REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJI ONLINE
REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJI ONLINE
“LIFE SCIENCE OPEN SPACE - THE OPEN INNOVATION FORUM 2022”
English below
§1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Regulamin określa rodzaj i zakres usług świadczonych przez Organizatora, warunki świadczenia tych usług, warunki zawarcia umowy o świadczenie usług, warunki zgłaszania abstraktów oraz możliwości oglądania transmisji Konferencji.
2. Regulamin stanowi również regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2020 r. o świadczeniu usług droga elektroniczną (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 344, ze zm.).
3. Organizatorem Konferencji jest Fundacja Klaster LifeScience Kraków w Krakowie z siedzibą na xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, kod pocztowy 00-000, Xxxxxx, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieście w Krakowie, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS:0000458418, NIP: 6762464304, REGON: 122838510
4. We wszystkich sprawach związanych z Konferencją Uczestnik może kontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem
a. wiadomości e-mail pod niniejszymi adresami:
i. adres główny Klastra xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
ii. adres przedstawicieli Organizatora odpowiedzialnych za Konferencje:
1. Xxxxxx Xxxxxxx: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
2. Xxxxx Xxxxxxxxx: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
b. bądź w drodze telefonicznej pod numerem telefonu: + 48 512 073 207
§2
DEFINICJE
1. Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom przypisuję się następujące znaczenie:
B. Abstrakt - streszczenie prelekcji, którą uczestnik zainteresowany rolą Prelegenta zamierza przedstawić podczas Konferencji.
C. Agenda – program Konferencji udostępniony na serwisach internetowych Organizatora, składający się z listy prelegentów oraz tytułów ich wystąpień. Agenda ma charakter orientacyjny i może ulegać zmianom, nawet w trakcie trwania Konferencji.
D. Konferencja lub Wydarzenie - wydarzenie online pt. „Life Science Open Space The Open Innovation Forum 2022” organizowane przez Organizatora jako kolejna odsłona konferencji z cyklu „Life Science Open Space”. Konferencja odbędzie się w dniach 21-24 listopada 2022 roku w godzinach określonych w Agendzie.
E. Konto - konto Uczestnika zakładane poprzez rejestrację na Platformie, które jest wymagane w celu skorzystania z pełnego dostępu do Konferencji.
F. Marketplace - miejsce na Platformie, na którym Uczestnicy mogą oferować swoje produkty oraz usługi innym Uczestnikom.
G. Partner Klastra – podmiot będący członkiem Klaster LifeScience Kraków. Lista aktualnych członków Klastra znajduje się na xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/.
H. Pełny dostęp – dostęp, jaki otrzymuje Uczestnik dokonujący Rejestracji, do wszystkich udostępnianych przez Organizatora usług i zasobów na Platformie i w trakcie Konferencji.
I. Platforma - serwis internetowy Organizatora, dostępny pod adresem xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxx.xx, za pośrednictwem którego będzie transmitowana Konferencja. Platforma jest społecznością Organizatora i zawiera informacje o Konferencji oraz umożliwia zgłoszenie udziału w Konferencji w charakterze uczestnika. Platforma jest częścią ekosystemu Innoloft prowadzonego przez Innoloft GmbH, z siedzibą w Aachen, Niemcy. Regulamin Innoloft dostępny jest pod adresem: xxxxx://xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xxxxx.
J. Prelegent - osoba uprawniona do wygłoszenia prelekcji podczas Konferencji.
K. Regulamin - regulamin uczestnictwa w Konferencji.
L. Rejestracja - oznacza proces założenia Konta na Platformie oraz uzyskanie dostępu do Konferencji.
M. Siła wyższa - nadzwyczajne zdarzenie zewnętrzne, obiektywnie niezależne od Organizatora lub Uczestnika, niemożliwe do przewidzenia oraz przy zachowaniu należytej staranności niemożliwe do zapobieżenia i przezwyciężenia jego szkodliwych następstw, którego okoliczności uniemożliwiają realizację zobowiązań wynikających z Regulaminu. W szczególności za Siłę Wyższą uznaje się następujące zdarzenia: pożar, powódź, trzęsienie ziemi, działanie żywiołów i sił natury, epidemia, działania wojenne, terroryzm, rebelie lub rewolucje, akty i działania władzy państwowej, strajki itp.;
N. Uczestnik – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, z którą Organizator zawiera Umowę poprzez dokonanie Rejestracji na Platformie, dzięki czemu Uczestnik zyskuje pełny dostęp do Platformy.
