Umowa nr …./2024
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego
Umowa nr …./2024
Dotyczy: świadczenia usług serwisowania i eksploatacji systemu płacowo-kadrowo- księgowego Enova wraz z modyfikacjami na potrzeby KSSiP.
(centralny numer postępowania BA.X.2610…..2024)
określana dalej jako „Umowa”,
zawarta w Krakowie, w dniu $data automat.. pomiędzy:
Krajową Szkołą Sądownictwa i Prokuratury z siedzibą w Krakowie, ul. Przy Rondzie 5, 31-
547 Kraków, posiadającym numer ewidencji podatkowej (NIP) 000-000-00-00, numer REGON 140580428, działającą na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o
Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 217), zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym” lub „KSSiP”,
a
…………………………………………………………………………………………………
reprezentowaną przez:
………………………………………………………………………………………………… zwanym w dalszej części umowy części umowy „Wykonawcą”, zwanymi również oddzielnie „Stroną”, a łącznie „Stronami”.
Strony zawierają umowę o następującej treści:
Preambuła
Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Usługa serwisowania i eksploatacji systemu płacowo-kadrowo-
księgowego Enova wraz z modyfikacjami na potrzeby KSSiP na okres 12 miesięcy”, którego wartość jest mniejsza od kwoty 130 000,00 złotych, i do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 roku, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1).
DEFINICJE POJĘĆ
Celem uzgodnienia pojęć na potrzeby niniejszej umowy, Strony ustalają następujące definicje:
Producent - producent sprzętu lub oprogramowania, w przypadku systemu Enova jest to firma Soneta Sp. z o.o. z Krakowa;
System Enova - oznacza oprogramowanie Enova w najnowszej wersji udostępnionej na rynku w dniu podpisania umowy, oferujące funkcjonalność opisaną w aktualnych materiałach Producenta;
System Webservice – oznacza oprogramowanie umożliwiające komunikację automatyczną pomiędzy systemem Enova oraz zewnętrznymi systemami informatycznymi (np.: elektroniczny system obiegu dokumentów);
Dokument - dowolny dokument stanowiący element Dokumentacji Projektu;
Projekt - usługi wykonane przez WYKONAWCĘ na rzecz ZAMAWIAJĄCEGO, będące przedmiotem niniejszej umowy;
Dokumentacja Systemu Enova - oznacza najbardziej aktualny na dzień podpisania umowy materiał objaśniający system Enova, udostępniony przez Producenta;
Szkolenie - szczegółowa prezentacja możliwości funkcjonalnych systemu Enova, przeprowadzona dla pracowników ZAMAWIAJĄCEGO, w wymiarze godzin ustalonym przez Strony;
Siła wyższa - obejmuje wszelkie zdarzenia, nieprzewidziane w momencie podpisania umowy, będące poza kontrolą Stron, które całkowicie lub częściowo uniemożliwiają wywiązanie się ze swych
zobowiązań, w szczególności takie jak: pożary, powodzie; ;
Wartości Domyślne i Elementy Definiowalne - parametry konfiguracyjne systemu Enova, określające w jaki sposób ma on funkcjonować w przedsiębiorstwie ZAMAWIAJĄCEGO;
w szczególności: schematy księgowań, rejestry VAT, dzienniki księgowań, serie dokumentów, grupy towarów i kontrahentów, system upustów, magazyny itp.
Ścieżka Pracy - Ciąg czynności wykonywanych przez operatora w celu osiągnięcia określonych efektów w systemie.
Licencja systemu płacowo-kadrowo-księgowego Enova dotyczą jednego podmiotu gospodarczego – Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury, obejmuje:
Standard CRM wersja złota, Analizy MS Excel Księgowość, Importy Księgowe,
Standard Handel wersja złota,
Standard Księga Handlowa wersja złota, Standard Kadry Płace wersja złota, Elektroniczne Wyciągi Bankowe,
Jednostki Budżetowe,
Standard Księga Inwentarzowa wersja złota, Standard Księga Handlowa wersja złota, Standard Kadry i Płace wersja złota.
