UMOWA EKSPORTOWA WZÓR I
(dotyczy dostawy i montażu urządzenia)
zawarta w dniu. (dokładna data zawarcia umowy)
w. (dokładne miejsce zawarcia umowy)
pomiędzy
.................... (firma spółki, nazwa przedsiębiorcy), z siedzibą w....................
(miejscowość),. (adres siedziby), zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze
Sądowym, prowadzonym przez Sąd Rejonowy w. (siedziba właściwego sądu) pod
numerem.................... (numer w KRS), reprezentowaną przez (dane osoby/osób
uprawnionych do reprezentowania danego przedsiębiorcy) zwanego dalej "dostawcą"
oraz
.................... (firma spółki, nazwa przedsiębiorcy), z siedzibą w....................
(miejscowość),..................... (adres siedziby), zarejestrowaną w. (nazwa
zagranicznego rejestru), prowadzonym przez (nazwa instytucji prowadzącej
rejestr) w. (siedziba właściwej instytucji prowadzącej rejestr) pod
numerem.................... (numer w rejestrze), reprezentowaną przez (dane
osoby/osób uprawnionych do reprezentowania danego przedsiębiorcy) zwanego dalej "odbiorcą",
zwanymi dalej łącznie "stronami".
§ 1
(przedmiot umowy)
1. W dniu.................... (data) w. (miejsce) zawarta została pomiędzy odbiorcą
i.................... (firma spółki, nazwa przedsiębiorcy), z siedzibą w....................
(miejscowość),. (adres siedziby) (zwanym dalej "inwestorem") umowa
stanowiąca załącznik nr 01, której przedmiotem jest wykonanie przez odbiorcę....................
(przedmiot umowy).
2. Odbiorca zleca niniejszym dostawcy wytworzenie oraz dostarczenie opisanego w załączniku nr 02. (nazwa urządzenia).
3. Do obowiązków dostawcy należy także zamontowanie urządzenia, o którym mowa w poprzednim punkcie.
W tym kontekście należy zwrócić uwagę, iż uwzględnienie w kontrakcie eksportowym - oprócz wytworzenia i dostarczenia danego urządzenia - także jego zamontowania za granicą nie tylko podnosi wartość całego kontraktu, ale może być także powodem zwiększenia atrakcyjności oferty polskiego eksportera w porównaniu z ofertami jego zagranicznych konkurentów.
Tak się dzieje na przykład w przypadku eksportu do państw, w których koszty związane z zatrudnieniem pracownika są o wiele wyższe niż w Polsce (np. w krajach Europy Zachodniej). Dużą korzyść może odnieść polski przedsiębiorca przede wszystkim w przypadku realizacji kontraktu, którego integralną częścią jest wymagający dużego nakładu pracy montaż za granicą wyeksportowanego z Polski urządzenia.
Należy jednak zwrócić uwagę, że zatrudnienie za granicą polskich pracowników w ramach realizacji kontraktu eksportowego, związane jest najczęściej z reglamentacją w zakresie dostępu polskiego pracownika do obcego rynku pracy. Ten fakt należy uwzględnić nie dopiero w trakcie realizacji kontraktu, ale już w pierwszej fazie planowania samej
inwestycji, a najpóźniej w trakcie negocjacji z partnerem zagranicznym. Z drugiej jednak strony Układ Europejski przewiduje w zakresie eksportu urządzeń z Polski bardzo istotne ułatwienia przy zatrudnianiu polskich pracowników przy montażu urządzeń. W praktyce z możliwości tej korzysta obecnie duża część polskich eksporterów.
Jednocześnie jednak już na etapie negocjacji nie można nie uwzględnić planowanego zatrudnienia polskich pracowników w ramach realizacji kontraktu eksportowego. W szczególności należy upewnić się, jakiemu ustawodawstwu będzie podlegało takie krótkie zatrudnienie. Chodzi tu zwłaszcza o obowiązek w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz przepisy prawa pracy.
