ZAPYTANIE OFERTOWE Nr ILN-2.261.17.2017
Gdańsk, 24-04-.2017 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE Nr ILN-2.261.17.2017
Izba Administracji Skarbowej w Gdańsku (Zamawiający) zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na: instalacja i uruchomienie usługi druku centralnego w budynku przy xx. Xxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx.
1. Opis przedmiotu zamówienia: stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego
2. O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają następujące warunki:
1) posiadają minimum 5 letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów druku centralnego
2) dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji usługi, posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i co najmniej 2 letnie doświadczenie w realizacji podobnych zamówień;
3. klauzule społeczne: zatrudnią do realizacji zamówienia co najmniej 1 osobę na podstawie umowy
o pracę w pełnym etacie.
4. złożą oświadczenie o poufności zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy.
3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy przez 12 miesięcy lub do wyczerpania kwoty jaką Zamawiający przeznaczył na wykonanie usługi w zależności co nastąpi wcześniej.
4. Opis sposobu obliczenia ceny rozliczenia i płatności:
1) cena oferty musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty wykonania przedmiotu umowy, opłaty i należne podatki;
2) cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich;
3) płatność nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie 21 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego
5. Sposób przygotowania oferty:
1) ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej w postaci wydruku komputerowego lub czytelnego pisma odręcznego;
2) oferta musi zawierać:
a) pełną nazwę Wykonawcy z danymi teleadresowymi,
b) cenę oferty zawierającą wszelkie koszty,
c) potwierdzenie terminu realizacji zamówienia,
d) oferta wypełniona zgodnie z załącznikiem nr 3.
6. Kryteria oceny ofert: o wyborze ofert decydować będzie kryterium ceny 100 % po spełnieniu wszystkich warunków przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia;
7. Termin i sposób składania ofert:
1) ofertę należy przekazać w formie elektronicznej na adres e-mail: xx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xxx.xx, fax-em na nr 00 000 00 00 lub na piśmie na adres: Izba Administracji Skarbowej w Gdańsku xx. Xxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx (Sekretariat pok. 302.),
2) termin składania ofert upływa dnia 27.04.2017 r. o godzinie 14.00
8. Termin związania ofertą:
1) Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni;
2) bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu złożenia oferty.
9. Inne informacje:
1) postępowanie jest jawne, informacje zawarte w ofercie, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (j.t. Dz.U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503 ze zm.), co do których Wykonawca zastrzegł - nie później niż w terminie składania ofert - że nie mogą być udostępnione, muszą być oznaczone klauzulą "Tajemnica przedsiębiorstwa". Wykonawca w przypadku zastrzeżenia określonych części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa, zobowiązany jest wykazać skuteczność takiego zastrzeżenia w oparciu o przepisy art. 11 ust. 4 ww. Ustawy. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 Ustawy, tj. nazwy (firmy) oraz adresu Wykonawcy, a także informacji dotyczącej ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie. Zaleca się również, aby dokumenty te były spięte w sposób pozwalający na ich oddzielenie od reszty oferty;
2) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Przed upływem terminu do składania ofert Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę;
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny;
4) na życzenie Zamawiającego Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania Zamawiającemu przykładowych materiałów przed podpisaniem umowy;
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Oferentami w celu doprecyzowania ofert;
6) Zamawiający do niniejszego Zapytania Ofertowego załącza wzór umowy; załącznik nr 2;
7) niniejsze Zapytanie ofertowe nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
10.Osoba do kontaktu: Xxxxxxx Xxx tel. 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxx.xxx@xxx.xxxxxx.xxx.xx
Na oryginale podpis Z up. Dyrektora
Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Zastępca Dyrektora
Załącznik Nr 1
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na:
1) umożliwieniu Zamawiającemu wykonania 150 000 stron monochromatycznych i 2 500 stron kolorowych kopii, wydruków oraz skanowania dokumentów na miesiąc (dot. 9 urządzeń) na urządzeniach dostarczonych przez Wykonawcę fabrycznie nowych, o parametrach technicznych i ilościach określonych poniżej, dokonać konfiguracji w miejscach wskazanych przez Zamawiającego oraz wdrożyć oprogramowania na serwerze wyznaczonym przez Zamawiającego. Do każdego sprzętu należy dołączyć niezbędne sterowniki, kody dostępowe oraz oprogramowanie. Urządzenia zostaną zainstalowane w następujących lokalizacjach:
Lokalizacja dostawy | Ilość urządzeń w dostawie | |
urządzenia typu I | urządzenia typu II | |
Xxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0X | 7 | 2 |
2) zapewnienie pełnej obsługi serwisowej łącznie z dostawami części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych do urządzeń będących przedmiotem zamówienia (z wyłączeniem papieru).
