Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest „Publikacja ogłoszeń, wkładek tematycznych i artykułów sponsorowanych w prasie o zasięgu regionalnym i ogólnopolskim dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze w 2013 roku”. Zakres zamówienia obejmuje usługę zamieszczania w prasie codziennej o zasięgu regionalnym oraz prasie o zasięgu ogólnopolskim - ogłoszeń czarno-białych i kolorowych, wkładek tematycznych i artykułów sponsorowanych.
2. Kod i nazwa przedmiotu zamówienia wg CPV: 79970000-4 Usługi publikacji.
3. Zamieszczanie ogłoszeń, wkładek tematycznych i artykułów sponsorowanych następować będzie sukcesywnie, zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego, każdorazowo na podstawie odrębnych zleceń przekazanych Wykonawcy i podpisanych przez osobę upoważnioną Zamawiającego, zgodnie ze wzorem zlecenia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, będący integralną częścią umowy.
4. Zamawiający zleci zamieszczenie w prasie publikacji ogłoszeń, wkładek tematycznych i artykułów sponsorowanych będących przedmiotem zamówienia o szacunkowej łącznej powierzchni nie przekraczającej 85 844,84 cm ², w tym:
1) 73 004,52 cm2 – czarno – białe i kolorowe ogłoszenia, wkładki tematyczne i artykuły sponsorowane w prasie o zasięgu regionalnym,
2) 12 840,32 cm2 – czarno – białe i kolorowe ogłoszenia, wkładki tematyczne i artykuły sponsorowane w prasie o zasięgu ogólnopolskim.
5. Wielkości podane w pkt. 4 mogą ulec zmniejszeniu w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.
6. Zlecenie publikacji następować będzie faksem, drogą elektroniczną lub pocztą na podstawie projektu ogłoszenia opracowanego przez Wykonawcę i przedstawionej kalkulacji. Zamawiający każdorazowo określi:
6.1. datę emisji ogłoszenia, wkładki tematycznej i artykułu sponsorowanego,
6.2. zasięg oraz tytuł gazety, w której ma być zamieszczona publikacja,
6.3. lokalizację na konkretnych stronach tematycznych lub w konkretnym dodatku,
6.4. lokalizację w obrębie stron tematycznych lub dodatku,
6.5. kolorystykę (czarno-białe lub kolorowe),
6.6. wytyczne dla składu.
7. Ogłoszenia, wkładki tematyczne i artykuły sponsorowane będą przesyłane Wykonawcy w pliku programu Word drogą elektroniczną na adres e-mail podany w ofercie (inne materiały, np. herb województwa, będą przesyłane Wykonawcy z zachowaniem parametrów technicznych wskazanych przez Wykonawcę). Zakres zamówienia obejmuje dla każdego ogłoszenia, wkładki tematycznej i artykułu sponsorowanego, ich skład według wytycznych Zamawiającego (układ treści, grafiki i zdjęć) i dostosowanie ich przez Wykonawcę do szaty graficznej danej gazety.
8. Ogłoszenia mają być zamieszczane na stronach ogłoszeniowych, redakcyjnych i dodatkach tytułu wydawniczego w zależności od potrzeb Zamawiającego.
9. Zlecenie zamieszczenia ogłoszenia przygotowanego przez Zamawiającego będzie przesłane Wykonawcy z wyprzedzeniem, co najmniej 2 dni roboczych przed dniem ukazania się gazety, w której ma nastąpić publikacja.
10. Najpóźniej następnego dnia lub pierwszego dnia roboczego po otrzymaniu zlecenia zamieszczenia ogłoszenia do godz. 10.00 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu:
10.1. projekt ogłoszenia lub artykułu sponsorowanego, przygotowany zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i linią graficzną gazety, w której ma nastąpić publikacja,
10.2. kalkulację kosztu zamieszczenia w danej gazecie.
11. W przypadkach nieprzewidzianych, zlecenie zamieszczenia ogłoszenia będzie przesłane Wykonawcy z wyprzedzeniem co najmniej 1 dnia roboczego (co najmniej 24 godziny) przed dniem ukazania się gazety, w której ma zostać opublikowane ogłoszenie.
12. W przypadku ogłoszeń zlecanych w trybie pilnym Wykonawca niezwłocznie przedstawi Zamawiającemu projekt ogłoszenia i kalkulację kosztów, a Zamawiający niezwłocznie je przyjmie. Nie wyłącza to prawa Zamawiającego do zgłaszania uwag lub zastrzeżeń do projektu ogłoszeń i przedstawionej kalkulacji.
13. Zlecenie zamieszczenia wkładek tematycznych lub artykułów sponsorowanych będzie przesłane Wykonawcy w terminie:
13.1. minimum 20 dni roboczych przed emisją gazety, w której ma się ukazać – w przypadku, gdy przygotowanie materiału do wkładki tematycznej zostanie powierzone Wykonawcy,
13.2. minimum 10 dni roboczych przed emisją gazety, w której ma się ukazać – w przypadku, gdy przygotowanie materiału do artykułu sponsorowanego zostanie powierzone Wykonawcy,
13.3. minimum 10 dni roboczych przed emisją gazety, w której ma się ukazać – w przypadku, gdy materiał do wkładki tematycznej lub artykułu sponsorowanego przygotowuje Zamawiający.
14. Zamieszczenie ogłoszenia, wkładki tematycznej, artykułu sponsorowanego w danej gazecie następować będzie w sytuacji, gdy Zamawiający przyjął projekt i kalkulację kosztów.
15. Zamawiający będzie przekazywał materiały dotyczące ogłoszenia, wkładki tematycznej, artykułu sponsorowanego, zgodnie z parametrami technicznymi określonymi przez Wykonawcę w ofercie, przy czym, niezachowanie tych parametrów nie uprawnia Wykonawcy do odmowy przygotowania lub zamieszczenia publikacji w danej gazecie.
16. Wykonawca zobowiązany jest po zakończeniu każdego miesiąca, do przesłania pisemnego raportu zawierającego informacje o wielkości wykonanych usług.
17. Ceny jednostkowe, wynikające z oferty Wykonawcy, obejmują wszystkie koszty jakie poniesie Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia. Koszty są jednakowe bez względu na kolorystykę, dzień publikacji, stronę ogłoszeniową, redakcyjną i dodatki tytułu wydawniczego. Ceny jednostkowe nie mogą ulec zmianie w okresie obowiązywania umowy.
18. Rozliczenie będzie następować w oparciu o cenę brutto 1 cm2 powierzchni ogłoszenia, wkładki tematycznej, artykułu sponsorowanego, wskazaną przez Wykonawcę w Formularzu cenowym oraz rzeczywistą wielkość zamieszczonych publikacji.
19. Przedmiot umowy będzie realizowany od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2013 roku lub do wcześniejszego wyczerpania wartości zamówienia.
20. Wykonanie umowy na poziomie niższym niż określony jako szacunkowy, nie będzie powodowało dochodzenia jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego.