08/POIR/2019 Załącznik nr 3
08/POIR/2019 Załącznik nr 3
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
Umowa nr …
na świadczenie usług ochrony fizycznej Fundacji na rzecz Nauki Polskiej
zwana dalej „Umową”
Zawarta w dniu …………………………… r. pomiędzy:
Fundacją na rzecz Nauki Polskiej z siedzibą w Warszawie (02-611), przy xx. X. Xxxxxxxxxxx 00/00, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy, pod nr 0000109744, NIP 000-00-00-000, REGON 012001533, reprezentowaną przez ………………………………………………………………
zwaną dalej „Zamawiającym”
a
firmą ………………………………………………………… ul. …………………………………….., wpisaną do …………………………………………. prowadzonego przez …………………………….., pod nr ………………………., NIP …………………….., REGON …………………….., reprezentowaną przez …………………………………………..
zwaną dalej „Wykonawcą”
o następującej treści:
§ 1
Przedmiot Umowy
Przedmiotem Umowy jest świadczenie usługi w zakresie całodobowej ochrony osób i mienia realizowanej w formie bezpośredniej stałej ochrony fizycznej łącznie ze stałym dozorem sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych, na terenie budynku i przyległym terenie zewnętrznym, znajdującym się w Warszawie przy ul. I. Xxxxxxxxxxx 20/22, dalej zwanym Obiektem, na zasadach określonych w Umowie i załącznikach do Umowy, a także obsługa recepcyjna Fundacji w godzinach i zakresie określonych w Opisie przedmiotu zamówienia (OPZ).
Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy określony jest w OPZ, który stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. Przedmiot Umowy musi być wykonany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a także zgodnie z najlepszą wiedzą i doświadczeniem Wykonawcy oraz z zachowaniem najwyższej staranności.
Zasady oraz sposób wykonania zamówienia określone są w dalszej części Umowy oraz Zapytaniu ofertowym nr 08/POIR/2019, stanowiącym Załącznik nr 3 do Umowy i załącznikach do tego Zapytania.
Ochrona Obiektu realizowana będzie przez Wykonawcę z należytą starannością, zgodnie z polskim prawem oraz zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji ochrony obiektu (dalej także Instrukcja), której treść zostanie ustalona i zostanie zaakceptowana przez przedstawicieli Stron. Instrukcja ma formę pisemną. W przypadku braku osiągnięcia przez Xxxxxx porozumienia co do treści Instrukcji w terminie 21 dni roboczych od daty zawarcia Umowy, Umowa może zostać rozwiązana przez Zamawiającego w trybie natychmiastowym – bez okresu wypowiedzenia.
Instrukcja, o której mowa w ust. 4, zawiera w szczególności:
opis realizacji usługi ochrony na terenie nieruchomości,
instrukcję kontroli ruchu osobowo – materiałowego oraz ruchu kołowego,
instrukcję postępowania pracowników Wykonawcy na wypadek x.xx.:
pożaru
napadu
podłożenia ładunku wybuchowego
zagrożenia atakiem terrorystycznym
zdarzeń losowych (np. skażenie chemiczne terenu, uliczne rozruchy masowe, itp.),
instrukcję postępowania na wypadek włamania i kradzieży,
instrukcję dotyczącą zasad gospodarowania kluczami oraz ich przechowywaniem,
procedurę działania grupy interwencyjnej,
imienny wykaz osób – pracowników ochrony wykonujących usługę w Obiekcie,
zakres i sposób odnotowywania wizyt gości w Fundacji.
Zamawiający oświadcza, że zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.
Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności.
W związku z tym, że środki unijne mają na celu x.xx. realizację strategii na rzecz inteligentnego, zrównoważonego wzrostu sprzyjającego włączeniu społecznemu, a cel ten osiągany jest poprzez wydatkowanie tych środków w sposób zapewniający tworzenie x.xx. wysokiej jakości miejsc pracy, czy ochronę środowiska, Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przestrzegania przepisów prawa pracy, prawa socjalnego i prawa ochrony środowiska.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przedstawił Zamawiającemu co najmniej 3 różne kandydatury na każdą obsadzaną pozycję pracownika ochrony. Zamawiający wybierze osobę, która będzie świadczyć przedmiot zamówienia wedle uznania. Każda z przedstawianych Zamawiającemu osób powinna spełniać wymagania określone w OPZ.
