WYBRANE ZAGADNIENIA

Z ADMINISTRACJI SPRZEDAŻY

1. Umowa zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu EasyPass butli.

2. Załącznik EcoPass do umowy sprzedaży gazu oraz najmu EasyPass butli. 3. Załącznik FlexiPass do umowy sprzedaży gazu oraz najmu EasyPass butli. 4. Zamówienie na gazy sprężone na próby.

5. “Ręczny” Dowód dostawy / wydania gazów sprężonych w butlach. 6. Raport Kasowy.

7. Reklamacje oraz informowanie o uszkodzeniach butli. 8. Przekazywanie zgromadzonych dokumentów do AL.

Kwiecień 2022

1. Umowa zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu EasyPass butli.

Numeracja: „Rodzaj umowy – numer kolejny w roku / rok / DXXX”

gdzie XXX to numer Agenta a rodzaj umowy oznaczony jest zawsze literą G. Przykład: G-28/2022/D399

Dane Klienta: należy wypełnić odpowiednie rubryki w zależności od formy prawnej Klienta ( np. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą / spółki handlowe: spółka cywilna, spółka jawna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, itd.).

Podawać numery KRS, NIP, REGON itp. Wpisywać numery telefonu, e-mail, osoby do kontaktu. Pamiętać o adresie do doręczeń.

Przykład dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą:

Przykład dla spółki handlowej:

Część dotycząca gazu

Rodzaj gazu: Alox, Azot techniczny, Arcal Prime ….. itp.

Rodzaj butli/zaworu: 50l/200b ALTOP; 50/200b SMARTOP; 33l/300b EXELTOP; Maxipak 16 … itp. UWAGA: rodzaj butli / zaworu określa grupę dzierżaw, w której znajduje się dany produkt. Z grupą dzierżaw związana jest opłata za najem butli.

UWAGA: nie wolno łączyć rodzajów opakowań w jednej linii, zabronione są wpisy typu “B50/200b Altop/Exeltop”

Przewidywana ilość opakowań na miesiąc: należy podać przybliżoną ilość, w celu umożliwienia właściwego zarządzania zapasami. Nie jest to ilość, za którą Klient będzie obciążany.

Cena opakowania netto: cena za butlę lub wiązkę Maxipak (nie jest to cena jednostkowa gazu za m3 lub kg)

Uwagi: dodatkowe informacje. Można tu podać numer produktu AL., który znajduje się w cenniku. SERVITRAX – nalicza się zawsze i nie podlega negocjacjom.

Część dotycząca najmu

Typ butli: np. 50l/200b; 40l/150b; 33l/300b; Maxipak 16, itp. Typ zaworu: np. RPV, Altop, Smartop, itp.

Typ butli + typ zaworu określa rodzaj opakowania, a rodzaj opakowania określa grupę dzierżawy.

Grupa dzierżawy to grupa w której znajdują się butle lub wiązki, za które klient płaci jedną cenę dzierżawy i jedną cenę za usługi z nią związane

W systemie istnieją xx.xx. poniższe grupy dzierżawy:

ATP = Altop = wszystkie gazy w butlach z zaworami Altop

STP = Smartop = wszystkie gazy w butlach z zaworami Smartop

EX2 = Exeltop 200b = wszystkie gazy w butlach 200 bar z zaworami Exeltop

EX3 = Exeltop 300b = wszystkie gazy w butlach 300 bar z zaworami Exeltop

B15 = Standard 150b z kodem = wszystkie gazy w butlach posiadających kody kreskowe, nie będące butlami 200 bar, niezależnie od rodzaju gazu oraz acetylen niezależnie od wielkości butli (z wyjątkiem Altopu) oraz wiązki 12-to butlowe 150 bar (liczone 12 x B15)

B20 = Standard 200 bar = wszystkie gazy w butlach 200 bar z zaworami Standard, RPV oraz wiązki 12-to butlowe 200 bar (liczone 12 x B20)

MP16 = Maxipak 16 x butla 200 bar (150 bar)

MP30 = Maxipak 16 x butla 300 bar SPG = Alphagazy, gazy specjalne itp. RAR = Butle z gazami szlachetnymi PAL = Palety storAL

Dzienny czynsz najmu: ceny za najem powiązane są z grupami dzierżaw a nie z produktami, co oznacza, że dla wszystkich produktów zaliczanych do jednej grupy dzierżawy można zastosować tylko jedną cenę najmu.

