OGŁOSZENIE O OTWARTYM KONKURSIE OFERT

Znak sprawy: 38/4/2018/ŻK

Przedmiot zamówienia:

Przygotowanie i realizacja kampanii mediowej w Zjednoczonych Emiratach Arabskich (ZEA) w okresie listopad – grudzień 2018 r.

Warszawa, 02 listopada 2018 roku

xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx

tel. x00 (00) 000 00 00, fax. x00 00 000 00 00, e-mail: xxx@xxx.xxx.x x

Zagraniczne Ośrodki Polskiej Organizacji Turystycznej:

Amsterdam, Berlin, Bruksela, Kijów, Londyn, Madryt, Moskwa, Nowy Jork, Paryż, Pekin, Rzym, Sztokholm, Tokio, Wiedeń.

portale: xxx.xxx.xxx.x x; xxx.xxxxxx.xxxxx x; xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxx.x x; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.x x; xxx.xxxxxxxxxx.x x; xxx.xxxxxxxxxxxx.x x; xxx.xxx.xxx.xxx.x x; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.x x; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.x x

1) Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego;

Polska Organizacja Turystyczna

– jednostka organizacyjna przeprowadzająca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i udzielająca zamówienia:

1) Adres Zamawiającego: xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00 – 613 Warszawa 2) Fax: x00 00 000 00 00

3) Strona internetowa: xxx.xxx.xxx.xx

4) E-mail: xxx@xxx.xxx.xx

5) Kontakt z Zamawiającym: Xxxxxx Xxxxxxxx – tel. (00) 000 00 00.

2) Tryb udzielenia zamówienia;

1) Postępowanie jest prowadzone na podstawie regulaminów wewnętrznych Polskiej Organizacji Turystycznej, zgodnie z zasadami wskazanymi w niniejszym dokumencie.

2) Xxxxxxxxxxx informuje Wykonawców, że postępowanie prowadzone jest w trybie otwartego konkursu ofert, tj. każdy z Wykonawców może złożyć w postępowaniu ofertę. Ponadto:

a. do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017r., poz. 1579 ze zm.);

b. zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;

c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie,

• zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,

• zmiany terminów wyznaczonych w Ogłoszeniu,

• żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postepowania;

d. w przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt c. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu.

3) Przedmiot zamówienia;

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja kampanii mediowej w Zjednoczonych Emiratach Arabskich (ZEA) w okresie listopad – grudzień 2018.

opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.

4) Termin realizacji zamówienia.

Od dnia podpisania umowy do 15 grudnia 2018 roku.

5) Warunki udziału w postępowaniu.

W postępowaniu mogą uczestniczyć podmioty, które:

1) Są uprawnione do wykonywania określonej działalności.

2) Posiadają zdolność techniczną lub zawodową:

• Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada zdolność techniczną lub zawodową, niezbędną do wykonywania przedmiotowego zamówienia wówczas, gdy

Wykonawca oświadczy, że przeprowadził w okresie dwóch ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:

• minimum 3 kampanie na rynku lokalnym w ciągu ostatnich 2 lat o wartości nie mniejszej niż 30 000,00 USD

3) Złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym (wzór w Załączniku nr 2). Do oferty należy załączyć podpisane Oświadczenie na potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu (wzór w Załączniku nr 3) oraz media plan.

4)Wykonawca poda cenę ofertową jako wartość brutto w USD z należnym podatkiem VAT, a w przypadku oferty złożonej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej cena ofertowa stanowić będzie wynagrodzenie Wykonawcy. Podana cena musi zawierać wszelkie koszty rozliczania umowy zlecenia, w tym koszty Zamawiającego ponoszone na rzecz ZUS.

5)Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.

6) Termin składania ofert.

1) Ofertę należy złożyć najpóźniej w terminie do dnia 07.11.2018 r. do godz.

10.00. Oferty, które dotrą do Zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględnione. Dopuszczalne jest złożenie oferty w formie pisemnej na adres Polska Organizacja Turystyczna, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx lub w formie elektronicznej na adres email: xxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx

2) Ofertę należy złożyć w języku polskim lub w języku angielskim.

3) Na ofertę Wykonawcy składa się wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 2) i Oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 3).

4) Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie lub uzupełnienie treści złożonej oferty. Oferta Wykonawcy, który nie odpowie na takie wezwanie lub odpowie w niewystarczający sposób nie zostanie uwzględniona.

7) Kryteria wyboru oferty.

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w

oparciu o przedstawione poniżej kryteria:

The evaluation of offers will be conducted using

the criteria below:

1)

Kryterium „Cena” (C) - waga 10%.

Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone

w następujący sposób:

1)

"Price" criterium (P) - weight 10%. The

points for the "Price" criterium will be calculated

as follows:

C = C min/ Co x 10 pkt

P = P min/Po x 10 pts

gdzie: where:

C – liczba punktów przyznanych za kryterium P - the amount of points given for the "Price"

Kryteria wyboru i sposób oceny ofert: Criteria for selection and evaluation of offers:

Lp.

