UMOWA Nr… /ZT-SZP-226/02/3/2023
Załącznik nr 3 do Konkursu ofert – wzór umowy
UMOWA
Nr… /ZT-SZP-226/02/3/2023
zawarta w Łomży w dniu r. pomiędzy:
Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej – Szpitalem Wojewódzkim im. Kardynała Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx w Łomży, Al. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS prowadzonego przez Sąd
Rejonowy w Białymstoku XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000024716, NIP 718-16-89- 321, REGON 450665024, reprezentowanym przez:
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx - Dyrektora
(aktualny odpis KRS Zamawiającego załącznik nr 1 do Umowy) zwanym dalej Zamawiającym
a
....................................................................................................................................................
reprezentowanym przez:
................................................................................................................................................
(potwierdzenie umocowania do zawarcia Umowy stanowi załącznik nr 2 do Umowy)
zwanym dalej Wykonawcą zwanymi dalej Stronami lub Stroną o następującej treści:
Zawarcie Umowy następuje w wyniku wyboru jako najkorzystniejszej oferty Wykonawcy
złożonej w wyniku przeprowadzonego zamówienia z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.) – zamówienie o wartości mniejszej od 130.000 zł, na świadczenie usług doradczych w zakresie benchmarkingu i optymalizacji pracy Szpitala przez okres 12 miesięcy 2023 roku, dla Szpitala Wojewódzkiego im. Kardynała Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx w Łomży, znak sprawy: ZT- SZP-226/02/3/2023
§ 1. Definicje
Przez użyte w niniejszej umowie określenia, należy rozumieć:
1. „Informacje handlowe” - wszelkie informacje udostępnione przez Zamawiającego Wykonawcy oraz przez Wykonawcę Zamawiającemu, niezależnie od formy ich utrwalenia i udostępnienia (np. pisemnej, elektronicznej, ustnej lub innej), obejmujące w szczególności:
1.1. informacje o charakterze biznesowym, prawnym, finansowym, operacyjnym,
medycznym, technicznym, handlowym lub organizacyjnym dotyczące Stron, do których Xxxxxx uzyskały dostęp w ramach realizacji przedmiotu niniejszej umowy,
1.2. zestawienia, analizy, prognozy, metody analityczne i prognostyczne, opracowania i wszelkiego innego rodzaju dokumenty przygotowane przez Wykonawcę i przekazane Zamawiającemu.
2. „Pomysły Optymalizacyjne” - idee, rozwiązania organizacyjne, oraz inne materiały, niezależnie od sposobu ich wyrażenia oraz niezależnie od tego, czy stanowią one
przedmiot ochrony prawa autorskiego lub innych praw bezwzględnych opracowane
przez Wykonawcę.
3. SPS - Symulator Pracy Szpitala – raport, który zawiera wyniki analiz oferowanych w ramach usługi. Raport ma postać pliku komputerowego w formacie zgodnym z programem MS Excel 2016. Oprócz prezentacji danych raport udostępnia funkcje pozwalające na zmiany danych (dla celów symulacji). W szczególności dotyczy to funkcji samodzielnego modelowania zmian w pracy szpitala na bazie osiąganych wyników.
4. RWR - Raport Weryfikacji Rozliczeń - raport zawierający weryfikację rozliczeń z NFZ, ze wskazaniem przypadków błędnych i nieoptymalnych oraz zaproponowaniem korekt.
5. RPOW – Raport Przypadków Powikłanych i Przedłużonych prezentujący i porównujący wskaźniki analizowane przy akredytacji.
6. Raport JGP - raport, który przedstawia zestaw danych dotyczących poszczególnych przypadków, uporządkowanych według grup JGP, którymi zostały rozliczone.
Przedstawia on dane ze szpitala zestawione z benchmarkami dla poszczególnych cech, z podziałem na grupy JGP oraz specjalizacje oddziałów.
7. Raport SOR - przedstawiający obciążenia SOR w stosunku do jego zasobów i czasów
oczekiwania.
8. Raport SPP - raport analizujący pracę poradni.
9. Raport RWR_AOS - raport zawierający weryfikację rozliczeń z NFZ w zakresie AOS, ze wskazaniem przypadków błędnych i nieoptymalnych oraz zaproponowaniem korekt.
10. Raport MRK - Monitor Realizacji Kontraktów z NFZ w formie raportu elektronicznego dostępnego dla użytkownika z przyznanym dostępem na urządzeniu końcowym (komputer, tablet, smartfon) posiadającym przeglądarkę internetową.
