ZAPYTANIE OFERTOWE
ZAPYTANIE OFERTOWE
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług związanych z badaniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego weryfikowanych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku – z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129) - art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy.
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem umowy jest świadczenie usług związanych z badaniem postępowań
o udzielenie zamówienia publicznego, wydawaniem opinii oraz dokonywaniem oceny zasadności wniesienia zastrzeżeń weryfikowanych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanych dalej Zadaniami.Zakres Zadania obejmuje:
Badanie i ocenę dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz sporządzanie opinii w zakresie prawidłowości stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych przez podmioty kontrolowane przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2020 r., poz. 224), w tym dotyczących w szczególności prawidłowości przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zawarcia umów o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, oceny czy nie doszło do niedopuszczalnego dzielenia zamówień publicznych lub zastosowania innych przepisów celem uniknięcia zastosowania właściwych przepisów ustawy Pzp.
W przypadku potrzeby powołania biegłego zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej.
W przypadku stwierdzenia braków w przedłożonej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawca w ramach wynagrodzenia za realizację Zadania dotyczącego danego zamówienia publicznego jest zobowiązany wskazać brakujące dokumenty Zamawiającemu w celu skierowania do podmiotu kontrolowanego pisma o uzupełnienie dokumentów. Wskazanie brakujących dokumentów przez Wykonawcę winno nastąpić w terminie umożliwiającym terminowe wykonanie opinii, nie później niż na 4 dni kalendarzowe przed upływem końca terminu na wykonanie opinii określonego w umowie. Następnie Wykonawca oceni otrzymane uzupełnienia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego celem uzyskania kompletnych i ostatecznych wyników będących podstawą do sporządzenia opinii.
2.1.2 W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości co do ocenianego stanu faktycznego lub przekazanej dokumentacji Wykonawca, w ramach wynagrodzenia za realizację Zadania dotyczącego danego zamówienia publicznego, jest zobowiązany przygotować pytania/prośby o wyjaśnienia celem ich skierowania przez Zamawiającego do podmiotu kontrolowanego. Pytania /prośby o wyjaśnienia winny być przesłane do Zamawiającego w terminie umożliwiającym terminowe wykonanie opinii, nie później niż 4 dni kalendarzowe przed upływem końca terminu na wykonanie opinii określonego w umowie. Wykonawca w ramach wynagrodzenia za realizację Zadania dotyczącego danego zamówienia publicznego odniesie się do treści wyjaśnień w przedkładanej Zamawiającemu opinii.
2.1.3 Opinia powinna być sporządzona przez Wykonawcę w terminie do 10 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu otrzymania zlecenia) według wzoru określonego przez Xxxxxxxxxxxxx w załączniku nr 2 do umowy i zawierać opis stanu faktycznego, wskazanie nieprawidłowości i uchybień, szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne dotyczące nieprawidłowości i uchybień, obejmujące powołanie się na stosowne wyroki: Krajowej Izby Odwoławczej, Sądów Okręgowych, Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, stanowisk i opinii Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, komentarze do ustawy Prawo zamówień publicznych, orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej.
Podsumowanie opinii powinno zawierać również ocenę istotności wskazanych w opinii nieprawidłowości oraz ustalenie czy nieprawidłowości stanowią okoliczności mogące wskazywać na naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz.289) wraz z odwołaniem się do odpowiednich przepisów tej ustawy lub popełnienie przestępstwa wraz ze wskazaniem przepisów prawnych, które mogły zostać naruszone. Ponadto opinie winny zawierać zalecenia/rekomendacje dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.
2.1.4 W przypadku wystąpienia błędów w opiniach z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub gdy według oceny Zamawiającego opinia wymaga dokonania zmian lub uzupełnień Wykonawca bez żądania dodatkowego wynagrodzenia, dokona stosownych zmian i uzupełnień w terminie wskazanym w umowie.
Dokonanie oceny zasadności i odniesienie się w formie pisemnej do zastrzeżeń wniesionych do projektu wystąpienia pokontrolnego w części dotyczącej zamówień publicznych, które były przedmiotem opinii Wykonawcy. W przypadku wpływu przedmiotowych zastrzeżeń, Wykonawca w ramach wynagrodzenia należnego za wykonanie poszczególnych Zadań zaopiniuje i odniesie się do ich treści w formie pisemnej powołując się na stosowne uzasadnienie faktyczne i prawne oraz doręczy Zamawiającemu ocenę w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, jednak nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od dnia ich przekazania Wykonawcy.
Ilość Zadań przewidzianych umową dotyczących badania zamówień publicznych wynosi 45, w tym:
35 Zadań dotyczących postępowań o udzielenie zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne (tzw. postępowania krajowe) lub zamówień na usługi społeczne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych,
10 Zadań dotyczących postępowań o udzielenie zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby zleconych do wykonania Zadań, o których mowa w pkt 3 lit. a i b, a rozliczenie między Stronami będzie dokonywane na podstawie liczby rzeczywiście wykonanych Zadań pod warunkiem nieprzekroczenia kwoty wynagrodzenia określonej w umowie.
Zamawiający zastrzega, że zleci Zadania o wartości co najmniej 60% maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w umowie.
Warunki udziału w postepowaniu
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu.
Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował co najmniej 2 (dwie) usługi o wartości nie mniejszej niż 40.000,00 zł brutto każda z nich, a przedmiotem każdej z usług było badanie zamówień publicznych w sposób ciągły przez okres min. 6 miesięcy i obejmowały łącznie badanie co najmniej 20 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie warunek powinien spełniać przynajmniej jeden z Wykonawców.
Wykonawca spełni warunek, jeśli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 2 osobami, z których każda łącznie spełnia poniższe wymagania, tj.:
- posiada co najmniej 5-letnie doświadczenie w przygotowywaniu ze strony Zamawiającego lub weryfikacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego realizowanych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,
oraz
- w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotowała co najmniej 15 opinii dotyczących prawidłowości przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym wykonała co najmniej 5 opinii dotyczących prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych w okresie ostatnich 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
oraz
- posiada uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego lub zawodu adwokata, tj. każda z osób posiada wpis na listę potwierdzającą wykonywanie zawodu radcy prawnego lub adwokata, prowadzoną przez Okręgową Izbę radców Prawnych lub Okręgową Izbę Adwokacką i posiada co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe jako radca prawny lub adwokat.
W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie warunek powinien spełniać przynajmniej jeden z Wykonawców.
Na potrzeby określenia ww. warunku udziału w postępowaniu przez opinię Zamawiający rozumie sporządzenie pisemnego stanowiska odnoszącego się bezpośrednio do weryfikowanego postępowania w trybie ex-ante lub ex-post, zawierającego co najmniej podstawę prawną dokonywanych czynności, zakres tematyczny objęty opinią, opis oceny danego postępowania, zawierający informację, czy doszło do naruszenia przepisów prawnych, a w przypadku ich stwierdzenia - wskazanie naruszonych przepisów prawnych (x.xx. ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, ustawy o finansach publicznych, ustawy Kodeks karny).
Dokumenty składane wraz z ofertą
Dokumenty składa się w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Wszelkie dokumenty sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
Jeżeli wykonawca nie złożył dokumentów składanych w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, Zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia, wyjaśnienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących dokumentów składanych w niniejszym postępowaniu.
Dokumenty składane wraz z ofertą:
Formularz ofertowy,
Wykaz usług zgodnie ze wzorem, w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu wskazanego w pkt II ppkt 1 niniejszego zapytania ofertowego, wraz z dokumentem potwierdzającym, że wskazane w Wykazie usługi zostały/są wykonywane należycie. Jeżeli usługa była świadczona na rzecz Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego /i Sportu, nie jest wymagane dołączenie ww. dokumentacji.
Wykaz osób zgodnie z wzorem, w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu wskazanego w pkt II ppkt 2 niniejszego zapytania ofertowego,
Pełnomocnictwo, odpowiednio:
upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik,
dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem oferty, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
Jeżeli
jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu
postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający może na każdym
etapie postępowania, wezwać wykonawców do złożenia wszystkich
lub niektórych dokumentów aktualnych na dzień ich złożenia
(za
wyjątkiem formularza ofertowego).
Zasady przesyłania pytań i udzielania odpowiedzi
Pytania dotyczące treści zapytania ofertowego mogą być kierowane wyłącznie drogą
mailową na adres: XXX@xxxxxxx.xxx.xx. Zamawiający nie będzie udzielał odpowiedzi telefonicznych.Zamawiający udzieli odpowiedzi na pytania dotyczące treści zapytania ofertowego nie później niż na jeden dzień przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający może wówczas przedłużyć termin składania ofert.
Jeżeli Xxxxxxxxxxx udzieli wyjaśnień w terminie późniejszym niż wskazany w pkt IV ppkt 2 niniejszego zapytania ofertowego, może przedłużyć termin składania ofert.
W przypadku, gdy wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął w terminie późniejszym niż wskazany w pkt IV ppkt 2, Zamawiający nie ma obowiązku udzielenia wyjaśnień oraz nie musi przedłużać terminu składania ofert.
Kryteria oceny ofert
Kryterium – „Cena oferty brutto” (waga kryterium - 100%)
Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, który przedstawi najkorzystniejszą cenę w ramach kryterium „Cena oferty brutto”. Znaczenie procentowe kryterium „Cena oferty brutto” - 100%. Maksymalna ilość punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium to 100 punktów.
Cena oferty musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych wytworzonych w wyniku realizacji umowy. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich.
