Projektowane postanowienia umowne – część IV UMOWA nr …………………
Projektowane postanowienia umowne – część IV
UMOWA nr …………………
zawarta w dniu ……………….. / o którym mowa w § 13 ust. 6 Umowy1 w Warszawie pomiędzy:
Skarbem Państwa – Głównym Inspektoratem Sanitarnym z siedzibą w Warszawie, 03-729, przy ul. Xxxxxxxx 00, NIP: 000-00-00-000, Regon: 016182448, reprezentowanym przez:
Panią Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx – Dyrektora Generalnego Głównego Inspektoratu Sanitarnego, zwanym dalej „Zamawiającym”
a
Panem/Panią ………, prowadzącą/prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą ……., pod adresem ………….. (xx-xxx), wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, posiadającą/posiadającym NIP: ……, REGON: ……,
zwaną/zwanym dalej „Wykonawcą”,
lub
Panem/Panią …………………zamieszkałym/ą w ………………………. (xx-xxx), przy ulicy………………………., posiadającą/posiadającym PESEL: ………….. zwaną/zwanym dalej „Wykonawcą”,
lub
……………………………… z siedzibą w ……………………….., adres: …………………………. (xx-xxx), posiadającą NIP: …………………….., REGON: …………………. wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w ………………, ……….. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: ………………………………, o kapitale zakładowym w wysokości: ……………………. zł, opłacony w całości , zwanym dalej „Wykonawcą”
(wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Wykonawcy, kopia dokumentu, który upoważnia przedstawiciela Wykonawcy do zawarcia Umowy, stanowią Załącznik nr 1 do Umowy),
zwanymi w dalszej treści Umowy łącznie „Stronami”, a oddzielnie „Stroną”.
Z uwagi na wartość umowy nieprzekraczającą 130 000 zł netto, w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, z późn. zm.), nie stosuje się przepisów ustawy.
Umowa zostaje zawarta w związku z realizacją Porozumienia o dofinansowanie nr POPC.02.01.00-00-0119/19 projektu pn. „System powiadamiania o wprowadzeniu do obrotu żywności prozdrowotnej (SPOŻ)” (zwanego dalej „projektem SPOŻ”) w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa nr 2 „E-administracja i otwarty rząd”, Działanie nr „2.1 Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”, zwanego dalej „Porozumieniem”. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
DEFINICJE |
|
Terminy lub zwroty, użyte w Umowie, posiadają następujące znaczenie: |
|
Termin |
Definicja |
dzień roboczy |
dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni wolnych od pracy, określonych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1920) lub dzień wyznaczony jako dzień pracy na podstawie § 2a ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 76, poz. 505, z późn. zm.), z wyłączeniem dni wolnych od pracy ustalonych w sposób, o którym mowa w ww. rozporządzeniu |
Szkolenie |
Szkolenie z bezpieczeństwa informacji (ISO 27001), dla pracowników Głównego Inspektoratu Sanitarnego, zaangażowanych w realizację projektu SPOŻ - współfinansowane ze środków europejskich w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014‑2020 |
Instytucja Kontrolująca |
Instytucja Pośrednicząca, minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy, instytucja audytowa w rozumieniu art. 5 pkt. 4a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2023 r. poz. 225, z późn. zm.), a także inne podmioty upoważnione do dokonywania kontroli na podstawie odrębnych przepisów |
Instytucja Pośrednicząca |
Centrum Projektów Polska Cyfrowa z siedzibą w Warszawie, adres do doręczeń: ul. Xxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxxxx, będące stroną Porozumienia zawartego z Zamawiającym w dniu 15 lipca 2020 r. |
§ 1.
Wstęp
Umowa określa zasady, warunki oraz uprawnienia i obowiązki Stron w zakresie realizacji zamówienia dotyczącego przeprowadzenia Szkolenia z bezpieczeństwa informacji (ISO 27001), dla pracowników Głównego Inspektoratu Sanitarnego, zaangażowanych w realizację projektu SPOŻ - współfinansowane ze środków europejskich w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014 2020.
§ 2.
Przedmiot Umowy oraz zasady ogólne
Przedmiotem Umowy jest przeprowadzenie Szkolenia, zgodnie z opisem przedmiotu Umowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy w terminie kwiecień - – maj 2023 r.
W ramach przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:
wykonania przedmiotu Umowy z należytą starannością, przez certyfikowanych trenerów, posiadających min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z przedmiotowej tematyki. W przypadku konieczności zmiany trenerów, Wykonawca zastąpi danego trenera innym, posiadającym kwalifikacje i doświadczenie równe bądź wyższe;
zorganizowania i przeprowadzenia Szkolenia zgodnie z terminami wskazanymi w ofercie Wykonawcy, stanowiącej Załącznik nr 5 do Umowy;
wykonawca przy rekrutacji uczestników szkolenia zobowiązany jest do uzyskania informacji o ewentualnych szczególnych potrzebach uczestników, a w przypadku zgłoszenia się takich osób zapewnienia dostępności co najmniej w zakresie minimalnych wymagań określonych w zakresie dostępności architektonicznej (szkolenie stacjonarne), dostępności cyfrowej oraz dostępności informacyjno-komunikacyjnej, wynikających z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
wykonawca zobowiązuje się do przygotowania materiałów szkoleniowych uwzględniając ich dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami, o ile jest to możliwe, w zakresie co najmniej prostego, zrozumiałego języka, logicznej struktury treści (akapity), koloru tekstu, który jest wyraźnie widoczny na kolorze tła, stosowania czcionek bezszeryfowych bez stosowania cieniowania, wykorzystania stylów i nagłówków zdefiniowanych w powszechnie wykorzystywanych edytorach tekstu. Materiały szkoleniowe oprócz oficjalnych materiałów szkoleniowych, powinny być przygotowane zgodnie z wytycznymi w zakresie spełniania wymogów dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, stanowiącymi Załącznik nr 9 do Umowy;
przygotowania i przekazania zaświadczeń/certyfikatów o ukończeniu Szkolenia dla każdego z uczestników najpóźniej do 3 dni roboczych po zakończeniu realizacji przedmiotu Umowy. Zaświadczenie powinno zawierać:
imię i nazwisko uczestnika Szkolenia;
nazwę Wykonawcy;
tytuł Szkolenia;
miejsce realizacji Szkolenia;
datę realizacji Szkolenia;
podpis trenera;
lista obecności agenda szkolenia, wypełniona ankieta ewaluacyjna, , certyfikaty/zaświadczenia ukończenia Szkolenia, protokół odbioru należy opatrzyć odpowiednimi logotypami, zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji dostępnego na stronie internetowej: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxx-0000-0000-x-xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxx-xxxx-xxxxxxxxxxx-xx-0-xxxxxxxx-0000-x/. Wzory logotypów stanowią Załącznik nr 8 do Umowy.
Wykonawca przeprowadzi Szkolenie w formie online, z wykorzystaniem platformy komunikacyjnej/szkoleniowej.
W ramach realizacji zamówienia, o którym mowa ust. 1, Wykonawca zobowiązany jest do rekrutacji uczestników Szkolenia oraz do zapewnienia im dostępu do Szkolenia.
Wykonawca udziela Zamawiającemu, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 licencji na korzystanie z materiałów szkoleniowych wytworzonych przez Wykonawcę na rzecz danego Szkolenia. Licencja udzielona zostaje na czas nieoznaczony oraz bez ograniczeń terytorialnych.
Licencja obejmuje korzystanie z materiałów szkoleniowych, o których mowa w ust. 5 na następujących polach eksploatacji:
w zakresie utrwalania i zwielokrotniania materiałów szkoleniowych – wytwarzanie określoną techniką powyższych materiałów, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w celu udostępnienia pracownikom Zamawiającego biorącym udział w Szkoleniu;
udostępnianie pracownikom Zamawiającego materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej/wydruku.
