Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego znak IKP/INTERNALIONALACADEMY UMOWA

Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego znak IKP/INTERNALIONALACADEMY UMOWA

zawarta w dniu ……………………. w , zwana dalej „Umową”,

pomiędzy

Instytutem Kreowania Przedsiębiorczości Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, kod pocztowy 00-000, xxxx xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000501795, REGON 147134347, XXX 0000000000, reprezentowaną przez:

Xxxxxxx Xxxxxxxx – Prezesa Zarządu, zwaną dalej „Zamawiającym”

a

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

zwanym dalej „Wykonawcą”,

zaś wspólnie zwanymi dalej „Stronami”,

o następującej treści:

§ 1

Oświadczenia Stron

1. Strony zgodnie oświadczają i zobowiązują się, że: (a) posiadają zdolność do zawarcia Umowy oraz że osoby podpisujące Umowę w ich imieniu są prawidłowo umocowane do związania Stron postanowieniami Umowy, (b) zawarcie i wykonanie Umowy nie stanowi naruszenia jakiejkolwiek umowy lub zobowiązania, których stroną są Strony, jak również nie stanowi naruszenia jakiejkolwiek decyzji administracyjnej, zarządzenia, postanowienia lub wyroku wiążącego Strony, (c) nie są im znane żadne okoliczności, które uniemożliwiają lub mogą uniemożliwić zrealizowanie postanowień niniejszej Umowy.

2. Wykonawca oświadcza i zobowiązuje się, że posiada wszelkie niezbędne uprawnienia, kwalifikacje, doświadczenie i potencjał osobowy oraz techniczny, umożliwiające mu wykonanie Przedmiotu Umowy określonego w § 2.

3. Zamówienie jest współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach umowy nr W/UMWM-UF/UM/RF/2244/2020 z dnia 5 stycznia 2021 roku zawartej pomiędzy Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego a konsorcjum, w którego skład wchodzi Zamawiający, w celu realizacji projektu pn. Modelowanie Systemu Ofert dla Innowacji - Poddziałanie 3.1.2 „Rozwój MŚP”, Działanie

3.1. „Poprawa rozwoju MŚP na Mazowszu” Regionalnego Programu Operacyjnego

Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 (zwanego dalej: „Projektem MSODI”).

§ 2.

Przedmiot Umowy i sposób jego wykonania

1. W ramach przedmiotu umowy Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na organizacji wizyty studyjnej w [           ], w terminie [          ], w zakresie części nr [          ], zwaną dalej „Przedmiotem Umowy”.

2. Przedmiot Umowy obejmuje:

1) rezerwację i nabycie biletów na konferencję [         ],

2) rezerwację i nabycie biletów lotniczych na trasie Warszawa- [          ], [          ]-Warszawa, przy czym:

a) lot może zawierać maksymalnie 1 (jedną przesiadkę), z czasem oczekiwania na przesiadkę nieprzekraczającą 2 godzin;

b) przesiadka nie może odbywać się na terenie żadnego państwa, na którego terytorium wymagane jest od Polaków posiadanie wiz;

c) bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego + 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu;

3) zapewnienia noclegów na 3 dni w terminie odbywania się konferencji, spełniających następujące wymagania:

a. odległość – nie więcej niż 2 kilometry od miejsca odbywania się

konferencji,

b. standard hoteli – średni, nie mniej niż 2-gwiazdkowy,

c. pokoje – jednoosobowe z łazienkami wraz ze śniadaniami dla

wszystkich uczestników wizyty studyjnej;

d. wszyscy uczestnicy wizyty studyjnej muszą być zakwaterowani w tym

samym hotelu.

3. Szczegółowy zakres Przedmiotu Umowy określa Załącznik nr 1 do Umowy, zawierający opis przedmiotu zamówienia oraz treść zapytania ofertowego.

