Umowa SR-Siedlce /WZÓR/
Sygn. Sprawy: (ZW/33/2022) Załącznik Nr 2
(do Zaproszenia do złożenia oferty)
Umowa SR-Siedlce /WZÓR/
na usługę dostępu do bazy danych systemu informacji prawnej.
w dniu 2022 r. w Siedlcach, pomiędzy:
Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Siedlcach, ul. Xxxxxxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxx
posiadającym NIP: 000-00-00-000, REGON:000324949
reprezentowanym przez:
Xxxxxxxxx Xxxxxxx - Dyrektora Sądu Rejonowego w Siedlcach
zwanym dalej „ZAMAWIAJĄCYM” a
……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………… posiadającym NIP: …………………….. REGON: ………………………………………………………. reprezentowanym przez: ……………………………. - …………………………………………………….. zwanym dalej „WYKONAWCĄ”
w związku z wyborem oferty po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie poniżej kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (x. x. Xx. U z 2022 r. poz. 1710) została zawarta umowa o następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest zapewnienie Zamawiającemu dostępu do zainstalowanego na serwerze Wykonawcy systemu informacji prawnej (zwanego dalej „Systemem”), przez przeglądarkę internetową za pomocą sieci Internet umożliwiając obsługę:
1) w wersji on-line z autoryzacją po adresie IP - 1 szt. z siedziby Zamawiającego przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxxx 00X x Xxxxxxxxx,
2) w wersji on-line z autoryzacją po adresie IP - 1 st. z siedziby Zamawiającego przy ul. Xxxxxxxxxx 0 x Xxxxxxxx – od 3 do 4 użytkowników pracujących w danej lokalizacji.
3) w wersji jednostanowiskowej on line – min. 40 szt. z komputerów przenośnych.
2. Wskazany w ust. 1 System stanowi na bieżąco aktualizowaną bazę danych zawierającą x.xx. akty prawne, zbiory orzecznictwa sądowego, elektroniczne wersje publikacji książkowych (komentarzy, monografii), artykuły prasowe dotyczące zagadnień prawnych. Szczegółowe wymagania dotyczące merytorycznej zawartości Systemu oraz jego funkcjonalności zostały określone w Opisie przedmiotu
zamówienia – stanowiącym zał. nr 1 do umowy. Wymagania wskazane powyżej mają charakter minimalny.
3. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do:
1) dostarczenia narzędzia administracyjnego dostępnego przez stronę internetową (WWW) służącego do zarządzania użytkownikami w systemie,
2) aktualizacji baz danych systemu na bieżąco w przedziałach czasowych nie dłuższych niż 7 dni, w sposób nie utrudniający pracy użytkownikom w dni robocze w godz. 800-1800,
3) udostępnienia instrukcji użytkownika systemu lub instrukcji administratora systemu w języku polskim w formie elektronicznej, przy czym może udostępnić wskazane instrukcje w samym systemie, w ramach jego funkcjonalności (w zakładce „Pomoc” lub analogicznej),
4) umożliwienia jednorazowego uczestnictwa pracowników Zamawiającego (w szkoleniu w postaci webinarium (trwającym min. 60 min. za pośrednictwem sieci Internet) w zakresie posługiwania się Systemem, przy czym przeprowadzenie ww. szkolenia nastąpi do dnia 31.01.2023 r. w terminach transz szkoleń i na zasadach uzgodnionych z Zamawiającym,
5) zapewnienia wsparcia technicznego związanego z eksploatacją Systemu, świadczonego w formie konsultacji telefonicznych.
4. Wykonawca oświadcza, iż:
1) zaoferowany System spełnia wszystkie wymagania merytoryczne i funkcjonalne określone w Opisie przedmiotu zamówienia,
2) zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności, aby System funkcjonował bezawaryjnie, gwarantując dostępność bazy danych na poziomie 95% (współczynnik czasu dostępności do czasu ogółem w skali tygodnia),
3) dołoży należytej staranności, aby dane tekstowe zawarte w Systemie pozbawione były błędów językowych i merytorycznych, a treść była zgodna z oryginałem.
5. Wykonawca oświadcza, iż posiada prawa autorskie do publikacji udostępnianych w Systemie na okres na jaki zawarta jest umowa i udziela Zamawiającemu niewyłącznej i niezbywalnej licencji na korzystanie z Systemu w sposób i na polach eksploatacji wynikających z jego charakteru i przeznaczenia.
