Opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 1 do SIWZ Załącznik nr 1 do Umowy nr CSIOZ/…./2019
Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia są usługi kafeteryjne dla pracowników Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia poprzez dostęp do cyfrowej platformy świadczeń pozapłacowych umożliwiającej administrowanie świadczeniami pozapłacowymi, uwzględniającej co najmniej następujące kategorie:
(I) Sport i rekreacja;
(II) Kultura, oświata, wypoczynek i inne;
(III) Dodatkowe, finansowane ze środków własnych Pracowników.
Przez usługi kafeteryjne Zamawiający rozumie udostępnienie usług przez wielu dostawców poprzez platformę internetową bez podpisywania poszczególnych umów z zewnętrznymi dostawcami.
Termin realizacji zamówienia:
I. Umowa obowiązuje do 31 grudnia 2020 r., z zastrzeżeniem że usługi finansowane z ZFŚS mogą być zakupione na Platformie przez Pracownika nie później niż do 15 grudnia 2020 r.
Sport i rekreacja (dalej: „Pakiet Sportowy”)
1. Usługa polegająca na możliwości wstępu przez Użytkowników (pracownik lub inna osoba upoważniona do korzystania ze świadczeń z ZFŚS, członek rodziny pracownika, dziecko, wymienieni na Liście Użytkowników sporządzonej przez Zamawiającego i przekazanej Wykonawcy) na zajęcia sportowo-rekreacyjne objęte Pakietem Sportowym, w ramach miesięcznego abonamentu.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje możliwość nielimitowanego wstępu „open” przez Użytkowników na zajęcia sportowo-rekreacyjne o zróżnicowanym charakterze, na terenie całego kraju, w szczególności na terenie x.xx. Warszawy i Katowic. Ilość obiektów świadczących usługi sportowo-rekreacyjne będących partnerami Wykonawcy nie może być mniejsza niż 1000 w skali kraju, w tym co najmniej 300 na terenie x.xx. Warszawy.
3. Przez usługę typu „open” należy rozumieć możliwość skorzystania z kilku różnych usług (na przykład: basen, aqua aerobic, gimnastykę, jogę, siłownię, aerobic, fitness, crossfit, naukę sztuk walki, naukę tańca, pilates, ściankę wspinaczkową, squash, saunę, park linowy,
lodowisko) w ciągu jednego dnia, korzystając z jednego obiektu lub różnych obiektów sportowo – rekreacyjnych. W tym korzystanie z basenu nie mniej niż 45 minut przy jednorazowym wejściu. Przy czym obiekt sportowo – rekreacyjny rozumiany jest jako jeden budynek lub samodzielny lokal, w którym świadczone są usługi sportowe objęte zamówieniem.
4. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do utrzymywania ciągłej (7 dni w tygodniu), nielimitowanej czasowo gotowości świadczenia na rzecz Użytkowników usług objętych Pakietem Sportowym, przy czym w obiektach sportowych współpracujących z Wykonawcą występować mogą ograniczenia bądź limity wynikające z zasad bezpieczeństwa, godzin pracy, grafików, regulaminów, umowy partnerskiej, charakteru usługi czy też stopnia zaawansowania grupy.
5. Dostęp do usług świadczonych w ramach pakietu odbywa się na podstawie imiennych kart, aktywnych w danym okresie rozliczeniowym lub weryfikacji za pomocą systemu sms przy użyciu telefonu komórkowego.
6. Dopuszcza się pobieranie dodatkowej opłaty bezpośrednio przez obiekt sportowo-rekreacyjny w przypadku gdy operatorzy programów sportowych, z uwagi na koszt niektórych usług (np. squash, park linowy), zapewniają do nich dostęp na warunkach dofinansowania części kosztów lub na zasadzie rabatu, a zatem korzystanie z nich może wiązać się z dodatkową opłatą, przy czym co najmniej 75% z liczby świadczonych usług sportowo-rekreacyjnych przez partnerów Wykonawcy nie będzie wymagała dodatkowej opłaty.
7. Wykonawca zobowiązuje się, w ramach ceny umownej, do dostarczenia kart abonamentowych w postaci plastikowej jeżeli są one niezbędne do uzyskania dostępu do świadczonych usług.
8. Karta Wstępu (lub potwierdzenie sms) uprawnia do korzystania przez Użytkownika z usług objętych Pakietem Sportowym w dowolnie dostępnej lokalizacji na terenie całego kraju.
9. W ramach umowy Zamawiający szacuje przystąpienie do programu sportowo-rekreacyjnego przez:
(i) ok. 100 pracowników Zamawiającego;
(ii) ok. 5 osób towarzyszących (przez osobę towarzyszącą należy rozumieć – osobę powyżej 15 roku życia zgłoszoną przez pracownika Zamawiającego);
(iii) ok. 5 dzieci (dziecko - osoba do 15 roku życia, zgłoszona przez pracownika Zamawiającego).