11. System - zaproponowane rozwiązanie informatyczne( oprogramowanie) przez
Wykonawcę, mające na celu zapewnienie dostępu do analiz i raportów realizowanych na rzecz Zamawiającego.
§ 2. Przedmiot umowy
Przedmiotem niniejszej umowy jest:
usługa doradcza „Benchmarking i Ocena Pracy Szpitala” za 2023 r., świadczona przez Wykonawcę, na rzecz Zamawiającego przez okres 12 miesięcy obejmująca następujące usługi:
1. Przygotowanie raportów analizujących pracę szpitala wraz z usługą benchmarkingu za
I, II, III i IV kwartał 2023 roku;
2. Udostępnienie i wdrożenie systemu informatycznego monitorowania, analizy i raportowania kluczowych wskaźników efektywności szpitala.
3. Monitorowanie i raportowanie systemowe poziomu realizacji kontraktów i umów z NFZ.
§ 3. Sposób wykonania usługi
1. Usługa polega na:
1.1. Analizie danych historycznych do celów porównawczych za okres 01.01.2022 r. - 31.12.2022 r., kalkulacji kosztów leczenia i przychodów poszczególnych typów przypadków medycznych;
1.2. Czterech kalkulacjach wskaźników efektywności pracy szpitala (czas pobytu,
zyski/straty, przychody, udział kosztów rodzajowych) w odniesieniu do jednostek
organizacyjnych i przypadków medycznych za okres:
• I - III 2023 r.,
• I – VI 2023 r.,
• I – IX 2023 r.,
• I - XII 2023 r.,
1.3. Weryfikacji osiągniętych wyników poszczególnych oddziałów i całego szpitala oraz ich porównanie z uśrednionymi wynikami z innych szpitali (benchmarking);
1.4. Udostępnieniu funkcji do samodzielnego modelowania zmian w pracy szpitala na bazie
osiąganych wyników;
1.5. Weryfikacji rozliczeń z NFZ, ze wskazaniem przypadków błędnych i nieoptymalnych oraz zaproponowaniem korekt- RWR za okres od 01.01.2023 r. do 31.12.2023 r.
1.6. Kalkulacji Rachunku Kosztów Leczenia poszczególnych pacjentów z okresu objętego przedmiotem analizy.
1.7. Opracowaniu czterech Raportów Jednorodnych Grup Pacjentów – JGP z aktualizacją kwartalną.
1.8. Opracowaniu czterech Raportów Przypadków Powikłanych i Przedłużonych zgodnych z
CMJ- RPOW z aktualizacją kwartalną.
1.9. Przygotowaniu czterech raportów obciążenia SOR z aktualizacją kwartalną.
1.10. Opracowaniu czterech raportów Symulator Pracy Poradni z aktualizacją kwartalną,
1.11. Opracowanie Raportu Weryfikacji Rozliczeń z NFZ dla AOS obejmującego wszystkie ambulatoryjne świadczenia specjalistyczne i zabiegowe z produktów kontraktowych wymienionych w załączniku nr 4 do umowy, w wersji elektronicznej i udostępnienie go Zamawiającemu. Raport wskaże wszystkie przypadki błędnie lub nieoptymalnie
rozliczone. Dla każdego przypadku raport będzie wskazywał sposób korekty i jej potencjalną wartość.
1.12. Przygotowaniu czterech kompleksowych opisów analizy dla Dyrekcji Szpitala oraz indywidualnych opisów dla Ordynatorów poszczególnych oddziałów, przekazywanych w formie zwartych wydruków.
1.13. Czterech jednodniowych, ośmiogodzinnych wizyt konsultacyjnych połączonych z
prezentacją raportów okresowych oraz dwóch czterogodzinnych wideokonferencji w celu prezentacji, konsultacji i szkolenia.