2. Zakres zamówienia:
1) transport urządzeń do wskazanych wyżej lokalizacji i ustawienie ich w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach,
2) instalacja i uruchomienie usługi centralnego wydruku i zaprogramowanie urządzeń wg potrzeb Zamawiającego zgodnie z założeniami dotyczącymi uprawnień i restrykcji nałożonych na poszczególne grupy użytkowników,
3) zapewnienie pełnej obsługi serwisowej urządzeń i systemu zarządzania wydrukiem i kontroli kosztów (przeglądy, konserwacji itp.). Wymagane jest utrzymanie w ciągłości eksploatacyjnej i sprawności technicznej wraz z niezbędnymi materiałami i częściami zamiennymi (z wyłączeniem papieru kserograficznego) – dotyczy wszystkich urządzeń objętych systemem.
4) Szkolenie użytkowników urządzeń:
a) szkolenie podstawowe z obsługi sprzętu dla 30 osób Xxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0X,
b) szkolenie zaawansowane z obsługi systemu 6 osób ,
c) przygotowanie instrukcji oraz plakatów dla użytkowników.
3. Wymagania ogólne dotyczące urządzeń drukujących:
1) urządzenia jednego producenta,
2) panel użytkownika: kolorowy ekran dotykowy w języku polskim,
3) wbudowany bądź zainstalowany czytnik kart typu INDALA do autoryzacji użytkowników,
4. Minimalne wymagania techniczne urządzeń:
1) TYP I: urządzenia wielofunkcyjne monochromatyczne: ilość 7 szt.
- Prędkość pracy A4 w mono: min- 25 str./min.
- Obsługiwane formaty papieru (oryginałów i wydruków): A5, A4, A3,
- Obsługiwana gramatura papieru z kaset: co najmniej 60 - 220 g/m2
- Dupleks: standardowo
- Pamięć RAM: 1,5 GB
- Twardy dysk: 320 GB
- Wyświetlacz: w j. polskim, kolorowy, dotykowy , 7 cali, pozwalający na instalację dodatkowych oprogramowania tj. aplikacja OCR bez potrzeby integrowania z systemami w środowisku
sieciowym Zamawiającego.
- Rozdzielczość drukowania (rzeczywista): 0000x0000 dpi
- Rozdzielczość kopiowania: 600 x 600 dpi
- Czas uzyskania pierwszej strony: 10 s. (mono)
- Interfejsy: 10BaseT/100BaseTX/1000 BaseT, Min. 2 x USB 2.0,
- Języki opisu strony: PCL5c, PCL6, Postscript 3, PDF 1.7+, XPS Print Emulation
- Podajnik dokumentów: rewersyjny
- Prędkość skanowania w kolorze: co najmniej 45 str./min.
- Sposoby skanowania: do emaila, na serwer FTP, do folderu sieciowego (SMB), na nośnik pamięci USB, do folderu na twardym dysku
- Formaty skanowania: TIFF, JPEG, PDF
- Obsługa protokołów: DHCP,
- Taca odbiorcza na 500 ark. (80g/m²)
- Podstawa: na kółkach, oryginalna (wykonana przez producenta urządzenia)
2) TYP II: urządzenia wielofunkcyjne kolorowe: ilość 2 szt.
- Prędkość pracy A4 w kolorze: min- 22 str./min.
- Obsługiwane formaty papieru (oryginałów i wydruków): A5, A4, A3,
- Obsługiwana gramatura papieru z kaset: co najmniej 60 - 220 g/m2
- Dupleks: standardowo
- Pamięć RAM: 2 GB
- Twardy dysk: 320 GB
- Wyświetlacz: w j. polskim, kolorowy, dotykowy , 7 cali, pozwalający na instalację dodatkowych oprogramowania tj. aplikacja OCR bez potrzeby integrowania z systemami w środowisku
sieciowym Zamawiającego.
