Contract
Ogólne Warunki Certyfikacyjne (OWC) | |
1. Zakres zastosowania 1.1 Niniejsze OWC mają zastosowanie do wszystkich stosunków wynikających z umów zawieranych pomiędzy Zleceniodawcą a DEKRA Certification Sp. z o.o. na usługi świadczone przez DEKRA Certification Sp. z o.o., w szczególności związane z oceną systemów (zarządzania) i procesów i/lub certyfikacją przeprowadzaną przez DEKRA Certification Sp. z o.o. Niniejsze OWC nie obejmują ani oceny i badania wyrobów, ani oceny kwalifikacji personelu. 1.2 Ponadto zastosowanie mają adresowane do poszczególnych produktów Szczegółowe Warunki Certyfikacji. 2. Definicje 2.1 Przez „Podmioty akredytujące“ w dalszej części należy rozumieć wszystkie podmioty, licencjodawców i jednostki akredytujące, które udzieliły DEKRA Certification Sp. z o.o. akredytacji / dopuszczenia do przeprowadzania certyfikacji w oparciu o właściwe normy, przepisy lub umowy dotyczące certyfikacji klientów. 2.2 Pod pojęciem „Audit“ w dalszej części opisywane są wszystkie rodzaje auditów poszczególnych standardów i podmiotów akredytujących, takie jak: audity certyfikacyjne, audity nadzorujące, audity receryfikacyjne, audity dodatkowe, audity uzupełniające, kontrole, kontrole wprowadzonych działań doskonalących, kontrole zaostrzone, inspekcje, obserwacje, audity równoczesne i audity specjalne. 2.3 Znak DEKRA - znak przyznawany Zleceniodawcy, sporządzony na podstawie wzoru znajdującego się w załączniku do niniejszych OWC. 2.4 Certyfikat – certyfikaty, deklaracje zgodności i podobne zaświadczenia wydawane przez DEKRA Certification Sp. z o.o. 2.5 Wymogi związane z certyfikacją obejmują wszystkie ustawy, normy, dyrektywy, rozporządzenia, przepisy, wytyczne i inne wymogi ustawodawcy lub podmiotu akredytującego, na podstawie których DEKRA Certification Sp. z o.o. przeprowadza weryfikacje, audity i/lub certyfikacje Zleceniodawcy. 2.6 Procedura certyfikacyjna - procedura opisana w pkt. 4 niniejszych OWC. 2.7 "Decyzja certyfikacyjna" oznacza każdą decyzję dotyczącą certyfikacji, w tym udzielenie, odmowę udzielenia, utrzymanie, rozszerzenie certyfikacji lub zmniejszenie jej zakresu, odnowienie, zawieszenie, przywrócenie lub cofnięcie certyfikacji. 3. Audity 3.1 Wyznaczanie auditorów 3.1.1 DEKRA Certification Sp. z o.o. ma prawo do powoływania zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych auditorów oraz ekspertów do wykonania usług wynikających z zawartych umów. 3.1.2 DEKRA Certification Sp. z o.o będzie powoływać wyłącznie auditorów i ekspertów posiadających odpowiednie kwalifikacje i predyspozycje do przeprowadzania auditów. 3.1.3 Zleceniodawca uprawniony jest do niewyrażenia zgody na przeprowadzenie auditu przez auditora wyznaczonego przez DEKRA Certification Sp. z o.o. tylko wtedy, gdy współpraca z auditorem przebiega w sposób nieprawidłowy lub gdy auditor z innych istotnych powodów nie kwalifikuje się do wykonania usługi. Zleceniodawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania DEKRA Certification Sp. z o.o. o odmowie przeprowadzenia auditu przez auditora wyznaczonego przez DEKRA Certification Sp. z o.o. wraz z uzasadnieniem odmowy. W takim przypadku, w miejsce odrzuconego auditora, DEKRA Certification Sp. z o.o. zobowiązana jest do wskazania innego auditora posiadającego właściwe kwalifikacje. 3.1.4 W przypadku odwołania auditora bezpośrednio przed lub podczas auditu, DEKRA Certification Sp. z o.o. wskaże w odpowiednim czasie zastępcę. W odniesieniu do niewyrażenia zgody na przeprowadzenie auditu przez zastępcę stosuje się odpowiednio p. 3.1.3. 3.2 Terminy i przedziały czasowe przeprowadzania auditów 3.2.1 Zleceniodawca może wskazać proponowane terminy przeprowadzenia auditów. Podlegać one będą weryfikacji przez DEKRA Certification Sp. z o.o. przy uwzględnieniu jej własnych mocy przerobowych i praktykowanego trybu realizacji auditów. Terminy wskazane przez Zleceniodawcę mają zatem charakter niewiążący i nie muszą być dochowywane przez DEKRA Certification Sp. z o.o. DEKRA Certification Sp. z o.o. i zleceniodawca w odpowiednim czasie przed zaplanowanym auditem uzgodnią | 1. Scope of application 1.1 These GCC shall apply to all relations resulting from contracts concluded between the Mandator and DEKRA Certification Sp. z o.o. for services provided by DEKRA Certification Sp. z o.o., in particular those related to the assessment of systems (management) and processes and/or certification carried out by DEKRA Certification Sp. z o.o. These GCC do not cover neither the assessment and testing of products nor the assessment of personnel qualifications. 1.2 In addition, the Detailed Certification Terms and Conditions apply also to individual products. 2 Definitions 2.1 "Accreditation Bodies" hereinafter shall mean all entities, licensors and accreditation authorities that have granted DEKRA Certification Sp. z o.o. accreditation/admission to carry out certification on the basis of relevant standards, regulations or agreements concerning customer certification. 2.2 The term "Audit" further describes all types of audits of particular standards and accrediting entities, such as: certification audits, supervisory audits, re-certification audits, complementary audits, supplementary, controls, controls of implemented improvement measures, stricter controls, inspections, observations, simultaneous audits and special audits. 2.3 DEKRA Mark - a mark awarded to the Mandator, drawn up on the basis of the design included in the appendix to these GCC. 2.4 Certificate - certificates, declarations of conformity and similar certificates issued by DEKRA Certification Sp. z o.o. 2.5 Requirements related to certification include all acts, standards, directives, regulations, provisions, guidelines and other requirements of the legislator or accrediting entity, on the basis of which DEKRA Certification Sp. z o.o. conducts verifications, audits and/or certificates of the Mandator. 2.6 Certification procedure - the procedure described in point 4 of these GCC. 2.7 “Certification Decision” means any decision concerning certification, including granting, refusing, maintaining, expanding certification or reducing the scope of certification, renewing, suspending, restoring, or withdrawing certification. 3. Audits 3.1 Appointment of auditors 3.1.1 DEKRA Certification Sp. z o.o. has the right to appoint both internal and external auditors and experts to provide services under the concluded contracts. 3.1.2 DEKRA Certification Sp. z o.o. shall appoint only auditors and experts with appropriate qualifications and predispositions to conduct audits. 3.1.3 The Mandator is entitled to refuse to give consent to conduct an audit by an auditor appointed by DEKRA Certification Sp. z o.o. only if the cooperation with the auditor takes place in an incorrect manner or if the auditor for other important reasons is not qualified to perform the service. The Mandator shall immediately inform DEKRA Certification Sp. z o.o. of the refusal to conduct an audit by an auditor appointed by DEKRA Certification Sp. z o.o. with the reasons for the refusal. In such a case, DEKRA Certification Sp. z o.o. is obliged to appoint another auditor with appropriate qualifications in place of the rejected one. 3.1.4 In case of dismissal of the auditor directly before or during the audit, DEKRA Certification Sp. z o.o. shall indicate a substitute in due time. In relation to refusal to give consent to conduct an audit by a substituted auditor, point 3.1.3 shall apply accordingly. 3.2 Time limits and intervals for conducting audits 3.2.1 The Mandator may indicate the proposed dates of audits. They will be subject to verification by DEKRA Certification Sp. z o.o. taking into account its own processing capacity and the practiced mode of audit execution. The deadlines indicated by the Customer are therefore non-binding and do not need to be observed by DEKRA Certification Sp. z o.o. DEKRA Certification Sp. z o.o. and the Principal shall agree on binding dates for the audit in due time before the planned audit. |
wiążące terminy jego przeprowadzenia. 3.2.2 Audity zasadniczo przeprowadzać należy w określonych przedziałach czasowych. DEKRA Certification Sp. z o.o. poinformuje Zleceniodawcę o przedziałach czasowych, w których audity będą musiały zostać przeprowadzone. W celu uzgodnienia dokładnego terminu auditu Zleceniodawca z odpowiednim wyprzedzeniem skontaktuje się z DEKRA Certification Sp. z o.o. i uzgodni termin auditu, tak aby DEKRA Certification Sp. z o.o. mogła zakończyć audit w obrębie wyznaczonych przedziałów czasowych. Jeżeli Zleceniodawca zaniecha współpracy w zakresie uzgodnienia terminu auditu i na skutek tego audit nie będzie mógł zostać przeprowadzony lub nie będzie mógł zostać przeprowadzony terminowo, DEKRA Certification Sp. z o.o. uprawniona będzie do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie narusza to dalszych roszczeń z tytułu dochodzenia odszkodowania lub innych wymagań/zobowiązań. DEKRA Certification Sp. z o.o. w przypadku przyznania certyfikatu i/lub znaku DEKRA uprawniona jest ponadto do zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu lub znaku DEKRA stosownie do postanowień określonych w p. 5.11. 3.2.3 Jeżeli Zleceniodawca przerwie rozpoczęty audit lub jeżeli DEKRA Certification Sp. z o.o. przerwie rozpoczęty audit i przerwanie to będzie wynikać z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy, to Zleceniodawca zobowiązany będzie do zrekompensowania kosztów powstałych po stronie DEKRA Certification Sp. z o.o., które to DEKRA Certification Sp. z o.o. poniosła z tytułu przygotowania i/lub bezskutecznego udostępnienia usług związanych z przeprowadzeniem auditu oraz które wiążą się z przesunięciem auditu. 3.2.4 Jeżeli w miejscu lub na obszarze, w którym DEKRA Certification Sp. z o.o. zamierza przeprowadzić audit, wystąpią okoliczności uniemożliwiające przeprowadzenie auditu spowodowane okolicznościami klasyfikowanymi jako siła wyższa, w szczególności takie jak zamieszki, działania wojenne lub terrorystyczne, DEKRA Certification Sp. z o.o. na okres ich występowania oraz w zakresie ich skutków zwolniona będzie z obowiązku wykonania świadczenia przeprowadzenia auditu, nawet jeżeli z tego tytułu miałaby popaść w zwłokę. Strony umowy zobowiązane są do wzajemnego informowania się o takich utrudnieniach i do dostosowywania swoich zobowiązań stosownie do zmienionych warunków. 3.2.5 Nie jest możliwe ustalenie terminu auditu z auditorem dopóki klient nie otrzyma z DEKRA Certification Sp. z o.o. maila z informacją o składzie zespołu audytowego. 