REGULAMIN PROWADZENIA SUBKONT
DLA PODOPIECZNYCH FUNDACJI ISKIERKA
1. Definicje
1.1. Niniejszy regulamin reguluje zasady udzielania przez Fundację pomocy jej podopiecznym poprzez prowadzenie dla nich opisanych w regulaminie Subkont.
1.2. Użyte w niniejszym Regulaminie definicje oznaczają:
Akcja promocyjna | wszelkie zgodne z prawem czynności faktyczne lub prawne mające na celu promocję gromadzenia środków na Subkoncie utworzonym przez Fundację w oparciu o Umowę o Subkonto za pośrednictwem Rachunku indywidualnego, w szczególności poszukiwanie sponsora, skierowane wyłącznie bezpośrednio do z góry określonego adresata. |
Apel pomocowy | apel w sprawie wsparcia leczenia i/lub rehabilitacji dziecka objętego wsparciem Fundacji, utrwalony w formie papierowej i/ lub elektronicznej, opracowany przez Fundację na podstawie Ankiety. |
Ankieta | Formularz za pomocą za pomocą Xxxxxx zgłasza chęć zawarcia z Fundacją Umowy o Subkonto i przekazuje dane niezbędne do zawarcia i wykonywania Umowy o Subkonto oraz zweryfikowania czy sytuacja dziecka kwalifikuje go do objęcia go działaniami statutowymi przez Fundację oraz przygotowanie Apelu pomocowego. Ankieta jest udostępniana również w wersji elektronicznej na Stronie Internetowej. Po zawarciu Umowy Subkonto, Ankieta będzie stanowiła załącznik do tej Umowy. Ankieta stanowi Załącznik do Regulaminu (Załącznik 1). |
Deklaracja samochodowa | formularz wypełniany online przez Rodzica w razie ubiegania się o zwrot kosztów paliwa zużytego na potrzeby dojazdu do placówki leczniczej/rehabilitacyjnej dziecka, stanowiący wraz z innymi dokumentami określonymi w Punkcie 7 (Rozliczanie wydatków), podstawę zwrotu kosztów paliwa w ramach Limitu paliwowego bądź Limitu paliwowego podwyższonego na zasadach określonych niniejszym Regulaminem. Deklaracja stanowi Załącznik do Regulaminu (Załącznik 3). |
Dokumenty Rozliczeniowe | dowody księgowe w tym w szczególności rachunki lub faktury VAT, a także paragony zawierające NIP Fundacji. W odniesieniu do kosztów transportu są to: |
• faktury za przejazdy komunikacji zbiorowej (PKP, PKS, inne) na odcinku do 50 km, • rachunków lub biletów za przejazdy komunikacji zbiorowej na odcinku nie krótszym niż 50 km, • bilety elektroniczne za ww. przejazdy ( z tym że do każdego biletu elektronicznego nie będącego fakturą VAT, koniecznym jest załączenie prawidłowo wystawionej faktury VAT dokumentującej jego zakup bez względu na długość przejazdu). • za zgodą Fundacji, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, rachunki za przejazd taksówką. | |
Dokumenty Weryfikacyjne | Komplet następujących dokumentów, umożliwiających weryfikację czy udzielenie zgłaszanemu dziecku pomocy będzie mieściło się w działaniach statutowych Fundacji, w tym: − aktualne zaświadczenie lekarskie o leczeniu lub o rehabilitacji i jej częstotliwości, − poprawnie wypełniony formularz online „Deklaracja samochodowa” w razie korzystania z samochodu na potrzeby dojazdu do placówki leczącej/rehabilitacyjnej dziecka, − aktualne zdjęcie dziecka w formie tradycyjnej lub elektronicznej (min. 640 x 480 pikseli), a także inne dokumenty, które będą konieczne dla ustalenia czy udzielenie zgłaszanemu dziecku pomocy będzie mieściło się w działaniach statutowych Fundacji. Powyższe dokumenty będą stanowić integralną część Umowy o Subkonto. |
Fundacja | Fundacja Iskierka z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxx Xxxxx 0, xxx. 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. stoł. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000248546, NIP: 5272493999, REGON: 140406587. |
Koszty | koszty, o których mowa w p. 6.1 Regulaminu |
Limit paliwowy | górna kwota środków pieniężnych, jakie można rozliczyć miesięcznie w ramach zwrotu wydatków kosztów paliwa zużytego na dojazdy do placówki leczniczej/rehabilitacyjnej dziecka. W szczególnych wypadkach na zasadach określonych w p. 6.5 Regulaminu, może zostać przyznany Limit paliwowy podwyższony. Limit paliwowy został określony w Załączniku do Regulaminu (Załącznik 2) |
