UCHWAŁA NR 28/2021

WNIOSEK

ZATWIERDZAM: ……………………………

UCHWAŁA NR 28/2021

XXXXXXX XX 00/0000

ZARZĄDU POWIATU KŁODZKIEGO

w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku

§ 1. Ustanawia się "Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku" stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 2. Traci moc uchwała nr 140/2014 Zarządu Powiatu z dnia 17 czerwca 2014 r. w sprawie „Regulamin

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W STAROSTWIE POWIATOWYM W KŁODZKU

Rozdział 1.

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

§ 1. 1. Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku reguluje procedury związane z udzielaniem zamówień publicznych przez Powiat Kłodzki i Starostwo Powiatowe w Kłodzku na zasadach określonych przepisami:

§ 2. W rozumieniu niniejszego regulaminu określenie:

§ 3. 1. Regulamin określa organizację postępowania w sprawach o udzielanie zamówień publicznych w zakresie zamówień na roboty budowlane, dostawy, usługi, które finansowane są w całości lub części ze środków finansowych będących w dyspozycji Starostwa lub powiatu, bez względu na źródło pochodzenia tych środków.

§ 4. Uczestnikami procesu udzielania zamówień publicznych są:

Rozdział 2.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, KTÓRYCH WARTOŚĆ JEST RÓWNA LUB PRZEKRACZA KWOTĘ

130 000 ZŁ NETTO

I. Planowanie zamówień publicznych oraz ich sprawozdawczość

§ 5. 1. Kierownik komórki organizacyjnej opracowuje plan przewidywanych zamówień publicznych w danym roku budżetowym z uwzględnieniem, w szczególności:

§ 6. Najpóźniej do pierwszego marca każdego roku pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych sporządza i przedkłada Staroście sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych w roku poprzednim i przekazuje je do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

II. Obowiązki pracowników udzielających zamówień publicznych, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł netto.

§ 7. 1. Podstawą wszczęcia procedury postępowania o udzielenie zamówienia jest wniosek kierownika komórki organizacyjnej o przeprowadzenie postępowania. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 8. Zadania uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

III. Komisja przetargowa

§ 9. 1. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert.

§ 10. 1. Członek komisji ma obowiązek rzetelnie wykonywać powierzone mu czynności, kierując się przy tym dobrem szeroko pojętego interesu publicznego, przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

§ 11. 1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania, a kończy w dniu wyboru oferty najkorzystniejszej lub

IV. Umowy o wykonanie zamówienia publicznego

§ 12. 1. Do zawierania i wykonywania umów podpisanych w wyniku udzielenia zamówienia publicznego mają przepisy Ustawy, Kodeksu cywilnego oraz przepisy innych ustaw regulujących sferę stosunków będących przedmiotem zamówienia publicznego.

§ 13. 1. Podstawą stwierdzenia wykonania zamówienia publicznego przez wykonawcę jest podpisany przez obie strony umowy protokół odbioru dostawy, usługi lub roboty budowlanej.

V. Raport z realizacji zamówienia

VI. Informacja z wykonania umowy

VII. Dokumentacja zamówień publicznych

§ 14. 1. Dokumentację postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się w formie pisemnej na zasadach określonych Ustawą oraz niniejszym Regulaminem.

§ 15. Dokumentację zamówień publicznych przechowuje się przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jeśli czas trwania umowy przekracza 4 lata, dokumentację umowę przez cały czas trwania umowy.‌

Rozdział 3.

ZAMÓWIENIA UDZIELONE Z WYŁĄCZENIEM OBOWIĄZKU STOSOWANIA USTAWY PRAWO

ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NA PODSTAWIE ART. 2 UST. 1 PKT 1 (PONIŻEJ 130 TYŚ. ZŁ NETTO)

§ 16. 1. Wartość zamówienia ustala się poprzez badanie rynku w zakresie rozpoznania cenowego danego rodzaju usług, dostaw lub robót budowlanych, na podstawie przeprowadzonych rozmów telefonicznych, ofert cenowych, cenników internetowych, kierowania zapytań do wykonawców i na podstawie innych działań o charakterze weryfikacyjnym.

IX. Zamówienia o wartości mniejszej niż 20 tysięcy złotych netto

§ 17. 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi merytoryczna komórka organizacyjna Starostwa.

X. Zamówienia o wartości większej lub równej 20 tysięcy złotych netto i mniejszej niż 130 tysięcy złotych

netto

§ 18. 1. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za realizację danego zamówienia występuje z wnioskiem do Starosty o wyrażenie zgody na realizację zamówienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 19. 1. Merytoryczna komórka organizacyjna przygotowuje postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie:

§ 20. 1. Starosta może powołać komisje dokonującą badania i oceny złożonych ofert oraz prowadzenia negocjacji z wykonawcami, w szczególności, gdy specyfika przedmiotu zamówienia wymaga wiedzy specjalistycznej. W tym celu określa skład komisji, tryb jej pracy i zakres obowiązków członków komisji.

XI. Udzielenie zamówienia z pominięciem analizy rynku

§ 21. 1. W przypadku udzielania zamówień publicznych, których specyfika uniemożliwia dokonanie porównań lub uzyskanie porównywalnych ofert (np. usługi szkoleniowe, artystyczne, doradztwa, konsultingowe, wyceny, nadzoru, kierowania robotami, cateringu, gastronomiczne, hotelarskie, wspracie techniczne itp.) oraz w których z przyczyn technicznych występuje tylko jeden wykonawca, zamawiający może udzielić zamówienia po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą.

Sprawozdawczość

§ 22. 1. Stanowisko ds. zamówień publicznych sporządza roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych na zasadach określonych w Rozporządzeniu w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania i przedkłada je Staroście w terminie do dnia 1 marca za poprzedni rok.

DOKUMENT PODPISANY ELEKTRONICZNIE

Dane podpisywanego dokumentu

Informacje o złożonych podpisach elektronicznych

Document Metadata

Table of Contents

Document Metadata

z dnia 5 marca 2021 r.

Na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.), art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z zm.) oraz art. 32 ust.2 pkt 4 i art. 33 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2020 r. poz. 920 t.j.) uchwala się co następuje:

zamówień publicznych prowadzonych przez Starostwo powiatowe w Kłodzku”.

Załącznik Nr 1 do uchwały Nr 28/2021

Zarządu Powiatu Kłodzkiego

z dnia 5 marca 2021 r.

1) Ustawy Prawo zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 r. oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie,

2) Ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.,

3) Ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.

1) Ustawa – oznacza ustawę prawo zamówień publicznych,

2) Regulamin – oznacza regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku,

3) Starostwo – Starostwo Powiatowe w Kłodzku,

4) Zamawiający – oznacza Powiat Kłodzki lub Starostwo Powiatowe w Kłodzku,

5) Komórka organizacyjna – oznacza wydział, referat lub samodzielne stanowisko w Starostwie merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia publicznego,

6) Kierownik komórki organizacyjnej – oznacza dyrektora wydziału, kierownika referatu lub pracownika na samodzielnym stanowisku,

7) Plan zamówień komórki organizacyjnej – oznacza sporządzone przez Kierownika komórki organizacyjnej, na podstawie przydzielonych do realizacji wydziałom merytorycznym środków finansowych, zestawienie obejmujące zamówienia publiczne, jakie wydział planuje zrealizować w danym roku budżetowym, których wartość przekracza kwotę określona w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy.

8) Plan zamówień starostwa – oznacza zbiorcze zestawienie sporządzone przez pracownika na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych na podstawie planów zamówień.

9) SWZ – oznacza Specyfikację Warunków Zamówienia lub inny dokument określający zasady i warunki udzielenia zamówienia.

10) Stanowisko ds. zamówień publicznych – oznacza pracownika na stanowisku ds. zamówień publicznych w Wydziale Organizacyjnym odpowiedzialnym za zarządzanie procesem udzielania zamówień publicznych w Starostwie.

11) UZP – Urząd Zamówień Publicznych.

12) Platforma zakupowa - rozumie się przez to narzędzie umożliwiające realizację procesu związanego z udzielaniem zamówień publicznych w formie elektronicznej, w celu przeprowadzenia procedur udzielania zamówień zgodnie z Ustawą i procedur zakupowych;

2. Zarząd Powiatu Kłodzkiego wyznacza Starostwo Powiatowe lub może wyznaczyć inną jednostkę organizacyjną powiatu kłodzkiego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia wspólnego na rzecz jednostek organizacyjnych powiatu.

3. Jednostki organizacyjne powiatu przeprowadzają postępowania i udzielają zamówień publicznych w ramach

zadań ujętych w planach finansowych tych jednostek.

4. Komórki organizacyjne są odpowiedzialne za realizację zamówień publicznych w Starostwie dotyczących

ich zakresu działania określonego Regulaminem Organizacyjnym Starostwa.

5. W przypadku zamówień, których realizacja leży w zakresie kompetencji więcej niż jednej Komórki organizacyjnej, zadania określone niniejszym regulaminem wykonuje Komórka organizacyjna wyznaczona przez Starostę, Wicestarostę, Etatowego Członka Zarządu Powiatu lub Sekretarza Powiatu.

1) Starosta, Wicestarosta, Etatowy Członek Zarządu Powiatu,

2) Komórka organizacyjna,

3) Stanowisko ds. zamówień publicznych,

4) Komisja przetargowa.‌

1) przedmiotu zamówienia (z podziałem na roboty budowlane/dostawy/usługi),

2) wartości szacunkowej zamówienia bez podatku VAT,

3) przewidywanych trybów postępowania lub procedury udzielenia zamówienia,

4) daty wszczęcia i zakończenia postępowania (przewidywanego terminu)

5) informacji czy zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej.

2. Plan przewidywanych zamówień publicznych, o którym mowa w ust. 1 sporządzany jest według szablonu

stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych w terminie 14 dni od podjęcia uchwały w sprawie układu wykonawczego budżetu powiatu kłodzkiego składają do pracownika na stanowisku ds. zamówień publicznych plany zamówień publicznych komórki organizacyjnej o którym mowa w ust.1-2

4. Na podstawie złożonych przez kierowników komórek organizacyjnych planów zamówień, pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych sporządza zbiorczy plan zamówień publicznych Zamawiającego w zakresie usług, dostaw, robót budowlanych i przekazuje go do zatwierdzenia Staroście.

5. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają aktualność planów zamówień publicznych w zakresie swoich komórek organizacyjnych. Informację o zmianach przekazują pracownikowi na stanowisku ds. zamówień publicznych. Zmiany zostają wprowadzone do planu zamówień publicznych Zamawiającego po akceptacji Starosty.

2. Za przygotowanie merytoryczne i realizację zamówień publicznych odpowiadają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, którzy przekazują wypełniony wniosek o którym mowa w ust.1 do pracownika na stanowisku ds. zamówień publicznych.

1. Starosta kłodzki wykonuje czynności Kierownika zamawiającego określone w Ustawie i w niniejszym Regulaminie, a w szczególności:

1) organizuje i nadzoruje system zamówień publicznych w starostwie,

2) zatwierdza wniosek o udzielenie zamówienia,

3) powołuje komisję przetargową oraz dokonuje zmian w jej składzie,

4) podejmuje decyzję o wykluczeniu wykonawców,

5) podejmuje decyzję o odrzuceniu ofert,

6) podejmuje decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty,

7) podejmuje decyzję o unieważnieniu postępowania,

8) podejmuje czynności związane z odwołaniem, o jakich mowa w art. 522 i w art. 524 ustawy.