4. Przebieg procedury certyfikacji 4.1 Przebieg procedury 4.1.1 Jeżeli umowa jest zawarta na przeprowadzenie procesu certyfikacyjnego i przebieg procedury nie stanowi inaczej, procedura certyfikacji dzieli się na: pierwszy audit certyfikacyjny, podczas którego certyfikat przyznawany jest po raz pierwszy, lub audit recertyfikacyjny, podczas którego certyfikat przyznawany jest powtórnie, oraz systematyczne audity nadzorujące, przeprowadzane w fazach pomiędzy pierwszą certyfikacją a recertyfikacją albo pomiędzy recertyfikacją a kolejną recertyfikacją. 4.1.2 Jeżeli podczas auditu DEKRA Certification Sp. z o.o. stwierdzi nieprawidłowości uniemożliwiające przeprowadzenie auditu, których Zleceniodawca nie usunie w terminie wyznaczonym przez DEKRA Certification Sp. z o.o., DEKRA Certification Sp. z o.o. uprawniona będzie do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie narusza to dalszych roszczeń z tytułu dochodzenia odszkodowania lub innych wymagań/zobowiązań. DEKRA Certification Sp. z o.o. jest również uprawniona do zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu, który został już przyznany zgodnie z bardziej szczegółowymi postanowieniami p. 5.11. 4.2 Pierwszy audit certyfikacyjny 4.2.1 O ile z umowy nie wynika inaczej, pierwszy audit certyfikacyjny przeprowadzany jest w dwóch fazach: analiza gotowości wraz z przeglądem dokumentacji (faza pierwsza) oraz audit na miejscu w lokalizacji lub w lokalizacjach Zleceniodawcy (faza druga). Po zakończeniu fazy drugiej sporządzany zostaje raport z auditu. Wyniki z fazy pierwszej mogą spowodować konieczność wprowadzenia zmian w planowaniu fazy drugiej, takich jak: czas trwania auditu, skład zespołu auditującego lub termin auditu. Faza pierwsza auditu zasadniczo przeprowadzana jest również na miejscu w lokalizacji lub w lokalizacjach Zleceniodawcy. 4.2.2 Okres pomiędzy zakończeniem fazy pierwszej a rozpoczęciem fazy drugiej nie może trwać dłużej niż 6 miesięcy. Jeżeli dochowanie tego sześciomiesięcznego terminu nie będzie możliwe z powodów | 3.2.2 As a general rule, audits should be carried out within certain time frames. DEKRA Certification Sp. z o.o. shall inform the Mandator about the time periods in which the audits must be carried out. In order to determine the exact date of the audit, the Mandator shall contact DEKRA Certification Sp. z o.o. sufficiently in advance and determine the date of the audit so that DEKRA Certification Sp. z o.o. can complete the audit within the specified time periods. If the Principal fails to cooperate in agreeing on the date of the audit and as a result the audit cannot be carried out or cannot be carried out on time, DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be entitled to terminate the contract without notice in accordance with the provisions of the General Commercial Terms and Conditions (GCC). This is without prejudice to any further claims for damages or other requirements or obligations. DEKRA Certification Sp. z o.o. in the case of granting a certificate and/or DEKRA mark, is also entitled to suspend or revoke the certificate or DEKRA mark pursuant to the provisions of p. 5.11. 3.2.3 If the Client interrupts the commenced audit or if DEKRA Certification Sp. z o.o. interrupts the commenced audit and the interruption results from reasons attributable to the Mandator, the Mandator shall be obliged to compensate DEKRA Certification Sp. z o.o. for the costs incurred by DEKRA Certification Sp. z o.o., which DEKRA Certification Sp. z o.o. incurred for the preparation and/or ineffective provision of services related to the audit and which are related to the postponement of the audit. 3.2.4 If in the place or area where DEKRA Certification Sp. z o.o. intends to carry out an audit, circumstances preventing the conduct of the audit occur due to circumstances classified as force majeure, in particular such as serious difficulties occur, such as in particular force majeure, riots, acts of war or terrorism, DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be exempt from the obligation to perform an audit even if it is delayed in doing so. The Parties to the Agreement shall inform each other of such difficulties and shall adjust their commitments in line with changed circumstances. 3.2.5 It is not possible to schedule an audit with an auditor until the client receives an email from DEKRA Certification Sp. z o.o. with information on the composition of the audit team. 4. Conduct of the certification procedure 4.1 Conduct of the procedure 4.1.1 If the agreement is concluded to carry out the certification process and the course of the procedure does not provide otherwise, the certification procedure is divided into two parts: first certification audit, during which the certificate is granted for the first time, or recertification audit, during which the certificate is granted again, and systematic surveillance audits, carried out in the phases between the first certification and recertification or between recertification and the next recertification. 4.1.2 If during the audit DEKRA Certification Sp. z o.o. finds any irregularities preventing an audit from taking place which the Mandator does not rectify by the deadline set by DEKRA Certification Sp. z o.o., DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be entitled to terminate the contract without notice according to the provisions of the General Commercial Terms and Conditions (GCC). This is without prejudice to any further claims for damages or other requirements or obligations. DEKRA Certification Sp. z o.o. is also entitled to suspend or withdraw a certificate or DEKRA seal that has already been granted in accordance with the more detailed provisions in point 5.11. 4.2 First certification audit 4.2.1 Unless the agreement provides otherwise, the first certification audit is carried out in two phases: readiness analysis together with documentation review (phase one) and on-site audit at the Mandator's location or locations (phase two). After the completion of the second phase, an audit report is prepared. The results of the first phase may cause the necessity to introduce changes in the planning of the second phase, such as: duration of the audit, composition of the audit team or the date of the audit. In principle, the first phase of the audit is also carried out on site at the Mandator's location or locations. 4.2.2 The period between the end of phase one and the start of phase two |
D-030-x17pl_eng Ogólne Warunki Certyfikacyjne DCPL / General Certification Conditions DCPL Rev. 09/06/23 Strona 2 z 11
leżących po stronie Zleceniodawcy, Zleceniodawca zobowiązany będzie do powtórnego przeprowadzenia fazy pierwszej i wniesienia z tego tytułu stosownej opłaty, wysokość której określona zostanie na podstawie odrębnie sporządzonej oferty.
4.2.3 Pierwszy audit certyfikacyjny musi zostać rozpoczęty w terminie nieprzekraczającym jednego roku od daty zawarcia umowy.
4.3 Audity nadzorujące
W ciągu okresu ważności certyfikatu Zleceniodawca na podstawie warunków zawartych w umowie, ustanowionych przez podmiot akredytujący lub określonych ustawą zobowiązany jest w odpowiednim czasie do przystąpienia do auditu nadzorującego, przeprowadzanego przez DEKRA Certification Sp. z o.o.
4.4 Audit recertyfikacyjny
Stosownie do szczegółowych zapisów umowy audit recertyfikacyjny, w celu przedłużenia ważności certyfikatu, przeprowadzany jest z reguły po trzech lub pięciu latach od daty przyznania certyfikatu, przy czym przeprowadzenie auditu recertyfikacyjnego musi nastąpić przed upływem ważności certyfikatu, a odbywa się zgodnie z procedurą przewidzianą dla auditu certyfikacyjnego.
4.5 Audit dodatkowy/ Skarga na Zleceniodawcę/ Reklamacje
4.5.1Jeżeli podczas auditu stwierdzone zostaną nieprawidłowości/niezgodności lub do DEKRA Certification Sp. z o.o. wpłynie skarga na Zleceniodawcę, DEKRA Certification Sp. z o.o. może zarządzić przeprowadzenie auditu dodatkowego. W takim wypadku mają zastosowanie ceny z aktualnie obowiązującego cennika.
4.5.2 Skarga na Zleceniodawcę oznacza takie oświadczenie trzeciej strony, z którego wynika, że Zleceniodawca nie spełnia warunków certyfikacji lub nie przestrzega wymogów związanych z certyfikacją, zasad stosowania certyfikatów, znaków DEKRA lub innych udostępnionych przedmiotów użytkowania. Jeśli skarga wpłynie bezpośrednio do Zleceniodawcy ma on obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie DEKRA Certification. Sp. z o.o. Zleceniodawca zobowiązuje się do utrzymania zapisów z wszystkich reklamacji, jakie są mu znane, które odnoszą się do zgodności z wymaganiami certyfikacyjnymi. Zapisy te zostaną udostępnione DEKRA na życzenie. Ponadto Zleceniodawca podejmie i udokumentuje właściwe działania w związku z takimi reklamacjami i wszelkimi brakami stwierdzonymi w wyrobach, które oddziałują na zgodność z wymaganiami certyfikacyjnymi. Weryfikacja powyższego zobowiązania przez DEKRA, może być także określona odrębnych dokumentach.
4.5.3 W czasie obowiązywania umowy z DEKRA Certification Sp. z o.o., Zleceniodawca musi przechowywać wszystkie dokumenty i informacje dotyczące skarg oraz niezwłocznie udostępnić je DEKRA Certification nieodpłatnie, tak aby DEKRA Certification mogła ocenić skargę.
4.5.4 DEKRA Certification Sp. z o.o jest również uprawniona do przeprowadzania auditów dodatkowych z krótkim terminem powiadamiania. Przeprowadzenie takich auditów może nastąpić w szczególności wtedy, gdy DEKRA Certification Sp. z o.o. posiądzie wiedzę na temat podstaw do możliwego cofnięcia certyfikatu, zażaleń w celu zbadania skargi oraz w przypadku zmian norm, wytycznych lub umów, służących za podstawę certyfikacji. Audit dodatkowy będzie przeprowadzony na podstawie odrębnej oferty cenowej DEKRA Certification Sp. z o.o.
4.5.5 Audity dodatkowe należy przeprowadzić w terminie wskazanym przez DEKRA Certification Sp. z o.o.
4.6 Audity obserwacyjne / Audity równoczesne / Audity specjalne
4.6.1Zleceniodawca zezwala pracownikom DEKRA Certification Sp. z o.o., pracownikom lub osobom uprawnionym ze strony podmiotów akredytujących Zleceniobiorcę na przeprowadzenie auditów obserwacyjnych, auditów równoczesnych lub auditów specjalnych we wszystkich lokalizacjach Zleceniodawcy. Zleceniodawca zobowiązuje się do umożliwienia przeprowadzenia auditów obserwacyjnych, auditów równoczesnych lub auditów specjalnych również wobec producentów i podwykonawców Zleceniodawcy.
