Regulamin przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych
Regulamin przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych
§ 1
Definicje
Ilekroć w niniejszym regulaminie zostaną użyte poniższe określenia będą one mieć następujące znaczenie: Umowa – umowa zawierana pomiędzy Wystawcą i Nabywcą, w związku z którą Wystawca ma obowiązek wystawić Nabywcy fakturę;
Wystawca – spółka Xxxxxxx Kluwer Polska Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (01-208) przy xx. Xxxxxxxxxxxx 00, wpisana pod numerem 709879 do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o kapitale zakładowym w kwocie 19.919.527,- zł, posiadająca NIP: 5830018931 oraz REGON: 190610277;
Nabywca – osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy przyznają zdolność prawną, której Wystawca w związku z zawarciem Umowy ma obowiązek wystawić fakturę; Odbiorca faktury – upoważniona przez Nabywcę osoba fizyczna, na której adres Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne, przy czym Nabywca będący osobą fizyczną może być jednocześnie Odbiorcą faktury;
faktura elektroniczna - faktura w formie elektronicznej wystawiona przez Wystawcę i otrzymana przez Nabywcę w dowolnym formacie elektronicznym. Przez fakturę należy też rozumieć duplikat faktury;
Regulamin – niniejszy regulamin wraz z załącznikami do niego;
przesyłanie – wysyłanie przez Wystawcę faktury elektronicznej na adres;
adres – podany przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury adres poczty elektronicznej, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne;
udostępnienie – umożliwienie Nabywcy zapoznanie się z treścią faktury elektronicznej, w tym jej wyświetlenie na ekranie urządzenia elektronicznego oraz zapisanie jej na materialnym nośniku informacji;
Konto Nabywcy – indywidualne konto Nabywcy stanowiące wyodrębnioną część systemu teleinformatycznego Wystawcy, za pośrednictwem którego Wystawca może udostępniać Nabywcy faktury elektroniczne;
Usługa – usługa polegająca na przesyłaniu lub udostępnianiu przez Wystawcę Nabywcy faktur elektronicznych;
aktywacja – akceptacja Usługi przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury działającego w imieniu Xxxxxxx;
ustawa - ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
§ 2
Postanowienia ogólne
1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy ustawy. Niniejszy Regulamin nie dotyczy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, których przesyłanie jest regulowane przepisami ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
2. Domniemywa się, że osoba, która w imieniu Xxxxxxx dokonuje aktywacji, jest do tego w pełni uprawniona i dokonanie aktywacji przez tę osobę pociąga za sobą dla Xxxxxxx wszelkie skutki związane z tą aktywacją.
3. Z tytułu aktywacji i korzystania z Usługi Wystawca nie pobiera od Nabywcy żadnych dodatkowych opłat.
4. Dokonanie aktywacji jest równoznaczne z uchyleniem obowiązku wystawiania przez Wystawcę i przesyłania Nabywcy faktur w formie papierowej.
5. Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Regulaminu aktywacja może nastąpić w dowolny sposób, w szczególności poprzez złożenie przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury w formie elektronicznej lub pisemnej albo ustnej oświadczenia o akceptacji Regulaminu, przy czym w przypadku, gdy oświadczenie takie jest składane pracownikowi Wystawcy lub osobie, która reprezentuje Wystawcę, poczytuje się, że oświadczenie zostało złożone Wystawcy. Z chwilą otrzymania przez Wystawcę ww. oświadczenia jest on uprawniony do świadczenia Usługi.
6. Aktywacja nie wyłącza prawa Wystawcy do dostarczania Nabywcy faktur oraz duplikatów faktur w formie papierowej.
7. Wystawca może przesyłać na adres wiadomości elektroniczne dotyczące płatności obciążających Nabywcę w związku z nabyciem towarów lub usług.
§ 3
Przesyłanie faktur elektronicznych
1. Aktywacja w zakresie przesyłania faktur elektronicznych może dotyczyć faktur elektronicznych wystawianych przez Wystawcę w związku z konkretną Umową (zwana dalej „zgodą jednorazową”) lub
wystawianych przez Wystawcę w związku ze wszystkimi Umowami zawieranymi pomiędzy Wystawcą i Nabywcą (zwana dalej „zgodą stałą”).
2. Zgoda jednorazowa nie może zostać udzielona za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxx/XxxXxxxxxxXxxxxxxxXxxx, który służy wyłącznie do udzielania zgód stałych.