1.14. Bieżącym monitorowaniu stopnia realizacji kontraktów z NFZ prezentowanym sumarycznie dla całego Szpitala, oraz w podziale na poszczególne ośrodki przez okres objęty analizą. W szczególności raport – Monitor Realizacji Kontraktów z NFZ zawierać ma następujące wskaźniki:
a) Procent realizacji kontraktów z NFZ na zakończenie poprzedniego dnia i prognoza na koniec okresu rozliczeniowego;
b) Wypracowaną kwotę kontraktów z NFZ w porównaniu do całkowitej wartości kontraktów;
c) Dni opóźnienia/wyprzedzenia w stosunku do planu realizacji;
d) Prognozę kwoty, której nie wypracowano/kwoty, o którą przekroczono realizację w stosunku do całkowitej wartości kontraktów z NFZ na koniec okresu rozliczeniowego;
e) Wykres graficzny obrazujący trend realizacji kontraktów z NFZ;
f) Wyznaczony limit dla każdego ośrodka, dla każdej jednostki realizującej świadczenia w ramach kontraktów z NFZ;
g) Procent realizacji limitu do planu na zakończenie poprzedniego dnia dla każdej jednostki realizującej świadczenia w ramach kontraktów z NFZ;
h) Wypracowaną kwotę dla każdej jednostki realizującej świadczenie w ramach kontraktów z NFZ;
i) Prognozę kwoty, której nie wypracowano/ kwoty, o którą przekroczono realizację
w stosunku do całkowitej wartości kontraktów z NFZ na koniec okresu rozliczeniowego dla każdej jednostki realizującej świadczenie w ramach kontraktów z NFZ.
2. Analiza będzie opierać się na danych dostarczonych przez Zamawiającego.
2.1. Zamawiający dostarcza co miesiąc dane dotyczące kolejnych miesięcy.
2.2. Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć dane w ciągu 45 dni po zakończeniu miesiąca, którego dotyczą dane.
3. Raporty, o których mowa w § 3 ust.1 umowy będą dostarczane przez Wykonawcę w ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania od Zamawiającego następujących danych dotyczących analizowanego okresu:
3.1. Wszystkich umów z NFZ w wersji elektronicznej dla wszystkich komórek organizacyjnych wraz z załącznikami do umów (w formacie xml);
3.2. Wszystkich komunikatów rozliczeniowych typu SWIAD przekazanych do NFZ (w tym dotyczących programów lekowych i chemioterapii) dla hospitalizacji wypisanych w miesiącach, które mają być ujęte w analizach, w tym komunikaty, które jeszcze nie mają zakodowanych świadczeń (z danymi statystycznymi) oraz dla opieki ambulatoryjnej; potwierdzeń z NFZ akceptacji rozliczeń (p_swi) zawierających informacje o wyniku walidacji i weryfikacji;
3.3. Danych dotyczących przychodów i kosztów rodzajowych poniesionych przez Zamawiającego objęty usługą z każdego ośrodka powstawania kosztów w podziale na miesiące;
3.4. Informacji o strukturze organizacyjnej Zamawiającego z uwzględnieniem w zakresie części "białej" liczby łóżek, godzin pracy lekarzy i pielęgniarek, godzin pracy każdej poradni AOS;
3.5. Strony mogą uzgodnić rozszerzenie listy danych koniecznych do analizy.
3.6. Dane, o których mowa w ust. 3.1 do 3.5 będą dostarczane przez Zamawiającego do Wykonawcy poprzez przesłanie ich na specjalnie przygotowany zabezpieczony serwer FTP lub adres e-mail opiekuna Zamawiającego ze strony Wykonawcy.
4. Zamawiający ma prawo do nieograniczonych konsultacji za pomocą poczty elektronicznej i rozmów telefonicznych w zwykłych godzinach pracy. Strony pokrywają samodzielnie koszty związane z komunikacją.
5. W przypadku konieczności przydzielenia Wykonawcy dostępu do:
- statystycznych danych przetwarzanych w Szpitalnym Systemie Informatycznym w zakresie koniecznym do realizacji niniejszej umowy,
- systemu udostępnionego Zamawiającemu przez Wykonawcę celem wykonania zdalnych prac serwisowych,
Zamawiający zapewni dostęp Wykonawcy do systemu informatycznego za zasadach dostępu VPN IPSec, typu Site-to-Site zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego procedurami bezpieczeństwa informacji.
§ 4. Zobowiązania dotyczące poufności
1. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że w ramach współpracy Zamawiający
udostępni Informacje handlowe oraz, że zostaną one przekazane Wykonawcy jedynie w ramach stosunku poufności istniejącego pomiędzy stronami.
2. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że Wykonawca udostępni mu Informacje Handlowe i Pomysły Optymalizacyjne oraz, że zostaną one przekazane Zamawiającemu jedynie w ramach stosunku poufności istniejącego pomiędzy stronami.
3. Udostępnienie przez Wykonawcę Informacji Handlowych oraz Pomysłów Optymalizacyjnych nie należy rozumieć jako przeniesienia na Zamawiającego praw ani udzielenia mu jakichkolwiek licencji dotyczących tych dóbr.