Opis kryteriów oceny

Waga

Cena

10%

Realizacja Kluczowego

Wskaźnika Sukcesu (KPI)

90%

No.

Description of the

criteria

Weight

Price

10%

Key Performance

Indicator Achievement

90%

„Cena”,

C min – najniższa cena oferty z pośród ofert ważnych i nie podlegających odrzuceniu,

Co – cena oferty badanej,

2) Kryterium „Realizacja Kluczowego Wskaźnika Sukcesu (KPI)” – waga 90%. Punkty za kryterium „Realizacja Kluczowego Wskaźnika Sukcesu (KPI)” zostaną przyznane w następujący sposób:

= / x 90 pkt

gdzie:

– punkty za kryterium „Realizacja Kluczowego Wskaźnika Sukcesu (KPI)” przyznane ocenianej ofercie,

– najwyższa wartość w danym kryterium spośród złożonych ofert,

– wartość obliczanej oferty w danym

kryterium,

KPI: liczba kliknięć.

Oferta otrzyma 0 punktów jeśli Wykonawca zadeklaruje emisję równą lub mniejszą liczbę następujących Kluczowych Wskaźników Sukcesu (KPI) przynajmniej dla jednego z poniższych kanałów komunikacji:

Facebook – 20.000 kliknięć Instagram – 5.000 kliknięć Google – 6.000 kliknięć

Dispaly banners – 600.000 impressions YouTube – 250.000 views

Oferta otrzyma 0 punktów jeśli Wykonawca zmieni proporcje wartości KPI między poniższymi kanałami komunikacji:

Facebook – 64,5%

Instagram – 16,1%%

Google – 19,4%%

Zleceniodawca dopuszcza odchylenie od powyżej podanych wartości % o 0,2 pp.

criterium,

P min - the lowest priced offer from all of the valid and unrejectable offers,

Po - the price of the currently evaluated offer,

2) "Key Performance Indicator Achievement" criterium - weight 90%. The points for the "Key Performance Indicator Achievement" criterium will be calculated as follows:

= / x 90 pkt

where:

- the points given to the currently evaluated offer for the "Key Performance Indicator Achievement" criterium,

- the highest value in a criterium across all offers,

- the value of the currently evaluated offer in

a criterium,

KPI: number of clicks.

An offer will receive 0 points if the Contractor declares an equal or a smaller issue of the following Key Performance Indicators for at least of the following communication channel mentioned below:

Facebook - 20,000 clicks Instagram - 5,000 clicks Google - 6,000 clicks

Display banners - 600,000 impressions YouTube - 250,000 views

An offer will receive 0 points if the Contractor changes KPI balance values between the communication channels mentioned below:

Facebook – 64,5%

Instagram – 16,1%%

Google – 19,4%%

Contracting authority allows for a deviation from the aforementioned % values of up to 0.2 percentage points.

8) Opis sposobu przygotowania ofert.

1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone.

2) Wykonawca pozostanie związany ofertą przez okres 30 dni.

3) Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

4) Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upoważnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru.

9) Załączniki:

1) Opis przedmiotu zamówienia.

2) Formularz oferty.

3) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

4) Istotne postanowienia umowy.

5) Wykaz usług.

Załącznik nr 1

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – PRZYGOTOWANIE I REALIZACJA KAMPANII MEDIOWEJ W ZJEDNOCZONYCH EMIRATACH ARABSKICH (ZEA) W OKRESIE LISTOPAD – GRUDZIEŃ 2018.

1. Nazwa projektu: projekt mający na celu promocję Polski w Zjednoczonych Emiratach Arabskich

2. Cele projektu: głównym celem projektu jest promowanie Polski jako atrakcyjnej destynacji turystycznej dla arabskich mediów, touroperatorów i agentów turystycznych, poprzez realizację kompleksowych działań w obszarze PR i marketingu.

3. Zakres działań obejmuje:

Opis Przedmiotu Zamówienia

Kraje Zatoki Perskiej – Zjednoczone Emiraty Arabskie

Przedmiotem zamówienia jest Przygotowanie i realizacja kampanii mediowej w Zjednoczonych Emiratach Arabskich (ZEA) w okresie listopad - grudzień 2018.

Przedmiotem postępowania jest przeprowadzenie kampanii zasięgowej, której celem jest promocja Polski jako interesującej destynacji turystycznej dla osób mieszkających na terenie ZEA i zachęcenie ich do przyjazdu do Polski.

Polska pozwala przeżyć niezapomniane chwile z względu liczbę atrakcji, piękno i

różnorodność krajobrazu, wysoki poziomu usług. Jest nowoczesnym, zielonym i bezpiecznym krajem z przyjaznym

klimatem kontynentalnym. Polska to także kraj, gdzie można dokonać atrakcyjnych zakupów.