Dodatkowa opłata za najem przedłużony: nalicza się automatycznie, jeśli Klient przetrzymuje butlę dłużej niż 90 dni. Podobnie jak w przypadku ceny za najem dzienny, może obowiązywać tylko jedna cena za najem przedłużony w danej grupie dzierżawy.

Opłata ta nie powinna być niższa niż czynsz dzienny.

UWAGA: opłaty za najem (dzienny i przedłużony) naliczają się automatycznie. Konieczne jest więc podanie wszystkich cen różnych od cen cennikowych, w tym również cen zerowych, jeśli Klient nie ma być obciążany kosztami najmu. Puste lub skreślone pole oznacza, że Klient będzie fakturowany po cenach cennikowych.

Część dotycząca transportu

Adres dostawy/adres odbioru: pamiętać o wpisaniu

Strefa: numer strefy określa odległość od punktu sprzedaży do Klienta. Jest to obowiązkowy element, bez którego nie można założyć karty kontrahenta, czyli konieczne jest podanie strefy niezależnie od tego, czy realizujemy sprzedaż z dostawą czy też Klient odbiera gazy swoim transportem.

Numery stref to: 1 = do 25 km; 2 = 26 do 50 km; 3 = 51 do 100 km; 4 = 101 do 150 km; 5 = powyżej

150 km.

Opłata stała PLN/kurs: opłata za kurs.

Opłata PLN/butlę lub Maxipak: opłata za dowóz każdej sztuki towaru.

UWAGA: opłaty transportowe naliczają się automatycznie w zależności od strefy dostaw oraz od rodzaju opakowania (butla, Maxipak) - nie ma znaczenia rodzaj gazu. Konieczne jest więc podanie wszystkich cen różnych od cen cennikowych, w tym również cen zerowych, jeśli Klient nie ma być obciążany kosztami transportu. Puste lub skreślone pole oznacza, że Klient będzie fakturowany po cenach cennikowych.

Opłata ADR: stosować obowiązujące stawki, nie może być równa 0 zł

Kolejne punkty Umowy

Ceny: ceny zmieniane są 1 lutego i 1 sierpnia każdego roku. Należy podać datę, kiedy nastąpi pierwsza zmiana cen. Nie powinna ona być późniejsza niż 9 miesięcy od daty podpisania umowy.

UWAGA: dopuszczalne są jedynie dwa terminy w roku: 01.02.RRRR lub 01.08.RRRR

Warunki płatności: standardowy termin płatności to 14 dni. W szczególnych przypadkach można to zmienić skreślając termin wydrukowany, wpisując nowy oraz parafując zmiany przez obie strony.

UWAGA: dopuszczalne są jedynie dwa dodatkowe terminy płatności: 21 dni oraz 30 dni.

Starać się uzyskać zgodę klienta na faktury elektroniczne. W przypadku zgody - wpisać adres mailowy. W razie odmowy - wpisać “Brak zgody”

Starać się uzyskać numer rachunku bankowego Klienta i wpisać do umowy. Sprzedaż/dostawa: wpisać godziny, w których mogą następować dostawy.

Podpisy: czytelne daty, odręczne podpisy na wszystkich egzemplarzach druków. Nie jest dopuszczalne kopiowanie podpisów na drukach samokopiujących.

Ogólne warunki handlowe: w punkcie 5 określić cenę atestu, gdyby Klient taki zamawiał. OWH muszą być podpisane przez obie strony umowy.

Porozumienie o przetwarzaniu danych osobowych: do części z podpisami kopiują się dane wpisane na str. 3 umowy, pozostaje tylko złożyć podpisy.

Jeśli umowa wypisywana jest ręcznie, należy pamiętać o uzupełnieniu tych pól.

Formularz kontaktowy: należy wypełnić w każdym przypadku, podając osoby z wymienionych obszarów.

2. Załącznik EcoPass do umowy sprzedaży gazu oraz najmu EasyPass butli.

Zapłata “z góry” za prawo najmu przez 1 rok (lub 2 lub 3 lata) określonej ilości butli w każdej grupie dzierżaw osobno. Eliminuje opłatę podwyższoną za najem długoterminowy.

Numer umowy głównej: należy wpisać numer, zawartej wcześniej z Klientem, Umowy zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu butli, do której dodawany jest Załącznik EcoPass.