W przypadku zamierzanego zatrudnienia polskich pracowników przy realizacji kontraktu warto podjąć podczas negocjacji umowy z zagranicznym odbiorcą kwestię uzależnienia wejścia w życie umowy
eksportowej lub realizacji jej poszczególnych etapów od uzyskania przez tych pracowników pozwoleń związanych z ich pobytem i pracą w innym kraju.
4. Adres montażu urządzenia: (dokładny adres)
§ 2
(współpraca stron)
1. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania we właściwym czasie o zdarzeniach, mających znaczenie dla realizacji niniejszej umowy oraz umowy stanowiącej załącznik nr 01.
2. Negocjacje i wszelkie inne ustalenia z inwestorem prowadzone będą wyłącznie przez odbiorcę.
3. Przed rozpoczęciem rozmów z inwestorem, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy, jej strony zobowiązane są do dokonania odpowiednich uzgodnień między sobą.
4. Zaciągnięcie zobowiązań przez odbiorcę, w szczególności zobowiązań wobec inwestora, mających skutki dla dostawcy wymaga uprzedniej wyraźnej zgody dostawcy.
§ 3
(materiały)
1. Dostawca jest zobowiązany wytworzyć wyroby zgodnie z technologią, atestami i certyfikatami, określonymi w załączniku nr 02.
Specyfikacja przedmiotu dostawy, wyszczególniona w załączniku do kontraktu eksportowego powinna być bardzo precyzyjna. Tylko w ten sposób polski eksporter może uniknąć późniejszych problemów,
wynikających z faktu, że na etapie negocjacji warunków realizacji kontraktu nie doszło do wiążącego obydwie strony ustalenia jej szczegółów. Staranne wynegocjowanie i sprecyzowanie wymienionych w tym punkcie kwestii nie tylko pozwoli polskiemu eksporterowi, już na etapie negocjacji kontraktu, oszacować wysokość kosztów jego realizacji, ale także przerzuci niejako część odpowiedzialności za niewłaściwą realizację (np. za realizację sprzeczną z ustaleniami generalnego wykonawcy) na odbiorcę. Precyzyjne ustalenie szczegółów technicznych dotyczących dostarczonego urządzenia w umowie lub w jej załączniku zapewni polskiemu eksporterowi, iż - zakładając zgodność z ustaleniami, oraz brak usterek - nie będzie ono mogło być przedmiotem reklamacji odbiorcy.
2. Urządzenie będące przedmiotem niniejszego kontraktu zostanie wytworzone z materiałów własnych dostawcy, wyszczególnionych w załączniku nr 02.
3. Koszty materiałów, o których mowa w punkcie poprzednim, ponosi dostawca.
§ 4
(obowiązki odbiorcy)
Odbiorca jest zobowiązany do:
1) wyznaczenia w formie pisemnej osoby odpowiedzialnej ze strony odbiorcy za realizację niniejszej umowy, obecnej przez cały okres realizacji kontraktu na miejscu montażu urządzenia, będącego przedmiotem niniejszej umowy,
2) zawiadomienia inwestora we właściwym czasie o terminie montażu urządzenia,
3) skoordynowania montażu, będącego przedmiotem niniejszej umowy, z innymi pracami prowadzonymi w ramach realizacji kontraktu, o którym mowa w załączniku nr 01.
§ 5
(obowiązki dostawcy) Dostawca jest zobowiązany do:
1) realizacji kontraktu zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy oraz załączników do niej, a także zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie, w którym urządzenie będące przedmiotem niniejszej umowy jest montowane,
2) zapewnienia porządku i przestrzegania obowiązujących reguł bhp w miejscu montażu,
3) ustalenia we własnym zakresie stosunku prawnego z pracownikami zatrudnionymi przy realizacji kontraktu oraz przestrzegania przepisów dotyczących tego stosunku prawnego,
4) wykonania prac montażowych we własnym zakresie; zlecenie czynności osobom trzecim może nastąpić po uzyskaniu zgody odbiorcy i na zasadach uzgodnionych z odbiorcą,
5) przedłożenia świadectwa posiadania przez dostarczone części certyfikatów i atestów, wyszczególnionych w załączniku nr 02,
6) wyznaczenia w formie pisemnej, przed rozpoczęciem montażu, osoby odpowiedzialnej ze strony dostawcy za realizację niniejszej umowy, obecnej przez cały czas realizacji kontraktu na miejscu montażu urządzenia.