2. W czasie nieobecności Starosty czynności kierownika zamawiającego, w szczególności o których mowa w ust 1 wykonuje Xxxxxxxxxxxx lub Etatowy Członek Zarządu.

3. Kierownik komórki organizacyjnej:

1) przygotowuje postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie:

a) opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty zgodnie z wymogami ustawy,

b) określa wartość szacunkową zamówienia,

c) ustala termin realizacji zamówienia,

d) określa warunki udziału w postępowaniu,

e) określa kryteria oceny i wyboru ofert,

f) opracowuje projekt umowy,

g) wskazuje środki przeznaczone do sfinansowania zamówienia w budżecie powiatu,

h) opracowuje wniosek o przeprowadzenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do regulaminu.

2) odpowiedzialny jest za realizację umowy z wykonawcą, w szczególności:

a) dokonuje oceny i sprawdzenia należytego i terminowego wykonania zamówienia,

b) sporządza protokół odbioru przedmiotu umowy,

c) wnioskuje do Wydziału Finansowego o zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

d) dokonuje sprawdzenia pod względem merytorycznym dokumentów finansowych zgodnie z instrukcją

obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w starostwie,

e) monitoruje jakość wykonanych prac, usług lub dostaw w zakresie zapewniającym ochronę interesów powiatu w oparciu o udzieloną gwarancję lub rękojmię,

f) informuje pracownika na stanowisku ds zamówień publicznych o wykonaniu umowy.

4. Stanowisko ds. zamówień publicznych:

a) sporządza i aktualizuje plan zamówień publicznych na podstawie zamówień przedłożonych przez kierowników komórek organizacyjnych, oraz publikuje plan zamówień zgodnie z ustaleniami w niniejszym regulaminie,

b) koordynuje przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

c) wykonuje czynności pomocnicze dla komisji przetargowej w celu sprawnego i prawidłowego przeprowadzenia postępowania, w szczególności opracowuje projekty niezbędnych dokumentów i w tym zakresie odpowiada za ich poprawność i zgodność z ustawą,

d) dokonuje sprawdzenia pod względem kompletności i zgodności z Regulaminem wniosku o przeprowadzenie

postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

e) przygotowuje projekty: SWZ, ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do negocjacji, zaproszenia do składania

ofert, w zależności od trybu postępowania.

f) umieszcza: ogłoszenie o zamówieniu, SWZ, zawiadomienia, informacje i inne dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem o zamówienie publiczne na stronie UZP lub stronie biuletynu informacji publicznej starostwa oraz umieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zgodnie z ustawą.

g) przekazuje do kierownika komórki organizacyjnej i Wydziału Finansowo-Budżetowego umowę zawartą

z wykonawcą,

h) prowadzi centralny rejestr postepowań o udzielenie zamówienia publicznego starostwa wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu,

i) prowadzi dokumentację postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

j) przygotowuje roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych dla UZP,

k) współpracuje z wydziałami merytorycznymi w celu przygotowania zamówienia publicznego,

l) publikuje w terminie 30 dni od wykonania umowy, informację w Biuletynie Informacji Publicznych ogłoszenie

o wykonaniu umowy.

2. Komisję przetargową powołuje Starosta w formie zarządzenia.

3. W skład komisji wchodzą co najmniej 3 osoby.

4. Starosta z pośród członków komisji wyznacza jej przewodniczącego i sekretarza.

5. W skład komisji powinien wchodzić co najmniej jeden pracownik wydziału merytorycznego oraz pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych.

6. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymaga wiadomości specjalnych, Starosta z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej może powołać biegłych wymaganej specjalności. Biegły wykonuje tylko czynności doradcze.