6. Udostępnienie Zamawiającemu systemu przez Wykonawcę zostanie potwierdzone w protokole odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do umowy, z zastrzeżeniem, że protokół ten w zakresie przeprowadzenia szkolenia zostanie uzupełniony, z chwila realizacji ww. zakresu usługi
7. Niniejsza umowa nie wyłącza i nie ogranicza postanowień umowy licencyjnej i ogólnych warunków umów Wykonawcy, z zastrzeżeniem, że regulacje te nie mogą być mniej korzystne lub sprzeczne z postanowieniami niniejszej umowy.
§ 2
Termin realizacji umowy
Umowa zostaje zawarta na okres: od 01 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.
§ 3
Sposób świadczenia usług
1. Wykonawca udziela gwarancji na poprawne działanie Systemu w całym okresie trwania umowy.
2. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usuwania awarii funkcjonowania aplikacji obsługujących bazę danych Systemu – w czasie nie dłuższym niż 4 godziny w dni robocze od poniedziałku do piątku.
3. Zgłoszenia gwarancyjne oraz wsparcie techniczne, o którym mowa w §1 ust. 3 pkt. 5 realizowane będzie:
a) w dni robocze (t. j. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) w godz. 800-1600 na podstawie telefonicznego zgłoszenia pod nr. tel………………………
b) na adres e-mail: ……………………….. lub przez formularz na stronie internetowej……………….
c) w formie pisemnej przesłanej na adres Wykonawcy.
4. Zamawiający wyznaczy osoby nadzorujące realizację obowiązków wynikających z umowy, w tym osoby uprawnione do podpisania protokołu odbioru wykonanych prac.
1) Osobą koordynującą właściwe wykonanie umowy ze strony Zamawiającego jest:
……………………………………………tel.…………………………e-mail:………………………
2) Osobą koordynującą właściwe wykonanie umowy ze strony Wykonawcy jest:
…………………………………………tel. ………………………e-mail:……………………….
5. Zmiana osób koordynujących oraz powyższych kanałów komunikacyjnych nie stanowi zmiany umowy i jest możliwa po wcześniejszym, powiadomieniu upoważnionego pracownika Zamawiającego pocztą elektroniczną na min. 3 (słownie: trzy) dni robocze przed dokonaniem zmiany.
6. Dane osobowe użytkowników zarejestrowanych w Systemie, jak również pozyskane wskutek zgłoszeń gwarancyjnych i wsparcia technicznego będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Umową o powierzeniu przetwarzania danych osobowych stanowiącą zał. nr 3 do niniejszej umowy.
§ 4
Wynagrodzenie
1. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji umowy, wynosi zł. netto
plus podatek VAT ……………………………………. zł brutto (słownie: złotych 00/100).
2. Wykonawca za każdy pełny miesiąc obowiązywania umowy wystawi fakturę wysokości zł
netto powiększoną o 23% VAT, t. j. ………………….. zł brutto, a wysokość każdej z faktur będzie równowartością 1/12 ceny maksymalnej wskazanej w ust. 1.
3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 płatne będzie z dołu w formie abonamentu, który obejmuje wszelkie elementy wymagane do prawidłowego wykonania umowy, w szczególności: realizacji usługi, w tym zapewnienie konfiguracji Systemu na komputerach przenośnych, wsparcie
techniczne, aktualizacje, opłaty licencyjne związane z korzystanie Systemu i zawartych w nim publikacji. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu umowy przez Wykonawcę nie będą stanowiły podstawy do zmiany ceny określonej w ust. 1.
4. Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 2 następować będzie na podstawie prawidłowo wystawionych i dostarczonych przez Wykonawcę faktur z 21-dniowym terminem płatności liczonym od dostarczenia Zamawiającemu faktury, przelewem z rachunku bankowego Zamawiającego, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
5. Podstawą do wystawienia pierwszej faktury za miesiąc styczeń 2023 r, będzie prawidłowo sporządzony i obustronnie podpisany protokół o którym mowa w § 1 ust. 6.
6. Zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie faktury, faktur korygujących za wykonanie usługi w formie elektronicznej, przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury zgodnie z art. 106 n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), jako załącznika w formacie PDF przesyłanego na adres Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Siedlcach: xxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx
7. Strony mają możliwość wystawiania i dostarczania: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur lub innych dokumentów w formie dokumentów strukturyzowanych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r., poz. 1666 ze zm.). Numer PEPPOL Sądu Rejonowego w Siedlcach na PEF: 8211021463.
