OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 1

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji pt.: „Zakopane Conference on Nuclear Physics”, która odbywać się będzie w Zakopanem, w terminie od 30.08.2020 do 06.09.2020 r.

Zamówienie obejmuje:

  1. Obsługę rejestracji uczestników konferencji, przygotowanie i wykonanie strony WWW (strona w  technologii wordpress wraz z implementacją na serwer i utworzeniem bazy danych), uruchomienie mechanizmu do rejestracji on-line i pobieranie opłat od uczestników konferencji oraz osób towarzyszących,

  2. Obsługę finansową konferencji tj.:

  1. założenie i obsługę rachunku bankowego do pobierania opłat (przelew, karta płatnicza na terminalu na miejscu, karta płatnicza online, transakcje bez obecności karty) od uczestników konferencji oraz osób towarzyszących, opłat od wystawców i sponsorów, innych wpłat ustalonych z IFJ PAN, prowadzenia rozliczeń za usługi związane z organizacją konferencji,

  2. wystawianie faktur za usługi związane z organizacją konferencji x.xx.: dla uczestników konferencji, osób towarzyszących oraz ewentualnych wystawców i sponsorów,

  3. prowadzenie rozliczeń za usługi i zakupy materiałów związane z organizacją konferencji,

  4. zapewnienie IFJ PAN dostępu do historii rachunku bankowego wskazanego w lit. a) na każde żądanie IFJ PAN,

  5. przygotowanie końcowego zestawienia przychodów i kosztów konferencji

  1. Wynajem hotelu w Zakopanem o standardzie co najmniej trzech gwiazdek dla zakwaterowania w nim uczestników konferencji wraz z wyżywieniem, udostępnienie sal konferencyjnych wraz z odpowiednim wyposażeniem i obsługą oraz dostęp do infrastruktury rekreacyjnej.

Szczegółowy opis wymagań:

  1. Zakwaterowanie i wyżywienie w hotelu dla nie mniej niż 150 uczestników konferencji, w  terminie od 30.08.2020 do 06.09.2020r. Wymagane jest, aby wszyscy uczestnicy zakwaterowani byli na terenie ośrodka, w którym znajduje się sala jadalna, sale wykładowe oraz infrastruktura rekreacyjna. Wykonawca zapewnia organizatorom wyłączność infrastruktury konferencyjnej hotelu i  priorytet w korzystaniu z całego hotelu przez cały czas trwania konferencji.

  2. Dostępność 8 miejsc na zakwaterowanie organizatorów konferencji od 29.08.2020 w pokojach 1-osobowych.

  3. Monitorowany parking na minimum 40 samochodów do bezpłatnej dyspozycji uczestników konferencji. Możliwość podjazdu dwóch autokarów bezpośrednio pod hotel.

  4. Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych, 2-osobowych lub apartamentach z łazienką i toaletą oraz bezpłatnym dostępem do bezprzewodowej sieci internetowej. Liczba pokoi do wykorzystania jako 1-osobowe powinna być nie mniejsza niż 50 % ogólnej liczby pokoi.

  5. Dostęp na wyłączność do całej infrastruktury konferencyjnej hotelu:

    1. Sali konferencyjnej, dla co najmniej 200 osób, wyposażonej w klimatyzację, zaciemnienie, sprzęt multimedialny (projektor z ekranem, nagłośnienie) wraz z obsługą techniczną.

    2. co najmniej dwóch innych pomieszczeń odpowiednich do organizacji zebrań i  mniejszych spotkań, wyposażonych w krzesła i stoły, w tym dodatkowej sali konferencyjnej o pojemności co najmniej 40 osób, wyposażonej w sprzęt multimedialny.

    3. Zamykanego zaplecza biurowego dla sekretariatu konferencji z dostępem do internetu.

    4. Miejsca przylegającego do sali konferencyjnej na przerwy kawowe.

    5. Dodatkowej przestrzeni lub wydzielonej części sali umożliwiającej organizację sesji plakatowej z prezentacją ok. 50 plakatów.

    6. Przestrzeni do prezentacji materiałów i ofert sponsorów konferencji wyposażonej w  stoły biurowe oraz możliwość podłączenia sprzętu elektrycznego (2-3 stanowiska).

  6. Bezpłatny dostęp do bezprzewodowej sieci internetowej na terenie całego hotelu, zarówno w części konferencyjnej jak i w pokojach (co najmniej 120 adresów IP jednocześnie) o przepustowości nie mniejszej niż 80Mb/s

  7. Infrastruktura rekreacyjna: np.: basen, kręgielnia, bilard lub inne, znajdująca się na terenie obiektu powinna być udostępniona nieodpłatnie dla uczestników konferencji.