O. Umowa – stosunek prawny, który powstaje pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem, w sposób opisany w Regulaminie, będący w istocie umową o świadczenie usług w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2020 r. o świadczeniu usług droga elektroniczną (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 344, ze zm.). Przedmiotem Umowy jest świadczenie Usługi przez Organizatora;
P. Usługa – usługa świadczona przez Organizatora na zasadach określonych w Regulaminie, tj. usługa umożliwiająca Uczestnikowi wzięcie zdalnego udziału w Konferencji poprzez oglądanie streamingu Konferencji w przeglądarce internetowej oraz nawiązywanie interakcji z prelegentami oraz pozostałymi Uczestnikami za pomocą czatu w czasie rzeczywistym;
Q. Wolny słuchacz - osoba uczestnicząca w Konferencji poprzez oglądanie streamingu, ale nieposiadająca pozostałych uprawnień uczestnika.
§3
REJESTRACJA I WARUNKI UCZESTNICTWA
1. Rejestracja udziału w Konferencji jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu.
2. Konferencja odbywa się za pośrednictwem Platformy.
3. W ramach Konferencji odbędą się wystąpienia prelegentów w czasie rzeczywistym transmitowane on-line.
4. Udział w Konferencji w charakterze Uczestnika jest nieodpłatny.
5. W celu otrzymania Pełnego dostępu do Platformy, Uczestnik musi dokonać Rejestracji.
6. Pełny dostęp do Platformy jest ograniczony z zastrzeżeniem ust. 8, 9, 10 niniejszego paragrafu.
7. Pełny dostęp umożliwia korzystanie ze wszystkich funkcjonalności Platformy, w szczególności uprawnia do:
a. oglądania streamingu wszystkich sesji Konferencji z możliwością dostępu do czatu
b. dostępu do nagranych sesji po wydarzeniu;
c. założenia Profilu Osobistego i dostępu do wszystkich użytkowników platformy, w tym Partnerów Klastra;
d. zamówienia wirtualnych spotkań 1 na 1 ze wszystkimi użytkownikami Platformy, w tym innymi uczestnikami, prelegentami, potencjalnymi partnerami, inwestorami, pracodawcami lub pracownikami;
e. umieszczania szczegółowych opisów oferowanych lub poszukiwanych produktów i usług na Marketplace. W przypadku dopasowania Platforma automatycznie poinformuje o tym zainteresowane strony;
f. dostępu do zasobów i wydarzeń SIG, czyli Special Interest Groups (dostęp może być ograniczony przez politykę SIG).
8. Pełen dostęp do Platformy podzielony jest na dwie kategorie:
a. Dla uczestników będących przedstawicielami Partnera Klastra.
b. Dla uczestników nie będących przedstawicielami Partnera Klastra.
9. W ramach członkostwa w Klastrze, Partnerzy otrzymują dla swoich przedstawicieli pełny, nieograniczony czasowo dostęp, który uzależniony jest od statusu partnerstwa.
10. Wszyscy pozostali Uczestnicy otrzymują pełny dostęp za darmo, ale ograniczony czasowo. Ważność konta obowiązuje do 31.01.2023 r. Po tym czasie pełny dostęp do Platformy wygasa. Przedłużenie dostępu będzie możliwe po zakupieniu odpowiedniego pakietu na Platformie. Decyzja o przedłużeniu jest dobrowolna i zależy od uznania Uczestnika. Cennik dostępu zostanie określony w osobnym dokumencie i podany do wiadomości w styczniu 2023.