- Rozdzielczość drukowania (rzeczywista): 0000x0000 dpi
- Rozdzielczość kopiowania: 600 x 600 dpi
- Czas uzyskania pierwszej strony: 10 s. (mono), 12 s. (kolor)
- Interfejsy: 10BaseT/100BaseTX/1000 BaseT, Min. 2 x USB 2.0,
- Języki opisu strony: PCL5c, PCL6, Postscript 3, PDF 1.7+, XPS Print Emulation
- Podajnik dokumentów: rewersyjny
- Prędkość skanowania w kolorze: co najmniej 45 str./min.
- Sposoby skanowania: do emaila, na serwer FTP, do folderu sieciowego (SMB), na nośnik pamięci USB, do folderu na twardym dysku
- Formaty skanowania: TIFF, JPEG, PDF
- Obsługa protokołów: DHCP,
- Taca odbiorcza na 500 ark. (80g/m²)
- Podstawa: na kółkach, oryginalna (wykonana przez producenta urządzenia)
5. Specyfikacja funkcjonalna rozwiązania dla obu typów urządzeń wielofunkcyjnych:
Rozwiązanie musi posiadać architekturę zapewniającą drukowania z sieciowych urządzeń drukujących tylko w sieci lokalnej Zamawiającego.
Rozwiązanie musi zapewniać centralne raportowanie z jednego głównego serwera centralnego poprzez portal WWW bez użycia dodatkowych aplikacji.
Rozwiązanie musi zapewniać zabezpieczenie poufności wydruków i kopii, poprzez zwalnianie prac po identyfikacji użytkownika przy pomocy karty elektronicznej lub kodu PIN z wykorzystaniem terminala zintegrowanego z wyświetlaczem urządzenia oraz czytnika kart.
Rozwiązanie musi zapewniać możliwość kolejkowania wielu wydruków jednego użytkownika i zarządzanie kolejką wydruków z poziomu panelu urządzenia.
Rozwiązanie musi zapewniać zbieranie informacji o wykonywanych pracach w centralnej bazie danych wraz z możliwością automatycznego wysyłania raportów poprzez email bądź zapisywania ich we wskazanym folderze.
Rozwiązanie musi zapewniać generowanie raportów z ilości wydrukowanych i skopiowanych dokumentów wg następujących rodzajów:
z podziałem na urządzenia
z podziałem na centra kosztowe
Rozwiązanie musi zapewniać możliwość tworzenia raportów w postaci graficznej (wykresów np: kołowych, słupkowych, kolumnowych)
Rozwiązanie musi zapewniać eksport raportów do pliku: PDF, CSV, XML, HTLM.
Rozwiązanie musi zapewniać możliwość tworzenia przez administratora i zapisywania własnych raportów.
Rozwiązanie musi zapewniać zliczanie pojedynczych wydruków w rozbiciu na strony czarnobiałe i kolorowe.
Rozwiązanie musi zapewniać zliczanie wydruków w momencie, gdy zostaną fizycznie wydrukowane na urządzeniu (100-procentowa pewność zliczania).
Rozwiązanie musi zawierać gwarancję poprawnego działania, obejmującą cały dostarczony i wdrożony system wraz z prawem do bezpłatnych uaktualnień systemu przez cały okres obowiązywania umowy do nowych wersji wspierających również nowe systemy operacyjne.
Rozwiązanie musi umożliwiać grupowanie urządzeń według określonej przez Zamawiającego struktury, np.: Urzędy, Budynki, etc.
Rozwiązanie musi umożliwiać automatyczne generowanie wymienionych powyżej raportów zgodnie z zadanym przez Zamawiającego harmonogramem.
6. Przedmiot zamówienia obejmuje następujący zakres:
Przywracanie pełnej funkcjonalności (wraz z wymianą części zamiennych na fabrycznie nowe, określone w dokumentacji technicznej producenta danego urządzenia) w wyniku naprawy urządzenia. Koszt części zamiennych (w tym koszt dostarczenia) pokrywa Wykonawca.