  8. Przestrzeń do spotkań klubowych i tanecznych (klubokawiarnia) dla ok. 50 osób z dostępem do koncesjonowanego baru czynnego codziennie co najmniej w godzinach od 17:00 do 24:00, wyposażonego w sprzęt nagłaśniający.

  9. Wyżywienie uczestników konferencji zgodnie z ramowym harmonogramem:

Sobota, 29.08.2020

18:00 –Kolacja dla 8 osób z komitetu organizacyjnego

Niedziela, 30.08.2020

8:00 – śniadanie dla 8 osób z komitetu organizacyjnego

13:00 – obiad dla 8 osób z komitetu organizacyjnego

od 15:30 – przyjazd uczestników konferencji

18:00 – kolacja

19:00 – Otwarcie konferencji + wykład

20.00 –poczęstunek -szczegóły w punktach III.9.f oraz III.9.i

Poniedziałek, 31.08.2020

7:30 – śniadanie

Przerwa kawowa

13:00 – obiad

18:00 – kolacja

Wtorek, 1.09.2020

7:30 – śniadanie

Przerwa kawowa

13:00 – obiad

18:00 – kolacja

19:00 – Sesja plakatowa – zgodnie ze specyfikacją w punktach III.9.g oraz III.9.i

Środa, 2.09.2020

7:30 – śniadanie

Przerwa kawowa

13:00 – obiad

18:00 – kolacja

Czwartek, 3.09.2020

7:30 – śniadanie

Przerwa kawowa

Wycieczka – suchy prowiant – pkt. III.9.e

Piątek, 4.09.2020

7:30 – śniadanie

Przerwa kawowa

13:00 – obiad

18:00 – kolacja

Sobota, 5.09.2020

7:30 – śniadanie

Przerwa kawowa

13:00 – obiad

19:00 – bankiet – zgodnie ze specyfikacją w punktach III.9.h oraz III.9.i

Niedziela, 6.09.2020

7:30 – 9:30 śniadanie



  1. Śniadania z obsługą w formie szwedzkiego stołu, w tym dwa ciepłe dania śniadaniowe oraz danie wegetariańskie (na przykład: jajecznica, jajka sadzone, parówki, bekon oraz wędliny (klasa1), sery żółte (nie dopuszcza się produktów seropodobnych), twarogi, płatki śniadaniowe, miód i dżemy, świeże owoce). Do śniadania mleko ciepłe i zimne, kawa typu espresso, herbata, soki owocowe; kilka rodzajów pieczywa (zwykłe i pełnoziarniste), rogaliki drożdżowe.

  2. Obiady z obsługą w formie szwedzkiego stołu, w tym: dwie zupy, dwa dania główne oraz danie wegetariańskie z wyborem sałatek, deser, na przykład ciasto z wypieku domowego, kawa, herbata, woda mineralna (gazowana i niegazowana).

  3. Kolacja z obsługą w formie szwedzkiego stołu, w tym: dwa ciepłe dania oraz danie wegetariańskie, wędliny, sery, sałatki, deser, kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna. Do kolacji lampka wina gronowego, wytrawnego, markowego na osobę (w  proporcji 1/3 białego oraz 2/3 czerwonego).

  4. Pełna obsługa przerw kawowych. Przykładowe menu przerw kawowych dla 150 osób: kawa (co najmniej 100 porcji), herbata (co najmniej 50 porcji), soki owocowe (dwa rodzaje, co najmniej 50 porcji), woda mineralna gazowana i niegazowana, świeże owoce sezonowe (co najmniej 10 kg), ciasto z własnego wypieku hotelu lub ciasteczka z produkcji przemysłowej: herbatniki, pierniczki, minimum 3 rodzaje do wyboru.

  5. Suchy prowiant dla uczestników wycieczki, na przykład: 2 kanapki na osobę, woda mineralna gazowana/niegazowana w butelce 0,5 l, sok w kartoniku (min. 200 ml), owoce, batonik czekoladowy lub wafel („Prince Polo” lub równoważny).

  6. Obsługa poczęstunku podczas uroczystości otwarcia konferencji. Menu dla ok. 150 osób: dwa kieliszki wina na osobę (markowego wina gronowego wytrawnego w proporcji 1/3 białego oraz 2/3 czerwonego), woda mineralna, soki owocowe, sernik (co najmniej 100 porcji) i szarlotka (co najmniej 100 porcji), słone paluszki, krakersy i oscypek (co najmniej 100 porcji).