§ 1 PRZEDMIOT UMOWY
1. W ramach realizacji przedmiotu umowy WYKONAWCA zobowiązany jest świadczyć następujące usługi:
a) szkolenie użytkowników z systemu Enova;
b) usługi programistyczne modyfikujące standardową funkcjonalność systemu Enova;
c) usługi programistyczne modyfikujące system obsługujący webservice pracujący na potrzeby komunikacji pomiędzy oprogramowaniem Enova, a systemem obiegu
dokumentów EZD pracującym u ZAMAWIAJĄCEGO, oraz wykonanie dokumentacji dla zleconych zmian;
d) asysta w okresie eksploatacji systemu Enova;
e) konsultacje telefoniczne i e-mailowe z zakresu systemu Enova;
f) utrzymanie zgodności dodatków oraz systemu obsługującego webservice wykonanych w trakcie przeprowadzonego wdrożenia z bieżącą wersją systemu Enova – prace
wykonywane po stwierdzeniu przez ZAMAWIAJĄCEGO nieprawidłowości w funkcjonowaniu oprogramowania;
g) prace inne, wspólnie ustalone przez strony;
h) planowe wizyty serwisowe w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO.
2. Miejscem przeprowadzenia wdrożenia jest siedziba ZAMAWIAJĄCEGO, siedziba
WYKONAWCY lub inne miejsce uzgodnione wspólnie przez Xxxxxx niniejszej umowy.
3. Prace wdrożeniowe, serwisowe oraz programistyczne mogą być również prowadzone zdalnie przy użyciu narzędzi informatycznych.
§ 2 OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY
Termin realizacji usługi - przez okres 12 miesięcy jednak nie wcześniej niż od 28 kwietnia 2024 r.
§ 3 OGÓLNE WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG
1. Realizacja Projektu powinna być dokumentowana poprzez przygotowanie dokumentów składających się na Dokumentację Projektu.
2. Wykonanie każdej z usług, będących przedmiotem umowy, kończy spisanie odpowiedniej pozycji w Protokole Wykonanych Prac przez konsultantów WYKONAWCY i przesłanie ich do ZAMAWIAJĄCEGO drogą elektroniczną w ustalonych przedziałach czasowych.
3. WYKONAWCA ma prawo do zastąpienia jednego własnego przedstawiciela innym,
dysponującym takimi samymi kwalifikacjami. Do wykonania zlecenia WYKONAWCA nie może użyć PODWYKONAWCY, bez uzyskania odrębnej, pisemnej pod rygorem
nieważności, zgody ZAMAWIAJĄCEGO.
4. W przypadku świadczenia usług w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO, WYKONAWCA ma wyłączne prawo do wydawania poleceń swoim przedstawicielom. Przedstawiciele WYKONAWCY są zobowiązani do dostosowania się do obowiązującego
u ZAMAWIAJĄCEGO regulaminu pracy.
5. WYKONAWCA gwarantuje, że wydruki, raporty, analizy oraz mechanizmy, będące wynikiem dodatkowych prac programistycznych do systemu Enova (poza funkcjonalnością dostarczoną przez Producenta), będą działać poprawnie na wersji systemu Enova, która obowiązywała u ZAMAWIAJĄCEGO w momencie ich tworzenia.
§ 4 OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO
1. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się uiścić wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy na zasadach określonych w § 7.
2. ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek przekazywania WYKONAWCY wszelkiej dokumentacji
niezbędnej do przeprowadzania prac w postaci elektronicznej na adres e-mail ,
który jest adresem e-mail dla realizacji umowy ze strony WYKONAWCY.
3. ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek składania wszelkich zleceń i zamówień w formie elektronicznej na wskazany w ust 2 adres lub bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za realizację Projektu tj. .
4. ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek składania wszelkich zleceń i zamówień poprzez
wybranych pracowników, wyszczególnionych w Załączniku nr 1. Zlecenia i zamówienia złożone przez pracowników do tego nieuprawnionych nie będą przyjmowane
do realizacji, za wyjątkiem prac związanych z asystą zdalną i telefoniczną, jeżeli ich wartość nie przekracza jednorazowo 2h pracy.
5. ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest do stworzenia warunków, umożliwiających
przeprowadzenie prac będących przedmiotem umowy, w tym: udostępnienia miejsca pracy, sprawnie działającej infrastruktury informatycznej, umożliwiania dostępu
do sprzętu komputerowego i oprogramowania.
6. ZAMAWIAJĄCY będzie współdziałał przy tworzeniu i realizacji szczegółowych planów
działań oraz harmonogramów, zmierzających do realizacji Przedmiotu Umowy (w tym do ustalenia priorytetów i podziału zadań).
