OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Załącznik nr 8 do siwz
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Starogardzie Gdańskim usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wadze do 50g (gabaryt A i B), powyżej 50g (gabaryt A i B), oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Zamawiającego w tym przesyłek doręczanych na zasadach określonych w:
1) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r, poz. 267 z późn. zm.),
2) ustawie z dnia 17 listopada 1964 Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.),
3) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. poz. 1468).
4) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. poz. 545).
5) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Xxxxx Xxxxxxxx (Dz. U. poz. 1529),
6) regulaminie Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 744)
7) regulaminie dotyczącym Paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 745),
8) innych powszechnie obowiązujących przepisach,
9) Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 ze zm.).
2. Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
b. Zwykłe — przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,
c. Zwykłe priorytetowe — przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,
d. Polecone — przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym (w tym paczki),
e. Polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) — przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym (w tym paczki),
f. Polecone priorytetowe — przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym (w tym paczki),
g. Polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłki będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,
h. Zwroty przesyłek nieodebranych.
I. SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONANEJ USŁUGI
1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest do:
a) odbioru z Kancelarii Ogólnej z siedziby Zamawiającego przy xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx Xxxxxxx przesyłek przygotowanych do wysyłki codziennie w godzinach od 14:00-15.30 od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych),
b) Nadawania przesyłek w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego,
c) Do dostarczania pokwitowania nadania przesyłek pocztowych w postaci pocztowej książki nadawczej
d) Do dostarczania zwrotów przesyłek pocztowych.
3. Placówka przyjmująca przesyłki oraz placówki awizacyjne powinny być placówkami pocztowymi w myśl ustawy-Prawo Pocztowe.
4. Placówka przyjmująca przesyłki oraz placówka awizacyjna powinna być oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy. Placówki awizacyjne, którymi dysponuje Wykonawca muszą być rozmieszczone na terenie całego kraju, w każdej gminie minimum po jednej placówce.
5. Placówki oddawczo-awizacyjne muszą być dostosowane dla osób niepełnosprawnych, posiadać wyodrębnione, zadaszone, osłonięte od wiatru, dedykowane do obsługi przesyłek pocztowych miejsce, spełniać wymogi gwarantujące zabezpieczenie i ochronę danych osobowych oraz zawartych w przesyłkach informacji, spełniać wymogi Prawa pocztowego. Miejsce dedykowane do obsługi przesyłek pocztowych winno być w pomieszczeniu zamkniętym, ogrzewanym, chroniącym przed deszczem i chłodem odbierającego przesyłkę.
6. Zamawiający wyklucza prowadzenie w placówce oddawczo-awizacyjnej innej działalności gospodarczej, która mogłaby powodować uszkodzenie przesyłek pocztowych, bądź wpływać, na jakość świadczonej usługi i komfort. W związku z powyższym wyklucza się x.xx.: sklepy mięsne, warzywnicze, rybne, salony gier, szalety miejskie itp.
7. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą za porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.
8. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
9. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo); w przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.
10. Przyjmuje się, że koszt zwrotu przesyłki po wyczerpaniu możliwości doręczenia (wydania) nie jest większy od kosztu wysłania przesyłki niebędącej przesyłką najszybszej kategorii.
11. Uiszczenie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą.
12. Do przesyłek używane będą potwierdzenia odbioru Wykonawcy, które Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć bezpłatnie do siedziby Zamawiającego.
13. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym.
14. Dopuszcza się używanie potwierdzeń odbioru Zamawiającego, po wcześniejszym uzgodnieniu wzoru druku z Wykonawcą np. druki potwierdzenia odbioru na podstawie, których doręczenie przesyłki następuje na zasadach określonych w KPA
15. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę.
16. Zamawiający obecnie nadaje przesyłki, które muszą być nadawane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tj. z zachowaniem terminów zgodnie z art. 57 w § 5 pkt 2 ustawy z dnia 00 xxxxxxx 0000 x. - Xxxxxx postępowania administracyjnego (tj. Xx. X. x 0000 x. Xx 00, poz. 1071, z późn. zm.) oraz pism sądowych (apelacje, zażalenia, odwołania) oraz ustawy z dnia 24.08.2001 r. —Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (tj. Dz.
U. z 2013 r. poz. 395 z późn. zmianami). Zamawiający w obecnym postępowaniu również uwzględnił ww. przesyłki.
17. Zamawiający wymaga, aby data nadania przesyłek pocztowych potwierdzona była przez umieszczenie odcisku datownika placówki nadawczej na przesyłkach oraz na dowodzie ich nadania (w pocztowej książce nadawczej) oraz by data ta była równoznaczna z zachowaniem terminów wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (w tym równoznaczna z wniesieniem pisma procesowego do sądu), a w szczególności wynikających z następujących przepisów:
- Kodeksu postępowania cywilnego,
- Kodeksu Postępowania administracyjnego.
18. Zamawiający nie zakłada, że będzie zobowiązany do przestrzegania podziału korespondencji i tworzenia odrębnych dokumentów nadawczych dla przesyłek nadawanych.
19. Zamawiający będzie się rozliczał tylko z Wykonawcą, z którym podpisze umowę.
20. Zamawiający nie wyraża zgody, aby na drukach potwierdzenia odbioru widniała nazwa operatora pocztowego, jako nadawcy przesyłki.
21. Zamawiający stanowczo nie akceptuje ryzyka związanego z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w kpc, kpk, kpa.
22. Za okres rozliczeniowy uznaje się miesiąc kalendarzowy.
23. Wynagrodzenie Wykonawcy w okresie rozliczeniowym stanowić będzie sumę opłat za faktyczną ilość przesyłek nadanych oraz zwróconych, w oparciu o dokumenty nadawcze i oddawcze. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT w oparciu o zestawienia usług zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.
24. Zamawiający zobowiązuje się do:
a) Prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach,
b) Sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych, wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą,
c) Sporządzenia w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek rejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą.
26. Wykonawca zapewnia ochronę korespondencji przed kradzieżą, czy zgubieniem
27. Przedstawiciel Wykonawcy odbierający przesyłki pocztowe z miejsca wskazanego przez Zamawiającego musi legitymować się upoważnieniem do odbioru przesyłek wystawionym przez Wykonawcę oraz dokumentem tożsamości, wskazanym w tym upoważnieniu.
28. Wykonawca zapewnia, iż osoby doręczające wykażą się należytą starannością podczas doręczania korespondencji ewentualnie awizowania ze względu na fakt, iż często zawiera ona dane zastrzeżone, które ujawnienie wobec osób trzecich jest niedopuszczalne.
29. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę jeżeli Wykonawca nie odbierze przesyłek od Zamawiającego w wyznaczonym dniu i czasie.
II. Orientacyjna ilość i rodzaj przesyłek
Lp | Rodzaj Przesyłek | Gramatura | Ilość sztuk (24 m-ce) | x | x |
1 | 2 | 3 | 4 | ||
I. | Usługi Krajowe | ||||
I.1 | Listy nierejestrowane (ekonomiczne) | ||||
1 | List nierejestrowany gabaryt A | do 350g | 5400 | ||
2 | List nierejestrowany gabaryt A | ponad 350g do 1000g | 45 | ||
3 | List nierejestrowany gabaryt A | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
4 | List nierejestrowany gabaryt B | do 350g | 20 | ||
5 | List nierejestrowany gabaryt B | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
6 | List nierejestrowany gabaryt B | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
I.2 | Listy nierejestrowane (priorytetowe) | ||||
1 | List nierejestrowany gabaryt A | do 350g | 700 | ||
2 | List nierejestrowany gabaryt A | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | List nierejestrowany gabaryt A | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
4 | List nierejestrowany gabaryt B | do 350g | 1 | ||
5 | List nierejestrowany gabaryt B | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
6 | List nierejestrowany gabaryt B | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
I.3 | Listy rejestrowane traktowane jako przesyłka polecona (ekonomiczne) | ||||
1 | List ekonomiczny gabaryt A | do 350g | 1 | ||
2 | List ekonomiczny gabaryt A | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | List ekonomiczny gabaryt A | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
I.4 | Listy rejestrowane traktowane jako przesyłka polecona- zwrotne potwierdzenie odbioru (ekonomiczne) | ||||
1 | List ekonomiczny gabaryt A | do 350g | 59800 | ||
2 | List ekonomiczny gabaryt A | Ponad 350g do 1000g | 10 | ||
3 | List ekonomiczny gabaryt A | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
II | Usługi krajowe (priorytetowe) | ||||
II.1 | Listy rejestrowane traktowane jako przesyłka polecona | ||||
1 | List priorytetowy gabaryt A | do 350g | 1 | ||
2 | List priorytetowy gabaryt A | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | List priorytetowy gabaryt A | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
II.2 | Listy rejestrowane traktowane jako przesyłka polecona- zwrotne potwierdzenie odbioru | ||||
1 | List priorytetowy gabaryt A | do 350g | 350 | ||
2 | List priorytetowy gabaryt A | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | List priorytetowy gabaryt A | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
III | Listy rejestrowane GABARYT B traktowane jako przesyłka polecona (ekonomiczne) | ||||
1 | list ekonomiczny gabaryt B | do 350g | 1 | ||
2 | List ekonomiczny gabaryt B | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | List ekonomiczny gabaryt B | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