Limit paliwowy podwyższony | Limit paliwowy, którego górna kwota miesięcznych środków pieniężnych nie może przekroczyć kwot wskazanych w Załączniku do Regulaminu (Załącznik 2). |
Limit remontowy | górna kwota środków pieniężnych (wyrażona w kwotach brutto, z uwzględnieniem podatku VAT), jakie można rozliczyć w ramach Umowy o Subkonto celem koniecznej adaptacji pomieszczeń mieszkalnych. Limit ten jest podany jest w Załączniku do Regulaminu (Załącznik 2). |
Materiały promocyjne | materiały promujące pozyskiwanie środków na Subkoncie przekazywane przez Fundację Rodzicowi, takie jak przykładowo: a) jednorazowo zredagowany przez Fundację Apel pomocowy w formie elektronicznej celem rozesłania przez Internet, b) jednorazowo 20 sztuk plakatów z Apelem pomocowym w wersji papierowej wraz z wzorem służącym do samodzielnego powielania, c) niezależnie od materiałów określonych pod lit. a) – b), na pisemną prośbę Rodzica skierowaną do Fundacji, raz na rok w okresie rozliczeniowym podatku dochodowego od osób fizycznych i związanej z tym możliwości przekazania 1% podatku: • 100 sztuk wizytówek Fundacji zawierających dane Fundacji, w tym numer, pod którym Fundacja została wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, • 10 sztuk plakatów, o których mowa lit. b) powyżej w formacie A4. |
Panel rodzica | usługa świadczona drogą elektroniczną przez Fundację w celu publikowania przez Fundację informacji Rodziców o istotnych sprawach związanych z obowiązywaniem i wykonywaniem Umowy o Subkonto, w tym również informowania o stanie środków na Subkoncie dziecka. Panel rodzica dostępny jest na Stronie Internetowej xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/. |
Rachunek indywidualny | odrębny numer rachunku bankowego przypisany do dziecka i podany przez Fundację, na który będą dokonywane wpłaty (itp. płatności darczyńców, środki ze zbiórek lub 1%) przeznaczone dla dziecka. |
Rodzic | rodzic dziecka, dla którego zakładane jest Subkonto, który zawarł z Fundacją Umowę o Subkonto, posiadający pełną |
zdolność do czynności prawnych oraz pełnię władzy rodzicielskiej nad dzieckiem. Pod pojęciem tym należy rozumieć także opiekuna prawnego dziecka. | |
Rozpowszechnianie Apelu pomocowego | publikacja Apelu pomocowego na Stronie internetowej, profilu na portalu społecznościowym Facebook o nazwie „Podopieczni Fundacji Iskierka” oraz innych uzgodnionych z Rodzicem stronach internetowych lub w innych środkach masowego przekazu, ze szczególnym uwzględnieniem mediów lokalnych miejsca zamieszkania dziecka. |
Subkonto | wyodrębnione organizacyjnie i księgowo konto, służące do obsługi i ewidencjonowania środków gromadzonych i wydatkowanych z Rachunku indywidualnego. |
Strona internetowa | Prowadzona przez Fundację strona internetowa w domenie: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx, wraz z wszystkimi jej podstronami |
Umowa o Subkonto | umowa zawarta pomiędzy Fundacją i Rodzicem o świadczenie pomocy przez Fundację na rzecz dziecka i jego rodziny, polegającej na założeniu przez Fundację Subkonta, na którym gromadzone będą wpłaty na rzecz dziecka za pośrednictwem Rachunku indywidualnego. W celu zachowania transparentności Fundacji i prowadzonych nią zbiórek finansowych na leczenie Apel pomocowy każdego dziecka będzie zamieszczony na Internetowej |
Zestawienie wydatków | wzór formularza udostępniany przez Fundację w Panelu Rodzica celem rozliczenia wydatków za dany miesiąc kalendarzowy, o których przekazanie z Subkonta przez Fundację wnosi Rodzic, zawierający wykaz kosztów, których pokrycia domaga się Rodzic, wskazanie celu ponoszonych kosztów oraz spis dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia zgodnie z Punktem 7 (Rozliczanie wydatków). |
1.3. Korzystanie z wskazanych w Regulaminie usług świadczonych drogą elektroniczną (t.j. Ankieta czy Panel rodzica) reguluje odrębny regulamin, dostępny na Stronie internetowej.