4. Oferta Wnioskodawcy stanowi Załącznik nr 2 do Umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się do rzetelnego i terminowego wykonania wszelkich czynności związanych z realizacją Przedmiotu Umowy, zgodnie z postanowieniami Umowy oraz z najlepszymi praktykami stosowanymi przy realizacji tego rodzaju usług.

6. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia w realizacji Umowy udziału osoby posiadającej doświadczenie w obsłudze podróży zagranicznych. W przypadku zmiany osoby, Wykonawca wskaże nową osobę o takich samych lub wyższych kwalifikacjach. Powyższa zmiana wymaga wcześniejszej akceptacji Zamawiającego.

7. Zamawiający na bieżąco śledzić będzie postępy w realizacji Przedmiotu Umowy i w przypadku uwag lub oczekiwanych zmian, natychmiast powiadomi o tym fakcie Wykonawcę, który w terminie do 7 dni od ich otrzymania zobowiązany jest do ich uwzględnienia w zakresie dalszej realizacji Przedmiotu Umowy lub przedstawi Zamawiającemu pisemne uzasadnienie dlaczego nie jest zasadnym uwzględnienie uwag Zamawiającego.

8. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić Zamawiającemu do zaakceptowania harmonogram wizyty studyjnej (godzin i rozkładu lotów) oraz proponowanych hoteli na co najmniej 14 dni przed planowanym terminem wizyty studyjnej, przy czym Wykonawca zobowiązany jest przedstawić co najmniej dwie różne propozycje dot. hoteli.

9. Zamawiający w terminie 7 dni, od dnia otrzymania informacji wskazanej w ust. 8

powyżej, poinformuje Wykonawcę o wyborze hotelu.

10. Zamawiający może, nie później niż na 7 dni przed dniem rozpoczęcia wizyty studyjnej, poinformować Wykonawcę, że w ramach Przedmiotu Umowy wizyta studyjna będzie obejmowała świadczenie usług na rzecz 3 lub 4 osób, zamiast pierwotnie zakładanych 2 osób. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się, w zamian za wynagrodzenie nie większe niż wskazane łącznie w § 4 ust. 1-3 Umowy, świadczyć wszystkie usługi określone w ust. 2 powyżej na rzecz wszystkich osób.

§ 3.

Termin realizacji Umowy

Wykonawca zobowiązuje się wykonać Przedmiot Umowy w terminie do [          ] roku.

§ 4.

Wynagrodzenie za realizację Umowy

1. Z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 poniżej, za należyte i terminowe wykonanie Przedmiotu Umowy określonego w § 2 ust. 2 Umowy, tj. organizacji wizyty studyjnej dla 2 osób,

Zamawiający zapłaci Wykonawcy ryczałtowe wynagrodzenie: ………….. netto (słownie:

……………………………), zgodnie z warunkami złożonej przez Wykonawcę oferty.

2. W przypadku organizacji wizyty studyjnej dla 3 osób, Zamawiający zapłaci Wykonawcy dodatkowe (oprócz wynagrodzenia wskazanego w ust. 1 powyżej) wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości: ………….. netto (słownie: ……………………………), stanowiące 50% wynagrodzenia ryczałtowego wskazanego w ust. 1 powyżej.

3. W przypadku organizacji wizyty studyjnej dla 4 osób, Zamawiający zapłaci Wykonawcy dodatkowe (oprócz wynagrodzenia wskazanego w ust. 1 powyżej) wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości: ………….. netto (słownie: ), stanowiące 100%

wynagrodzenia ryczałtowego wskazanego w ust. 1 powyżej.

4. Wypłata wynagrodzenia, o którym mowa powyżej nastąpi po wykonaniu Przedmiotu

Umowy.

5. Kwoty wynagrodzenia Wykonawcy płatne będą na rachunek bankowy Wykonawcy:

1) właściciel konta: …………………………………….

2) nazwa banku: ………………………………………….

3) numer konta: …………………………………………

6. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w terminie do 14 dni od dnia otrzymania faktury, wystawionej po podpisaniu przez Strony protokołu zdawczo- odbiorczego Przedmiotu Umowy.

7. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 ewentualnie powiększone o wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 i 3, stanowi maksymalną kwotę jaką Wykonawca może otrzymać od Zamawiającego z tytułu należytej realizacji Przedmiotu Umowy. Wartość wynagrodzenia Wykonawcy pozostaje stała przez okres obowiązywania Umowy.

8. Wykonawca nie może dokonać cesji ani praw, ani obowiązków, ani wierzytelności wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności.

§ 5.

Rozwiązanie Umowy i kary umowne

1. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w następujących sytuacjach:

1) w przypadku likwidacji lub rozwiązania przedsiębiorstwa Wykonawcy,

2) w przypadku nakazanego przez organ publiczny zajęcia majątku Wykonawcy,

3) w przypadku nie rozpoczęcia realizacji Przedmiotu Umowy bez uzasadnionych przyczyn lub zaprzestania ich realizacji i pomimo wezwania Wykonawcy przez

Zamawiającego do ich rozpoczęcia lub kontynuowania, we wskazanym przez

Wykonawcę terminie, nie czyni tego,

4) w przypadku, gdy Wykonawca wykonuje Przedmiot Umowy z naruszeniem postanowień Umowy i pomimo wyznaczenia Wykonawcy przez Zamawiającego terminu, do zaprzestania naruszeń Umowy, nie czyni tego,

5) w przypadku rozwiązania umowy o powierzenie grantu nr W/UMWM- UF/UM/RF/2244/2020 dot. projektu pn. „Modelowanie Systemu Ofert dla Innowacji” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach poddziałania 3.1.2 („Rozwój MŚP”) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, której stroną jest Zamawiający.

2. Wypowiedzenie Xxxxx powinno nastąpić pod rygorem nieważności na piśmie i zawierać

uzasadnienie.

3. Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia na rzecz Zamawiającego następujących kar

umownych:

1) w przypadku wypowiedzenia przez Zamawiającego Umowy z powodu okoliczności, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4 Umowy, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia wskazanego w § 4 ust. 1 Umowy,

2) w przypadku nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy, Zamawiający jest uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia wskazanego w § 4 ust. 1 Umowy za każdy stwierdzony przypadek naruszenia. Przez nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy rozumie się w szczególności:

a. brak zabezpieczenia biletów wstępu na konferencje osobom wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx,

b. zakłócenia podróży lotniczej nieleżące po stronie linii lotniczej,

c. niezapewnienie noclegów w odpowiednim standardzie lub nieuwzględnienie udogodnień opisanych w § 2 ust. 1 pkt 3 Umowy,

d. niewykonanie innych wymagań zawartych w Załączniku nr 1 do Umowy.

4. W wyjątkowych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji Przedmiotu Umowy, w przypadku odwołania wydarzeń przez organizatorów lub zmiany formy wydarzeń na online, braku możliwości wjazdu do danego kraju dla obcokrajowców, bądź koniecznością odbycia kwarantanny w danym kraju w związku z pandemią koronawirusa SARS-CoV-2. W takim wypadku Zamawiający zwróci uzasadnione i udokumentowane koszty poniesione przez Wykonawcę do dnia odstąpienia przez Zamawiającego od realizacji Przedmiotu Umowy.

5. Zapłata kary umownej nie wyłącza dalej idących roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy. Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.

6. Kary, o których mowa w ust. 3 płatne są w terminie 7 dni od daty otrzymania przez Wykonawcę wezwania do ich zapłaty/wystawienia noty obciążeniowej. Kary umowne mogą być potrącane z bieżących należności Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.

7. Kary umowne mogą być naliczane z różnych tytułów łącznie, o ile spełnione zostały

w tym zakresie przesłanki ich naliczania.

8. Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie lub niewykonanie Umowy w takim zakresie, w jakim było to spowodowane przyczynami siły wyższej, w tym oddziaływaniem sił przyrody (powódź, trzęsienie ziemi, wyładowania atmosferyczne itp.), strajkami, rozruchami, działaniami wojennymi, terroryzmem albo działaniami osób trzecich.