Kluczowe produkty turystyczne, które Zamawiający wspiera w tym regionie to:

-Kultura,

- City breaks,

- Turystyka medyczna, spa i wellness,

- Gastronomia,

Description of the subject matter of the Contract

Gulf States - United Arab Emirates

The subject matter of the Contract is to prepare and perform a media campaign in the United Arab Emirates (UAE) during the November - December 2018 period.

The subject of work is to conduct the reach campaign, whose purpose is to increase the recognition of Poland as an interesting travel destination for the residents living in the United Arab Emirates area and encourage them to visit Poland.

Poland provides unforgettable memories, especially with regard to the number of attractions, the beauty and diversity of the landscape and the high level of services. It is a modern and green country with a lovely temperate continental climate.

Poland is also a country where one can do some very attractive shopping.

The key tourism products which the Contracting authority supports in this area are:

- Culture,

- City breaks,

- Medical tourism, spa and wellness,

- Natura,

- Zakupy.

1. Grupa docelowa.

Kampania powinna być skierowana do osób dorosłych, w wieku 30-50 lat, należących do średniej i wyższej klasy społeczeństwa. Zgodnie z dostępnymi informacjami kobiety odgrywają ważną rolę jako ostateczni decydenci.

Warunki ogólne:

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia do zadań wykonawcy należy:

1. przygotowanie rekomendacji kampanii mediowej,

2. realizacja kampanii mediowej.

2. Przygotowanie rekomendacji kampanii mediowej.

Zleceniodawca oczekuje do Wykonawcy – w oparciu o załączony poniżej media plan - rekomendacji co do ilości kliknięć w reklamę/ilości odsłon reklamy w kanałach mediowych znajdujących się w ww. media planie. Wykonawca ma także podać specyfikacje techniczne do wszystkich materiałów reklamowych, które znajdują się w media planie oraz termin in dostarczenia, który umożliwia rozpoczęcie kampanii promocyjnej w terminie umieszczonym w media planie.

Reklama będzie kierowała do strony: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxx/xx

3. Realizacja kampanii mediowej.

1. Wykonawca przygotuje media plan w oparciu o zarekomendowane zgodnie z pkt.2 wartości Wskaźnika KPI. Integralną częścią media planu będzie lista słów kluczowych, które będą używane podczas realizacji kampanii.

2. Wykonawca przeprowadzi kampanię

reklamową w oparciu o media plan

- Gastronomy,

- Nature,

- Shopping.

1. Target group.

The campaign shall be directed to adults, between 30-50 years of age, belonging to the middle class and higher class. According to the available information women play an important part as the final decision-makers.

General conditions:

In order to perform the subject matter of the Contract, Contractor's responsibilities include:

1. preparing recommendations regarding the media campaign,

2. conducting the media campaign.

2. Preparing recommendations regarding the media campaign.

The Contracting authority expects from the Contractor - according to the media plan attached below - a recommendation regarding the number of clicks on the advertisement/ the number of views of the advertisement in the media channels included in the aforementioned media plan. The Contractor is also responsible for providing technical specifications to all of the advertising materials included in the media plan and the date of their delivery, which will allow for the promotional campaign to start in the time specified in the media plan.

The advertisement will direct to the website: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxx/xx

3. Conducting the media campaign.

1. The Contractor will prepare the media plan according to the Key Performance Indicator values recommended in point 2. An integral part of the media plan will be a list of keywords, which will be used during the campaign.

2. The Contractor will conduct the advertising

przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego.

3. Wykonawca będzie nadzorował i optymalizował przebieg kampanii.

4. Wykonawca opracuje raport końcowy dotyczący efektów kampanii w formie printscreenów z pierwszego dnia emisji reklam oraz w formie tabeli Excel statystyk emisji reklam.

4. Termin realizacji kampanii.

Kampania ma być zrealizowana w okresie od dnia podpisania umowy do 15 grudnia 2018r.

5. Wskaźniki sukcesu (KPI).

Ilość kliknięć w reklamę/ilość odsłon reklamy w kanałach mediowych znajdujących się w media planie.

6. Kreacje zostaną przygotowane przez Zamawiającego w oparciu o specyfikacje techniczne przesłane przez Wykonawcę.

7. Koszty różnic kursowych leżą po stronie Wykonawcy.

8. Budżet kampanii wraz z wynagrodzeniem Wykonawcy: max. 115.000 zł brutto.

9. Media plan:

campaign according to the media plan prepared by the Contractor and accepted by the Contracting authority.

3. The Contractor will monitor and optimize the course of the campaign.

4. The Contractor will draw up a final report with the results of the campaign using screenshots taken on the first day of advertisements being displayed, and using an Excel table with the statistics concerning displayed advertisements.

4. The deadline for the campaign.

The campaign is to be performed from the date of signing the contract until - 15th December 2018 period.

5. Key Performance Indicators.

The number of clicks on the advertisement/ the number of views of the advertisement in the media channels included in the media plan.

6. The designs will be prepared by the Contracting authority according to the technical specifications delivered by the Contractor.