7. Dla ważności czynności podejmowanych przez komisję przetargową wymagana jest obecność zwykłej większości jej składu.

8. Odwołać członka komisji może Starosta z urzędu lub na wniosek przewodniczącego komisji.

2. Komisja przeprowadza postępowanie o zamówienie publiczne, a w szczególności:

1) dokonuje otwarcia i oceny złożonych ofert,

2) ocenia spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

3) przedstawia Xxxxxxxxx stanowisko uzasadniające wybór najkorzystniejszej oferty, albo uzasadniające

wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty.

4) występuje do Starosty z wnioskiem o unieważnienie postepowania.

3. W przypadku różnicy zdań w szczególności w zakresie oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu lub wyboru najkorzystniejszej oferty członek komisji ma prawo złożyć pisemne zdanie odrębne do protokołu z postepowania.

4. W przypadku złożenia zdania odrębnego przewodniczący komisji ma obowiązek poinformować o tym kierownika zamawiającego przed zatwierdzeniem protokołu.

unieważnienia postepowania.

2. W pracach komisji obowiązuje zasada pisemności.

2. Umowy sporządza się w niezbędnej ilości egzemplarzy, jednak nie mniej niż 4, z czego trzy egzemplarze dla

Zamawiającego i jeden dla wykonawcy.

3. W projektach umów należy w sposób odpowiedni zabezpieczyć interesy powiatu, w tym także kwestie dotyczące bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych, poufności oraz kar z tytułu nieterminowego lub nierzetelnego wykonania powierzonego zamówienia.

4. Projekt umowy załączony do wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego musi być parafowany przez kierownika komórki organizacyjnej oraz radcę prawnego lub adwokata pod względem poprawności formalno-prawnej.

5. Umowy w imieniu powiatu zawiera dwóch członków zarządu powiatu lub jeden członek zarządu i osoba upoważniona przez zarząd. Umowy wymagają nadto kontrasygnaty skarbnika powiatu, jeśli w wyniku jej zawarcia powstaje zobowiązanie majątkowe po stronie powiatu.

6. Zobowiązania dotyczące bieżącej działalności starostwa zaciąga Starosta przy kontrasygnacie głównego księgowego.

7. Informacje o zawarciu umowy publikuje się niezwłocznie zgodnie z przepisami Ustawy.

2. W przypadku realizowania zamówienia publicznego etapami zgodnie z harmonogramem, protokół odbioru sporządza się odrębnie dla każdego etapu.

3. Komórka organizacyjna jest zobowiązana do bieżącej kontroli postępu w ramach poszczególnych etapów prac. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości lub zagrożenia dotyczącego terminu albo jakości realizacji zamówienia, kierownik komórki organizacyjnej niezwłocznie informuje Starostę.

1. Osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia (w przypadku zamówień udzielanych zgodnie z Ustawą, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł netto) sporządzają raport z realizacji zamówienia, w przypadku gdy:

1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej;

2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej;

3) wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej: 30 dni,

4) zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.

2. Raport o którym mowa w ust. 1 zawiera:

1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;

2) wskazanie okoliczności, o których mowa w ust. 1, oraz przyczyn ich wystąpienia;

3) ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;

4) wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.

3. Zamawiający sporządza raport w terminie miesiąca od dnia:

1) sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo

2) rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.

1. Osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia (w przypadku zamówień udzielanych zgodnie z Ustawą, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł netto), przekazują niezwłocznie do pracownika na stanowisku ds. zamówień publicznych, informację o wykonaniu umowy.

2. Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy.

2. Za prowadzenie, archiwizowanie i ochronę, w tym przetwarzanie dokumentacji wszczętych, prowadzonych i zakończonych spraw zamówień publicznych odpowiada pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych.