Punkty za kryterium „Cena oferty brutto”, zostaną obliczone według następującego wzoru:
Cena oferty brutto z najniższą ceną
----------------------------------------------------- x 100% x 100 = liczba punktów
Cena brutto oferty badanej
Do wzoru zostanie przyjęta łączne wynagrodzenie brutto podane przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym (stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania ofertowego).
Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej pod względem ceny (oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru) i spełniającej warunki określone w Zapytaniu Ofertowym, a także po zapoznaniu się z oświadczeniami i dokumentami, które ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu.
Zamawiający poinformuje o wyborze najkorzystniejszej oferty wszystkich wykonawców.
Odrzucenie oferty
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
treść oferty nie odpowiada treści niniejszego Zapytania ofertowego,
Wykonawca nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą,
Wykonawca nie złoży wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty w terminie określonym przez Zamawiającego,
Wykonawca nie odpowie w terminie na wezwanie Zamawiającego do uzupełnienia dokumentów,
została złożona po terminie składania ofert,
została złożona przez wykonawcę:
podlegającego wykluczeniu z postępowania lub
niespełniającego warunków udziału w postępowaniu,
jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji,
jej treść jest niezgodna z warunkami zapytania ofertowego,
nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez Zamawiającego,
zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu,
wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki, o której mowa w pkt VII ppkt 1 lit. c) zapytania ofertowego.
Poprawianie błędów w ofertach
Zamawiający poprawia w ofercie:
oczywiste omyłki pisarskie,
oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
‒ niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
W przypadku, o którym mowa w pkt VII ppkt 1 lit. c), Zamawiający wyznacza wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.
Data i miejsce składania ofert:
Ofertę (wraz z załącznikami) należy złożyć w formie elektronicznej na adres: XXX@xxxxxxx.xxx.xx podpisaną podpisem kwalifikowanym w terminie do dnia 15 lipca 2022 r. Oferty otrzymane po upływie powyższego terminu nie będą brane pod uwagę.
Opis sposobu przygotowania oferty
Ofertę należy złożyć w języku polskim, w sposób czytelny.
Oferta wraz z załącznikami musi zostać złożona pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: XXX@xxxxxxx.xxx.xx
Oferta wraz z załącznikami musi zostać podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Oferta musi być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z formą reprezentacji określoną we właściwym rejestrze lub innym dokumencie właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy, albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, skutkowało będzie odrzuceniem przez Zamawiającego wszystkich z nich.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Treść oferty musi być zgodna z wymaganiami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu i wzorem umowy.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Termin związania ofertą
Wykonawca jest związany ofertą 30 dni od dnia terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu związania ofertą, nie dłużej niż o kolejne 30 dni, o czym poinformuje Wykonawcę.
Informacje dla wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne, konsorcja lub inne).
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego składają wraz ofertą Pełnomocnictwo, z którego powinien wynikać zakres umocowania dla pełnomocnika ustanowionego przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego okazania umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Zamawiający może żądać, aby umowa ta określała x.xx.: strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac realizowanych przez każdego z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum (obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia), wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu.
Pozostałe informacje
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 i art. 661 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści zapytania ofertowego i załączników przed upływem terminu składania ofert, o czym poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty przed dokonaniem przedmiotowej zmiany.
W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
W związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835), zgodnie z art. 1 pkt 3 ww. ustawy, osoby i podmioty wpisane na listę, prowadzoną przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, zostaną wykluczone z postępowania.
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx;
w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pomocą poczty tradycyjnej na adres Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa, pocztą elektroniczną na adres: xxx@xxxxxxx.xxx.xx;
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;
odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja;
okres przetwarzania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania;
podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne, ale ich brak uniemożliwi udział w niniejszym zapytaniu ofertowym;
w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
każda osoba fizyczna, której dane osobowe przekazano Zamawiającemu w ofercie lub innych dokumentach składanych przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego posiada:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku zapytania ofertowego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z zapytaniem ofertowym,
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO.
Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 13 i 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w zapytaniu ofertowym. Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że posiada prawo do przetwarzania i udostępnienia MKiDN danych osobowych osób, których dane zamieścił w dokumentach składanych przy ubieganiu się oraz przy realizacji niniejszego zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że dane osobowe, zawarte w ofercie są przetwarzane zgodnie z art.5 i 6 RODO, a ich udostępnienie MKiDN następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych.
Wyjaśnienie:
* Prawo ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony prawnej innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego.
** na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w zapytaniu ofertowym. Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że dane osobowe, zawarte w ofercie są przetwarzane zgodnie z art.5 i 6 RODO, a ich udostępnienie MKiDN następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych.
Załączniki:
Formularz oferty
Wykaz usług,
Wykaz osób
Wzór umowy
……………..………………………………….
(pieczęć Wykonawcy)
FORMULARZ OFERTOWY
do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego „Świadczenie usług związanych z badaniem zamówień publicznych weryfikowanych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego”
Wykonawca: Zarejestrowana Nazwa i adres:
...................................................................................................................................................
NIP:…………………...……………..REGON:…………………………………………….
Tel. (…..) …………………………..…………. ,
Adres e-mail:...........................................................................................…………
Oferuję realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w Zapytaniu ofertowym na następujących warunkach:
Łączne wynagrodzenie brutto ………………………………………. zł, słownie: ……………………………………………………………….………………………...., w tym podatek VAT, z czego:
Lp. |
Przedmiot zamówienia |
Stawka za wykonanie danej opinii
(w kwocie zł brutto, do dwóch miejsc po przecinku) |
Ilość opinii |
RAZEM (kol. 3 x kol. 4)
(w kwocie zł brutto, do dwóch miejsc po przecinku) |
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
2. |
Wykonanie jednego Zadania dotyczącego postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne (tzw. postępowania krajowe) oraz zamówień na usługi społeczne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych |
|
35 |
|
3. |
Wykonanie jednego Zadania dotyczącego postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych |
|
10 |
|
4. |
XXXX (suma pozycji 2 i 3 w kol. 5): |
|
||
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby zleconych do wykonania Zadań, o których mowa powyżej, a rozliczenie między Stronami będzie dokonywane na podstawie liczby rzeczywiście wykonanych Zadań pod warunkiem nieprzekroczenia kwoty wynagrodzenia określonej w § 6 ust. 1 wzoru umowy.
WYKAZ USŁUG WYKONYWANYCH LUB WYKONANYCH
do postępowania na „Świadczenie usług związanych z badaniem zamówień publicznych weryfikowanych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego”
Lp. |
Przedmiot usługi (nazwa i krótki opis co wchodziło w zakres usługi) |
Ilość badanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach danej usługi (należy wskazać liczbowo) |
Wartość usługi brutto w PLN (kwotę należy podać do 2 miejsc po przecinku)
|
Termin realizacji |
Podmiot,
na rzecz którego wykonano usługę (nazwa |
|
Data Rozpoczęcia (dd,mm,rrrr) |
Data Zakończenia (dd,mm,rrrr) |
|||||
1 |
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
Do każdej usługi wymienionej w wykazie należy dołączyć dokument potwierdzający, że usługa jest wykonywana lub została należycie wykonana. Jeżeli usługa była świadczona na rzecz Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego /i Sportu, nie jest wymagane dołączenie ww. dokumentacji.
W wykazie tym powinny znaleźć się informacje niezbędne do prawidłowej oceny (stwierdzenia), że usługi te są zgodne z wymaganiami wskazanymi w Zapytaniu ofertowym
WYKAZ OSÓB SKIEROWANYCH DO REALIZACJI ZAMÓWIENIA
do postępowania na „Świadczenie usług związanych z badaniem zamówień publicznych weryfikowanych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego”
Imię i nazwisko |
Informacja na temat kwalifikacji osób |
Informacja na temat doświadczenia zawodowego |
1 |
2 |
3 |
osoba Nr 1 |
prowadzoną przez Okręgową Izbę …………………………………
|
|
|
||
osoba Nr 2 |
prowadzoną przez Okręgową Izbę …………………………………
|
ilość lat doświadczenia w przygotowywaniu ze strony Zamawiającego lub weryfikacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego realizowanych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych …………………………..… lat |
|
Umowa nr …….
zawarta w dniu ……….... ………………….…… 2022 roku w Warszawie pomiędzy:
Skarbem Państwa - Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego z siedzibą w Warszawie (00-071) ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, NIP 000-000-00-00 reprezentowanym przez:
Xxxxxxxxx Xxxxx –Dyrektora Generalnego,
zwanym dalej Zamawiającym,
a
…………………………………….. z siedzibą w ………………………………………
działającym na podstawie ………………………..……, wpisanym do ………………………………………….
NIP: ……………………………..….. , REGON: …………………………..……..
reprezentowanym przez:
…………………..
zwanym/ą dalej Wykonawcą.
§ 1
Przedmiot umowy
Przedmiotem umowy jest świadczenie usług związanych z badaniem postępowań
o udzielenie zamówienia publicznego, wydawaniem opinii oraz dokonywaniem oceny zasadności wniesienia zastrzeżeń, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.2 niniejszej umowy, weryfikowanych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanych dalej Zadaniami.Zakres Zadania obejmuje:
Badanie i ocenę dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz sporządzanie opinii w zakresie prawidłowości stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych przez podmioty kontrolowane przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2020 r., poz. 224), w tym dotyczących w szczególności prawidłowości przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zawarcia umów o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, oceny czy nie doszło do niedopuszczalnego dzielenia zamówień publicznych lub zastosowania innych przepisów celem uniknięcia zastosowania właściwych przepisów ustawy Pzp.