§ 2
Realizacja Umowy
Wykonawca realizuje Umowę w sposób profesjonalny, zgodnie z Instrukcją, o której mowa w § 1 ust. 4, w tym zapewni:
szkolenia pracowników ochrony z procedur Instrukcji ochrony obiektu i ewentualnie z innych zasad związanych z ochroną,
obsługę obiektowych systemów zabezpieczeń technicznych (monitoringu systemów alarmowych, PPOŻ oraz dozoru kamer CCTV),
standardowe wyposażenie posterunków w systemy łączności, piloty antynapadowe i inne uzgodnione z Zamawiającym wyposażenie, w tym wyposażenie Obiektu w system kontroli obchodów,
umundurowanie pracowników zgodnie z wybranym przez Zamawiającego wzorem dostępnym w ofercie Wykonawcy,
podejmowanie działań prewencyjnych ograniczających zagrożenia osób i mienia w Obiekcie, w przypadku stwierdzenia niebezpieczeństwa zniszczenia lub utraty mienia Wykonawca podejmie czynności zmierzające do ograniczenia jego rozmiarów i niezwłocznie powiadomi Zamawiającego, policję oraz w uzasadnionych przypadkach inne służby (straż pożarna, pogotowie ratunkowe, itp.),
koordynowanie działań w przypadku interwencji służb zewnętrznych (policja, straż pożarna, pogotowie ratunkowe, itp.),
sporządzanie dokumentacji z przebiegu służby – raport z zaistniałych zdarzeń z uwzględnieniem opisu sytuacji pod kątem ochrony osób i mienia oraz możliwości poprawy warunków ochrony, treść raportu zostanie uzgodniona pomiędzy przedstawicielami Stron przed rozpoczęciem realizacji zamówienia,
przestrzeganie przez pracowników ochrony przepisów BHP i PPOŻ,
przekazanie przedstawicielowi Zamawiającego imiennych dokumentów potwierdzających przeszkolenie pracowników ochrony, skierowanych do realizacji zamówienia, z zakresu BHP i POPŻ, dokumenty te powinny zostać przekazane Zamawiającemu nie później niż w pierwszym dniu wykonywania przedmiotu zamówienia przez pracownika ochrony, którego dokumenty dotyczą,
powiadamia Zamawiającego o konieczności poprawy zabezpieczenia mienia na terenie Obiektu lub bezpieczeństwa Obiektu w formie pisemnej,
prewencyjną ochronę przeciwpożarową przez pracowników realizujących przedmiot Umowy, w tym obsługę centrali PPOŻ, znajomość rozlokowania i znajomość użycia środków do gaszenia pożaru, kontrola otwarcia drzwi ewakuacyjnych, zamknięcia pożarowe, kontrola drożności dróg pożarowych,
wykonywanie innych czynności o charakterze porządkowo-kontrolnym uzgodnionych z Wykonawcą, mieszczących się w przedmiocie Umowy, w szczególności dokonywania regularnych, systematycznych obchodów, kontroli przestrzegania ustalonych regulaminów/zasad przez osoby pozostające na terenie Obiektu, ewidencję wydawanych kluczy, użytkowanie pomieszczeń i sprzętów zgodnie z ich przeznaczeniem i zgłaszanie Zamawiającemu awarii i usterek. W przypadku, gdy użytkowany sprzęt ulegnie awarii w wyniku korzystania z niego niezgodnie z przeznaczeniem Wykonawca ponosi odpowiedzialność materialną za naprawę uszkodzonego sprzętu,
podejmowanie dodatkowych czynności, w sytuacjach wyjątkowych, które będą zmniejszały ryzyko lub zmniejszały negatywne skutki dla osób przebywających na terenie Fundacji lub dla mienia Fundacji,
grupę interwencyjną z czasem dojazdu do obiektu maksymalnie do 10 min.,
osobę nadzorującą pracowników Zamawiającego, wyposażoną w środki łączności i transportu,
przygotowywanie okresowych analiz dot. stanu ochrony, przedstawienie raportów z wnioskami i propozycjami mającymi na celu likwidację ewentualnych zagrożeń lub poprawę jakości świadczonej usługi, nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy – sprawy pilne powinny być zgłaszane na bieżąco,
realizację usług recepcyjnych w wyznaczonych godzinach w dni pracujące, tj. odbieranie telefonów, odbieranie paczek, poczty, itd. – katalog usług w ramach obsługi recepcyjnej znajduje się w OPZ.