2. Postanowienia ogólne
2.1. Fundacja, zgodnie ze swoimi statutowymi celami, udziela pomocy społecznej rodzinom dziecka chorego na chorobę nowotworową w celu wsparcia procesu leczenia lub rehabilitacji dziecka, której prowadzenie jest konieczne z uwagi na przebytą przez dziecko chorobę nowotworową oraz w zakresie poprawy jego warunków socjalno- bytowych. Zalicza się do nich koszty związane z poprawą bytu materialnego, zdrowia i higieny dziecka. Świadczenia przyznawane na podstawie Regulaminu stanowią pomoc społeczną w rozumieniu art. 2 i 3 ustawy o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1876 z późn. zm.)
2.2. Wiek dziecka objętego pomocą Fundacji nie może przekraczać 18 lat. Umowa o prowadzenie Subkonta może zostać przedłużona z dzieckiem po osiągnięciu pełnoletniości, o ile zostało on objęty wsparciem Fundacji przed ukończeniem pełnoletności. W innych przypadkach Zarząd Fundacji stosowną uchwałą może w konkretnej sprawie wprowadzić odstępstwa dotyczące wieku dziecka. Postanowienia Regulaminu odnoszące się do Rodzica, odnoszą się do dziecka, które zawarło z Fundacją Umowę o subkonto.
2.3. Pomoc udzielana przez Fundację przebiega w oparciu o Umowę o Subkonto zawartą z Rodzicem dziecka lub z dzieckiem (w wymienionych w wypadkach wymienionych w p. 2.2), z uwzględnieniem postanowień niniejszego Regulaminu, stanowiącego integralną część Umowy o Subkonto.
2.4. Rodzic zobowiązany jest współpracować w dobrej wierze z Fundacją w ramach udzielanej pomocy, dążąc przy tym do racjonalnego, celowego i gospodarnego wykorzystywania przekazywanych środków pieniężnych i wykorzystywania Materiałów promocyjnych wyłącznie na cele, na jakie zostały przekazane.
3. Nawiązanie współpracy z Fundacją
3.1. Celem nawiązania współpracy i zawarcia Umowy o Subkonto z Fundacją, Rodzic powinien wypełnić i złożyć Ankietę. Ankieta może być złożona w formie pisemnej lub poprzez jej wypełnienie na Stronie Internetowej. Do Ankiety powinny być dołączone Dokumenty Weryfikacyjne. Dokumenty te mogą zostać złożone w formie pisemnej lub jako skan załączone do Ankiety. W przypadku przesłania Dokumentów Weryfikacyjnych w formie skanu, Rodzic powinien, najpóźniej z chwilą zwarcia Umowy o Subkonto, przedstawić oryginały tych dokumentów. Wraz z Ankietą Rodzic powinien złożyć oświadczenia wymagane przepisami o ochronie danych osobowych (w tym o uzyskaniu stosownych informacji od administratora i udzieleniu odpowiednich zgód).
3.2. Ankieta podlega weryfikacji przez Fundację pod kątem możliwości objęcia wskazanego w niej dziecka działalnością statutową Fundacji. Po pozytywnym rozpatrzeniu Ankiety składający ją jest informowany za pośrednictwem podanego adresu poczty elektronicznej o możliwości zawarcia Umowy o Subkonto. Wraz z tą informacją Fundacja przesyła składającemu Ankietę projekt Umowy o Subkonto oraz niniejszy Regulamin. Umowa o Subkonto zawierana jest z Rodzicem na piśmie. Jeśli Xxxxxx przesłał Dokumenty Weryfikacyjne w formie elektronicznej, to wraz z podpisaniem Umowy o Subkonto powinien własnoręcznym podpisem potwierdzić ich prawidłowość i prawdziwość.
3.3. Nawiązanie współpracy z Fundacją następuje wraz z zawarciem przez Rodzica Umowy o Subkonto z Fundacją.
3.4. Niezwłocznie po zawarciu Umowy o Subkonto, Fundacja
3.4.1. umożliwi Rodzicowi dostęp do Panelu rodzica;
3.4.2. przekaże Rodzicowi Materiały promocyjne,
3.4.3. Rozpowszechni Apel pomocowy.
3.5. Poprzez podpisanie Umowy o Subkonto Rodzic wyraża zgodę na Rozpowszechnianie Apelu pomocowego przez Fundację i przygotowanie Materiałów promocyjnych.
3.6. Zawarcie Umowy o Subkonto, nie rodzi po stronie Rodzica ani dziecka żadnych roszczeń wobec Fundacji, w szczególności zaś, co do dysponowania środkami zgromadzonymi na Subkoncie, kwestia ta pozostaje do wyłącznej decyzji Fundacji.