4.6.2 Pracownicy lub auditorzy jednostki akredytującej, którzy przeprowadzają audit obserwacyjny / audit równoczesny lub audit specjalny, są wybierani przez jednostkę akredytującą. Zleceniodawca jest uprawniony do odrzucenia wyznaczonej osoby co najmniej 2 tygodnie przed zaplanowanym terminem auditu. Powód odrzucenia musi zostać złożony w formie pisemnej oraz wskazywać jednoznacznie na przyczyny związane z zapewnieniem poufności.
4.6.3 W przypadku uzasadnionej odmowy udziału pracownika / auditora jednostki akredytującej, DEKRA Certification Sp. z o.o. dołoży wszelkich starań, aby jednostka akredytująca wymieniła osobę
may not exceed six months. If it is not possible to comply with this six-month period for reasons for which the Mandator is responsible, the Mandator shall be obliged to repeat the first phase and to pay the relevant fee, the amount of which shall be determined on the basis of a separate offer.
4.2.3 The first certification audit must be commenced within a period not exceeding one year from the date of conclusion of the agreement.
4.3 Supervisory audits
During the period of validity of the certificate, the Mandator, on the basis of conditions included in the contract, established by the accreditation body or specified by the Act, is obliged in due time to join the supervisory audit carried out by DEKRA Certification Sp. z o.o.
4.4 Recertification audit
According to the detailed provisions of the contract, in order to extend the validity of the certificate, the recertification audit is usually conducted after three or five years from the date of granting the certificate, the recertification audit must be carried out before the lapse of
validity of the certificate, and is carried out in accordance with the procedure provided for in the certification audit.
4.5 Complementary audit/Complaint against the Mandator/ Complaint
4.5.1 If during the audit any irregularities/incompatibilities are found or DEKRA Certification Sp. z o.o. receives a complaint against the Mandator, DEKRA Certification Sp. z o.o. may order an additional audit. In this case, the prices in the current price list shall apply.
4.5.2 A complaint against the Mandator shall mean a statement by a third party that the Mandator does not meet the certification conditions or does not comply with the certification requirements, the rules for the use of certificates, DEKRA marks or other objects of use made available. If the complaint is received directly by the Mandator, the Mandator is obliged to immediately inform about this fact DEKRA Certification Sp. z o.o. The Mandator shall keep a record of all complaints made knonw to it relaiting to compliance with certification requirements. The Mandator shall make these records available to DEKRA requested. The Mandator shall also take appropriate action with respect to such complaints and any deficiencies found in products that affect compliance with the requirements for certification and shall document the astions taken. Verification of this commitment by DEKRA, may also be specified in separate documents.
4.5.3 During the term of the contract with DEKRA Certification Sp. z o.o., the Mandator shall keep all documents and information relating to complaints available to DEKRA Certification free of charge and without delay so that DEKRA Certification can evaluate the complaint.
4.5.4 DEKRA Certification Sp. z o.o. is also entitled to conduct complementary audits with a short notice period. Such audits may be carried out in particular if DEKRA Certification Sp. z o.o. has knowledge of the grounds for possible withdrawal of the certificate or complaints in order to examine the complaint and in the case of changes in standards, guidelines or agreements serving as a basis for certification. The complementary audit shall be conducted on the basis of a separate price offer of DEKRA Certification Sp. z o.o.
4.5.5 Complementary audits shall be carried out within the time limit specified by DEKRA Certification Sp. z o.o.
4.6 Observation audits / Simultaneous audits / Special audits
4.6.1 The Mandato shall permit DEKRA Certification Sp. z o.o. employees or persons entitled by the bodies accrediting the Mandator to carry out observation audits, simultaneous audits or special audits in all locations of the Mandator. The Mandator undertakes to enable observational audits, simultaneous audits or special audits also to manufacturers and subcontractors of the Mandator.
4.6.2 The employees or authorised assessors of the Accreditation Body/ notified body who carry out the witness audit / parallel audit or special audit are being selected by the Accreditation Body/ notified body; the client is only entitled to reject such employee / authorised assessor at least 2 weeks before the scheduled audit date in writing if the client cannot reasonably be expected - despite the measures taken to ensure confidentiality - to cooperate with him/her.
4.6.3 In case of justified refusal of an employee / authorised assessor of the Accreditation Body/ notified body, DEKRA Certification Sp. z o.o. will endeavour to ensure that the Accreditation Body/ notified body
upoważnioną do przeprowadzenia obserwacji / auditu równoczesnego lub specjalnego. Jeżeli wymiana nie będzie możliwa, każda ze stron jest uprawniona do rozwiązania umowy. 4.6.4 W przypadku złożenia wniosku przez Zleceniodawcę o rozszerzenie zakresu udzielonego certyfikatu DEKRA Certification może przeprowadzić na koszt Zleceniodawcy audit specjalny lub dokonać rozszerzenia zakresu auditu wnioskowanego przez Zleceniodawcę w powiązaniu z auditem nadzorującym. 4.7 Decyzja certyfikacyjna 4.7.1DEKRA Certification Sp. z o.o. po przeprowadzeniu auditu certyfikacyjnego, auditu recertyfikacyjnego lub auditu nadzoru wydaje decyzję w przedmiocie przyznania certyfikatu, przedłużenia certyfikatu, utrzymania certyfikatu lub rozszerzenia zakresu certyfikatu (jeśli dotyczy). DEKRA Certification Sp. z o.o. podejmuje decyzję według własnego uznania, na podstawie stosownych norm i zasad oraz na podstawie informacji i dokumentów uzyskanych podczas auditów. 4.7.2 Jeżeli decyzja DEKRA Certification Sp. z o.o. jest pozytywna - stosownie do postanowień zawartej umowy - Zleceniodawcy przyznany zostanie certyfikat i znak certyfikacyjny DEKRA lub przekazana zostanie informacja o utrzymaniu certyfikatu. 4.7.3 Jeżeli Zleceniodawca, ze względu na niedopełnienie wszystkich wymogów, w ocenie DEKRA Certification Sp. z o.o. nie spełnia warunków do posiadania certyfikatu decyzja jest negatywna, tzn. następuje odmowa przyznania certyfikatu lub przyznany certyfikat zostaje cofnięty lub zawieszony, o czym DEKRA Certification Sp. z o.o. informuje Zleceniodawcę. 4.7.4 Przyznanie certyfikatu może być obwarowane dodatkowymi wymogami. Od Zleceniodawcy zażądać można na przykład usunięcia niezgodności. Ustalone podczas auditu niezgodności lub potencjały do doskonalenia zostaną omówione ze Zleceniodawcą podczas spotkania zamykającego audit. W przypadku stwierdzenia niezgodności Zleceniodawca zobowiązany jest przeprowadzić analizę przyczyn wystąpienia niezgodności i wykonać wszelkie niezbędne działania korygujące, mające na celu usunięcie tych niezgodności. Warunkiem uzyskania (a także podtrzymania certyfikatu) jest skuteczne usunięcie przez Zleceniodawcę wszystkich niezgodności w wyznaczonym przez auditora terminie oraz pozytywna ocena tych działań dokonana przez auditora. Dodatkowy wymóg może obejmować również powtórną weryfikację, tzn. dodatkowy audit lub przegląd dokumentacji. 4.7.5 DEKRA Certification Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odmowy certyfikacji i odstąpienia od umowy, jeśli przed lub w trakcie procesu certyfikacji wyjdą na jaw okoliczności, które uniemożliwiają certyfikację lub sprawiają, że kontynuacja stosunku umownego jest niedopuszczalna (np. jeśli wystąpią naruszenia wytycznych etycznych lub prawnych ze strony Zleceniodawcy lub jego podwykonawców, które kwestionują wiarygodność organizacji). Z chwilą odstąpienia od umowy z tego powodu należy uiścić odpowiednią część opłat za usługi świadczone do tego momentu. 4.8 Odwołania i skargi 4.8.1 Zleceniodawca ma prawo wnieść do DEKRA Certification Sp. z o.o. skargi i/lub odwołania, dotyczące procesu certyfikacji lub działania DEKRA Certification Sp. z o.o. Skargę lub odwołanie należy kierować na piśmie do DEKRA Certification Sp. z o.o. Skargi i odwołania rozpatrują osoby, które poprzednio nie były zaangażowane w sprawę będącą przedmiotem skargi / odwołania. DEKRA Certification Sp. z o.o. poinformuje Zleceniodawcę o sposobie załatwienia skargi. Jeżeli Zleceniodawca nie jest usatysfakcjonowany sposobem załatwienia odwołania, właściwym do rozpatrzenia sporu jest sąd właściwy dla siedziby DEKRA Certification Sp. z o.o. Informacje o sposobie postępowania ze skargami i odwołaniami dostępna jest na stronie internetowej jednostki. 4.9 Zmiany przebiegu procedury certyfikacji 4.9.1 Przebieg konkretnej procedury certyfikacji może ulec zmianie w zależności od aktualnych wymogów jednostek certyfikujących lub DEKRA Certification Sp. z o.o.. 4.9.2 DEKRA Certification Sp. z o.o. poinformuje Zleceniodawcę mailowo lub pisemnie o ewentualnej zmianie przebiegu procedury certyfikacji. 5. Przyznanie i użytkowanie certyfikatów, znaku DEKRA i dokumentów 5.1 Jeżeli Zleceniodawcy przyznany zostanie certyfikat albo zostaną udostępnione dokumenty np. raporty (zwane łącznie „przedmiotem użytkowania”), Zleceniodawca nabywa prawo do wykorzystywania | exchanges the employee / authorised assessor. If replacement should not be possible, either party is entitled to terminate the contract for cause. 4.6.4 In case the Client submits a request for extending the scope of the granted certificate, DEKRA Certification may carry out a special audit at the Mandator's expense or extend the scope of the audit requested by the Mandator in connection with a supervisory audit. 4.7 Certification decision 4.7.1 DEKRA Certification Sp. z o.o. after conducting a certification audit, recertification audit or supervisory audit issues a decision on granting the certificate, extending the certificate, maintaining the certificate or extending the scope of the certificate (if applicable). DEKRA Certification Sp. z o.o. shall make a decision at its own discretion, on the basis of relevant standards and rules and on the basis of information and documents obtained during audits. 4.7.2 If the decision of DEKRA Certification Sp. z o.o. is positive - pursuant to the provisions of the concluded agreement - the Mandator will be granted a certificate and DEKRA certification mark or information on the continued existence of the certificate will be provided to the Mandator. 4.7.3 If the Mandator, due to non-compliance with all requirements, in the opinion of DEKRA Certification Sp. z o.o. does not meet the conditions for holding the certificate, the decision is negative, i.e. there is a refusal to grant the certificate or the granted certificate is revoked or suspended, about which DEKRA Certification Sp. z o.o. informs the Mandator. 4.7.4 The granting of a certificate may be subject to additional requirements. For example, the Principal may be required to remove the discrepancies. Any discrepancies or potential for improvement identified during the audit will be discussed with the Mandator during the meeting closing the audit. In the event of non-compliance, the Mandator is obliged to conduct an analysis of the reasons for the non-compliance and perform all necessary corrective actions aimed at removing the discrepancies. The condition for obtaining (and retaining) the certificate is effective removal by the Mandator of all discrepancies in the time set by the auditor and a positive assessment of these actions made by the auditor. An additional requirement may also include repeated verification, i.e. complementary audit or review of documentation. 4.7.5 DEKRA Certification Sp. z o.o. reserves the right to refuse certification and withdraw from a contract if circumstances come to light prior to or during the certification process that preclude certification or make continuation of the contractual relationship unacceptable (e.g. if there are violations of ethical or legal guidelines on the part of the client or its executive employees that call into question the reliability of the organisation). On withdrawal from a contract for this reason, an appropriate proportion of the fees for services provided to this point in time is to be paid. 4.8 Appeals and complaints 4.8.1 The Mandator has the right to lodge complaints / appeal with DEKRA Certification Sp. z o.o. concerning the certification process or the operation of DEKRA Certification Sp. z o.o. A complaint or appeal should be submitted in writing to DEKRA Certification Sp. z o.o. Complaints / appeals are deal with by persons who have not previously been involved in the matter of complain. DEKRA Certification Sp. z o.o. informs the Mandator about the manner of handling the complaint or appeal. If the Mandator is not satisfied with the way the appeal is handled, the common court is competent to hear the dispute over the registered office of DEKRA Certification Sp. z o.o.. The information on how to proceed with complaints and appeals is available on the unit's website 4.9 Changes of certification procedure 4.9.1 Course of particular certification procedure may be changed depending on current requirements of certification bodies or DEKRA Certification Sp. z o.o. 4.9.2 DEKRA Certification Sp. z o.o. shall inform the Mandator via e-mail or in writing about possible change of certification procedure. 5. Award and use of certificates, DEKRA mark and documents 5.1 If the Mandator is granted a certificate or documents such as reports (collectively referred to as "objects of use") or are made available to the Mandator, the Mandator shall acquire the right to use the object of |
przedmiotu użytkowania zgodnie z poniższymi postanowieniami.