§4
WOLNY SŁUCHACZ
1. Wolny słuchacz ma możliwość oglądnięcia streamingu Konferencji bez konieczności zakładania Konta na Platformie pod adresem: LINK
2. W przypadku, gdy Wolny słuchacz chciałby skorzystać z pełnego dostępu i funkcjonalności Platformy, musi dokonać Rejestracji w celu stworzenia Konta.
§5
ZASADY UCZESTNICTWA W KONFERENCJI ORAZ WARUNKI TECHNICZNE
1. Organizator może w dowolnym momencie zmienić koncepcję merytoryczną Konferencji, Agendę, tematy prelekcji, prelegentów czy panelistów. W szczególności organizator nie gwarantuje udziału konkretnych prelegentów/panelistów w wydarzeniu.
2. Językiem obowiązującym podczas Konferencji jest język angielski.
3. W trakcie trwania Konferencji Uczestnicy mogą zadawać pytania poprzez chat ogólny. Umieszczone na czacie pytania będą widoczne dla pozostałych uczestników, wraz z podanym przy rejestacji imieniem i nazwiskiem Xxxxxxxxxx pytającego.
4. Przebieg Konferencji zostanie nagrany, a nagranie będzie dostępne na Platformie.
5. Korzystanie z Platformy może odbywać się wyłącznie na zasadach i w zakresie wskazanym w Regulaminie Konferencji oraz Regulaminie Platformy.
6. Uczestnik nie jest zobowiązany do instalacji żadnej aplikacji.
7. Wszelkie uwagi oraz problemy techniczne dotyczące działania Platformy należy zgłaszać drogą mailową na adres e-mail: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
§6
ZGŁASZANIE ABSTRAKTÓW ORAZ WYMAGANIA WOBEC PRELEGENTÓW
1. W celu zgłoszenia abstraktu osoba zainteresowana powinna zapoznać się z Koncepcją tegorocznej Konferencji, oraz wypełnić w tym zakresie odpowiedni formularz. Koncepcje Konferencji wraz z formularzem do wysłania abstraktu można znaleźć na Stronie Internetowej Organizatora.
2. Abstrakty powinny zawierać opis oferty, propozycji współpracy lub problemu i jednoznacznie zapraszać do współpracy.
3. Abstrakty należy zgłaszać najpóźniej do 15 listopada 2022 r.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu nadsyłania zgłoszeń abstraktów.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania wszelkich koniecznych poprawek w treści przesłanych abstraktów po Konsultacji z autorem Abstraktu.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji Abstraktów. Abstrakty będą przyjmowane bądź odrzucane przez Organizatora na podstawie ich tematyki oraz koncepcji Konferencji.
7. Autor Abstraktu, po potwierdzeniu przez Organizatora możliwości wystąpienia w roli Prelegenta, deklaruje udział w spotkaniu organizowanym dla prelegentów. Termin spotkania organizacyjnego zostanie podany w osobnej wiadomości.
8. Wypełniając formularz zgłoszeniowy, Autor Abstraktu wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla celów organizacji Konferencji.
§7
ODPOWIEDZIALNOŚĆ I ZOBOWIĄZANIA
1. Uczestnik jest zobowiązany do korzystania z Usług na zasadach określonych w Regulaminie oraz zgodnie z obowiązującym prawem.
2. Organizator oświadcza, że treści przekazane w ramach Konferencji mają charakter wyłącznie edukacyjny. Organizator nie ma wpływu na sposób ich interpretacji przez Uczestnika ani na sposób i skutki wykorzystania tych treści przez Uczestnika w praktyce.
§8
REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI (ODSTĄPIENIE OD UMOWY)
1. Uczestnik może samodzielnie zrezygnować z udziału w Konferencji oraz Platformy w każdym momencie, także w trakcie jej trwania.
3. Uczestnik może ponownie zarejestrować się na Konferencję w trybie i na zasadach określonych w Regulaminie, o ile rejestracja będzie nadal otwarta.