III.1 | Listy rejestrowane GABARYT B traktowane jako przesyłka polecona- potwierdzenie odbioru (ekonomiczne) | ||||
1 | list ekonomiczny gabaryt B | do 350g | 1 | ||
2 | List ekonomiczny gabaryt B | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | List ekonomiczny gabaryt B | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
IV | Usługi krajowe (priorytetowe) | ||||
IV.1 | Listy rejestrowane traktowane jako przesyłka polecona | ||||
1 | List priorytetowy gabaryt B | do 350g | 1 | ||
2 | List priorytetowy gabaryt B | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | List priorytetowy gabaryt B | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
V | Paczki pocztowe | ||||
1 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | Do 1kg | 1 | ||
2 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | ponad 1kg do 2kg | 1 | ||
3 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | ponad 2kg do 5kg | 1 | ||
4 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | ponad 5kg do 10kg | 1 | ||
5 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt B | Do 1kg | 1 | ||
6 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt B | Ponad 1kg do 2kg | 1 | ||
7 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt B | Ponad 2kg do 5kg | 1 | ||
8 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt B | Ponad 5kg do 10kg | 1 | ||
V.1 | Paczki pocztowe jako przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru | ||||
1 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | Do 1kg | 1 | ||
2 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | ponad 1kg do 2kg | 1 | ||
3 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | Ponad 2kg do 5kg | 1 | ||
VI | Paczki pocztowe - zagraniczne Kraje Europejskie | ||||
1 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | Do 1 kg | 1 | ||
2 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | Ponad 1kg do 2kg | 1 | ||
3 | Paczka pocztowa ekonomiczna gabaryt A | Ponad 2kg do 3kg | 1 | ||
VII | Usługi zagraniczne Kraje Europejskie | ||||
VII.1 | Listy rejestrowane traktowane jako przesyłka polecona (ekonomiczne) | ||||
1 | List ekonomiczny gabaryt A | do 50g | 1 | ||
2 | List ekonomiczny gabaryt A | Ponad 50g do 100g | 1 | ||
3 | List ekonomiczny gabaryt A | ponad 100g do 350g | 1 | ||
4 | List ekonomiczny gabaryt A | ponad 350g do 500g | 1 | ||
5 | List ekonomiczny gabaryt A | ponad 500g do 1000g | 1 | ||
6 | List ekonomiczny gabaryt A | ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
VII.2 | Listy zagraniczne nierejestrowane (ekonomiczne) | ||||
1 | Listy nierejestrowany | Do 50g | 20 | ||
2 | Listy nierejestrowane | Ponad 50g do 100g | 1 | ||
VII.3 | Listy zagraniczne rejestrowane traktowane jako przesyłka polecona- zwrotne potwierdzenie odbioru (ekonomiczne) Kraje Europejskie | ||||
1 | Listy ekonomiczny gabaryt A | do 50g | 1 | ||
2 | Listy ekonomiczne gabaryt A | Ponad 50g do 100g | 1 | ||
VIII | Zwroty przesyłek | ||||
1 | Listy rejestrowane polecone - zwrotne potwierdzenie odbioru | Do 350g | 2690 | ||
2 | Listy rejestrowane polecone - zwrotne potwierdzenie odbioru | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
3 | Listy rejestrowane polecone - zwrotne potwierdzenie odbioru | Ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
4 | Listy rejestrowane polecone | Do 350g | 1 | ||
5 | Listy rejestrowane polecone | Ponad 350g do 1000g | 1 | ||
6 | Listy rejestrowane polecone | Ponad 1000g do 2000g | 1 | ||
7 | Listy nierejestrowane | Do 350g | 200 | ||
IX | Usługa odbioru przesyłek 5 razy w tygodniu, jeden raz dziennie - opłata miesięczna | 24 m-ce | |||
Gabaryt A
Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm
Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 300 mm, lub długości 600 mmm i szerokości 500 mm.
Gabaryt B
Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekroczy wysokości 300 mm, lub długości 600 mmm i szerokości 500 mm.
Maksimum – suma długości i największego obwodu w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
Uwaga:
Zamawiający oświadcza, że wskazane ilości przesyłek nie mają charakteru wiążącego i stanowią jedynie przybliżoną ilość, a liczba przesyłek rzeczywiście nadanych może być inna od założonej w formularzu. Zmiana ilości przesyłek w stosunku do złożonej w formularzu ofertowym nie może rodzić dla Wykonawcy żadnych roszczeń z tego tytułu wobec Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zakresu przedmiotu zamówienia tzn. zastrzega sobie możliwość wykorzystania mniejszej lub większej ilości sztuk niż wskazana w załącznikach nr 1 i 8 lub możliwość całkowitej rezygnacji z zamówienia poszczególnych pozycji.