Data zawarcia umowy głównej: należy wpisać datę, zawartej wcześniej z Klientem, Umowy zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu butli, do której dodawany jest Załącznik EcoPass.

Dane Klienta: Wystarczy wpisać nazwę Klienta. Powinna być taka sama, jak w zawartej wcześniej, Umowie zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu butli, do której dodawany jest Załącznik EcoPass.

Okres obowiązywania umowy: zaznaczyć „X” właściwe pole dla okresu 1 rok lub 2 lub 3 lata. Typ butli: np. 50l/200b; 40l/150b; Maxipak 16, itp.

Typ zaworu: np. RPV, Altop, Smartop, itp.

Typ butli + typ zaworu określa rodzaj opakowania, a rodzaj opakowania określa grupę dzierżawy.

Ilość EcoPass: ilość butli / wiązek Maxipak, na jaką Klient może dzierżawić w ramach zapłaty z góry, w każdej grupie najmu osobno (nie ma znaczenia produkt).

Cena za najem EcoPass: cena jednostkowa za jedną butlę / wiązkę.

Wartość łączna netto EcoPass: ilość x cena jednostkowa.(wylicza się automatycznie) Razem netto: suma z wartości netto.(wylicza się automatycznie)

Opłata za SERVITRAX: nie nalicza się, jest włączona w cenę za Ecopass.

UWAGA: Umowa EcoPass zaczyna obowiązywać od daty sprzedaży, widniejącej na fakturze zakupu. Do tego momentu, jeśli Klient będzie najmował butle wcześniej, będzie on obciążany za najem dzienny po cenach określonych w Umowie zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu butli, do której dodawany jest Załącznik EcoPass.

Podpisy: czytelne daty, odręczne podpisy na wszystkich egzemplarzach druków. Nie jest dopuszczalne kopiowanie podpisów na drukach samokopiujących.

3. Załącznik FlexiPass do umowy sprzedaży gazu oraz najmu EasyPass butli.

Zakup określonego pakietu ‘Butlodni’ - każdy butlodzień daje prawo do użytkowania jednej butli przez jeden dzień (np.: 10 butlodni - to użytkowanie 1 butli przez 10 dni lub użytkowanie 10 butli przez 1 dzień), w każdej grupie dzierżaw osobno.

Numer umowy głównej: należy wpisać numer, zawartej wcześniej z Klientem, Umowy zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu butli, do której dodawany jest Załącznik FlexiPass.

Data zawarcia umowy głównej: należy wpisać datę, zawartej wcześniej z Klientem, Umowy zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu butli, do której dodawany jest Załącznik FlexiPass.

Typ butli: np. 50l/200b; 40l/150b; Maxipak 16, itp. Typ zaworu: np. RPV, Altop, Smartop, itp.

Typ butli + typ zaworu określa rodzaj opakowania, a rodzaj opakowania określa grupę dzierżawy.

Ilość butlodni w 1 pakiecie FlexiPass: ilość butlodni w jednym pakiecie FlexiPass, kupowana przez Klienta w każdej grupie dzierżawy. Możliwe ilości w pakiecie to 500, 1000 i 1500 butlodni.

Ilość pakietów FlexiPass: Ilość pakietów po 500, 1000 lub 1500 butlodni, kupowana przez Klienta w każdej grupie dzierżawy.

Razem ilość butlodni FlexiPass: ilość wynikająca z pomnożenia ilości butlodni w jednym pakiecie i ilości pakietów, w każdej grupie dzierżaw..(wylicza się automatycznie)

Cena netto jednego pakietu FlexiPass: cena pakietu 500, 1000 lub 1500 butlodni, kupowana przez Klienta w każdej grupie dzierżawy

Wartość netto FlexiPass: ilość pakietów FlexiPass x cena netto jednego pakietu..(wylicza się automatycznie)

Razem netto: suma z wartości netto..(wylicza się automatycznie)

Opłata za SERVITRAX: nalicza się zawsze, co miesiąc, mimo zapłaty za określoną w umowie ilość butlodni. Poinformować Klienta o tym fakcie.

Podpisy: czytelne daty, odręczne podpisy na wszystkich egzemplarzach druków. Nie jest dopuszczalne kopiowanie podpisów na drukach samokopiujących.