3. Wydział Organizacyjny w Starostwie Powiatowym w Kłodzku prowadzi rejestr zawartych umów.

4. Dokumentacja na etapie prowadzenia postępowania i udzielenie zamówienia publicznego powinna zawierać:

a) wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

b) Specyfikację warunków zamówienia SWZ,

c) ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie do udziału w postępowaniu wraz z dowodami ich publikacji lub przekazania do publikacji,

d) zarządzenie o powołaniu komisji przetargowej lub odwołaniu jej członków,

e) oferty z załącznikami,

f) dokumenty sporządzone w toku prac komisji przetargowej,

g) dokument poświadczający decyzję o wyborze oferty najkorzystniejszej,

h) protokół z postępowania wraz z załącznikami,

i) egzemplarz umowy w oryginale zawartej z wykonawcą w wyniku udzielenia zamówienia publicznego,

j) dokumentację dotyczącą ewentualnego trybu odwoławczego,

k) inne zebrane dokumenty.

2. Udzielając zamówień należy przestrzegać zasady gospodarowania środkami publicznymi w szczególności: gospodarności, celowości, efektywności i oszczędności wydatkowania publicznych środków finansowych.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszego Regulaminu, z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszego Regulaminu, a wytycznymi dotyczącymi zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych, zastosowanie znajdują postanowienia wytycznych.

4. Procedury udzielania zamówień uregulowano w następujących przedziałach wartości:

1) Zamówienia o wartości mniejszej niż 20 tyś. zł netto,

2) Zamówienia o wartości większej lub równej 20 tysięcy złotych netto i mniejszej niż 130 tysięcy złotych

netto.

2. Zamówienia udziela się poprzez badanie rynku w zakresie rozpoznania cenowego danego rodzaju usług, dostaw lub robót budowlanych, na podstawie przeprowadzonych rozmów telefonicznych, ofert cenowych, cenników internetowych, kierowania zapytań do wykonawców i na podstawie innych działań o charakterze weryfikacyjnym wykonawcy, który oferuje najkorzystniejszą ofertę tj. taką, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia takich jak: oczekiwana jakość produktu (usługi), warunki realizacji zamówienia, parametry techniczne, serwis, gwarancja, warunki płatności, warunki dostawy itp,

3. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji w celu uzyskania niższej ceny od oferowanej przez wykonawców lub korzystniejszych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.

4. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia sporządza: notatkę lub pisemne zamówienie oraz opis na fakturze z postępowania o wartości poniżej kwoty 20 tyś. zł netto.

5. Udzielenie zamówienia dla dostaw niskowartościowych, powtarzalnych (np.: zakup produktów spożywczych, środków czystości, kwiatów itp.) odbywa się na podstawie zamówienia z wolnej ręki, przy zachowaniu zasady opisanej w ust. 4

6. Cała dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w komórce organizacyjnej , która odpowiedzialna jest za jej realizację oraz archiwizację.

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych w porozumieniu z merytoryczną komórką organizacyjną.

3. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna zaakceptowany przez Starostę wniosek o którym mowa w ust. 1, po wcześniejszym uzyskaniu podpisów pracownika na stanowisku ds. zamówień publicznych i Skarbnika Powiatu.

4. W sprawach postępowań o udzielenie zamówienia Zamawiający przeprowadza postępowanie w trybie:

1) zapytania ofertowego w którym zamawiający kieruje zaproszenie do składania ofert do co najmniej trzech wykonawców świadczących dane usługi, dostawy lub roboty budowlane do złożenia ofert.

2) procedury otwartej w której Zamawiający zamieszcza ogłoszenie zawierające zaproszenie do składnia ofert na stronie internetowej, stronie BIP lub poprzez platformę zakupową Zamawiającego. Zamawiający niezależnie od publikacji ogłoszenia zawierającego zaproszenie do składnia ofert może zaprosić do składania ofert wybranych przez siebie wykonawców.