Zamawiający ma prawo w każdym czasie pisemnie i z podaniem uzasadniania wnioskować o zmianę pracownika Wykonawcy realizującego Umowę w sposób nienależyty. Wykonawca winien uwzględnić wniosek Zamawiającego w terminie 48 godzin, przy czym w przypadku rażącego naruszenia Umowy Zamawiający ma prawo zabronić pracownikowi Wykonawcy przebywania na terenie Obiektu ze skutkiem natychmiastowym.
Wykonawca jest zobowiązany realizować przedmiot Umowy z dochowaniem należytej staranności, przyjętej w obrocie profesjonalnym.
Wykonawca ponosi względem Zamawiającego odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu oraz osobom trzecim , wynikłe z zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. W przypadku zagarnięcia mienia Zamawiającego przez pracowników Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest zwrócić to mienie w stanie sprzed zagarnięcia lub do zwrotu kwoty będącą wartością całego zagarniętego mienia.
Wykonawca w najszybszym możliwym terminie, ale nie później niż w ciągu 24 godzin, zawiadomi przedstawiciela Zamawiającego o ujawnieniu szkody oraz wspólnie z Zamawiającym dokona oględzin i sporządzi protokół szkody. W przypadku niestawiennictwa którejkolwiek ze Stron w umówionym terminie, druga Strona uprawniona będzie do sporządzenia protokołu jednostronnie.
Wykonawca nie odpowiada za szkodę w mieniu Zamawiającego powstałą wskutek innych zdarzeń, jeżeli pracownik Wykonawcy nie mógł zapobiec szkodzie bez narażania siebie oraz innych osób na utratę życia lub ciężkiego uszkodzenia ciała.
Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Obiektem i jego instalacjami i zrzeka się prawa do zgłaszania roszczeń związanych z brakiem takiej znajomości.
Przekazanie Obiektu Wykonawcy oraz jego odbiór stwierdzone będzie protokołem.
Zamawiający zobowiązuje się do:
zapewnienia pracownikom ochrony, wykonującym przedmiot zamówienia, podstawowych warunków bytowych, tj. ogrzewanego pomieszczenia/wartowni, dostępu do WC, pomieszczenia z ciepłą i zimną wodą,
zabezpieczenia technicznego (w tym zapewnienie właściwego oświetlenia) oraz zabezpieczenia PPOŻ Obiektu i dbania o właściwy stan techniczny,
zabezpieczenie mienia i wartościowych urządzeń w pomieszczeniach niedostępnych dla osób nieuprawnionych,
podejmowania działań zgodnie z Instrukcją,
reagowania na pisemne zgłoszenia Wykonawcy o konieczności poprawy zabezpieczenia mienia znajdującego się w Obiekcie, bądź samego Obiektu.