W przypadku potrzeby powołania biegłego zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej.
W przypadku stwierdzenia braków w przedłożonej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawca w ramach wynagrodzenia za realizację Zadania dotyczącego danego zamówienia publicznego jest zobowiązany wskazać brakujące dokumenty Zamawiającemu w celu skierowania do podmiotu kontrolowanego pisma o uzupełnienie dokumentów. Wskazanie brakujących dokumentów przez Wykonawcę winno nastąpić w terminie umożliwiającym terminowe wykonanie opinii, nie później niż na 4 dni kalendarzowe przed upływem końca terminu na wykonanie opinii określonego w umowie. Następnie Wykonawca oceni otrzymane uzupełnienia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego celem uzyskania kompletnych i ostatecznych wyników będących podstawą do sporządzenia opinii.
2.1.2 W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości co do ocenianego stanu faktycznego lub przekazanej dokumentacji Wykonawca, w ramach wynagrodzenia za realizację Zadania dotyczącego danego zamówienia publicznego, jest zobowiązany przygotować pytania/prośby o wyjaśnienia celem ich skierowania przez Zamawiającego do podmiotu kontrolowanego. Pytania /prośby o wyjaśnienia winny być przesłane do Zamawiającego w terminie umożliwiającym terminowe wykonanie opinii, nie później niż 4 dni kalendarzowe przed upływem końca terminu na wykonanie opinii określonego w umowie. Wykonawca w ramach wynagrodzenia za realizację Zadania dotyczącego danego zamówienia publicznego odniesie się do treści wyjaśnień w przedkładanej Zamawiającemu opinii.
2.1.3 Opinia powinna być sporządzona przez Wykonawcę w terminie do 10 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu otrzymania zlecenia) według wzoru określonego przez Xxxxxxxxxxxxx w załączniku nr 2 do umowy i zawierać opis stanu faktycznego, wskazanie nieprawidłowości i uchybień, szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne dotyczące nieprawidłowości i uchybień, obejmujące powołanie się na stosowne wyroki: Krajowej Izby Odwoławczej, Sądów Okręgowych, Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, stanowisk i opinii Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, komentarze do ustawy Prawo zamówień publicznych, orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej.
Podsumowanie opinii powinno zawierać również ocenę istotności wskazanych w opinii nieprawidłowości oraz ustalenie czy nieprawidłowości stanowią okoliczności mogące wskazywać na naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz.289) wraz z odwołaniem się do odpowiednich przepisów tej ustawy lub popełnienie przestępstwa wraz ze wskazaniem przepisów prawnych, które mogły zostać naruszone. Ponadto opinie winny zawierać zalecenia/rekomendacje dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.
2.1.4 W przypadku wystąpienia błędów w opiniach z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub gdy według oceny Zamawiającego opinia wymaga dokonania zmian lub uzupełnień Wykonawca bez żądania dodatkowego wynagrodzenia, dokona stosownych zmian i uzupełnień w terminie wskazanym w umowie.
Dokonanie oceny zasadności i odniesienie się w formie pisemnej do zastrzeżeń wniesionych do projektu wystąpienia pokontrolnego w części dotyczącej zamówień publicznych, które były przedmiotem opinii Wykonawcy. W przypadku wpływu przedmiotowych zastrzeżeń, Wykonawca w ramach wynagrodzenia należnego za wykonanie poszczególnych Zadań zaopiniuje i odniesie się do ich treści w formie pisemnej powołując się na stosowne uzasadnienie faktyczne i prawne oraz doręczy Zamawiającemu ocenę w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, jednak nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od dnia ich przekazania Wykonawcy.
Ilość Zadań przewidzianych umową dotyczących badania zamówień publicznych wynosi 45, w tym:
35 Zadań dotyczących postępowań o udzielenie zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne (tzw. postępowania krajowe) lub zamówień na usługi społeczne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych,
10 Zadań dotyczących postępowań o udzielenie zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby zleconych do wykonania Zadań, o których mowa w ust. 3 pkt a i b niniejszego paragrafu, a rozliczenie między Stronami będzie dokonywane na podstawie liczby rzeczywiście wykonanych Zadań pod warunkiem nieprzekroczenia kwoty wynagrodzenia określonej w § 6 ust. 1 umowy.
Zamawiający zastrzega, że zleci Zadania o wartości co najmniej 60% maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1 niniejszej umowy.
§ 2
Realizacja umowy
Umowa obowiązuje w terminie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, z zastrzeżeniem § 6 ust. 4 lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 w zależności, która okoliczność nastąpi jako pierwsza.
Wykonawca zobowiązuje się, iż wszelkie czynności w ramach niniejszej umowy będzie wykonywał z należytą starannością, zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi i etycznymi.
Wykonawca zobowiązuje się do wykonania każdego zleconego Zadania w zakresie badania dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz opracowania i doręczenia Zamawiającemu opinii w terminie do 10 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Zlecenia, o którym mowa w ust. 5, z zastrzeżeniem ust. 4.
W przypadku wystąpienia Wykonawcy o uzupełnienie dokumentów, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.1.1 lub wystąpienia o skierowanie pytań/próśb o wyjaśnienia, o których mowa § 1 ust. 2 pkt 2.1.2 termin, o którym mowa w ust. 3 zawiesza się na czas od momentu doręczenia Zamawiającemu wystąpienia Wykonawcy do momentu otrzymania przez Wykonawcę wskazanych dokumentów lub informacji od Zamawiającego albo informacji o niemożności ich uzupełnienia. Jeżeli Wykonawca, z przyczyn od siebie niezależnych, nie jest w stanie zachować terminu określonego w ust. 3 lub w § 1 ust. 2 pkt 2.2, a niewykonanie usługi w tym terminie nie będzie miało negatywnych skutków prawnych dla Zamawiającego, Zamawiający może przedłużyć na wniosek Wykonawcy, termin wykonania Zadania, jednak nie więcej niż o 5 dni roboczych od ustania przeszkody uniemożliwiającej realizację umowy.
Wykonawca będzie realizował Zadania zgodnie z potrzebami Zamawiającego na podstawie poszczególnych wniosków Zamawiającego, zwanych dalej „Zleceniami”. Wzór Zlecenia określono w Załączniku Nr 1 do niniejszej umowy.
Osobami upoważnionymi do wystawiania Zleceń w imieniu Xxxxxxxxxxxxx są:
Dyrektor Xxxxx Xxxxxx Wewnętrznego i Kontroli lub osoba upoważniona przez Dyrektora.O wszelkich zmianach, o których mowa w treści ust. 6 Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę w formie pisemnej.
Za wykonanie Zadania uważa się przyjęcie przez Zamawiającego na podstawie protokołu odbioru stanowiącego Załącznik nr 6 opinii, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.1 lub ocen zasadności wniesienia zastrzeżeń, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.2 (jeśli podmiot kontrolowany wniesie zastrzeżenia) doręczonych do siedziby Zamawiającego, w formie pisemnej oraz przesłanie ich w wersji elektronicznej (format pdf oraz doc) na adres poczty wskazany każdorazowo w Zleceniu. Wersje materiałów w formie pisemnej oraz elektronicznej muszą być zgodne. Opinie oraz oceny zasadności wniesienia zastrzeżeń będą przedstawiać jednoznaczne odpowiedzi lub rozwiązania problemów prawnych.
Opinie, o których mowa w ust. 8 powinny być przedstawione w formacie zgodnym ze wzorem określonym w Załączniku Nr 2 do niniejszej umowy lub jeśli ww. format nie może być zastosowany powinny zawierać informacje wskazane przez Zamawiającego w Zleceniu, o którym mowa w ust. 5.
Wraz z opiniami lub ocenami zasadności wniesienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 8, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć odpowiednio Rozliczenie Częściowe/Końcowe Wykonanych Zadań w ramach Zlecenia, o którym mowa w ust. 5. Wzór Rozliczenia Częściowego/Końcowego Wykonanych Zadań określa Załącznik Nr 3 do niniejszej umowy.
Zamawiający każdorazowo w terminie 10 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii lub ocen zasadności wniesienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 8, potwierdzi w formie pisemnego protokołu odbioru należyte wykonanie opinii lub oceny zasadności wniesienia zastrzeżeń albo zgłosi uwagi co do ich realizacji. Ww. czynności w imieniu Xxxxxxxxxxxxx, realizować będzie osoba wskazana w Zleceniu do kontaktów z Wykonawcą.
Wykonawca, w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania uwag, o których mowa w ust. 11, prześle Zamawiającemu, z zachowaniem treści ust. 8, poprawioną wersję materiałów lub dokona innych czynności, uwzględniając w ten sposób uwagi Zamawiającego. Usunięcie zgłoszonych wad następuje w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1 należnym za poszczególne Zadania.
Usunięcie wad, o których mowa w ust. 12 w pełni uwzględniających uwagi Zamawiającego będzie stanowiło podstawę do potwierdzenia należytego wykonania Zadania.
Przy wykonywaniu Zadania Zamawiający zobowiązany jest do przekazania (udostępnienia) Wykonawcy dokumentów i informacji niezbędnych do wykonania obowiązków określonych w § 2, jak również do udzielania odpowiedzi na pytania Wykonawcy dotyczące Zadania.