5.2 DEKRA Certification Sp. z o.o. pozostaje właścicielem przedmiotu użytkowania oraz praw ochronnych na znaki towarowe i praw autorskich obejmujących przedmiot użytkowania. DEKRA Certification Sp. z o.o., przyznając lub przekazując przedmiot użytkowania Zleceniodawcy, nie przyznaje mu wyłącznego prawa do jego wykorzystywania w poniżej wymienionym zakresie.
5.3 Jeżeli i o ile zakres zamówienia obejmuje certyfikację grupową (typu multi-site), siedziba główna w zakresie przyznanego jej prawa użytkowania nabywa prawo do udzielania sublicencji lokalizacjom włączonym w certyfikację grupową, jeżeli dana lokalizacja oświadczyła, iż będzie przestrzegać niniejszych OWC tak, jakby była ona sama Zleceniodawcą. Lokalizacja taka w zakresie przyznanego jej prawa użytkowania nie nabywa prawa do dalszego udzielania sublicencji. Zleceniodawca zobowiązany jest do natychmiastowego odebrania prawa użytkowania lokalizacji, jeżeli owa lokalizacja urzeczywistni przesłanki ujęte w p. 5.11 niniejszych OWC. Zleceniodawca zobowiązany jest do poinformowania DEKRA Certification Sp. z o.o. o takim zdarzeniu w trybie natychmiastowym. Jeżeli dana lokalizacja urzeczywistni przesłanki z p. 5.11 niniejszych OWC, DEKRA Certification Sp. z o.o. uprawniona będzie do bezzwłocznego cofnięcia udzielonego siedzibie głównej uprawnienia do udzielania sublicencji. W pozostałych przypadkach Zleceniodawca nie jest uprawniony do przekazywania przyznanego mu prawa użytkowania podmiotom trzecim ani udzielania im sublicencji z tytułu posiadania tych praw. Osoba certyfikowana nie jest uprawniona do przekazywania przyznanego jej prawa użytkowania osobom trzecim ani udzielania im sublicencji z tytułu posiadania tych praw.
5.4 Przedmiot użytkowania został zaprojektowany do użytku w kraju, w którym DEKRA Certification Sp. z o.o. ma swoją siedzibę prawną; korzystanie poza tym krajem odbywa się wyłącznie na odpowiedzialność klienta, a odpowiedzialność DEKRA Certification Sp. z o.o. jest w ten sposób wykluczona.
5.5 Przedmiot użytkowania nie może być używany w sposób, który mógłby zaszkodzić reputacji DEKRA Certification Sp. z o.o. lub który mógłby być mylnie interpretowany. Zleceniodawca zobowiązuje się do wykorzystywania przedmiotu użytkowania wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przedmiot użytkowania może być używany w takiej postaci, w jakiej został on przyznany i przekazany. Modyfikacje wzoru, koloru lub tekstu są niedopuszczalne. Zleceniodawca nie jest uprawniony do fragmentarycznego wykorzystywania przedmiotu użytkowania, tzn. przedmiot użytkowania może być używany wyłącznie w całości. Certyfikaty wydawane są przez DEKRA Certification Sp. z o.o. jako kompetentną jednostkę certyfikującą, posiadającą odpowiednią wiedzę i doświadczenie w certyfikowanym obszarze. DEKRA Certification Sp. z o.o. informuje, że certyfikaty wystawiane zgodnie z wymogami związanymi z certyfikacją mogą nie być akceptowane w niektórych krajach lub sektorach gospodarki, tym samym obowiązkiem Zleceniodawcy jest pozyskanie niezbędnych informacji w zakresie warunków i wymogów dot. certyfikacji i zawierania umów biznesowych obowiązujących w danym państwie lub sektorze gospodarczym.
5.6 Jeżeli przedmiot użytkowania przekazany zostanie Zleceniodawcy również w formie elektronicznej, Zleceniodawca uprawniony jest do wprowadzania zmian w przedmiocie użytkowania w zakresie jego wielkości. Dopuszczalne jest wyłącznie zmniejszenie wielkości czcionki do rozmiaru Arial 4. W każdym przypadku dokonywania zmian wielkości tekst zamieszczony na przedmiocie użytkowania musi pozostać w całości czytelny, a proporcje pomiędzy tekstem a znakiem DEKRA nie mogą być naruszane.
5.7 Zleceniodawca zobowiązany jest do zachowania związku pomiędzy przedmiotem użytkowania a przedmiotem certyfikacji, przedstawiając przedmiot użytkowania wyłącznie w sposób umożliwiający przeciętnym konsumentom postrzeganie go w kontekście oznaczenia potwierdzającego weryfikację, ocenę i/lub certyfikację czynności, procesów systemów lub kwalifikacji. Przedmiot użytkowania może być wykorzystywany wyłącznie w związku z czynnościami, procesami, systemami lub kwalifikacjami, dla których został on przyznany i wyłącznie celem pokazania, że owe czynności, procesy, systemy lub kwalifikacje są zgodne z wytycznymi, na podstawie których zostały one zweryfikowane, ocenione i/lub certyfikowane. Zleceniodawca nie jest uprawniony do wykorzystywania przedmiotu użytkowania w celach reklamowych i nie może powodować wrażenia, jakoby DEKRA Certification Sp. z o.o. dokonała oceny konkretnego
use in accordance with the following provisions.
5.2 DEKRA Certification Sp. z o.o. shall remain the owner of the object of use and of the protection rights for trademarks and copyrights covering the object of use. DEKRA Certification Sp. z o.o., by granting or transferring the object of use to the Mandator, does not grant him the exclusive right to use it in the following scope.
5.3 If and to the extent that the scope of the contract includes group (multi-site) certification, the head office shall, in respect of the right of use granted to it, acquire the right to sublicense the locations included in the group certification if the location concerned has declared that it will comply with these GCC as if it was the Mandator itself.. Such a location, within the scope of the granted right of use, does not acquire the right to further sublicense. The Mandator shall be obliged to immediately withdraw the right to use the location if this location fulfils the conditions specified in point 5.11 of these GCC. The Mandator shall inform DEKRA Certification Sp. z o.o. of such event immediately. If a given location fulfils the conditions of point 5.11 of these GCC, DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be entitled to immediately withdraw the right to grant sub-licences granted to the head office. In other cases, the Mandator shall not be entitled to transfer the right of use granted to him to third parties or to grant them sub-licences on account of the holding of these rights. A certified person shall not be entitled to transfer or sublicense to third parties any right of use granted to it on the account of the holding of those rights.
5.4 Lacking other agreements, the Usage Object was designed for use in the country in which DEKRA Certification Sp. z o.o. has its legal headquarters; use outside this country will only take place at the responsibility of the client and the liability of DEKRA Certification Sp. z
o.o. is thus excluded.
5.5 The object of use may not be used in a manner that could damage the reputation of DEKRA Certification Sp. z o.o. or in a manner that could be misinterpreted. The Mandator undertakes to use the object of use only in accordance with the applicable law, in particular in accordance with the Act on Combating Unfair Competition. The object of use may be used in the form in which it has been assigned and transferred. Modifications of the design, color or text are not allowed. The Mandator is not entitled to use the object of use in a fragmentary manner, i.e. the object of use may only be used in its entirety. Certificates are issued by DEKRA Certification Sp. z o.o. as a competent certification body with relevant knowledge and experience in the certified area. DEKRA Certification Sp. z o.o. informs that certificates issued in accordance with requirements related to certification may not be accepted in certain countries or economic sectors, thus it is the responsibility of the Principal to obtain the necessary information on the conditions and requirements for certification and conclusion of business contracts in force in a given country or economic sector.
5.6 If the object of use is transferred to the Mandator also in electronic form, the Mandator shall be entitled to make changes to the object of use in terms of its size. The font size can only be reduced to Arial 4. The text on the object of use must remain legible and the proportions between the text and the DEKRA mark must not be affected.
5.7 The Mandator is obliged to maintain the relationship between the object of use and the object of certification, presenting the object of use only in a way that enables average consumers to perceive it in the context of a marking that confirms the verification, evaluation and/or certification of activities, processes, systems or qualifications. The object of use may only be used in connection with the activities, processes, systems or qualifications for which it was granted and only to demonstrate that those activities, processes, systems or qualifications comply with the guidelines on the basis of which they were verified, evaluated and/or certified. The Customer shall not be entitled to use the object of use for advertising purposes and shall not give the impression that DEKRA Certification Sp. z o.o. has assessed a specific product. The object of use may not be used in the event of changes in the object of certification.