Wykonywanie przeglądów i napraw niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urządzeń i utrzymania dobrej jakości wydruku oraz wymiana uszkodzonych i wyeksploatowanych części, które powodują nieprawidłowe działanie urządzeń, w tym także wymiana wszystkich materiałów eksploatacyjnych na fabrycznie nowe, zgodnie z zaleceniami producenta urządzeń. Wymieniane części oraz materiały eksploatacyjne muszą być oryginalne i gwarantować dobrą jakość tworzonych dokumentów. Przeglądy muszą być wykonywane zgodnie z dokumentacją i z zaleceniem producenta danego urządzenia oraz muszą uwzględniać wszelkie czynności niezbędne do zapewnienia sprawnego działania urządzenia. Dokonywanie przeglądów oraz wymiana materiałów eksploatacyjnych musi być dokonywana w sposób zapewniający ciągłość pracy urządzeń
7. Warunki obsługi i napraw urządzeń.
Wykonawca zapewni możliwość zgłoszeń serwisowych przez 12 godziny na dobę, 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, na wskazany numer telefonu, faksowy lub mailowy
Przeglądy, wymiana części i materiałów eksploatacyjnych urządzeń muszą być wykonywane w miejscu ich eksploatacji oraz w godzinach pracy Zamawiającego tj. w dni robocze od 8 do 14.30.
Przywrócenie pełnej funkcjonalności w wyniku naprawy urządzenia musi nastąpić w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia. W przypadku nie dotrzymania terminu Wykonawca dostarczy urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych niż objętych specyfikacją.
8. Obsługa serwisowa powinna obejmować:
1) obsługa konserwacyjno - serwisowa obejmować będzie niezbędne do prawidłowej pracy urządzeń: przeglądy, czyszczenie z zewnątrz oraz wewnątrz urządzeń, regulacje, naprawy, wymianę uszkodzonych części i podzespołów,
2) wykonanie okresowego przeglądu i konserwacji każdego urządzenia z częstotliwością zgodną z zaleceniami producenta, jednak nie rzadziej niż raz na pół roku, niezależnie od ilości wykonanych na tym urządzeniu kopi i/wydruków,
3) okresowe sprawdzanie jakości kopii z wykorzystaniem karty testowej producenta danego urządzenia Zamawiający ma prawo do weryfikacji jakości kopii i reklamacji ich jakości reklamacja taka będzie traktowana jako zgłoszenie naprawy urządzenia,
4) wymianę tonerów oraz innych materiałów eksploatacyjnych w ilości wynikającej z rzeczywistego miesięcznego nakładu kopii/wydruków, utylizację zużytych pojemników po materiałach eksploatacyjnych i zużytych części zamiennych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- w przypadku oprogramowania - aktualizacje wersji oprogramowania na urządzeniach drukujących.
9. Sposób przygotowania oferty:
Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty zgodnie z załącznikiem nr 3. Jako najkorzystniejsza
zostanie wybrana oferta, której łączna wartość zamówienia będzie najniższa.
Czas trwania zamówienia: 12 miesięcy od daty podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty jaką Zamawiający przeznaczył na wykonanie usługi w zależności co nastąpi wcześniej.
Załącznik nr 2 - wzór umowy
Umowa nr …….
zawarta w Gdańsku, w dniu 2017 roku, pomiędzy
Izbą Administracji Skarbowej w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku przy xx. Xxxxxxx 00/00, NIP: 000-00 00-000, Regon: 001021197
reprezentowaną przez:
Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku, w imieniu którego działa
Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx – Zastępca Dyrektora
zwanym dalej ZAMAWIAJĄCYM, a
............................................................z siedzibą w ………………………..
NIP:............................Regon: .................
reprezentowaną Przez Panią/Pana……………………
zwanym dalej WYKONAWCĄ.
§ 1
Niniejsza umowa zawarta jest na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015r. poz. 2164 z późn. zm.).
§ 2
1. Przedmiotem umowy jest wdrożenie centralnego systemu wydruku wraz z pełną obsługą serwisową, na bazie którego będzie świadczona usługa umożliwiająca Zamawiającemu wykonywanie czarno-białych i kolorowych kopii/wydruków dokumentów oraz skanowania i faksowania na urządzeniach wielofunkcyjnych Wykonawcy, zainstalowanych w lokalizacji przy xx. Xxxxxxxxx 0X w Gdyni.
2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji niniejszej umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik Nr 1.
3. Urządzenia dostarczone przez Wykonawcę do świadczenia usługi powinny zawierać niezbędne oprogramowanie umożliwiające prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy.
4. Wykonawca zobowiązany jest do zainstalowania i uruchomienia urządzeń oraz wdrożenia systemu wydruku w terminie do 14 dni od dnia zawarcia umowy.
§ 3
1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji umowy z zachowaniem zasad należytej staranności i profesjonalizmu, wynikających z zawodowego charakteru prowadzonej działalności.
