FORMULARZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 1

Zam. 1/2021/PROM

FORMULARZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Tytuł zamówienia: Budowa systemu Informatycznego – mini giełdy darowizn żywności w ramach projektu pt. „Opracowanie systemu monitorowania marnowanej żywności i efektywnego programu racjonalizacji strat i ograniczania marnotrawstwa żywności”(PROM) realizowanego w ramach STRATEGICZNEGO PROGRAMU BADAŃ NAUKOWYCH I PRAC ROZWOJOWYCH „Społeczny i gospodarczy rozwój Polski w warunkach globalizujących się rynków” Projekt GOSPOSTRATEG (Umowa GOSPOSTRATEG 1/385753/1/NCBR/2018 r. z dnia 10.10.2018 r.).

1. Informacje ogólne

Przedmiotem zamówienia jest realizacja działań informatycznych polegających na budowie mini giełdy darowizn żywności, tj. platformy służącej do operacyjnego zarządzania współpracą z darczyńcami i darowiznami żywności pochodzącymi z sieci handlowych oraz ich oferowania odbiorcom końcowym, czyli Bankom Żywności, organizacjom partnerskim i darczyńcom indywidulnym.

Platforma ma usprawnić codzienne działania Banków Żywności (BŻ) i ich organizacji partnerskich we współpracy z sieciami handlowymi, zarządzanie odbiorami darowizn i kooperacją z ponad 2000 sklepami na terenie całej Polski. Ponadto narzędzie ma na celu ułatwić wzajemną komunikację między zaangażowanymi podmiotami, dzięki zgromadzeniu wszystkich danych operacyjnych w jednej bazie. Mini giełda ma zawierać także funkcjonalności pomocne w organizacji zbiórek żywności.

Założenia dotyczące wymagań i funkcjonalności platformy w zakresie budowy bazy danych i zarządzania tymi danymi:

1. zarządzanie procesem dla użytkowników: Federacji Polskich Banków Żywności (FPBŻ), Banków Żywności (BŻ), organizacji partnerskich o zasięgu lokalnym (OPL), darczyńcy indywidualni;

2. zawiera min. 2000 adresów sklepów wszystkich sieci handlowych obsługiwanych przez FPBŻ oraz BŻ;

3. określa status dla każdego z min. 2000 sklepów (wg. typu: obsługiwany, zawieszony, nieuruchomiony, zarezerwowany, wolny, zajęty), co pozwoli na monitorowanie i aktualizowanie statusów współpracy z daną lokalizacją sklepu i umożliwi śledzenie historii zmian w dodatkowym polu na adnotacje;

4. przyporządkowuje poszczególnym sklepom sieci handlowych BŻ oraz OPL;

5. umożliwia wprowadzenie danych kontrahenta (sieci handlowej), BŻ oraz OPL;

6. zawiera harmonogram odbiorów darowizn dla każdego z BŻ i każdej lokalizacji sklepu sieci handlowej ;

7. wskazuje liczbę osób w OPL korzystających z:

1. darowizn danego kontrahenta BŻ

2. wszystkich kontrahentów BŻ

8. gromadzi w bezpieczny sposób dane osób z OPL upoważnionych do odbiorów darowizn (imię i nazwisko, xxxxx) ;

9. pozwala generować upoważnienia (identyfikatory) dla OPL umożliwiające odbiór darowizn żywności w imieniu BŻ oraz śledzi zmiany pozwalające na monitorowanie osób obsługujących sklepy;

10. zawiera funkcjonalność giełdy, czyli ogłoszenia przez BŻ darowizny do przekazania dla swoich OPL/wybranej OPL oraz informację zwrotną o dokonanym odbiorze;

11. umożliwia zamieszczanie dokumentów, sprawozdań przez BŻ dla OPL;

12. zawiera prosty komunikator dla BŻ oraz OPL dający możliwość komunikacji z BŻ poprzez platformę: zapytania, zgłoszenia trudności we współpracy itp., reklamacje, czat;

13. określa geolokalizację sklepów danego kontrahenta (współrzędne GPS);

14. zapewnia integrację wymiany danych z systemem ERP enova365, modułem Business Inteligence (BI) oraz opcjonalnie standardem GS1 Polska (EPCIS);

15. umożliwia import danych do bazy z plików excel, csv ;

16. umożliwia działanie na komputerze oraz urządzeniach mobilnych.