§9
REKLAMACJE
1. Organizator ma obowiązek dostarczyć Usługi wolne od wad.
2. Organizator nie udziela gwarancji na Usługi.
3. W związku ze świadczeniem Usług Organizator ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie cywilnym.
4. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane drogą mailową na adres e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
5. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie wyżej określonego terminu reklamacje nie będą przyjmowane.
6. Podmiotem odpowiedzialnym za rozpatrzenie reklamacji jest Organizator.
7. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania, a odpowiedź na nie zostanie przesłana w formie pisemnej drogą mailową, na adres wskazany w reklamacji.
8. Organizator ani Uczestnik nie będą ponosić odpowiedzialności wobec siebie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie jakichkolwiek obowiązków wynikających z Regulaminu w zakresie, w jakim będzie to spowodowane wystąpieniem Siły Wyższej.
§10
PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
1. Wszelkie majątkowe prawa autorskie do utworów (w szczególności wszystkich prezentacji, wypowiedzi prelegentów, materiałów) w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U z 2016 r. poz. 666, ze zm.), wykorzystanych lub powstałych w trakcie Imprezy przysługują Organizatorowi lub osobom prezentującym dane utwory, w szczególności prelegentom.
2. Poprzez przesłanie abstraktu, autor udziela Organizatorowi bezterminowej, niewyłącznej licencji na jego wykorzystywanie, utrwalanie, zwielokrotnianie, odtwarzanie oraz udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności poprzez sieć Internet.
3. Zabronione jest zwielokrotnianie prezentacji, wprowadzanie ich do obrotu, rozpowszechnianie w jakikolwiek sposób, użyczanie, wyświetlanie, publiczne udostępnianie.
§11
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator, tj Fundacja Klaster LifeScience Kraków z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, kod pocztowy 30-348 w Krakowie, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieście w Krakowie, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000458418, NIP: 6762464304, REGON: 000000000
2. Kontakt z Organizatorem jest możliwy:
a. listownie na adres: xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx
b. elektronicznie na adres: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx
3. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane w celach:
a. podjęcia niezbędnych czynności przed zawarciem Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną pomiędzy Uczestnikiem, a Organizatorem, a także Umowy o udział w Konferencji pomiędzy Organizatorem, a Uczestnikiem oraz dalszej realizacji tych umów, w tym rozpatrywania reklamacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
b. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Organizatora, którym jest możliwość dochodzenia roszczeń lub obrona przed roszczeniami.
4. Podanie danych osobowych przez Uczestnik jest zawsze dobrowolne, aczkolwiek nieudostępnienie danych wskazanych przez Organizatora jako wymaganych, będzie skutkować brakiem możliwości zawarcia umów bądź korzystania z usług.
5. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane do momentu zakończenia obowiązywania Umowy zawartej przez Uczestnika z Organizatorem, jednak nie dłużej niż do momentu przedawnienia roszczeń z ich tytułu, a także przez czas trwania usprawiedliwionego celu po stronie Orgnizatora lub do czasu odwołania zgody wyrażonej przez Uczestnika.
6. Wobec Uczestników nie będą podejmowane przez Organizatora decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym również w następstwie profilowania.
7. Uczestnicy mają prawo: dostępu do danych osobowych, żądania ich sprostowania, żądania ich usunięcia, żądania ograniczenia ich przetwarzania, do przenoszenia danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
8. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Organizatorem - korzystając ze wskazanych w ust. 2 powyżej danych kontaktowych.
9. W przypadku wątpliwości co do prawidłowości przetwarzania danych osobowych, Uczestnicy mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Informacje jak wnieść skargę dostępne są pod linkiem: xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/00/000
§12
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
2. Niniejszy Regulamin w żaden sposób nie ogranicza ani nie wyłącza praw Uczestników wynikających z bezwzględnie wiążących przepisów prawa. W przypadku sprzeczności postanowień Regulaminu z powyższymi przepisami, zastosowanie mają w pierwszej kolejności przepisy bezwzględnie wiążące.