7. Charges stemming from the exchange rate differences will be covered by the Contractor.

8. The campaign budget along with the Contractor's remuneration: up to 115,000 PLN gross.

9. Media plan:

Załącznik nr 2

Zamawiający:

Polska Organizacja Turystyczna xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0

00 – 613 Warszawa OFERTA

Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę:

.......................................................................................................................... NIP ................................... REGON ..............................................

Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:

.....................................................................................................................

Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym: ....................................................

Numer telefonu: (**) .............................. Numer faksu: (**)..............................

e-mail ..............................................................................................................

Odpowiadając na Ogłoszenie dotyczące konkursu ofert na: przygotowanie i realizacja kampanii mediowej w Zjednoczonych Emiratach Arabskich (ZEA) w okresie listopad – grudzień 2018 nr 38/4/2018/ŻK.

CENA: …………………………………. zł/USD brutto,

tj. słownie złotych/USD brutto.

Wartość wskaźnika KPI : deklarowana liczba

Platforma	Deklarowana liczba kliknięć w reklamę	Deklarowana liczba odsłon reklamy w kanałach mediowych znajdujących się w media planie
Facebook
Instagram
Google Search
Display
YouTube

1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Zamawiającego w Ogłoszeniu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń, uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, a także akceptujemy istotne postanowienia umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego.

2. W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx.

3. Do niniejszej oferty załączamy następujące dokumenty:

• oświadczenie w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu.

• Media plan

………………………………………….……………

.........................., dn. ........................ ………….....................................

(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)

Załącznik nr 3

Zamawiający:

Polska Organizacja Turystyczna xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0

00 – 613 Warszawa

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy): Nazwa:

Adres siedziby:

Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: przygotowanie i realizacje kampanii mediowej w Zjednoczonych Emiratach Arabskich (ZEA) w okresie listopad – grudzień 2018 oświadczam(y), że:

1. posiadam(y) uprawnienia do wykonywania działalności objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

2. posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję(emy) potencjałem technicznym do wykonania zamówienia,

3. znajduję (emy) się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.

............................. dn. .....................

...................................................

(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)

Załącznik nr 4

Istotne Postanowienia Umowy

§ 2

1. Przedmiotem zamówienia jest Przygotowanie i realizacja kampanii mediowej w Zjednoczonych Emiratach Arabskich w okresie listopad - grudzień 2018.

2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia do zadań Wykonawcy należy:

a) przygotowanie rekomendacji kampanii mediowej,

b) realizacja kampanii mediowej.

3. Przez rekomendację kampanii promocyjnej rozumie się:

a) przedstawienie ilości kliknięć w reklamę/ilości odsłon w kanałach mediowych znajdujących się w media planie stanowiącym załącznik nr… do niniejszej umowy,

b) podanie specyfikacji technicznej do wszystkich materiałów reklamowych, które znajdują się w media planie oraz terminy ich dostarczenia, które umożliwią rozpoczęcie kampanii mediowej w terminie umieszczonym w media planie,

c) kierowanie kliknięć do strony: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxx/xx .

4. Przez realizację kampanii mediowej rozumie się:

a) przygotowanie media planu, który będzie załącznikiem nr… do niniejszej umowy Integralną częścią media planu będzie lista

słów kluczowych, które będą używane podczas

Provisions of the Contract

§ 2

The subject matter of the contract is to prepare and perform a media campaign in the United Arab Emirates (UAE) during the November - December 2018 period.

In order to perform the subject matter of the Contract, Contractor's responsibilities include:

c) recommendations regarding a media campaign,

d) performance of a media campaign.

3. Recommendations regarding promotional campaign are meant as:

a) providing the number of clicks on the advertisement/ the number of views in the media channels specified in the media plan constituting Attachment No.... of this Contract,

b) providing technical specifications to all of the advertising materials included in the media plan and the date of their delivery, which will allow for the promotional campaign to start in the time specified in the media plan,

c) directing clicks to the website: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxx/xx.

4. Performance of the media campaign is meant as:

a) preparing a media plan, which will constitute the Attachment No..... of this Contract An integral part of the media plan will be a list of

keywords, which will be used during the

realizacji kampanii,

b) przeprowadzenie kampanii mediowej w oparciu ww. media plan przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego,

c) nadzór i optymalizację przebiegu kampanii,

d) opracowanie raportu końcowego dotyczącego efektów kampanii w formie printscreenów z pierwszego dnia emisji reklam oraz w formie tabeli Excel statystyk emisji reklam.

§ 3

1. Wykonawca zobowiązany jest wykonać Umowę zgodnie ze złożoną ofertą, Opisem Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 1 do umowy) oraz zawartą Umową.

2. Wykonawca podejmuje się świadczenia usług na najwyższym, profesjonalnym poziomie, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i zgodnie z interesami Zamawiającego oraz w ścisłej współpracy z nim.