8. Zamawiający będzie stosował mechanizm podzielonej płatności. Podzieloną płatność, tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT.
§ 5
Możliwość zmiany umowy
1. Zmiana postanowień zawartej Umowy może nastąpić tylko i wyłącznie za zgodą obu Stron w formie pisemnej albo w formie elektronicznej pod rygorem nieważności.
2. Strony dopuszczają możliwość zmiany umowy w zakresie:
1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności stawek podatku VAT w okresie obowiązywania umowy, proporcjonalnie do zmiany wielkości tego podatku,
2) zmiana w strukturze organizacyjnej Zamawiającego lub Wykonawcy.
3. Zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga sporządzenia aneksu w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności.
§ 6
Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
1) w przypadku stwierdzenia braku możliwości korzystania Systemu w przypadku którejkolwiek z
lokalizacji Sądu lub na stanowisku on-line przez okres dłuższy niż 4 godziny z przyczyn leżących po stronnie Wykonawcy - karę umowną w wysokości 200,00 złotych za każdy dzień roboczy, nie więcej niż 4000,00 zł.
2) braku aktualizacji Systemu lub któregokolwiek z jego modułów w terminie wskazanym w Umowie - karę umowną w wysokości 100,00 złotych za każdy dzień roboczy, nie więcej niż 1000,00 zł.
3) za nie usunięcie innego niż wskazany w pkt. 1-2 problemu zgłoszonego w ramach reklamacji - karę umowną w wysokości 10 zł. za każdy dzień opóźnienia względem odpowiednio terminów wskazanych w §3 ust. 2 nie więcej niż 2000,00 zł.
4) w przypadku braku dostarczenia instrukcji obsługi zgodnie z §1 ust. 3 pkt. 3 – karę umowną w wysokości 200 zł. W przypadku opóźnienia w przeprowadzeniu szkolenia, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 4 – karę umowną w wysokości 50,00 zł. za każdy dzień opóźnienia począwszy od dnia 1 lutego 2023 r. nie więcej jednak niż 2 000,00 zł.
2. W przypadku odstąpienia od umowy w trybie określonym w § 8 ust. 1 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2000,00 zł.
3. Kary umowne podlegają sumowaniu, z zastrzeżeniem, że pojedyncza kara jak i suma kar umownych nie może przekraczać 5000,00 zł. Kara umowna staje się wymagalna z dniem dostarczenia noty księgowej Wykonawcy.
4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy wynikającego z niniejszej Umowy. W przypadku, gdy potrącenie kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w terminie 7 dni od otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego.
5. Niezależnie od zastrzeżonych kar umownych, o których mowa w ust. 1. i 2 Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego.
§ 8
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiający ma prawo odstąpienia od umowy w terminie 7 dni od przesłania Wykonawcy zgłoszenia zawierającego uzasadnienie, w przypadku:
a) braku możliwości korzystania Systemu powyżej 3 dni od dnia zgłoszenia,
b) trzykrotnego powtórzenia zgłoszonych uprzednio incydentów polegających na braku możliwości lub znacznie utrudnionej możliwości korzystania z Systemu każdorazowo powyżej 4 godzin.
c) braku aktualizacji Systemu z częstotliwością wskazaną w §1 ust. 3 pkt. 2., po wcześniejszym wyznaczeniu Wykonawcy terminu na dokonanie aktualizacji nie krótszego niż 3 dni robocze.
d) stwierdzenia, iż dostarczony System przestał spełniać minimalne wymogi w zakresie zawartości merytorycznej oraz funkcjonalności wskazane w Opisie przedmiotu zamówienia.
2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy lub w jej części w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takiej sytuacji Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania umowy proporcjonalnie do okresu świadczenia usługi. Przez część zamówienia rozumie się część wycenioną osobno w formularzu ofertowym stosownie do czasu realizacji usługi.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Wykonawca nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego.
2. Wszelkie ewentualne spory będą rozpatrywane przez właściwy rzeczowo sąd w Lublinie.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
4. Zmiana postanowień zawartej Umowy może nastąpić tylko i wyłącznie za zgodą obu Stron na piśmie pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron / w formie elektronicznej (w zależności od sposobu zawarcia umowy).
6. Integralną cześć Umowy stanowi:
1) Opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1
2) Formularz Ofertowy Wykonawcy z dnia ………. - załącznik nr 2.
3) Protokół odbioru – załącznik nr 3.
4) Ogólne warunki umów, Umowa licencyjna (jeśli dotyczy) – załącznik nr 4.