2. Wykonawca zobowiązany jest do wdrożenia systemu wydruku przy ścisłej współpracy z Zamawiającym.
3. Wykonawca nie będzie w żaden sposób, w szczególności poprzez postanowienia umów czy warunków licencjonowania, ograniczał Zamawiającemu możliwości dostępu do systemu wydruku.
4. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonane przez niego w ramach umowy prace i dzieła, w tym dostarczone przez niego materiały, informacje oraz oprogramowanie potrzebne do realizacji, nie naruszą jakichkolwiek praw osób trzecich, zwłaszcza w zakresie przepisów o wynalazczości, znakach towarowych, prawach autorskich i prawach pokrewnych oraz o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
5. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich w związku z realizacją umowy, a w szczególności jest odpowiedzialny względem Zamawiającego i osób trzecich za naruszenie ust.4.
6. Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę co najmniej 35 000 zł (słownie: trzydzieści pięć tysięcy złotych), nieograniczonego liczbą zdarzeń, ani też kwotą określającą wysokość odszkodowania za jedno zdarzenie, od dnia zawarcia umowy do końca jej obowiązywania. Kopia polisy ubezpieczeniowej stanowi Załącznik Nr 2 do umowy. Jeśli polisa obejmuje okres krótszy niż okres realizacji niniejszej umowy Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia wygaśnięcia polisy, zobowiązany jest do zawarcia i przedstawienia Zamawiającemu umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej zawartej na tych samych warunkach jak dotychczas, z zachowaniem ciągłości ubezpieczenia.
7. Ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia przedmiotu najmu ciąży na Zamawiającym od chwili podpisania protokołu instalacji urządzenia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia powstałe z winy serwisu Wykonawcy.
§ 4
1. Strony uzgadniają, że za zrealizowanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma całkowite wynagrodzenie w kwocie nie większej niż ……………zł (słownie: złotych
…/100) netto, co powiększone o należny podatek VAT stanowi kwotę…….. zł (słownie:
…..…złotych …./100) brutto.
2. Strony uzgadniają, że:
1) koszt miesięczny najmu 7 szt. urządzeń wielofunkcyjnych monochromatycznych wyniesie
………….. zł brutto( słownie: ) brutto;
2) koszt miesięczny najmu 2 szt. urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych wyniesie zł
brutto( słownie ) brutto.
3. Strony uzgadniają, że:
1) cena jednostkowa za wykonanie przez Zamawiającego jednej strony kopii/wydruku czarno-białej A4 wynosi ……………gr (słownie: groszy) brutto;
2) cena jednostkowa za wykonanie przez Zamawiającego jednej strony kopii/wydruku kolorowej A4 wynosi ……………gr (słownie: groszy) brutto.
4. Miesięczne wynagrodzenie Wykonawcy należne za zrealizowaną usługę ustala się na kwotę stanowiącą sumę :
1) miesięcznego kosztu najmu urządzeń wielofunkcyjnych,
2) iloczynu ilości wykonanych kopii lub wydruków dokumentów na urządzeniach monochromatycznych i ceny jednostkowej za wykonanie jednej strony kopii/wydruku czarno- białego,
3) iloczynu ilości wykonanych kopii lub wydruków dokumentów na urządzeniach kolorowych i ceny jednostkowej za wykonanie jednej kopii/wydruku kolorowego, określonych w ofercie Wykonawcy.
5. Ceny jednostkowe za jedną kopię/wydruk są niezmienne przez cały okres trwania umowy.
6. Ceny jednostkowe zawierają wszystkie koszty składające się na realizację przedmiotu umowy, w tym użyte materiały eksploatacyjne (z wyłączeniem papieru), utrzymanie urządzeń w sprawności technicznej zapewniającej ciągłość eksploatacyjną i użyte do napraw części zamienne.
7. Dla formatów innych niż A4 stosuje się następujący przelicznik :
1) dwustronny wydruk formatu A4 będzie liczony jako 2 jednostronne wydruki A4.
2) jednostronny wydruk formatu A3 będzie liczony jako 2 jednostronne wydruki A4.
3) dwustronny wydruk formatu A3 będzie liczony jako 4 jednostronne wydruki A4.
8. Wynagrodzenie płatne będzie ratami co miesiąc z dołu. Ilość wykonanych kopii i wydruków ustalana będzie na podstawie liczników zamontowanych w urządzeniach na ostatni dzień roboczy 1 miesiąca kalendarzowego, za który wypada płatność (przez „dzień roboczy” należy rozumieć każdy dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).