3. Uznanie poszczególnych postanowień niniejszego Regulaminu w sposób przewidziany prawem za nieważne bądź nieskuteczne nie wpływa na ważność czy skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu. W miejsce nieważnego postanowienia zastosowana będzie reguła, która jest najbliższa celom nieważnego postanowienia i całego niniejszego Regulaminu.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie w każdym czasie z ważnych powodów. Takim powodami mogą być w szczególności konieczność dostosowania treści Regulaminu do aktualnych lub wchodzących w życie przepisów prawa, potrzeba dostosowania Regulaminu do zmieniających się warunków rynkowych lub zmiany w sposobie realizacji świadczeń przez Organizatora. Zmiany dokonane w Regulaminie wchodzą w życie w momencie opublikowania zmienionego Regulaminu na stronie wydarzenia.
5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
6. Organizator ma wyłączne prawo do interpretacji niniejszego Regulaminu. Decyzje Organizatora mają charakter ostateczny.
7. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów pomiędzy Organizatorem a Uczestnikami jest sąd polski właściwy dla siedziby Organizatora.
8. W razie ewentualnych rozbieżności pomiędzy różnymi wersjami językowymi Regulaminu, rozstrzygające znaczenie ma wersja polskojęzyczna.
REGULATIONS FOR PARTICIPATION IN THE ONLINE CONFERENCE “LIFE SCIENCE OPEN SPACE – THE OPEN INNOVATION FORUM 2022”
Section 1 GENERAL PROVISIONS
1. These Regulations specify the type and scope of services provided by the Organiser, as well as the terms and conditions for the provision of these services, concluding an agreement for such services, submitting Abstracts, and the possibility of watching the broadcast of the Conference.
2. These Regulations also constitute the terms and conditions for the provision of electronic services as referred to in art. 8 of the Polish Act of 18th July 2020 on the provision of services by electronic means (i.e. Dz. U. [Polish Journal of Laws
– pl. “Dziennik Ustaw”) from 2020, item. 344, as amended).
3. The Conference is organised by the Klaster LifeScience Kraków Foundation in Kraków with its registered office at xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, xxxxxx xxxx 00-000, Xxxxxx, entered into the Register of Entrepreneurs maintained by the District Court for Kraków-Śródmieście in Kraków, 9th Commercial Division of the Polish National Court Register (KRS) under the KRS number: 0000458418, NIP (Polish Tax Identification Number): 6762464304, REGON (Polish Business Identification Number): 122838510.
4. In all matters related to the Conference, the Participant may contact the Organiser:
c. using the following e-mail addresses:
i. the Cluster’s main e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx;
ii. the e-mails of the Organiser's representatives responsible for the Conferences:
x. Xxxxxx Xxxxxxx: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx;
x. Xxxxx Xxxxxxxxx: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx;
iii. or by phone at: + 00 000 000 000.
Section 2 DEFINITIONS
1. For the purposes of these Regulations, the terms listed below have the meaning as follows:
a. Abstract – a summary of the speech that the Participant intends to present during the Conference as a Speaker.
b. Xxxxxx – a programme of the Conference made available on the Organiser's website, consisting of a list of Speakers and titles of their speeches. The Agenda is indicative and may undergo changes even during the Conference.
c. Conference – an online event entitled "Life Science Open Space The Open Innovation Forum 2022" organised by the Organiser as another edition of the conference as part of the "Life Science Open Space" series. The conference will take place on 21-24 November 2022 at the time specified in the Agenda.
d. Account – the Participant's account created by Registration on the Platform, which is required in order to benefit from Full Access to the Conference.
e. Marketplace – a place on the Platform where Participants can offer their products and services to other Participants.
f. Cluster Partner – an entity that is a member of the LifeScience Kraków Cluster. The list of current Cluster members can be found at xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/.
g. Full Access – access to all services and resources provided by the Organiser that is received by the Registered Participant on the Platform and during the Conference.
h. Platform – the Organiser's website, available at xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxx.xx, through which the Conference will be broadcast. The Platform is the Organiser’s social medium containing the information about the Conference that allows applying for the possibility to participate in the Conference. The Platform is part of the Innoloft ecosystem operated by Innoloft GmbH, with its seat in Aachen, Germany. Innoloft's terms and conditions are available at: xxxxx://xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xxxxx.