Wszystkie dokumenty niezbędne do wykonania obowiązków określonych w niniejszej umowie, Wykonawca będzie odbierał od Zamawiającego w terminie 2 dni od otrzymania informacji o gotowości Zamawiającego do przekazania dokumentacji:
osobiście z siedziby Zamawiającego – xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00 Xxxxxxxx lub z adresu: xx. Xxxxx 0 Xxxxxxxx albo
w formie przesyłki kurierskiej od Zamawiającego w dowolnym miejscu na terenie całego kraju w przypadku, gdy dokumenty Wykonawca będzie odbierał z innego miejsca niż z adresów wskazanych w pkt a.
W przypadku wysyłki dokumentów, o której mowa w ust. 15 pkt b niniejszej umowy, do Wykonawcy przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia firmy kurierskiej oraz sfinansowania kosztów z tym związanych we własnym zakresie.
Zamawiający decyduje o wyborze formy odbioru dokumentacji, o której mowa w ust. 15, o czym Wykonawca zostanie poinformowany.
Zamawiający dopuszcza możliwość przesłania Wykonawcy dokumentów w innej formie niż wskazana w ust. 15 niniejszej umowy tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów na adresy e-mail osób wskazanych każdorazowo w Zleceniu, o którym mowa
w ust. 5.Zamawiający decyduje o wyborze formy przekazania dokumentacji, o której mowa w ust. 18, o czym Wykonawca zostanie poinformowany.
Dokumenty będą przekazywane Wykonawcy w formie papierowej lub elektronicznej.
Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu wszelkich informacji
i wyjaśnień o stanie realizacji powierzonych mu do wykonania Zleceń, bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu odpowiedniego żądania ze strony Zamawiającego lub upoważnionego pracownika, a także wglądu do wszelkich dokumentów związanych z wykonywanym Zleceniem.Dokumenty przekazane Wykonawcy podlegają zwrotowi w terminie wskazanym przez Zamawiającego, lecz nie później niż w dniu przekazania oceny Wykonawcy dotyczącego rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń przez podmiot kontrolowany.
Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia rejestru zleconych mu Zadań.
§ 3
Prawa autorskie
Z chwilą, potwierdzonego protokołem odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do umowy, przyjęcia przez Zamawiającego poszczególnych opinii lub ocen zasadności wniesienia zastrzeżeń stanowiących rezultat wykonanych prac objętych Zadaniami, w ramach wynagrodzenia za poszczególne Zadanie, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt a albo b, Wykonawca przenosi na Zamawiającego wyłączne, nieograniczone czasowo i terytorialnie majątkowe prawa autorskie wraz z prawami zależnymi do każdego ze zrealizowanych w ramach niniejszej umowy Zadań opinii i ocen zasadności wniesienia zastrzeżeń, zwanych dalej utworami na następujących polach eksploatacji:
utrwalania utworu bez żadnych ograniczeń ilościowych, dowolną techniką,
w tym drukarską, cyfrową, reprograficzną, elektroniczną, fotograficzną, optyczną, laserową, poprzez zapis magnetyczny, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, dyskietki, CD-ROM, DVD, papier;zwielokrotniania utworu bez żadnych ograniczeń ilościowych, w każdej możliwej technice, w tym drukarskiej, reprograficznej, cyfrowej, elektronicznej, laserowej, fotograficznej, poprzez zapis magnetyczny, optycznej, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, dyskietki, CD-ROM, DVD, papier, w ramach systemu on-line;
wprowadzenia utworu do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu, sieci wewnętrznych typu Intranet, bez żadnych ograniczeń ilościowych, jak również przesyłania utworu w ramach ww. sieci, w tym w trybie on-line,
rozpowszechniania utworu, w tym wprowadzania go do obrotu, w szczególności drukiem, w ramach produktów elektronicznych, w tym w ramach elektronicznych baz danych, na nośnikach magnetycznych, cyfrowych, optycznych, elektronicznych, również w postaci CD-ROM, dyskietek, DVD, w ramach sieci multimedialnych, w tym sieci wewnętrznych (np. typu Intranet) jak i Internetu, w systemie on-line, poprzez komunikowanie na życzenie, w drodze użyczania utworu;
najmu, użyczania, dzierżawy lub wymiany nośników, na których utwór utrwalono, utrwalonych i zwielokrotnionych stosownie do niniejszego ustępu lit. „a” i lit. „b”, przy zastosowaniu dowolnej techniki udostępniania utworu, w szczególności określonej w lit. „c” i „d” niniejszego ustępu;
nadawania oraz reemisji utworu za pomocą wizji lub fonii (przewodowej albo bezprzewodowej) przez stacje naziemną, jak i za pomocą satelity;
odtwarzania i wystawiania utworu;
publicznego udostępniania utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp
w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;wykorzystywanie utworu i jego fragmentów w celach informacyjnych;
dokonywania lub zlecania osobom trzecim dokonywania opracowań utworu,
w tym jego skrótów i streszczeń oraz korzystania z tych opracowań i rozporządzania nimi na polach eksploatacji określonych w ust. 1;udzielania zezwoleń na rozporządzanie i korzystanie z utworu w tym również zezwoleń do jego opracowania i dokonania tłumaczeń;
łączenia utworu w całości lub w części z innymi materiałami lub innymi dokumentami oraz jego tłumaczenia.
Zamawiającemu przysługuje również prawo wykorzystania utworów lub ich fragmentów w celach informacyjnych, promocyjnych i marketingowych.
Wykonawca oświadcza, że w momencie przyjęcia przez Zamawiającego wykonanego utworu będzie on wolny od wad prawnych, nie będzie obciążony żadnymi prawami na rzecz osób trzecich, nie będzie naruszał praw osób trzecich, jak również nie będzie przedmiotem roszczeń osób trzecich.
§ 4
Oświadczenia
Wykonawca realizuje przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności wynikającej
z wiedzy prawniczej oraz zasad etyki radcy prawnego lub adwokata.Wykonawca oświadcza, że radcy prawni lub adwokaci, wskazani do realizacji zamówienia
w Załączniku Nr 4 do niniejszej umowy są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej za ryzyka związane z wykonywaniem zawodu radcy prawnego lub adwokata.Wykonawca ponosi odpowiedzialność wobec Zamawiającego oraz osób trzecich za szkody powstałe w związku z wykonywaniem przedmiotu niniejszej umowy i zobowiązany jest do ich naprawienia w pełnej wysokości.
§ 5
Osoby realizujące zadanie
Wykonawca oświadcza, że dysponuje osobami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje do wykonywania zadań określonych w umowie.
Osoby wykonujące Zadanie nie podlegają bieżącemu kierownictwu Zamawiającego
i samodzielnie decydują o sposobie wykonania prac.Do realizacji Zadania Wykonawca wyznacza wyłącznie osoby wskazane w ofercie Wykonawcy.
Zamawiający może kontaktować się z Wykonawcą w formie pisemnej, telefonicznie oraz drogą elektroniczną na przekazane przez strony umowy adresy i numery. Zlecenia sporządzane będą wyłącznie w formie dokumentowej lub pisemnej i będą przekazywane Wykonawcy drogą elektroniczną lub osobiście. Wykonawca każdorazowo przed podpisaniem Zlecenia przez Zamawiającego zobowiązany jest podać osoby/osobę, które będą realizować dane Zlecenie wraz z jej danymi kontaktowymi.
Brak odpowiedzi ze strony Wykonawcy na podjętą przez Zamawiającego próbę kontaktu
z osobą realizującą dane Zlecenie (wskazaną w Zleceniu) lub inną osobą wskazaną przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym podjętą w szczególności celem:
przekazania dokumentacji do wykonania Zadania lub Zadań objętych Zleceniem,
uzgodnienia terminu realizacji Zlecenia,
uzyskania informacji i wyjaśnień o stanie realizacji powierzonych mu do wykonania Zleceń,
przekazania zastrzeżeń co do realizacji Zlecenia
w ciągu 24 godzin od pierwszej podjętej przez Zamawiającego próby kontaktu (telefonicznego albo drogą elektroniczną w zależności od tego, która wystąpiła jako pierwsza w godzinach pracy MKiDN, tj. 8:15 – 16:15) traktowany jest jako rażące naruszenie warunków umowy i skutkować może naliczeniem kary umownej za każdy dzień opóźnienia w odpowiedzi ze strony Wykonawcy w wysokości 300,00 zł.
§ 6
Wynagrodzenie i warunki płatności
Za wykonanie przedmiotu umowy Strony ustalają wynagrodzenie w wysokości maksymalnej ……………………….. zł brutto (słownie …………………………………..), w tym podatek VAT, z czego:
a) stawka ryczałtowa za wykonanie jednego Zadania dotyczącego postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne (tzw. postępowania krajowe) oraz zamówienia na usługi społeczne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych w kwocie brutto …………………….. zł (słownie ………………………..), w tym podatek VAT.
b) stawka ryczałtowa za wykonanie jednego Zadania dotyczącego postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne przeprowadzonego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych w kwocie brutto …………………….. zł (słownie ………………………..), w tym podatek VAT.
Zamawiający nie gwarantuje Zlecenia Zadań na kwotę wynagrodzenia maksymalnego i z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Wynagrodzenie należne Wykonawcy będzie wynikało tylko ze zrealizowanych poprawnie Zleceń.
