Umowa Nr COPE/SZP/18/2015
Umowa Nr COPE/SZP/18/2015
Zawarta dnia ……………………. 2015 r. w Warszawie pomiędzy:
Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 000-00-00-000,
reprezentowanym przez:
Pana Xxxxxxxx Xxxxxxxxx – Dyrektora Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, działającego na podstawie aktu powołania z dnia 20 grudnia 2013 r. na stanowisko Dyrektora Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, którego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem stanowi Załącznik nr 3.
zwanym dalej „Zamawiającym”:
a firmą ……………………… z siedzibą w ………………… przy ul. ………………………, zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:
……………………………….,
Niniejsza umowa została zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu nr ............ o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
§ 1
Finansowanie Umowy
Centrum Obsługi Projektów Europejskich MSW oświadcza, iż niniejsza umowa została sporządzona w ramach Programu Ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi", który obejmuje następujące fundusze:
Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich (EFI),
Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców (EFU),
Europejski Funduszu Powrotów Imigrantów (EFPI),
Fundusz Granic Zewnętrznych (FGZ).
§ 2
Przedmiot Umowy
Zamawiający zleca Wykonawcy, a Wykonawca przyjmuje zlecenie, którego przedmiotem jest obsługa organizacyjna 1-dniowej konferencji podsumowującej Program Ogólny "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi", dalej nazywanej “spotkaniem”.
Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, który stanowi Załącznik nr 1 do Umowy oraz z zachowaniem należytej staranności uwzględniającej zawodowy charakter prowadzonej przez Wykonawcę działalności.
Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia miejsca organizacji spotkania oraz wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją Umowy informacją o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi", zgodnie z wzorami oznaczeń przekazanymi przez Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązuje się do poddania kontroli dokonywanej przez Zamawiającego, Instytucję Wdrażającą oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Umowy, w tym udostępnienia do wglądu dokumentów finansowych i innych dokumentów, związanych z realizacją niniejszej Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentów związanych z realizacją niniejszej Umowy do dnia 31 grudnia 2020 r.
§ 3
Termin i miejsce realizacji Umowy
Spotkanie, o którym mowa w § 2 ust. 1 odbędzie się w terminie 24 listopada 2015 r.
Termin realizacji niniejszej Umowy upływa w dniu 1 grudnia 2015 r., z uwagi na postanowienia ust. 5-6.
Spotkanie odbędzie się w …………………………………………………………………..
Wstępna liczba uczestników spotkania zostanie zgłoszona przez Zamawiającego via e-mail nie później niż na 5 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania, w zakresie wskazanym w Załączniku nr 1 do Umowy.
Ostateczna liczba uczestników spotkania, o ile uległa zmianie w stosunku do liczby uczestników określonej w ust. 4., zostanie zgłoszona przez Zamawiającego via e-mail, nie później niż na 3 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania, w zakresie wskazanym w Załączniku nr 1 do Umowy. Wykonawca zwróci koszty podróży uczestnikom spotkania w terminie do 7 dni od jego zakończenia, w zakresie wskazanym w Załączniku nr 1 do Umowy.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu zdjęcia z konferencji oraz niewykorzystane materiały promocyjne i konferencyjne, w zakresie wskazanym w Załączniku nr 1 do Umowy, w terminie do 3 dni od jej zakończenia.
§ 4
Wynagrodzenie
Za wykonanie przedmiotu zamówienia Zamawiający zapłaci Wykonawcy umowne wynagrodzenie w kwocie nie większej niż …………………… zł brutto (słownie: …………………………………), zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 4.
Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wyżywienie uczestników spotkania wynagrodzenie stanowiące iloczyn ceny jednostkowej określonej w formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy i liczby osób zgłoszonych przez Zamawiającego, , w trybie wskazanym w § 3 ust. 5.
Zamawiający zapłaci Wykonawcy za zwrot kosztów podróży uczestników spotkania zgodnie z rzeczywistym wydatkowaniem, na podstawie przedstawionego potwierdzenia zwrotu kosztów podróży, o którym mowa w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy. Jeden uczestnik otrzyma zwrot kosztów podróży w kwocie nie większej niż 120,00 zł brutto.
Wynagrodzenie będzie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT.
Wykonawca dostarczy Zamawiającemu fakturę VAT w terminie do 7 dni licząc od dnia dokonania zwrotu kosztów podróży uczestnikom spotkania, wraz z dokumentem, o którym mowa w ust. 4.
Zamawiający dokona płatności przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT w terminie do 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury wraz z dokumentem, o którym mowa w ust 4.
Dostarczenie nieprawidłowo wystawionej faktury VAT lub dokumentu, o którym mowa w ust. 4, spowoduje ponowne naliczenie 14 ‑dniowego terminu płatności od momentu dostarczenia prawidłowych lub brakujących dokumentów.