4. Zasady gromadzenia środków
4.1. Na Subkoncie gromadzone są środki pochodzące z darowizn, zbiórek, w tym zbiórek publicznych, przychodów z 1% lub z innych źródeł zorganizowanych przez Fundację lub z jej udziałem.
4.2. Fundacja prowadzi obsługę księgową, prawną i administracyjną Subkonta.
4.3. Z tytułu obsługi Subkonta oraz czynności związanych z promocją gromadzenia środków na koncie, Fundacja pobiera od każdej wpłaty (np. darowizny, środków przekazanych z 1% podatku, środków pochodzące ze zbiórek niepublicznych itp.) prowizję w wysokości 5 % tej wpłaty, która to kwota, z uwzględnieniem odpowiednich przepisów prawa, zostanie przeznaczona głównie na cele pożytku publicznego lub ich obsługę. Prowizji nie pobiera się od wpłat dokonywanych w ramach zbiórek publicznych, za wyjątkiem kosztów związanych z organizacją tej zbiórki, jeśli takie zostały poniesione (itp. koszty usługi kurierskiej, ubezpieczenia wolontariuszy, opłaty bankowe, itp.).
4.4. Ewentualne koszty promocji gromadzenia środków na Subkoncie, wykraczające poza czynności podejmowane przez samą Fundację na podstawie niniejszego Regulaminu, związane z promocją oraz prowadzeniem obsługi Subkonta będą pokrywane ze środków własnych Rodzica.
4.5. Fundacja organizuje zbiórki publiczne zgodnie z ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1672 z późn. zmianami). Fundacja organizuje wyłącznie zbiórki gotówkowe.
4.6. Fundacja może wesprzeć Rodzica, z którym zawarła Umowę o Subkonto, w formalnym zorganizowaniu zbiórki publicznej dla poszczególnych dzieci. W takiej sytuacji:
4.6.1. Fundacja udziela ww. wsparcia przygotowując niezbędne dokumenty, w tym porozumienia i identyfikatory dla wolontariuszy, udostępniając puszki itp.;
4.6.2. Fundacja może przyjąć rolę organizatora zbiórki w rozumieniu ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1672 z późn. zmianami). Fundacja nie będzie jednak przyjmować na siebie roli organizatora wydarzeń, w czasie których zbiorka jest przeprowadzana, chyba, że Strony uzgodnią inaczej;
4.6.3. Rodzic powinien zgłosić chęć organizacji takiej zbiórki minimum dwa tygodnie przed planowanym wydarzeniem. W przypadku krótszego terminu i dużej ilości prowadzonych zbiórek w danym okresie, zbiórka może zostać niezrealizowana lub nieprzygotowana;
4.6.4. Fundacja nie posiada własnych wolontariuszy do prowadzenia zbiórek dla poszczególnych dzieci stąd Rodzic lub inny organizator wydarzenia w czasie którego zbiórka jest organizowana powinien zapewnić odpowiednią liczbę takich wolontariuszy.
4.6.5. do organizacji takich zbiórek mają zastosowanie postanowienia Punktu 5 poniżej.
5. WARUNKI PROWADZENIA AKCJI PROMOCYJNEJ
5.1. Każdorazowa Akcja promocyjna musi być prowadzona w sposób nienaruszający dóbr osobistych, w tym zwłaszcza dobrego imienia, Fundacji, dóbr osobistych dziecka lub jego najbliższych, w tym Rodzica.
5.2. Jeżeli Xxxxxx postanowi we własnym zakresie przeprowadzić bądź zlecić osobie trzeciej Akcję promocyjną gromadzenia środków na Subkoncie, jest on zobowiązany do wcześniejszego poinformowania o tym Fundacji. Fundacja zastrzega, iż w przypadku naruszenia postanowień p. 5.1 niniejszego Regulaminu, może skutecznie sprzeciwić się przeprowadzeniu takiej Akcji promocyjnej.
5.3. Rodzic zobowiązany jest posługiwać się w ramach Akcji promocyjnej Rachunkiem indywidualnym i przyjmuje do wiadomości, że wyłącznie wpłaty darczyńców dokonane na Rachunek indywidualny dziecka mogą zostać przypisane do Subkonta dziecka.
5.4. Rodzic nie jest uprawniony do posługiwania się w ramach Akcji promocyjnej innym rachunkiem niż Rachunkiem indywidualnym.