Strony zobowiązują się do:
wzajemnego opracowania Instrukcji ochrony obiektu w nieprzekraczalnym terminie 21 dni roboczych licząc od dnia zawarcia Umowy. Akceptacja jej ostatecznej treści nastąpi przez jej podpisanie przez przedstawiciela każdej ze Stron. Instrukcja podlega bieżącej aktualizacji, wymaga akceptacji Stron w formie pisemnej i nie wymaga sporządzenia aneksu do Umowy,
w przypadku ujawnienia szkody wzajemnego powiadomienia na piśmie, powołania komisji, która dokona oględzin i sporządzi protokół określający rodzaj szkody i okoliczności jej powstania, protokół powinien być podpisany przez przedstawicieli Stron,
zachowania w tajemnicy wszystkich informacji, które mają wpływ na stan bezpieczeństwa Obiektu, zarówno w czasie trwania Umowy, jak i po jej rozwiązaniu, za wyjątkiem informacji powszechnie znanych oraz tych, do ujawnienia których, Strony są zobowiązanie na podstawie przepisów prawa.
Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania wszystkich elementów Umowy.
Wykonawca oświadcza, że ma wiedzę i odpowiednie doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania zamówienia i zobowiązuje się do starannego jego wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.
Wykonawca oświadcza, że nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji lub postępowania upadłościowego, na bieżąco reguluje swoje zobowiązania, nie toczą się w stosunku do niego żadne postępowania egzekucyjne i nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia jego upadłości.
Przedmiot Umowy Wykonawca wykonywać będzie osobiście lub przy pomocy podwykonawców zawodowo trudniących się wykonywaniem usług objętych Umową.
Wykonawca gwarantuje, że jego pracownicy i podwykonawcy będą posiadać odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia niezbędnego prawidłowego wykonania usług objętych Umową. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu do akceptacji dokumenty potwierdzające posiadanie przez pracowników Wykonawcy lub przez podwykonawców odpowiednich uprawnień.
W przypadku korzystania z podwykonawców na jakimkolwiek etapie realizacji Umowy lub posłużenia się osobami trzecimi, Wykonawca odpowiada za działania tych osób i podmiotów jak za własne działania.
W zakresie realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonać należycie wszystkie elementy składające się na zamówienie, szczegółowo opisane w OPZ.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia terminowo, z zachowaniem należytej staranności, efektywnie oraz zgodnie z zasadami bezstronności i unikania konfliktu interesów, w tym także przez nieświadczenie usług doradztwa, szkolenia i pokrewnych, które
w jakikolwiek sposób byłyby związane albo wynikały z przedmiotu Umowy lub zawierały informacje pozyskiwane w ramach lub przy okazji realizacji Umowy.
§ 3
Współpraca Stron
Do kontaktów i przekazywania uwag wynikających z realizacji Umowy Strony wyznaczają swoich przedstawicieli (w kolejności powiadamiania niżej wskazanej, w sytuacjach wyjątkowych, wymagających szybkiej konsultacji dla podjęcia właściwej decyzji operacyjnej):
ze strony Zamawiającego:
……………, tel. ……………,
……………, tel. ……………,
ze strony Wykonawcy:
……………, tel. ……………,
……………, tel. ……………,
Przedstawiciel Zamawiającego lub upoważniona przez niego osoba mogą wydawać pracownikom ochrony wiążące dyspozycje, z pominięciem przełożonych tych pracowników, pod warunkiem odnotowania ich w książce raportów. Dyspozycje zostaną wykonane pod warunkiem, że mieszczą się w ramach przedmiotu zamówienia, nie wykraczają poza zakres określony Instrukcją, nie wypływają negatywnie na stan bezpieczeństwa Obiektu i są zgodne z przepisami prawa.
§ 4
Termin realizacji zamówienia
Termin realizacji zamówienia: Zamówienie będzie realizowane przez okres 24 miesięcy od dnia udostępnienia Wykonawcy obiektu Fundacji w celu wykonania Umowy, tj. od dnia ……………………
§ 5
Wynagrodzenie
Szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie całości przedmiotu Umowy, zgodnie ze złożoną ofertą, wynosi ………………………………… zł brutto (słownie: …………………… zł).
Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Umowy przysługuje wynagrodzenie w wysokości ………………… zł brutto (słownie: …………………… zł) za miesiąc kalendarzowy.