3. Jeżeli aktywacji dokonuje Odbiorca faktury domniemywa się, że został On umocowany do dokonania aktywacji przez Nabywcę. Dokonanie aktywacji przez Odbiorcę faktury jest równoznaczne z jej dokonaniem przez Xxxxxxx.
4. Aktywacja w zakresie przesyłania faktur elektronicznych wymaga wskazania przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury w trakcie aktywacji, adresu, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne.
5. Wystawca zastrzega sobie prawo weryfikacji poprawności adresu wskazanego przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury.
6. W przypadku, gdy adres stanowić będzie daną osobową w rozumieniu postanowień Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), osoba dokonująca aktywacji z chwilą wskazania takiego adresu oświadcza, że jest uprawniona do przetwarzania danej osobowej oraz że wyraża zgodę na korzystanie z adresu dla potrzeb świadczenia Usługi przez Wystawcę.
7. Przesłanie przez Wystawcę faktury elektronicznej na adres wskazany w trakcie aktywacji oznacza jej otrzymanie przez Nabywcę.
8. Faktura elektroniczna będzie przesyłana nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od chwili jej wystawienia przez Wystawcę.
9. Faktura elektroniczna będzie przesyłana jako załącznik do wiadomości elektronicznej wysłanej na adres. Ww. wiadomości elektroniczne wysyłane są z adresu poczty elektronicznej: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. Wystawca jest uprawniony do zmiany ww. adresu poczty elektronicznej poprzez podanie nowego adresu na stronie internetowej pod adresem xxx.xxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
10. Wystawca nie ponosi odpowiedzialności za nieotrzymanie faktury elektronicznej, jeżeli jest ono spowodowane z przyczyn niezależnych od Wystawcy, w szczególności jeżeli jest ono skutkiem: podania w trakcie aktywacji nieprawidłowego lub nieistniejącego adresu; utraty prawa korzystania z adresu; zakwalifikowania jako spam wiadomości elektronicznej, do której załączona została faktura elektroniczna, przez system informatyczny, z którego korzysta Nabywca lub Odbiorca faktury; braku dostępu Nabywcy lub Odbiorcy faktury do połączenia internetowego; przypadkowego usunięcia wiadomości elektronicznej, do której załączona została faktura elektroniczna; nieuzasadnionego uznania załącznika zawierającego fakturę elektroniczną za zarażony wirusem komputerowym.
11. Nieotrzymanie faktury elektronicznej przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury z przyczyn wskazanych w ust. 10 powyżej nie zwalnia Nabywcy z obowiązku zapłaty należności wynikającej z nabycia przez Nabywcę towarów lub usług.
12. W przypadku, gdy Nabywca lub Odbiorca faktury nie otrzyma faktury elektronicznej w terminie wskazanym w ust. 8, powinien niezwłocznie zgłosić tę okoliczność Wystawcy na adres poczty elektronicznej xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx lub telefonicznie pod numer 48 22 535 88 00.
§ 4
Udostępnianie faktur elektronicznych
1. Aktywacja w zakresie udostępniania faktur elektronicznych wymaga posiadania przez Nabywcę Konta Nabywcy. Warunki zakładania Konta Nabywcy i korzystania z tego Konta zawiera dokument „Zasady korzystania z Serwisu logowania oraz innych, wskazanych w niniejszym dokumencie pomocniczych serwisów i funkcjonalności udostępnianych w trybie on-line przez Xxxxxxx Kluwer Polska Sp. z o.o. Nr 1/2019” dostępny na stronie internetowej pod adresem xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx/xxx/xxxxx_xx_xxx.xxx.
2. Faktura elektroniczna udostępniana będzie za pośrednictwem Konta Nabywcy przez okres nie dłuższy niż 365 dni liczony od dnia jej wystawienia przez Wystawcę. Po upływie ww. okresu faktura elektroniczna jest archiwizowana i nie będzie udostępniana Nabywcy.
3. Wystawca może z przyczyn technicznych lub z innych przyczyn niezależnych od Wystawcy zawiesić udostępnianie faktur elektronicznych lub ograniczyć dostęp do faktur elektronicznych.
4. W przypadku utraty przez Nabywcę prawa do korzystania z Konta Nabywcy, Wystawca ma prawo zaprzestać udostępniania Nabywcy faktur elektronicznych. W takim przypadku Nabywca przed utratą prawa do korzystania z Konta Nabywcy zobowiązany jest pobrać faktury elektroniczne z Konta Nabywcy.
Jeżeli Nabywca tego nie uczyni nie może żądać od Wystawcy dostarczenia mu faktur elektronicznych lub faktur w formie papierowej.