i. Speaker – a person authorised to give a speech during the Conference.
j. Regulations – the regulations for participation in the Conference.
k. Registration – the process of creating an Account on the Platform and gaining access to the Conference.
l. Force Majeure – an extraordinary external event, objectively independent of the Organiser or Participant, impossible to predict and, with due diligence, impossible to prevent and overcome with regard to its harmful consequences, the circumstances of which preclude the implementation of obligations resulting from the
Regulations. In particular, the following events are deemed to be a Force Majeure: fire, flood, earthquake, exposure to the elements and forces of nature, epidemics, warfare, terrorism, rebellions or revolutions, acts and actions of the state authority, strikes, etc.
m. Participant – a natural person having full legal capacity, with whom the Organiser concludes the Agreement when the Participant completes the Registration on the Platform, thanks to which he/she gains Full Access thereto.
n. Agreement – a legal relationship that arises between the Organiser and the Participant, in the manner described in the Regulations, which is, in its substance, a contract for the provision of services within the meaning of the Polish Act of 18th July 2020 on the provision of services by electronic means (i.e. Dz. U. from 2020, item. 344, as amended). The provision of the Service by the Organiser constitutes the subject of the Agreement.
o. Service – a service provided by the Organiser on the terms specified in these Regulations, i.e. a service enabling the Participant to remotely participate in the Conference by watching the streaming of the Conference in a web browser and establishing interactions with Speakers and other Participants using real-time chat;
p. Visitor – a person participating in the Conference by watching the streaming but without the remaining rights of the Participant.
Section 3
REGISTRATION, TERMS AND CONDITIONS OF PARTICIPATION
1. Registration of participation in the Conference is equivalent to acceptance of these Regulations.
2. The Conference will be held through the Platform.
3. As part of the Conference, the Speakers will present their speeches which will be broadcast online in real time.
4. Participation in the Conference as a Participant is free of charge.
5. In order to obtain Full Access to the Platform, the Participant must complete the Registration.
6. Full Access to the Platform is limited, subject to this sec. 3(8), (9), and (10).
7. Full Access enables the use of all functionalities of the Platform, in particular allowing the Participant to:
a. watch streaming of all Conference sessions with the possibility to access chat,
b. access recordings of the sessions after the event;
c. set up a Personal Profile and gain access to all users of the Platform, including the Cluster Partners;
d. order 1-on-1 virtual meetings with all users of the Platform, including other Participants, Speakers, potential partners, investors, employers or employees;
e. place on the Marketplace the detailed descriptions of the offered or sought products and services. In the event of a match, the Platform will automatically inform the parties concerned thereof;
f. access SIG resources and events, i.e. Special Interest Groups (access may be restricted by the SIG policy).
8. Full Access to the Platform is divided into two categories:
a. for the Participants who are representatives of a Cluster Partner,
b. for the Participants who are not representatives of a Cluster Partner.
9. As part of their membership in the Cluster, the Partners receive full, unlimited access for their representatives; the degree of such access is dependent on the status of the partnership.
10. All other Participants receive Full Access free of charge but such access is limited in time. The accounts will be valid until 31st January 2023. Upon the conclusion of this period, Full Access to the Platform will expire. The extension of access will be possible upon purchasing the appropriate package on the Platform. Deciding on the extension of the access is voluntary and depends on the Participant's discretion. The price list for access extensions will be set out in a separate document and communicated in January 2023.
Section 4 VISITORS
1. Visitors can watch the streaming of the Conference without the need to create an Account on the Platform using the following link: LINK.
2. In the event that a Visitor would like to use Full Access and functionalities of the Platform, they must register and create an Account.
Section 5
TERMS OF PARTICIPATION IN THE CONFERENCE AND TECHNICAL REQUIREMENTS
1. At any time, the Organiser may change the substantive concept of the Conference, Agenda, topics of speeches, as well as lists of Speakers or panellists. In particular, the Organiser does not guarantee the participation of specific Speakers/panellists in the event.