7. Podczas realizacji usług objętych niniejszą umową, ZAMAWIAJĄCY może udzielić WYKONAWCY wsparcia w promocji na polskim rynku poprzez informowanie
o wdrożeniu oraz wystawienie pisemnych referencji.
§ 5 OBOWIĄZKI WYKONAWCY
1. W ramach Umowy WYKONAWCA zobowiązuje się do świadczenia usług, będących jej przedmiotem, z zachowaniem należytej staranności.
2. Czas reakcji na awarie i błędy krytyczne, to jest takie, które uniemożliwiają bieżące funkcjonowanie Zamawiającego – niezwłocznie, jednak nie później niż następnego dnia roboczego od dnia zgłoszenia (, dni robocze to poniedziałek -piątek).
3. Czas reakcji na pozostałe błędy i zgłoszenia – nie dłużej niż 4 dnia roboczego od zgłoszenia (dni robocze to poniedziałek -piątek).
4. Czas realizacji zgłoszenia awarii i błędów krytycznych nie dłużej niż 7 dni roboczych od zgłoszenia.
5. Czas realizacji pozostałych zgłoszeń nie dłużej niż 14 dni roboczych od zgłoszenia.
6. WYKONAWCA ma obowiązek informować ZAMAWIAJĄCEGO o przebiegu realizacji umowy i ewentualnych zagrożeniach.
7. WYKONAWCA zobowiązuje się dokumentować wykonanie poszczególnych usług
w formie Protokołu Wykonanych Prac. WYKONAWCA zobowiązuje się do przesyłania do ZAMAWIAJĄCEGO drogą elektroniczną Protokołów Wykonanych Prac najpóźniej
w drugim dniu roboczym od ich zakończenia.
8. WYKONAWCA zobowiązuje się do podania szacunkowej liczby godzin potrzebnych do wykonania prac na żądanie ZAMAWIAJĄCEGO.
9. WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności za błędy i usterki będące wynikiem
nieprawidłowego działania sprzętu i oprogramowania serwerowego, chyba że przyczynił się w sposób pośredni lub bezpośredni do wadliwego działania sprzętu
i oprogramowania.
10. W przypadku wystąpienia błędów w funkcjonowaniu programów, których WYKONAWCA nie potrafi usunąć, zobowiązuje się on do natychmiastowego zainicjowania ich usuwania przez producentów, zgodnie z Warunkami Gwarancji sprzętu i oprogramowania.
§ 6 WYPOWIEDZENIE UMOWY I KARY UMOWNE
1. ZAMAWIAJĄCY jest uprawniony do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym lub odstąpienia od umowy w wypadku niewykonania przez WYKONAWCĘ usług, przez co Strony rozumieją naruszenie przez WYKONAWCĘ
postanowień umowy w tym postanowień Załączników, pomimo uprzedniego wezwania drogą elektroniczną do usunięcia naruszeń umowy w terminie do 7 dni. Oświadczenie o odstąpieniu ZAMAWIAJĄCY ma prawo złożyć WYKONAWCY w terminie 20 dni ,
liczonych od zdarzenia będącego podstawą do odstąpienia od umowy tj. upływu 7 dniowego terminu do usunięcia naruszeń.
2. Stronom przysługuje w każdym czasie prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem 30 dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesięcznego okresu rozliczeniowego, bez podawania przyczyny wypowiedzenia.
3. W przypadku nieterminowego wykonania zobowiązań przez WYKONAWCĘ,
w szczególności w przypadku uchybień terminom wskazanym w § 5 ust. 2, 3 , 4, 9 Umowy, WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia umownego brutto, które było WYKONAWCY należne
za ostatnie trzy miesiące przed dniem zwłoki, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki.
4. W przypadku innego niż wskazanego w ust. 4 niewykonania lub nienależnego wykonania umowy, WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto, które było WYKONAWCY należne za
ostatnie trzy miesiące przed dniem niewykonania lub nienależnego wykonania umowy, za każdy przypadek niewykonania lub nienależnego wykonania umowy.