4. Udostępniane przez Zamawiającego Informacje handlowe nie będą zawierać danych osobowych pacjentów. W tym celu Wykonawca nieodpłatnie udostępni Zamawiającemu program do anonimizacji komunikatów rozliczeniowych z NFZ.
5. Wykonawca zapewni, że:
5.1. Informacje handlowe będą udostępniane wyłącznie tym pracownikom
lub współpracownikom Wykonawcy, którzy muszą się z nimi zapoznać w celu realizacji postanowień niniejszej umowy. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania takich osób jak za własne.
5.2. Wykorzysta otrzymane od Zamawiającego Informacje handlowe do realizacji postanowień niniejszej umowy, w tym do przygotowania analiz oraz innych materiałów informacyjnych na rzecz Zamawiającego.
6. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wykorzystania Informacji Handlowych do
rozbudowy istniejących i tworzenia nowych systemów i usług informacyjnych, stanowiących własność intelektualną Wykonawcy jak również dla celów świadczenia
usług doradczych innym podmiotom gospodarczym i publicznym. Jednak sposób użycia Informacji Handlowych przez Wykonawcę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie może wskazywać źródła ich pochodzenia.
7. Powyższe zobowiązania nie dotyczą:
7.1. Informacji Handlowych, które są lub staną się publicznie dostępne w wyniku zdarzeń
innych, nienaruszających postanowienia niniejszej umowy;
7.2. Informacji Handlowych, które muszą być ujawnione na mocy orzeczeń sądowych lub decyzji administracyjnych, w związku z prowadzeniem zamówienia, jednak w takim wypadku Strona do tego zobowiązana powinna niezwłocznie poinformować drugą
Stronę o konieczności i zakresie ujawnienia informacji;
7.3. Informacji Handlowych oraz Pomysłów Optymalizacyjnych po upływie 10 lat od daty ich ujawnienia.
8. Strony mogą powoływać się wobec osób trzecich na fakt zawarcia niniejszej umowy, z zachowaniem tajemnicy dotyczącej jej szczegółów.
§ 5. Cena i sposób zapłaty za usługę
1. Strony ustalają, że wartość usługi, będącej przedmiotem niniejszej umowy zgodnie z zakresem zdefiniowanym w § 3 ust. 1, wynosi …………….. zł netto (słownie: ………………
zł), podatek VAT……%, brutto………………... (słownie: zł)
2. Płatność za usługę nastąpi ryczałtem w 12 równych miesięcznych kwotach, każda po
………… zł netto, podatek VAT……%, brutto…....... .
3. Ryczałt miesięczny będzie płacony na podstawie prawidłowo wystawionych faktur.
4. Termin płatności faktury, prawidłowo wystawionej, wynosi 40 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu.
5. Wykonawca może przesłać Zamawiającemu ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na adres poczty e-mail: efaktura@szpital- xxxxx.xx zgodnie z postanowieniami Ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666 z póż. zm.). Faktura taka, musi zawierać wszystkie dane, o których mowa w art. 6 wspomnianej Ustawy. Faktura za usługę objętą Umową, powinna być wystawiona na następujące dane:
Zamawiającego:
Szpital Wojewódzki im. Kardynała Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx w Łomży
Al. Xxxxxxxxxxxx 00, 00 - 000 Xxxxx.
NIP 000-00-00-000
6. Wynagrodzenie uiszczane będzie w formie przelewu bankowego na rachunek bankowy
Wykonawcy o nr Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
§ 6. Kary umowne
1. W przypadku naruszenia postanowień Umowy Zamawiający ma prawo naliczyć
Wykonawcy kary umowne zgodnie z poniższymi zasadami.
2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn lezących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej - w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy.
3. W przypadku zwłoki w dostarczeniu raportów będących przedmiotem umowy, z przyczyn
leżących po stronie Wykonawcy, jest on zobowiązany do zapłaty kary umownej w
wysokości 0,2 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 umowy, za każdy dzień zwłoki.
4. W przypadku gdy szkoda przekraczać będzie wartość zastrzeżonej kary umownej, Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość
zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych.
5. Naliczenie przez Zamawiającego kary umownej następuje poprzez sporządzenie noty księgowej wraz z pisemnym uzasadnieniem. Wykonawca zobowiązany jest w terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania ww. dokumentów do zapłaty naliczonej kary umownej. Brak zapłaty w powyższym terminie uprawnia Zamawiającego do potrącenia kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy lub innych jego wierzytelności przysługujących Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego.