5.5. Wszelkie materiały promocyjne, przekazywane przez Fundację Rodzicowi celem pozyskiwania środków na Subkoncie chronione są prawem autorskim. Poprzez korzystanie z tych materiałów, Xxxxxx nie nabywa żadnych praw autorskich do ich treści. W związku z czym:
5.5.1. Fundacja, udziela Rodzicowi bezpłatnej licencji niewyłącznej na korzystanie z materiałów promocyjnych. Udzielenie licencji następuje na okres trwania Umowy o Subkonto;
5.5.2. Fundacja niniejszym wyraża zgodę na wykorzystanie swojej nazwy i logotypu celem pozyskiwania przez Rodzica środków na Subkoncie przy użyciu materiałów promocyjnych przekazanych przez Fundację;
5.5.3. Rodzic ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu niezgodnego z prawem i z celem na jaki niniejsza zgoda została udzielona wykorzystywania logotypu stanowiącego własność Fundacji;
5.5.4. Rodzic nie jest uprawniony do wykorzystywania, ani modyfikowania materiałów promocyjnych oraz logotypów ani pozyskiwania przy ich wykorzystaniu środków na inny rachunek niż Rachunek indywidualny.
6. WYDATKOWANIE ŚRODKÓW
6.1. Środki zgromadzone na Subkoncie, mogą być wydatkowane bezpośrednio w celu pokrycia kosztów związanych z leczeniem dziecka, jego rehabilitacją, transportem do placówek medycznych i rehabilitacyjnych oraz tzw. kosztów życia codziennego. Rodzic nie jest uprawniony w szczególności do zasilania środkami z Subkonta rachunków prowadzonych przez inne organizacje, w tym inne organizacje pożytku publicznego.
Załącznik do Regulaminu (Załącznik 2) zawiera przykładową listę kosztów, na które mogą być wydatkowane środki zgromadzone na Subkoncie („Lista kosztów”). Przy czym:
6.1.1. Lista Kosztów jest katalogiem otwartym, a Fundacja przewiduje możliwość refundacji również innych, nie ujętych w niej, a wynikających z procesu leczenia lub rehabilitacji, wydatków. Rodzic może złożyć wniosek o refundację Kosztów niewskazanych w Liście kosztów. Wniosek ten powinien być złożony na piśmie
lub elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx lub przy użyciu formularza kontaktowego w Portalu rodzica, wraz z odpowiednim kosztorysem i uzasadnieniem. Wnioski, o których mowa w tym punkcie, Fundacja będzie rozpatrywać indywidualnie;
6.1.2. wskazane w Liście Kosztów limity kwot refundacji konkretnych pozycji wynikają ze średnio rynkowej ceny wskazanych produktów;
6.1.3. Lista Kosztów zawiera informacje o konieczności dostarczenia zaświadczenia w przypadku niektórych zakupów, co oznacza, że dany Koszt zostanie zrefundowany dopiero po dostarczeniu odpowiedniego zaświadczenia.
6.2. Środki zgromadzone na Subkoncie w pierwszej kolejności muszą być wydatkowane na leczenie, rehabilitację oraz transport do placówek medycznych i rehabilitacyjnych. Fundacja może odmówić refundacji wydatków w ramach tzw. kosztów życia codziennego jeżeli na Subkoncie nie będą zabezpieczone środki finansowe na konieczne leczenie, rehabilitację czy transport do placówek medycznych lub rehabilitacyjnych
6.3. Środki zgromadzone na Subkoncie w wysokości nie wyższej niż Limit Reklamowy wskazany w Załączniku do Regulaminu (Załącznik 2) mogą być także na wniosek Rodzica wydatkowane na pokrycie kosztów powielania Materiałów promocyjnych związanych z promowaniem gromadzenia środków na Subkoncie. Limit Reklamowy jest przyznawany jednorazowo na cały okres obowiązywania Umowy, przy czym jego wydatkowanie może nastąpić jednorazowo lub wielokrotnie, do maksymalnej kwoty tego Limitu Jednorazowo w czasie obowiązywania Umowy o Subkonto, kwota odpowiadająca Limitowi Reklamowemu może zostać wykorzystana na refundację zakupu drukarki do samodzielnego drukowania i/lub powielania materiałów promocyjnych, przy czym w takie sytuacji środki wskazane w zdaniu pierwszym nie będą przyznawane.
6.4. Z zastrzeżeniem Punktów 8 (Szczególne zasady rozliczenia) i 9 (Zaliczki), ze środków zgromadzonych na Subkoncie, Fundacja refunduje Koszty poniesione przez Rodzica. Zasady zwracania Kosztów poniesionych przez Rodzica określa Punkt 7 (Rozliczanie wydatków).
6.5. Rodzic może zwrócić się do Fundacji o Limit paliwowy podwyższony ze względu na, znaczną odległość od miejsca zamieszkania do placówki leczniczej/rehabilitacyjnej dziecka lub znaczną częstotliwość dojazdów do placówki leczniczej/rehabilitacyjnej dziecka. Wniosek ten powinien być złożony na piśmie lub elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx lub przy użyciu formularza kontaktowego w Portalu rodzica, wraz z uzasadnieniem.
