Załącznik Techniczny
Załącznik Techniczny
z dnia ………..…….
do Umowy w przedmiocie elektronicznej wymianie danych EDI z dnia dalej
zwanej Umową.
1. Standard EDI
1) Faktury elektroniczne są udostępniane Partnerowi przez Dystrybutora na podstawie Umowy Handlowej z dnia , dalej zwanej Umową Handlową.
Faktury elektroniczne są pobierane przez Partnera z systemu B2B Dystrybutora pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxx.xx.
2) Faktury elektroniczne są udostępniane przez Dystrybutora w formacie XML umożliwiającym ich import do systemu Partnera.
3) Struktura i zawartość merytoryczna faktury elektronicznej jest udokumentowana w dokumencie „Polcan B2B Gateway - opis usług”, umieszczonym na stronie xxxxx://xx.xxxxxx.xx serwisu B2B.
2. Dokumenty będące przedmiotem wymiany
Wymieniane są następujące dokumenty:
a) Faktura elektroniczna – komunikat EDI - INVOICE,
b) Faktura elektroniczna korygująca – komunikat EDI - INVOICECR
c) Wizualizacja faktury elektronicznej – komunikat EDI – INVOICEPDF
3. Dostarczanie i potwierdzanie otrzymania komunikatów EDI
System B2B zapewnia obsługę dostarczania komunikatów EDI, wizualizacji elektronicznych dokumentów odpowiadających komunikatom EDI oraz rejestrację potwierdzeń otrzymania komunikatów EDI. Dostępne są dwa tryby wymiany danych w systemie B2B:
a) Poprzez B2B Gateway znajdujący się pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxx.xx (tryb automatyczny) – stosowany w przypadku automatyzacji pobierania dokumentów z systemu Dystrybutora bezpośrednio do systemu Partnera,
b) poprzez pobieranie komunikatów EDI przez stronę xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx (tryb interaktywny) – tryb wymagający obsługi ręcznej ze strony Partnera.
3.1 Dostarczanie komunikatów EDI
1) Dystrybutor zobowiązuje się do dostarczania komunikatów EDI poprzez ich udostępnianie do pobrania w systemie B2B w ciągu jednego dnia roboczego po zaistnieniu transakcji, których one dotyczą.
2) W przypadku jeżeli Partner złoży taką dyspozycję, Dystrybutor będzie wysyłał automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną po udostępnieniu każdego komunikatu EDI w systemie B2B.
3) Komunikaty EDI są udostępniane przez Dystrybutora i pobierane przez Partnera w tym samym formacie XML.
4) W obydwu trybach wymiany danych opisanych w punkcie 3 system B2B umożliwia również pobranie wizualizacji komunikatów EDI - INVOICE i INVOICECR udostępnianych w formacie pdf.
5) W przypadku korzystania z wymiany danych poprzez stronę xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx możliwa jest ponadto prezentacja wizualizacji na ekranie oraz jej zapisanie w formacie
.pdf na komputerze Partnera. Wydruk wizualizacji faktury elektronicznej uzyskany w tym trybie jest jedynie zobrazowaniem komunikatu XML jego treści informacyjnej i nie stanowi faktury elektronicznej w znaczeniu prawnym.
3.2 Potwierdzenie otrzymania
1) System B2B rejestruje każdorazowe pobranie komunikatu EDI w trybie automatycznym i interaktywny.
2) Strony Umowy uzgadniają, że nie są wymagane dodatkowe potwierdzenia otrzymania komunikatów EDI.
3) W trybie automatycznym żądanie treści komunikatu EDI i odesłanie go przez system Dystrybutora traktowane jest jako jego odebranie przez Partnera. W trybie interaktywny zainicjowanie procesu odczytu komunikatu EDI przez Partnera jest traktowany jako jego odebranie.
