UMOWA O OCHRONIE INFORMACJI
UMOWA O OCHRONIE INFORMACJI
zawarta w Warszawie, pomiędzy:
„RUCH” S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000020446, NIP 000-00-00-000, BDO: 000020148, REGON: 011063584, o kapitale
zakładowym w wysokości 109.289.617,00 zł opłaconym w całości, posiadającą status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych,
reprezentowaną przez:
Xxxxxx Xxxx -Xxxxxxxx - Członek Zarządu Xxxxx Xxxxxxxx.– Prokurent
zwaną dalej „Zleceniodawcą”,
oraz
………………………………………………………………………………………… z siedzibą w
…………………………………… przy ul. ………………………….……, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy
……………………………………… ………………………………………… Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ………………………, o kapitale zakładowym wynoszącym ………………………………, posługującą się NIP
…………………………………., zwaną dalej „Zleceniobiorcą”, reprezentowaną przez :
jako:
jako:
uprawnionymi łącznie do reprezentacji Zleceniobiorcy zgodnie z wydrukiem odpowiadającym odpisowi aktualnemu z KRS Zleceniobiorcy okazanym przy podpisaniu niniejszej Umowy
/ zgodnie z okazanymi pełnomocnictwami.
Zleceniodawca oraz Zleceniobiorca mogą być zwani dalej łącznie „Stronami”, lub każdy indywidualnie jako „Strona”.
ZWAŻYWSZY, ŻE:
Zleceniobiorca zamierza przystąpić do postępowania zakupowego organizowanego przez Zleceniodawcę (dalej jako: „Postępowanie zakupowe”) w przedmiocie wyboru podmiotu, który będzie świadczył usługi wsparcia w zakresie logistyki (w tym zapewni dostęp do usług pozwalających na korzystanie z automatów paczkowych) i w przypadku jego wyboru zamierza podpisać ze Zleceniodawcą Umowę w tym zakresie (dalej jako: „Umowa główna”), w związku z czym może dojść do udostępnienia Zleceniobiorcy informacji, których przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie może naruszyć interesy Zleceniodawcy, Strony postanawiają zawrzeć niniejszą umowę o zachowaniu ochrony informacji (dalej: „Umowa”) w celu określenia warunków, na jakich Zleceniodawca udostępniać będzie informacje.
W ZWIĄZKU Z POWYŻSZYM, Strony uzgadniają co następuje:
§ 1
OCHRONA INFORMACJI
I. Tajemnica Przedsiębiorstwa
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji przekazanych bezpośrednio lub pośrednio przez Zleceniodawcę (w jakiejkolwiek formie tj. w szczególności ustnej, pisemnej, elektronicznej), a także informacji uzyskanych przez Zleceniobiorcę w inny sposób w trakcie wzajemnej współpracy, w tym w związku z zawarciem i realizacją niniejszej Umowy które to informacje dotyczą bezpośrednio lub pośrednio Zleceniodawcy, spółek z Grupy Kapitałowej Zleceniodawcy lub ich kontrahentów, w tym treści niniejszej Umowy. Strony przyjmują, że informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, co do których Zleceniodawca, jako podmiot uprawniony do korzystania z ww. informacji i rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności, przekazane przez Zleceniodawcę lub w jego imieniu lub uzyskane przez Zleceniobiorcę w inny sposób w trakcie Postępowania zakupowego oraz w trakcie negocjowania, zawarcia i wykonywania Umowy głównej należy traktować jako tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (dalej: „Tajemnica Przedsiębiorstwa”), chyba że w chwili przekazania, osoba przekazująca określi na piśmie lub w formie elektronicznej odmienny, od określonego powyżej, charakter takich informacji.