5. W razie odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w całości, bądź w części z przyczyn leżących pod stronie WYKONAWCY lub wypowiedzenia umowy z przyczyn leżących pod stronie WYKONAWCY oraz w przypadku rażących naruszeń postanowień niniejszej umowy, w szczególności niewykonania przez WYKONAWCĘ usług zleconych przez
ZAMAWIAJĄCEGO będących przedmiotem umowy, WYKONAWCA zapłaci
ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 50% wartości wynagrodzenia umownego brutto, które było WYKONAWCY należne za ostatnie trzy miesiące przed dniem
odstąpienia lub wypowiedzenia umowy.
6. ZAMAWIAJĄCEMU przysługuje prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przekraczającego wysokość kar umownych, aż do pełnego pokrycia poniesionej szkody.
7. Kary umowne wskazane w niniejszej umowie podlegają kumulacji.
8. Wypowiedzenie umowy lub odstąpienie od umowy pod rygorem nieważności winno być dokonane w formie pisemnej. Za formę pisemną uznawana jest również korespondencja elektroniczna podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
9. ZAMAWIAJĄCY ma prawo potrącić naliczone kary umowne z wynagrodzenia WYKONAWCY, na co WYKONAWCA wyraża zgodę.
§ 7 WARUNKI FINANSOWE
1. Za wykonanie niniejszej umowy Strony ustalają wynagrodzenie obliczone w oparciu o stawkę godzinową, którą Strony ustalają w wysokości netto ……… zł (słownie: ……..
złotych), tj. brutto ……… zł (słownie złote ).
2. Podstawą zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej, będzie sporządzony przez Zleceniobiorcę i zatwierdzony przez Zleceniodawcę raport, opisujący zakres
wykonanych w danym miesiącu usług wraz z rozliczeniem godzinowym.
3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, płatne będzie miesięcznie z dołu, na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej Zleceniodawcy faktury VAT
na rachunek bankowy WYKONAWCY o numerze …………………………… .
4. Wynagrodzenie miesięczne płatne będzie w terminie do 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury VAT wystawionej zgodnie z postanowieniami umowy.
5. Niezależnie od postanowień ust. 1 powyżej, Xxxxxx zgodnie postanawiają, że w okresie trwania niniejszej umowy wynagrodzenie miesięczne nie przekroczy kwoty netto
……………… zł (słownie:……………. złotych), tj. brutto zł (słownie:
……………………………..złotych), a całkowita suma wynagrodzeń za okres umowy nie przekroczy kwoty ………………… netto zł (słownie: złotych), tj.
………………………brutto zł (słownie: złotych).
6. Za dzień zapłaty, o której mowa powyżej, uważa się datę obciążenia rachunku bankowego ZAMAWIAJĄCEGO.
7. WYKONAWCA oświadcza, że jest zarejestrowanym podatkiem VAT czynnym i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP oraz zobowiązuje się do informowania
ZAMAWIAJĄCEGO w trakcie trwania niniejszej umowy o każdej zmianie statusu podatnika podatku VAT, w szczególności w momencie wystawiania faktur VAT.
8. W sytuacji, gdy wskazany do płatności przez Wykonawcę numer rachunku bankowego, o którym mowa w § 7 ust 3 nie znajduje się w „Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT” udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług, termin płatności będzie liczony od dnia następującego po dniu ujawnienia ww. rachunku bankowego w tym Wykazie.
9. Zamawiający preferuje, aby faktura została przekazana w postaci elektronicznej na adres e-mail: xxxxxxx_xxxxx@xxxxx.xxx.xx albo poprzez Platformę Elektronicznego Fakturowania, numer PEPPOL: 7010027949.
10. Zamawiający dopuszcza wystawienie faktur ustrukturyzowanych pod warunkiem ich przekazania Zamawiającemu w sposób określony w ust. 9 z uwzględnieniem planowanych
zmian dotyczących sposobu wystawiania ustrukturyzowanych faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
§ 8 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I ZACHOWANIE POUFNOŚCI
1. Strony oświadczają, że dane osobowe udostępnione podczas i w związku z realizacją
niniejszej umowy będą przetwarzane przez Xxxxxx zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) w celu realizacji niniejszej umowy.
2. Strony zobowiązują się do:
1) wzajemnego stosowania zasad poufności dokumentów i informacji uzyskanych od
drugiej Strony w związku z wykonywanym przedmiotem umowy, zarówno w trakcie jej trwania, jak i po ustaniu stosunku wynikającego z umowy;
2) zabezpieczania przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem wszelkich otrzymanych dokumentów (w tym na mobilnych nośnikach) związanych z przedmiotem umowy;
3) niewykorzystywania zebranych informacji prawnie chronionych dla celów innych niż wynikające z realizacji umowy;
4) niezwłocznego przekazywania drugiej Stronie informacji o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy informacji prawnie chronionych lub o ich niewłaściwym użyciu.
3. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji lub materiałów:
1) których ujawnienie jest wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa;
2) których ujawnienie następuje na żądanie podmiotu uprawnionego do kontroli, pod warunkiem, że podmiot ten został poinformowany o poufnym charakterze informacji, które są powszechnie znane;
3) które Strona uzyskała lub uzyska od osoby trzeciej, jeżeli przepisy obowiązującego prawa lub zobowiązanie umowne wiążące tę osobę nie zakazują ujawniania przez nią tych informacji i o ile Strona nie zobowiązała się do zachowania poufności;
4) w których posiadanie Strona weszła zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przed dniem uzyskania takich informacji na podstawie niniejszej umowy.
4. W wypadku, gdy jedna ze Stron zostanie zobowiązana nakazem sądu bądź organu
administracji państwowej do ujawnienia informacji lub materiałów albo konieczność ich
ujawnienia będzie wynikała z przepisów prawa, zobowiązuje się niezwłocznie pisemnie powiadomić o tym fakcie drugą Stronę.
5. WYKONAWCA przez rozpoczęciem wykonania przedmiotu umowy zobowiązany jest do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej załącznik nr 2 do umowy.
§ 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. ZAMAWIAJĄCEMU nie przysługuje prawo przenoszenia, w całości ani w części, praw uzyskanych na mocy niniejszej umowy na osoby trzecie bez uprzedniej pisemnej pod rygorem nieważności zgody WYKONAWCY.
3. Strony oświadczają, że ich celem jest rozstrzygnięcie wszelkich ewentualnych sporów dotyczących treści i wykonania niniejszej umowy w drodze polubownej. Jeżeli
wypracowanie rozwiązania polubownego nie będzie możliwe, Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie Sądowi właściwemu ze względu na siedzibę ZAMAWIAJĄCEGO.
4. Umowa niniejsza stanowi całkowite porozumienie pomiędzy Stronami odnośnie spraw w niej unormowanych i nie ma żadnych innych warunków – ustnych lub pisemnych – niż zawarte w niniejszej umowie. Wszelkie poprzednie porozumienia, oświadczenia lub
uzgodnienia pomiędzy Stronami, dotyczące przedmiotu, Umowy zostają zastąpione niniejszą umową.
5. Obie Strony zastrzegają sobie prawo informowania o fakcie zawarcia umowy.
6. Strony ustalają wzajemne adresy do korespondencji wskazane w nagłówku niniejszej Umowy. Zmiana adresu nie stanowi zmiany Umowy. W przypadku jakiejkolwiek
zmiany adresu każda ze Stron obowiązana jest niezwłocznie zawiadomić pisemnie drugą Stronę wskazując nowy adres. W przypadku nie dopełnienia tego obowiązku, wszelkie dokumenty i zawiadomienia przesłane na adres poprzedni uważa się
za skutecznie doręczone.
7. WYKONAWCA nie może powierzyć wykonania umowy w całości lub w części innym osobom, ani dokonać cesji praw wynikających z umowy bez pisemnej pod rygorem nieważności zgody ZAMAWIAJĄCEGO.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
9. Wykonawca oświadcza, iż nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust.1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j.
Dz. U. 2023 r. poz. 129 ze zm.). Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego
poinformowania Zamawiającego, jeżeli w trakcie realizacji zamówienia nastąpi zmiana w zakresie aktualności tego oświadczenia.
10. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, chyba że umowa zawarta zostanie w formie elektronicznej.
Załączniki:
Zał. 1 Lista osób uprawnionych ze strony ZAMAWIAJĄCEGO do składania zleceń Zał. 2 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
Zał. 3 Wypis z KRS;
Zał. 4 Status Podmiotu Vat; Zał. 5 Oferta WYKONAWCY;
WYKONAWCA | ZAMAWIAJĄCY $podpis automatyczny $/pismo podpisane podpisem elektronicznym/ |