9. Stany liczników podaje Zamawiający i przekazuje je faksem na nr lub e-mailem
na adres:…………….. do Wykonawcy, w terminie do 5 dnia każdego następnego miesiąca kalendarzowego.
10. Wynagrodzenie określone w ust. 4 zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonywania umowy.
11. Zamawiający nie gwarantuje wykorzystania kwoty maksymalnej określonej w § 4 ust. 1 w przypadku realizacji w okresie trwania umowy mniejszej ilości kopii i wydruków i z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.
12. Zapłata każdego miesięcznego wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą wystawienia faktur jest podpisanie przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru, o którym mowa w § 5 ust.6 i 7. Adresem dla doręczenia Zamawiającemu faktury jest:
Izba Administracji Skarbowej w Gdańsku, xx. Xxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx.
Jako dzień zapłaty wynagrodzenia ustala się dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.
13. Za każdy dzień opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać od Zamawiającego odsetek ustawowych.
14. W razie zmiany waluty obowiązującej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub zmiany przepisów podatkowych mających bezpośredni wpływ na ceny, w szczególności wysokości podatku VAT, umowa zostanie zmieniona, z zachowaniem formy pisemnej. W razie zmiany waluty obowiązującej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, ceny jednostkowe zostaną przeliczone zgodnie z oficjalnie obowiązującym kursem wymiany. W przypadku zmiany wysokości podatku VAT, ceny jednostkowe brutto zostaną zmienione odpowiednio do zmian wysokości podatku VAT i będą obowiązywać z dniem wejścia w życie zmienionych stawek VAT.
§ 5
1. Umowa zostaje zawarta, z zastrzeżeniem ust. 2, na okres 12 miesięcy licząc od dnia jej zawarcia, tj. do dnia ……………………..
2. Jeżeli kwota, o której mowa w § 4 ust. 1, zostanie wykorzystana przed upływem terminu wskazanego w ust. 1, umowa ulega natychmiastowemu rozwiązaniu bez konieczności sporządzania przez strony aneksu do umowy i bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń woli przez strony. Umowa może zostać przedłużona na kolejny okres za porozumieniem stron.
3. Po wdrożeniu systemu wydruku, o którym mowa w § 2 ust. 4 Wykonawca zgłosi Zamawiającemu w formie pisemnej gotowość do odbioru systemu wydruku. Zamawiający przeprowadzi procedurę odbioru w ciągu 10 dni od dnia zgłoszenia do odbioru.
4. Jeżeli w trakcie czynności odbioru zostaną stwierdzone wady, braki lub błędy prac objętych wdrożeniem systemu wydruku, Zamawiający zobowiązany będzie do pisemnego przekazania Wykonawcy listy zidentyfikowanych wad i uwag. Będzie to jednoznaczne z odmową odbioru. W takim wypadku Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą wyznaczy termin usunięcia wad, nie dłuższy niż 7 dni, bez dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu. Po usunięciu wad Wykonawca ponownie zgłosi Zamawiającemu gotowość odbioru systemu wydruku.
5. Odbioru systemu wydruku dokona komisja złożona z przedstawicieli Zamawiającego w obecności przedstawicieli Wykonawcy.
6. Odbiór systemu wydruku nastąpi poprzez podpisanie przez Zamawiającego protokołu odbioru wdrożenia systemu wydruku zawierającego w szczególności:
1) datę i miejsce jego sporządzenia,
2) informację o przeprowadzonych pracach wdrożeniowych i instalacyjnych,
3) informację o przeprowadzeniu testów akceptacyjnych systemu wydruku i ich wyniku,
4) oświadczenie Zamawiającego o braku albo o istnieniu zastrzeżeń do przeprowadzenia wdrożenia systemu.
7. Wykonana usługa, o której mowa w § 2 ust. 1 będzie odbierana w ostatnim dniu roboczym
każdego miesiąca i potwierdzana protokołem odbioru podpisywanym przez przedstawiciela Zamawiającego i Wykonawcy. Protokół powinien zawierać:
1) ocenę jakości wykonanych kopii i wydruków dokumentów na zgodność z wzorcem testowym określonym przez producenta urządzenia,
2) wskazanie ilości kopii i wydruków wykonanych na każdym urządzeniu z uwzględnieniem stanu na ostatni roboczy dzień miesiąca oraz wskazania licznika ilości kopii i wydruków wykonanych ogółem,
3) wskazanie ilości urządzeń wielofunkcyjnych zainstalowanych w systemie wydruku w danym miesiącu,
4) ocenę sprawności technicznej urządzeń,
5) ustalenia dotyczące wykonania usługi (w szczególności wskazanie ewentualnych niezgodności w realizacji usługi z umową).
