POROZUMIENIE o udostępnieniu danych osobowych

POROZUMIENIE

o udostępnieniu danych osobowych

z dnia ………….. zawarte w Grębocicach pomiędzy:

Gminą Grębocice ul. Głogowska 3, 00-000 Xxxxxxxxx XXX 000-00-00-000, w imieniu której działa Zakład Gospodarki Komunalnej w Grębocicach xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx, zwany dalej Zamawiającym, reprezentowany przez:

………….. – Dyrektora ZGK,

zwaną w dalszej części Porozumienia: Zamawiającym

a

…………………………………....................................................................................,

reprezentowaną/ym przez:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………….

zwaną/ym w dalszej części Porozumienia Wykonawcą, zwani będą także dalej osobno Stroną lub łącznie Stronami.

Zgodnie zasadami ochrony danych osobowych, wynikającymi z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO), Strony ustalają, co następuje:

1. Strony wszelkie dane osobowe pozyskane od siebie przetwarzać będą wyłącznie na potrzeby realizacji podstawowej umowy nr ……………………………………………………….……….. z dnia ………………………………………………. oraz chronić je będą przed dostępem osób nieupoważnionych, zabraniem przez osoby nieuprawnione, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą lub nieuzasadnioną modyfikacją, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, tj. zgodnie z RODO, a także zgodnie z wszelkimi innymi przepisami i regulacjami w przedmiocie przetwarzania danych osobowych.

2. Strony oświadczają, że zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych osobowych spełniło wymogi przewidziane prawem i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

3. Dane osobowe traktowane będą jako informacje chronione i poufne, a osoby działające w imieniu Xxxxx zostaną upoważnione do przetwarzania danych osobowych oraz zobowiązane do zachowania danych osobowych w tajemnicy w czasie zatrudnienia i po zakończeniu zatrudnienia u Stron.

4. W czasie przetwarzania danych osobowych Strony zobowiązują się do współdziałania w procesie przetwarzania danych osobowych, w tym do niezwłocznego informowania się wzajemnie o wszelkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.

5. W związku z udostępnianiem sobie wzajemnie przez Strony danych osobowych, Strony zamieszczają postanowienia określające jego zakres oraz wymagane informacje:

1. Zamawiający podaje, że administratorem danych osobowych jest Zakład Gospodarki Komunalnej w Grębocicach, xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx, tel. 000000000, e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx

2. Wykonawca podaje, że administratorem danych osobowych jest …………………. (podać tożsamość administratora i dane kontaktowe),

3. dane osobowe (zakres danych: imię, nazwisko, nr telefonu, adres e-mail, nazwa i adres firmy) osób reprezentujących każdą ze Stron, która stanie się administratorem danych osobowych i przetwarzać będzie w celu:

   • realizacji podstawowej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

   • archiwizacji w zakresie niezbędnym dla wykonania obowiązków prawnych, w szczególności przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości przez okres wynikający z tych przepisów – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

   • dowodowym na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami -art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. każda z osób wymienionych pod lit. c posiada prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w wypadku uznania, że administrator naruszył przepisy o ochronie danych osobowych. Dane będą ujawniane uprawnionym pracownikom Stron oraz podmiotom i ich pracownikom świadczącym usługi prawne, finansowe, księgowe i informatyczne.

5. Zamawiający podaje, że dane te będzie przetwarzać w okresie koniecznym do realizacji i rozliczenia podstawowej umowy, z uwzględnieniem okresu przedawnienia, przepisów podatkowych i archiwalnych, oraz iż powołała inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: xxxx@xxx00.xxx ; tel.: 00 000 00 00

6. Wykonawca podaje, że dane te będzie przetwarzać w okresie koniecznym do realizacji i rozliczenia podstawowej umowy, z uwzględnieniem okresu przedawnienia, przepisów podatkowych i archiwalnych, oraz iż powołała/nie powołał inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować pod adresem: ………………………………………….., . lub poprzez e-mail: …………………. lub tel. ………………………………...

7. podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy podstawowej.

6. W przypadku kiedy Wykonawca udostępnia Zamawiającemu dane osób realizujących zadania wynikające z podstawowej umowy, Wykonawca w imieniu Zamawiającego zrealizuje w udokumentowany sposób obowiązek informacyjny poprzez zaznajomienie swoich pracowników z klauzulą wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Porozumienia.

7. W przypadku kiedy Zamawiający udostępnia Wykonawcy dane osób realizujących zadania wynikające z podstawowej umowy, Zamawiający w imieniu Wykonawcy zrealizuje w udokumentowany sposób obowiązek informacyjny poprzez zaznajomienie swoich pracowników z klauzulą wg wzoru przekazanego przez Wykonawcę, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Porozumienia.