W tym kontekście chcemy zwrócić uwagę, że polski eksporter,
zatrudniający w ramach zagranicznego kontraktu polskich pracowników, powinien dołożyć szczególnej staranności przy kształtowaniu stosunku zatrudnienia z tymi pracownikami. W szczególności powinien uwzględnić to, że w takim przypadku znajdują zastosowanie nie tylko przepisy prawa polskiego, ale także niejednokrotnie bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa państwa, w którym urządzenie jest montowane, oraz postanowienia umów międzynarodowych.
§ 6
(kontrola realizacji umowy)
1. Odbiorca ma prawo weryfikacji dostarczonego urządzenia oraz jego montażu pod względem ich zgodności z niniejszą umową oraz z obowiązującymi przepisami.
2. Uprawnienia, o których mowa w punkcie poprzednim, odbiorca realizuje przez osobę, o której mowa w § 4 punkcie 1) oraz inne osoby, wyznaczone na piśmie i podane do wiadomości dostawcy.
3. Dostawca wyraża niniejszym zgodę na przeprowadzenie czynności, o których mowa w punkcie 1), przez osoby, o których mowa w punkcie 2) oraz zobowiązuje się do czynnego wspierania tych czynności.
§ 7
(przebieg realizacji umowy)
1. Urządzenie, będące przedmiotem niniejszej umowy, wyszczególnione w załączniku nr 02, zostanie dostarczone i zamontowane zgodnie z planem realizacji niniejszej umowy,
stanowiącym załącznik nr 03.
W załączniku nr 03, zawierającym plan realizacji przedsięwzięcia, należy w sposób bardzo szczegółowy i precyzyjny wyodrębnić poszczególne jej etapy. Konieczne jest to ze względu na rekomendowane tutaj stopniowe rozliczanie się z zagranicznym zleceniodawcą: nie uiszcza on zapłaty za wykonane usługi i dostarczone towary en block po zakończeniu realizacji kontraktu, ale partiami, w krótszych odstępach czasu. Przyjęcie takiego rozwiązania pozwoli polskiemu eksporterowi przede wszystkim
zmniejszyć ryzyko niewypłacalności zagranicznego kontrahenta. W przypadku problemów z płatnościami polski eksporter może wstrzymać dalszą realizację kontraktu. Pozwala mu na to zaproponowany tutaj zbiór klauzul umownych.
2. Dostawca jest zobowiązany zaangażować takich pracowników, środki oraz urządzenia, które zapewnią realizację niniejszej umowy w terminach, o których mowa w załączniku nr 03.
§ 8
(odbiór)
1. Odbiór następuje na podstawie protokołów podpisanych przez dostawcę i odbiorcę po przeprowadzeniu badania technicznego i jakościowego.
2. Badanie techniczne i jakościowe przeprowadzone zostanie w terminach oznaczonych w planie realizacji niniejszej umowy, stanowiącym załącznik nr 03, jako 'etapy realizacji umowy'.
3. Odbiór następuje w dniu, w którym przeprowadzono ostatnią czynność badania technicznego i jakościowego.
4. Koszty przeprowadzenia czynności, o których mowa w punkcie drugim, ponosi odbiorca.
5. Czynności, o których mowa w punkcie drugim, przeprowadzane są z udziałem przedstawiciela dostawcy, którego należy zawiadomić pisemnie o planowanym terminie badania technicznego i jakościowego na (godzin/dni) przed jego podjęciem.