UWAGA: Umowa FlexiPass zaczyna obowiązywać z dniem jej podpisania a ilość wykupionych butlodni zostanie zapisana na konto KLIENTA w chwili wystawienia faktury. Ilość ta będzie rozliczana od dnia następnego po dniu, w którym zamknięto poprzedni, względem daty podpisania Załącznika, okres rozliczeniowy dla najmu do momentu osiągnięcia stanu zerowego konta KLIENTA. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Zamknięcie okresu rozliczeniowego następuje z chwilą obliczenia i wystawienia faktur z tytułu najmu BUTLI za ten okres rozliczeniowy.

UWAGA: Opłata podwyższona za najem >90 dni jest traktowana jak kolejny butlodzień odliczany z wykupionych butlodni.

……

4. Zamówienie na gazy sprężone na próby.

Numeracja: „Rodzaj umowy – numer kolejny w roku / rok / DXXX”

gdzie XXX to numer Agenta a rodzaj umowy oznaczony jest zawsze literami ZP. Przykład: ZP-24/2022/D130

Podawać numery KRS, NIP, REGON itp. Wpisywać numery telefonu, e-mail, osoby do kontaktu. Pamiętać o adresie do doręczeń.

Przykład dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą:

Przedmiot Zamówienia:

a. Część dotycząca gazu

Rodzaj gazu: Alox, Azot techniczny, Arcal Force ….. itp.

UWAGA: nie wolno łączyć rodzajów opakowań w jednej linii, zabronione są wpisy typu “B50/200b Altop/Exeltop”

Ilość opakowań: ilość butli / wiązek sprzedawanych Klientowi w danej transakcji.

Cena opakowania netto: cena za butlę lub wiązkę Maxipak (nie jest to cena jednostkowa gazu za m3 lub kg)

Uwagi: dodatkowe informacje. Można tu podać numer produktu AL., który znajduje się w cenniku. SERVITRAX – nalicza się zawsze i nie podlega negocjacjom.

UWAGA: określone w tej części ceny gazów są cenami JEDNORAZOWYMI, obowiązującymi wyłącznie dla tej transakcji.

b. Część dotycząca najmu

Typ butli: np. 50l/200b; 40l/150b; 33l/300b; Maxipak 16, itp. Typ zaworu: np. RPV, Altop, Smartop, itp.

Typ butli + typ zaworu określa rodzaj opakowania, a rodzaj opakowania określa grupę dzierżawy.

Grupa dzierżawy to grupa w której znajdują się butle lub wiązki, za które klient płaci jedną cenę dzierżawy i jedną cenę za usługi z nią związane

W systemie istnieją poniższe grupy dzierżawy:

ATP = Altop = wszystkie gazy w butlach z zaworami Altop

STP = Smartop = wszystkie gazy w butlach z zaworami Smartop

EX2 = Exeltop 200b = wszystkie gazy w butlach 200 bar z zaworami Exeltop

EX3 = Exeltop 300b = wszystkie gazy w butlach 300 bar z zaworami Exeltop

B15 = Standard 150b z kodem = wszystkie gazy w butlach posiadających kody kreskowe, nie będące butlami 200 bar, niezależnie od rodzaju gazu oraz acetylen niezależnie od wielkości butli (z wyjątkiem Altopu) oraz wiązki 12-to butlowe 150 bar (liczone 12 x B15)

B20 = Standard 200 bar = wszystkie gazy w butlach 200 bar z zaworami Standard, RPV oraz wiązki 12-to butlowe 200 bar (liczone 12 x B20)

MP16 = Maxipak 16 x butla 200 bar (150 bar)

MP30 = Maxipak 16 x butla 300 bar SPG = Alphagazy, gazy specjalne itp. RAR = Butle z gazami szlachetnymi PAL = Palety storAL

UWAGA: opłaty za najem naliczają się automatycznie. Konieczne jest więc podanie wszystkich cen różnych od cen cennikowych, w tym również cen zerowych, jeśli Klient nie ma być obciążany kosztami najmu. Puste lub skreślone pole oznacza, że Klient będzie fakturowany po cenach cennikowych.

c. Część dotycząca transportu

Adres dostawy/adres odbioru: pamiętać o wpisaniu

Numery stref to: 1 = do 25 km; 2 = 26 do 50 km; 3 = 51 do 100 km; 4 = 101 do 150 km; 5 = powyżej

150 km.

Opłata stała PLN/kurs: opłata za kurs.

Opłata PLN/butlę lub wiązkę: opłata za dowóz każdej sztuki towaru.

UWAGA: określone w tej części ceny transportu są cenami JEDNORAZOWYMI, obowiązującymi wyłącznie dla tej transakcji.

Kolejne punkty Zamówienia

Ceny: Podać termin obowiązywania cen za NAJEM BUTLI. Po tym okresie, jeśli Klient nie zwróci butli, będzie obciążany według cen cennikowych za najem dzienny, chyba, że zostanie podpisana Umowa zaopatrzenia w gazy sprężone oraz najmu EasyPass butli.

UWAGA: Termin obowiązywania cen za najem – a tym samym okres prób - nie może przekraczać 90 dni od daty podpisania zamówienia.

Warunki płatności: standardowy termin płatności to 14 dni. W szczególnych przypadkach można to zmienić skreślając termin wydrukowany, wpisując nowy oraz parafując zmiany przez obie strony.

UWAGA: dopuszczalne są jedynie dwa dodatkowe terminy płatności: 21 dni oraz 30 dni.

Starać się uzyskać zgodę klienta na faktury elektroniczne. W przypadku zgody - wpisać adres mailowy. W razie odmowy - wpisać “Brak zgody”

Starać się uzyskać numer rachunku bankowego Klienta i wpisać do umowy. Sprzedaż/dostawa: wpisać godziny, w których mogą następować dostawy.

Podpisy: czytelne daty, odręczne podpisy na wszystkich egzemplarzach druków. Nie jest dopuszczalne kopiowanie podpisów na drukach samokopiujących.

Ogólne warunki handlowe: w punkcie 5 określić cenę atestu, gdyby Klient taki zamawiał. OWH muszą być podpisane przez obie strony umowy.

Należy pamiętać o podpisach na Porozumieniu o przetwarzaniu danych osobowych oraz o wypełnieniu Formularza kontaktowego.

UWAGA: do zamówień na dostawy gazów na próby zawsze wystawiać ręczne dowody dostawy i przesyłać komplet do Działu Administracji Sprzedaży AL.

5. “Ręczny” Dowód dostawy / wydania gazów sprężonych w butlach.

Numeracja: „Numer kolejny w miesiącu / miesiąc / rok / DXXX” gdzie XXX to numer Agenta.

Przykład: 18/03/2022/D355

Data: data wydania / przyjęcia towaru. Transport: skreślić niewłaściwy rodzaj.

UWAGA: brak skreślenia traktowany będzie jako wskazanie na odbiór własny Klienta. W takim wypadku Agent nie otrzyma prowizji za zrealizowanie transportu, jeśli w rzeczywistości sprzedaż nastąpiła z dowozem do Klienta.

Miejsce załadunku: dane Agenta, pieczęć punktu sprzedaży.

Odbiorca: dane Klienta. Pamiętać o wpisaniu numeru NIP. Jeśli znany jest numer Klienta – podać w odpowiedniej rubryce.

Wydanie butli / wiązek pełnych; przyjęcie pustych: Wpisać rodzaj gazu (również “paleta”), podać ilości (szt.) butli, wiązek, szybkozłączek. W przypadku acetylenu podać ilość gazu w butli.

UWAGA: w przypadku palet wpisywać ilości i kody wyłącznie w sytuacji, gdy następuje rzeczywisty ruch palet u Klienta, czyli paleta jest pozostawiana lub odbierana, lub wymieniana.

Kody kreskowe wydanych pełnych / przyjętych pustych: butli, wiązek, palet: kody kreskowe muszą być wpisane wyraźnie, czytelnie, z dużą starannością. Są one podstawą do wystawienia faktury, zatem nie może być żadnej wątpliwości przy ich odczytywaniu. Szczególną uwagę zwrócić przy znakach podobnych, typu: T/7/2; X/0, X/0 itp.

Litery B, Z, I, O, S, J, Q oraz V nie występują w kodach.

Sposób zapłaty: przy sprzedaży gotówkowej podać numer KP oraz zainkasowaną kwotę.

Podpisy: czytelne daty, odręczne podpisy na wszystkich egzemplarzach druków. Nie jest dopuszczalne kopiowanie podpisów na drukach samokopiujących.

UWAGA: jeśli w tym samym dniu następuje wydanie butli pełnej i przyjęcie tej samej butli pustej, konieczne jest wystawienie oddzielnych dowodów dostawy / wydania.