3.3. Data wystawienia dokumentu
Strony ustalają, że data wystawienia dokumentu jest daną zawartą w treści dokumentu. Daty utworzenia plików powstających w wyniku wymiany elektronicznej danych nie będą traktowane jako daty powstawania dokumentów lecz tylko jako daty nadania dokumentowi formy elektronicznej.
3.4 Wymagane terminy dotyczące wymiany dokumentów i przesyłania informacji o błędach.
1) Partner dokona możliwie najszybciej pobrania komunikatu EDI, jednak w czasie nie dłuższym niż 1 dzień roboczy od udostępnienia komunikatu EDI w Systemie B2B.
2) W przypadku jeżeli Partner nie pobierze komunikatu EDI w terminie określonym w podpunkcie 1) w ciągu następnych 2 dni roboczych Dystrybutor, za pomocą poczty elektronicznej, wyśle do Partnera przypomnienie o fakcie udostępnienia komunikatu EDI w systemie B2B.
3) W przypadku jeżeli Partner nie pobierze komunikatu EDI w terminie 2 dni roboczych od wysłania przypomnienia, o którym mowa w podpunkcie 2) uprawniony pracownik Dystrybutora skontaktuje się z Partnerem w celu ustalenia przyczyny. Wynikiem ustaleń może być zalecenie Dystrybutora by Partner pobierał komunikaty EDI w trybie interaktywny.
4) W przypadku wystąpienia braku możliwości odebrania lub przetworzenia komunikatu EDI w systemie Partnera, Partner dołoży wszelkich starań w celu ustalenia przyczyny i wyeliminowania zaistniałego problemu oraz odbioru komunikatu EDI w terminie 2 dni roboczych od momentu udostępnienia komunikatu EDI w Systemie EDI Dystrybutora. W przypadku jeżeli Partner używa Gateway i usunięcie awarii trwa dłużej niż 2 dni, Partner zobowiązuje się do pobrania komunikatów EDI w trybie interaktywnym.
5) W przypadku niepowodzenia działań, o których mowa w podpunkcie 4), Partner wysyła do Dystrybutory żądanie przesłania duplikatu w formie papierowej. Żądanie przekazane
będzie przez uprawnionego pracownika Partnera, za pomocą e-maila , do uprawnionego pracownika Dystrybutora.
6) W przypadku stwierdzenia przez Partnera niezgodności komunikatu EDI z przyjętym formatem EDI, Partner poinformuje Dystrybutora o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego od momentu stwierdzenia niezgodności. Dystrybutora dołoży wszelkich starań w celu ustalenia przyczyny i wyeliminowania zaistniałego problemu oraz ponownego dostarczenia tego komunikatu EDI w terminie 2 dni roboczych od momentu otrzymania informacji o niepoprawnym przetworzeniu komunikatu EDI od Partnera.
7) W przypadku stwierdzenia przez Partnera błędu, niezgodności merytorycznej komunikatu EDI, Partner poinformuje Dystrybutora o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego od momentu stwierdzenia niezgodności. Dystrybutor dołoży wszelkich starań w celu ustalenia przyczyny i wyeliminowania zaistniałego problemu oraz ponownego dostarczenia poprawnego komunikatu EDI w terminie 2 dni roboczych od momentu otrzymania informacji o niepoprawnym przetworzeniu komunikatu EDI od Partnera.
4. Bezpieczeństwo komunikatów EDI
1) Dystrybutor i Partner oświadczają, że wdrożone i utrzymywane procedury i środki bezpieczeństwa na poziomie Dystrybutora i Partnera oraz ich systemów informatycznych w pełni gwarantują ochronę komunikatów EDI przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, opóźnieniem, zniszczeniem i utratą.
2) Dystrybutor oświadcza, że jego system jest chroniony poprzez zaporę firewall oraz oprogramowanie antywirusowe.
3) Komunikaty EDI są udostępniane przez system Dystrybutora w sposób automatyczny.
4) Warunkiem uzyskania dostępu przez Partnera do odbioru komunikatu EDI (tryb automatyczny) jest uprzednie zalogowanie się (podanie klucza autoryzacji) do systemu B2B Gateway Partnera.