D-030-x17pl_eng Ogólne Warunki Certyfikacyjne DCPL / General Certification Conditions DCPL Rev. 09/06/23 Strona 5 z 11
produktu. Przedmiot użytkowania nie może być wykorzystywany w przypadku wystąpienia zmian w przedmiocie certyfikacji.
5.8 W przypadku korzystania z przedmiotu użytkowania nie można odnieść wrażenia, że jest on przyznany również dla działań lub lokalizacji poza obszarem, dla którego został wydany.
5.9 Przedmiot użytkowania nie może być używany lub przywoływany w sposób, który mógłby zaszkodzić reputacji DEKRA Certification Sp. z o.o. lub który mógłby zostać uznany za wprowadzający w błąd. Zleceniodawca ponosi odpowiedzialność za konkretne wykorzystanie obiektu użytkowania i będzie z niego korzystać wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w zakresie prawa konkurencji. Zleceniodawca nie zezwoli na żadne wprowadzające w błąd lub nielegalne wykorzystanie udostępnionego przez DEKRA przedmiotu użtkowania przez osoby trzecie. DEKRA Certification Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za niedozwolone wykorzystywanie przedmiotu użytkowania.
5.10 Przedmiot użytkowania może być wykorzystywany wyłącznie w ciągu okresu ważności na nim wskazanym i dopóki certyfikat nie zostanie zawieszony lub cofnięty. Jeżeli okres ważności certyfikatu upłynie, zanim przeprowadzona zostanie recertyfikacja, certyfikat i znak DEKRA nie mogą być użytkowane do momentu przyznania nowego certyfikatu.
5.11 DEKRA Certification Sp. z o.o. uprawniona jest w każdym czasie do ograniczenia, zawieszenia, cofnięcia certyfikatu, jeżeli:
▪ warunki przyznania certyfikatu nie są spełnione, w szczególności w przypadku podania niekompletnych lub nieprawdziwych danych w procedurze certyfikacyjnej;
▪ Zleceniodawca nie dopełnia obowiązków nałożonych na niego w związku z certyfikacją, w szczególności obowiązku informowania o zmianach, lub nie spełnią zobowiązań wynikających z umowy zawartej z DEKRA Certification Sp. z o. o. w tym także zobowiązań dotyczących płatności;
▪ wygaśnie umowa na certyfikację, zawarta pomiędzy Zleceniodawcą i DEKRA Certification Sp. z o. o.;
▪ przedmiot użytkowania wykorzystywany będzie niezgodnie z niniejszymi warunkami użytkowania;
▪ wymagany audit nadzoru lub inny zarządzony przez DEKRA Certification Sp. z o. o. audit nie odbędzie się w wyznaczonym terminie lub nie zostanie przeprowadzony w całości;
▪ niespełnienie wymagań określonych przez DEKRA Certification Sp. z o.o., stwierdzone w okresie nadzoru;
▪ gdy wynik auditu jest negatywny a stwierdzone niezgodności nie zostały usunięte w wyznaczonym przez DEKRA Certification Sp. z o.o. terminie;
▪ mowa została wypowiedziana przez Zleceniodawcę;
▪ wystąpią inne przyczyny uprawniające do cofnięcia certyfikatu na podstawie tych OWC lub umowy;
▪ Zleceniodawca sam zwróci się o zawieszenie certyfikatu.
5.12 DEKRA Certification Sp. z o.o. w momencie cofnięcia certyfikatu uprawniona jest do wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie narusza to dalszych roszczeń z tytułu dochodzenia odszkodowania lub innych roszczeń.
5.13 Po cofnięciu certyfikatu lub upływie ważności certyfikatu Zleceniodawca zobowiązany jest do zaprzestania wykorzystywania przedmiotu użytkowania w jakikolwiek sposób, w szczególności do zaniechania wszelkich działań reklamowych odnoszących się do przedmiotu użytkowania lub usługi świadczonej z tego tytułu przez DEKRA Certification Sp. z o.o. Zleceniodawca zobowiązany jest ponadto do zwrotu wszelkich dokumentów związanych z procesem certyfikacji, których wydania zażąda DEKRA Certification Sp. z o.o. Certyfikaty w oryginale i wszelkie duplikaty zwrócić należy DEKRA Certification Sp. z o.o.
5.14 DEKRA Certification Sp. z o.o. nie odpowiada za szkody (w szczególności szkody rzeczywiste, szkody pośrednie i następcze, utracone korzyści) oraz wszelkie inne negatywne konsekwencje (nie tylko finansowe) powstałe po stronie Zleceniodawcy z tytułu uzasadnionego cofnięcia certyfikatu.
6. Użytkowanie logo DEKRA
6.1 Jeżeli na przyznanym certyfikacie, znaku lub dokumencie widnieje logo DEKRA, zastosowanie ma pkt 5 niniejszych OWC. W pozostałych przypadkach Zleceniodawca nie jest uprawniony do wykorzystywania nazwy DEKRA Certification Sp. z o.o., jej przedsiębiorstw afiliowanych lub logo DEKRA.
6.2 Zleceniodawca nie może stwarzać wrażenia, że pozostają z DEKRA Certification Sp. z o.o. lub jej przedsiębiorstwem afiliowanym w jakimkolwiek stosunku prawnym lub innym stosunku o podobnym
5.8 When the Usage Object is used, the impression must not be given that the certification is valid for activities or locations outside the area for which the certification is valid.
5.9 The Usage Object many not be used or referenced in a manner that could damage the reputation of DEKRA Certification Sp. z o.o. or that could be considered misleading. The client is responsible for the concrete use of the Usage Object and will only use it in accordance with the applicable laws, particularly in the area of competition law. The client will not permit any misleading or illegal use by third parties. DEKRA Certification Sp. z o.o. shall not be liable for any unauthorized use of the object of use.
5.10 The object of use may only be used for the period of validity indicated on it and until the certificate is suspended or revoked. If the period of validity of the certificate expires before the recertification is carried out, the certificate and the DEKRA xxxx xxx not be used until a new certificate has been granted.
5.11 DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be entitled at any time to limit, suspend, revoke the certificate, if:
▪ the conditions for granting the certificate are not met, in particular in the case of providing incomplete or false data in the certification procedure;
▪ the Mandator shall not fulfil the obligations imposed on him in connection with certification, in particular the obligation to inform about changes, or shall not fulfil the obligations arising from the agreement concluded with DEKRA Certification Sp. z o.o., including the obligations concerning payments;
▪ the certification agreement concluded between the Mandator and DEKRA Certification Sp. z o. o. will expire;
▪ the object of use will not be used in accordance with these terms of use;
▪ the required supervisory audit or any other audit ordered by DEKRA Certification Sp. z o.o. shall not take place within the set time limit or shall not be conducted in full;
▪ failure to meet the requirements specified by DEKRA Certification Sp. z o.o., which was detected during the supervision period;
▪ the result of the audit is negative and the found discrepancies have not been removed within the time limit set by DEKRA Certification Sp. z o.o.;
▪ the agreement has been terminated by the Mandator;
▪ there are other reasons for revoking the certificate on the basis of these GCC or the agreement;
▪ the Mandator shall request the suspension of the certificate itself.
5.12 DEKRA Certification Sp. z o.o. upon withdrawal of the certificate is entitled to terminate the contract without notice in accordance with the provisions of the General Commercial Terms and Conditions (GCTC). This is without prejudice to any further claims for damages or other claims.
5.13 After withdrawal of the certificate or expiry of the validity of the certificate, the Mandator is obliged to stop using the object of use in any way, in particular to abandon all advertising activities related to the object of use or service provided on this account by DEKRA Certification Sp. z o.o. The Mandator shall also be obliged to return any documents related to the certification process which DEKRA Certification Sp. z o.o. requests to be issued. Original certificates and any duplicates must be returned to DEKRA Certification Sp. z o.o.
5.14 DEKRA Certification Sp. z o.o. shall not be liable for damages (in particular, actual damages, indirect and consequential damages, lost profits) and any other negative consequences (not only financial) incurred on the part of the Mandator due to justified withdrawal of the certificate.
6. Use of the DEKRA logo
6.1 If the granted certificate, mark or document bears the DEKRA logo, point 5 of these GCC shall apply. In other cases, the Mandator shall not be entitled to use the DEKRA Certification Sp. z o.o. name, its affiliated companies or the DEKRA logo.