Wynagrodzenie, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt a i b obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, w tym badanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wydanie opinii oraz dokonanie oceny zasadności i odniesienie się w formie pisemnej do zastrzeżeń, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.2 oraz innych czynności niezbędnych do należytego wykonania przedmiotu umowy. Wykonawca nie jest uprawniony do żądania jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia z tytułu realizacji przedmiotu niniejszej umowy.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie rozliczane na koniec każdego miesiąca kalendarzowego obowiązywania umowy, w którym wykonywane były Zadania (w przypadku wygaśnięcia umowy w trakcie miesiąca kalendarzowego ostatni okres rozliczeniowy zostanie rozliczony na ostatni dzień jej obowiązywania) w wysokości:
– iloczynu 50% stawki ryczałtowej za wykonanie jednego Zadania, o której mowa w ust. 1 pkt a albo pkt b i liczby opinii przyjętych przez Xxxxxxxxxxxxx na podstawie protokołu odbioru w danym okresie rozliczeniowym,
– iloczynu 50% stawki ryczałtowej za wykonanie jednego Zadania, o której mowa w ust. 1 pkt a albo pkt b i liczby przyjętych przez Xxxxxxxxxxxxx na podstawie protokołu odbioru ocen zasadności wniesionych zastrzeżeń, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.2. w danym okresie rozliczeniowym. W przypadku braku wpływu zastrzeżeń, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.2 rozliczenie wynagrodzenia ryczałtowego za to Zadanie nastąpi w okresie rozliczeniowym, w którym Zamawiający poweźmie informację w tym zakresie. W przypadku wpływu zastrzeżeń po okresie obowiązywania umowy, rozliczenie wynagrodzenia ryczałtowego nastąpi niezwłocznie po sporządzeniu przez Wykonawcę oceny zasadności wniesionych zastrzeżeń i jej przyjęciu przez Xxxxxxxxxxxxx na podstawie protokołu odbioru.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie wypłacone:
po przedłożeniu przez Wykonawcę i zaakceptowaniu przez Zamawiającego okresowego sprawozdania z wykonanych Zadań, którego wzór określa Załącznik nr 5 do niniejszej umowy;
po wystawieniu przez Wykonawcę i otrzymaniu przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
Wszelkie dodatkowe koszty Wykonawcy zostały zawarte w stawkach określonych w ust. 1 pkt a i b.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, będzie wypłacane w terminie 21 dni
od dnia otrzymania od Wykonawcy prawidłowo wystawionej faktury obejmującej dany okres rozliczeniowy. Dniem zapłaty należności jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT bez podpisu osoby upoważnionej ze strony Zamawiającego do ich przyjęcia.
Wynagrodzenie Wykonawcy nie może być przedmiotem cesji bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności.
§ 7
Poufność
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji poufnych i do nieujawniania ich jakimkolwiek podmiotom z wyjątkiem sytuacji, gdy otrzyma na to pisemną zgodę Zamawiającego lub gdy jest do tego zobowiązany na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Obowiązek zachowania tajemnicy oznacza w szczególności, iż Wykonawca nie będzie przekazywał, ujawniał ani wykorzystywał informacji poufnych w ramach swojej wewnętrznej organizacji lub w stosunkach z jakąkolwiek osobą trzecią. Obowiązek i zasady zachowania w tajemnicy informacji poufnych, pozostają w mocy także po wygaśnięciu umowy.
Przez informacje poufne rozumie się wszelkie informacje, materiały i dokumenty dostarczone lub udostępnione Wykonawcy przez Zamawiającego lub inne podmioty, w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, zarówno przed jak i po zawarciu umowy, jak również wszelkie dokumenty i informacje, wytworzone i opracowane w wyniku realizacji zamówienia, w jakiejkolwiek formie.
Informacje poufne obejmują: informacje handlowe, techniczne, technologiczne oraz organizacyjne dotyczące Zamawiającego lub innych podmiotów, a także informacje związane z działalnością Zamawiającego lub innych podmiotów, a w szczególności wszelkie informacje, dane i materiały, z których treścią Wykonawca zapozna się w związku z realizacją przedmiotu umowy oraz know-how. Powyższa definicja nie narusza obowiązków i procedur związanych z innymi prawnie chronionymi tajemnicami, przewidzianych w odrębnych przepisach.
Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu zachowania poufności otrzymywanych informacji poufnych w ramach swojej wewnętrznej organizacji.
Dokumenty i informacje, które nie stanowią informacji poufnych:
dokumenty oraz informacje, które zostały lub zostaną podane do publicznej wiadomości w sposób inny niż na skutek naruszenia postanowień umowy lub innych zobowiązań do zachowania poufności wynikających z umów lub przepisów prawa;
dokumenty oraz informacje, co do których Wykonawca wykaże, że znajdowały się w jego posiadaniu lub były przez niego wykorzystywane przed datą ich przekazania przez Xxxxxxxxxxxxx;
dokumenty oraz informacje, co do których Wykonawca wykaże, że zostały przez niego opracowane przed datą ich przekazania przez Xxxxxxxxxxxxx.
W trakcie realizacji niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się powstrzymywać od działań, które mogłyby doprowadzić do konfliktu interesu. Konflikt interesów to sytuacja, która ze względu na związek pomiędzy Wykonawcą a jakimkolwiek innym podmiotem, uniemożliwia realizację umowy przez Wykonawcę w sposób obiektywny, rzetelny i zapewniający należyte zabezpieczenie interesu Zamawiającego. W przypadku wystąpienia konfliktu interesów w trakcie realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie pisemnie powiadomić Zamawiającego o tym fakcie.
Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego, wbrew postanowieniom niniejszej umowy.
§ 8
Kary umowne
Niezależnie od odpowiedzialności określonej w pozostałych paragrafach niniejszej umowy, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług, o których mowa w niniejszej umowie.
Zamawiający może naliczyć Wykonawcy następujące kary umowne:
za każdy dzień naruszenia terminów, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.2, § 2 ust. 3, 4 lub 12 - w wysokości 0,2% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia,
za każdy przypadek niezapewnienia zastępstwa, o którym mowa w § 10 ust. 5 umowy lub dopuszczenia osoby zastępującej do wykonywania przedmiotu umowy bez zgody Zamawiającego, o której mowa w § 10 ust. 2 - w wysokości 3 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1 ,
za odstąpienie od umowy w części dotyczącej Zadania z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 40% kwoty stawki ryczałtowej brutto za wykonanie jednego Zadania, o której mowa w § 6 ust. 1 pkt a albo b,
za wypowiedzenie umowy przez Wykonawcę bez ważnego powodu lub Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 20% wartości maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 pozostałego do wypłaty,
w przypadku każdorazowego naruszenia jakiegokolwiek zapisu § 7 niniejszej umowy – w wysokości 10% wartości brutto maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1,
za niedopełnienie wymogu, o którym mowa w § 14 ust. 1 - w wysokości dwukrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (obowiązujących w chwili stwierdzenia przez Zamawiającego niedopełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudniania pracowników świadczących usługi na podstawie umowy o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy). Powyższa kara będzie naliczana oddzielnie za każdą osobę niezatrudnioną przez Wykonawcę,
w przypadku nieprzedłożenia Zamawiającemu w terminie, o którym mowa w §14 ust. 5 niniejszej umowy wymaganych dokumentów wskazanych w § 14 ust. 5 - w wysokości 0,5% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia.
Jeżeli wysokość szkody poniesionej przez Zamawiającego jest większa od naliczonej kary umownej Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
Kary umowne są wymagalne w terminie 7 dni od otrzymania przez Wykonawcę oświadczenia o ich naliczeniu. Zamawiający może je potrącić z należnego Wykonawcy wynagrodzenia, bez dodatkowego powiadamiania, na co Wykonawca wyraża zgodę.
§ 9
Odstąpienie i wypowiedzenie umowy
Zamawiający może odstąpić od umowy w części dotyczącej poszczególnych Zadań ze skutkiem natychmiastowym w terminie 5 dni od dnia zaistnienia okoliczności to uzasadniającej:
jeżeli Wykonawca nie dostarczy poszczególnych opinii lub ocen w ustalonym terminie a dodatkowy termin udzielony, z zagrożeniem odstąpienia od umowy w tej części, przez Zamawiającego upłynie bezskutecznie,
bądź żądać odpowiedniego obniżenia wynagrodzenia, jeżeli którykolwiek z przekazanych przez Wykonawcę opinii lub ocen wykonanych w ramach poszczególnego Zadania ma wady, a wyznaczony przez Zamawiającego termin na ich usunięcie upłynie bezskutecznie.
W przypadku trzykrotnego odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w części Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i naliczyć karę umowną w wysokości określonej w § 8 ust. 2 pkt d.
Z zastrzeżeniem postanowień umownych przewidujących wypowiedzenie umowy ze skutkiem natychmiastowym oraz § 8 ust. 2 pkt d, każda ze Stron może wypowiedzieć umowę z dwumiesięcznym terminem wypowiedzenia.
§ 10
Zastępstwo
Wykonawca nie może powierzyć wykonania usługi innym osobom niż wskazanym w ofercie, chyba że zapewni zastępstwo przez osoby o kwalifikacjach i doświadczeniu nie mniejszym niż wymagane warunkiem udziału w postępowaniu.
Zastępca, o którym mowa w ust. 1, będzie mógł przystąpić do realizacji prac przewidzianych w umowie po uzyskaniu przez Wykonawcę zgody Zamawiającego.
Występując z wnioskiem o zmianę osób, o których mowa w ust. 1 Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu opis kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osoby proponowanej w zastępstwie, wskazać czynności, które będę przez tę osobę wykonywane oraz okres zastępstwa. Zastępca ma obowiązek przestrzegać obowiązków, o których mowa w § 7.