UWAGA: użytkownicy systemu iAladin Partner wystawiają „ręczne” dowody zawsze w przypadkach:

- sprzedaży gazów na próby (fakturowany przez Dział Administracji Sprzedaży)

- sprzedaży do nowego Klienta, który jeszcze nie figuruje w systemie (fakturowany przez agenta po wprowadzeniu go do systemu przez AL)

- awarii łącza internetowego lub systemu iAladin (w tym wypadku dowody te należy zafakturować po odzyskaniu łączności).

6. Raport Kasowy.

Raport kasowy sporządzany jest za każdy miesiąc. Agent powinien otrzymać plik Excel ze wzorem RK.

1. Nazwa Agenta: wpisuje się pełną nazwę Agenta prowadzącego punkt sprzedaży ALP. Przykład: Bardzo Dobra Firma, 55-960 Złotów, ul. Wypłacalna 1, magazyn: 00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxx 0

2. Raport Kasowy nr: każdy raport kasowy należy oznaczyć kolejnym numerem, który zawiera: nr raportu/ miesiąc / rok / nr Agenta.

Przykład: 01/03/2022/D11

Jeśli pierwszy raport kasowy zamykanego miesiąca po przesłaniu do ALP jest poprawiany, wpisujemy na poprawnym raporcie kolejny nr raportu za dany miesiąc.

Przykład: 02/03/2022/D11 poprawiony

3. Za okres: wpisuje się miesiąc i rok, za który raport kasowy był sporządzony.

Przykład: 03-2022 lub marzec 2022

4. Data sporządzenia: to dzień, w którym raport kasowy został sporządzony, sprawdzony i podpisany.

5. Imię i nazwisko osoby sporządzającej: zawiera informację, kto sporządzał raport i z kim ewentualnie należy się kontaktować w celu wyjaśnienia nieścisłości.

W dalszej części tabeli, w wierszach wpisywane są pod kolejnymi liczbami porządkowymi dane: 1. Liczba porządkowa

2. Data: data przyjęcia gotówki od klienta.

3. Nazwa kupującego: pełna lub skróconą nazwę klienta.

Przykład: FH „SAGA” Xxx Xxxxx Skalmierzyce lub FH „SAGA”

4. NIP kupującego: nr NIP klienta.

Przykład: 000-00-00-000

5. Nr faktury: wpisuje się nr faktury, która była zapłacona gotówką u Agenta. Może to być faktura za bieżący odbiór jak również faktura, która była wystawiona z formą płatności przelew lecz zapłacona przez klienta gotówką u Agenta.

6. Kwota: kwota przyjęta od klienta, która powinna być równa kwocie brutto wykazanej na fakturze wskazanej w kolumnach Nr faktury i Uwagi. W przypadku zapłaty częściowej, należy to zaznaczyć w polu Uwagi (np. zapłata częściowa, dopłata)

7. Uwagi: wpisuje się nr wystawionego KP do faktury lub inne uwagi

8. Przyjęte kwoty automatycznie sumują się i ujęte są w pozycji SUMA/Kwota

9. Wysokość przelewu: wpisuje się sumę gotówki przyjętej w danym miesiącu. Jeśli są jakieś zaległości z poprzedniego miesiąca, sumę z danego miesiąca powiększa się o zaległą kwotę, nie przelaną poprzednio na konto ALP. Na końcu raportu, w kolumnie Uwagi wpisuje się stan kasy: saldo początkowe i saldo końcowe.

10. Data przelewu: wpisuje się dzień , w którym pieniądze zostały przelane na konto ALP lub dzień , w którym ma nastąpić przelew. W tytule przelewu należy zaznaczyć, którego raportu kasowego dotyczy przelew.

11. Do 3 dnia kolejnego miesiąca droga mailową przesyłany jest raport kasowy na adres mailowy: xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx

W przypadku braku operacji gotówkowych wypełnianie RK nie jest wymagane. Konieczne jest jednak przesłanie informacji o tym, również na ten sam adres mailowy.

7. Przyjmowanie / zgłaszanie reklamacji oraz informowanie o uszkodzeniach butli.

a. Odbiór butli/wiązek reklamacyjnych od klienta.

Jeżeli podczas dostawy, klient zgłasza reklamację produktów AL, kierowca ma obowiązek odpowiednio oznaczyć reklamowane butle/wiązki, używając przeznaczonych do tego celu pomarańczowych naklejek oraz sporządzić protokół odbioru reklamacyjnych butli/wiązek.