Jeżeli przedmiot zamówienia nie był przez Wykonawcę wykonywany, wynagrodzenie wypłacane Wykonawcy zostanie proporcjonalnie obniżone w stosunku do ilości godzin w miesiącu w jakich zamówienie nie było wykonywane.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2 zawiera całość kosztów związanych z kompleksową realizacją przedmiotu Umowy i wszystkie składniki ceny, w szczególności:
koszty osobowe,
umundurowanie pracownika ochrony,
wyposażenie pracowników ochrony w środki łączności, piloty antynapadowe, system kontroli obchodów,
szkolenie specjalistyczne pracownika ochrony,
dokonywanie okresowych analiz stanu ochrony i mienia Zamawiającego oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do eliminacji powstałych niedociągnięć i zagrożeń,
grupę interwencyjną,
sprawowanie nadzoru nad pracownikami ochrony,
sporządzanie dokumentacji z przebiegu służby.
Potwierdzenie należytego wykonania przedmiotu Umowy nastąpi przez przedstawiciela Zamawiającego w Protokole odbioru, wystawianym przez Wykonawcę do 5 dnia każdego miesiąca i zatwierdzanym przez przedstawiciela Zamawiającego, zawierającym ocenę zgodności wykonania przedmiotu zamówienia z warunkami określonymi w Umowie i w załącznikach do Umowy. Wzór protokołu odbioru stanowi załącznik nr 4 do Umowy. Jeden oryginał protokołu odbioru otrzymuje Zamawiający.
Podpisany przez przedstawiciela Zamawiającego Protokół odbioru stanowić będzie podstawę do wystawienia faktury VAT lub rachunku za dany miesiąc.
Zapłata wynagrodzenia, w formie przelewu bankowego, nastąpi w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx lub osobę wskazaną przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.
Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT w formie elektronicznej (na adres mailowy xxxxxxx@xxx.xxx.xx) lub rachunku w terminie do 7 dni od momentu podpisania przez Xxxxxxxxxxxxx Protokołu odbioru.
Za dzień zapłaty Strony zgodnie uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
Rozliczenie usługi w sposób wskazany powyżej w żadnym razie nie wyłącza prawa Zamawiającego do późniejszego zgłaszania uwag (w tym w szczególności odnośnie niezgodności wykonanej usługi z warunkami Zapytania ofertowego) na zasadach i w terminach określonych w niniejszej Umowie.
Wynagrodzenie, o którym mowa w tym paragrafie, zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy
z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia.
§ 6
Kary umowne
Zamawiający zastrzega sobie prawo naliczenia Wykonawcy kar umownych w wysokości:
10% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 5 ust. 1 w przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy z przyczyn, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1-5,
5% miesięcznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w § 5 ust. 2 za każdy dzień opóźnienia wymiany pracownika, o której mowa w § 2 ust. 2,
5% miesięcznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w § 5 ust. 2 za każdy dzień opóźnienia ujawnienia szkody, o czym mowa w § 2 ust. 5,
5% miesięcznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w § 5 ust. 2 za każdy dzień przekroczenia terminu przedstawienia Zamawiającemu kolejnej polisy ubezpieczeniowej, o której mowa w § 11 ust. 3,
500,00 zł w przypadku każdego uchybienia, tj. naruszenia obowiązków zawodowych podważających uczciwość Wykonawcy w szczególności, gdy w wyniku działania lub rażącego niedbalstwa Wykonawca nie wykonał lub wykonał nienależycie czynność w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, do wykonania której jest zobowiązany zgodnie z OPZ.
W przypadku, gdy Zamawiający dokona wykonania zastępczego, o którym mowa w §7 ust. 7, to ma on prawo żądać od Wykonawcy kary umownej w wysokości 100% kosztów jakie poniósł zlecając wykonanie zastępcze.
Zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od zrealizowania jego obowiązków, chyba że Zamawiający powierzył ich wykonanie innemu podmiotowi i poinformował o tym Wykonawcę.