8. Warunkiem odebrania usługi, o której mowa w § 2 ust. 1, za pierwszy miesiąc jej świadczenia będzie podpisany bez zastrzeżeń protokół odbioru, o którym mowa w ust. 6.
9. W przypadku stwierdzenia niezgodności w realizacji usługi z umową Wykonawca będzie zobowiązany do usunięcia wad i uszkodzeń w terminie określonym przez Zamawiającego, nie dłuższym jednak niż 7 dni, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 4. Usunięcie przez Wykonawcę wad i uszkodzeń będzie stanowić podstawę do podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń.
§ 6
1. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wady wpływające na użyteczność urządzeń niezbędnych do realizacji usługi.
2. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia awarii i uszkodzeń urządzeń nie później niż w następnym dniu roboczym licząc od momentu wystąpienia awarii.
3. Serwis świadczony będzie w miejscu instalacji urządzeń wielofunkcyjnych, z możliwością naprawy w serwisie Wykonawcy, jeśli naprawa w siedzibie Zamawiającego okaże się niemożliwa.
4. Jeżeli naprawa urządzenia przez Wykonawcę nie jest możliwa w terminie określonym w ust.2, Wykonawca zobowiązany jest w tym terminie zapewnić Zamawiającemu sprawne technicznie urządzenie zastępcze o równoważnych parametrach, na cały okres wykonywania naprawy urządzenia.
5. Urządzenie, które w tym samym miesiącu pięciokrotnie ulegnie awarii z przyczyny niezależnej od Zamawiającego, podlega (w ciągu 30 dni od wystąpienia 5 awarii) wymianie na nowe, nieużywane i wolne od wad oraz o parametrach tożsamych lub wyższych od urządzenia wymienianego.
6. Awaria systemu wydruku skutkująca brakiem dostępności którejkolwiek z usług: wydruku, kopiowania, skanowania i faksowania zostanie naprawiona przez Wykonawcę w czasie nie dłuższym niż 8 godziny od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego.
7. Zamawiający może dokonywać zgłoszeń awarii na nr faksowy lub na adres poczty
elektronicznej Wykonawcy.
§ 7
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:
1) za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyny niezależnej od Zamawiającego albo w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyny leżącej po stronie Wykonawcy - w wysokości 20 % kwoty brutto określonej w § 4 ust. 1 umowy,
2) w razie opóźnienia w zainstalowaniu urządzeń i wdrożeniu systemu wydruku w stosunku do terminu wskazanego w § 2 ust. 4 - w wysokości 0,1 % kwoty brutto określonej w § 4 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia,
3) w razie opóźnienia w usunięciu awarii urządzenia bez zapewnienia na ten czas Zamawiającemu urządzenia zastępczego - w wysokości 0,05 % kwoty brutto określonej w § 4 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia,
4) za każdą dodatkową rozpoczętą godzinę braku możliwości skorzystania przez Zamawiającego z którejkolwiek z usług: wydruku, kopiowania, skanowania lub faksowania ponad czas wskazany w § 6 ust. 6 - w wysokości 0,02 % kwoty brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.
5) w razie opóźnienia w wymianie urządzenia w stosunku do terminu wskazanego w § 6 ust. 5 – w wysokości 0,01 % kwoty brutto określonej w § 4 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia.
2. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżone na jego rzecz kary umowne.
3. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający potrąci z wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w § 4 ust. 4 umowy kwotę stanowiącą równowartość tych kar, i tak pomniejszone wynagrodzenie wypłaci Wykonawcy.
4. Odstąpienie przez którąkolwiek ze stron od umowy lub jej rozwiązanie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie powoduje jednocześnie wygaśnięcia obowiązku zapłaty kar umownych, które zgodnie z umową zostały lub mogą zostać nałożone na Wykonawcę.
§ 8
1. Wykonawca zapewnia, że zawarcie i wykonanie niniejszej umowy nie wymaga uzyskania zgody lub złożenia oświadczenia woli ze strony osoby trzeciej.