10. Przedstawione wyżej liczby są szacunkowe, mające na celu ułatwienie Wykonawcy oszacowanie ceny oferty. Zamawiający zastrzega możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby osób korzystających z usług kafeteryjnych w okresie rozliczeniowym (jeden miesiąc kalendarzowy) bez zmiany ceny brutto zaoferowanej w ofercie Wykonawcy dla pracownika, osoby towarzyszącej i dziecka. Liczba uczestników zgłaszana będzie przez Zamawiającego co miesiąc. Abonamenty muszą być objęte jedną wspólną, stałą przez cały okres świadczenia usług, ceną brutto.
II. Kultura i oświata, wypoczynek i inne:
1. Usługa polegająca na możliwości korzystania z licznych obiektów i wydarzeń kulturalno- oświatowych i rozrywkowych (jak: projekcje filmowe, spektakle teatralne, operowe, operetkowe, muzea, koncerty, wystawy).
2. Poprzez dostęp do obiektów kulturalno-oświatowych i rozrywkowych rozumie się dostęp do obiektów na terenie całego kraju, ze szczególnym uwzględnieniem x.xx. Warszawy i Katowic. Ilość obiektów świadczących usługi kulturalno-oświatowe i rozrywkowe będących partnerami Wykonawcy nie może być mniejsza niż 50 w skali całego kraju, w tym co najmniej 20 na terenie x.xx. Warszawy oraz powiatów granicznych.
3. Poprzez dostęp do wypoczynku, rozumie się w szczególności dostęp do wakacyjnych pobytów wypoczynkowych, hoteli, pensjonatów, ośrodków wypoczynkowych, obiektów agroturystycznych, kolonii dla dzieci. Zamawiający wymaga aby minimalna liczba obiektów turystycznych na terenie całego kraju, o których mowa wyżej wynosiła co najmniej 100.
4. Poprzez dostęp do innych świadczeń pozapłacowych, rozumie się w szczególności: dostęp do rabatów i akcji promocyjnych, które umożliwiają wykorzystywanie przyznanych środków w sposób wyjątkowo atrakcyjny, elektroniczne kody wartościowe do sklepów internetowych oraz stacjonarnych w zakresie zgodnym z zapisami Ustawy o ZFŚS.
III. Dodatkowe, finansowane ze środków własnych Pracowników:
1. Usługa polegająca na możliwości korzystania z licznych obiektów i wydarzeń o charakterze
rozrywkowym i innych.
2. Poprzez dostęp do dodatkowych świadczeń pozapłacowych, rozumie się w szczególności: kupony rabatowe, usługi kosmetyczne, zabiegi zdrowotne (np. masaże), elektroniczne kody wartościowe do sklepów internetowych oraz stacjonarnych w zakresie nieobjętym dofinansowaniem ZFŚS a także dostęp do rabatów i akcji promocyjnych, które umożliwiają
wykorzystanie środków w sposób wyjątkowo atrakcyjny. Poprzez dostęp do dodatkowych świadczeń pozapłacowych, rozumie się w szczególności: masaże relaksacyjne, elektroniczne kody wartościowe do sklepów internetowych oraz stacjonarnych w zakresie nieobjętym dofinansowaniem ZFŚS.
3. Zamawiający wymaga, aby minimalna liczba obiektów świadczących dodatkowe świadczenia pozapłacowe na terenie całego kraju, o których mowa wyżej wynosiła co najmniej 70.
4. Zamawiający zastrzega, aby płatności za usługi dodatkowe nie były pobierane z konta pracownika dofinansowanego ze środków ZFŚS.
IV. Dodatkowe informacje:
1. Liczba obsługiwanych użytkowników: ok. 200-300 osób.
2. Zamawiający nie zobowiązuje się do wykorzystywania określonego limitu świadczeń przez pracowników oraz nie ponosi z tego tytułu żadnych opłat. Rozliczenia z Wykonawcą będą realizowane po zakończonym okresie rozliczeniowym (co miesiąc) na podstawie faktury VAT wystawionej za faktycznie zrealizowane świadczenia ze środków ZFŚS.
3. System umożliwi obsługę i finansowanie świadczeń z następujących źródeł:
(i) środki własne pracownika (płatność kartą/przelewem);
(ii) środki ZFŚS;
(iii) współfinansowanie zakupu świadczeń przez Xxxxxxxxxxxxx (ZFŚS) oraz pracownika (płatność kartą/przelewem).
4. Raportowanie na bieżąco (w zakresie wydatkowania kwoty przeznaczonej dla danego
pracownika z ZFŚS), dostępne dla pracowników wskazanych przez Zamawiającego:
(i) potrącenia z wynagrodzenia;
(ii) monitorowanie kwoty wolnej od podatku w ZFŚS;
(iii) monitorowanie poziomu wykorzystania środków określonych w umowie.