Założenia dotyczące wymagań i funkcji platformy w zakresie koordynacji zbiórek żywności:

1. Wymagania techniczne:

   1. Dostęp online tylko dla osób zalogowanych.

   2. Import i eksport danych z plików excel, csv do bazy sklepów.

   3. Katalog z plikami i własną struktura katalogów.

   4. Zamieszczanie i ściąganie plików pdf, jpg bmp, png, doc, docx, xls, xlsx, zip do 15MB.

   5. Powiadamianie mailowe użytkowników o aktualnościach i zmianach indywidualnych.

   6. Blog z aktualnościami, kategorie wpisów i możliwość linkowania do plików.

   7. Projekt zgodny ze standardem RWD.

   8. Kod wszystkich widoków front-end poprawnie zweryfikowany przy użyciu walidatorów W3C.

   9. Front-end spełniający wymagania WCAG 2.1 minimum na poziomie A.
      
      

2. Struktura organizacji, słowniczek pojęć:

   1. Federacja Polskich Banków Żywności – FPBŻ

   2. Jest wspólnotą 32 lokalnych Banków Żywności – BŻ

   3. Które współpracują z wieloma organizacjami pomocowymi działającymi na ich terenie – OPL

   4. OPL i BŻ wybierają sklepy, w których będą organizować zbiórkę żywności.

   5. C
      zasami zbiórkę w sklepie koordynuje sam BŻ, czasami robi to OPL mu podległa.
      
      

   6. Zbiórka - wydarzenie ogólnopolskie polegające na zbieraniu żywności od osób prywatnych
      i przekazaniu jej do organizacji opiekujących się ludźmi w potrzebie.

   7. Sieć – centrala dużej sieci sklepów koordynująca współpracę z pojedynczymi sklepami.

   8. Sklep – placówka, na terenie której jest organizowana zbiórka.

   9. Użytkownicy - koordynatorzy zbiórki na poszczególnych szczeblach:

      • Koordynator FPBŻ (k-FPBŻ),

      • Koordynator BŻ (k-BŻ),

      • Koordynator OPL (k-OPL).

3. Użytkownicy, organizacje, sklepy
   są cztery rodzaje „kont” w portalu:

   1. FPBŻ – konto superadministratora nadrzędne dla wszystkich ,

   2. Użytkownicy: koordynatorzy z ramienia FPBŻ, BŻ i OPL ,

   3. Organizacje: FPBŻ, BŻ i OPL,

   4. Sklepy.
      
      

4. Hierarchia kont i ich działania

   1. 
      

      Organizacje i sklepy:

      

      Użytkownicy:

      
      
      

Użytkownicy zakładają indywidulane konta

Podają dane:
imię, nazwisko, adres email
i organizację, w której działają (z listy rozwijalnej)

(założenie konta wymagane potwierdzenie przez email na podane konto)

Superadministrator FPBŻ tworzy FPBŻ
ustala 2 koordynatorów dla FPBŻ

k-BŻ i k-OPL tworzą sklepy.
Dane sklepów:

• Sieć (wybierana z listy stworzonej przez k-FPBŻ)

• ID

• Nazwa

• Adres (województwo, miasto, ulica)

• BŻ nadrzędny

• OPL nadrzędna
  (jeżeli BŻ tak zdecyduje może pełnić funkcje OPL dla sklepu)

Organizacja nadrzędna wybranej przez użytkownika organizacji potwierdza przynależność do organizacji.

Przynależność jest jednoznaczna z byciem koordynatorem.
(Organizacje mają max 3 koordynatorów)

Tylko wtedy konto jest w pełni aktywne i ma uprawnienia do wyświetlania funkcjonalności portalu.

k-FPBŻ tworzy organizacje BŻ.
FPBŻ jest nadrzędna do stworzonych BŻ
k-FPBŻ zatwierdza konta użytkowników - koordynatorów BŻ

k-BŻ tworzy swoje organizacje OPL
BŻ jest nadrzędny dla stworzonych OPL
k-BŻ potwierdza konta użytkowników - koordynatorów utworzonych OPL

k-FPBŻ importuje listę sklepów z pliku excel z danymi:

• Sieć

• ID

• Nazwa

• Adres (województwo, miasto, ulica)
  (sklepy te nie są przypisane do BŻ czy OPL widnieją na liście jako wolne)

k-FPBŻ tworzy listę Sieci

5. Listy użytkowników, organizacji, sklepów:

   1. Wyświetlają się z możliwością podziału na strony lub całość listy – wybór wyświetlania wybrany przez użytkownika zapamiętuje się.

