zwana dalej „Umową”)
Załącznik nr 4
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
(stanowiąca Załącznik nr 1 do umowy z dnia … 2024 r. zwanej dalej Umową Podstawową”) zawarta w Poznaniu w dniu 2024 r. pomiędzy:
(zwana dalej „Umową”)
Okręgową Komisją Egzaminacyjną (OKE) w Poznaniu z siedzibą w Poznaniu przy ul. Gronowa 22, kod pocztowy 61-655, REGON: 631286835; NIP: 778–13–56–875, reprezentowaną przez:
Panią Xxxxxxxxx Xxxxxx – Dyrektora OKE,
zwaną w dalszej części umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”
a ……………………….. z siedzibą ……………………, REGON: ………………; NIP ,
reprezentowanym przez:
………………………………………..
zwanego w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym”
§ 1.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie oraz w wykonaniu umowy z dnia , zwanej dalej Umową Podstawową.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z Umową Podstawową, niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.
§2.
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane zwykłe osobowe osób przystępujących do egzaminów organizowanych przez Okręgową Komisję Egzaminacyjną w Poznaniu, to jest: egzaminu ósmoklasisty, egzaminu maturalnego oraz egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wyłącznie w celu realizacji obowiązków, wynikających z Umowy Podstawowej, tj. wyłącznie w celu druku i dostawy etykiet samoprzylepnych z kodami kreskowymi i znakami służącymi do identyfikacji zdających przystępujących do ww. egzaminów.
2. Dane osobowe zdających: imię, nazwisko, XXXXX i dane osobowe egzaminatorów: imię, nazwisko, numer egzaminatora będą przesyłane elektronicznie w postaci bazy w programie Excel – spakowanej w formacie *.zip i zabezpieczonej hasłem, przekazanym inną metodą niż plik, nie później na dwa tygodnie przed terminem dostawy etykiet samoprzylepnych z nadrukiem.
§3.
Obowiązki Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się udostępnić dane wyłącznie osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy i to po uprzednim nadaniu im upoważnień do przetwarzania tych danych i zobowiązaniu ich do zachowania danych w tajemnicy.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
4. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
5. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
6. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych zgłasza je Administratorowi bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia naruszenia.
§4.
Prawo kontroli
1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia niniejszej umowy.
2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i za minimum 1- dniowym jego uprzedzeniem.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych, nie dłuższym niż 1 dzień.
4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
§5.
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
Podmiot przetwarzający nie może powierzyć danych osobowych objętych niniejszą umową do dalszego przetwarzania.
§ 6.
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej umowy oraz Umowy Podstawowej, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w niniejszej umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.
§7.
Czas obowiązywania umowy
1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez cały czas obowiązywania Umowy Podstawowej.
2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy i jej warunków mogą być dokonywane za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.
3. Treść niniejszej umowy może być zmieniana x.xx. w przypadku zmiany przepisów prawa i konieczności dostosowania treści niniejszej umowy do tych przepisów lub zmiany regulacji wewnętrznych dotyczących przetwarzania danych osobowych obowiązujących u Zamawiającego.
§8.
Rozwiązanie umowy
1. Administrator danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Podmiot przetwarzający:
a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową lub Umową Podstawową;
c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora danych,
d) rozwiązania zostanie Umową Podstawowa.
§9.
Zasady zachowania poufności
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub umowy.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zniszczenia wszelkich zbiorów danych osobowych otrzymanych od Zamawiającego oraz ich kopii po wykonaniu każdego zamówienia cząstkowego wynikającego z Umowy Podstawowej, bez odrębnego wezwania. Na żądanie Administratora Podmiot przetwarzający zobowiązany jest złożyć stosowne oświadczenie na piśmie.
§10.
Postanowienia końcowe
1. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.
3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Administratora.