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę ust. 1–3 Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i naliczyć karę umowną, o której mowa w § 8 ust. 2 pkt d.
W przypadku, gdy osoba wskazana w ofercie Wykonawcy realizuje przedmiot zamówienia w sposób nienależyty i nierzetelny, Wykonawca na wniosek Zamawiającego dokona zmiany tej osoby na osobę spełniającą wymagania określone w zapytaniu ofertowym, gwarantującą realizację kontroli w sposób należyty w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia otrzymania wniosku Zamawiającego.
Wykonawca pełni wobec osób, o których mowa w ust. 1-5 obowiązki administratora zgodnie z art. 5 i 6 RODO oraz wykonuje wobec nich obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO.
Zmiana osób, o której mowa w ust. 1 nie wymaga zawierania aneksu do Umowy. Zmianę uważa się za dokonaną z chwilą zatwierdzenia przez Zamawiającego propozycji zmian przedstawionych przez Wykonawcę.
§ 11
Sposób reprezentowania i porozumiewania się Stron
Na potrzeby realizacji przedmiotu umowy Zamawiającego reprezentować będzie:
Pan/Pani ……………….., adres email: ……………….., tel………………. jako osoba wyznaczona do reprezentowania Zamawiającego, poprzez który należy rozumieć kontakty z Wykonawcą oraz podejmowanie w ramach roboczych kontaktów z Wykonawcą decyzji związanych z realizacją niniejszej umowy, w tym do zatwierdzania dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 10 i § 6 ust. 5 lit. a.
Pan/Pani ……………….., adres email: ……………….., tel………………. jako osoba wyznaczona do reprezentowania Zamawiającego, poprzez który należy rozumieć kontakty z Wykonawcą oraz podejmowanie w ramach roboczych kontaktów z Wykonawcą decyzji związanych z realizacją niniejszej umowy,
Pan/Pani ……………….., adres email: ……………….., tel…………….. jako osoba wyznaczona do reprezentowania Zamawiającego, poprzez który należy rozumieć kontakty z Wykonawcą oraz podejmowanie w ramach roboczych kontaktów z Wykonawcą decyzji związanych z realizacją niniejszej umowy,
Wykonawcę reprezentować będzie:
Pan/Pani ……………….., adres email: ……………….. , tel…………….. jako osoba wyznaczona
do kontaktów z Zamawiającym, w tym do podpisywania protokołów odbioru,Pan/Pani …………………………….. adres email: ……………….., tel………………. jako osoba wyznaczona do kontaktów w celu wykonania niniejszej umowy.
Strony wzajemnie informują się na piśmie o zmianie osób, o których mowa w ust. 1 i 2. Zmiana taka nie stanowi zmiany umowy.
Wszystkie informacje przekazywane w ramach realizacji umowy będą przesyłane pisemnie lub drogą elektroniczną na adresy e-mail osób każdorazowo wskazywanych w Zleceniach, o których mowa w §2 ust. 5 niniejszej umowy.
W przypadku zmiany adresu do doręczeń, o których mowa w ust. 1 lub ust. 2 każda ze Stron powiadomi o tym drugą Stronę na piśmie, z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku doręczenia dokonane na poprzedni adres uznaje się za skuteczne. Zmiana adresu do doręczeń, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 nie stanowi zmiany umowy.
§ 12
Zmiany umowy
Wszelkie zmiany postanowień umowy mogą nastąpić jedynie za zgodą obu Stron wyrażoną w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje możliwość przedłużania okresu obowiązywania umowy, o którym mowa w § 2 ust. 1 niniejszej umowy, maksymalnie o osiem miesięcy w przypadku upływu okresu trwania umowy i niewyczerpania w całości kwoty brutto określonej w § 6 ust. 1, jednakże tylko do wysokości tej kwoty i na podstawie tych samych warunków ofertowych. Zmiana ta wymaga sporządzenia aneksu do umowy.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy:
w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia;
w odniesieniu do zmian osób wskazanych w ofercie Wykonawcy, realizujących przedmiot umowy, o których mowa w § 10 umowy;
Ustala się, że zmiana nr rachunku bankowego Wykonawcy nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Zmiana taka wymaga jedynie niezwłocznego pisemnego zawiadomienia drugiej Strony.
Strony umowy niezwłocznie, wzajemnie informują się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na terytorium RP na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić.
Strona umowy, na podstawie otrzymanych oświadczeń lub dokumentów, związanych z okolicznościami, o których mowa w ust. 10 w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, przekazuje drugiej stronie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, odnośnie do wpływu okoliczności, o których mowa w ust. 5 na należyte jej wykonanie. Jeżeli strona umowy otrzymała kolejne oświadczenia lub dokumenty, termin liczony jest od dnia ich otrzymania.
Zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, o których mowa w ust. 5, mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z Wykonawcą dokonać zmiany umowy, w szczególności przez:
zmianę terminu wykonania umowy lub jej części lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części,
zmianę sposobu wykonywania usług,
zmianę zakresu świadczenia wykonawcy w ramach wartości pierwotnej umowy.
§ 13
Zamawiający (zwany również „Administratorem”) powierza Wykonawcy (zwanemu również „Podmiotem przetwarzającym”), w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanym dalej „RODO”, do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie, dane osobowe jakich przetwarzanie jest niezbędne w związku z niniejszą Umową.
Powierzone dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania niniejszej Umowy, z zastrzeżeniem że w przypadku jej wcześniejszego rozwiązania lub wygaśnięcia, okres przetwarzania danych ulega również skróceniu i upływa wraz z rozwiązaniem niniejszej Umowy.
Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający będzie odbywać się wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, za które uznaje się Umowę oraz zadania wykonywane na jej podstawie. Obowiązek przetwarzania wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba, że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający - w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do zapewnienia, aby każda osoba fizyczna działająca z jego upoważnienia, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Administratora, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego Unii Europejskiej.
Podmiot przetwarzający:
- będzie przetwarzał powierzone mu dane osobowe w celu realizacji niniejszej Umowy oraz w zakresie potrzebnym do wykonania niniejszej Umowy;
- będzie przetwarzał dane osobowe, powierzone na podstawie niniejszej Umowy w charakterze zgodnym z niniejszą Umową i wymaganym do jej prawidłowego wykonania;
- będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej Umowy następujące rodzaje danych osobowych: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, PESEL, numer telefonu, adres e-mail;
- będzie przetwarzał na podstawie niniejszej Umowy dane osobowe następujących kategorii osób: dane osób występujących w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
- oświadcza, że każda osoba, która zostanie upoważniona przez podmiot przetwarzający do przetwarzania danych osobowych w związku z niniejszą Umową, zostanie zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy (zarówno w trakcie zatrudnienia w Podmiocie przetwarzającym, jak i po ustaniu zatrudnienia); tajemnica ta obejmować będzie również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych;
- zobowiązuje się do realizacji obowiązku prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora, wynikającego z art. 30 ust. 2 RODO;
- zobowiązuje się do podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO oraz do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust. 2 i 4 RODO;
- biorąc pod uwagę charakter przetwarzania pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
- uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
- po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, zgłasza je Administratorowi, jednocześnie przekazując informacje dotyczące: charakteru naruszenia, kategorii danych, liczby osób, których dane dotyczą, kategorii i przybliżonej liczby wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie, możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych oraz opisu zastosowanych środków w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków oraz rekomendacji co do dalszego postępowania w tym zakresie;
- po zakończeniu świadczenia usług, realizacją dostawy, świadczenia (lub innym faktem kończącym realizację Umowy) niezwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 7 dni - zwróci Administratorowi wszelkie dane osobowe lub je zniszczy oraz usunie wszelkie ich istniejące kopie z wszelkich posiadanych nośników oraz wszelkie wyniki przetwarzania danych osobowych, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;
- udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich;
- będzie nadawał upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wszystkim zatrudnionym przez niego osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej Umowy, co oznacza przetwarzanie na polecenie administratora, w rozumieniu art. 29 RODO;
- opierając się na aktualnej analizie ryzyk naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zobowiązuje się do podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO oraz do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 28 ust 2 i 4 RODO;
- oświadcza, zgodnie z wzorem „Oświadczenia o zapewnieniu przez podmiot przetwarzający środków ochrony (technicznych, fizycznych i organizacyjnych), umożliwiających należyte zabezpieczenie danych osobowych, zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 oraz art. 32 RODO”, stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszej umowy, iż dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, aby przetwarzanie danych spełniało wymogi obowiązujących przepisów regulujących ochronę danych osobowych i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
W związku z koniecznością realizacji przez Xxxxxx, jako administratora danych, obowiązków i celów, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. c, e i f RODO, wynikających z realizacji umowy, Wykonawca będzie udostępniał Zamawiającemu następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej osoby/osób wskazanej/nych do nadzoru nad realizacją umowy lub wykonującej/wykonujących przedmiot umowy oraz dane określone w § 14 ust. 5 niniejszej umowy, zaś Zamawiający będzie udostępniał Wykonawcy dane: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej pracowników realizujących nadzór nad wykonywaniem umowy przez Wykonawcę. Strony będą realizować wobec osób, które są ich przedstawicielami obowiązek informacyjny, o którym mowa odpowiednio w art. 13 lub 14 RODO.