   2. Są sortowane i filtrowane po wszystkich danych (sieć, ID, nazwa, województwo, miasto, ulica, BŻ, OPL).

   3. Mogą być eksportowane do pliku Excel.
      
      

6. Listy wyświetlają się:

   1. Dla k-FPBŻ:

      1. Lista wszystkich użytkowników: imię, nazwisko, adres email, organizacja,

      2. Lista wszystkich BŻ i OPL : kategoria (BŻ/OPL), nazwa, adres, koordynatorzy,

      3. Lista wszystkich sklepów: sieć, ID, nazwa, adres, BŻ, OPL (lub wolny jeśli nie ma BŻ),

   2. Dla k-BŻ

      1. Lista podrzędnych OPL: nazwa, adres, koordynatorzy,

      2. Lista sklepów założonych przez dany BŻ i jego OPL: sieć, ID, nazwa, adres, BŻ, OPL,

      3. Lista sklepów wolnych, nie przypisanych do innych BŻ (osobna zakładka),

      4. Lista sklepów należących do innych BŻ (osobna zakładka),

   3. Dla k-OPL

      1. Lista sklepów założonych przez dany OPL: sieć, ID, nazwa, adres, BŻ, OPL,

      2. Lista sklepów wolnych przypisanych do nadrzędnego BŻ ale nie przypisana
         do żadnego OPL,

7. Dane użytkowników może edytować właściciel lub k-FPBŻ.
   
   

8. Dane organizacji może edytować koordynator tej organizacji lub koordynatorzy organizacji jej nadrzędnych.
   
   

9. Dane sklepów może edytować k-FPBŻ, k-BŻ do którego sklep należy.

   1. K-FPBŻ może zmienić dane adresowe, ID, sieć oraz BŻ i OPL będący właścicielem sklepu;

   2. K-BŻ może zmienić dane adresowe, ID, sieć oraz OPL będącą właścicielem sklepu .
      
      

10. Każdy sklep ma możliwość „przejęcia”. Przyciskiem „chcę organizować zbiórkę w tym sklepie”. Przycisk jest widoczny dla k-BŻ

Chcę organizować zbiórkę w tym sklepie

Email do k-FPBŻ z przyciskami: zgoda/brak zgody.

Email zwrotny z potwierdzeniem lub odrzuceniem zgody (miejsce na komentarz – powód).
Po wyrażeniu zgody sklep automatycznie jest zgłoszony do aktualnej zbiórki.

wolny

miał przypisany inny BŻ

Email do k-BŻ do którego sklep należał z prośbą o zgodę
z przyciskami: zgoda/brak zgody.

Email zwrotny z potwierdzeniem lub odrzuceniem zgody (miejsce na komentarz – powód).
Po wyrażeniu zgody sklep na stałe przechodzi do nowego BŻ
i jest automatycznie jest zgłoszony do aktualnej zbiórki.

Email z potwierdzeniem lub odrzuceniem zgody.

11. Przebieg zbiórki:

Utworzenie zbiórki

Wybranie uczestników

Wybranie sklepów biorących udział w zbiórce

Start zbiórki

Przeprowadzenie zbiórki w sklepach
przez BŻ i OPL. Bez działań w aplikacji.