§ 9
(cena)
1. Cena za wykonanie, dostarczenie i zamontowanie urządzenia, będącego przedmiotem niniejszej umowy i wyszczególnionego w załączniku nr 02 wynosi USD.
Warto w tym punkcie zwrócić szczególną uwagę na ustalenie w kontrakcie eksportowym waluty, w której wypłacone zostanie wynagrodzenie za
świadczone usługi czy dostarczone towary. Należy przy tym uwzględnić terminy realizacji kontraktu oraz terminy płatności, a także
(przewidywane) tendencje w zakresie zmian kursów danej waluty. Z doświadczenia wynika, że staranne ustalenie odpowiedniej waluty może zapobiec poważnemu uszczerbkowi finansowemu przy realizacji przedsięwzięcia. Nie można zapomnieć o tym, że duża część kosztów
związanych z eksportem powstaje w Polsce. Wynagrodzenie uzyskane od zagranicznego kontrahenta za świadczone za granicą usługi lub za wyeksportowane z Polski towary musi - co do zasady - po przeliczeniu na polską walutę pokryć koszty realizacji kontraktu eksportowego i
przynieść polskiemu przedsiębiorcy planowany zysk. Na przykładzie spadającego w ostatnich miesiącach kursu marki niemieckiej można zauważyć, jak bardzo negatywnie odbija się to na kondycję finansową polskich eksporterów. W sytuacji, gdy zagraniczny kontrahent nie nalega na ustalenie w umowie zapłaty w określonej walucie, warto wziąć
inicjatywę w swoje ręce i zaproponować płatność w zaproponowanej walucie lub przewidzieć w kontrakcie odpowiednią klauzulę waloryzacyjną.
2. Cena, o której mowa w punkcie poprzednim, jest całkowitą ceną należną dostawcy za realizację niniejszej umowy.
3. Cena, o której mowa w punkcie pierwszym, składa się z wymienionych w załączniku nr 04 elementów.
Załącznik nr 04 musi korespondować z załącznikiem nr 03, w którym - jak rekomendowaliśmy wyżej - strony dokonały precyzyjnego podziału przedmiotu kontraktu na poszczególne, wyraźnie wyodrębnione części.
Każdemu etapowi realizacji umowy, o którym mowa w załączniku nr 02, musi zostać przypisana odrębna cena. Suma cen za realizację
wymienionych w załączniku nr 02 etapów realizacji kontraktu eksportowego daje kwotę wymienioną w punkcie 1 tego paragrafu umowy.
4. Dostawca jest upoważniony do wystawienia faktury za zrealizowanie poszczególnych elementów umowy w dniu podpisania protokołu, o którym mowa w § 8.
Cel tej regulacji to zabezpieczenie interesu polskiego eksportera: jego zagraniczny kontrahent płaci za poszczególne elementy realizowanego kontraktu.
Przedstawiony niżej punkt 6 tego paragrafu umożliwia wstrzymanie prac w sytuacji, gdy zagraniczny odbiorca zwleka z zapłatą za zrealizowaną część kontraktu.
5. Odbiorca jest zobowiązany do zapłaty faktury, o której mowa w punkcie poprzednim, w terminie.................... dni od daty jej otrzymania na rachunek dostawcy nr. (nr
rachunku bankowego dostawcy), prowadzony w. (nazwa i szczegółowe dane
banku dostawcy).
6. Zwłoka odbiorcy w wywiązywaniu się z obowiązku, o którym mowa w punkcie poprzednim, upoważnia dostawcę do wstrzymania się z realizacją dalszych elementów niniejszej umowy do czasu wywiązania się przez odbiorcę z tego obowiązku.
7. Kupujący zobowiązuje się do wpłacenia do dnia na podane w punkcie 5 tego
paragrafu konto zaliczki w wysokości. % kwoty podanej w punkcie pierwszym
tego paragrafu; punkt 6 stosuje się odpowiednio.
§ 10
(gwarancja)
1. Dostawca udziela gwarancji na dostarczone urządzenie, o którym mowa w załączniku nr 02, na okres. miesięcy od dnia odbioru przez odbiorcę ostatniego etapu realizacji
umowy, wymienionego w załączniku nr 03 do niniejszej umowy.