2. Przez zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji wskazanych w ust. 1 powyżej, Strony rozumieją zakaz wykorzystywania, ujawniania oraz przekazywania tych informacji w jakikolwiek sposób oraz jakimkolwiek osobom trzecim, za wyjątkiem następujących sytuacji:
2.1. ujawnienie lub wykorzystanie informacji jest konieczne do prawidłowego wykonania Umowy głównej lub
2.2. informacje w chwili ich ujawnienia są już publicznie dostępne, a ich ujawnienie zostało dokonane przez Zleceniodawcę lub za jego zgodą lub w sposób inny niż poprzez niezgodne z prawem lub jakąkolwiek umową działanie lub zaniechanie lub
2.3. Zleceniobiorca został zobowiązany do ujawnienia informacji przez sąd lub uprawniony organ lub w przypadku prawnego obowiązku takiego ujawnienia, z zastrzeżeniem, że Zleceniobiorca, niezwłocznie pisemnie poinformuje Zleceniodawcę o obowiązku ujawniania informacji i ich zakresie, a także uwzględni, w miarę możliwości, rekomendacje Zleceniodawcy co do ujawniania informacji, w szczególności w zakresie złożenia wniosku o wyłączenie jawności, zasadności złożenia stosownego środka zaskarżenia, odwołania lub innego równoważnego środka prawnego oraz poinformuje sąd lub uprawniony organ o chronionym charakterze przekazanych informacji lub
2.4. Zleceniodawca wyraził Zleceniobiorcy pisemną zgodę na ujawnienie lub wykorzystanie informacji w określonym celu, we wskazany przez Zleceniodawcę sposób.
3. Zleceniobiorca zobowiązany jest przedsięwziąć takie środki bezpieczeństwa i sposoby postępowania, jakie będą odpowiednie i wystarczające, dla zapewnienia bezpiecznego, w tym zgodnego z niniejszą Umową i przepisami prawa, przetwarzania Tajemnicy Przedsiębiorstwa, aby zapobiec jakiemukolwiek nieautoryzowanemu wykorzystaniu, przekazaniu, ujawnieniu, czy dostępowi do tych informacji. Zleceniobiorca nie będzie, w szczególności kopiował lub utrwalał Tajemnicy Przedsiębiorstwa, jeżeli nie będzie to uzasadnione należytym wykonaniem przez Zleceniobiorcę Umowy Głównej. Zleceniobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Zleceniodawcy o zaistniałych naruszeniach zasad ochrony lub nieuprawnionym ujawnieniu lub wykorzystaniu Tajemnicy Przedsiębiorstwa przetwarzanej w związku z trwającym Postępowaniem Zakupowym oraz wykonywaniem Umowy Głównej.
4. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, o których mowa w ust. 1 powyżej rozciąga się również na pracowników Zleceniobiorcy i inne osoby, w tym w szczególności audytorów, doradców i podwykonawców, którym Zleceniobiorca udostępni takie informacje. Zleceniobiorca zobowiązany jest do zobowiązania na piśmie ww. osób do ochrony Tajemnicy Przedsiębiorstwa na warunkach, co najmniej takich jak określone w niniejszej Umowie. Zleceniobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, które uzyskały dostęp do Tajemnicy Przedsiębiorstwa, w tym odpowiedzialność o której mowa w ust. 8 poniżej.
5. Zleceniobiorca zobowiązany jest na każde żądanie Zleceniodawcy, w terminie nie dłuższym niż 5 (pięć) dni, przesłać Zleceniodawcy listę osób i podmiotów, które za pośrednictwem Zleceniobiorcy uzyskały dostęp do Tajemnicy Przedsiębiorstwa. Niewywiązanie się z obowiązku, o którym mowa w niniejszym ustępie będzie traktowane jako nieuprawnione ujawnienie Tajemnicy Przedsiębiorstwa skutkujące odpowiedzialnością, o której mowa w ust. 8 poniżej.
6. Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji wiąże w czasie trwania Postępowania Zakupowego, a w przypadku zawarcia Umowy Głównej w czasie jej obowiązywania, jak również w okresie 10 (dziesięć) lat po zakończeniu Postępowania Zakupowego, a w przypadku zawarcia Umowy Głównej w okresie 10 lat po jej rozwiązaniu, wygaśnięciu lub uchyleniu bądź zniweczeniu skutków prawnych. Jeżeli mimo upływu, wskazanego w zdaniu poprzednim, okresu ochrony Tajemnicy Przedsiębiorstwa, informacje te nadal podlegają ochronie w oparciu o wewnętrzne regulacje lub decyzje Zleceniodawcy lub w oparciu o szczególne przepisy prawa, Zleceniodawca powiadomi Zleceniobiorcę na piśmie, o przedłużeniu okresu ochrony, o dodatkowy wskazany przez Zleceniodawcę okres (nie dłuższy jednak niż 10 lat), na co Zleceniobiorca niniejszym wyraża zgodę. Powiadomienie, o którym mowa w zdaniu powyższym nastąpi przed wygaśnięciem 10-cio letniego okresu ochrony, o którym mowa w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu, nie później jednak niż na 10 (dziesięć) dni roboczych przed zakończeniem obowiązywania powyższego zobowiązania. Strony zgodnie postanawiają, że zobowiązanie opisane w niniejszym ustępie obowiązuje niezależnie od rozwiązania, wygaśnięcia lub uchylenia bądź zniweczenia skutków prawnych niniejszej Umowy.
7. Nie później niż w terminie 3 (trzy) dni roboczych po upływie okresu ochrony o, którym mowa w ust. 6 powyżej Zleceniobiorca oraz wszelkie osoby, którym Zleceniobiorca przekazał Tajemnicę Przedsiębiorstwa zobowiązane są zwrócić Zleceniodawcy lub zniszczyć wszelkie materiały ją zawierające.
8. W przypadku nieuprawnionego wykorzystania, przekazania lub ujawnienia przez Zleceniobiorcę Tajemnicy Przedsiębiorstwa, Zleceniodawca uprawniony jest do żądania od Zleceniobiorcy zapłaty kary umownej w wysokości 100000,00 zł ( słownie: sto tysięcy złotych) za każdy przypadek nieuprawnionego wykorzystania, przekazania lub ujawnienia ww. informacji. Zapłata kary umownej wskazanej powyżej nie ogranicza prawa Zleceniodawcy do dochodzenia od Zleceniobiorcy odszkodowania na zasadach
ogólnych, w przypadku gdy wysokość poniesionej szkody przewyższa zastrzeżoną w niniejszej Umowie wysokość kary umownej. Powyższe nie wyłącza w żaden sposób innych sankcji i uprawnień Zleceniodawcy określonych w przepisach prawa, w tym w ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
9. W przypadku, gdy w związku z realizacją Umowy Głównej, zaistnieje konieczność dostępu lub przekazania do Zleceniobiorcy danych osobowych (powierzenie przetwarzania danych osobowych) w rozumieniu obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, Zleceniobiorca zobowiązany jest do zawarcia ze Zleceniodawcą przed rozpoczęciem przetwarzania takich danych odpowiedniej, odrębnej umowy, której przedmiotem będą zasady i warunki ochrony oraz przetwarzania tych danych.
10. Dla uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że Zleceniobiorca, niezależnie od obowiązków określonych w niniejszej Umowie, zobowiązany jest także do przestrzegania dodatkowych wymogów dotyczących ochrony określonych rodzajów informacji (np. danych osobowych, informacji poufnych) wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
11. Zleceniobiorca zobowiązany jest do wypełnienia, w imieniu Zleceniodawcy jako Administratora danych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa o ochronie danych osobowych, niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 30 (trzydzieści) dni od dnia zawarcia niniejszej umowy ze Zleceniodawcą, obowiązku informacyjnego wobec osób fizycznych zatrudnionych przez Zleceniobiorcę lub współpracujących ze Zleceniobiorcą przy zawarciu lub realizacji niniejszej umowy - bez względu na podstawę prawną tej współpracy, w tym także członków organów Zleceniobiorcy, prokurentów lub pełnomocników reprezentujących Zleceniobiorcę - których dane osobowe udostępnione zostały Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę w związku z zawarciem lub realizacją niniejszej Umowy. Obowiązek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien zostać spełniony poprzez przekazanie tym osobom klauzuli informacyjnej stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, przy jednoczesnym zachowaniu zasady rozliczalności.
§ 2
Niniejszą Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.
§ 3
Wszelkie spory mogące powstać w związku z zawarciem lub wykonaniem niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zleceniodawcy.
