Zapytanie ofertowe z dnia11.09.2023 r.
Zapytanie ofertowe z dnia11.09.2023 r.
na usługę przeprowadzenia serii szkoleń team building dla Polskiego Czerwonego Krzyża
I. ZAMAWIAJĄCY
1. Polski Czerwony Krzyż z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, działający na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu (Dz. U. Nr 41, poz. 276 z późn. zm.) oraz Statutu PCK zatwierdzonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1284), wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225587 jako organizacja pożytku publicznego, NIP: PL5260250481, REGON: 007023731 (dalej również: PCK).
II. INFORMACJE OGÓLNE
1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Polski Czerwony Krzyż działalności statutowej, w tym działań pomocy humanitarnej.
2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019r., poz.
1843 ze zm.).
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia serii szkoleń team building dla 186 wolontariuszy Zamawiającego, podzielonych na 5 grup szkoleniowych. Szkolenie musi odbyć się na terenie oferenta, znajdującym się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Usługa musi zostać zrealizowana do dnia 31.12.2023 w terminach ustalonych między zamawiającym a oferentem, w wybranych dniach, tj. piątek, sobota, niedziela.
2. Zamawiający wymaga od oferenta zapewnienia:
− Terenu szkoleniowego umożliwiającego przeprowadzenie szkolenia team buildingowego z elementami survivalu;
− Szkolenia, które dla każdej grupy powinno trwać 24 godziny;
− Kadry w odpowiedniej ilości, posiadającej wiedzę i doświadczenie niezbędne do przeprowadzenia szkolenia;
− Terenu noclegowego, przyległego do terenu szkoleniowego, w którym Zamawiający będzie miał możliwość zaparkowania minimum 3 samochodów typu bus 9 osobowy oraz rozstawienia minimum 3 namiotów pneumatycznych 37 m2 każdy wraz z agregatami prądotwórczymi i nagrzewnicami;
− Wyposażenia indywidualnego uczestników, niezbędnego do przeprowadzenia szkolenia;
− Wyżywienia zgodnie z informacjami zawartymi w Załączniku 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Zamawiający informuje, że kryterium wyboru oferty stanowić będą w szczególności następujące czynniki: spełnienie wymagań i warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu ofertowym, sumaryczna cena brutto usługi, doświadczenie Oferenta w realizacji usług o podobnej charakterystyce. Głównym kryterium wybory oferty będzie sumaryczna cena brutto usługi.
4. Zamawiający wymaga, by oferowana usługa spełniała wszystkie wymagania i warunki określone w niniejszym
Zapytaniu ofertowym.
5. Zamawiający informuje, iż w procesie oceny preferowane będą oferty dotyczące wykonania usługi w wariancie możliwie najbardziej kompleksowym i szczegółowym.
6. Dążeniem Zamawiającego jest, by rezultaty końcowe były możliwie szczegółowe i użyteczne w jego działalności, w związku z tym dopuszcza wskazanie przez Oferenta dodatkowo również innych, użytecznych typów danych i parametrów, ponad te określone w sekcji III pkt 2 niniejszego Zapytania ofertowego.
7. Zamawiający wymaga, by usługa została w pełni zrealizowana maksymalnie do dnia 31.12.2023
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z Wykonawcą do porozumienia w zakresie warunków umowy w zakresie poufności danych bądź umowy z Wykonawcą.
9. Zamawiający wymaga, aby usługa została zrealizowana w języku polskim.
10. W każdym przypadku Zamawiający wymaga, aby realizacja usługi przebiegała zgodnie z prawem obowiązującym
w Unii Europejskiej i Polsce.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZANYCH DO OFERTY
1. O udział w postępowaniu nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
2. Jeżeli podjęte przez Xxxxxxxx czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Oferenta.
3. W przypadku wskazania przez Oferenta w ofercie warunków i/lub terminów realizacji usługi innych niż wskazane niniejszym Zapytaniu ofertowym, bez wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym, w dalszym postępowaniu za obowiązujące uznaje się warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
4. Celem zgłoszenia oferty, Oferent zobowiązany jest wypełnić i podpisać:
― podpisaną Specyfikację przedmiotu zamówienia, stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania oferto- wego;
― podpisane Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowa- niu w zakresie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx, złożone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego (musi ono zostać podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji);
― wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodny ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego;
― czytelny opis usługi wraz z określeniem warunków jej realizacji, w tym program szkolenia;
― opis doświadczenia Oferenta w realizacji usług o podobnej charakterystyce;
― dokumenty potwierdzające prawo do podpisania oferty, pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy).
5. Oferta może zostać uzupełniona przez Oferenta o x.xx.: materiały informacyjne nt. oferowanych usług,
informacje handlowe, referencje, etc.
6. Oferent zobowiązany jest do podania w Formularzu ofertowym (osobno dla każdej części, w której składa ofertę) cen brutto (z podatkiem VAT), uwzględniających pełne koszty realizacji zamówienia, w tym koszt dostawy. Oferenci, którzy nie podlegają obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku VAT na terenie Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są podać cenę netto (bez podatku VAT). W celu obliczenia ceny i oceny tak złożonych ofert, których wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający doliczy do przedstawionej w ofercie ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej.