Uzupełnienie danych zbiórki przez BŻ i OPL

Zakończenie zbiórki

Zamknięcie i raportowanie zbiórki

12. Start zbiórki

k-FPBŻ zakłada zbiórkę o parametrach:

• Nazwa

• Czas trwania – zakres dat

• Zaproszeni uczestnicy - BŻ
  automatycznie tworzy się katalog plików przypisanych do tej zbiórki

k-BŻ otrzymuje przez email zaproszenie i klika zgodę na uczestnictwo lub nie (z miejscem na komentarz, dlaczego).
O decyzji mailem jest powiadamiany k-FPBŻ

Jeżeli k-BŻ się zgodził zaprasza OPL do uczestnictwa
w zbiórce

k-OPL otrzymuje przez email zaproszenie i klika zgodę na uczestnictwo lub nie (z miejscem na komentarz, dlaczego).
O decyzji mailem jest powiadamiany k-BŻ

OPL lub BŻ w roli OPL wybiera sklepy, które będą brały udział
w zbiórce przez:

• Dodanie z listy swoich sklepów

• Dodanie nowych sklepów, wpisując je do bazy (tylko pojedynczo)

• Wybór z listy sklepów bez właściciela zaimportowanych przez k-FPBŻ

Tworzy się lista sklepów biorących udział w zbiórce z parametrami:

• Nazwa zbiórki

• Sieć

• ID

• Nazwa

• Adres (województwo, miasto, ulica, nr)

• Nazwa BŻ odpowiedzialnego

• Nazwa OPL odpowiedzialnej (może nie być zdefiniowanej OPL wtedy rolę OPL przejmuje BŻ)

• Status (statusy omówione poniżej)
  Listę można filtrować i sortować po każdym z parametrów oraz eksportować do excel. Lista wyświetla się w wersji mobilnej.

13. Zbiórka – zarządzanie sklepami (statusy)
    
    

    1. Do każdego sklepu w czasie zbiórki są przypisane statusy. Przy zmianie statusu zapisuje się data, godzina operacji, osoba zmieniająca status oraz (nieobowiązkowy) komentarz do zmiany (powód). Informacja o historii zmian statusów jest dostępna z podglądu sklepu.

    2. Zmiana statusu może być robiona z pozycji pojedynczego sklepu lub zbiorczo – przez import pliku excel.

    3. Są cztery statusy sklepów w zbiórce: zgłoszony, wysłany do sieci, aktywowany, dezaktywowany

k-BŻ i k-OPL wybierają wśród swoich sklepów te w których chcą przeprowadzić zbiórkę

Sklepy takie mają status „zgłoszony”

k-FPBŻ eksportuje zgłoszone sklepy do pliku excel i wysyła poza aplikacją listę do Sieci

k-FPBŻ zmienia sklepom status na
„wysłany do sieci”

Po otrzymaniu informacji z Sieci k-FPBŻ zmienia status na:

• Aktywowany, jeśli jest zgoda

• Dezaktywowany, jeśli zgody brak
  zmiana statusu może być robiona pojedynczo lub zbiorczo - poprzez import pliku excel.

W każdym momencie k-FPBŻ
i koordynatorzy organizacji przypisanych
do sklepu mogą go dezaktywować.

14. Zbiórka – zamknięcie i raporty

    1. Uzupełnianie danych zbiórki to:

       1. Dla OPL (funkcje dostępne mobilnie):

          1. Przypisanie do sklepu uczestniczącego w zbiórce ilości pozyskanej żywności – w kg

          2. Przypisanie do sklepu uczestniczącego w zbiórce ilości wolontariuszy biorących udział

       2. dla BŻ:

          1. Przypisanie do sklepu uczestniczącego w zbiórce ilości pozyskanej żywności – w kg (jeżeli k-OPL tego nie zrobił)

          2. Przypisanie do sklepu uczestniczącego w zbiórce ilości wolontariuszy biorących udział (jeżeli k-OPL tego nie zrobił)

          3. Potwierdzenie zebranych informacji od OPL – zatwierdzenie tonażu i ilości wolontariuszy

          4. Określenie ilości osób które dostaną pozyskaną żywność – odniesienie do całości zebranych darów danego BŻ

          5. Określenie rodzaju pozyskanej żywności w kg. - kategorie żywności definiuje
             k-FPBŻ – odniesienie do całości zebranych darów danego BŻ

2. W trakcie uzupełnienia danych jest możliwość generowania raportów cząstkowych.
   Raporty cząstkowe:

   1. Kg żywności / BŻ

   2. Kg żywności / Sieć

3. Po uzupełnieniu wszystkich danych przez OPL i BŻ k-FPBŻ zamyka zbiórkę i generuje ostateczne raporty.
   Raporty ostateczne:

   1. Pełna lista – każdy sklep osobno:

      • Sieć

      • Nazwa

      • ID

      • Adres

      • BŻ

      • OPL

      • Zebrana żywność

      • Ilość wolontariuszy

   2. Raport dla Sieci

      • Całość zebranej żywności w sklepach danej Sieci

      • Ilość zebranej żywności na pojedynczy sklep Sieci

   3. Raport dla BŻ

      • Całość zebranej żywności, ilość, wolontariuszy w sklepach danego BŻ,
        ilość osób, które otrzymały dary z zebranej żywności

      • Ilość zebranej żywności i wolontariuszy na pojedynczy sklep BŻ

      • Ilość zebranej żywności i wolontariuszy z podziałem na OPL danego BŻ

4. Raporty ostateczne są generowane w dniu zamknięcia zbiórki i od tego czasu nie można ich zmienić. Zachowują się jako pliki w katalogu przypisanemu aktualnej zbiórce.

5. Raporty mogą być tabelami, nie wymagają opracowań graficznych. Raporty można eksportować do excel.

15. Zbiórka – komunikacja w trakcie zbiórki – funkcja w części dostępna mobilnie
    Blog z aktualnościami. Wymagania:
    
    

    1. Blog dostępny tylko dla zalogowanych uzytkowników

    2. Z możliwością czytania wpisów na urządzeniach mobilnych

    3. Wpisy tworzone przez k-FPBŻ

    4. Każdy użytkownik jest powiadamiany mailem o nowym wpisie

    5. Kategorie wpisów są tworzone i edytowane przez k-FPBŻ

    6. Możliwość komentowania przez zalogowanych użytkowników – komentarze moderowane,

    7. Możliwość odpowiadania na komentarze dla k-FPBŻ

    8. Możliwość zamieszczania plików jpg, pdf, bmp, png, doc, docx, xls, xlsx, zip do 15MB we własnej strukturze katalogów.

    9. Edytor wpisów: Tiny MCE

    10. Możliwość linkowania do plików w katalogach

    11. Możliwość pobierania plików tylko dla zalogowanych użytkowników

    12. Układ ekranu:

        1. Kategorie wpisów– pasek boczny

        2. Lista wpisów (lub treść wpisu)

        3. Pliki w katalogach – pasek boczny

    13. Pośrodku lista wpisów w kolejności publikowania:

        1. Tytuł

        2. Kategoria

        3. Początek wpisu + link – „>> czytaj więcej”

        4. Po otwarciu wpisu:

           • Nadal pozostają boczne paski,

           • Pośrodku całość wpisu,

           • Na górze strzałki „<<wcześniejszy wpis” „następny wpis>>,

           • Na dole link do pliku, jeśli był przy tym wpisie załączony

    14. W wersji mobilnej tylko czytanie, komentowanie wpisów i lista kategorii
        
        

16. Pliki

    1. Portal daje możliwość zamieszczania i ściągania plików pdf, jpg bmp, png, doc, docx, xls, xlsx, zip do 15MB

    2. W czasie tworzenia zbiórki tworzy się katalog plików przypisanych do tej zbiórki

    3. Reszta podkatalogów tworzy samodzielnie k-FPBŻ

    4. Pobierać pliki może każdy zalogowany użytkownik

    5. O zmieszczeniu nowego pliku każdy użytkownik jest powiadamiany emailem
       
       

17. Wersja mobilna
    Wersja mobilna jest dostępna tylko dla zalogowanych użytkowników.
    Funkcjonalności mobilne:

    1. Dla wszystkich – czytanie wpisów na blogu, komentowanie

    2. Dla k-OPL i k-BŻ – wyświetlanie listy ich sklepów w aktualnej zbiórce

    3. Dla k-OPL i k-BŻ wpisywanie ilości zebranej żywności w pojedynczym sklepie

    4. Dla k-OPL i k-BŻ wpisywanie ilości wolontariuszy w pojedynczym sklepie
       
       

……………………………….

miejscowość i data

…………………………………………..

(podpis Wykonawcy)