Naliczenie kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od terminowego i należytego wykonania prac, do których Zamawiający zgłosił zastrzeżenia.
Łączny limit kar umownych ze wszystkich tytułów określonych w tym paragrafie wynosi 50% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 5 ust. 1.
Kary umowne nie wykluczają dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych.
W przypadku rozwiązania Umowy, Strony oświadczają, że w mocy pozostają postanowienia dotyczące kar umownych.
W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający ma prawo dokonać potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
§ 7
Odpowiedzialność Wykonawcy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym
w przypadku, gdy:Wykonawca wykonuje Umowę lub jej część w sposób niezgodny z jej brzmieniem,
w szczególności wykonuje Umowę w sposób nienależyty, występują opóźnienia w realizacji Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca narusza zapisy dotyczące obowiązku zachowania poufności i mimo wezwania go do tego przez Xxxxxxxxxxxxx nie zmienia sposobu realizacji Umowy, w terminie określonym w tym wezwaniu,Wykonawca nie posiada ubezpieczenia OC,
Wykonawca narusza obowiązki w zakresie użytkowania i pieczy nad przekazanymi do użytkowania urządzeniami,
co najmniej trzy razy w ciągu roku obowiązywania Umowy miały miejsce naruszenia obowiązków Wykonawcy takie jak np.: na terenie Obiektu przebywała mniejsza liczba pracowników ochrony niż określona Umową lub pracownicy ochrony nie przebywali w wyznaczonych dla nich częściach Obiektu lub pracownik ochrony nie podjął działania w przypadku, gdy był świadkiem zdarzenia lub kamera rejestrowała zdarzenie, w odpowiedzi na które pracownik ochrony miał podjąć odpowiednie działanie lub gdy pracownik ochrony zauważył lub powinien był zauważyć problem techniczny dotyczący urządzeń służących do ochrony Obiektu i nie zgłosił takiego problemu przedstawicielowi Zamawiającego,
osoby wyznaczone przez Wykonawcę do realizacji zamówienia odmówią podpisu oświadczenia o zachowaniu poufności,
został osiągnięty limit kar umownych, o którym mowa w § 6 ust. 5,
Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne.
Wypowiedzenie musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
W przypadku wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym Zamawiający ma prawo naliczyć Wykonawcy kary umowne na zasadach określonych w Umowie.
Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności.
Każda ze Stron ma prawo wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 60-dniowego terminu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
W sytuacji gdy Wykonawca nie wywiązuje się z postanowień Umowy, Zamawiający wezwie Wykonawcę pisemnie do zaprzestania naruszeń i do wykonania Umowy, w terminie określonym przez Zamawiającego.
W przypadku niewykonywania Umowy Zamawiający ma prawo zlecić wykonanie usług objętych przedmiotem Umowy innemu podmiotowi tzw. wykonanie zastępcze. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za okres niewykonywania Umowy, a Zamawiający może wykonawcy naliczyć kary umowne.
§ 8
Poufność i dane osobowe
Wykonawca jest obowiązany zachować w tajemnicy przed osobami trzecimi wszelkie informacje o Zamawiającym oraz informacje, co do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem Umowy i ma prawo je wykorzystywać tylko w celu wykonania przedmiotu Umowy.
Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 zwalnia Wykonawcę jedynie pisemna zgoda Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 nie dotyczy informacji dostępnych publicznie oraz informacji żądanych przez uprawnione organy w zakresie, w jakim te organy są uprawnione do ich żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 wiąże Zamawiającego i Wykonawcę także po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się powiadomić każdą osobę zaangażowaną do realizacji Umowy, w tym podwykonawcę związanego z wykonaniem Umowy o obowiązku zachowania tajemnicy.
Osoby wyznaczone przez Wykonawcę do realizacji Umowy w siedzibie Zamawiającego zobowiązane są do podpisania oświadczeń o zachowaniu poufności, na wzorze stanowiącym Załącznik nr 6 do Umowy.