Poprawnie wypełniony protokół powinien zawierać: datę odbioru butli/wiązek, kody servitrax butli, asortyment, szczegółowy opis niezgodności produktu (w przypadku uszkodzenia zaworu, prosimy o dokładny opis wady), nazwę firmy z pieczątką klienta, czytelny podpis klienta.

Kopia protokołu pozostaje u klienta, natomiast oryginał protokołu reklamacyjnego, powinien być przekazany wraz z butlą na napełnialnię AL.

UWAGA: W celu przyspieszenia rejestracji reklamacji (ale nie zakończenia procesu) w systemie AL, skan protokołu powinien być przesłany uprzednio do COK, na adres e-mail: xx-xxx@xxxxxxxxxx.xxx

Wskazane jest aby kierowca posiadał zawsze w samochodzie druki reklamacyjne oraz pomarańczowe naklejki. W przypadku braku któregokolwiek z w/w materiałów reklamacyjnych, prosimy o złożenie zamówienia na w/w materiały u Waszego opiekuna z Działu SIeci Agentów

Należy także uregulować w systemie status odebranych butli, nadając im status puste w magazynie Agenta, z datą ich rzeczywistego odbioru od klienta. Uregulowanie statusu butli z datą inną od rzeczywistej daty odbioru butli, spowoduje błędne naliczenie najmu za dzierżawę butli.

Termin rozpatrzenia reklamacji wynosi 14 dni od dnia przyjęcia butli na napełnialnię AL.

Faktura korygująca dla klienta, może być wystawiona dopiero po ukończeniu procesu reklamacji a także pod warunkiem, że reklamacja zostanie rozpatrzona na korzyść klienta.

b. Reklamacja butli/wiązki z magazynu agenta

W przypadku reklamacji butli/wiązki będącej na Państwa magazynie, po stwierdzeniu niezgodności należy tak jak w przypadku a. odpowiednio oznaczyć butę, wypełnić protokół reklamacyjny podając wszystkie niezbędne dane. Skan protokołu należy przesłać uprzednio do COK, na adres e-mail: xx-xxx@xxxxxxxxxx.xxx

W dniu zwrotu produktu na napełnialnię przekazać protokół przewoźnikowi AL, wraz z informacją o zwracanym reklamowanym produkcie.

c. Odbiór butli/wiązek uszkodzonych przez klienta/zgłoszenie incydentu

W przypadku odbioru uszkodzonych butli od klienta, adnotację o uszkodzeniu należy wpisać na dowodzie dostawy/zwrotu butli. Wpis na dokumencie stanowi podstawę do obciążenia klienta ewentualnymi kosztami naprawy butli.

W przypadku dostarczenia na napełnialnię uszkodzonych butli/wiązek, bez adnotacji o uszkodzeniach powstałych na stanie klienta, AL ma prawo dochodzić od Agenta, zwrotu kosztów dotyczących usunięcia uszkodzeń butli/wiązek odebranych z magazynu Agenta

8. Przekazywanie zgromadzonych dokumentów do AL.

Po zakończeniu miesiąca wszystkie podpisane dokumenty muszą być przekazane do ALP za pośrednictwem kuriera zamówionego przez AL. Dotyczy to w szczególności podpisanych umów, zamówień na próby oraz dowodów dostaw.

O terminie przyjazdu kuriera Agenci informowani są przez Centrum Obsługi Klienta. List przewozowy (przekazany przez kuriera) należy zaadresować:

Air Liquide Polska Sp. z o.o. DAS

xx. X. Xxxxxxxxxxxx 00

00-000 Xxxxxxx Xxxxxxxx

numer płatnika EW7189

Nie przesyłanie w. wym. dokumentów mimo pojawienia się kuriera może skutkować wstrzymaniem wypłaty prowizji.

Prosimy o niezwłoczną informację do COK, jeśli kurier nie pojawi się w zapowiedzianym terminie.

UWAGA:

KAŻDA SPRZEDAŻ MUSI BYĆ POTWIERDZONA DOWODEM DOSTAWY (najlepiej

systemowym, ewentualnie ręcznym) PODPISANYM CZYTELNIE PRZEZ AGENTA ORAZ PRZEZ KLIENTA.

Document Metadata

Table of Contents

WYBRANE ZAGADNIENIA

Document Metadata