2. The language of the Conference will be English.
3. During the Conference, the Participants can ask questions through general chat. The questions posted on the chat will be visible to the other Participants, along with the name and surname of the asking Participant provided by him/her during the Registration.
4. The Conference will be recorded and the recording will be afterwards available on the Platform.
5. The use of the Platform may only take place on the terms and within the scope of the Conference Regulations and the Platform Regulations.
6. The Participant is not obliged to install any apps;
7. All comments and technical problems regarding the operation of the Platform should be reported by e-mail to: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Section 6
SUBMISSION OF ABSTRACTS AND REQUIREMENTS TOWARDS SPEAKERS
1. In order to submit an Abstract, the interested person should read the Concept of this year's Conference and fill in the appropriate form. The Concepts of the Conference together with the form for submitting Abstracts can be found on the Organiser's Website.
2. The Abstract should contain a description of an offer, a cooperation proposal or problem, and a clear invitation to cooperation.
3. Abstracts should be submitted by 15 November at the latest.
4. The Organiser reserves the right to extend the deadline for submitting Abstracts.
5. The Organiser reserves the right to make any necessary corrections to the content of the received Abstracts after consulting the authors thereof.
6. The Organiser reserves the right to select only chosen Abstracts for the Conference. Abstracts will be accepted or rejected by the Organiser based on their subject matter and the Concept of the Conference.
7. The author of the Abstract, after the Organiser confirms the possibility of him/her participating in the Conference as a Speaker, is obliged to participate in the meeting organised for the Speakers. The date of the organisational meeting will be shared with the Speakers in a separate message.
8. By completing the application form, the author of the Abstract agrees to the processing of his/her personal data for the purposes of organising the Conference.
Section 7 LIABILITY AND OBLIGATIONS
1. The Participant is obliged to use the Service on the terms set out in these Regulations and in accordance with applicable law.
2. The Organiser represents that the content provided as part of the Conference is of an educational nature only. The Organiser has no influence on the way of interpretation of that content by the Participant or on the manner and effects of using such content by the Participant in practice.
Section 8
RESIGNATION FROM PARTICIPATION IN THE CONFERENCE (WITHDRAWAL FROM THE AGREEMENT)
1. The Participant may, on his/her own, resign from the participation in the Conference and use of the Platform at any time, including during the event.
2. In order to resign from his/her participation in the Conference, the Participant may also send a resignation request to the Organiser by e-mail to: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
3. The Participant may re-register for the Conference in the form and on the terms specified in the Regulations, provided that the Registration is still open.
Section 9 COMPLAINTS
1. The Organiser is obliged to provide the Service free from defects.
2. The Organiser does not provide any warranty for the Service.
3. In connection with the provision of the Service, the Organiser will be liable on general terms set out in the Polish Civil Code.
4. All complaints made by the Conference Participants to the Organiser should be submitted by e-mail to the following e-mail address: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
5. The Conference Participants may submit their complaints no later than within 14 days from the date of the end of the Conference. After the expiration of the deadline referred to in the preceding sentence, complaints will not be accepted.
6. The entity responsible for the consideration of complaints is the Organiser.
7. The Organiser will consider complaints within 30 days from the date of their receipt, and the response thereto will be sent in writing by e-mail to the address indicated in a given complaint.
8. Neither the Organiser nor the Participant will be liable to each other for non-performance or improper performance of any obligations resulting from these Regulations to the extent that it is caused by the occurrence of Force Majeure.
Section 10 INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS
1. All copyrights to works (in particular to any presentations or speeches made by the Speakers, as well as materials) within the meaning of the Polish Act of 4 February 1994 on copyright and related rights (Dz. U. from 2016, item. 666, as amended), used or created during the event, belong to the Organiser or persons presenting the works, in particular the Speakers.
2. By sending the Abstract, the author grants the Organiser an indefinite, non-exclusive license to use, record, reproduce, play and make available the Abstract in such a way that everyone can access it from a place and at a time of their choice, in particular through the Internet.
