U M O W A

U M O W A

o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz obsługę kadrowo-płacową

oraz o przetwarzaniu danych osobowych

zawarta w Krakowie dnia xx.xx.2020 r.,

pomiędzy:

Biuro Rachunkowe Xxxxxxxxxxx.xx Sp. z o.o.

Z siedzibą w Krakowie

Kraków (30-316), xx. Xxxxxxxx 00/0

NIP: 6772325202

reprezentowana przez:

Prezes Zarządu - Xxxxxx Xxxxxxx

a Firmą:

Z siedzibą w

NIP: , regon: , KRS:

reprezentowaną przez:

– pełnomocnika Zarządu

Zwanym(ą) w umowie Zleceniodawcą. Ww. podmioty są stronami niniejszej umowy.

§ 1

1. Zleceniodawca zleca prowadzenie ksiąg rachunkowych na czas nieokreślony, a Zleceniobiorca zobowiązuje się do ich prowadzenia z zachowaniem zasad należytej staranności i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami w tym zakresie począwszy od dnia 2020 r.

2. Miejscem przechowywania dokumentacji jest biuro rachunkowe przy xx. Xxxxxxxxx 00/0 w Krakowie.

§ 2

1. Zleceniodawca oświadcza, że:

- ciąży na nim obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,

- nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe lub karne w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

- nie toczą się czynności sprawdzające

- nie będzie/ będzie korzystał ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT zgodnie z art. 113 ustawy o VAT

2. Zleceniobiorca oświadcza, że posiada uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie certyfikatu księgowego nr 36877/2010. Zleceniobiorca zawarł umowę ubezpieczenia OC, Xxxxx

Xxxxxxxxxx Polska S.A., numer polisy LHC2189736 za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością i zobowiązuje się do posiadania takiego ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania umowy.

§ 3

Zleceniodawca zobowiązuje się do:

1) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych będących podstawą wpisów dokonywanych przez Zleceniobiorcę w księgach rachunkowych,

2) dostarczania wszystkich dokumentów księgowych niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi w terminie do 7-ego dnia następnego miesiąca, po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego.

3) niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń publicznoprawnych,

4) udzielania wszelkich informacji dotyczących dokumentacji księgowej w celu umożliwienia prawidłowego wykonania usługi,

5) wskazania pracownika odpowiedzialnego za współpracę ze Zleceniobiorcą,

6) terminowego opłacania należności za usługę.

§ 4

Niewywiązywanie się przez Zleceniodawcę z obowiązków określonych w § 3 zwalnia Zleceniobiorcę od odpowiedzialności za wynikłą z tego tytułu szkodę. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za merytoryczność i autentyczność dostarczonych dokumentów i nie odpowiada za nieprawidłowości wynikające z nierzetelnych lub niezgodnych ze stanem faktycznym informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę. Ponadto Zleceniobiorca nie odpowiada za niezaksięgowanie dokumentów niedostarczonych przez Zleceniodawcę lub dostarczonych po terminie określonym w § 3 pkt 2.

§ 5

Zleceniobiorca zobowiązuje się do:

1) prawidłowego i terminowego prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu techniki komputerowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym:

- sprawdzania dokumentów dostarczanych przez Zleceniodawcę pod względem rachunkowym i formalnym,

- dokonywania bieżących zapisów w ewidencji księgowej, na podstawie dekretów,

- sporządzania comiesięcznych wydruków obrotów i sald,

- zamknięcia ksiąg po zakończeniu roku obrotowego,

- sporządzania rocznych sprawozdań finansowych i przekazywania ich do właściwych urzędów,

2) obliczania zaliczek na podatek dochodowy,

3) prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

4) przekazywania Zleceniodawcy informacji o wysokości zobowiązań podatkowych – osobiście w siedzibie Zleceniobiorcy lub – na życzenie Zleceniodawcy – telefonicznie albo pocztą elektroniczną,

5) przechowywania w siedzibie Zleceniobiorcy dokumentów i danych w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym,

6) zachowania w tajemnicy informacji przekazanych przez Zleceniodawcę.

7) sporządzania i terminowego wysyłania stosownych deklaracji rozliczających podatek VAT i plików JPK

8) prowadzenie rozliczeń kadrowo płacowych osób zatrudnionych przez klienta

§ 6

Zleceniobiorca oświadcza, iż od dnia zawarcia niniejszej umowy przejmuje odpowiedzialność przewidzianą przepisami prawa za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości Zleceniodawcy.

§ 7

Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań i ustaleń niniejszej umowy.

§ 8

Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe opłacanie należności podatkowych, chyba że nastąpiło to z winy Zleceniobiorcy.

§ 9

Zleceniodawca na mocy niniejszej umowy udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa dopodpisywania i przesyłania deklaracji drogą elektroniczną do organów podatkowymi. Dokument określający zakres pełnomocnictwa zostanie sporządzony oddzielnie.

§ 10

Zleceniobiorca zobowiązuje się, jedynie na żądanie Zleceniodawcy, udostępnić mu lub osobom przez niego upoważnionym, wszelkie dokumenty i informacje związane z wykonywaniem niniejszej umowy, a w szczególności zapewni dostępność ksiąg, dokumentów i informacji do badania przez uprawnione

organy kontroli zewnętrznej, przy czym udostępnienie dokumentacji ogranom kontroli następi po otrzymaniu żądania drogą pisemną również za w wiadomości przesłanej na adres email. xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx

§ 11

1. Za czynności wykonywane przez Zleceniobiorcę, Zleceniodawca zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia wysokości zł netto (słownie złotych: złotych 00/100 groszy).

Do wynagrodzenia doliczony zostanie podatek VAT wg obowiązującej stawki.

Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek Zleceniobiorcy na podstawie faktury i do dnia wyznaczonego na fakturze wystawionej przez Zleceniobiorcę.

2. Opłaty dodatkowe:

Za sporządzenie sprawozdania rocznego - jednomiesięczne wynagrodzenie będące średnią arytmetyczną z poprzedzających 12 miesięcy.

Za sporządzenie sprawozdania do GUS

- 100,00 netto dla sprawozdania F-01 za dowolny okres

- 50,00 zł netto dla innych sprawozdań GUS

Za dokonanie korekty deklaracji z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy – 100 zł netto/szt

Za sporządzenie dokumentacji aktualizacyjnej do KRS – 50 zł netto

Za przygotowanie dokumentacji na pobrzeby uzyskania dofinansowania (np. kredyt bankowy, leasing) – 200 zł

netto

3. Cena usług objętych umową może zostać waloryzowana wraz z nowym rokiem kalendarzowym o wartość średniego procentowego wzrostu inflacji w sektorze usług oraz płacy minimalnej. O zmianie ceny

Zleceniobiorca musi zostać poinformowany w sposób pisemny (wiadomość email).

4. Brak odmowy przyjęcia nowych warunków cenowych przez Zleceniodawcę będzie jednoznaczne z ich akceptacją.

5. W przypadku braku zgody na zmianę cen oraz braku innego pisemnego porozumienia między stronami odnośnie wynagrodzenia za usługi w danym roku kalendarzowym stronom przysługuje możliwość wypowiedzenia umowy.

6. Wynagrodzenie jest płatne gotówką lub przelewem na wskazany numer rachunku nie później niż w terminie

wskazanym w fakturze.

7. Zleceniodawca zobowiązuje się do płatności w terminie za wykonaną usługę.

§ 12

1. Umowa wygasa na skutek wypowiedzenia lub zakończenia likwidacji działalności gospodarczej.

2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę, przy czym okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące

i upływa z dniem złożenia deklaracji w urzędzie skarbowym za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia.

3. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w razie stwierdzenia rażących uchybień w realizacji zobowiązań przez drugą stronę. Strona wypowiadająca umowę zobowiązana jest powiadomić o tym urząd skarbowy.

4. Po wygaśnięciu umowy Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem w terminie 14 dni księgi rachunkowe, ewidencje oraz dokumenty związane z jej prowadzeniem, i powiadomi o tym fakcie urząd skarbowy.

§ 13

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą być dokonywane pod rygorem nieważności w formie pisemnej.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

3. Sprawy sporne, których nie da się rozwiązać w sposób polubowny zostaną rozstrzygnięte na drodze sądowej.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

§ 14

1. Przetwarzanie danych osobowych z tytułu powyższej Umowy odbywać się będzie w zgodzie i w oparciu o:

a. Ustawę o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922) zwanej dalej „UODO”, wraz z aktami wykonawczymi, szczególnie: − rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r.w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznychi organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać

urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024) – zwane dalej RUODO.

b. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO“.

2. Administratorem danych osobowych , których przetwarzanie wynika z Umowy Głównej jest Zleceniodawca.

3. Podmiotem przetwarzającym któremu Zlecający powierza przetwarzanie danych osobowych jest Zleceniobiorca.

4. Cel i zakres powierzenia przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio i ogranicza się wyłącznie do zadań wynikających z zawartej Umowy, tj.: zmiany struktury bazy danych, dokonanie automatycznego transferu danych do nowej bazy, dostosowanie struktury przechowywanych danych do tworzonej aplikacji w ramach zgromadzonych dotychczas danych w zakresie: imię, nazwisko, pesel, imiona rodziców, dane kontaktowe: e`mail/numer telefonu, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, adres zameldowania;

a. na powyższych danych będą wykonywane w szczególności operacje: przechowywanie, transfer, utrwalanie, a także czynności polegające na tworzeniu kopii bezpieczeństwa oraz czynności związane z odtworzeniem danych z kopii

bezpieczeństwa.

b. Zleceniobiorca zobligowany jest szczególnie do: − zapewnienia bezpiecznego (kryptograficznie zabezpieczonego) transferu danych w procesie świadczonej usługi − wdrożenia mechanizmów uwierzytelniania oraz nadzoru działań w systemie przez odnotowywanie zdarzeń na przetwarzanych danych (logowanie działań), − zapewnienia w działaniach serwisowych (w tym wymiana uszkodzonych zasobówdyskowych), by dostęp do zasobów był ograniczony do osób upoważnionych. − zachowania przetwarzanych danych w poufności.

5. Przetwarzanie danych osobowych przez Zleceniobiorca będzie odbywać się wyłącznie na udokumentowane polecenie

administratora;

a. Za udokumentowane polecenie uznaje się zadania zlecone do wykonywania Zleceniobiorcy Umową

6. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie, o których mowa w art. 37 UODO lub w art. 29 RODO oraz przeszkolone z zakresu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

7. Zlecający upoważnia Zleceniobiorca do wyznaczania osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych w zakresie koniecznym do wypełnienia zobowiązania z tytułu realizowania zapisów niniejszej umowy.

8. Zleceniobiorca oświadcza, że każda osoba (np. pracownik etatowy, osoba świadcząca czynności na podstawie umów cywilnoprawnych, inne osoby pracujące na rzecz Zleceniobiorca), która zostanie upoważniona do przetwarzania danych osobowych będących przedmiotem Umowy Głównej, zostanie zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy przed udostępnieniem jej ww. danych.

a. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania

danych osobowych.

9. Zleceniobiorca realizując zadania wynikające z Umowy Głównej:

a. zastosuje środki zabezpieczenia określone w art. 36-39 UODO oraz RUODO dla poziomu zabezpieczenia „Wysoki”.

b. zastosuje środki zabezpieczenia określone w art. 32 RODO najpóźniej z dniem 25 maja 2018r i pisemnie poinformuje o tym Zleceniodawcę, przy czym − wdrożone środki zabezpieczenia muszą być adekwatne do zidentyfikowanych ryzyk dla zakresu powierzonego przetwarzania danych.

c. udzieli pomocy Zlecającemu w zakresie: − realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO, − zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO.

x. xxxxxxxxxxxx -nie później jednak niż w ciągu 24 godzin od jego wystąpienia- zgłosi Zlecającemu każde naruszenie danych osobowych, którego będzie uczestnikiem,

e. po zakończeniu przetwarzania danych osobowych niezwłocznie zwróci powierzone mu dane lub dokona ich zniszczenia – adekwatnie do woli Zlecającego,

f. udostępni Zlecającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnieniaobowiązków spoczywających na Podmiocie Przetwarzającym oraz umożliwi Zlecającemu lub audytorowi upoważnionemu przez Zlecającego przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, współpracując przy działaniach sprawdzającychi naprawczych.

g. zastosuje się do zaleceń pokontrolnych przekazanych przez Zlecającego.

10. Zleceniodawca wyraża ogólną zgodę na to, by Zleceniobiorca korzystał z usług innego podmiotu przetwarzającego, przy

czym:

a. Zleceniobiorca zobowiązany jest poinformować pisemnie Zlecającego o wszelkich zamierzonych działaniach dotyczących dodania, zmianach lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec tych działań, − brak wyrażonego sprzeciwu w ciągu 14 dni roboczych od daty potwierdzonej wysyłki zawiadomienia uznaje się jako akceptację Zlecającego działań Zleceniobiorcy.

b. podpowierzenie przetwarzania przez Zleceniobiorca podmiotowi przetwarzającemu wymaga formy umowy pisemnej lub

zastosowania standardowych klauzul umownych6 w przypadku, kiedy stroną jest podmiot przetwarzający dane w państwie trzecim, − Zawarta umowa musi zawierać wszystkie zobowiązania określone w niniejszej umowie oraz precyzować: czas, charakter i cel przetwarzania danych z uwzględnieniem zakresu (lub kategorii) przetwarzanych danych.

c. Zleceniobiorca odpowiada za działania podmiotu przetwarzającego jak za własne.

11. Niniejszą umową Zleceniodawca upoważnia do przetwarzania danych osobowych zgodnie z powyższą umową Zarząd i wszystkie osoby zatrudnione przez Zleceniobiorcę.