§ 6.

Kontakty

1. Strony ustalają, iż składanie wzajemnych oświadczeń woli, odbywać się będzie, wyłącznie pisemnie lub za pomocą poczty elektronicznej, na adresy wskazane w ust. 2. Moment złożenia oświadczenia woli przesłanego drogą elektroniczną ocenia się stosownie do art. 61 Kodeksu Cywilnego.

2. Osobami odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego za kontakt z Wykonawcą będą wyłącznie:

1) Xxxxxx Xxxxxxxx – xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, tel. 000 000 000,

2) Xxxxxx Xxxxxxx – xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, tel. 000 000 000.

3. Osobą odpowiedzialną ze strony Wykonawcy za kontakt z Zamawiającym będzie wyłącznie:

1) ……………………………….

2) ……………………………….

4. Osoba, o której mowa w ust. 3 powyżej spełnia warunki opisane w § 2 ust. 6 Umowy.

§ 7.

Kontrola

1. Wykonawca zapewni Zamawiającemu oraz innym uprawnionym podmiotom, pełny wgląd we wszystkie dokumenty związane bezpośrednio lub pośrednio z realizacją Przedmiotu Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontrolom dokonywanym przez Zamawiającego

oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Umowy.

3. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 2, Wykonawca udostępni kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty elektroniczne związane z wykonywaniem Umowy.

4. Prawo kontroli przysługuje uprawnionym podmiotom, zarówno w siedzibie Wykonawcy, jak i w miejscu realizacji Przedmiotu Umowy w dowolnym terminie w trakcie realizacji Umowy oraz po jej zakończeniu.

5. Wykonawca będzie przechowywać dokumenty związane z realizacją Przedmiotu Umowy przez okres wskazany w ustawie o rachunkowości.

6. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 5, Zamawiający powiadomi o tym pisemnie Wykonawcę.

§ 8.

Przetwarzanie danych osobowych

1. Wykonawca wyraża zgodę na gromadzenie i przetwarzanie swoich danych osobowych przez Zamawiającego, Krajową Izbę Gospodarczą Elektroniki i Telekomunikacji oraz Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej Umowy, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „RODO”). Przetwarzanie powierzonych danych osobowych będzie odbywało się z poszanowaniem przepisów RODO oraz wydanych w związku z nim krajowych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych, o których mowa w niniejszej

Umowie.

3. Zamawiający będą przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu wykonania Umowy oraz realizacji obowiązku prawnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz Ustawy o rachunkowości.

4. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia Umowy oraz wymogiem ustawowym do wypełnienia obowiązków wynikających z mocy prawa. Brak podania danych osobowych uniemożliwia zawarcie umowy i prawidłowe jej wykonanie.

5. Dane mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi Zamawiający podejmuje współpracę w zakresie niezbędnym do realizacji umowy i kontaktów biznesowych. Odbiorcą danych mogą być w szczególności: Krajowa Izba

Gospodarcza Elektroniki i Telekomunikacji (Lider Projektu MSODI), Instytucje Pośredniczące, Instytucje Zarządzające oraz inne instytucje państwowe i unijne, jak również podmioty zaangażowane przez te instytucje w związku z audytem, rozliczeniem i kontrolą Projektu MSODI, Urząd Skarbowy, Bank, kancelaria prawna, Poczta Polska, firmy kurierskie. Ponadto dane mogą być przekazywane/ udostępniane dostawcom i podwykonawcom usług, min. informatykom, czy przedstawicielom biur rachunkowych, firm doradczo-konsultingowych. W/w podmioty przetwarzają dane tylko na podstawie Umowy oraz tylko zgodnie z poleceniami.

6. Dane osobowe nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz nie będą przekazywane do państw trzecich.

7. Wykonawcy przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, do ich sprostowania, do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, żądania ich usunięcia lub ich przeniesienia w przypadkach określonych w przepisach RODO.