3. It is forbidden to reproduce the presentations, place them on the market, distribute them in any way, as well as to lend for use, display, or make such presentations publicly available in any way.
Section 11 PROCESSING OF DATA
1. The Controller of the Participants’ personal data is the Klaster LifeScience Kraków Foundation in Kraków (eng. LifeScience Cluster Foundation) with its registered office at xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, xxxxxx xxxx 00-000, Xxxxxx, entered into the Register of Entrepreneurs maintained by the District Court for Kraków-Śródmieście in Kraków, 9th Commercial Division of the Polish National Court Register (KRS) under the KRS number : 0000458418, NIP (Polish Tax Identification Number): 6762464304, REGON (Polish Business Identification Number): 122838510.
2. It is possible to contact the Organiser:
a. by post at: xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx;
b. electronically at the following e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
3. The Participants' personal data are processed for the purposes of:
a. taking the necessary actions before the conclusion of the Agreement for the provision of services by electronic means between the Participant and the Organiser, as well as before the conclusion of the Agreement for participation in the Conference between the Organiser and the Participant, and for further implementation of these agreements, including the processing of complaints, on the basis of art. 6(1)(b) of the GDPR;
b. establishing, investigating or defending against possible claims arising between the Organiser and the Participant – pursuant to art. 6(1)(f) of the GDPR, i.e. for the purposes of the legitimate interests pursued by the Organiser which in that case relate to the possibility of pursuing claims or defending against them.
4. Providing personal data by the Participant is always voluntary, although failure to provide the data indicated by the Organiser as required will result in the inability to conclude contracts with the Organiser or use its services.
5. The Participants' personal data will be processed until the end of the Agreement concluded between the Participant and the Organiser, but no longer than until possible claims related thereto expire (subject to their limitation), as well as for the duration of the justified purpose of processing on the part of the Organiser or until the consent expressed by the Participant is withdrawn.
6. The Organiser will not be undertaking decisions in regard to the Participants in an automated manner, including by profiling.
7. The Participants have the right to: access their personal data, request rectification, deletion, or transfer of such personal data, to request the restriction of the processing of their personal data, as well as to object to such processing.
8. In order to exercise the above-mentioned rights, please contact the Organiser using the contact details indicated in sec. 11(2) above.
9. In the event of doubts as to the correctness of the processing of personal data, the Participants have the right to lodge a complaint with the supervisory authority (i.e. President of the Polish Personal Data Protection Office). Instructions on how to file such a complaint are available at: xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/00/000.
Section 12 FINAL PROVISIONS
1. These Regulations enter into force on the day of their announcement.
2. The Regulations do not, in any way, limit or exclude the rights of the Participants resulting from the mandatory provisions of law. In the event of a discrepancy between the provisions of the Regulations and the above- mentioned mandatory provisions of law, such provisions will apply in the first place.
3. In the event that some of the provisions of these Regulations are deemed, in the manner provided by law, to be invalid or ineffective, such a situation will not affect the validity or effectiveness of the remaining provisions of the Regulations. In place of the invalid provision, a rule that is closest in its meaning to the objectives of such an invalid provision and of the whole Regulations will be applied.
4. The Organiser reserves the right to introduce changes to the Regulations at any time for important reasons. Such reasons may be constituted of, in particular, the need to adapt the content of the Regulations to the current or entering into force provisions of law, the need to adapt the Regulations to changing market conditions, or a change in the manner of the Service provision by the Organiser. Changes made to the Regulations will enter into force at the time of publishing the amended Regulations on the event website.
5. In matters not covered under these Regulations, the generally applicable provisions of the Polish law will apply.
6. The Organiser has the exclusive right to interpret these Regulations. The Organiser's decisions are final.
7. In the event of disputes arising between the Organiser and the Participants, such disputes will be resolved by a Polish court of competent jurisdiction over the seat of the Organiser.
8. In the event of any discrepancies between the different language versions of the Regulations, the Polish version will prevail.