – kopia polisy ubezpieczeniowej.
……………………………………… ………………………………………
Zamawiający Wykonawca
7
z
7