6.6. W szczególnych przypadkach Rodzic może zwrócić się do Fundacji o zwiększenie Limitu remontowego Wniosek ten powinien być złożony na piśmie lub elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx lub przy użyciu formularza kontaktowego w Portalu rodzica, wraz z odpowiednim kosztorysem i uzasadnieniem.
6.7. Decyzja w zakresie przyznania Podwyższonego limitu paliwowego lub zwiększenia Limitu remontowego rozpatrywana jest przez Fundację w każdym przypadku indywidualnie.
6.8. Zwrot kosztów leczenia dziecka i kosztów życia codziennego poza granicami kraju możliwy jest wyłącznie do wysokości środków zgromadzonych na Subkoncie, na
podstawie indywidualnego kosztorysu przedstawionego przez Xxxxxxx, zaakceptowanego przez Fundację oraz po przedstawieniu przez Rodzica umowy na leczenie dziecka poza granicami kraju zawartej pomiędzy Rodzicem oraz jednostką świadcząca usługi medyczne. Koszty, które będą uwzględniane w przypadku leczenia zagranicznego określa Lista Kosztów.
6.9. W przypadku wątpliwości i niejasności związanych z celowością poniesionych kosztów, Fundacja zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Rodzica z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia lub uzasadnienie i/lub dostarczenie innych dokumentów (itp. zaświadczeń, tłumaczeń itp.).
7. ROZLICZANIE WYDATKÓW
7.1. Rodzic zobowiązany jest do gromadzenia Dokumentów Rozliczeniowych dokumentujących Koszty, które zostały poniesione i które Xxxxxx chce rozliczyć ze środków na Subkoncie.
7.2. Wszystkie Dokumenty Rozliczeniowe powinny być prawidłowo wystawione (wzory dostępne są w Panelu rodzica). Wszystkie Dokumenty Rozliczeniowe mają być składane wraz z dowodem ich pełnego uiszczenia stwierdzonych na ich podstawie należności (uiszczenie należności może wynikać z adnotacji na samym Dokumencie). Wszelkie należności, które nie zostały opłacone i o których zapłatę dostawca danego towaru lub usługi zwróci się do Fundacji, będą w sposób automatyczny, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń, potrącone z innymi należnościami Fundacji względem Rodzica.
7.3. Fundacja umieszcza w Panelu rodzica informacje o wysokości środków zgromadzonych na Subkoncie na ostatni dzień danego miesiąca, wraz z informacją o zaliczkach i dokonanych refundacjach. Stan środków na Subkoncie w Panelu rodzica będzie aktualizowany do 20 dnia kolejnego miesiąca. Fundacja zastrzega możliwość przesunięcia terminu aktualizacji informacji o stanie Subkonta w szczególnych przypadkach, o czym Rodzic zostanie poinformowany za pośrednictwem Panelu rodzica.
7.4. Refundacja Kosztów ze środków zgromadzonych na Subkoncie następuje raz w miesiącu przelewem bankowym na rachunek bankowy wskazany przez Rodzica w Ankiecie. Wypłata środków następuje w ciągu 3 dni roboczych od aktualizacji stanu środków w Panelu rodzica, po łącznym spełnieniu następujących warunków:
7.4.1. dostarczeniu do Biura Fundacji lub przekazaniu opiekunowi oddziału Zestawienia wydatków wraz z kompletem Dokumentów Rozliczeniowych, przy czym dokumenty te muszą zostać Dostarczone w kopercie opisanej imieniem i nazwiskiem dziecka;
7.4.2. zatwierdzeniu przez Fundację Dokumentów Rozliczeniowych objętych danym Zestawieniem wydatków;
7.4.3. zaksięgowaniu dowodów księgowych zawartych w danym Zestawieniu wydatków do wysokości środków dostępnych na Subkoncie.
7.5. Wszystkie Dokumenty Rozliczeniowe za dany miesiąc kalendarzowy, które Xxxxxx chce rozliczyć, bez względu na stan środków zgromadzonych na Subkoncie (z zastrzeżeniem p.7.9) będą składane niezwłocznie po zakończeniu tego miesiąca, najpóźniej do 5 dnia
następnego miesiąca. W przypadku przekroczenia terminu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym Fundacja może odmówić ich uwzględnienia.
