UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w dniu ………… w Warszawie
pomiędzy
……………………………………………..,
zwanym dalej „Administratorem”
reprezentowany przez: …………………………..
a
………………………………………………………………………………………………
zwanym dalej „Przetwarzający”
1. DEFINICJE
Dla potrzeb niniejszej umowy, Administrator i Przetwarzający ustalają następujące znaczenie niżej wymienionych pojęć:
1) Umowa Powierzenia – niniejsza umowa;
2) Umowa Główna – umowa na całodobową ochronę fizyczną osób i mienia Archiwum Akt Nowych przy xx. Xxxxxxxxxxx 0 w Warszawie z dnia ………….….
3) RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).
2. OŚWIADCZENIA STRON
Strony oświadczają, że niniejsza Umowa Powierzenia została zawarta w celu wykonania obowiązków, o których mowa w art. 28 RODO w związku z zawarciem Umowy Głównej.
3. PRZEDMIOT UMOWY
3.1. W trybie art. 28 ust. 3 RODO, Administrator powierza Przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe wskazane w pkt 4.1.-4.2. poniżej, a Przetwarzający zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnego z prawem i niniejszą Umową Powierzenia.
3.2. Przetwarzający może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie Powierzenia, oraz zgodnie z innymi udokumentowanymi poleceniami Administratora, przy czym za takie udokumentowane polecenia uważa się postanowienia Umowy Powierzenia oraz ewentualne inne polecenia przekazywane przez Administratora drogą elektroniczną na adres ……………………. lub na piśmie.
4. CEL, ZAKRES I CHARAKTER PRZETWARZANIA
4.1. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych następujących kategorii osób, których dane dotyczą:
a) współpracownicy i pracownicy Administratora,
d) stażyści i praktykanci
e) klienci i interesanci Administratora będący osobami fizycznymi,
f) inne osoby przebywające w nieruchomościach Administratora będących pod ochroną Przetwarzającego,
4.2. Zakres powierzonych Przetwarzającemu do przetwarzania danych osobowych obejmuje imię, nazwisko, stanowisko służbowe, adres e-mail, numer telefonu/faks, adres zamieszkania, numer dowodu, wizerunek pochodzący z nagrania monitoringu,
4.3. Celem przetwarzania danych osobowych wskazanych w pkt 4.1.-4.2. powyżej jest wykonanie Umowy Głównej, w szczególności kontrola wejść i wyjść, monitoring.
4.4. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych w sposób stały. Przetwarzający będzie w szczególności wykonywał następujące operacje dotyczące powierzonych danych osobowych: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, usuwanie, podgląd, kopiowanie.
Dane osobowe będą przez Przetwarzającego przetwarzane w formie elektronicznej w systemach informatycznych oraz w formie papierowej.
4.5. Przetwarzający będzie zbierał/otrzymywał dane osobowe przekazane przez Administratora lub osoby których dane dotyczą poprzez x.xx. legitymowanie się tych osób, nagrania z kamer, weryfikację dokumentów, prowadzenie księgi wyjść i wejść.
5. ZASADY POWIERZENIA PRZETWARZANIA
5.1. Przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych Przetwarzający musi podjąć środki zabezpieczające dane osobowe, o których mowa w art. 32 RODO, a w szczególności:
a) uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, obowiązany jest zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku. Przetwarzający powinien odpowiednio udokumentować zastosowanie tych środków, a także uaktualniać te środki w porozumieniu z Administratorem,
b) zapewnić, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Przetwarzającego, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie w celach i zakresie przewidzianym w Umowie Powierzenia,
c) prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO i udostępniać go Administratorowi na jego żądanie, chyba że Przetwarzający jest zwolniony z tego obowiązku na podstawie art. 30 ust. 5 RODO,
5.2. Przetwarzający zapewnia, aby osoby mające dostęp do przetwarzanych danych osobowych zachowały je oraz sposoby zabezpieczeń w tajemnicy, przy czym obowiązek zachowania tajemnicy istnieje również po realizacji Umowy Powierzenia oraz ustaniu zatrudnienia u Przetwarzającego.
6. DALSZE OBOWIĄZKI PRZETWARZAJĄCEGO
6.1. Przetwarzający zobowiązuje się pomagać Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
6.2. W sytuacji podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych, Przetwarzający zobowiązuje się do:
a) przekazania Administratorowi informacji dotyczących naruszenia ochrony danych osobowych w ciągu 24 godzin od jego wykrycia, w tym informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO,
b) przeprowadzenia wstępnej analizy ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, i przekazania wyników tej analizy do Administratora w ciągu 36 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych,
c) przekazania Administratorowi – na jego żądanie – wszystkich informacji niezbędnych do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 34 ust. 3 RODO, w ciągu 48 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych.
6.3. Przetwarzający zobowiązuje się pomagać Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w art. 15-22 RODO. W szczególności Przetwarzający zobowiązuje się – na żądanie Administratora – do przygotowania i przekazania Administratorowi informacji potrzebnych do spełnienia żądania osoby, której dane dotyczą, w ciągu 3 dni od dnia otrzymania żądania Administratora.
6.4. Przetwarzający zobowiązuje się stosować się do ewentualnych wskazówek lub zaleceń, wydanych przez organ nadzoru lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną danych osobowych, dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie stosowania RODO.
6.5. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Przetwarzającego, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania powierzonych danych osobowych, skierowanej do Przetwarzającego, a także o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Przetwarzającego, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy.
6.6. Przetwarzający informuje Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania danych o realizacji ewentualnego obowiązku prawnego polegającego na przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. a RODO.
7. PODPOWIERZENIE PRZETWARZANIA
7.1. Administrator dopuszcza możliwość podpowierzenia przetwarzania powierzonych danych osobowych podwykonawcom Przetwarzającego po uzyskaniu pisemnej zgody Administratora.
7.2 Jeżeli do wykonania w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania Przetwarzający korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający powinny zostać nałożone na mocy Umowy Powierzenia te same obowiązki ochrony danych jak w niniejszej Umowie. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Przetwarzającym.
8. AUDYT PRZETWARZAJĄCEGO
8.1. Administrator jest uprawniony do weryfikacji przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych wynikających RODO oraz niniejszej Umowy Powierzenia przez Przetwarzającego, poprzez prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących powierzonych danych osobowych.
8.2. Administrator ma także prawo przeprowadzania audytów lub inspekcji Przetwarzającego w zakresie zgodności operacji przetwarzania z prawem i z Umową Powierzenia. Audyty lub inspekcje, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, mogą być przeprowadzane przez podmioty trzecie upoważnione przez Administratora.
8.3. Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie informować Administratora, jeżeli zdaniem Przetwarzającego wydane jemu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych.
9. ZAKOŃCZENIE POWIERZENIA PRZETWARZANIA
Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych Przetwarzający zależnie od decyzji Administratora trwale usuwa lub protokolarnie zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz trwale usuwa wszelkie ich istniejące kopie.
10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
W sprawach spornych pomiędzy Stronami Umowy będzie właściwy miejscowo dla siedziby Administratora sąd powszechny.
W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
………………………………………….. ………………………………………………
Administrator Przetwarzający
5