Osoby, o których mowa w ust. 6, zostaną upoważnione do przebywania na obszarze, w którym przetwarzane są dane osobowe. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.
W związku z realizacją Umowy Wykonawca powierza Zamawiającemu w trybie Artykułu 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej ,,rozporządzeniem” przetwarzanie danych osobowych, których Wykonawca jest administratorem.
Wykonawca w ramach wykonania Umowy powierza Zamawiającemu dane osobowe swoich pracowników i współpracowników. Katalog powierzonych danych osobowych określony jest w szczególności w imiennym wykazie osób, o którym mowa w § 1 ust. 5 pkt. 7 Umowy. Powierzenie danych osobowych następuje w celu niezbędnym do wykonania postanowień niniejszej Umowy, w szczególności sprawozdawczości, weryfikacji dokumentów związanych z wydatkami poniesionymi w związku z realizacją Umowy, kontroli, audytu i archiwizacji realizacji i rozliczenia Umowy. Powierzenie ma miejsce na czas obowiązywania Umowy oraz czas wymagany do archiwizacji i rozliczenia Umowy.
Z uwagi na dostęp Wykonawcy do danych osobowych, których Zamawiający jest administratorem, również Zamawiający powierza Wykonawcy w trybie Artykułu 28 Rozporządzenia przetwarzanie danych osobowych. Zamawiający w ramach wykonania Umowy powierza Wykonawcy dane osobowe swoich pracowników, współpracowników oraz osób odwiedzających Fundację. Katalog powierzonych danych osobowych obejmuje imię, nazwisko, wizerunek, inne dane osobowe znajdujące się na przesyłkach kurierskich, listach. Powierzenie danych osobowych następuje w celu niezbędnym do wykonania postanowień niniejszej Umowy, w szczególności świadczenia przez Wykonawcę usług obsługi recepcyjnej zgodnie z par. §2 ust. 1 pkt. 17 Umowy, prowadzeniem ewidencji wydawanych kluczy, listy obecności oraz sprawozdawczości. Powierzenie ma miejsce na czas obowiązywania Umowy.
Postanowienia ust. 11 – 19 poniżej stosuje się odpowiednio do obu przypadków powierzenia przetwarzania danych osobowych wskazanych w ust. 8 i 9.
Strony oświadczają, że osobom zatrudnionym przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych nadane zostały upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz że osoby te zostały zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych oraz o odpowiedzialności za ich nieprzestrzeganie, zobowiązały się do ich przestrzegania oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia.
Strony zobowiązują się przy przetwarzaniu ww. danych osobowych do ich zabezpieczenia poprzez podjęcie środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w szczególności w Artykule 32 Rozporządzenia w tym zobowiązują się zastosować środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, zabezpieczenie powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności zabezpieczyć je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Strony przetwarzają dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie drugiej Strony.
Strony zobowiązują się nie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego dane osobowe bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody drugiej Strony. W przypadku pisemnej zgody Xxxxxx informuje drugą Stronę o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających dane osobowe, dając jej tym samym możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.
Jeżeli do wykonania czynności przetwarzania danych osobowych, Strona korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający nałożone zostają te same obowiązki ochrony danych jak na nią samą na podstawie niniejszej Umowy, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom Rozporządzenia. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Stronie.
Strona zobowiązuje się przetwarzać powierzone jej dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
Strona, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga drugiej Stronie poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw, a także z obowiązków w zakresie zawiadomienia organu nadzorczego o wystąpieniu naruszenia oraz w zakresie zawiadomienia osoby, której dane osobowe dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych.
Strony udostępniają sobie wzajemnie wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Umowie oraz umożliwiają drugiej Stronie lub audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji i przyczyniają się do nich. Strona może realizować prawo kontroli w godzinach pracy drugiej Strony z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem. Xxxxxx zobowiązują się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli we wskazanym terminie nie dłuższym niż 21 dni.