6.2 The Mandator shall not give the impression that they remain with DEKRA Certification Sp. z o.o. or its affiliated company in any legal relationship or other relationship of a similar nature or that they act for
charakterze lub że działają na rzecz DEKRA Certification Sp. z o.o. lub jej przedsiębiorstwa afiliowanego. 7. Użytkowanie logo podmiotu akredytującego Nie udziela się prawa Zleceniodawcy do wykorzystywania logo podmiotów akredytujących, chyba że prawo użytkowania określone zostało w odrębnej umowie. 8. Obowiązki Zleceniodawcy Zleceniodawca zobowiązany jest do spełniania Wymogów związanych z certyfikacją i do niezwłocznego informowania DEKRA Certification Sp. z o.o. o wszelkich zmianach mogących mieć wpływ na spełnienie warunków przyznania certyfikatu lub utrzymania certyfikatu takich jak np. zmiana statusu prawnego, zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania lub adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności itp. Niezastosowanie się do obowiązków wskazanych w pkt. 8 i 9 może spowodować niemożność wykonania świadczenia przez DEKRA Certification Sp. z o.o. oraz konieczność przerwania auditu i/lub procedury certyfikacyjnej. W przypadku zmian, dotyczących Wymogów związanych z certyfikacją, DEKRA Certification Sp. z o.o. zawiadomi Zleceniodawcę, którego takie zmiany dotyczą, o treści wprowadzanych zmian oraz konsekwencji wynikających z nich dla Zleceniodawcy. 9. Przygotowanie auditu 9.1 Celem przeprowadzenia auditu i certyfikacji Zleceniodawca zobowiązuje się do przygotowania przed auditem ogólnie wymaganych dokumentów/informacji lub dodatkowych dokumentów i informacji, żądanych z tego tytułu przez DEKRA Certification Sp. z o.o. oraz ich udostępnienia w odpowiednim czasie, najpóźniej w dniu auditu. Zleceniodawca zobowiązuje się do poinformowania auditorów DEKRA Certification Sp. z o.o. podczas spotkania otwierającego o ryzyku zawodowym występującym na terenie organizacji oraz o zasadach ochrony przed występującymi zagrożeniami. 9.2 Przeprowadzenie auditu 9.2.1 Zleceniodawca w ramach auditów i certyfikacji zobowiązuje się do udostępniania na rzecz DEKRA Certification Sp. z o.o. wszystkich wymaganych i istotnych informacji i dokumentów w sposób rzetelny, kompletny i terminowy. Dokumentacja musi być przekazana albo w formie kopii, albo w sposób umożliwiający do niej wgląd. Zleceniodawca dokona również wszelkich niezbędnych uzgodnień w celu zapewnienia dostępu do odpowiedniego sprzętu, miejsca (miejsc), obszaru (obszarów) i personelu oraz podwykonawców klienta w celu realizacji zlecenia. Zleceniodawca na żądanie DEKRA Certification Sp. z o.o. zobowiązany jest do dostarczenia dodatkowych reprezentatywnych prób dokumentacji. Ewentualne koszty związane z dostarczeniem dokumentacji ponosi Zleceniodawca. Zleceniodawca z własnej woli zobowiązany jest do informowania o wszelkich zdarzeniach i okolicznościach mogących mieć wpływ na wykonanie zlecenia. Celem wyjaśniania ewentualnych kwestii szczegółowych Zleceniodawca lub wskazani przez niego pracownicy podczas całego auditu muszą być do dyspozycji auditora. 9.2.2 Zleceniodawca w momencie ujawniania informacji auditorowi odpowiedzialny jest za dochowanie obowiązku tajemnicy (prawnie chronionej, służbowej i wynikającej z kodeksu etyki zawodowej – jeśli dotyczy) i obowiązku poufności oraz ochrony danych. 9.2.3 Zleceniodawca w miejscu auditu zobowiązany jest do udostępnienia pomieszczeń nadających się do jego przeprowadzenia. 9.3 Faza nadzoru pocertyfikacyjnego Po uzyskaniu certyfikatu Zleceniodawca w ciągu całego okresu ważności certyfikatu zobowiązuje się do nieprzerwanego dbania o aktualność norm i systemów poświadczonych w certyfikacie oraz poddawania ich auditom w oparciu o dokładne wytyczne niniejszej umowy. 10. Poufność 10.1 Informacje poufne 10.1.1. „Informacjami poufnymi“ są wszelkie informacje techniczne, prawne i podatkowe, informacje dotyczące designu, opracowań, marketingu oraz inne informacje (łącznie z danymi, zapisami i know- how), oraz dane osobowe, które Zleceniodawca bezpośrednio lub pośrednio udostępnia w ramach umowy z DEKRA Certification Sp. z | DEKRA Certification Sp. z o.o. or its affiliated company. 7. Use of the accreditation body's logo The Mandator shall not be granted the right to use the logo of accrediting entities, unless the right of use is specified in a separate agreement. 8. Obligations of the Mandator The Mandator is obliged to meet the certification requirements and to immediately inform DEKRA Certification Sp. z o.o. of any changes that may affect the fulfilment of the conditions for granting the certificate or maintaining the certificate such as e.g. change of legal status, scope of activity covered by the certified management system or address for the contact and places of business, etc. Non-compliance with the obligations specified in points 8 and 9 may render DEKRA Certification Sp. z o.o. unable to perform the service. and the necessity to discontinue the audit and/or certification procedure. In case of changes concerning certification requirements, DEKRA Certification Sp. z o.o. shall notify the Mandator to whom such changes relate of the content of the changes introduced and the consequences resulting therefrom for the Mandator. 9. Preparation of the audit 9.1 In order to carry out the audit and certification, the Mandator undertakes to prepare before the audit generally required documents/information or additional documents and information requested for this purpose by DEKRA Certification Sp. z o.o. and to make them available in due time, no later than on the audit date. The Mandator undertakes to inform DEKRA Certification Sp. z o.o. auditors during the opening meeting about the occupational risk occurring in the area of the organization and about the rules of protection against the existing threats. 9.2 Conduction of the audit 9.2.1 Within the scope of audits and certification, the Mandator undertakes to make available to DEKRA Certification Sp. z o.o. all the required and relevant information and documents in a fair, complete and timely manner. Documentation must be provided either in the form of copy, or in such a way as to enable it to be consulted. The Mandator will also make all necessary arrangements to ensure access to appropriate equipment, site(s), area(s) and personnel, and subcontractors of the client to carry out the order. At the request of DEKRA Certification Sp. z o.o., the Mandator shall be obliged to deliver to DEKRA Certification Sp. z o.o. the additional representative samples of the documentation. Possible costs associated with the provision of documentation shall be borne by the Mandator. The Mandator is obliged to inform about any events and circumstances that may affect the execution of the order. In order to clarify possible specific issues, the Mandator or the employees indicated by the Mandator during the entire audit must be at the disposal of the auditor. 9.2.2 At the moment of disclosing the information to the auditor, the Employer is responsible for maintaining the obligation of confidentiality (legally protected, professional and resulting from the code of professional ethics - if applicable) and the obligation of privacy and data protection. 9.2.3 The Mandator at the audit site shall be obliged to make available premises suitable for its performance. 9.3 Post-certification surveillance phase After obtaining the certificate, the Mandator undertakes, throughout the entire period of validity of the certificate, to continuously take care of the validity of the standards and systems certified in the certificate and subject them to audits based on the precise guidelines of this agreement. 10. Confidentiality 10.1 Confidential information 10.1.1 "Confidential information" means all technical, legal and fiscal information, design, development, marketing and other information (including data, records and know-how) and personal data which the customer makes available directly or indirectly under the contract with DEKRA Certification Sp. z o.o. or about which DEKRA Certification |
o.o. lub na temat których DEKRA Certification Sp. z o.o. pozyska wiedzę w inny sposób. 10.1.2 Informacji nie uznaje się za poufną, jeżeli: ▪ w momencie jej pozyskania przez DEKRA Certification Sp. z o.o. znana ona już była publicznie lub upubliczniona została bez naruszania postanowień tej umowy; ▪ w momencie jej pozyskania przez DEKRA Certification Sp. z o.o. od Zleceniodawcy znana ona już była DEKRA Certification Sp. z o.o.; ▪ DEKRA Certification Sp. z o.o. przed zawarciem tej umowy uzyskała ją od osoby trzeciej lub uzyskała ją od osoby trzeciej po zawarciu tej umowy bez naruszania jej postanowień, jeżeli osoba trzecia weszła w posiadanie tych poufnych informacji w sposób zgodny z prawem i w momencie jej przekazania nie naruszyła ciążącego na niej zobowiązania do poufności; ▪ DEKRA Certification Sp. z o.o. opracowała ją niezależnie od informacji poufnych. 10.1.3 DEKRA Certification Sp. z o.o. zobowiązuje się do traktowania informacji jako poufnych i do nieprzekazywania ani nieudostępniania ich w jakikolwiek inny sposób osobom trzecim oraz do powzięcia stosownych środków ostrożności na rzecz ochrony informacji poufnych. DEKRA Certification Sp. z o.o. uprawniona jest do wykorzystywania informacji poufnych wyłącznie do celów związanych z przygotowaniem, oceną i realizacją umowy. Ich wykorzystywanie w jakikolwiek inny sposób na swoją własną korzyść lub korzyść osób trzecich jest niedozwolone. 10.1.4 DEKRA Certification Sp. z o.o. uprawniona jest do ujawniania informacji poufnych, koniecznych do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, swoim pracownikom oraz innym osobom stale współpracującym z DEKRA Certification Sp. z o.o. na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych, w tym w szczególności współpracującym z DEKRA ekspertom zewnętrznym, zaangażowanym w proces certyfikacji personelu, którzy podpisali deklarację poufności. DEKRA Certification Sp. z o.o. może ujawnić poufne informacje spółkom powiązanym w rozumieniu przepisów polskiego Kodeksu Spółek Handlowych (spółkom z grupy DEKRA i podmiotom realizującym działania certyfikacyjne w imieniu DEKRA Certification Sp. z o.o.). 10.1.5 Obowiązki dotyczące poufności nie mają zastosowania, gdy: ▪ Zleceniodawca wcześniej w formie pisemnej wyraził zgodę na przekazywanie informacji poufnych dotyczących konkretnego przypadku; ▪ DEKRA Certification Sp. z o.o. zobowiązana jest do ujawnienia informacji poufnych na mocy ustawy, postanowienia sądu, zarządzenia organu administracji państwowej lub innej instytucji państwowej albo na podstawie przepisów podmiotu akredytującego. 10.1.6 DEKRA Certification Sp. z o.o. jest uprawniona do przechowywania wszelkich dokumentów przekazanych do DEKRA Certification Sp. z o.o. niezbędnych w celu realizacji zamówienia. Zleceniodawca oświadcza, że został poinformowany, że DEKRA Certification sp. z o.o. realizując obowiązki wynikające z wymogów certyfikacyjnych lub akredytacyjnych może publikować np. na stronach internetowych publicznie dostępne informacje o nazwie i adresie Zleceniodawcy, przyznanym certyfikacie (łącznie z możliwością identyfikacji, np. numerem certyfikatu), ważnością certyfkatu i innymi istotnymi dla certyfikatu informacjami. DEKRA Certification Sp. z o.o. będzie również prowadzić listę referencyjną ze wszystkimi posiadaczami certyfikatów. Lista referencyjna może być udostępniana stronom trzecim 10.1.7. Jeżeli DEKRA Certification Sp. z o.o. udostępni osobom trzecim informacje poufne zobowiązuje się do poinformowania o tym fakcie Zleceniodawcę. Powyższy obowiązek nie dotyczy przekazywania informacji do innych spółek z grupy DEKRA oraz innych podmiotów realizujących działania certyfikacyjne w imieniu DEKRA Certification Sp. z o.o. 10.1.8 W przypadku skargi na Zleceniodawcę - DEKRA Certification, Zleceniodawca i składający skargę porozumieją się w kwestii ewentualnego upublicznienia informacji poufnych, w szczególności przedmiotu skargi. 10.1.9 DEKRA Certification Sp. z o.o., w celu prawidłowego prowadzenia akt i archiwizacji, uprawniona jest także po wygaśnięciu umowy zawartej ze Zleceniodawcą do przechowywania informacji poufnych. 