2. Szczegółowe warunki gwarancji, o której mowa w punkcie poprzednim, reguluje załącznik nr 05.
§ 11
(zwłoka dostawcy)
W razie przekroczenia przez dostawcę terminów wyszczególnionych w załączniku nr 03, odbiorcy przysługuje kara umowna w wysokości. % ustalonej w załączniku nr 04
ceny za zrealizowanie danego elementu kontraktu.
§ 12 (doręczenia związane z realizacją kontraktu)
1. Pisma związane z realizacją niniejszej umowy są doręczane pod następujące adresy stron umowy:
1) Adres do doręczeń dostawcy (dokładny adres),
2) Adres do doręczeń odbiorcy (dokładny adres).
2. W przypadku zmiany adresu do doręczeń strona, której adres uległ zmianie, obowiązana jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie na piśmie drugą stronę.
3. Przy realizacji niniejszej umowy strony posługują się wyłącznie językiem......................
§ 13
(inne postanowienia)
1. Gdyby okazało się, że niektóre ustalenia tej umowy są nieważne, albo gdyby wystąpiła luka w niniejszej umowie, ważność pozostałych ustaleń nie jest przez to naruszona, chyba że nieważnością dotknięte są istotne postanowienia umowy lub z jej treści wynika, iż bez postanowień dotkniętych nieważnością nie zostałaby ona zawarta.
2. Zastąpione one zostaną takimi ważnymi i skutecznymi postanowieniami, które w odniesieniu do wywieranych przez nie skutków gospodarczych i finansowych oraz intencji stron będą w maksymalnym stopniu zbliżone do postanowień dotkniętych nieważnością.
§ 14
(załączniki)
1. Integralną częścią niniejszej umowy są następujące załączniki:
1) Załącznik nr 01 - Umowa z dnia. (data) zawarta pomiędzy odbiorcą i
inwestorem.
2) Załącznik nr 02 - Specyfikacja urządzenia, będącego przedmiotem umowy
W załączniku zawierającym opis urządzenia, będącego przedmiotem umowy, należy w sposób maksymalnie precyzyjny wyszczególnić takie kwestie jak: wymiary, materiał, jego pochodzenie, normy, jakie musi spełniać etc.
Sporządzenia takiego załącznika już na etapie negocjacji warunków zawarcia umowy eksportowej pozwoli polskiemu przedsiębiorcy nie tylko uniknąć w późniejszym czasie wielu nieporozumień i związanych z tym
kłopotów, ale także precyzyjnie oszacować wysokość kosztów realizacji danego kontraktu i ich stosunku do przewidywanego przychodu z tytułu jego realizacji.
3) Załącznik nr 03 - Plan realizacji umowy
4) Załącznik nr 04 - Elementy ceny należnej za realizację umowy
5) Załącznik nr 05 - Warunki gwarancji
2. Załączniki 02, 03, 04 i 05 stają się integralną częścią niniejszej umowy po ich podpisaniu przez strony.
3. Niniejsza umowa wchodzi w życie w chwili podpisania jej oraz załączników, wymienionych w poprzednim punkcie.
§ 15
(zmiany umowy)
Wszelkie zmiany niniejszej umowy winny być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 16
(rozstrzyganie sporów, stosowane prawo)
1. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy rozstrzygane będą przez Sąd Arbitrażowy przy (nazwa instytucji); postępowanie będzie się toczyć zgodnie z regulaminem
tego sądu.
2. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
Ustalenie prawa, które znajdzie zastosowanie w przypadku sporów jest jednym z bardziej istotnych punktów każdego kontraktu. Z punktu
widzenia polskiego eksportera, działającego - co do zasady w Polsce - stosunkowo korzystne będzie ustalenie prawa polskiego, ponieważ osoba odpowiedzialna za realizację kontraktu lub prawnik zatrudniony u danego przedsiębiorcy, z reguły znają przepisy tego prawa istotne z punktu widzenia realizacji kontraktu.