5) Warunkiem uzyskania dostępu przez Partnera do odbioru komunikatu EDI (tryb interaktywny) jest uprzednie zalogowanie się (podanie identyfikatora i hasła) do systemu eSklep przez uprawnionego pracownika Partnera.
6) Transmisja danych pomiędzy systemami Dystrybutora i Partnera odbywa się poprzez Internet i jest dostępna w trybie szyfrowanym z protokołem https. Dystrybutor zaleca Partnerowi używanie wejścia szyfrowanego do systemu elektronicznej wymiany dokumentów B2B Gateway jak i systemu sprzedaży eSklep.
5. Poufność
Dystrybutor i Partner oświadczają, że wdrożone i utrzymywane procedury i środki bezpieczeństwa na poziomie Dystrybutora i Partnera oraz ich systemów informatycznych w pełni gwarantują poufność komunikatów EDI i ochronę danych osobowych.
6. Rejestracja i przechowywanie komunikatów EDI
1) W systemie Zamawiającego będzie przechowywany komunikat EDI w postaci, w jakiej go pobrał (otrzymał) oraz informacja o dacie jego pobrania oraz źródle dokumentu (kanale komunikacyjnym (https) wraz z informacjami jednoznacznie identyfikującymi użytkownika będącego nadawcą dokumentu tj. klucz autoryzacji, numer IP zamawiającego).
2) W systemie Dystrybutora będzie przechowywany komunikat EDI w postaci, w jakiej go udostępnił w systemie B2B, informacja o dacie jego udostępnienia i informacja o dacie pobrania komunikatu EDI przez Partnera.
3) Czas przechowywania komunikatów EDI będących przedmiotem Umowy wynosi: dla faktur i faktur korygujących 6 lat.
4) Kopie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów i ww. informacji będą wykonywane co 24 godziny w godzinach nocnych.
5) Dystrybutor i Partner gwarantują, że w przypadku faktur system archiwizacji i przeglądania dokumentów zapewnia:
a) Archiwizację i bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów – odpowiednie procedury bezpieczeństwa chronią dokumenty przed:
• przypadkowym usunięciem lub modyfikacją,
• umyślnym usunięciem lub modyfikacją,
• utratą dokumentów w przypadku awarii sprzętu komputerowego,
b) Udostępnianie dokumentów na żądanie właściwych organów skarbowych i organów administracji publicznej:
• dostępność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu,
• udostępnianie dokumentów elektronicznych w formacie XML oraz wizualizacji ich eksportu do formatu PDF,
• możliwość drukowania dokumentu, jego wizualizacji oraz listy dokumentów,
• możliwość sortowania i wyszukiwania dokumentów na podstawie wybranego kryterium.
6) Czas przechowywania komunikatów EDI i dokumentów w systemie Dystrybutory jest następujący:
a) komunikat EDI - INVOICE i INVOICECR - 6 lat,
b) faktury i faktury korygujące w postaci papierowej - 6 lat,
7) Czas przechowywania komunikatów EDI i dokumentów w systemie Partnera jest następujący:
a) komunikat EDI - INVOICE i INVOICECR - 6 lat,
b) faktury i faktury korygujące w postaci papierowej - 6 lat,
7. Wymagania operacyjne związane z EDI i parametry techniczne
7.1. Protokoły komunikacyjne
1) Dystrybutor przekazuje komunikaty EDI i odbiera potwierdzenia ich otrzymania za pomocą systemu B2B Gateway udostępnianego Partnerom za pomocą Internetu. Jest to system udostępniany wyłącznie partnerom handlowym Dystrybutora, umożliwiający wymianę danych z wykorzystaniem szyfrowanego protokołu https gwarantującego integralność danych oraz z wykorzystaniem procedur uwierzytelniania, które zapewniają niezaprzeczalność pochodzenia.