5. Złożenie ofert następuje na piśmie, faxem lub drogą elektroniczną.

6. Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę tj. taką, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia takich jak: oczekiwana jakość produktu (usługi), warunki realizacji zamówienia, parametry techniczne, serwis, gwarancja, warunki płatności, warunki dostawy itp.,

7. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji z najmniej 2 wybranymi wykonawcami, którzy złożyli oferty w celu uzyskania niższej ceny lub korzystniejszych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.

1) opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty,

2) określenie szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT,

3) określenie kryteriów oceny ofert,

4) określenia warunków, jakie powinni spełnić wykonawcy wraz ze wskazaniem obowiązku złożenia

dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków – jeżeli zamawiający określa takie warunki,

5) ustalenia terminu realizacji zamówienia,

6) wskazania źródeł finansowania,

7) opracowania projektu umowy,

8) opracowania wniosku o przeprowadzenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

2. Stanowisko ds. zamówień publicznych wykonuje następujące czynności:

1) sporządza zaproszenie do składania ofert,

2) przekazuje wybranym wykonawcom zaproszenie do składania ofert lub zamieszcza ogłoszenie zawierające

zaproszenie do składania ofert o którym mowa w ust. 4 pkt 2)

3) bierze udział w pracach komisji dokonującej badania i oceny złożonych ofert.

4) zawiadamia wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej i publikuje informację o wyborze oferty najkorzystniejszej w przypadku procedury otwartej,

5) sporządza i gromadzi niezbędne dokumenty związane z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. W przypadku nie powołania komisji, badania i oceny złożonych ofert oraz prowadzenie negocjacji z wykonawcami dokonuje kierownik komórki organizacyjnej.

3. W przypadku przeprowadzenia negocjacji z ich przebiegu z poszczególnymi wykonawcami sporządza się protokół.

4. Po przeprowadzeniu badania i oceny ofert lub negocjacji z wykonawcami kierownik komórki merytorycznej

przedkłada Staroście informację o wyborze oferty najkorzystniejszej.

5. Po zakończeniu postępowania, dokumentacja, w tym: ogłoszenie o zamówieniu, zaproszenie do składania ofert w raz z potwierdzeniem wysłania do wykonawców, oferty, protokoły z przebiegu negocjacji z poszczególnymi wykonawcami, dokumentację z wykonywanych czynności, informację o wyborze oferty, egzemplarz zawartej umowy gromadzona jest w teczce aktowej założonej dla danego postępowania o zamówienie publiczne.

2. Na wniosek kierownika komórki merytorycznej w szczególności, gdy jest to uzasadnione względami technicznymi, organizacyjnymi, pilnością realizacji zamówienia, kontynuacją realizacji zamówienia u dotychczasowego wykonawcy, Starosta może podjąć decyzję o udzieleniu zamówienia z wolnej ręki.

2. Dla potrzeb sprawozdawczości kierownicy komórek merytorycznych starostwa prowadzą we własnym zakresie zestawienie zamówień nie przekraczających 130 tysięcy złotych i udostępniają pracownikowi ds. zamówień publicznych informacje o łącznej wartości udzielonych zamówień.

Załącznik nr 1 do Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku

Kłodzko, dnia................................

..........................................................

komórka organizacyjna

PRZEWIDYWANE ZAMÓWIENIA NA USŁUGI, DOSTAWY, ROBOTY BUDOWLANE W ROKU

Lp.	Nazwa przedmiotu zamówienia	Szacunkowa wartość zamówienia /netto/	Tryb postępowania	Data wszczęcia procedury	Data wszczęcia i zakończenia zamówienia	Informacja czy zamówienie dot.projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej
Roboty budowlane
1
2
Dostawy
1
2
Usługi
1
2

..........................................................

podpis kierownika komórki organizacyjnej

Sporządził: ....................................

Załącznik nr 2 do Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku

……………………………………… Kłodzko, dnia 20… r.