2. Wykonawca zapewnia Zamawiającego, że posiada licencje lub posiada prawo do dysponowania licencjami na oprogramowanie systemu wydruku w zakresie niezbędnym do wykonania umowy.
3. Licencja na oprogramowanie systemu wydruku udzielana jest na czas trwania umowy.
§ 9
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia poufności danych osobowych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, a w szczególności do tego, że nie będzie przekazywać, ujawniać i udostępniać tych danych osobom nieuprawnionym.
2. Przed przystąpieniem Wykonawcy do realizacji niniejszej umowy Zamawiający przeszkoli jego pracowników w zakresie określonym w ust. 1, co zostanie potwierdzone podpisaniem oświadczenia stanowiącego Załącznik Nr 3 do umowy.
§ 10
1. Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem umowy upoważnia się: 1) ze strony Zamawiającego: ,
2) ze strony Wykonawcy:………………………..................
2. Zmiana osób, o których mowa w ust.1, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej strony i nie stanowi zmiany treści umowy .
§ 11
1. Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy, na podstawie umowy o pracę przez cały okres realizacji zamówienia 1 osoby realizującej przedmiot umowy. Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu imienny wykaz wskazujący, która osoba została skierowana do realizacji przedmiotu zamówienia wraz z oświadczeniem, że osoba wymieniona w wykazie posiada umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy przez cały okres realizacji umowy.
2. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przez Wykonawcę z osobą, o której mowa w ust. 1 Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie zatrudnić na to miejsce inną osobę, na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.
§ 12
Zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i muszą być zgodne z art. 144 ustawy, o której mowa w § 1.
§ 13
W sprawach nie uregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy, o której mowa w § 1.
§ 14
Spory powstałe w związku z wykonywaniem umowy strony zgodnie poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego.
§ 15
Dopuszcza się rozwiązanie umowy w każdym czasie, za pisemnym porozumieniem stron.
§ 16
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
§ 17
Integralną częścią umowy są następujące Załączniki:
1) Załącznik Nr 1 – opis przedmiotu zamówienia
2) Załącznik Nr 2 – kopia polisy
3) Załącznik Nr 3 – oświadczenie o poufności Wykonawcy
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik Nr 3
(pieczęć Wykonawcy)
e-mail: ...............................................
FORMULARZ OFERTY
Lp. | Przedmiot | Jednostka miary | Liczba jednostek | Cena jednostkowa brutto (w zł) | Wartość brutto (w zł) (kol. D x kol. E) |
A | B | C | D | E | F |
1. | Koszt najmu 7 szt. urządzeń wielofunkcyjnych monochromatycznych w okresie obowiązywania umowy | miesiąc | 12 | ||
2. | Koszt najmu 2 szt. urządzeń wielofunkcyjnego kolorowego w okresie obowiązywania umowy | miesiąc | 12 | ||
3. | Koszt wykonania przez Zamawiającego jednej strony kopii/wydruku czarno-białej A4 | sztuka | 1 800 000 | ||
4. | Koszt wykonania przez Zamawiającego jednej strony kopii/wydruku kolorowej A4 | sztuka | 30 000 | ||
RAZEM: | |||||
Miejscowość, ……………………..data……………………
…………………………………………… (czytelny podpis osoby lub osób upoważnionych lub imienna
pieczątka i parafa)
Załącznik Nr 3 do umowy
……………………...
(miejscowość data)
………………………
(imię i nazwisko)
OŚWIADCZENIE O POUFNOŚCI WYKONAWCY
Oświadczam, iż zapoznano mnie z przepisami dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ), wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych oraz wprowadzonych i wdrożonych do stosowania przez Administratora Danych Osobowych, jako Zamawiającego,
„Polityki Bezpieczeństwa Informacji” oraz „Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych”.
Zobowiązuję się do:
• zachowania w tajemnicy danych osobowych do których mam lub będę miał/a dostęp w związku z realizacją umowy
• niewykorzystywania danych osobowych w celach niezgodnych z umową, o ile nie są one jawne
• przestrzegania regulaminu ochrony danych osobowych Zamawiającego
• przestrzegania Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznym służącymi do przetwarzania danych osobowych
• zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych o ile nie są one jawne
Przyjmuję do wiadomości, iż postępowanie sprzeczne z powyższymi zobowiązaniami, może być uznane przez Zamawiającego za naruszenie przepisów karnych ww. ustawy o ochronie danych osobowych.
………………………….... Podpis Wykonawcy