  7. Obsługa poczęstunku podczas sesji plakatowej. Menu: piwo jasne nalewane z beczki do szklanek (nie do kubków plastikowych), o zawartości alkoholu od 5 do 6,5%o, typu Żywiec, Carlsberg lub równoważne, 0,5 l piwa na osobę, soki owocowe, woda mineralna, przekąski (paluszki, precelki, ciasteczka, oscypek).

  8. Obsługa bankietu w formie stołu szwedzkiego. Przykładowe menu: przystawki (co najmniej 4 rodzaje), zimna płyta (co najmniej 3 rodzaje wędlin oraz co najmniej 3 rodzaje serów), sałatki (co najmniej 3 rodzaje, na przykład: jarzynowa, z kurczakiem, śledziowa, inne sezonowe), dodatki (co najmniej 4 rodzaje, na przykład: grzybki marynowane, ogórki kiszone, oliwki, papryka, pomidory), pieczywo zwykłe i pełnoziarniste, do wyboru dwa ciepłe dania główne (na przykład żurek, barszcz czerwony z krokietem) oraz danie wegetariańskie, trzy kieliszki wina po 150 ml na osobę (markowego wina gronowego wytrawnego w proporcji 1/3 białego oraz 2/3 czerwonego), deser, napoje ciepłe i zimne (kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe), świeże owoce. Czas trwania bankietu do godziny 2 w nocy.

  9. Woda mineralna podawana zarówno podczas przerw kawowych i innych poczęstunków jak i do posiłków gazowana i niegazowana w butelkach 0,5 l (nie w dzbankach). Soki owocowe: jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy, z czarnej porzeczki, 100 procent soku owocowego, bez dodatku cukru, na przykład Tymbark, Hortex lub równoważne. Kawa arabica 100% na przykład Lavazza lub równoważna. Herbata ekspresowa Dilmah, Tetley lub równoważne. Wina białe i czerwone markowe wytrawne butelkowane w butelkach o  pojemności 0,75 l, o zawartości alkoholu od 10 do 14%. Wina czerwone np. Xxxxxxxxx, Malbec i Merlot. Wina białe np. Chardonnay, Riesling.

Dokładna liczba porcji dla każdego posiłku, przerw kawowych, poczęstunków oraz bankietu będzie podawana przez organizatorów z wyprzedzeniem 2 dni. W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania posiłków zgodnie z programem konferencji, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków, przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych, świeżych produktów z  ważnymi terminami przydatności do spożycia. Gramatura składników posiłku ma zapewniać nie mniej niż 1000 kcal na osobę w tym: białko stanowić ma około 10-15% posiłku, węglowodany stanowić mają około 50-55% posiłku, tłuszcze stanowić mają około 25-30% posiłku. Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu nie później niż 10 dni przed rozpoczęciem konferencji, zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do tego menu.

Rozliczenie za zakwaterowanie i wyżywienie będzie prowadzone według rzeczywistej liczby uczestników konferencji zgłoszonej z wyprzedzeniem dwóch dni.

  1. Zapewnienie gadżetów konferencyjnych (150 sztuk) z nadrukiem okolicznościowym, wybranych w porozumieniu z organizatorami konferencji z IFJ PAN.

    1. notesy

    2. długopisy

    3. torby/plecaki (wysokiej jakości, z trwałych materiałów np.: bawełna 320g/m2, cordura, endura)

    4. identyfikatory

  2. Zlecenie i finansowanie imprez okolicznościowych (dla 150 osób):

    1. Pięciu wyjazdów popołudniowych busami (czas trwania ok. 4 godziny, od 14:00 do 18:00) do Tatrzańskiego Parku Narodowego (wraz z biletami wstępu do TPN), oprowadzanych w  języku angielskim przez kwalifikowanych przewodników posiadających uprawnienia przewodnika tatrzańskiego.

    2. Jednego wyjazdu z kwalifikowanymi przewodnikami (w języku angielskim) po regionie Podhala, Spisza, Orawy lub okolic, z elementami zwiedzania atrakcyjnych miejsc wraz z biletami wstępu (np. parki przyrody bądź obiekty kultury). Czas trwania około 8 godzin, w tym co najmniej 4 godziny zwiedzania.