11. Ceny DEKRA Certification Sp. z o.o. dokonała kalkulacji cen uzgodnionych w umowie na podstawie danych Zleceniodawcy dotyczących | Sp. z o.o. acquires knowledge in any other way. 10.1.2 Information shall not be considered confidential if: ▪ at the time of its acquisition by DEKRA Certification Sp. z o.o. it was already known to the public or was made public without breaching the provisions of this agreement; ▪ at the time of its acquisition by DEKRA Certification Sp. z o.o. from the Mandator it was already known to DEKRA Certification Sp. z o.o.; ▪ DEKRA Certification Sp. z o.o. prior to the conclusion of the contract, obtained the contract from a third party or obtained it from a third party after the conclusion of the contract without breaching the terms of the contract, provided that the third party acquired the confidential information lawfully and did not breach its obligation of confidentiality at the time of its transmission ▪ DEKRA Certification Sp. z o.o. developed it independently from confidential information 10.1.3. DEKRA Certification Sp. z o.o. undertakes to treat the information as confidential and not to transmit or disclose it in in any other way to third parties and to take appropriate precautions to protect confidential information. DEKRA Certification Sp. z o.o. is entitled to use confidential information only for purposes related to preparation, evaluation and the performance of the agreement. Their use in any other way for their own or for the benefit of third parties is not permitted. 10.1.4 DEKRA Certification Sp. z o.o. is entitled to disclose confidential information necessary for proper execution of the subject of the agreement to its employees and other persons permanently cooperating with DEKRA Certification Sp. z o.o. on the basis of concluded civil law agreements, including in particular external experts cooperating with DEKRA, involved in the staff certification process, who signed a confidentiality declaration. Dekra Certification Sp. z o.o. may disclose confidential information to affiliated companies within the meaning of the provisions of the Commercial Companies Code (to companies from the DEKRA Group and the entities carrying out certification activities on behalf of DEKRA Certification Sp. z o.o.) 10.1.5 Obligations of confidentiality shall not apply when: ▪ The Mandator has previously consented in writing to the transmission of confidential information relating to a specific case; ▪ DEKRA Certification Sp. z o.o. is obliged to disclose confidential information pursuant to the Act, court decision, ordinance of a state administration body or other state institution or on the basis of regulations of an accrediting entity. 10.1.6 DEKRA Certification Sp. z o.o. is entitled to keep copies of the documents transferred to DEKRA Certification Sp. z o.o. for inspection or for execution of the order for its records. The client expressly states that he agrees that DEKRA Certification Sp. z o.o. will provide the name/company name of the client, the Usage Object that the client may use (with identification method, e.g. ID number), validity of the Usage Object and other certificate-relevant information on the Internet for open access. DEKRA Certification Sp. z o.o. will also maintain a reference list with all certificate holders. The reference list may be made available to third parties 10.1.7 If DEKRA Certification Sp. z o.o. will make confidential information available to third parties, undertakes to inform the Mandator about this fact. This obligation does not apply to the transfer of information to other companies of the DEKRA Group and entities carrying out certification activities on behalf of DEKRA Certification Sp. z o.o. 10.1.8 In the event of a complaint against the Mandator - DEKRA Certification, the Mandator and the complainant shall agree on, if any, making confidential information public, in particular the subject matter of the complaint. 10.1.9 DEKRA Certification Sp. z o.o., in order to properly keep files and archives, shall be entitled to store confidential information also after the expiry of the agreement concluded with the Mandator. 11. Prices DEKRA Certification Sp. z o.o. calculated the prices agreed in the contract on the basis of the Mandator's data concerning the company. |
przedsiębiorstwa. W przypadku zmiany sytuacji przedsiębiorstwa lub stosowanych norm lub przepisów rodzaj, zakres oraz program przeprowadzanych auditów może ulec zmianie. W takim przypadku zawarta umowa nie spełnia już swojego celu. DEKRA Certification Sp. z o.o. przedstawi z tego tytułu Zleceniodawcy nową ofertę dotycząca wykonania świadczenia, łącznie z nowymi cenami i ewentualnie nowymi warunkami współpracy. Jeżeli Zleceniodawca zaakceptuje nową ofertę, obowiązuje wówczas nowo zawarta zmodyfikowana umowa. Jeżeli Zleceniodawca nie zaakceptuje nowej oferty, DEKRA Certification Sp. z o.o. uprawniona jest do wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia i - jeżeli przyznany został certyfikat - do odebrania certyfikatu/znaku DEKRA stosownie do szczegółowych postanowień p. 5.11. 12 Procedury certyfikacji wielooddziałowej/grupowej (typu mutli-site) W przypadku auditów wielooddziałowych/grupowych (typu multi-site) siedziba główna zobowiązana jest do nałożenia na lokalizacje obowiązku przestrzegania niniejszych OWC. 13 Podwykonawstwo Zleceniodawca wyraża zgodę na zatrudnianie podwykonawców przez DEKRA Certification Sp. z o.o. z zastrzeżeniem, że decyzje w sprawie przyznania, utrzymania, przedłużenia, poszerzenia, ograniczenia, zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu DEKRA Certification Sp. z o.o. podejmuje zawsze samodzielnie. 14 Warunki certyfikacji organizacji wielooddziałowych / grupowych (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001) W przypadku certyfikacji wieloodziałowej muszą zostać spełnione dodatkowe wymagania akredytacyjne. W ramach auditu (na podstawie obliczania czasu auditu i ceny za audit) zostaną sprawdzone warunki zastosowania procedury wieloodziałowej. Jeśli warunki nie zostaną spełnione to lokalizacje / członkowie organizacji muszą poddać się certyfikacji indywidualnej. 14.1 Ogólne Warunki certyfikacji organizacji wielooddziałowej: • wykonanie certyfikacji wielooddziałowej jest możliwe tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie warunki bez wyjątku i będą one zagwarantowane przez centralę. Organizacja musi dysponować centralą, w której są planowane, sterowane i zarządzane określone czynności. Centrala musi być częścią organizacji i nie może być przypisana do zewnętrznej organizacji / strony trzeciej. Centrala musi posiadać organizacyjne i prawnie uznane jurysdykcje do określania, tworzenia i utrzymywania jednolitego systemu zarządzania. Centrala musi mieć bezpośredni dostęp do stron w celu egzekwowania środków; • organizacja musi dysponować siecią lokalnych biur lub oddziałów (lokalizacji), w których czynności te wykonywane są w całości lub częściowo. Lokalizacje zobowiązują się utrzymać centralny system zarządzania poprzez podpisanie deklaracji, z której wynikają również uprawnienia centrali do sterowania jednolitym systemem zarządzania; • pomiędzy centralą organizacji a jej lokalizacjami musi zachodzić więź prawna lub umowna. Jest to zagwarantowane, jeśli w przypadku spółki dominującej i odrębnego podmiotu prawnego/spółki zależnej, spółka dominująca ma środki do znacznego wpływania i kontrolowania działalności gospodarczej odrębnego podmiotu prawnego / spółki zależnej, a wpływ i kontrola są prawnie wykonalne w innych krajach i funkcjonuje bezbłędnie. W szczególności musi istnieć jedna dowolna z następujących przesłanek (w przypadku spółek dominujących): (1) dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu, także jako zastawnik albo użytkownik, bądź w zarządzie innej spółki kapitałowej (spółki zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub (2) jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub (3) członkowie jej zarządu stanowią więcej niż połowę członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), lub (4) dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów w | In the event of a change in the situation of the company or in the applied standards or regulations, the type, scope and programme of audits may be changed. In such a case, the concluded contract no longer fulfils its purpose. DEKRA Certification Sp. z o.o. shall submit a new offer to the Mandator for this purpose, including new prices and, if applicable, new terms and conditions of cooperation. If the customer accepts the new offer, the new modified agreement applies. If the Client does not accept the new offer, DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be entitled to terminate the agreement without notice in an extraordinary procedure and - if a certificate has been granted - to withdraw the certificate/mark of DEKRA pursuant to the detailed provisions of point 5.11. 12 Multi-branch/group (mutli-site) certification procedures In the case of multi-site audits, the headquarters must impose on the sites an obligation to comply with these GCC. 13 Subcontracting The Mandator agrees to employ subcontractors by DEKRA Certification Sp. z o.o. with the reservation that the decision on granting, maintaining, extending, expanding, limiting, suspending or withdrawing the certificate of DEKRA Certification Sp. z o.o. is always made by DEKRA Certification Sp. z o.o. on its own. 14 Terms and conditions of certification of multi- branch/group organizations (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, In the case of multi-branch certification, additional accreditation requirements must be met. As part of the audit (based on the calculation of the audit time and the price for the audit), the conditions for the application of the multi-branch procedure will be checked. If the conditions are not met, the locations / members of the organization must be subject to individual certification. 14.1 General Terms and Conditions for the certification of a multi- branch organization: • Multi-branch certification is only possible if all conditions are fulfilled without exception and are guaranteed by the headquarters. The organisation must have headquarters where specific activities are planned, controlled and managed. The headquarters must be part of an organization and cannot be assigned to an external organization / third party. The head office must have an organisational structure and legally recognised jurisdictions to define, establish and maintain a unified management system. The headquarters must have direct access to the parties in order to enforce the funds. • The organization must have a network of local offices or branches (locations) where all or part of the activities are carried out. The locations undertake to maintain the central management system by signing a declaration which also gives the control authority of the headquarters to control the single management system.. • There must be a legal or contractual link between the headquarters of the organisation and its locations. This is guaranteed where, in the case of a parent company and a separate legal entity/subsidiary, the parent company has the means to substantially influence and control the business activities of a separate legal entity/subsidiary, and the influence and control are legally enforceable in other countries and function flawlessly. In particular, there must be one of any of the following conditions (in the case of parent companies): (1) Has a direct or indirect majority of votes at the general meeting of shareholders or at the general meeting, also as a pledgee or user, or in the management board of another company (subsidiary), also on the basis of agreements with other persons, or (2) is entitled to appoint or dismiss the majority of members of the management board of another company (subsidiary) or cooperative (subsidiary cooperative), also on the basis of agreements with other persons, or (3) the members of its management board constitute more than half of the members of the management board of another company (subsidiary) or cooperative (subsidiary cooperative), or (4) directly or indirectly holds the majority of votes in the subsidiary |