Informacja dla osób reprezentujących oraz odpowiedzialnych za realizację Umowy po stronie Wykonawcy stanowi załącznik nr 8 do niniejszej umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania osób, których dane osobowe udostępnił Zamawiającemu z informacjami wskazanymi w ust. 6.
§ 14
Zamawiający wymaga, aby wszystkie osoby ze strony Wykonawcy wykonujące czynności przy realizacji przedmiotu zamówienia (dotyczy wyłącznie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) były zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
W trakcie realizacji niniejszej umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób realizujących przedmiot umowy.
Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:
żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,
żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzania spełniania ww. wymogów,
przeprowadzania kontroli wykonywania świadczenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia o przeprowadzenie kontroli do Państwowej Inspekcji Pracy.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca na potrzeby kontroli prawidłowości wykonania ciążących na nim zobowiązań, o których mowa w ust. 1, na wezwanie Zamawiającego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, złożył:
oświadczenie Wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności przy realizacji przedmiotu zamówienia dedykowane do obsługi Zamawiającego (dotyczy wyłącznie osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej). Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy;
poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopie umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopie umów powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę, wysokość wynagrodzenie za pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania (dotyczy wyłącznie osób fizycznych);
poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopie dowodów potwierdzających zgłoszenie pracowników przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowane (imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji) w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, - w pierwszym okresie rozliczeniowym, lub zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacenie przez Wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy (w następnych okresach rozliczeniowych) – dotyczy wyłącznie osób fizycznych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania kontroli, o której mowa w ust. 2 i 3 również bez wcześniejszego uprzedzenia Wykonawcy, w każdym czasie.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania przedstawienia w każdym czasie w formie skanu zanonimizowanej umowy o pracę, z zachowaniem zapisu ust. 5 lit. b) niniejszego paragrafu i przesłania jej na adres poczty elektronicznej określony w § 11 ust. 1 niniejszej umowy.
W przypadku konieczności zmiany osób, o których mowa w ust. 1 Wykonawca zobowiązany jest zwrócić się do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem. Zamawiający udzieli Wykonawcy odpowiedzi w związku z proponowaną zmianą. Wniosek w tej sprawie musi być złożony do Zamawiającego nie później niż 2 dni robocze przed dopuszczeniem do udziału w realizacji przedmiotu umowy nowej osoby i musi zawierać: wyjaśnienie przyczyn dokonywanej zmiany osób, dane nowej wskazanej do realizacji zadania osoby wraz z opisem jej kwalifikacji i doświadczenia. Nie jest dopuszczalne realizowanie zadania przez nową osobę bez zgody Zamawiającego. Zmianę uważa się za dokonaną z chwilą zatwierdzenia przez Zamawiającego propozycji zmian przedstawionych przez Wykonawcę.
§ 15
Postanowienia końcowe
Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć między Stronami na tle realizacji niniejszej umowy, bądź interpretacji jej postanowień Strony będą się starały załatwić polubownie, a w przypadku nie osiągnięcia porozumienia poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, a w szczególności ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
Załączniki Nr 1-8 stanowią integralną część niniejszej umowy.
……………………. …….………………...
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Wykaz załączników do umowy:
Załącznik Nr 1 – Wzór Zlecenia
Załącznik Nr 2 – Format materiałów stanowiących rezultat wykonanych Zleceń
Załącznik Nr 3 – Wzór Wykazu wykonanych zadań
Załącznik Nr 4 – Oferta Wykonawcy
Załącznik nr 5 – Miesięczne sprawozdanie z wykonanych Zadań
Załącznik nr 6 – Protokół odbioru
Załącznik nr 7 – Oświadczenie o zapewnieniu przez podmiot przetwarzający środków ochrony (technicznych, fizycznych i organizacyjnych), umożliwiających należyte zabezpieczenie danych osobowych, zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 oraz art. 32 RODO
Załącznik nr 8 - Informacja dla osób reprezentujących Wykonawcę oraz osób, których dane zostały pozyskane w celu realizacji umowy.
Załącznik 1 do umowy nr ………. z dnia ……………..
...........................................
Pieczęć Zamawiającego
ZLECENIE WYKONAWCZE Nr ….. z dnia .....................
Lp. |
Przedmiot zlecenia (zadania) |
Nr/znak postępowania |
Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne (tzw. postępowania krajowe) oraz zamówień na usługi społeczne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (zaznaczyć odpowiednio „X”) |
Postępowanie o udzielenie zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. (zaznaczyć odpowiednio „X”) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Termin wykonania zlecenia: ...............................................
Osoby do kontaktów z Wykonawcą ze strony Zamawiającego (Imię i Nazwisko, dane kontaktowe: nr telefonu, e-mail): |
Osoby do kontaktów z Zamawiającym ze strony Wykonawcy (Imię i Nazwisko, dane kontaktowe: nr telefonu, e-mail): |
|
|
Potwierdzenie przez Wykonawcę przyjęcia zlecenia do realizacji we wskazanym terminie i ilości określonej powyżej. - podpis i pieczęć osoby upoważnionej |
Podpis i pieczęć osoby upoważnionej do podpisania zlecenia wykonawczego
|
|
|
Załącznik nr 2 do umowy nr ………………………. z dnia ……………..
OPINIA (wzór)
I Część ogólna:
1. Podstawa opracowania.
2. Przedmiot opracowania.
3. Dokumenty wykorzystane do przygotowania opinii
4. Zakres opracowania.
II Część szczegółowa:
Informacje identyfikujące oceniane zamówienie publiczne
ZAMAWIAJĄCY:
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
NR POSTĘPOWANIA:
NUMER i DATA UMOWY:
TRYB POSTĘPOWANIA:
WARTOŚĆ SZACUNKOWA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
WARTOŚĆ UMOWY:
OPIS STANU FAKTYCZNEGO (na podstawie przedstawionych akt postępowania oraz udzielonych wyjaśnień)
przygotowanie postępowania,
wszczęcie i prowadzenie postępowania
OCENA POSTĘPOWANIA
wskazane w opinii nieprawidłowości,
określenie, czy nieprawidłowości wskazują na naruszenie dyscypliny finansów publicznych/ lub popełnienie przestępstwa
REKOMENDACJE/ZALECENIA
PODSUMOWANIE
PODPIS OSOBY SPORZĄDZAJĄCEJ OPINIĘ
Załącznik nr 3 do umowy nr ………………………. z dnia ……………..
ROZLICZENIE CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE* WYKONANYCH ZADAŃ
dot. Zlecenia wykonawczego nr ……..….. z dnia …….………
Imię i nazwisko osoby realizującej zlecenie |
Nazwa badanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego |
Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne (tzw. postępowania krajowe) oraz zamówień na usługi społeczne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, (zaznaczyć odpowiednio „X”) |
Postępowanie o udzielenie zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. (zaznaczyć odpowiednio „X”) |
Badanie dokumentacji o udzielenie zamówienia publicznego i przygotowanie opinii prawnej TAK/NIE |
Dokonanie oceny zasadności i odniesienie się w formie pisemnej do zastrzeżeń TAK/NIE |
Informacja od Zamawiającego o braku wpływu zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego TAK/NIE |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Termin realizacji zlecenia: od dnia ……………… do dnia ………… |
… ……………………………………………..………………… |
DDATA I PODPIS WYKONAWCY |
Załącznik nr 5 do umowy nr ………………………. z dnia ……………..
...........................................
Pieczęć Wykonawcy
Miesięczne sprawozdanie
za okres od ……….. do …………
ZBIORCZE ZESTAWIENIE ZREALIZOWANYCH ZADAŃ
(na podstawie zatwierdzonych Rozliczeń częściowych/końcowych zrealizowanych zadań)
Zlecenie nr |
Data zlecenia |
Termin realizacji zlecenia (od… do….) |
Ilość postępowań |
Rozliczenie częściowe/końcowe*
|
|
Procedura poniżej progów unijnych albo usługa społeczna |
Procedura powyżej progów unijnych |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
RAZEM |
|
|
|
||
Podpis Wykonawcy sporządzającego sprawozdanie …………………………………
Zatwierdzenie
Warszawa, dnia ……………….. ………………………………….
podpis i pieczęć Zamawiającego
*wpisać odpowiednio
ZAŁĄCZNIK Nr 6
Umowa Nr …………………………
WZÓR PROTOKOŁU ODBIORU
dot. ZLECENIA WYKONAWCZEGO NR…. Z DNIA ……..
Potwierdzam przyjęcie wykonania przez ………………, z siedzibą w ……………… przy ul. ……………….; kod pocztowy …………….; NIP: ………………
opinii prawnej(-nych)/oceny zasadności wniesienia zastrzeżeń* dotyczącej(-cych) następujących zamówień publicznych:
a) ………………………………………………………………………………………………………………………………….
b)…………………………………………………………………………………………………………………………………..
Protokół sporządzono w dniu: …………………………………
ZAMAWIAJĄCY potwierdza, że wykonanie zamówienia odpowiada warunkom umowy i przyjmuje je w imieniu ZAMAWIAJĄCEGO bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami z powodu.........................................................................................*
Inne uwagi*: .....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
OSOBA MERYTORYCZNIE ODPOWIEDZIALNA
ZA PROWADZENIE SPRAWY
* niepotrzebne skreślić
ZAŁĄCZNIK Nr 7
Umowa Nr …………………………
Oświadczenie o zapewnieniu przez podmiot przetwarzający środków ochrony (technicznych, fizycznych i organizacyjnych), umożliwiających należyte zabezpieczenie danych osobowych, zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 oraz art. 32 RODO.
Opisane poniżej zabezpieczenia powinny skutecznie minimalizować ryzyko dla praw i wolności osób, których dane mają być przetwarzane w wyniku ich powierzenia. Oświadczenie należy wypełnić dokonując oceny stanu faktycznego, pamiętając że ich stosowanie powinno wynikać z analizy ryzyka w obszarze zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.
został wyznaczony inspektor ochrony danych osobowych, nadzorujący przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych osobowych, należy podać dane kontaktowe (imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej):
do przetwarzania danych osobowych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie w przedmiotowym zakresie,
prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
została opracowana i wdrożona dokumentacja w zakresie ochrony danych osobowych, spełniająca wymagania określone dla środków organizacyjnych, o których mowa w art. 24 ust. 2 RODO; należy ją wyszczególnić poniżej:
Środki ochrony fizycznej danych |
||
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do fizycznego zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych. |
||
1 |
|
Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami zwykłymi (niewzmacnianymi, nie przeciwpożarowymi). |
2 |
|
Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami o podwyższonej odporności ogniowej >= 30 min. |
3 |
|
Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami o podwyższonej odporności na włamanie - drzwi klasy C. |
4 |
|
Dane osobowe przechowywane są w pomieszczeniu, w którym okna zabezpieczone są za pomocą krat, rolet lub folii antywłamaniowej. |
5 |
|
Pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe wyposażone są w system alarmowy przeciwwłamaniowy. |
6 |
|
Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe objęty jest systemem kontroli dostępu. |
7 |
|
Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe kontrolowany jest przez system monitoringu z zastosowaniem kamer przemysłowych. |
8 |
|
Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe jest w czasie nieobecności zatrudnionych tam pracowników nadzorowany przez służbę ochrony. |
9 |
|
Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe przez całą dobę jest nadzorowany przez służbę ochrony. |
10 |
|
Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętej niemetalowej szafie. |
11 |
|
Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętej metalowej szafie. |
12 |
|
Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętym sejfie lub kasie pancernej. |
13 |
|
Kopie zapasowe/archiwalne danych osobowych przechowywane są w zamkniętej niemetalowej szafie. |
14 |
|
Kopie zapasowe / archiwalne danych osobowych przechowywane są w zamkniętej metalowej szafie. |
15 |
|
Kopie zapasowe / archiwalne danych osobowych przechowywane są w zamkniętym sejfie lub kasie pancernej. |
16 |
|
Dane osobowe przetwarzane są w kancelarii tajnej, prowadzonej zgodnie z wymogami określonymi w odrębnych przepisach. |
17 |
|
Pomieszczenie, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczone jest przed skutkami pożaru za pomocą systemu przeciwpożarowego i/lub wolnostojącej gaśnicy. |
18 |
|
Dokumenty zawierające dane osobowe po ustaniu przydatności są niszczone w sposób mechaniczny za pomocą niszczarek dokumentów. |
Środki sprzętowe infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej |
||
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do:
|
||
1 |
|
Dane osobowe przetwarzane są przy użyciu komputera przenośnego. |
2 |
|
Komputer służący do przetwarzania danych osobowych nie jest połączony z lokalną siecią komputerową. |
3 |
|
Zastosowano urządzenia typu UPS, generator prądu i / lub wydzieloną sieć elektroenergetyczną, chroniące system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych przed skutkami awarii zasilania. |
4 |
|
Dostęp do danych osobowych, które przetwarzane są na wydzielonej stacji komputerowej / komputerze przenośnym, zabezpieczony został przed nieautoryzowanym uruchomieniem za pomocą hasła BIOS. |
5 |
|
Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła. |
6 |
|
Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem karty procesorowej oraz kodu PIN lub tokena. |
7 |
|
Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem technologii biometrycznej. |
8 |
|
Zastosowano środki uniemożliwiające wykonywanie nieautoryzowanych kopii danych osobowych przetwarzanych przy użyciu systemów informatycznych. |
9 |
|
Zastosowano systemowe mechanizmy wymuszający okresową zmianę haseł. |
10 |
|
Zastosowano mechanizm blokowania konta po kilkukrotnym wpisaniu niewłaściwego hasła. |
11 |
|
Zastosowano system rejestracji dostępu do systemu w którym przetwarza się dane osobowe. |
12 |
|
Zastosowano środki kryptograficznej ochrony danych dla danych osobowych przekazywanych drogą teletransmisji. |
13 |
|
Dostęp do środków teletransmisji zabezpieczono za pomocą mechanizmów uwierzytelnienia. |
14 |
|
Zastosowano procedurę oddzwonienia (callback) przy transmisji realizowanej za pośrednictwem modemu. |
15 |
|
Zastosowano macierz dyskową w celu ochrony danych osobowych przed skutkami awarii pamięci dyskowej. |
16 |
|
Zastosowano środki ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem, takim jak np. robaki, wirusy, konie trojańskie, rootkity. |
17 |
|
Użyto system Firewall do ochrony dostępu do sieci komputerowej. |
18 |
|
Użyto system IDS/IPS do ochrony dostępu do sieci komputerowej. |
Środki ochrony w ramach narzędzi programowych i baz danych |
||
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do technicznych i programowych środków bezpieczeństwa zastosowanych w procedurach, aplikacjach i programach oraz innych narzędziach programowych wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych. |
||
1 |
|
Wykorzystano środki pozwalające na rejestrację zmian wykonywanych na poszczególnych elementach danych osobowych. |
2 |
|
Zastosowano środki umożliwiające określenie praw dostępu do wskazanego zakresu danych w ramach przetwarzanych danych osobowych. |
3 |
|
Dostęp do danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła. |
4 |
|
Dostęp do danych osobowych wymaga uwierzytelnienia przy użyciu karty procesorowej oraz kodu PIN lub tokena. |
5 |
|
Dostęp do danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem technologii biometrycznej. |
6 |
|
Zastosowano systemowe środki pozwalające na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych, w tym danych osobowych dla poszczególnych użytkowników systemu informatycznego. |
7 |
|
Zastosowano mechanizm wymuszający okresową zmianę haseł dostępu do danych osobowych. |
8 |
|
Zastosowano kryptograficzne środki ochrony danych osobowych. |
9 |
|
Zastosowano środki szyfrowania przetwarzanych danych osobowych. |
10 |
|
Zastosowano pseudonimizację danych osobowych. |
Środki organizacyjne |
||
W tej grupie środków należy zaznaczyć te pozycje, które odnoszą się do innych środków organizacyjnych zastosowanych przez administratora w celu ochrony danych, takich jak: instrukcje, szkolenia, zobowiązania. |
||
1 |
|
Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. |
2 |
|
Przeszkolono osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych w zakresie zabezpieczeń systemu informatycznego. |
3 |
|
Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy. |
4 |
|
Monitory komputerów, na których przetwarzane są dane osobowe ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd osobom postronnym w przetwarzane dane. |
5 |
|
Kopie zapasowe danych osobowych przechowywane są w innym pomieszczeniu niż to, w którym znajduje się serwer, na którym dane osobowe przetwarzane są na bieżąco. |
Jeżeli zastosowane zostały dodatkowo inne środki nie wymienione w udostępnionych listach lub wskazane wymagają dodatkowego wyjaśnienia, należy o tym napisać poniżej:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
ZAŁĄCZNIK Nr 8
Umowa Nr …………………………
Informacja dla osób reprezentujących Wykonawcę oraz osób, których dane zostały pozyskane w celu realizacji umowy.
1. Dane osobowe będą przetwarzane przez ministra właściwego do spraw kultury, dziedzictwa narodowego i sportu z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Krakowskie Przedmieście 15/17 00-071 w Warszawie.
2. Kontakt do inspektora ochrony danych pod adresem wskazanym w pkt 1 lub adresem poczty elektronicznej xxx@xxxxxxx.xxx.xx
3. Przetwarzanie danych osobowych jest dokonywane w celu realizacji przez Strony, jako administratora danych, obowiązków, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO na podstawie przepisów prawa i f RODO, w celu realizacji Umowy.
4. Administrator pozyskał następujące kategorie danych osobowych:
- imię i nazwisko, adres służbowy e-mail oraz numer służbowego telefonu osoby wskazanej przez Wykonawcę w celu nadzoru nad realizacją Xxxxx oraz imię i nazwisko i stanowisko osoby reprezentującej Wykonawcę.
5. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom lub ich kategoriom:
Wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa w ramach ewentualnych kontroli lub prowadzonych postępowań.
6. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
7. Dane będą przechowywane do: dnia wykonania wszystkich czynności związanych z realizacją umowy, przepisów o finansach publicznych oraz przepisów archiwizacyjnych obowiązujących Zamawiającego.
8. Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych, zgodnie z art. 15 rozporządzenia,
- żądania ich sprostowania, zgodnie z art. 16 rozporządzenia,
- usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, zgodnie z art. 17 i 18 rozporządzenia,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, zgodnie z art. 21 rozporządzenia,
- żądania przeniesienia danych do innego administratora, zgodnie z art. 20 rozporządzenia
9. Osobie, której dane są przetwarzane, jeśli uzna że łamane są przepisy RODO, przysługuje prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0 00-000 Xxxxxxxx.
10. Przetwarzanie danych osobowych osób reprezentujących strony jest niezbędne do realizacji umowy.
11. Dane osobowe osób wskazanych do realizacji Umowy zostały pozyskane od administratora: Wykonawcy zamówienia
12. Nie przewiduje się automatycznego podejmowania decyzji wobec osób, których dane są przetwarzane.