3. Wykonawca dołoży wszelkich starań do efektywnego i terminowego wykonania zakresu i Przedmiotu Umowy.

4. Wykonawca przy wykonywaniu niniejszej Umowy będzie działać z należytą starannością w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, mając na celu profesjonalny charakter prowadzonej działalności Wykonawcy, a także

- przede wszystkim - zabezpieczenie interesów Zamawiającego. Wykonawca ponadto zapewnia, że liczba i kwalifikacje zawodowe osób biorących udział w wykonywaniu Umowy będą gwarantowały najwyższą jakość wykonania przedmiotu Umowy.

5. Przy wykonywaniu Umowy oraz realizowanych na jej podstawie działań, Wykonawca może posługiwać się osobami trzecimi w zakresie niezbędnym do prawidłowej ich realizacji, przy czym za działania tych osób Wykonawca ponosi odpowiedzialność, jak za swoje własne.

campaign,

b) performing a media campaign according to the media plan prepared by the Contractor and accepted by the Contracting authority.

c) monitoring and optimizing the course of the campaign,

d) drawing up a final report with the results of the campaign with the screenshots taken on the first day of advertisements being displayed, and with an Excel table with the statistics about displayed advertisements.

§ 3

1. The Contractor is obliged to perform the Contract according to the submitted offer, description of the subject matter of the Contract (Attachment No. 1 of this Contract) and the Contract entered into.

2. The Contractor undertakes to provide services at the highest professional level, in line with the applicable law and in line with the Contracting authority's interests as well as in cooperation with the abovementioned.

3. The Contractor will endeavour to efficiently and timely perform the subject matter of the Contract.

4. The Contractor, while performing this Contract, shall act with due care in regard to the applicable law, with the aim of professional approach of performing activities and - in particular - protecting the Contracting authority's best interests. Additionally, the Contractor assures that the number of people involved in performing the Contract and their professional qualification will provide the highest quality performance of the subject matter of the Contract.

5. While conducting this Contract and performing activities on its basis, the Contractor can rely on third parties only to an extent necessary for a proper implementation of the abovementioned, with an indication that the Contractor is responsible for all of their actions in the same manner as he is responsible for his own.

§ 4

1. Zamawiający zobowiązuje się współpracować z Wykonawcą celem zapewnienia należytej realizacji Umowy, a w szczególności do udostępnienia wszelkich znajdujących się w jego posiadaniu, niezbędnych do należytego wykonania umowy dokumentów, do udzielania wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień, w tym w szczególności w sytuacji braku istniejącej dokumentacji, w sposób i w terminach umożliwiających prawidłową realizację zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy.

2. Kreacje zostaną przygotowane przez Zamawiającego w oparciu o specyfikacje techniczne przesłane przez Wykonawcę.

§ 5

1. Do kontaktów z Wykonawcą podczas realizacji Przedmiotu Umowy oraz do nadzorowania przebiegu prac objętych umową, Zamawiający wyznacza następującą osobę:

…………………………………………………………..

2. Do kontaktów z Zamawiającym podczas realizacji Przedmiotu Umowy, a także podpisania protokołu odbioru, Wykonawca wyznacza następującą osobę:

…………………………………………………………….

3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 i 2 niniejszego paragrafu nie powoduje zmiany Umowy. Zmiana następuje poprzez pisemne oświadczenie złożone drugiej Stronie o dokonaniu zmiany i wskazaniu innej osoby lub osób powołanych do realizacji Przedmiotu Umowy.

§ 6

1. Za wykonanie Przedmiotu Umowy Wykonawcy będzie przysługiwało

§ 4

1. The Contracting authority agrees to cooperate with the Contractor in order to ensure a proper implementation of the Contract, especially in the regard of sharing all necessary documents, information and explanations, particularly in the event of absence of necessary documentation, in a way and within the time limits which allow for the correct performance of the responsibilities stemming from this Contract.

2. The designs will be prepared by the Contracting authority according to the technical specifications delivered by the Contractor.

§ 5

1. For a contact person and an overseer during the performance of the subject matter of the Contract, the Contracting authority appoints:

…………………………………………………………..

2. For a contact person and a signatory for the acceptance protocol, the Contractor appoints:

…………………………………………………………….

3. A change of individuals mentioned in paragraphs 1 and 2 of this clause does not change the Contract. The change occurs by written statement which notifies the other party of the change and establishes another individual or individuals, which were appointed for the performance of the subject matter of the Contract.

§ 6

wynagrodzenie w wysokości

……………………………………………………………………….. brutto (słownie: …………………………………………).

2. Przyjęcie przez Zamawiającego Przedmiotu Umowy zostanie stwierdzone protokołem odbioru, podpisanym przez wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego. Protokół odbioru stanowił będzie podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT na kwotę wskazaną w § 6 ust.1.

3. Podstawą zapłaty będzie wystawiona przez Wykonawcę i zaakceptowana przez Zamawiającego faktura VAT.

4. Wynagrodzenie będzie płatne w formie przelewu, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury. Za datę płatności uważany będzie dzień złożenia przez Zamawiającego polecenia przelewu.

5. Wykonawca wyraża niniejszym zgodę na prawo potrącenia przez Zamawiającego z wynagrodzenia Wykonawcy wszelkich kar umownych przewidzianych w Umowie.

6. Koszty różnic kursowych leżą po stronie Wykonawcy.

§ 7

1. Za opóźnienie wykonania poszczególnych części Przedmiotu Umowy, wymienionych w § 2 pkt 3lit. b), pkt 4lit. b), Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % całości wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia względem zatwierdzonego harmonogramu.

2. Za niewykonanie Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zapłacenia kary umownej proporcjonalnie do całości wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1.

3. Zapłata powyżej wskazanych kar umownych nie wyłącza możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania na zasadach ogólnych, w przypadku gdy wartość szkody przekracza wysokość kary umownej.

4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia, o którym mowa

w § 6 ust. 1.

1. For the conduct of the subject matter of the Contract, the Contractor shall be granted a remuneration of

……………………………………………………………………… gross (in words: …………………………………………).

2. The reception of the subject matter of the Contract by the Contracting authority will be confirmed by the acceptance protocol, signed by the Contracting authority's appointed representative. The acceptance protocol will constitute the basis for the Contractor issuing a VAT invoice for an amount specified in § 6, paragraph 1.

3. The basis for payment will be the VAT invoice issued by the Contractor and approved by the Contracting authority.

4. The remuneration shall be paid by a transfer, within 14 days from the date of receiving the receipt. The day on which the transfer order is made by the Contracting authority shall be considered the date of payment.

5. The Contractor hereby consents to any deductions from the remuneration made by the Contracting authority if any contractual penalties arise.

6. Charges stemming from the exchange rate differences will be covered by the Contractor.

§ 7

1. For any delay in the performance of any part of the subject matter of the Contract mentioned in § 2, subclause 3, point b), subclause 4, point b), the Contractor shall pay the Contracting authority a contractual penalty of 0.5% total remuneration specified in § 6, paragraph 1 for every started day of delay in accordance with an approved schedule.

2. For failing to perform the subject matter of the Contract, the Contractor will be required to pay a contractual penalty in proportion to the total remuneration specified in § 6, paragraph 1.

3. A payment of the abovementioned

contractual penalties shall not exclude the

5. Kary umowne sumują się.

§ 8

1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od Umowy w przypadku niewykonania przez Wykonawcę § 2 pkt 2 - 5 Umowy. Zamawiający ma prawo skorzystać z prawa odstąpienia, składając Wykonawcy pisemne oświadczenie w terminie 30 dni od daty powzięcia informacji o okolicznościach stanowiących podstawę odstąpienia.

2. Prawo odstąpienia nie ogranicza prawa Zamawiającego do żądania od Wykonawcy zapłaty kar umownych, o których mowa w § 7.

§ 9

1. W ramach realizacji Umowy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego, z chwilą wydania Przedmiotu Umowy, całość majątkowych praw autorskich i wyłączne prawo zezwalania na wykorzystywanie autorskich praw zależnych do zrealizowanego przedmiotu Umowy, na wszystkich polach eksploatacji wymienionych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1191), a w szczególności:

a) utrwalanie,

b) zwielokrotnianie egzemplarzy w całości lub części jakimikolwiek środkami

i w jakiejkolwiek formie,

c) wprowadzanie do pamięci komputera,

d) wprowadzanie do obrotu w Polsce i za granicą,

e) udostępnianie za pośrednictwem sieci informatycznych (w tym Internetu),

Contracting authority's right to pursue claims under general principles of civil law, in the event of the amount of damages exceeding the amount of contractual penalty.

4. The Contractor consents to any deductions from the remuneration specified in § 6, paragraph 1 stemming from any contractual penalties.

5. Contractual penalties shall add up.

§ 8

1. The Contracting authority has the right to withdraw from the Contract in the event of the Contractor failing to perform § 2, subclauses 2-5 of this Contract. The Contracting authority has the right to withdraw from the Contract by written statement delivered to the Contractor within

30 days from the date of receiving the information about the circumstances which might constitute the withdrawal.

2. The Contracting authority's right to withdraw does not limit its right to demand from the Contractor the contractual penalties mentioned in § 7.

§ 9

1. As part of the implementation of the Contract, at the time of the delivery of the subject of the Contract the Contractor transfers all copyrights and the exclusive right of authorising to use any related rights of the subject of the Contract onto the Contracting authority. This covers all fields of exploitation mentioned under article 50 in the Act of 4 February 1994 on Copyright and Related Rights (consolidated text J.L. of 2018, item 1191), especially:

a) fixation,

b) reproduction of the work in any way and in any form,

c) loading into the computer memory,

d) distribution in Poland and abroad,

f) wystawianie, wyświetlanie,

g) nieodpłatne udostępnianie we wszelkich materiałach promocyjnych Zamawiającego oraz w mediach.

2. Wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do Przedmiotu Umowy, Wykonawca w ramach wynagrodzenia ustalonego w § 6 ust. 1, przenosi na Zamawiającego prawo własności nośnika, na którym Przedmiot Umowy został utrwalony, a jednocześnie przekazuje Zamawiającemu prawo do modyfikacji przekazanego Przedmiotu Umowy oraz dokonywania skrótów i opracowań oraz upoważnia Zamawiającego do wykonywania autorskich praw zależnych, na polach eksploatacji określonych w ust. 1.

3. Zamawiający ma prawo do modyfikowania, adaptowania i łączenia Przedmiotu Umowy z innymi projektami lub wykorzystywania na każdym ze wskazanych pól eksploatacji osobno.

4. Przeniesienie praw autorskich następuje na czas nieokreślony oraz nieograniczony co do miejsca.

5. Wykonawca oświadcza, iż wytworzone utwory nie będą obciążone jakimikolwiek prawami osób trzecich, a w szczególności korzystanie z tych utworów przez Zamawiającego nie będzie naruszało praw własności intelektualnej, w tym praw autorskich osób trzecich.

6. Wykonawca jest odpowiedzialny przed Zamawiającym za wszelkie wady prawne Przedmiotu Umowy, a w szczególności za roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej.

7. W przypadku wystąpienia na drodze sądowej przez osoby trzecie z roszczeniami wobec Zamawiającego, wynikającymi z ewentualnych naruszeń praw autorskich, zarówno majątkowych jak i osobistych, wszelkich innych roszczeń związanych z Przedmiotem Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia na swój koszt wszelkich kroków prawnych, zapewniających Zamawiającemu należytą ochronę przez takimi roszczeniami. W szczególności zobowiązuje się wstąpić w

miejsce Zamawiającego lub w przypadku braku takiej możliwości - przystąpić po stronie

e) broadcasting using computer networks (including Web),

f) exhibition, displaying,

g) free dissemination in all Contracting authority's promotional materials and in media.

2. Along with the transfer of the copyrights related to the subject matter of this Contract, the Contractor, due to the remuneration specified in § 6, paragraph 1, transfers onto the Contracting authority the ownership of the medium on which the subject matter of the Contract is fixed, at the same time transferring the right to modify the subject matter of the Contract in any way, while authorising the Contracting authority to exercise the related rights on all fields of exploitation specified in the paragraph 1.

3. The Contracting authority has the right to modify, adapt and combine the subject matter of the Contract with other projects and to use it on each and every exploitation field.

4. The transfer of the copyrights is valid for an indefinite period of time and unlimited to place.

5. The Contractor declares that the produced works will not be affected by any third-party copyrights; most importantly, the usage of these works by the Contracting authority will not violate any intellectual property rights, including third party rights.

6. The Contractor is responsible to the Contracting authority for any legal defects of the subject matter of the Contract, especially for the claims of third parties over intellectual property rights infringement.

7. In the event of any claims of third parties over any copyrights related to the subject matter of the Contract made against the Contracting authority before the court, the Contractor shall undertake, at his own cost, legal actions protecting the Contracting authority from these claims. In particular, the Contractor shall step into the place of - or, if the abovementioned is not possible, join - the Contracting authority in any proceedings against them. The Contractor is obliged to

reimburse any damages and entitlements,

Zamawiającego do wszelkich postępowań toczących się przeciwko Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązany jest zwrócić Zmawiającemu wypłacone przez niego kwoty odszkodowań i innych należności, w tym kosztów pomocy prawnej, wynikających z ewentualnych naruszeń w/w praw osób trzecich, w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez Zamawiającego pisemnego żądania ich zwrotu. Zwrot kosztów pomocy prawnej obejmuje zwrot wszelkich celowych i faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez Zamawiającego kosztów pomocy prawnej, związanych z obroną przed roszczeniami osób trzecich, o których mowa powyżej.

§ 10

Spełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), informujemy, że:

1) dane osobowe osób wskazanych do kontaktu przy realizacji Umowy (np. kontaktów bieżących), o których mowa w § 5, są przetwarzane przez Polską Organizację Turystyczną z siedzibą w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 8 (00-613), która pełni funkcję administratora danych,

2) w Polskiej Organizacji Turystycznej. został powołany inspektor ochrony danych, z którym można się kontaktować:

a) mailowo: xxx@xxx.xxx.xx lub

b) listownie na adres korespondencyjny administratora: Polska Organizacja Turystyczna, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, XXX xxxxxx, 00-000 Xxxxxxxx.

3) dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1,

legal assistance costs and costs due to any third-party rights infringement incurred by the Contracting authority within 14 days from the date of the Contracting authority's request. The reimbursement of legal assistance costs includes the reimbursement of deliberate and incurred documented costs related to the defence against any claims of third parties mentioned above.