spółce osobowej zależnej albo na walnym zgromadzeniu spółdzielni zależnej, także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub (5) wywiera decydujący wpływ na działalność spółki kapitałowej zależnej albo spółdzielni zależnej, w szczególności na podstawie umów określonych w art. 7 Polskiego Kodeksu Spółek Handlowych (umowa o zarządzanie spółką zależną lub o przekazywanie zysków). (6) "Spółka siostrzana" należąca do tej samej Grupy nie spełnia sama w sobie żadnego z warunków wymienionych powyżej w pkt 1–6 w odniesieniu do innych spółek siostrzanych. • Wszystkie lokalizacje muszą działać w oparciu o ten sam wspólny system zarządzania, który sporządzany, wdrażany i regularnie nadzorowany jest przez centralę. System zarządzania organizacji musi być zarządzany centralnie w oparciu o centralny plan zarządzania i musi podlegać centralnemu przeglądowi zarządzania. • Wszystkie znaczące lokalizacje (łącznie z centralną funkcją administracyjną) muszą podlegać wewnętrznemu planowi auditów organizacji i być auditowane zgodnie z tym planem, zanim nastąpi audit przez DEKRA Certification Sp. z o.o.. • Organizacja musi wykazać, że centrala wdrożyła system zarządzania zgodnie z wymaganiami normy i że cała organizacja spełnia wymagania tej normy. Musi to obejmować zastosowanie w organizacji właściwych ustaw i dyrektyw. • Organizacja musi wykazać zdolność do zbierania i analizowania danych ze wszystkich lokalizacji łącznie z centralą (z uwzględnieniem, ale nie ograniczając się do podanych poniżej punktów) oraz zademonstrować prawo i zdolność do wprowadzania niezbędnych zmian organizacyjnych, o ile są one konieczne. Obejmuje to miedzy innymi: - dokumentację systemu i zmiany w systemie; - przegląd zarządzania; - reklamacje; - ocenę działań korygujących; - wewnętrzny plan auditów i ocenę wyników; - wymogi ustawowe i regulacyjne dotyczące obowiązującej normy (norm) - określenie aspektów środowiskowych i związanych z nimi oddziaływań dla: systemu zarządzania środowiskiem oraz różnych wymogów prawnych (dotyczy tylko ISO 14001). • Centrala musi mieć prawo do wprowadzania działań korygujących, o ile są one konieczne w którejś lokalizacji. Działania te powinny zostać określone pisemnie w postaci umowy między centralą a lokalizacją. • Pomiędzy centralą (jak i wszystkimi lokalizacjami zidentyfikowanymi dla procesu certyfikacji) a jednostką certyfikującą istnieje więź umowna. • Audity w centrali muszą także uwzględniać weryfikacje połączeń lokalizacji i na odwrót. • W każdej lokalizacji trzeba ocenić wszystkie istotne procesy. • Centrala otrzymuje raporty z auditu. Jest także odpowiedzialna za wprowadzenie działań korygujących w lokalizacjach; • Centrala otrzymuje certyfikat dla całego systemu. Podcertyfikaty muszą być jasno identyfikowalne z certyfikatem głównym oraz nie mogą sprawiać wrażenia, że lokalizacja / podmiot prawny została przeauditowana indywidualnie (certyfikowana jest organizacja Zleceniodawcy). Lista auditowanych lokalizacji i ich pełne adresy są dostępne na załączniku do certyfikatu. • Wszystkie lokalizacje muszą spełnić warunki utrzymania certyfikatu. 15 Uzupełniające kryteria do certyfikacji organizacji wielooddziałowych przy zastosowaniu procedury próbkowania: • Produkty i usługi dostarczane przez wszystkie lokalizacje muszą w dużym stopniu być podobne do siebie i być wykonywane lub realizowane według takich samych metod i procedur. • Wielkość próbki auditowej jest wyliczana na podstawie aktualnych wytycznych akredytacyjnych. • Wyboru lokalizacji do oceny dokonuje DEKRA Certification Sp. z o.o. Lokalizacje/podmioty prawne, w których realizowane są procesy krytyczne, muszą zostać ocenione przed wydaniem certyfikatu. W przypadku lokalizacji poza granicami Polski należy w trakcie auditu wziąć pod uwagę także wymagania specyficzne dla danego kraju. • Centrala będzie uwzględniona podczas corocznego auditu nadzoru. • Raporty z auditów wewnętrznych z poszczególnych lokalizacji muszą być dostępne do wglądu w centrali w ramach auditu. 15.1. Specjalne kryteria 15.1.1. Dodatkowe kryteria dla procedury ISO 27001 | partnership or at the general meeting of the subsidiary partnership, also on the basis of agreements with other persons, or (5) exerts a decisive influence on the activity of a subsidiary or a subsidiary cooperative, in particular on the basis of agreements specified in Article 7 of the Polish Commercial Companies Code (agreement on the management of a subsidiary or on the transfer of profits). (6) the “sister company” in the same Group does not in itself fulfill any of the conditions above-mentioned in 1 to 6 in relation to other sister companies. • All locations must operate under the same common management system, which is drawn up, implemented and regularly monitored by headquarters. The organization's management system must be centrally managed on the basis of the central management plan and must be subject to central management review. • All significant locations (including the central administrative function) must be subject to the internal audit plan of the organization and audited in accordance with this plan, before the audit by DEKRA Certification Sp. z o.o. takes place. • The organization must demonstrate that the management system has been implemented by the headquarters in accordance with the requirements of the standard and that the entire organization meets the requirements of this standard. This must include the application of relevant laws and directives in the organization. • The organization must demonstrate its ability to collect and analyze data from all locations including the headquarters (including, but not limited to the following points) and demonstrate its right and ability to make necessary organizational changes where necessary. This includes, but is not limited to: - system documentation and system changes; - management review; - complaints; - evaluation of corrective actions; - internal audit plan and results evaluation; - statutory and regulatory requirements concerning the applicable standard(s) - determination of environmental aspects and associated impacts for: environmental management system and various legal requirements (only for ISO 14001). • The headquarters must have the power to impose corrective measures, if necessary, in any of the locations. These actions should be laid down in writing in the form of an agreement between the headquarters and the location. • Between the headquarters (as well as all locations identified for the certification process) and the certification body has a contractual relationship. • Audits at the headquarters must also include verification of location connections and vice versa. • All relevant processes must be evaluated at each location. • The headquarters receives audit reports. It is also responsible for the implementation of corrective actions at the locations; • The headquarters receives a certificate for the entire system. The sub-certificates must be clearly identifiable with the main certificate and must not give the impression that the location/legal entity has been audited individually (Being certified is the Mandator's organization). The list of audited locations and their full addresses are available in an annex to the certificate. • All locations must meet the conditions for retaining the certificate. 15 Supplementary criteria for the certification of multi- branch organisations using the sampling procedure: • Products and services provided by all locations must be largely similar and performed or implemented accordingly with the same methods and procedures. • The size of the audit sample is calculated on the basis of current accreditation guidelines. • DEKRA Certification Sp. z o.o. selects the location to be assessed. Locations/legal entities where critical processes are carried out must be assessed before a certificate is issued. In the case of a location outside Poland, it is necessary to take into account country-specific requirements during the audit. • The headquarters will be included in the annual supervisory audit. • Internal audit reports from individual locations must be available for inspection at the headquarters as part of the audit. 15.1. Special criteria 15.1.1. Additional criteria for ISO 27001 procedure |
• Każda lokalizacja włączona w SZBI (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji), która ma znaczny wpływ na ryzyko aktywów lub informacji powinna zostać auditowana w pierwszej kolejności (w czasie auditu 1 fazy) • Liczba lokalizacji, która musi zostać przeauditowana, musi zostać wybrana zgodnie z następującymi wymaganiami/kryteriami: - ocena ryzyka, - różne cele biznesowe lokalizacji, - złożoność SZBI (w poszczególnych lokalizacjach), - różnorodność zadań, - potencjalne interakcje i zagrożenia informacji lub aktywów, w których przetwarzane są informacje wrażliwe. • Próbki muszą być wybierane w sposób losowy (w oparciu na powyżej przytoczone punkty) oraz w sposób nielosowy. 15.1.2 Dodatkowe kryteria dla procedury ISO 45001: • Zleceniodawca zobowiązany jest bezzwłocznie poinformować DEKRA Certification Sp. z o.o. o: - wystąpieniu poważnego incydentu takiego jak na przykład poważny wypadek lub - naruszeniu przepisów prawa powodującym konieczność zaangażowania kompetentnego organu regulacyjnego. • Niezależnie od zaangażowania kompetentnego organu regulacyjnego może być konieczne przeprowadzenie auditu specjalnego, w celu zbadania, czy nie doszło do pogorszenia działania systemu i czy jego funkcjonowanie było skuteczne. Wynik auditu specjalnego może stanowić podstawę dla DEKRA Certification Sp. z o. o. do podjęcia decyzji odnośnie działań, które powinny zostać podjęte, łącznie z zawieszeniem lub cofnięciem certyfikatu. DEKRA Certification Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy i unieważnienia każdej odpowiedniej decyzji certyfikacyjnej. 16 Zmiany warunków umowy 16.1 DEKRA Certification Sp. z o.o jest uprawniona do zmiany warunków umowy, w tym także niniejszych OWC, w przypadku zmiany Wymogów związanych z certyfikacją w takim stopniu, że DEKRA Certification Sp. z o.o jedynie po zmianie warunków umowy będzie w stanie wykonać zakontraktowane/zlecone usługi zgodnie z Wymogami związanymi z certyfikacją. 16.2 DEKRA Certification Sp. z o.o. poinformuje Zleceniodawcę o jakichkolwiek zmianach dotyczących warunków umowy, w tym także niniejszych OWC. 16.3 Opublikowanie zaktualizowanych OWC oznacza, że nowy dokument zastępuje dotychczasowe OWC obowiązujące w DEKRA. 17 Bezskuteczność postanowienia Jeżeli jakiekolwiek postanowienia niniejszej umowy okażą się nieważne, nie uchybia to ważności pozostałych, a strony zobowiązują się podjąć negocjacje w celu uzupełnienia umowy w zakresie postanowień nieważnych. Załącznik: wzór znaku DEKRA Informacja dotycząca kolorystyki znaku DEKRA: Green colour HKS 57K or CMYK 100/0/90/20 Xxxxxxx, 00.00.0000 | • Each location included in the ISMS (Information Security Management System), which has a significant impact on the risk of assets or information, should be audited first (during phase 1 audit). • The number of locations that must be audited must be selected in accordance with the following requirements/criteria: - risk assessment, - different business objectives of the location, - complexity of ISMS (in particular locations), - diversity of tasks, - the potential interactions and dangers concerning information or assets handling sensitive information. • Samples must be selected at random (based on the points listed above) as well as not at random. 15.1.2 Additional criteria for ISO 45001 procedures: • The Mandator shall inform DEKRA Certification Sp. z o.o. Immediately about: - the occurrence of a serious incident such as a serious accident, for example, or - a breach of the law that requires the involvement of a competent regulatory authority. • Irrespective of the involvement of the competent regulatory authority, it may be necessary to carry out a special audit to examine whether the system has deteriorated and whether its functioning was effective. The result of a special audit may constitute the basis for DEKRA Certification Sp. z o.o. to take decisions regarding actions to be taken, including suspension or withdrawal of the certificate. DEKRA Certification Sp. z o.o. reserves the right to withdraw from the contract and rescind any relevant certification decision. 16 Changes in the terms and conditions of the contract 16.1 DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be entitled to change the terms of the contract, including these GCC, in the event of a change in the certification requirements to such an extent that DEKRA Certification Sp. z o.o. shall be able to perform the contracted services in accordance with the certification requirements only after the change in the terms and conditions of the agreement. 16.2 DEKRA Certification Sp. z o.o. shall inform the Customer of any changes in the terms and conditions of the contract, including these GCC. 16.3 The publication of updated GCC means that the new document replaces the existing GCC applicable at DEKRA. 17 Invalidity of a provision Should any provision of this agreement be invalid, the validity of the remaining provisions shall not be affected. The Parties undertake to enter into negotiations in such a case to supplement the agreement with regard to the invalid provisions. Annex: design of the DEKRA mark Colour information of the DEKRA seal: Green colour HKS 57K or CMYK 100/0/90/20 Xxxxxxx, 00.00.0000 |