Także niższej rangi pracownicy przyzwyczajeni są do pewnych procedur, związanych z realizacją kontraktu. Poddanie danej umowy eksportowej prawu obcemu - czego często życzy sobie zagraniczny kontrahent - nie może być nie poprzedzone analizą różnic istniejących między prawem polskim a wybranym przez strony prawem innego państwa. W przypadku istnienia takich różnic, konieczne wydaje się zwrócenie na nie uwagi pracownikom, odpowiedzialnym za realizację kontraktu. Procedura ta
niestety bardzo często jest zaniedbywana i dopiero na etapie procesu, którego bezpośrednią przyczyną jest nie wywiązywanie się zagranicznego partnera z obowiązku zapłacenia przewidzianej w umowie ceny, polski eksporter dowiaduje się, iż np. nie spełnił pewnych rygorystycznych warunków, od których zależy możliwość wystawienia faktury.
Pamiętać przy tym należy, że poddanie danego stosunku prawnego prawu konkretnego państwa nie musi oznaczać, iż np. w przypadku prawa polskiego, w pierwszej kolejności zastosowanie znajdą przepisy kodeksu cywilnego. Jeżeli taka możliwość nie została w umowie wyraźnie
wyłączona, mogą być stosowane także przepisy prawa konwencyjnego, np. Konwencja o międzynarodowej sprzedaży towarów. O tym należy także wiedzieć przed podpisaniem kontraktu, a nie dowiadywać się dopiero na etapie procesu z kontrahentem zagranicznym.
§ 17
(język umowy)
1. Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w polskiej wersji językowej i w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w. (obcej) wersji językowej,
po jednym egzemplarzu każdej wersji językowej dla każdej ze stron.
2. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności między polską a (obcą) wersją językową
wiążąca jest wersja.............
Oto kilka uwag na temat obcojęzycznych wersji językowych kontraktu eksportowego:
Zawarcie kontraktu także w obcej wersji językowej podyktowane jest najczęściej bardzo prozaiczną przyczyną, mianowicie życzy sobie tego zagraniczny kontrahent.
W kwestii języka kontraktu przestrzegać należy obowiązujących przepisów prawa, np. ustawy o języku polskim, która nakazuje sporządzenie umowy w języku polskim m. in. wtedy, gdy przynajmniej jedna ze stron umowy ma siedzibę w Polsce, a wykonanie tej umowy ma nastąpić w Polsce. Tak kategoryczny zapis nie oznacza, iż nie mogą istnieć obcojęzyczne wersje umowy. Jedynie w przypadku braku takiego
ustalenia w kontrakcie, podstawą wykładni będzie jej wersja polska.
Omawiana kwestia ma znaczenie podstawowe. Postanowienia kontraktu eksportowego, odnoszące się do języka umowy muszą współgrać z postanowieniami dotyczącymi sądu (polubownego), który ma rozstrzygać ewentualne spory. Zwłaszcza w przypadku ustalenia, że nie sąd arbitrażowy, ale powszechny sąd danego państwa będzie rozstrzygał spory, należałoby wybrać ten język, który jest językiem sądu, przy czym należy stwierdzić, iż w niektórych państwach spory mogą być rozstrzygane w różnych językach.
Każda wersja językowa kontraktu, a zwłaszcza ta wybrana przez strony musi być przygotowana tak, jak przygotowany jest sam kontrakt. W szczególności uważamy za bardzo niekorzystne przygotowanie obcojęzycznej wersji kontraktu jako zwykłego tłumaczenia, sporządzonego przez niedoświadczonego tłumacza.
, . 200 r.
Dostawca Odbiorca
podpis (y) podpis (y)
imię i nazwisko osoby/osób uprawnionej/ych imię i nazwisko osoby/osób uprawnionej/ych do podpisania umowy w imieniu dostawcy do podpisania umowy w imieniu odbiorcy