§ 10

Adhering to the obligation resulting from the article 13 paragraphs 1 and 2 of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (hereafter referred to as "GDPR"), we inform that:

1) personal data of individuals specified as contact persons in the implementation of the Contract mentioned in § 5 is processed by the Polish Tourism Organisation, with headquarters in Warsaw, Chałubińskiego Str. 8 (00-613), which acts as a data controller,

2) Polish Tourism Organisation's Data Protection Officer can be contacted either:

c) by e-mail: xxx@xxx.xxx.xx or

d) by writing to the data controller's address: Polish Tourism Organisation, Xxxxxxxxxxxxxx 0 street, 00xx xxxxx, 00-000, Xxxxxx.

są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit.

b) i c) RODO w celu związanym z wykonaniem niniejszej Umowy,

4) dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom niż wynika to z przepisów prawa,

5) dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,

6) dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane,

7) dane osobowe, o których mowa w pkt 1, będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz przez 5 lat po zakończeniu obowiązywania umowy, zgodnie z kategorią archiwizacyjną,

8) obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa w zakresie przetwarzania w celach, o których mowa w pkt 3), podanie danych wynika ze stosunku umownego i jest niezbędne w celu realizacji umowy,

9) osoby, o których mowa w pkt 1) mają prawo do:

a) dostępu do danych osobowych ich dotyczących, na podstawie art. 15 RODO,

b) sprostowania danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO,

c) żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

10) osobom, o których mowa w pkt 1) nie przysługuje:

a) prawo do usunięcia danych osobowych, w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) i e) RODO,

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych

osobowych jest art. 6 ust. 1 lit c) RODO.

3) the personal data of individuals mentioned in the subclause 1 are processed according to the article 6, paragraph 1, points b) and c) of GDPR necessary for the performance of this Contract,

4) personal data will not be made available to entities other than the ones specified in the legislation,

5) personal data will not be transferred to any third country or international organisation,

6) personal data will not be processed by automated means and will not be used for profiling,

7) personal data mentioned in the subclause 1 will be stored for the duration of the Contract and 5 years after the end of the Contract, according to the archival category,

8) the obligation to provide the data stems from the legislation regarding processing data for the purposes mentioned in the subclause 3), providing data stems from the contractual relationship and is necessary for the performance of the Contract,

9) individuals mentioned in the subclause 1) have the right to:

a) access their personal data, on the basis of the article 15 of GDPR,

b) rectify their personal data, on the basis of the article 16 of GDPR,

c) request from the data controller to limit the processing of personal data, on the basis of the article 18 GDPR, without prejudice to the cases referred to in article 18 paragraph 2 GDPR.

10) individuals mentioned in the subclause 1) do not have the right to:

a) erase the personal data, in accordance with the article 17, paragraph 3, points b), d) and

e) of GDPR,

b) transmit personal data, mentioned in the

11) Osobom, o których mowa w pkt 1) przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w sposób i w trybie określonym w przepisach RODO oraz prawa polskiego, w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO.

Adres organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 0000000, fax. 00

0000000, xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx.

§ 11

Sprawy sporne Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądowi miejscowo właściwemu dla Zamawiającego.

§ 12

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisy Kodeksu Cywilnego.

§ 13

Zmiana postanowień niniejszej Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

article 20 of GDPR,

c) object to personal data processing, mentioned in the article 21 of GDPR, since the legal basis for such processing is the article 6, paragraph 1, point c) of GDPR.

11) Individuals mentioned in the subclause 1) have the right to file a complaint with the supervisory authority in a manner set out in the GDPR and in Polish law, especially in the manner set out in the law on personal data protection, if they regard that the processing of the personal data violates the GDPR legislation.

The address of the supervisory authority: President of the Personal Data Protection Office, Xxxxxx 0 xxxxxx, 00-000 Xxxxxx,

phone 00 0000000, fax. 00 0000000,

xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx.

§ 11

Any disputes shall be referred to the court appropriate to the Contracting authority.

§ 12

To all matters not settled herein provisions of the Act of 4 February 1994 on Copyright and Related Rights and the Civil Code shall apply.

§ 13

§ 14

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

Any amendments to the Contract shall be null and void unless made in writing.

§ 14

This Contract has been drawn up in two counterparts, one for each of the parties.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

(CONTRACTING AUTHORITY) (CONTRACTOR)

Załącznik nr5

WYKAZ USŁUG

L.p.	Nazwa i adres odbiorcy zamówienia	Daty wykonania usług (dd/mm/rrrr – dd/mm/rrrr)	Przedmiot – nazwa i krótki opis usługi	Wartość usługi brutto w USD	Rodzaj doświadcze nia (własne, podwykona wcy, innego podmiotu)
W okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, Wykonawca wykonał z należytą starannością co najmniej 3 kampanie na rynku lokalnym w ciągu ostatnich 2 lat o wartości nie mniejszej niż 30 000,00 USD
1.			od ….……….. do……………
2			od ….……….. do……………
3			od ….……….. do……………

……………………………………………………. (podpis uprawnionego

przedstawiciela Wykonawcy)

Document Metadata

OGŁOSZENIE O OTWARTYM KONKURSIE OFERT

Document Metadata