8. W każdej chwili, Wykonawcy przysługuje prawo wniesienia skargi do organu

nadzorczego (w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

9. Okres przetwarzania obejmuje okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów, oraz okres przechowywania dokumentacji projektowej zgodnie zapisami umowy o dofinansowanie projektu.

§ 9.

Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności w zakresie realizacji Umowy, przez co zobowiązują się nie przekazywać osobom trzecim w jakikolwiek sposób, pośredni, czy bezpośredni, ze swoją korzyścią lub bez niej, jakichkolwiek informacji mogących stanowić tajemnicę handlową lub tajemnicę przedsiębiorstwa.

2. Zobowiązanie, o którym mowa w ustępie poprzedzającym trwa w okresie wykonywania

Umowy oraz bezterminowo po wykonaniu umowy.

3. Ujawnienie jakichkolwiek informacji wchodzącej w zakres określony w ust. 1 w trakcie trwania Umowy wymaga uprzedniej, pisemnej zgody drugiej ze Stron.

4. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje informacji:

1) powszechnie znanych,

2) przeznaczonych do rozpowszechnienia na podstawie pisemnego porozumienia Stron,

3) których ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa,

4) których ujawnienie jest konieczne dla prawidłowej realizacji postanowień

Umowy.

§ 10.

Postanowienia końcowe

1. Strony zobowiązują się do udzielenia sobie wszelkich informacji niezbędnych do

wykonania Umowy.

2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności opisanych poniżej:

1) zmiana obowiązującej stawki od towarów i usług (VAT);

2) zmiana sposobu rozliczania Umowy lub dokonywania płatność na rzecz Wykonawcy

– np. na skutek zmiany zawartej przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu lub zmian wytycznych dotyczących realizacji projektu;

3) zmiana terminu realizacji Przedmiotu Umowy;

4) wystąpienie siły wyższej - jako „siły wyższe” uznaje się klęski żywiołowe, huragan, powódź, katastrofy transportowe, pożar, eksplozje, wojna i inne nadzwyczajne wydarzenia, których zaistnienie leży poza zasięgiem i kontrolą układających się stron („siła wyższa” to zdarzenie (a) zewnętrzne; (b) niemożliwe lub prawie niemożliwe do przewidzenia; (c) którego skutkom nie można zapobiec;

5) w przypadku odwołania lub przesunięcia terminu poszczególnych wydarzeń;

6) w przypadku zmiany liczby osób uczestniczących w wyjeździe studyjnym, zmiany liczby noclegów, zmiany harmonogramu wydarzeń, zaistnienia przyczyn losowych po stronie uczestników wyjazdów studyjnych. W celu uniknięcia wątpliwości, zwiększenie liczby uczestników wyjazdu studyjnego z 2 osób do 3 lub 4 osób, tj. o jedną lub dwie osoby zgodnie z §4 ust. 2 i 3, nie wymaga dodatkowej zgody Wykonawcy;

7) w każdym przypadku, gdy zmiana jest korzystna dla Zamawiającego – np. powoduje

zmniejszenie wartości zamówienia.

3. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie przepisy kodeksu

cywilnego.

4. Sądem właściwym do rozpoznania sporów wynikających pośrednio lub bezpośrednio

z realizacji Umowy, jest sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez ostatnią ze Stron.

6. Umowę zawarto w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze

Stron.

Umowa zawiera załączniki:

1) Zapytanie ofertowe

2) Oferta Wykonawcy

3) Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego

Osoby podpisujące Umowę oświadczają, że są umocowane do podpisywania i składania oświadczeń woli w imieniu tej ze Stron, którą reprezentują, ze skutkiem prawnym dla niej, a umocowanie to nie wygasło w dniu podpisania Umowy.

Zamawiający: Wykonawca:

…………………………………………………… …………………………………………………………

(data, podpis) (data, podpis)