8. Po zakończeniu realizacji podstawowej umowy oraz zakończeniu okresów przedawnienia, rękojmi i gwarancji, z uwzględnieniem przepisów podatkowych i archiwalnych, strony niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych zniszczą wszystkie pozostające w ich posiadaniu kopie przekazanych danych osobowych, zgromadzone na wszelkich technologicznie możliwych nośnikach.

Podpisy:

Zamawiający Wykonawca

Załącznik nr 1

do Porozumienia o udostępnieniu danych osobowych

zawartego pomiędzy Zakładem Gospodarki Komunalnej w Grębocicach

i

……………………………………………………………………………………

RODO Przetwarzanie danych osobowych na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). w związku z realizacją umowy.
Tożsamość administratora	Dyrektor Zakładu Gospodarki Komunalnej w Grębocicach
Dane kontaktowe administratora	Zakład Gospodarki Komunalnej w Grębocicach, xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx, tel. 000000000, e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych	e-mail: xxxx@xxx00.xxx ; tel.: 00 000 00 00
Cele przetwarzania	Realizacja podstawowej umowy i identyfikacji osób uprawnionych do realizacji zadań określonych tą umową.
Kategorie danych osobowych	Podstawowe dane identyfikacyjne oraz dane kontaktowe.
Źródło danych	Druga strona umowy lub osoba, której dane dotyczą.
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, tj. archiwizacji w zakresie niezbędnym dla wykonania obowiązków prawnych, w szczególności: przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości. Art. 6 ust. 1 lit. f- prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.
Prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora	Realizacja podstawowej umowy, ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Odbiorcy danych	W niektórych sytuacjach mamy prawo przekazywać Pani/Pana dane, jeśli będzie to konieczne, na podstawie obowiązującego prawa lub umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Będziemy przekazywać dane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców: osobom upoważnionym przez nas, naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki, podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy to zadanie, innym odbiorcom danych np. kurierom, bankom, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym, podmiotom świadczącym usługi informatyczne.
Okres przechowywania danych	Dane osobowe przetwarzać będziemy przez okres niezbędny do realizacji umowy podstawowej z uwzględnieniem okresu przedawnienia, a następnie w celach archiwalnych przez okres wynikający z przepisów prawa
Prawa podmiotów danych	Przysługuje Pani/ Panu prawo dostępu do Pani/ Pana danych, prawo żądania ich sprostowania, prawo do ograniczenia ich przetwarzania w zakresie dopuszczonym przez przepisy prawa. W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych.
Prawo do sprzeciwu	Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego	Przysługuje Pani/ Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) - adres: Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, telefon: x00 00 000 00 00.
Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych	Podanie danych identyfikacyjnych lub kontaktowych jest niezbędne do realizacji umowy. Brak podania danych może skutkować odstąpieniem od zawarcia umowy.

Załącznik nr 2

do Porozumienia o udostępnieniu danych osobowych

zawartego pomiędzy Zakładem Gospodarki Komunalnej w Grębocicach

i

……………………………………………………………………………………

RODO Przetwarzanie danych osobowych na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). w związku z realizacją umowy.
Tożsamość administratora
Dane kontaktowe administratora
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Cele przetwarzania	Realizacja podstawowej umowy i identyfikacji osób uprawnionych do realizacji zadań określonych tą umową.
Kategorie danych osobowych	Podstawowe dane identyfikacyjne oraz dane kontaktowe.
Źródło danych	Druga strona umowy lub osoba, której dane dotyczą.
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, tj. archiwizacji w zakresie niezbędnym dla wykonania obowiązków prawnych, w szczególności: przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości. Art. 6 ust. 1 lit. f- prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.
Prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora	Realizacja podstawowej umowy, ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Odbiorcy danych	W niektórych sytuacjach mamy prawo przekazywać Pani/Pana dane, jeśli będzie to konieczne, na podstawie obowiązującego prawa lub umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Będziemy przekazywać dane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców: osobom upoważnionym przez nas, naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki, podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy to zadanie, innym odbiorcom danych np. kurierom, bankom, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym, podmiotom świadczącym usługi informatyczne.
Okres przechowywania danych	Dane osobowe przetwarzać będziemy przez okres niezbędny do realizacji umowy podstawowej z uwzględnieniem okresu przedawnienia, a następnie w celach archiwalnych przez okres wynikający z przepisów prawa
Prawa podmiotów danych	Przysługuje Pani/ Panu prawo dostępu do Pani/ Pana danych, prawo żądania ich sprostowania, prawo do ograniczenia ich przetwarzania w zakresie dopuszczonym przez przepisy prawa. W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych.
Prawo do sprzeciwu	Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego	Przysługuje Pani/ Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) - adres: Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, telefon: x00 00 000 00 00.
Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych	Podanie danych identyfikacyjnych lub kontaktowych jest niezbędne do realizacji umowy. Brak podania danych może skutkować odstąpieniem od zawarcia umowy.