5. W przypadku, gdy wraz z Usługą w zakresie udostępniania faktur elektronicznych Nabywca dokona aktywacji w zakresie przesyłania faktur elektronicznych, uznaje się, że adres poczty elektronicznej, który Nabywca podał w trakcie założenia lub korzystania z Konta Nabywcy, stanowi adres w rozumieniu Regulaminu. Nabywcy w trakcie aktywacji w zakresie przesyłania faktur elektronicznych przysługuje jednak prawo do wskazania Wystawcy innego adresu, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne. Do adresu tego będą mieć odpowiednie zastosowanie postanowienia § 3 ust. 5 – 12 oraz § 5.
§ 5
Zmiana adresu
1. Nabywcy i Odbiorcy faktury przysługuje prawo zgłoszenia Wystawcy zmiany adresu wskazanego w trakcie aktywacji. Zgłoszenie zmiany adresu następuje wyłącznie za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie pod adresem xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxx/XxxXxxxxxxXxxxxxxxXxxx
2. Zgłoszenie zmiany adresu w sposób inny niż wskazany w ust. 1 jest bezskuteczne i upoważnia Wystawcę do przesyłania faktur elektronicznych wyłącznie na adres, który miał podlegać zmianie.
3. W przypadku, gdy Nabywca lub Odbiorca faktury prześle Wystawcy prawidłowo wypełniony formularz, o którym mowa w ust. 1 wówczas Wystawca zobowiązany jest przesyłać faktury elektroniczne na zmieniony adres nie wcześniej niż po upływie 3 dni roboczych od dnia doręczenia formularza.
4. Do zmienionego adresu zastosowanie mają odpowiednio postanowienia § 3 ust. 5 – 12 Regulaminu.
§ 6
Cofnięcie aktywacji
1. Aktywacja w zakresie przesyłania faktur elektronicznych wystawianych przez Wystawce w związku z zawarciem konkretnej Umowy nie może zostać cofnięta przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury.
2. Z zastrzeżeniem ust. 1 Nabywcy przysługuje prawo złożenia oświadczenia o cofnięciu aktywacji. Złożenie oświadczenia następuje wyłącznie za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie pod adresem: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxx/XxxXxxxxxxXxxxxxxxXxxx
3. Złożenie oświadczenia w sposób inny niż wskazany w ust. 2 jest bezskuteczne i upoważnia Wystawcę do dalszego przesyłania faktur elektronicznych na adres podany podczas aktywacji i/lub do udostępniania faktur elektronicznych za pośrednictwem Konta Nabywcy.
4. W przypadku, gdy Nabywca prześle Wystawcy prawidłowo wypełniony formularz, o którym mowa w ust. 2 wówczas Wystawca zobowiązany jest zaprzestać świadczenia całej Usługi lub Usługi w odpowiednim zakresie po upływie 3 dni roboczych od dnia następującego po dniu, w którym formularz został doręczony Wystawcy.
5. W przypadku cofnięcia akceptacji na świadczenie Usługi w zakresie udostępniania faktur elektronicznych stosuje się postanowienia § 4 ust. 4 zdanie drugie Regulaminu.
§ 7
Reklamacje
1. Wszelkie reklamacje dotyczące Usług należy składać:
a) pocztą elektroniczną na adres: xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx lub
b) w dni robocze w godzinach od 8.00 do 16.00 pod numerem telefonu: 801 04 45 45 albo 22 535 88 00.
2. Reklamacja powinna określać przyczynę jej złożenia oraz zakres działań, których wykonania Nabywca oczekuje od Wystawcy.
3. Wystawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej złożenia przez Nabywcę.
§ 8
Postanowienia końcowe
1. Wystawca zastrzega sobie możliwość zawieszenia lub zakończenia świadczenia Usługi w przypadku zaistnienia siły wyższej lub z powodu innych okoliczności.
2. Wystawca zastrzega sobie prawo dokonywania zmian postanowień Regulaminu w każdym czasie bez potrzeby podania przyczyny.
3. W okolicznościach wskazanych w ust. 1 i/lub 2 Wystawca powiadomi Nabywców poprzez wysłanie informacji o tych okolicznościach na adres oraz poprzez zamieszczenie takiej informacji na stronie internetowej pod adresem xxx.xxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
4. Zmiana postanowień Regulaminu pozostaje bez wpływu na prawa i obowiązki Nabywcy nabyte przez niego przed wejściem w życie zmian.
5. Treść Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej pod adresem xxx.xxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
6. Regulamin obowiązuje od dnia 16.03.2020 r.