2) Partner odbiera komunikaty EDI i przekazuje potwierdzenia ich otrzymania za pomocą systemu B2B Gateway. Partner zobowiązuje się do wykorzystywania szyfrowanego protokołu https do pobierania dokumentów elektronicznych z systemu B2B.
7.2. Wymagania dotyczące oprogramowania i sprzętu
1) Do wymiany dokumentów elektronicznych wykorzystywany jest system B2B klasy e- commerce, który Dystrybutor udostępnia Partnerowi na podstawie Umowy Handlowej.
2) Jako oprogramowanie klienckie na stacjach roboczych Dystrybutora jest wykorzystywana przeglądarka internetowa.
3) Na stacjach roboczych Dystrybutora i Partnera musi być zainstalowane oprogramowanie antywirusowe wraz z aktualnymi definicjami wirusów oraz bieżące aktualizacje systemu operacyjnego i zainstalowanych aplikacji. Stacje robocze muszą pracować w środowisku sieciowym chronionym przed niepowołanym dostępem. W przypadku stacji roboczych pracujących poza środowiskiem chronionym konieczne jest stosowanie bezpiecznych technologii zdalnego dostępu (VPN w przypadku połączeń z siecią lokalną, SSL w przypadku połączenia do serwisów udostępnianych w sieci publicznej).
4) Strony Umowy zobowiązują się do stosowania powyższych zaleceń.
7.3. Dostępność systemów EDI
Strony Porozumienia deklarują następującą dostępność swoich systemów w skali jednego miesiąca:
a) Dystrybutora – 90%
b) Partner – 95%
7.4. Obsługa serwisowa oraz procedury dotyczące testów EDI i monitorowanie poprawności komunikacji
1) Dystrybutor zobowiązuje się utrzymywać oprogramowanie do wymiany EDI (B2B Gateway) w stanie gotowości do pracy, a w razie wystąpienia awarii wykonywać diagnostykę oraz naprawę.
2) Dystrybutor i Partner zobowiązują się do monitorowania działania oprogramowania do wymiany EDI. System monitoringu ma wykrywać braki potwierdzeń odbioru (w przypadku, gdy są wymagane) lub potwierdzeń dostarczenia komunikatu EDI oraz błędy przetwarzania komunikatów EDI.
3) W przypadku gdy Partner nie jest w stanie pobierać dokumentów z przyczyny leżącej po stronie Dystrybutora, Partner niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Dystrybutora. Dystrybutor dołoży wszelkich starań w celu niezwłocznego usunięcia przyczyny awarii. W przypadku jeżeli problem dotyczy wyłącznie trybu automatycznego Dystrybutor zaleca przejście na tryb interaktywny.
8. Koordynacja wdrożenia i utrzymania Systemu EDI
1) Strony Umowy wyznaczają Koordynatorów EDI, którzy odpowiadają za proces wdrożenia i późniejszego utrzymania ciągłości działania Systemu EDI. Dystrybutor wyznacza ze swej strony Xxxxxxxxx Xxxxxxxx na Koordynatora EDI. Partner wyznacza ze swej strony ………………………………………………. na Koordynatora EDI.
2) Koordynatorzy EDI uzgodnią harmonogram wdrożenia, w którym uwzględnią okres testowania.
3) Po zakończeniu testów Koordynatorzy podpiszą Protokół w którym określą dokładną datę uruchomienia, od której dokumenty będą wymieniane wyłącznie w postaci elektronicznej zgodnie z postanowieniami Umowy.
4) Koordynatorzy EDI będą uzgadniać wszelkie zmiany rzutujące na funkcjonowanie EDI w przyszłości. Należy do nich kierować informacje o wszelkich problemach funkcjonowania Systemu EDI.
5) Strony Umowy zobowiązują się wzajemnie informować o zmianach Koordynatorów.
9. Wprowadzanie zmian
Zmiany do Załącznika Technicznego mogą być wprowadzone wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Partner Dystrybutora
1. ………………………….. 1. ………………………….
2. ………………………….. 2. …………………………..