    3. Wieczoru regionalnego w karczmie regionalnej wraz z występem kapeli góralskiej z  pokazem tańców ludowych (co najmniej 2 pary taneczne).
      Przykładowe menu: stół regionalny (sery, wędliny, ogórki, grzyby, moskale, smalec itp.), zupa, danie główne (np. pstrąg z ziemniakami opiekanymi, surówki), deser (drożdżowe ciasto domowe) oraz napoje (piwo ½ litra na osobę, kawa, herbata, soki, woda).

    4. Obsługi muzycznej wraz z DJ bankietu konferencyjnego – od godz.20:00 5.09.2020 do godz. 2:00 6.09.2020

  3. Transfer uczestników autokarami klasy Lux (z klimatyzacją) z Krakowa do Zakopanego i z powrotem.

  4. Przygotowanie i wydrukowanie materiałów konferencyjnych:

    1. plakatów (format A2, druk offsetowy w kolorze, 100 sztuk),

    2. książki abstraktów (ok. 180 stron, format B5, druk czarnobiały, w kolorowej oprawie, 200 sztuk),

    3. publikacji pokonferencyjnych. Należy uwzględnić koszt druku tomu czasopisma Acta Physica Polonica B szacowany na 13000 zł.

  5. Zapewnienie personelu w ilości 2 osób (władających językiem angielskim) do pomocy w prowadzeniu sekretariatu konferencji w trakcie jej trwania (w szczególności: przyjmowanie wpłat, wystawianie faktur i zaświadczeń). Wykonawca musi zapewnić nocleg i wyżywienie dla w/w osób.

Prosimy o wykonanie kosztorysu w formie tabelki zawierającej powyższe elementy oraz wysokość wynagrodzenia Wykonawcy przy założeniu 150 uczestników konferencji, biorąc pod uwagę zakwaterowanie 100 osób w  pokojach dwuosobowych i 50 osób w pokojach jednoosobowych.

Przedmiotem oceny będzie całkowity koszt konferencji (szacowany dla 150 osób), standard hotelu wraz z jego infrastrukturą, wysokość wynagrodzenia oraz doświadczenie Wykonawcy.

Zarówno Wykonawca, jak i właściciel/dzierżawca/najemca obiektu hotelowego, w którym będzie organizowana konferencja nie może znajdować się w likwidacji, upadłości, w trakcie postępowania układowego i restrukturyzacyjnego.

Obszar w obiekcie, w którym będzie organizowana konferencja musi być w całości dopuszczony do użytkowania (dotyczy w szczególności sal konferencyjnych, miejsc serwowania posiłków, miejsc noclegowych).

Wykonawca musi wykazać doświadczenie w realizacji minimum 1 konferencji naukowej dla min. 100 osób obejmującej: zakwaterowanie, wyżywienie, obsługę finansową oraz organizację imprez okolicznościowych. Do oferty należy załączyć referencję zawierającą minimum: nazwę konferencji, miejsce, liczbę uczestników oraz termin.



Kosztorys:

Rodzaj usługi

ilość

cena jednostkowa

kwota netto

kwota brutto

Wynajem hotelu (zakwaterowanie, wyżywienie i sale):

nocleg – pokój dwuosobowy

100*7




nocleg – pokój jednoosobowy

50*7




śniadanie

150*7




obiad

150*5




kolacja

150*5




poczęstunek powitalny

150




poczęstunek – sesja plakatowa

150




kolacja uroczysta (bankiet)

150




przerwa kawowa

150*6




suchy prowiant

150




nocleg dla 8 osób z  komitetu organizacyjnego (pokoje 1os.)

8




śniadanie dla 8 osób z komitetu organizacyjnego

8




obiad dla 8 osób z komitetu organizacyjnego

8




wynajem sal wykładowych





wynajem pomieszczeń dodatkowych (na sesje plakatową, przerwy kawowe, sekretariat)





Opłata klimatyczna

150*7+8





Suma kosztów hotelu:




Uruchomienie mechanizmu www do rejestracji, obsługi wpłat oraz przyjmowania abstraktów

 1




Obsługa rejestracji uczestników

1




Obsługa finansowa

1




Obsługa sekretariatu konferencji

1




Gadżety konferencyjne - zestaw

150




Materiały konferencyjne:

plakaty





książki abstraktów





publikacje pokonferencyjne




13000

Transfer autokarami Kraków-Zakopane i z powrotem





5 wyjazdów popołudniowych

5




Jeden półdniowy wyjazd ze zwiedzaniem

1




Wieczór regionalny z występem zespołu

1




Obsługa muzyczna bankietu

1





Wysokość wynagrodzenia

1




suma







7


Document Metadata

Filed: February 20th, 2020