8. Oferta składana w formie pisemnej musi być dostarczona pocztą, kurierem lub osobiście na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, w zamkniętej kopercie z niezbędnym dopiskiem: OFERTA – SZKOLENIE TEAM BUILDING GPH #1/2023. W przypadku oferty składanej w formie pisemnej, złożone dokumenty powinny być opatrzone podpisem osoby/ób uprawnionej/ych do reprezentacji Oferenta. Formularz ofertowy powinien zostać wydrukowany i podpisany, a ponadto zostać zapisany w pliku w formacie XLS lub XLSX na płycie CD/DVD, dołączonej do dokumentacji.
9. Oferta składana w formie elektronicznej i załączniki do oferty winny być sporządzone w formatach .pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Oferenta. Zamawiający dopuszcza również zeskanowanie oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej i złożenie jej w formie elektronicznej, tj. przekształcenie dokumentów uprzednio wydrukowanych w postać elektroniczną i złożenie ich w formie elektronicznej w postaci skanów. Formularz ofertowy powinien zostać przedłożony w opatrzonym podpisem pliku PDF, a ponadto zostać przesłany w pliku w formacie XLS lub XLSX.
10. Oferta składana w formie elektronicznej winna być przesłana jako załącznik do wiadomości e-mail na adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX. W temacie wiadomości należy wpisać: OFERTA – SZKOLENIE TEAM BUILDING GPH #1/2023. Wielkość plików stanowiących załącznik do wiadomości nie może przekraczać 20 MB. W przypadku gdy wielkość załączanych plików przekracza 20 MB należy pliki odpowiednio podzielić na grupy i przesłać w dwóch lub więcej wiadomościach, informując w treści wiadomości Zamawiającego w ilu częściach przesyłana jest oferta.
11. Przy ocenie zachowania terminu złożenia oferty, w przypadku oferty złożonej w formie pisemnej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego (Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx), a w przypadku oferty złożonej w formie elektronicznej data i godzina zapisu wiadomości na serwerze poczty elektronicznej Zamawiającego.
12. Na ofertę składają się dane i dokumenty opisane w sekcji IV pkt. 4-6 niniejszego Zapytania ofertowego.
13. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny.
14. Termin składania ofert upływa 25 września r. o godz. 10.00 (CET).
15. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.
16. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia.
17. Złożone oferty, przed upływem terminu składania ofert, mogą zostać zmienione lub wycofane. Zmiany lub wycofania dokonuje się albo poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie pisemnej poprzez jego doręczenie na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – SZKOLENIE TEAM BUILDING GPH #1/2023, albo w formie elektronicznej na adres: XXXXXX@XXX.XX – wiadomość z tytułem: OFERTA – SZKOLENIE TEAM BUILDING GPH #1/2023.
18. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
19. Dzień, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą, określa się na 6 października 2023 r.
20. Przekazanie Oferentowi przez Zamawiającego informacji zwrotnej w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, nastąpi do 6 października 2023 r.
21. Zamawiający nie wzywa do uzupełnienia braków, jeżeli Oferent nie złoży przedmiotowych załączników lub złożone załączniki są niekompletne.
22. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści oferty bądź jej elementów.
23. Proces wybory Wykonawcy prowadzony jest w oparciu o dokumentację ofertową, przedłożoną przez Oferentów w terminie składania ofert. Zamawiający nie przewiduje późniejszych negocjacji warunków otrzymanych ofert.
24. Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty, Oferentom nie przysługuje odwołanie.
25. Zamawiający może, w każdej chwili i bez podania przyczyny, wycofać Zapytanie ofertowe i zaprzestać dalszego
procedowania.
26. Zamawiający udziela informacji oraz odpowiedzi na pytania związane z procesem zakupu, skierowane na adres
poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX.
V. DZIAŁANIA PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY ORAZ WARUNKI ZAWARCIA UMOWY
1. Rozliczenia z wybranym/ii Wykonawcą/ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN).
2. Do Oferenta/ów, którego/ych oferta/y okaże/ą się najkorzystniejsza/e zostanie skierowane zaproszenie do
zawarcia przez Wykonawcę z Zamawiającym umowy w charakterze Wykonawcy.
3. Podpisanie umowy na realizację przedmiotu zamówienia nastąpi w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/ami.
4. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/ach o realizację zamówienia zawartej/ymi z Wykonawcą/ami.
5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
− 15% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca;
− 30% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości
z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.
6. Całkowita maksymalna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania umowy jest ograniczona do 30% wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w umowie, z zastrzeżeniem zapisów sekcji V pkt 9 niniejszego Zapytania ofertowego.
7. Zapłata kwot określonych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku
wykonania umowy.
8. Zamawiający może potrącać zastrzeżone kary umowne przy opłacaniu faktury wystawionej przez Wykonawcę.
9. Niezależnie od kar wymienionych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kwot.
10. Wszelkie płatności dokonywane są przez Zamawiającego na podstawie i po otrzymaniu prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur.
VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem nr 2 do Zapytania ofertowego i akceptuje przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie, w tym również bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny .
2. O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
3. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.