Zamawiający oświadcza, iż wyraża zgodę na wystawienie faktury VAT bez podpisu.
Za datę dokonania płatności strony uznają datę złożenia przez Zamawiającego zlecenia płatniczego w Banku Gospodarstwa Krajowego.
§ 5
Zamawiający naliczy karę umowną w przypadku odstąpienia od Umowy z przyczyn wskazanych w § 9 ust. 1 pkt 1 lub 2 w wysokości 25% umownego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1.
Zamawiający może naliczyć karę umowną w przypadku niezrealizowania poszczególnych postanowień wynikających z niniejszej Umowy oraz opisu przedmiotu zamówienia lub zrealizowania Umowy w sposób nienależyty w wysokości 10 % wartości umownego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1.
Zamawiający ma prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.
Zamawiający potrąci kary umowne, o których mowa w ust. 1 i 2 z wynagrodzenia Wykonawcy lub wystawi notę obciążeniową z terminem płatności do 30 dni od momentu otrzymania przez Wykonawcę przedmiotowego pisma.
§ 6
Bez zgody Xxxxxxxxxxxxx wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności Wykonawca nie może powierzyć w całości, ani w części wykonania zamówienia osobom trzecim, z wyjątkiem zakresu wskazanego w Ofercie.
W razie uzyskania takiej zgody, Wykonawca za działania lub zaniechania osób trzecich ponosi odpowiedzialność jak za własne działania lub zaniechania.
§ 7
Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz narzędzia dla właściwego i terminowego wykonania Umowy.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem usługi określonej w Umowie.
§ 8
Wykonawca zobowiązany jest informować, że świadczenie usług objętych Umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej oraz jest zobowiązany do przestrzegania zasad wizualizacji SOLID Programu Ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi", Unii Europejskiej oraz COPE MSW.
Wykonawca jest zobowiązany do umieszczania logo 5 logotypów (UE SOLID, UE FAMI, MSW, MPiPS, COPE MSW)oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu Umowy z Programu SOLID, a w szczególności na materiałach dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją umowy.
Wykonawca nie może zamieszczać swojego logotypu na żadnych materiałach produkowanych na zlecenie Zamawiającego.
Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszej Umowy przekaże w dniu podpisania umowy Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujące loga wskazane w ust 2 .
§ 9
1. Zamawiający będzie mógł odstąpić od umowy w dniu zaistnienia przynajmniej jednej z następujących przesłanek:
bez wyznaczania terminu dodatkowego, bez prawa Wykonawcy do wynagrodzenia nawet przed upływem terminu realizacji Umowy, jeżeli dotychczasowy przebieg prac wskazywać będzie, iż nie jest prawdopodobnym wykonanie Umowy w umówionym terminie;
gdy Wykonawca wykonuje Umowę lub jej część nienależycie, w szczególności: rozszerza zakres podwykonawstwa poza wskazany w ofercie bez zgody Zamawiającego i nie zmienia sposobu realizacji Umowy mimo wezwania go do tego przez Zamawiającego w terminie określonym w tym wezwaniu, nie dotrzymuje wskazanych w Opisie przedmiotu zamówienia terminów bądź uchyla się od przekazywania informacji o stanie realizacji poszczególnych elementów zamówienia;
bez wyznaczania terminu dodatkowego, gdy Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne, upadłościowe bądź naprawcze.
bez wyznaczania terminu dodatkowego gdy Wykonawca nie dostarczy do siedziby Zamawiającego, prawidłowo wystawionej faktury za realizację przedmiotu Umowy do dnia 23.12.2015 r.
Nie wykonanie przedmiotu umowy w terminie określony w § 3 ust. 1.
W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w sytuacjach, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4:
1) Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do sporządzenia protokołu, który będzie zawierał opis wykonanych prac do dnia odstąpienia od Umowy;
2) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie na podstawie zakresu prac wykonanych przez niego i zaakceptowanych przez Zamawiającego do dnia odstąpienia od Umowy, o ile wykonana praca będzie miała dla Zamawiającego znaczenie gospodarcze.
3. Oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu od Umowy zostanie sporządzone w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem i zostanie przesłane Wykonawcy na adres wskazany w § 10 ust. 1 pkt. 1.