Strony, w przypadku zakończenia Umowy zobowiązują się zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
§ 9
Dane kontaktowe stron
Wykonawca wskazuje Xxxxxxxxxxxxx ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu
w zakresie realizacji Umowy. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.Zamawiający wskazuje Wykonawcy ………, tel.: ………, e-mail: ……… jako osobę do kontaktu
w zakresie realizacji Umowy.Wykonawca oświadcza, że wyznaczona przez niego osoba zna warunki zawarte w Zapytaniu ofertowym, ofercie oraz Umowie.
Zmiana danych osobowych lub teleadresowych, o których mowa w ust. 1 i 2 następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej Umowy. Za wystarczającą formę Strony uznają zgłoszenie dokonane za pomocą poczty elektronicznej.
§ 10
Istotne zmiany postanowień zawartej Umowy
Wszelkie zmiany niniejszej Umowy i jej warunków mogą być dokonywane za zgodą obu Stron, wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian zawartej Umowy, tj.:
zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, należnego za wykonanie przedmiotu zamówienia w przypadku ustawowej zmiany przepisów normujących wysokość stawki podatku VAT w odniesieniu do tej części wynagrodzenia, której zmiana dotyczy. Kwota brutto Umowy ulegnie wówczas zmianie polegającej na dostosowaniu jej do aktualnie obowiązującej stawki podatku VAT,
dokonywania zmian w OPZ, jeżeli takie zmiany usprawnią proces realizacji zamówienia, z zastrzeżeniem, że obie Strony wyrażają zgodę na takie zmiany i nie będą one miały wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy,
zmianie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w razie zmiany ustawowych zasad dotyczących wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub dotyczących wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, które będą miały istotny wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie zmieniona odpowiednio do wpływu zmian na koszty wykonania zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy przedstawiania dokumentów uzasadniających zmianę wynagrodzenia,
wprowadzania innych zmian Umowy nie prowadzących do zmiany charakteru Umowy, jeżeli łączna wartość zmian jest mniejsza niż 209 000,00 euro i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w Umowie.
§ 11
Ubezpieczenie
Wykonawca zobowiązuje się do posiadania aktualnej i opłaconej polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej w zakresie objętym przedmiotem Umowy, na sumę ubezpieczenia co najmniej 1 000.000,00 zł w całym okresie obowiązywania Umowy.
Najpóźniej w terminie zawarcia Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu opłaconą polisę ubezpieczeniową. Kopia polisy ubezpieczeniowej stanowi załącznik nr 7 do Umowy.
Jeżeli polisa ubezpieczeniowa obejmuje okres krótszy niż okres realizacji Umowy Wykonawca w terminie 3 dni od dnia wygaśnięcia polisy, zobowiązany jest do zawarcia i przedstawienia Zamawiającemu kolejnej polisy ubezpieczeniowej tak, aby została zachowana ciągłość ubezpieczenia przez cały okres realizacji Umowy.
§ 12
Postanowienia końcowe
Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie negocjacji. W przypadku niemożności dojścia przez Zamawiającego i Wykonawcę do porozumienia, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
Zapytanie ofertowe oraz załączniki do zapytania stanowią integralną część Umowy.
W zakresie nieuregulowanym Umową mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
Wykonawca nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na podmioty trzecie bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 3 – Zapytanie ofertowe nr 08/POIR/2019,
Załącznik nr 4 – Wzór protokołu odbioru,
Załącznik nr 5 – Wzór upoważnienia do przebywania na obszarze, w którym przetwarzane są dane osobowe,
Załącznik nr 6 – Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności,
Załącznik nr 7 – Kopia polisy ubezpieczeniowej,
Załącznik nr 8 - KRS, CEIDG, oryginał lub potwierdzone za zgodność z oryginałem pełnomocnictwo dla osoby podpisującej Umowę ze strony Wykonawcy.
……………………………………… ………………………………………
Zamawiający Wykonawca
11
z
11