6. Naliczenie przez Xxxxxxxxxxxxx bądź zapłata przez Wykonawcę kary umownej nie zwalnia go z zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy.
§ 7. Odpowiedzialność Wykonawcy
1. Wykonawca jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za wady przedmiotu umowy, zmniejszające jego wartość lub użyteczność ze względu na cel umowy, a w szczególności za wady uznaje się nierzetelność wykonania objętych umową analiz i raportów, niezgodność z obowiązującymi przepisami.
2. Zamawiającemu, który otrzymał przedmiot umowy dotknięty wadami przysługuje, w zależności od jego wyboru, prawo do żądania od Wykonawcy usunięcia wad w terminie ustalonym z Zamawiającym, jednak nie później niż 14 dni roboczych od dnia otrzymania żądania Zamawiającego oraz wprowadzenia uzupełnień na koszt Wykonawcy.
§ 8. Czas trwania umowy
1. Niniejsza Umowa obowiązuje od daty zawarcia umowy na okres 12 miesięcy.
2. Okres objęty analizą od 01.01.2023 roku do 31.12.2023 roku.
3. Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu
wypowiedzenia.
4. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy w trybie natychmiastowym w przypadku zwłoki w przekazywaniu raportów ponad 30 dni roboczych lub w przypadku rażącego naruszenia obowiązków umowy przez Wykonawcę.
5. W przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy w drodze wypowiedzenia
przez Zamawiającego, okres objęty analizą, wskazany w § 2, będzie odpowiadał liczbie miesięcy trwania umowy.
§ 9.
Wykonawca może dokonać przelewu wierzytelności z Umowy na osobę trzecią, jedynie za pisemną zgodą jednostki tworzącej Zamawiającego – Województwa Podlaskiego - art. 54 ust. 5 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 633 ze zm.).
§ 10.
1. Upoważnionym pracownikiem Zamawiającego do realizacji przedmiotu umowy jest:
a) ........................ tel. ..................., e-mail: w godz w dni robocze;
b) ........................ tel. .................. , e-mail: …….. w godz w dni robocze.
2. Upoważnionym pracownikiem Wykonawcy do realizacji przedmiotu umowy jest:
a) ........................tel. ...................., e-mail: w godz w dni robocze;
b) ........................tel. ..................., e-mail: ………. w godz w dni robocze.
§ 11. Postanowienia końcowe
1. Korespondencja skierowana do Stron w związku i w wykonaniu Umowy winna być kierowana pod adresami wskazanymi w nagłówku Umowy. Każda ze Stron winna poinformować drugą Stronę o zmianach w adresie do korespondencji ze stosownym wyprzedzeniem. W braku poinformowania o zmianie przez daną Stronę korespondencję kierowaną na dotychczasowy adres uznaje się za doręczoną.
2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Wykonawca zobowiązuje się do niedokonywania sprzedaży lub cesji ewentualnych zadłużeń Zamawiającego, a także nie zawierania umów poręczenia wykonania zobowiązania przez Zamawiającego oraz innych umów podobnego rodzaju ze skutkiem przeniesienia wierzytelności wobec Zamawiającego na osoby trzecie, pod rygorem
nieważności.
4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
5. Strony zobowiązują się do polubownego i w dobrej wierze rozwiązywania wszelkich
sporów mogących powstać na tle wykonywania niniejszej umowy.
6. W przypadku braku porozumienia wszelkie spory wynikające na tle stosowania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo ze względu na siedzibę powoda.
7. Niniejszą umowę sporządzono w 3 (trzech) jednobrzmiących egzemplarzach, z czego dwa egzemplarze otrzymuje Zamawiający, a jeden Wykonawca.
8. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki tj.:
a) Załącznik nr 1 – aktualny odpis KRS Zamawiającego,
b) Załącznik nr 2 - dokument wykazujący umocowanie do zawarcia umowy ze strony Wykonawcy.
c) Załącznik nr 3 - Poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopia polisy potwierdzająca zawarcie umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.
d) Załącznik nr 4 – katalog ambulatoryjnych grup świadczeń specjalistycznych.
e) Załącznik nr 5 - pełnomocnictwo, jeżeli umowę w sprawie zamówienia publicznego podpisuje pełnomocnik - jeżeli dotyczy.
f) Załącznik nr 6 - Umowa regulująca współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta tych wykonawców zostanie wybrana - jeżeli dotyczy.