§ 10
1. Do kontaktów w sprawie niniejszej umowy upoważnione są następujące osoby:
1) ze strony Wykonawcy: ………………………..,
Adres do korespondencji: ……………………………..,
tel.: …………………….., e-mail: ………………………….,
2) ze strony Zamawiającego: …………………………………,
Adres do korespondencji: Centrum Obsługi Projektów Europejskich MSW
xx. Xxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxxxx
Telefon: 000 000 00 00, Faks: 022 542 84 44
E-mail: xxxx@xxxxxxx.xxx.xx
Strony są zobowiązane do wzajemnego powiadamiania się na piśmie o zmianie powyższych adresów, pod rygorem uznania korespondencji wysłanej na dotychczasowy adres i dwukrotnie awizowanej przez pocztę za skutecznie doręczoną.
Zmiana osób wskazanych w ust. 1 nie stanowi zmiany umowy.
§ 11
Wykonawca zobowiązany jest do zachowania tajemnicy, co do podejmowanych działań wobec osób trzecich. Wszystkie dane i materiały uzyskane, zebrane bądź przygotowane przez Wykonawcę w trakcie realizacji niniejszej umowy są poufne.
§ 12
Wykonawca, w ramach wynagrodzenia umownego, o którym mowa w §4 ust. 1 przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do zdjęć z konferencji, o których mowa w § 3 ust. 6 Umowy, zwanych dalej „zdjęciami”, oraz ich ewentualnych uaktualnień i poprawek (zwanymi dalej wspólnie „Utworami”) wytworzonych przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu Umowy, które zostały odebrane przez Zamawiającego, na polach eksploatacji znanych w chwili zawarcia Umowy, wskazanych w ust. 2, wraz z prawem do wykonywania zależnych praw autorskich.
W odniesieniu do Utworów Strony określają następujące pola eksploatacji:
trwałe lub czasowe zwielokrotnianie Utworów w częściach i w całości jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania Utworu niezbędne jest jej zwielokrotnienie;
przystosowywanie, zmiany układu lub jakiekolwiek inne zmiany wprowadzane w Utworach przez Zamawiającego, albo osoby przez niego upoważnione;
rozpowszechnianie, w tym użyczenie lub najem Utworów lub jego kopii.
Przeniesienie autorskich praw majątkowych do Utworów, o których mowa w ust. 1, objętych przedmiotem Umowy nastąpi z chwilą przekazania zdjęć zgodnie z postanowieniami § 3 ust. 6 Umowy.
Wykonawca, z zastrzeżeniem poniższych postanowień, będzie występował, na własny koszt,
w sprawie wszelkich roszczeń zgłoszonych wobec Zamawiającego w sądzie lub poza sądem, w kraju, w którym Utwory zostały Zamawiającemu dostarczone, o ile takie roszczenia są związane z naruszeniem jakiegokolwiek prawa własności intelektualnej, takiego jak patent, prawo autorskie lub znak towarowy, tajemnica handlowa w związku z używaniem przez Zamawiającego Utworów, dostarczonych zgodnie z Umową.Wykonawca pokryje wszelkie odszkodowania oraz inne koszty ostatecznie zasądzone
od Zamawiającego w związku z roszczeniem, o którym mowa w ust. 4.Wykonawca ma obowiązek, na swój koszt, uzyskać dla Zamawiającego prawo do dalszego używania Utworów naruszających prawa wskazane w ust. 4, albo zastąpić je – w terminie uzgodnionym z Zamawiającym – innymi Utworami, nienaruszającym powyższych praw lub zmienić Utwory w taki sposób, że przestaną one naruszać prawa, o których mowa w ust. 4, z tym zastrzeżeniem, że dostarczone Utwory będą spełniać wymagania określone w Umowie.
§ 13
Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w przypadkach gdy:
nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia;
konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie;
konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń dotyczących Programu SOLID;
z uzasadnionych przyczyn w celu prawidłowego zrealizowania wszystkich działań objętych przedmiotem umowy i osiągnięcia zamierzonego przez Zamawiającego rezultatu konieczna stanie się modyfikacja terminów działań stron w ramach realizacji Umowy, w tym terminu wykonania Umowy;
konieczna stanie się zmiana miejsca realizacji przedmiotu Umowy pod warunkiem, że nowe miejsce realizacji przedmiotu Umowy będzie spełniać wszystkie wymagania określone w Załączniku nr 1 do Umowy.
§ 14
W sprawach nie uregulowanych Umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności postanowienia Kodeksu Cywilnego.
§ 15
Wszelkie spory mogące wynikać w związku z realizacją niniejszej Umowy powinny być rozstrzygane polubownie, a w razie niemożliwości porozumienia, przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 16
Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez obie strony.
§ 17
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
§ 18
Integralną część umowy stanowią następujące załączniki:
Opis przedmiotu zamówienia;
Formularz cenowy;
Akt powołania z dnia 20 grudnia 2013 r. na stanowisko Dyrektora Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.
Zamawiający Wykonawca
.......................................... …….................................
6