§ 4
Wszystkie zmiany niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności.
§ 5
Strony dokonują wyboru prawa polskiego, jako właściwego dla niniejszej Umowy.
§ 6
Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu jej podpisania przez Xxxxxx.
W imieniu i na rzecz W imieniu i na rzecz Zleceniodawcy: Zleceniobiorcy:
Klauzula informacyjna
dla członków organów, prokurentów lub pełnomocników reprezentujących Oferenta/Wykonawcę/Zleceniobiorcę/Kontrahenta/Dostawcę*
oraz pracowników, którzy są osobami kontaktowymi lub osób współpracujących z Oferentem/Wykonawcą/Zleceniobiorcą/Kontrahentem/Dostawcą*
przy zawarciu i realizacji umów na rzecz „RUCH” S.A.
(Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 14 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.)
1. „RUCH“ S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. ANNOPOL 17A, 03-236 Warszawa, informuje, że jest administratorem Pani/Pana danych osobowych.
2. Do kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w „RUCH” S.A. służy następujący adres email: xxx@xxxx.xxx.xx. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się także pisemnie na adres siedziby „RUCH” S.A., wskazany w pkt 1, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych“.
3. Pani/Pana dane osobowe, które zostały przekazane do „RUCH” S.A. przez .......................... - podmiot współpracujący z ”RUCH” S.A. lub zamierzający współpracować z ”RUCH” i stanowią, w zależności od rodzaju współpracy, dane niezbędne do reprezentacji osoby prawnej, dane kontaktowe, dane zawarte w posiadanych przez Panią/Pana dokumentach potwierdzających uprawnienia lub doświadczenie.
4. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane przez „RUCH” S.A., w zależności od rodzaju współpracy, w następujących celach:
a) wykonania obowiązków wynikających z umowy z „RUCH” S.A., której stroną jest/będzie podmiot wskazany w pkt 3, w szczególności w celu weryfikacji oświadczeń złożonych przez podmiot wskazany w pkt 3, w tym potwierdzenia posiadanych uprawnień do reprezentacji, kwalifikacji osób wskazanych do realizacji umowy, kontaktu przy wykonaniu umowy, wymiany korespondencji, wydania pełnomocnictw do reprezentowania
„RUCH” S.A., kontroli należytego wykonania umowy, rozliczenia umowy, zachowania zasad poufności oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia roszczeń, w tym roszczeń pomiędzy „RUCH” S.A. a Panią/Panem lub pomiędzy „RUCH” S.A. a podmiotem wskazanym w pkt 3,
c) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na „RUCH” S.A., w tym w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, prawa budowlanego, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku lub innych przepisów wynikających ze specyfiki realizowanej umowy.
5. Podstawą prawną przetwarzania przez „RUCH” X.X. Xxxx/Pana danych osobowych, w zależności od rodzaju współpracy, w celach wskazanych w ust. 4 powyżej jest:
a) prawnie uzasadniony interes „RUCH” S.A. (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy pomiędzy „RUCH” S.A. a podmiotem wskazanym w pkt 3,
b) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) ciążących na „RUCH” S.A.
6. Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez „RUCH” S.A. podmiotom z nim współpracującym (odbiorcom), w szczególności podmiotom świadczącym usługi informatyczne, doręczania korespondencji i przesyłek, usługi ochrony osób i mienia, usługi zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, doradcze, prawne, archiwizacji.
7. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionych interesów „RUCH” S.A. oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa. Okres przetwarzania danych może być przedłużony jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
8. Przysługują Pani/Pan prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a) prawo dostępu do treści swoich danych,
b) prawo do sprostowania danych osobowych,
c) prawo do usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania,
d) prawo wniesienia sprzeciwu - w przypadkach, kiedy „RUCH” S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu; sprzeciw można wyrazić ze względu na szczególną sytuację.
Żądanie dotyczące realizacji ww. praw może Pani/Pan wysłać na adres poczty elektronicznej: xxx@xxxx.xxx.xx lub adres siedziby „RUCH” S.A. wskazany w pkt.1 z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.