Wykonawca oświadcza, że przedmiot Umowy, określony w ust. 1 będzie wolny od wad fizycznych i prawnych. Wykonawca oświadcza również, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do wytworzonych przez niego materiałów szkoleniowych oraz że prawa te nie naruszają praw autorskich osób trzecich ani innych praw na dobrach niematerialnych tych osób. W przypadku, gdy przedmiot Umowy składa się z innych utworów, w stosunku do których Wykonawca nie jest właścicielem autorskich praw majątkowych, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego własność egzemplarzy materiałów szkoleniowych, o których mowa w ust. 5. Zamawiający jest uprawniony do korzystania z otrzymanych od Wykonawcy materiałów szkoleniowych w ramach dozwolonego użytku prywatnego w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 20222 r. poz. 2509).
Wykonawca oświadcza, że:
wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jakimi będzie się posługiwał w toku realizacji Umowy, nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, a w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych tych osób;
zwróci Zamawiającemu wszelkie poniesione przez niego koszty, w tym koszty postępowań sądowych, jak również przejmie wszelkie roszczenia osób trzecich kierowane przeciwko Zamawiającemu, w związku z naruszeniem praw autorskich i innych praw na dobrach niematerialnych, jak również w związku z naruszeniem dóbr osobistych tych osób, wynikłe z tego, że Wykonawca przy realizacji Umowy naruszył prawa osób trzecich.
Zamawiający ani jego pracownicy nie są uprawnieni do rozpowszechniania materiałów szkoleniowych wytworzonych przez Wykonawcę.
§ 3.
Terminy i miejsce realizacji zamówienia
Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot Umowy, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy, zgodnie z terminami wskazanymi w ofercie Wykonawcy, stanowiącej Załącznik nr 5 do Umowy.
Sesje szkoleniowe zostaną przeprowadzone w formie online z wykorzystaniem platformy komunikacyjnej, w godzinach 8:15-16:15.
W przypadku uzasadnionej konieczności dokonania zmiany wyznaczonego terminu, zgodnie z ust. 1 i 2, Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie niezwłocznie po zaistnieniu konieczności zmiany, nie później jednak niż do dwóch dni roboczych poprzedzających daną sesję szkoleniową. W takim przypadku Strony ustalą nowy termin Szkolenia.
Zamawiający ma prawo do modyfikacji listy uczestników Szkolenia oraz skierowania na Szkolenie innego uczestnika w miejsce osoby nieobecnej. W takim przypadku świadectwo uczestnictwa w Szkoleniu otrzymuje osoba biorąca udział w tym Szkoleniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji listy uczestników danej grupy Szkolenia w terminie do dwóch dni roboczych przed rozpoczęciem Szkolenia.
Strony zgodnie oświadczają, że odbiór przedmiotu Umowy potwierdzający prawidłowość jej wykonania odbędzie się poprzez przekazanie Zamawiającemu przez Wykonawcę list obecności uczestników Szkolenia, agendy szkolenia, ankiet oceniających Szkolenie, których wzór stanowi Załącznik nr 3 do Umowy oraz kopii zaświadczeń/certyfikatów uczestnictwa wystawionych przez Wykonawcę, potwierdzających ukończenie Szkoleń przez uczestników zgłoszonych przez Zamawiającego. Odbiór potwierdzony zostanie przez podpisanie przez Xxxxxx protokołu odbioru przedmiotu Umowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Umowy, w ciągu pięciu dni roboczych od dnia zakończenia Szkolenia.
§ 4.
Wykorzystywanie informacji i materiałów
Wszelkie informacje, co do których Wykonawca powziął wiadomość w związku z wykonaniem bądź zawarciem Umowy, objęte są tajemnicą w czasie obowiązywania Umowy, jak również po jej zakończeniu. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie, w jakikolwiek sposób wykorzystywać, rozpowszechniać lub udostępniać osobom trzecim informacji lub materiałów zdobytych (powstałych) podczas realizacji Umowy.
Ujawnienie informacji lub materiałów, o których mowa w ust. 1, wymagane zgodnie z obowiązującym prawem, orzeczeniem sądowym lub decyzją administracyjną uprawnionego organu administracji państwowej nie podlega powyższym ograniczeniom.
Zamawiający jest uprawniony w szczególności do upublicznienia/udostępnienia informacji dotyczących warunków finansowych, przedmiotu oraz terminu obowiązywania Umowy w celu uczynienia zadość obowiązkom publikacyjnym wynikającym z przepisów dotyczących zamówień publicznych bądź obowiązkom wynikającym z przepisów dotyczących dostępu do informacji publicznej.
Powielanie oraz kopiowanie przez Wykonawcę dokumentów, zawierających informacje związane z realizacją Umowy, a niemające charakteru powszechnie znanego, w celach niezwiązanych z realizacją zamówienia, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego.
§ 5.
Wynagrodzenie Wykonawcy
Z tytułu prawidłowej realizacji Umowy Wykonawca otrzyma łączne wynagrodzenie w wysokości nieprzekraczającej kwoty ………….. złotych brutto (słownie złotych: ……………. złotych 00/100). Kwota wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy obejmuje wszystkie koszty z tytułu wykonania wszelkich zobowiązań określonych w Umowie, przy czym koszt szkolenia Szkolenie z bezpieczeństwa (ISO 27001) wyniesie ………… zł brutto (słownie złotych: ……….. złotych 00/100) za osobę.
Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie skalkulowane w oparciu o rzeczywistą liczbę uczestników w Szkoleniu, zgodnie z listą obecności.
Zamawiający oświadcza, że udział pracowników Zamawiającego w Szkoleniu jest kształceniem zawodowym oraz jest finansowany w całości ze środków publicznych. Niniejsze oświadczenie ma na celu możliwość zastosowania zwolnienia z podatku VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.).
Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, w terminie do 21 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, po stwierdzeniu przez Zamawiającego wykonania przedmiotu Umowy w sposób właściwy i zgodny z treścią niniejszej Umowy, na podstawie protokołu odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 5.
Za datę płatności uważa się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.
Wykonawca może wystawić fakturę w formie papierowej lub elektronicznej.
W przypadku wystawienia faktury w formie papierowej, prawidłowo wystawiona faktura powinna być doręczona do siedziby Zamawiającego osobiście przez Wykonawcę lub za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Zamawiającego wskazany w § 8 ust. 1 pkt 1.
Wykonawca może wystawić ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666, z późn. zm.; zwanej dalej „ustawa o Fakturowaniu”).
W przypadku wystawienia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, o której mowa w ust. 7, Wykonawca jest obowiązany do wysłania jej do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (dalej „PEF”). Wystawiona przez Wykonawcę ustrukturyzowana faktura elektroniczna winna zawierać elementy, o których mowa w art. 6 ustawy o Fakturowaniu, a nadto faktura lub załącznik do niej musi zawierać numer Umowy.
Ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną należy wysyłać na następujący adres Zamawiającego na PEF: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx, NIP: 000-00-00-000.
Za chwilę doręczenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej uznawać się będzie chwilę wprowadzenia prawidłowo wystawionej faktury, zawierającej wszystkie elementy, o których mowa w ust. 9, do konta Zamawiającego na PEF, w sposób umożliwiający Zamawiającemu zapoznanie się z jej treścią.
Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku, gdy Wykonawca nie skorzysta z prawa wystawienia faktury ustrukturyzowanej, przesyłanie faktury odbędzie się w formie elektronicznej, w formacie pliku PDF.
Strony postanawiają, iż dochowają należytej staranności oraz podejmą wszelkie niezbędne działania, aby przesyłana, w sposób i formacie określonym w ust. 12, faktura cechowała autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, zgodnie z wymogami określonymi w art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.).
Zamawiający udziela akceptacji na przesłanie faktury elektronicznej w formacie pliku PDF w sposób określony w ust. 12, przy jednoczesnym zachowaniu wymogów określonych w ust. 13.
Strony uzgadniają, iż przesyłanie faktury w formie elektronicznej odbędzie się będzie za pośrednictwem poczty elektronicznej z następującego adresu e-mail Wykonawcy: …………………………….. na następujący adres e-mail Zamawiającego: xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx, xxxxxxx.xxxx@xxxxxxx.xxx.xx przy zastosowaniu automatycznej opcji zwrotnego potwierdzenia odbioru.
W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru Wykonawca poinformuje o tym Zamawiającego i podejmie niezbędne kroki w celu usunięcia istniejącej przeszkody w przesłaniu faktury w formie elektronicznej.
Rezygnacja z tej drogi przesłania faktury jak również zmiana adresów wskazanych w ust. 15, musi zostać poprzedzona poinformowaniem drogą mailową drugiej Strony oraz potwierdzeniem przez tą Stronę przyjęcia proponowanej zmiany. Zmiana ta nie wymaga aneksu do Umowy.
Jeżeli dostarczenie faktury drogą, o której mowa w ust. 9 lub ust. 12 z przyczyn technicznych okazało się niemożliwe, faktura zostanie dostarczona w wersji papierowej w sposób wskazany w ust. 7.
Jeżeli Wykonawca zdecyduje się na przesłanie faktury w sposób opisany w ust. 9 lub ust. 12, to deklaruje, że jest to jedyna droga dostarczania faktury do Zamawiającego z wyjątkiem dostarczenia faktury w wersji papierowej, o którym mowa w ust. 18.
Strony ustalają, iż za dzień zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uznawany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
Z chwilą zapłaty wynagrodzenia na Zamawiającego przechodzi własność wszystkich egzemplarzy, w jakiejkolwiek formie, materiałów szkoleniowych oraz podręczników dostarczonych przez Wykonawcę w ramach wykonania Umowy, na użytek własny Zamawiającego.
§ 6.
Podwykonawstwo
Wykonawca nie może powierzyć wykonania przedmiotu Umowy innym podmiotom bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego.
W przypadku naruszenia postanowień ust. 1, Zamawiający może odstąpić od Umowy.
W przypadku wyrażenia przez Zamawiającego zgody, o której mowa w ust. 1, za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie części przedmiotu Umowy, Wykonawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania.
§ 7.
Kontakty pomiędzy Stronami
Strony ustalają, że z ramienia Zamawiającego nadzór nad realizacją Umowy sprawować będzie ………………, tel. …………………, e-mail: ……………………...
Nadzór nad realizacją Umowy ze strony Wykonawcy pełni ………………, tel. …………………, e-mail: ……………………..
Prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym, którego wzór określa Załącznik nr 3 do Umowy.
Ze strony Zamawiającego odbioru przedmiotu Umowy oraz podpisania protokołu dokona ………………, tel. …………………, e-mail: ……………………...
Ze strony Wykonawcy przekazania przedmiotu Umowy oraz podpisania protokołu dokona ………………, tel. …………………, e-mail: ……………………..
Zmiana osób upoważnionych, wskazanych w ust. 1-2 oraz 4-5, wymaga pisemnego poinformowania drugiej Strony i nie stanowi zmiany Umowy. Za równoznaczną z pisemną formą powiadomienia przyjmuje się zawiadomienie przesłane drogą elektroniczną na adresy e-mail, wskazane w ust. 1 i 2.
Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy, niezbędnej do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy. Każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia drugiej Strony o zajściu okoliczności mogących spowodować niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy.
§ 8.
Korespondencja
Korespondencja związana z realizacją Umowy będzie prowadzona elektronicznie na adresy wskazane w § 7 ust. 1-2 lub w formie pisemnej na poniższe adresy:
adres Zamawiającego:
ul. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx,
adres Wykonawcy:
………………………….
Zmiana adresu wymaga pisemnego poinformowania drugiej Strony i nie stanowi zmiany Umowy. Za równoznaczną z pisemną formą powiadomienia przyjmuje się zawiadomienie przesłane drogą elektroniczną na adresy e-mail, wskazane w § 6 ust. 1 i 2.
§ 9.
Kary umowne
W przypadku:
nieprzeprowadzenia Szkolenia z przyczyn dotyczących Wykonawcy lub
niedostarczenia materiałów szkoleniowych (w tym podręczników) lub
niewydania zaświadczeń/certyfikatów (pomimo dodatkowego wezwania przez Zamawiającego) dla każdego z uczestników Szkolenia lub
niedotrzymania wskazanego w ofercie lub ustalonego z Zamawiającym terminu Szkolenia lub
nieumieszczenia na pierwszej stronie , list obecności, agendzie szkolenia, ankiecie ewaluacyjnej, , zaświadczeń/certyfikatów ukończenia Szkolenia, protokole odbioru informacji o współfinansowaniu projektu SPOŻ zgodnie z aktualnymi wytycznymi,
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, za każde naruszenie z osobna.
W przypadku:
odstąpienia od Umowy lub jej części przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub
wypowiedzenia Xxxxx przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w tym z przyczyn wskazanych w § 10 ust. 1 lub
wypowiedzenia Xxxxx przez Wykonawcę bez ważnego powodu,
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.
Kary umowne będą płatne w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty, z zastrzeżeniem ust. 7.
Łączna suma naliczonych Wykonawcy kar umownych nie może przekraczać 20% wartości łącznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 5 ust. 1 Umowy.
W przypadku, gdy dojdzie do wypowiedzenia Umowy lub odstąpienia od niej i zajdą podstawy do naliczenia kary umownej, o której mowa w ust. 2, a przyczyna wypowiedzenia/odstąpienia będzie stanowiła również podstawę do naliczenia Wykonawcy kary, o której mowa w ust. 1, Wykonawcy za to naruszenie zostanie naliczona jedna kara z tytułu odstąpienia/wypowiedzenia Umowy w wysokości określonej w ust. 2.
Określone w Umowie kary umowne oraz ograniczenie wysokości kar z ust. 4, nie wyłączają prawa do dochodzenia od Wykonawcy przez Zamawiającego odszkodowania na zasadach ogólnych w tym w zakresie przewyższającym limit ustalony w ust. 4.
Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.
§ 10.
Wypowiedzenie Umowy
Zamawiający może wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym, bez konieczności wyznaczania Wykonawcy dodatkowego terminu, w szczególności w przypadku:
niedotrzymania ustalonego z Zamawiającym terminu Szkolenia,
niezapewnienia materiałów szkoleniowych,
niewydania zaświadczenia/certyfikatu o ukończeniu Szkolenia dla każdego uczestnika,
rażącego naruszenia przez Wykonawcę jego obowiązków wynikających z Umowy,
powierzenia wykonania przedmiotu Umowy innym podmiotom bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego,
innego rodzaju nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy przez Wykonawcę, czyniącego dalsze jej realizowanie bezprzedmiotowym lub niecelowym.
Wypowiedzenie Umowy lub odstąpienie od niej wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części Umowy.
W przypadku wcześniejszego wypowiedzenia Umowy, Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie jedynie za prawidłowo wykonany i odebrany przez Zamawiającego zakres Umowy.
Zamawiający może również odstąpić od Umowy lub ją wypowiedzieć także w innych przypadkach przewidzianych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360, z późn. zm.), zwanej dalej „Kodeksem cywilnym” lub innych przepisach powszechnie obowiązującego prawa, a ust. 1-3 nie powinny być interpretowane w sposób wprowadzający jakiekolwiek ograniczenie w tym zakresie.
Odstąpienie lub wypowiedzenie Xxxxx nie pozbawia Zamawiającego możliwości dochodzenia kar umownych naliczonych do dnia odstąpienia lub wypowiedzenia Umowy.
Kontrola
Wykonawca zobowiązuje się do udzielania, na żądanie Zamawiającego lub Instytucji Pośredniczącej, informacji związanych z realizacją Umowy, w szczególności informacji dotyczących postępów prac, przyczyn opóźnień lub przyczyn nienależytego wykonywania Umowy. W ramach tego obowiązku Wykonawca przedstawi Zamawiającemu lub Instytucji Pośredniczącej wszelkie dane i dokumenty związane z realizacją Umowy, a także zapewni udzielenie wyjaśnień przez członków personelu Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o pojawieniu się jakichkolwiek okoliczności zagrażających należytemu lub terminowemu wykonaniu Umowy, niezwłocznie po ich rozpoznaniu.
Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego i Instytucji Pośredniczącej, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, o:
złożeniu do sądu wniosku o ogłoszenie upadłości Wykonawcy oraz każdej zmianie w tym zakresie;
otwarciu likwidacji oraz każdej zmianie w tym zakresie ;
toczącym się wobec Wykonawcy jakimkolwiek postępowaniu egzekucyjnym, karnym skarbowym lub o zajęciu składników majątku Wykonawcy oraz każdej zmianie w tym zakresie.
Strony potwierdzają, że ilekroć Umowa przewiduje uprawnienie Zamawiającego do żądania od Wykonawcy udzielenia informacji, uprawnienie to przysługuje także Instytucji Kontrolującej. Instytucja Kontrolująca może ponadto żądać udzielenia jej informacji, do której udzielenia Zamawiającemu Wykonawca jest zobowiązany bez uprzedniego żądania.
Wykonawca zobowiązuje się do poddania kontrolom w zakresie sposobu, jakości i terminowości realizacji Umowy, prowadzonym przez Instytucję Kontrolującą – za pośrednictwem jej personelu lub z wykorzystaniem osób trzecich. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego:
zaprezentowania i udostępnienia Instytucji Kontrolującej rezultatów prowadzonych prac w ramach realizacji Umowy;
przedstawienia Instytucji Kontrolującej wszelkich informacji i dokumentów związanych z realizacją Umowy, w szczególności rachunków i faktur, umów z podwykonawcami, protokołów, oświadczeń i raportów;
udzielenia Instytucji Kontrolującej niezbędnych wyjaśnień.
Wykonawca zapewni osobom prowadzącym kontrolę z ramienia Instytucji Kontrolującej dostęp do pomieszczeń i infrastruktury, w tym teleinformatycznej, związanych z realizacją Umowy. Osoby prowadzące kontrolę z ramienia Instytucji Kontrolującej będą uprawnione do przeprowadzenia niezbędnych oględzin.
Jeśli Strony będą korzystać z systemu teleinformatycznego służącego do prowadzenia komunikacji i rejestrowania decyzji w ramach realizacji Umowy, Instytucja Kontrolująca będzie uprawniona do żądania wglądu do takiego systemu, jak również uzyskania kopii jego zawartości.
Instytucja Pośrednicząca jest uprawniona do uczestniczenia we wszelkich procedurach odbiorowych – dotyczących zarówno rezultatów poszczególnych faz realizacji Umowy, jak i rezultatów całości Umowy (odbioru końcowego). W tym celu Instytucja Pośrednicząca uzyska dostęp do niezbędnych dokumentów i informacji oraz będzie uprawniona do żądania wyjaśnień.
Wszelkie ustanowione w Umowie zobowiązania Stron do nieujawniania informacji poufnych nie dotyczą Instytucji Kontrolującej. Jest ona uprawniona do dostępu do wszelkich informacji poufnych należących do Zamawiającego lub Wykonawcy, związanych z realizacją Umowy.
Wykonawca zobowiązany jest, na wezwanie Zamawiającego lub Instytucji Pośredniczącej, wziąć udział w wywiadach, ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych.
Ochrona danych osobowych
Wykonawca jako odrębny administrator danych zobowiązuje się w zakresie danych osobowych do postępowania zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016, dalej: „RODO") oraz do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych, w tym danych osobowych, uzyskanych od Zamawiającego, w czasie realizacji Umowy i po jej ustaniu. Wykonawca zobowiązuje się do ich wykorzystywania wyłącznie do celów związanych z wykonywaniem przedmiotu Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, w których posiadanie wejdzie w związku z niniejszą Umową, niezależnie od sposobu ich przekazania.
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z klauzulą informacyjną stanowiącą Załącznik nr 7 oraz Załącznik nr 10 do Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się, że w przypadku wyznaczenia lub wskazania osób do działania lub współdziałania, w jakiejkolwiek formie lub zakresie, przy wykonywaniu Umowy, najpóźniej wraz z przekazaniem Zamawiającemu danych osobowych tych osób, poinformuje pisemnie każdą z nich, o zasadach i podstawie przetwarzania jej danych osobowych zgodnie z treścią Załącznika nr 7 oraz Załącznika nr 10.
Wykonawca udostępni, na każde żądanie Zamawiającego, potwierdzenie wykonania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w ust. 3 oraz 4.
W przypadku wystąpienia szkody z tytułu naruszenia zasad przetwarzania informacji i danych osobowych, Wykonawca na pierwsze wezwanie Zamawiającego ma obowiązek jej naprawienia.
W zakresie przetwarzania danych osobowych uczestników szkoleń, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi Załącznik nr 6 do Umowy.
§ 13.
Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia postanowień Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 7 ust. 1-2 i 4-5 Umowy oraz § 8 ust. 1 Umowy.
Wszelkie spory związane z zawarciem lub realizacją Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
Nazwy paragrafów mają charakter wyłącznie informacyjny i nie wpływają na interpretację Umowy.
W przypadku stwierdzenia, że którekolwiek z postanowień Umowy jest z mocy prawa nieważne lub bezskuteczne, okoliczność ta nie będzie miała wpływu na ważność i skuteczność pozostałych postanowień, chyba że z okoliczności wynikać będzie w sposób oczywisty, że bez postanowień nieważnych lub bezskutecznych, Umowa nie zostałaby zawarta. Postanowienia Umowy nieważne lub nieskuteczne, zostaną zastąpione postanowieniami ważnymi w świetle prawa i w pełni skutecznymi, które wywołują skutki prawne dla każdej ze Stron możliwie zbliżone do pierwotnych.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach – jeden egzemplarz dla Wykonawcy oraz dwa dla Zamawiającego / w formie elektronicznej zgodnie z art. 78¹ § 1 k.c. pod rygorem nieważności i zawarta w dacie złożenia podpisu przez ostatnią ze Stron.2
Integralną część Umowy stanowią następujące Załączniki:
Załącznik nr 1 – wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Wykonawcy, kopia dokumentu, który upoważnia przedstawiciela Wykonawcy do zawarcia Umowy
Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu Umowy;
Załącznik nr 3 – Wzór ankiety oceniającej Szkolenie;
Załącznik nr 4 – Wzór protokołu odbioru przedmiotu Umowy;
Załącznik nr 5 – Oferta Wykonawcy;
Załącznik nr 6 – Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
Załącznik nr 7 – Klauzula informacyjna Głównego Inspektora Sanitarnego;
Załącznik nr 8 – Wzory logotypów;
Załącznik nr 9 – Wytyczne w zakresie spełniania wymogów dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami;
Załącznik nr 10 – Klauzula informacyjna Instytucji Zarządzającej.
|
|
Załącznik nr 2 do Umowy
OPIS PRZEDMIOTU UMOWY
I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego przeprowadzenia szkoleń dla pracowników Głównego Inspektoratu Sanitarnego w zakresie:
Szkolenie z bezpieczeństwa informacji (ISO 27001)
Liczba uczestników szkolenia:
Szkolenie z bezpieczeństwa informacji (ISO 27001) - 1 osoba
II. ZAKRES TEMATYCZNY SZKOLENIA
Program Szkolenia powinien zawierać co najmniej następujące zagadnienia:
Szkolenie z bezpieczeństwa informacji (ISO 27001):
Podstawy i terminologia rodziny normy ISO 27001.
Pojęcie bezpieczeństwa informacji i aktywów informacyjnych.
Ryzyka a jakie są narażone są informacje.
Co to jest System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
Kluczowe elementy w Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
Planowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
Zarządzanie bezpieczeństwem informacji a potrzeby biznesowe.
Utrzymanie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
Aktywa i zarządzanie ryzykiem.
Zakres ww. Szkolenia może zostać rozszerzony o elementy zaproponowane przez Wykonawcę, a także zmodyfikowany po konsultacjach z Zamawiającym, jeżeli wprowadzone modyfikacje zwiększą wartość praktyczną Szkolenia.
III. ZASADY REALIZACJI SZKOLENIA
Szkolenie będzie zrealizowane w formie on-line, w dni robocze, w godzinach 8:15 – 16:15.
Termin realizacji Szkolenia – kwiecień - maj2023 r.
Dla Szkolenia Wykonawca przedstawi propozycję terminów w ofercie.
Dla każdego uczestnika Wykonawca wystawi zaświadczenie potwierdzające przeprowadzenie Szkolenia.
Uczestnicy Szkolenia otrzymają materiały szkoleniowe w języku polskim, zawierające ostatnią wersję podręcznika, opis zagadnień omawianych w trakcie Szkolenia, w tym opis ćwiczeń i przykłady, w wersji papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia, nie później niż w dniu szkolenia.
Szkolenie będzie przeprowadzone w języku polskim.
Czas trwania Szkolenia - minimum 21 godzin. Każdy dzień Szkolenia musi trwać minimum 7 godzin.
Wykonawca zapewni uczestnikom Szkolenia możliwość konsultowania z prowadzącym zagadnień omawianych podczas Szkolenia w okresie do 30 dni po zakończeniu Szkolenia za pomocą poczty elektronicznej (udzielanie odpowiedzi drogą elektroniczną na pytania uczestników dotyczące zagadnień poruszanych podczas Szkolenia).
Zapewnienie, że Szkolenie będzie przeprowadzone przez certyfikowanych trenerów posiadających przygotowanie merytoryczne i co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu Szkoleń z zakresu objętego przedmiotem Umowy.
Przekazanie Zamawiającemu po zakończeniu Szkolenia:
- listy obecności,
- agendy szkolenia,
- wypełnionych ankiet ewaluacyjnych,
- certyfikatów/zaświadczeń ukończenia szkolenia,
opatrzonych obowiązującymi logotypami i informacją o współfinansowaniu szkolenia ze środków UE, zgodnie z wytycznymi zawartymi w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności na lata 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.
IV. WARUNKI FINANSOWE / ROZLICZENIA / PŁATNOŚCI:
Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym:
wynagrodzenie osób realizujących przedmiot zamówienia,
dostęp do platformy szkoleniowej, na której będzie realizowane szkolenie,
koszty materiałów szkoleniowych (wersja papierowa lub elektroniczna),
wydanie certyfikatu/zaświadczenia uczestnikom Szkoleń,
inne opłaty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
Szkolenie będzie współfinansowane ze środków europejskich w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 i zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.) i jest zwolnione z podatku VAT.
Załącznik nr 3 do Umowy
ARKUSZ INDYWIDUALNEJ OCENY SZKOLENIA (AIOS)
Prosimy
o wypełnienie formularza. Przekazane informacje pozwolą ocenić
efektywność przeprowadzonego szkolenia.
Prosimy o wypełnienie
wszystkich rubryk i przekazanie arkusza organizatorowi szkolenia.
Dziękujemy.
DANE O SZKOLENIU
Temat szkolenia: |
|
Termin szkolenia: |
Od Wybierz datę do Wybierz datę |
Miejsce szkolenia: |
|
Wykonawca szkolenia: |
|
INFORMACJE O UCZESTNIKU SZKOLENIA
Płeć |
Kobieta ☐ Mężczyzna ☐ |
Status zatrudnienia |
Wybierz status zatrudnienia |
OCENA SZKOLENIA
1. |
Czy dzięki udziałowi w szkoleniu zdobyłaś/eś nową wiedzę/nowe umiejętności potrzebne na Twoim stanowisku pracy? |
Oceń |
2. |
Czy dzięki uczestnictwu w szkoleniu podniosłaś/eś swoje kompetencje zawodowe? |
Oceń |
Jak oceniasz:
1. |
Program szkolenia |
Oceń |
|
2. |
Metody szkolenia |
Oceń |
|
3. |
Przydatność materiałów szkoleniowych |
nie dotyczy ☐ |
Oceń |
4. |
Wyposażenie sali szkoleniowej |
nie dotyczy ☐ |
Oceń |
5. |
Jakość wyżywienia |
nie dotyczy ☐ |
Oceń |
6. |
Jakość zakwaterowania |
nie dotyczy ☐ |
Oceń |
OCENA TRENERA/WYKŁADOWCY
Czy zgadzasz się z poniższymi stwierdzeniami:
Imię i nazwisko trenera/wykładowcy: Wprowadź tekst
1. |
Trener/wykładowca był przygotowany merytorycznie do prowadzenia szkolenia |
Oceń |
2. |
Trener/wykładowca posiadał umiejętność przekazywania wiedzy |
Oceń |
3. |
Trener/wykładowca był przyjazny i zaangażowany |
Oceń |
UWAGI DOTYCZĄCE OCENY SZKOLENIA
Proszę uzupełnić:
Jakie aspekty szkolenia podobały Ci się szczególnie?
Wprowadź tekst |
Jakie aspekty szkolenia wymagają zmiany?
Wprowadź tekst |
Dziękujemy za wypełnienie formularza.
Załącznik nr 4 do Umowy
PROTOKÓŁ ODBIORU PRZEDMIOTU UMOWY |
|||
Dotyczy |
Umowa nr z dnia |
||
Wykonawca |
|||
Zamawiający |
Skarb
Państwa – Główny Inspektorat Sanitarny
|
||
Przedmiot odbioru |
|||
Nazwa szkolenia |
Termin szkolenia |
Liczba uczestników |
Prowadzący |
|
|
||
Data odbioru |
Xxxxxxx odbioru |
||
Odbiór |
bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami** niewłaściwe skreślić |
||
Uwagi |
|||
Zamawiający |
…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………(Xxxx, nazwisko, data i podpis osoby/osób upoważnionych do odbioru ze strony Zamawiającego) |
||
Wykonawca |
|||
Załącznik nr 6 do Umowy
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
zwana dalej „Umową powierzenia”, zawarta pomiędzy:
Skarbem Państwa – Głównym Inspektorem Sanitarnym, z siedzibą w Warszawie ul. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 000-00-00-000, Regon: 016182448, reprezentowanym przez:
Panią …………, działającą na podstawie upoważnienia z dnia …………... - zwanym dalej „Zamawiającym”,
a
…………………………………………….., zwanym dalej „Wykonawcą”,
zwanymi w dalszej treści umowy łącznie „Stronami”, a oddzielnie „Stroną”.
Wykonawca będzie przetwarzał powierzone dane osobowe w ramach umowy na
przeprowadzenie szkolenia dla pracowników Głównego Inspektoratu Sanitarnego, członków zespołu projektowego w ramach projektu nr POPC.02.01.00-00-0119/19, pn. „System powiadamiania o wprowadzeniu do obrotu żywności prozdrowotnej (SPOŻ)” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014 - 2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, zwanej dalej „Umową”.
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 2016 Nr 119 z 4.5.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej ,,RODO”, w stosunku do danych osobowych uczestników szkolenia.
Zamawiający powierza Wykonawcy, jedynie na czas trwania Umowy, przetwarzanie danych osobowych pracowników GIS - uczestników szkoleń - w zakresie ich imienia, nazwiska, adresu miejsca zatrudnienia, adresu mailowego, służbowego numeru telefonu, wyników ankiet ewaluacyjnych, wyników egzaminów.
Wykonawca może przetwarzać dane przekazane przez Zamawiającego w formie tradycyjnej oraz elektronicznej, wyłącznie w zakresie oraz w celu wykonania Umowy, a także wyłącznie w okresie jej obowiązywania, z zastrzeżeniem, iż po zakończeniu jej realizacji, przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę dopuszczalne jest jedynie w zakresie ich usuwania.
§ 2
Przetwarzanie i ochrona danych osobowych
Wykonawca oświadcza, że stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpiecza dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
§ 3
Sposób wykonania Umowy powierzenia w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych
Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, które posiadają imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nadane przez Wykonawcę, wyłącznie w zakresie i celu określonym w Umowie powierzenia oraz podpisały przy nadaniu im upoważnienia oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.
Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych uczestników szkolenia zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności do wdrożenia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, zgodnie z art. 32 RODO.
Wykonawca ograniczy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca zobowiąże osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami:
nietworzenia kopii dokumentów innych niż niezbędne do realizacji Umowy,
zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczania, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych u Wykonawcy,
zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem RODO, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem.
Wykonawca oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych osobowych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Zamawiającego w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich danych osobowych jemu powierzonych oraz dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych Umową, a także zachowania poufności informacji o stosowanych sposobach zabezpieczeń danych osobowych, również po zakończeniu Umowy.
W przypadku przetwarzania danych osobowych w systemach teleinformatycznych, dla których przyjęty został model przetwarzania w chmurze obliczeniowej lub z wykorzystaniem organizacyjnych środków bezpieczeństwa Wykonawca stosuje rozwiązania z uwzględnieniem wymagań wynikających ze standardów Cyberbezpieczeństwa Chmur Obliczeniowych oraz odpowiednio wymagań określonych w uchwale Nr 97 Rady Ministrów z dnia 11 września 2019 r. w sprawie inicjatywy „Wspólna Infrastruktura Informatyczna Państwa (M. P. poz. 862).
Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przetwarzania powierzonych danych osobowych podwykonawcom Wykonawcy w celu realizacji przedmiotu Umowy jedynie po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych swoim podwykonawcom, obowiązany jest we wniosku o wyrażenie zgody przez Zamawiającego poinformować o zamiarze powierzenia przetwarzania danych, tożsamości (nazwie) podmiotu, któremu ma zamiar powierzyć przetwarzanie danych, a także o zakresie danych, celu i czasie trwania powierzenia.
W przypadku wyrażenia przez Zamawiającego zgody na powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę podwykonawcy, Wykonawca obowiązany jest uwarunkować powierzenie od spełnienia przez podwykonawcę co najmniej takich samych obowiązków, co ujęte są w Umowie powierzenia dla Wykonawcy.
Podwykonawca, o którym mowa w ust. 8, winien spełniać te same gwarancje i obowiązki, jakie nakłada na Wykonawcę Umowa powierzenia. Dotyczy to w szczególności obowiązku prowadzenia ewidencji osób upoważnionych przez danego podwykonawcę do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych.
W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę więcej niż jednemu podwykonawcy, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu, na każde jego żądanie, wykaz podmiotów, którym zostało powierzone przetwarzanie danych osobowych.
Zamawiającemu będą przysługiwały uprawnienia wynikające z umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych bezpośrednio wobec podwykonawcy. W przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy powierzenia, Wykonawca poinformuje o tym fakcie Zamawiającego w terminie 3 dni od zaistnienia powyższych okoliczności.
Wykonawca - w przypadku powierzenia przetwarzania danych podwykonawcom, określonym w ust. 8 Umowy - zobowiązuje się do zobligowania ich do usunięcia lub zwrotu Zamawiającemu powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca niezwłocznie, tj. nie później niż w terminie 24 godzin, informuje Zamawiającego o wszelkich wypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności wynikających z RODO.
Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającemu, na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.
Wykonawca ma obowiązek udostępnić Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 i 32-36 RODO oraz umożliwić przeprowadzenie audytu przez Zamawiającego. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia audytu powinno być przekazane Wykonawcy co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem audytu. Przez „dni robocze” Strony rozumieją dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni uznanych ustawowo za wolne od pracy.
Wykonawca umożliwi Zamawiającemu dokonanie niezapowiedzianego audytu, w celu, o którym mowa w ust. 16, w przypadku powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z RODO lub Umowy powierzenia. Wykonanie audytu nie może prowadzić do naruszenia zasad ochrony danych osobowych istniejących u Wykonawcy. Każda osoba przeprowadzająca czynności audytowe w imieniu Xxxxxxxxxxxxx podpisze stosowne oświadczenie o obowiązku zachowania w poufności informacji pozyskanych w trakcie wykonywania audytu. Osoby wykonujące czynności audytowe związane z dostępem do pomieszczeń, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych dokonują ich w obecności Wykonawcy lub osoby przez niego upoważnionej, w celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych przetwarzanych przez Wykonawcę.
Wykonawca w miarę możliwości pomaga Zamawiającemu w niezbędnym zakresie wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, oraz z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem bądź Umową przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca - po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych - obowiązany jest do usunięcia wszelkich powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz wszelkich istniejących ich kopii, w tym do usunięcia tych danych w sposób trwały i nieodwracalny z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu oraz zniszczenia nośników papierowych i elektronicznych nośników informacji jednokrotnego zapisu, na których utrwalone zostały powierzone do przetwarzania dane osobowe, po zakończeniu okresu archiwizowania danych, uzasadnionego zobowiązującymi przepisami prawa.
Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Wykonawcę danych osobowych określonych w Umowie powierzenia, o jakichkolwiek decyzjach administracyjnych lub orzeczeniach dotyczących przetwarzania tych danych, skierowanych do Wykonawcy, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, i realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Wykonawcy tych danych osobowych, w tym prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego.
§ 4
Odpowiedzialność Wykonawcy
Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność w stosunku do Zamawiającego oraz osób trzecich, w tym odpowiedzialność odszkodowawczą, za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych, a także ich przetwarzanie w inny sposób niezgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy powierzenia oraz przepisów z zakresu ochrony danych osobowych regulujących obowiązki podmiotu przetwarzającego.
§ 5
Zmiana oraz wypowiedzenie umowy
Wszelkie zmiany Umowy powierzenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Umowę powierzenia w trybie natychmiastowym, gdy Wykonawca:
wykorzystuje dane osobowe w sposób niezgodny z Umową i Umową powierzenia, na co Zamawiający zwrócił Wykonawcy uwagę na piśmie, a Wykonawca w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie nie usunie wskazanych naruszeń;
nie zaprzestanie niewłaściwego przetwarzania danych osobowych, na co Zamawiający zwrócił Wykonawcy uwagę na piśmie, a Wykonawca w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie nie usunie wskazanych naruszeń.
§ 6
Umowę powierzenia sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron / w formie elektronicznej zgodnie z art. 78¹ § 1 k.c. pod rygorem nieważności i zawarta w dacie złożenia podpisu przez ostatnią ze Stron.3
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 7 do Umowy
Klauzula informacyjna Głównego Inspektora Sanitarnego z siedzibą w Warszawie
w związku z zawieraniem i realizacją umów
W celu realizacji wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) – dalej: „RODO”, Główny Inspektor Sanitarny z siedzibą w Warszawie informuje, że jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO w odniesieniu do danych osobowych:
osób fizycznych będących stronami umów (w tym też dążących do ich zawarcia) zawieranych przez Skarb Państwa-Główny Inspektorat Sanitarny oraz umów zawieranych przez Głównego Inspektora Sanitarnego (w tym też osób fizycznych prowadzących tzw. jednoosobową działalność gospodarczą oraz osób prowadzących działalność w postaci spółek prawa cywilnego),
osób fizycznych niebędących stronami umów, o których mowa w lit. a. powyżej, lecz będących reprezentantami tych stron (w tym też osób/podmiotów dążących do zawarcia umów), biorących udział w ich realizacji w imieniu tych stron, wskazywanych przez te strony jako osoby do kontaktu, lub których dane osobowe Główny Inspektor Xxxxxxxxx uzyska w związku z realizacją umowy lub dążeniem do jej zawarcia.
Z Głównym Inspektorem Sanitarnym z siedzibą w Warszawie (ul. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx) – dalej: „Administrator”, można skontaktować się:
drogą tradycyjną, kierując korespondencję na adres: Główny Inspektorat Sanitarny, ul. Xxxxxxx 00, 00- 000 Xxxxxxxx,
drogą elektroniczną, kierując wiadomość poczty elektronicznej na adres: xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx
telefonicznie, pod numerem (x00) 00 00 00 000,
za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP: GIS/skrytka
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych:
drogą elektroniczną, kierując wiadomość poczty elektronicznej na adres: xxx@xxxxxxx.xxx.xx
drogą tradycyjną, kierując korespondencję na adres: Główny Inspektorat Sanitarny, ul. Xxxxxxx 00, 00- 000 Xxxxxxxx (z dopiskiem: „Inspektor Ochrony Danych”).
Dane osobowe mogą być przez Administratora przetwarzane w celach następujących i w oparciu o następujące podstawy prawne:
w odniesieniu do osób fizycznych, o których mowa w pkt 1. lit. a. powyżej:
w celu zawarcia i realizacji umowy (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
w celu wypełniania obowiązków prawnych, w szczególności określonych przepisami: ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych; ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (zwłaszcza w celu udostępniania informacji publicznej); ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (zwłaszcza w celu archiwizacji dokumentów w interesie publicznym); Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej; ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (zwłaszcza w celu statystycznym); ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego; a także określonych przepisami prawa podatkowego i finansowo-księgowych (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 9 ust. 2 lit. b) RODO),
w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu polegającego na realizacji prawa dochodzenia i podejmowania obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą umową, zwłaszcza jeśli takie roszczenia się pojawią (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku, gdy zgoda taka jest udzielona) np. w zakresie udzielonego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
w odniesieniu do osób fizycznych, o których mowa w pkt 1. lit. b. powyżej:
w celu wypełniania obowiązków prawnych, w szczególności określonych przepisami: ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych; ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (zwłaszcza w celu udostępniania informacji publicznej); ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (zwłaszcza w celu archiwizacji dokumentów w interesie publicznym); Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej; ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (zwłaszcza w celu statystycznym); ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego; a także określonych przepisami prawa podatkowego i finansowo-księgowych,
w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu polegającego na realizacji umowy zawartej przez Administratora lub Skarb Państwa-Główny Inspektorat Sanitarny z osobą/podmiotem innym niż osoba, której dane dotyczą (zwłaszcza poprzez komunikację w celu jej realizacji) oraz realizacji prawa dochodzenia i podejmowania obrony przed roszczeniami związanymi z taką umową, zwłaszcza jeśli takie roszczenia się pojawią (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku, gdy zgoda taka jest udzielona) np. w zakresie udzielonego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
W odniesieniu do osób fizycznych, o których mowa w pkt 1. lit. b. powyżej, Administrator przetwarza ich dane osobowe przekazywane przez stronę zawartej z Administratorem lub Skarbem Państwa-Głównym Inspektoratem Sanitarnym umowy lub przez osoby/podmioty przez nie upoważnione, co w szczególności może dotyczyć następujących kategorii danych: imię, nazwisko, stanowisko i miejsce pracy, funkcja, numer służbowego telefonu, służbowy adres email, podpis.
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące, w tym realizujące na rzecz Administratora lub Skarbu Państwa-Głównego Inspektoratu Sanitarnego usługi, w szczególności usługi techniczne i organizacyjne (np. doradcy, audytorzy, podmioty świadczące usługi IT, usługi serwisowe) oraz podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.
Dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do zawarcia i realizacji zawartej z Administratorem lub Skarbem Państwa-Głównym Inspektoratem Sanitarnym umowy, przez okres przedawnienia roszczeń, przez okres realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (zwłaszcza przepisów o archiwizacji), a także przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Głównego Inspektoratu Sanitarnego oraz wynikający z Instrukcji Kancelaryjnej Głównego Inspektoratu Sanitarnego.
Osobom, o których mowa w pkt 1. powyżej, na zasadach wynikających z RODO, przysługuje prawo żądania od Administratora: dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do: przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a), lit. b) RODO), cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie zgody tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania (w przypadku przetwarzania opartego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) i wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych osobowych w celach:
realizacji przedmiotu umowy jest warunkiem jej zawarcia, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości jej zawarcia lub należytego jej wykonania,
w celach wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne na podstawie przepisów prawa,
w pozostałych przypadkach jest dobrowolne jednakże niezbędne do realizacji umowy, a brak ich podania może wpłynąć na nieprawidłową realizację umowy.
Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który jednocześnie mógłby prowadzić do podejmowania wobec osób wskazanych w pkt 1. powyżej decyzji wywołującej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na ich sytuację.
Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy tj. do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
Załącznik nr 8 do Umowy
Wzory logotypów projektu SPOŻ
WYTYCZNE W ZAKRESIE SPEŁNIANIA WYMOGÓW DOSTĘPNOŚCI DLA OSÓB ZE SZCZEGÓLNYMI POTRZEBAMI
Materiały przekazywane przez Zleceniobiorcę w związku z realizacją Umowy powinny być sporządzone w formie dostępnego cyfrowo dokumentu, tj. w sposób ułatwiający korzystanie wszystkim, w tym osobom z różnymi rodzajami niepełnosprawności (np. dysfunkcjami narządu wzroku). W szczególności chodzi o:
zaprojektowanie odpowiedniej struktury tekstu, czyli stosowanie możliwie często tytułów, akapitów i śródtytułów w tekście ułatwiających osobom z niepełnosprawnościami poruszanie się po nim (w tym stosowanie jednolitej i jasnej hierarchii nagłówków, np. tytuł artykułu: nagłówek poziom 1, akapit – nagłówek poziom 2, węższy fragment treści – nagłówek poziom 3);
stosowanie czcionek bezszeryfowych, gładkich, bez ozdobników, z odpowiednimi przestrzeniami między każdą literą, bez cieniowania i bez szarości, unikanie kursywy;
stosowanie prawidłowego kontrastu między tekstem a tłem (np. czarny tekst na białym tle dla tekstu podstawowego, dla nagłówków ewentualnie kolory o dużym kontraście) z dużymi i widocznymi znakami interpunkcyjnymi; kontrast minimalny powinien być zachowany na poziomie od 4,5 do 1 (logotypy nie muszą spełniać tego standardu);
czytelność czcionki: czcionka powinna być możliwie jak największa; ale należy to dostosować do koniecznej do umieszczenia na stronie liczby znaków, nagłówki powinny być większe od tekstu podstawowego o co najmniej 2 pkt;
stosowanie opisów alternatywnych dla wykresów, schematów, zdjęć, tabel itp., które dodane w ustawieniu cyfrowym wykresu, schematu, zdjęcia lub grafiki, w sposób zwięzły i jednoznaczny przekaże znaczenie i kontekst elementu wizualnego, zaś w przypadku obrazów dekoracyjnych, treść alternatywna jest niepotrzebna i należy oznaczyć je jako dekoracyjne;
unikanie: nadmiernego formatowania tekstu (tekst wyjustowany do lewej strony, jeżeli to możliwe to najlepiej w jednej kolumnie), dzielenia wyrazów, czysto ozdobnych elementów graficznych oraz stosowania w ich miejsce prostych grafik informacyjnych.
Załącznik nr 10 do Umowy
Klauzula informacyjna Instytucji Zarządzającej
Zasady przetwarzania danych osobowych w Programie Operacyjnym Polska Cyfrowa 2014-2020
W przetwarzanie danych osobowych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 (POPC 2014-2020) zaangażowane są podmioty, które pełnią rolę administratorów w rozumieniu RODO [Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1).]. Podmioty te podejmują decyzje dotyczące przetwarzanych danych osobowych, tj.: jakie dane osobowe, w jakim celu i w jaki sposób są przetwarzane. Każdy administrator samodzielnie odpowiada za ochronę danych osobowych oraz za informowanie osób, których dane dotyczą, i społeczeństwa o tym, w jaki sposób przetwarza dane osobowe.
Minister Funduszy i Polityki Regionalnej - jako Instytucja Zarządzająca POPC 2014-2020, pełni rolę administratora danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją POPC 2014-2020.
Ponadto Minister, jako jeden z beneficjentów projektów realizowanych ze środków pomocy technicznej w ramach POPC 2014-2020 jest administratorem danych osobowych, przetwarzanych w tym zakresie.
Minister Funduszy i Polityki Regionalnej jest również administratorem danych zgromadzonych w zarządzanym przez niego Centralnym Systemie Teleinformatycznym wspierającym realizację POPC 2014-2020.
I. Cel przetwarzania danych osobowych
Minister Funduszy i Polityki Regionalnej przetwarza dane osobowe w celu realizacji zadań przypisanych Instytucji Zarządzającej POPC 2014-2020 , w zakresie w jakim jest to niezbędne dla realizacji tego celu. Minister Funduszy i Polityki Regionalnej przetwarza dane osobowe w szczególności w celach:
udzielania wsparcia beneficjentom ubiegającym się o dofinansowanie i realizującym projekty,
potwierdzania kwalifikowalności wydatków,
wnioskowania o płatności do Komisji Europejskiej,
raportowania o nieprawidłowościach,
ewaluacji,
monitoringu,
kontroli,
audytu,
sprawozdawczości oraz
działań informacyjno-promocyjnych.
II. Podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją POPC 2014-2020 odbywa się zgodnie z RODO.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność realizacji obowiązków spoczywających na Ministrze Funduszy i Polityki Regionalnej - jako na Instytucji Zarządzającej - na podstawie przepisów prawa europejskiego i krajowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Obowiązki te wynikają x.xx. z przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz przepisów prawa europejskiego:
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz uchylającego Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.
Podstawą przetwarzania danych osobowych przez Ministra są również:
konieczność realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - podstawa ta ma zastosowanie m. in. do danych osobowych osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, z którymi Minister zawarł umowy w celu realizacji POPC 2014-2020,
wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Ministrowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) - podstawa ta ma zastosowanie m. in. do organizowanych przez Ministra konkursów i akcji promocyjnych dotyczących Programu,
uzasadniony interes prawny Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej (art. 6 ust. 1 lit f RODO) – podstawa ta ma zastosowanie x.xx. do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją umów w ramach Funduszy Europejskich.
W ramach POPC 2014-2020 w działaniu 3.1 - Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych przetwarzane są dane szczególnej kategorii (dane o niepełnosprawności). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit a RODO).
III. Rodzaje przetwarzanych danych
Minister Funduszy i Polityki Regionalnej w celu realizacji POPC 2014-2020 przetwarza dane osobowe m. in.:
pracowników, wolontariuszy, praktykantów i stażystów reprezentujących lub wykonujących zadania na rzecz podmiotów zaangażowanych w obsługę i realizację POPC 2014-2020,
osób wskazanych do kontaktu, osób upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji oraz innych osób wykonujących zadania na rzecz wnioskodawców, beneficjentów i partnerów,
uczestników szkoleń, konkursów, konferencji, komitetów monitorujących, grup roboczych, grup sterujących oraz spotkań informacyjnych lub promocyjnych organizowanych w ramach POPC 2014-2020,
kandydatów na ekspertów oraz ekspertów zaangażowanych w proces wyboru projektów do dofinansowania lub wykonujących zadania związane z realizacją praw i obowiązków właściwych instytucji, wynikających z zawartych umów o dofinansowanie projektów,
osób, których dane będą przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności środków w projekcie, w tym w szczególności: personelu projektu, uczestników komisji przetargowych, oferentów i wykonawców zamówień publicznych, osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Wśród rodzajów danych osobowych przetwarzanych przez Ministra można wymienić:
dane identyfikacyjne, w szczególności: imię, nazwisko, miejsce zatrudnienia/formę prowadzenia działalności gospodarczej, stanowisko; w niektórych przypadkach także nr PESEL/NIP/REGON,
dane dotyczące stosunku pracy, w szczególności otrzymywane wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy,
dane kontaktowe, które obejmują w szczególności adres e-mail, nr telefonu, nr fax, adres do korespondencji,
dane o charakterze finansowym, w szczególności nr rachunku bankowego, kwotę przyznanych środków, informacje dotyczące nieruchomości (nr działki, nr księgi wieczystej, nr przyłącza gazowego), kwotę wynagrodzenia,
dane zbierane w celu realizacji obowiązków sprawozdawczych do których realizacji zobowiązane są państwa członkowskie, obejmujące w szczególności: płeć, wiek w chwili przystąpienia do projektu, wykształcenie, wykonywany zawód, narodowość, informacje o niepełnosprawności.
Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację programów operacyjnych, w szczególności wnioskodawców, beneficjentów i partnerów.
W przypadku, gdy dane pozyskiwanie są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych jest jednak równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań, np. ubiegania się o środki w ramach POPC 2014-2020.
IV. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w art. 140 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz jednocześnie przez czas nie krótszy niż 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach POPC 2014-2020 - z równoczesnym uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
W niektórych przypadkach, np. prowadzenia kontroli u Ministra przez organy Unii Europejskiej, okres ten może zostać wydłużony.
V. Odbiorcy danych
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
podmioty, którym Instytucja Zarządzająca POPC 2014-2020 powierzyła wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu, w tym w szczególności Instytucja Pośrednicząca POPC, a także eksperci, podmioty prowadzące audyty, kontrole, szkolenia i ewaluacje,
instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE), a także inne podmioty, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem POPC 2014-2020,
podmioty świadczące na rzecz Ministra usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych oraz zapewnieniem łączności, w szczególności dostawcy rozwiązań IT i operatorzy telekomunikacyjni.
VI. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobom, których dane przetwarzane są w związku z realizacją POPC 2014-2020 przysługują następujące prawa:
prawo dostępu do danych osobowych i ich sprostowania
Realizując te prawo, osoba której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z pytanie x.xx. o to czy Minister przetwarza jej dane osobowe, jakie dane osobowe przetwarza i skąd je pozyskał, jaki jest cel przetwarzania i jego podstawa prawna oraz jak długo dane te będą przetwarzane.
W przypadku, gdy przetwarzane dane okażą się nieaktualne, osoba, której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z wnioskiem o ich aktualizację,prawo usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania – jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 i 18 RODO
Żądanie usunięcia danych osobowych realizowane jest w szczególności gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do realizacji celu Ministra lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Szczegółowe warunki korzystania z tego prawa określa art. 17 RODO.
Ograniczenie przetwarzania danych osobowych powoduje, że Minister może jedynie przechowywać dane osobowe. Minister nie może przekazywać tych danych innym podmiotom, modyfikować ich ani usuwać.
Ograniczanie przetwarzania danych osobowych ma charakter czasowy i trwa do momentu dokonania przez Ministra oceny, czy dane osobowe są prawidłowe, przetwarzane zgodnie z prawem oraz niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
Ograniczenie przetwarzania danych osobowych następuje także w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – do czasu rozpatrzenia przez Ministra tego sprzeciwu.prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
prawo do cofnięcia zgody, w każdym momencie - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda (art. 9 ust. 2 lit a RODO). Cofnięcie zgody nie spowoduje, że dotychczasowe przetwarzanie danych zostanie uznane za niezgodne z prawem.
prawo otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie, przenoszenia tych danych do innych administratorów lub żądania, o ile jest to technicznie możliwe, przesłania ich przez administratora innemu administratorowi - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda lub realizacja umowy z osobą, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja zadań publicznych administratora lub jego prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO). Wniesienie sprzeciwu powoduje zaprzestanie przetwarzania danych osobowych przez Ministra, chyba że wykaże on, istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane nie podlegają procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
VIII. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych
Minister Funduszy i Polityki Regionalnej ma swoją siedzibę pod adresem: ul. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx.
W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych MFiPR jest możliwy:
pod adresem: ul. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx,
pod adresem poczty elektronicznej: XXX@xxxxx.xxx.xx
Warszawa, dnia…………………….
……………………………….
Czytelny podpis Wykonawcy
1 W zależności od formy zawarcia Umowy.
2 W zależności od formy zawarcia Umowy.
3 W zależności od formy zawarcia Umowy.
36