7.6. Dokumenty Rozliczeniowe powinny być wystawione na Fundację i zawierać dane jej aktualnej siedziby oraz NIP. W przypadku Dokumentów Rozliczeniowych wystawionych w innym języku niż język polski, Rodzic zobowiązany jest do przetłumaczenia każdego z tych dowodów na odwrocie oraz podpisania tłumaczenia.
7.7. W przypadku faktur wystawionych na zakup paliwa, faktura musi dodatkowo zawierać wskazanie numeru rejestracyjnego zatankowanego samochodu zgodnego z Deklaracją samochodową.
7.8. Oryginały przekazanych Dokumentów Rozliczeniowych pozostają w dokumentacji Fundacji.
7.9. Rodzic przyjmuje do wiadomości, że koszty określone w Punkcie 6 (Wydatkowanie środków) mogą być sfinansowane wyłącznie do wysokości kwoty aktualnie znajdującej się na Subkoncie dziecka. W przypadku tzw. kosztów ujętych w innej walucie niż złoty, koszty te zostaną przeliczone na złote wedle średniego kursu danej waluty opublikowanego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia Dokumentu Rozliczeniowego.
7.10. Fundacja nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przez Rodzica, bez względu na stan środków zgromadzonych na Subkoncie. Rodzic zaciąga zobowiązania wyłącznie we własnym imieniu i na własny rachunek.
7.11. Z Subkonta nie będą pokrywane Koszty nieudokumentowane w sposób nieprzewidziany w Regulaminie. Fundacja może również odmówić zwrotu Kosztów, jeśli przedstawione Dokumenty Rozliczeniowe budzą wątpliwości co do ich merytorycznej rzetelności, jeśli poniesienie Kosztów było niecelowe, lub jeśli Dokumenty Rozliczeniowe nie odpowiadają pod względem formalnym wymogom określonym w niniejszym Regulaminie lub ustawie o rachunkowości.
8. SZCZEGÓLNE ZASADY ROZLICZENIA
8.1. Fundacja może przekazywać zgromadzone środki bezpośrednio na rachunek dostawców określonych towarów lub wykonawców określonych usług, na pokrycie Kosztów jeśli wartość tych towarów lub usług miałaby przekroczyć kwotę zaliczki wskazaną w 9.1. Opłacone w ten sposób Koszty mają być rozliczone zgodnie z zasadami przewidzianymi w Punkcie 7 (Rozliczanie wydatków).
9. ZALICZKI
9.1. Fundacja może również wypłacać Rodzicom zaliczki do wysokości 1.500 zł pod warunkiem rozliczenia wcześniej udzielonych zaliczek i dostępności środków w tej wysokości na Subkoncie. Zaliczka jest udzielana na wniosek Rodzica. Wniosek jest składany na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Ze względów księgowych, zaliczki nie będą wypłacane 2 dni przed i 2 dni po aktualizacji stanu środków na Subkoncie w Panelu rodzica.
9.2. Rodzic ma obowiązek rozliczenia zaliczki w terminie 3 miesięcy od dnia jej pobrania poprzez przedstawienie Zestawienia wydatków oraz odpowiednich Dokumentów Rozliczeniowych.
9.3. W razie braku udokumentowania sposobu rozliczenia zaliczki lub jej zwrotu w terminie wskazanym w pkt. 9.2, zaliczka podlega zwrotowi w terminie 14 dni od dnia złożenia przez Fundację stosownego wezwania. Obowiązek zwrotu zaliczki istnieje mimo wygaśnięcia, rozwiązania lub wypowiedzenia Umowy o Subkonto.
9.4. Zwrot wydatków przekraczających wysokość udzielonych Rodzicom zaliczek, a poniesionych z ich własnych środków, następować będzie na zasadach określonych w Punkcie 7 (Rozliczanie wydatków).
9.5. Postanowienia niniejszego Punktu 9 nie mają zastosowania do zwrotu kosztów leczenia dziecka poza granicami kraju, o którym mowa w 6.8.
10. Czas trwania Umowy o Subkonto
10.1. Umowa o Subkonto zawierana jest na czas określony 2 lat. Umowa o Subkonto ulega przedłużeniu automatycznie o okres kolejnych dwóch lat, o ile Rodzic najpóźniej w ostatnim dniu obowiązywania Umowy przedstawi zaświadczenie lekarskie od lekarza specjalisty – onkologa lub hematologa o dalszym leczeniu, albo zaświadczenie lekarskie o dalszej rehabilitacji. W przeciwnym wypadku Xxxxx o Subkonto wygasa.
10.2. W innych wypadkach niż określone w p. 10.1 powyżej Umowa wygasa w razie:
10.2.3. wypowiedzenia przez Rodzica Umowy o Subkonto, z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia,
10.2.4. wypowiedzenia przez Fundację umowy zgodnie z p. 10.4 niniejszego Regulaminu.
10.3. Rodzic zobowiązany jest w terminie 14 dni zawiadomić Fundację o wystąpieniu zdarzenia określonego w p. 10.2.1 i 10.2.2 pod rygorem odmowy udzielenia wszelkiego dalszego wsparcia przez Fundację, w szczególności wsparcia, o którym mowa w p. 10.7. Wszelkie świadczenia pobrane po wystąpieniu któregokolwiek ze zdarzeń określonych w 10.2.1 – 10.2.4 stanowią świadczenie nienależne, którego zwrot może być dochodzony sądownie.
10.4. Fundacja zastrzega sobie prawo wypowiedzenia Umowy o Subkonto ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia warunków tej Umowy lub Regulaminu przez Rodzica lub dziecko, z którym Fundacja zawarła Umowę o Subkonto na warunkach jeśli Rodzic lub to dziecko nie zaprzestaną naruszania warunków Umowy o Subkonto, postanowień niniejszego Regulaminu lub nie przywrócą stanu zgodnego z Umową o Subkonto lub niniejszym Regulaminem w terminie 14 dni od wezwania go do zaprzestania naruszeń.
10.5. Wszelkie środki pieniężne na nim zgromadzone a niewydatkowane, stanowią własność Fundacji i pozostają w jej wyłącznej dyspozycji. Fundacja dysponuje środkami z uwzględnieniem jej celów statutowych oraz, możliwie z uwzględnieniem woli darczyńców. Środki, o których mowa w zdaniu poprzedzającym będą wykorzystywane na inne cele statutowe Fundacji, z zastrzeżeniem p. 10.7 niniejszego Regulaminu.
10.6. W przypadku wygaśnięcia Umowy o Subkonto z przyczyn określonych w p. 10.1 i 10.2, Fundacja w miarę swoich możliwości może uwzględnić sugestie Rodziców, co do przeznaczenia zgromadzonych, a niewydatkowanych środków pieniężnych zgromadzonych na Subkoncie, o których mowa w p. 10.5. W szczególności Fundacja może, na pisemną prośbę Rodzica, przekazać 50% środków zgromadzonych na Subkoncie dziecka, dla którego było ono zakładane, na rzecz innego dziecka, dla którego Fundacja prowadzi Subkonto.
10.7. W razie wygaśnięcia Umowy o Subkonto na podstawie p. 10.1 i 10.2.1 niniejszego Regulaminu, w wypadku nawrotu choroby, w związku z którą dziecko było objęte leczeniem farmakologicznym w okresie sześciu miesięcy od wygaśnięcia Umowy, i objęcia dziecka dalszym leczeniem farmakologicznym, w związku z zawarciem nowej Umowy o Subkonto, Fundacja zwróci na nowe Subkonto dziecka połowę kwoty zgromadzonej na poprzednim Subkoncie dziecka według stanu na dzień wygaśnięcia dotychczasowej Umowy o Subkonto, pod warunkiem, że stan Subkonta był w tym dniu dodatni.
11. Postanowienia końcowe
11.1. W razie zmiany danych zawartych w Ankiecie lub Deklaracji samochodowej, Rodzic zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Fundacji i przedłożenia zaktualizowanej Ankiety lub Deklaracji samochodowej.
11.2. Zarząd Fundacji w drodze uchwały może zmodyfikować zastosowanie przepisów niniejszego Regulaminu w indywidualnej sprawie, a w szczególności zmienić lub wyłączyć zastosowanie niektórych lub wszystkich jego przepisów.
11.3. Zarząd podejmuje uchwałę, o której mowa w p. 11.2 w szczególnie uzasadnionych wypadkach, mając na uwadze zadania Fundacji nałożone na nią w Statucie, a także sytuację ekonomiczną Fundacji jeśli uchwała ta może powodować rozporządzenie majątkiem Fundacji lub zaciągnięcie przez nią zobowiązań.
11.4. W sprawach nie uregulowanych Statutem lub niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o fundacjach oraz ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie
11.5. Fundacja zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. Rodzic zostanie niezwłocznie powiadomiony o wszelkich zmianach Regulaminu poprzez jego opublikowanie i udostępnienie w Panelu rodzica lub, w przypadku Rodziców, którzy nie mają dostępu do Panelu Rodzica, na adres poczty elektronicznej wskazany w Ankiecie. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Rodzic ma prawo rozwiązać Umowę o subkonto.
11.6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 24.02.2022r.
Załącznik 1. Ankieta
Załącznik 2. Lista Kosztów
Załącznik 3. Deklaracja samochodowa