(Wnioskodawca)

o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej:

□ równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych netto

□ większej lub równej 20 tysięcy złotych netto i mniejszej niż 130 tysięcy złotych netto

……………………………………………………………………………………………. nazwa zamówienia

1. Przedmiot zamówienia:

1. robota budowlana □

2. dostawa □

3. usługa □

2. Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) ………………………………

3. Wartość szacunkowa zamówienia wg. kalkulacji bez VAT – zł

4. Źródło finansowania (klasyfikacja budżetowa) :………………………………………

5. Termin wykonania zamówienia: ……………………………..

6. Proponowany tryb udzielenia zamówienia: ………………………………

7. Proponowane kryteria oceny wraz z podaniem ich znaczenia:

…………………………………………………………………………………………

8. Projekt umowy zaopiniowany przez radcę prawnego i parafowany w załączeniu.

9. Pracownicy wydziału merytorycznego proponowani do komisji przetargowej:

……………………………………..………………………………………………..

………………………………………

(wnioskodawca, kierownik komórki organizacyjnej)

......................................................

Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych

Załącznik nr 2 do Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku

Potwierdzam zabezpieczenie środków finansowych w budżecie powiatu, o których mowa w pkt. 3:

……………………………….

(Skarbnik Powiatu)

(Kierownik Zamawiającego)

Załącznik nr 3 do Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku

Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego rok: ………..

Typ dokumentu	Uchwała
Numer dokumentu	28/2021
Data dokumentu	2021-03-05
Organ wydający	Zarządu Powiatu Kłodzkiego
Przedmiot regulacji	w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kłodzku
Identyfikator dokumentu	866C7808-2B8D-458E-B6CC-8D7CE4538546

Podpis:
Sygnatura	Signature-1912338720
Numer seryjny	2AEE0919CC444F08C0B12A3E492B702571D7136B
Osoba podpisująca	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Kraj	PL
Data złożenia podpisu	05.03.2021 10:16:00
Zakres podpisu	Cały dokument
Wystawca certyfikatu	VATPL-5260300517 COPE SZAFIR - Kwalifikowany Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. PL
Podpis:
Sygnatura	Signature-560974572
Numer seryjny	04D0D9A06FC20780DB41EFB6E11183593BA905BE
Osoba podpisująca	Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxxx
Kraj	PL
Data złożenia podpisu	05.03.2021 10:20:00
Zakres podpisu	Cały dokument
Wystawca certyfikatu	VATPL-5260300517 COPE SZAFIR - Kwalifikowany Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. PL
Podpis:
Sygnatura	Signature-1482065460
Numer seryjny	600641C6458C5E31E4A67758D0A32AA2171A0DFB
Osoba podpisująca	Xxxxx Xxxxxxxxx
Kraj	PL
Data złożenia podpisu	05.03.2021 10:21:00
Zakres podpisu	Cały dokument
Wystawca certyfikatu	VATPL-5260300517 COPE SZAFIR - Kwalifikowany Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. PL
Podpis:
Sygnatura	Signature-1861990935
Numer seryjny	19BD578FFBFA0A956D65020869B3F97A027620AE
Osoba podpisująca	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx
Kraj	PL
Data złożenia podpisu	05.03.2021 10:22:00
Zakres podpisu	Cały dokument
Wystawca certyfikatu	VATPL-5260300517 COPE SZAFIR - Kwalifikowany Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. PL
Podpis:
Sygnatura	Signature-1852124415
Numer seryjny	615D81566BB759B0D55DC557B01371F6BF3900CA
Osoba podpisująca	Xxxxxxxxxx Xxxxxxx
Kraj	PL
Data złożenia podpisu	05.03.2021 10:23:00

Zakres podpisu	Cały dokument
Wystawca certyfikatu	VATPL-5260300517 COPE SZAFIR - Kwalifikowany Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. PL

Data rejestracji

Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV)

Wartość netto

Nazwa Wykonawcy zamówienia

Nazwisko pracownika prowadzącego zamówienie/ komórka
organizacyjna

Termin realizacji zamówienia