5. Proces zamawiania świadczeń pozapłacowych z zakresu:
(i) „sport i rekreacja”: do 20-go dnia miesiąca poprzedzającego okres rozliczeniowy;
(ii) „kultura i oświata”, „wypoczynek” oraz „inne”: na bieżąco (dystrybucja świadczeń
online z możliwością realizacji od razu po zamówieniu).
6. Możliwość przypisania świadczenia pozapłacowego do konkretnego pracownika (np. poprzez wpisanie imienia i nazwiska).
7. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie pracowników i wysokości przyznawanych świadczeń. Wysokość świadczeń pochodzących ze środków ZFŚS będzie przyznawana pracownikom w zależności od kryterium socjalnego w cyklach miesięcznych.
8. Informacja o stanie konta pracownika:
(i) w ramach środków ZFŚS – aktualizowana w czasie rzeczywistym;
(ii) w ramach środków własnych pracownika - aktualizowana w czasie rzeczywistym.
9. Funkcjonalność systemu:
(i) możliwość dostosowania szaty graficznej platformy do układu graficznego i logo Zamawiającego (szczegółowy wygląd szaty graficznej zostanie uzgodniona pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym na etapie uruchamiania platformy w celu budowania wizerunku pracodawcy);
(ii) możliwość otwarcia kafeterii dla wybranych uprawnionych zgodnie z Ustawą o ZFŚS osób, dodatkowo okazjonalnie;
(iii) możliwość otwarcia kafeterii dla nowozatrudnionych co miesiąc przez Zamawiającego;
(iv) w przypadku pracowników odchodzących, po zgłoszeniu przez Zamawiającego kasowanie świadczeń pozapłacowych miesięcznych;
(v) system zapewniający samoobsługowy reset hasła;
(vi) logowanie przy pomocy unikatowego loginu przypisanego dla każdego pracownika;
(vii) administracja systemem zamawiania świadczeń po stronie Wykonawcy;
(viii) rozliczanie za faktycznie realizowane świadczenie w ramach ZFŚS;
(ix) możliwość blokowania zakupu świadczeń niezgodnych z Ustawą o ZFŚS środkami z ZFŚS możliwość blokowania kategorii zgodnie z Ustawą o ZFŚS środkami z ZFŚS;
(x) możliwość udostępnienia benefitów, na które Zamawiający posiada odrębne umowy.
10. Kontakt i wsparcie ze strony Wykonawcy przy uruchomieniu platformy oraz jej funkcjonowania:
(i) zapewniona pomoc działu obsługi klienta Wykonawcy wraz z dedykowanym konsultantem (szczegółowa procedura zostanie uzgodniona pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym na etapie uruchamiania platformy w celu zapewnienia koordynacji i płynności korzystania z platformy), obejmie ona w szczególności:
a. zapewnienie przez Wykonawcę kompetentnego personelu do obsługi telefonicznej i mailowej użytkowników platformy, rozliczania świadczeń z ZFŚS, prowadzenia sprawozdawczości;
b. przygotowanie do obsługi telefonicznej i mailowej pracowników Zamawiającego, spełniającej następujące warunki:
- Wykonawca będzie udzielał informacji użytkownikom platformy co najmniej w zakresie: korzystania z platformy, dokonywania opłat za świadczenia pozapłacowe,
- Wykonawca będzie udzielał informacji pracownikom Zamawiającego co najmniej w zakresie: wymagań związanych z rozliczaniem świadczeń z ZFŚS, kwot wolnych od podatku w ZFŚS, sprawozdawczości, korzystania z platformy dla celów rozliczania z ZFŚS,
- Wykonawca będzie dostępny dla użytkowników platformy w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego/Wykonawcy, minimum przez 8 godzin dziennie,
- Wykonawca udostępni numer telefonu do obsługi użytkowników platformy. Połączenie i rozmowa z konsultantem będą opłacane przez osobę dzwoniącą zgodnie z cennikiem operatora sieci telefonicznej.
- Wykonawca udostępni adres e-mail dedykowany do użytkowników
platformy;
(ii) zorganizowanie spotkań konsultanta z pracownikami Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego przez 2 tygodnie po uruchomieniu programu kafeteryjnego – maksymalnie 2 spotkania (szczegółowa procedura zostanie uzgodniona pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym na etapie uruchamiania platformy w celu zapewnienia sprawnego rozpoczęcia korzystania z platformy),;
(iii) sprawozdawczość imienna w podziale na rodzaje usług;
(iv) przekazanie Zamawiającemu, w przypadku zaoferowania przez Wykonawcę kart wstępu dla usług sportowo-rekreacyjnych, kart dla Pracowników Centrum w terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx.