SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Numer sprawy: 01/ZP/2022

SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

/SWZ/

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym

na:

„Dostawę, uruchomienie oraz utrzymanie Platformy “VOD Warszawa” wraz z aplikacjami”

Rodzaj zamówienia:

Wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne określone na podstawie art. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2022 r. poz. 1710, ze zm.) – dalej jako „ustawa Pzp”, „ustawa” lub „Prawo zamówień publicznych”.

Postępowanie prowadzone jest przy użyciu miniPortalu xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/

I INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM

Zamawiający:

Centrum Kultury Filmowej im. Xxxxxxxx Xxxxx z siedzibą w Warszawie (dalej: „CKF”) ul. Xxxxxxxxx 0/00, 00-000 Xxxxxxxx

NIP: 1132989037, REGON: 381891140

e-mail: xxx@xxx.xxx.xx

adres strony internetowej: xxxxx://xxx.xxx.xx/ adres skrzynki ePuaP - /CKF/SkrytkaESP

Na wyżej wskazanej stronie internetowej będą udostępniane zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1. Postępowanie jest prowadzone w trybie podstawowym bez negocjacji, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp. W odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji.

2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej

„RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) Administratorem danych osobowych Wykonawców (jeśli Wykonawcą jest osoba fizyczna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), jej reprezentantów i pełnomocników oraz innych osób, których dane osobowe zostaną zawarte w składanej ofercie, jest Centrum Kultury Filmowej im. Xxxxxxxx Xxxxx z siedzibą ul. Xxxxxxxxx 0/00, 00-000 Xxxxxxxx.

2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – z którym kontakt realizowany jest za pośrednictwem adresu e-mail: xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx ,

3) Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2022 r. poz. 1710, ze zm.), „ustawa Pzp”; w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji.

4) Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty upoważnione zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania, w tym w szczególności w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp.

5) Ponadto, odbiorcami mogą być podmioty i organy, którym Administrator jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w związku z czynnościami nadzorczymi i kontrolnymi oraz podmioty, które na podstawie stosownych umów przetwarzają dane osobowe powierzone do przetwarzania przez Administratora w związku z realizacją usług gwarantujących należyte przeprowadzenie niniejszego postępowania oraz usług wsparcia, w szczególności usług wsparcia IT.

6) Dane osobowe zawarte w protokole postępowania o udzielenie zamówienia będą przechowywane, zgodnie z art. 78 i 97 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia

postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

7) Obowiązek podania danych osobowych wymaganych w ofercie jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

8) W odniesieniu do danych osobowych zawartych w ofercie decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

9) Każda osoba, której dane dotyczą, posiada prawa określone w RODO:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba, której dane osobowe dotyczą uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;

− prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Wykonawca jest zobowiązany przekazać treść informacji zawartych w ust. 2 powyżej wszelkim osobom, których dane osobowe zawiera w ofercie, przed złożeniem oferty oraz w sposób pozwalający na późniejsze wykazanie spełnienia tego obowiązku przez Wykonawcę. Spełnienie obowiązku poinformowania wszystkich osób, których dane dotyczą, o okolicznościach przetwarzania ich danych osobowych przez Zamawiającego następuje w celu zapewnienia przez Zamawiającego zgodności z zasadą rozliczalności określoną w art. 5 ust. 2 RODO w związku z art. 14 RODO.

4. Wykonawca, ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego, jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą x.xx. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek zapewnienia odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych innych osób, do ich udostępniania w postępowaniach ofertowych oraz obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe zawarte przez Wykonawcę w składanej ofercie dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. W celu zapewnienia, że Wykonawca przetwarza, w tym udostępnia Zamawiającemu dane osobowe innych osób zgodnie z RODO oraz w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów tych osób trzecich, Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stosownego oświadczenia

o zapewnianiu zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych zawartych w ofercie, w szczególności o zapewnieniu odpowiedniej podstawy prawnej do ich udostępnienia w ofercie składanej w trybie przepisów prawa zamówień publicznych.

5. Do spraw nieuregulowanych w SWZ mają zastosowanie przepisy ustawy PZP oraz przepisy RODO.

III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiot zamówienia stanowi dostawa, uruchomienie oraz utrzymanie Platformy “VOD Warszawa” wraz z aplikacjami. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony został w załączniku nr 1 do SWZ – opis przedmiotu zamówienia oraz w załączniku nr 7 do SWZ – projekt graficzny.

2. Kod CPV:

72000000-5 – usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia.

3. Podwykonawstwo.

Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań składających się na przedmiot zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w formularzu ofertowym – załącznik nr 2 do SWZ, części zamówienia których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

4. Zamawiający informuje, iż zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia kwotę w wysokości 950.000,00 zł brutto.

IV OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA

Zamawiający nie dokonuje podziału przedmiot zamówienia na części. Tym samym zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, o których mowa w art. 7 pkt 15 ustawy Pzp.

V INFORMACJA O PRZEDMIOTOWYCH ŚRODKACH DOWODOWYCH

Zamawiający nie wymaga, aby wykonawca złożył wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe.

VI TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu umowy, określonego w rozdz. III SWZ w terminie od 01.01.2023 r.– do 31.12.2023 r. Szczegółowe terminy realizacji przedmiotu umowy określone zostały w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 5 do SWZ.

VII INFORMACJA O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH, O KTÓRYCH MOWA W ART. 214 UST. 1 PKT 7 i 8 USTAWY PZP

Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy Pzp tj. zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub dodatkowych dostawach.

VIII INFORMACJE O OFERTACH WARIANTOWYCH

Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty wariantowej.

IX INFORMACJE O WARUNKACH UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1) nie podlegają wykluczeniu;

2) spełniają niżej określone warunki udziału w postępowaniu.

2. Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1)zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:

Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.

3)sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.

4)zdolności technicznej lub zawodowej:

Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.

3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy Pzp. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4. Jeżeli oferta wykonawców, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, została wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

X PODSTAWY WYKLUCZENIA

1. Zgodnie z art. 108 ustawy pzp, Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą następujące podstawy wykluczenia:

1) wykonawcę będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:

a) udziału w zorganizowanej grupie przestępczej albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, o którym mowa w art. 258 Kodeksu karnego,

b) handlu ludźmi, o którym mowa w art. 189a Kodeksu karnego,

c) o którym mowa w art. 228-230a, art. 250a Kodeksu karnego, w art. 46-48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1133 oraz z 2021 r. poz. 2054) lub w art. 54 ust. 1-4 ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 523, 1292, 1559 i 2054),

d) finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 165a Kodeksu karnego, lub przestępstwo udaremniania lub utrudniania stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywania ich pochodzenia, o którym mowa w art. 299 Kodeksu karnego,

e) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 Kodeksu karnego, lub mające na celu popełnienie tego przestępstwa,

f) powierzenia wykonywania pracy małoletniemu cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769),

g) przeciwko obrotowi gospodarczemu, o których mowa w art. 296-307 Kodeksu karnego, przestępstwo oszustwa, o którym mowa w art. 286 Kodeksu karnego, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, o których mowa w art. 270-277d Kodeksu karnego, lub przestępstwo skarbowe,

h) o którym mowa w art. 9 ust. 1 i 3 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

- lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;

2) jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1;

3) wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

4) wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;

5) jeżeli zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że wykonawca zawarł z innymi wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, oferty częściowe lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty lub wnioski niezależnie od siebie;

6) jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

2. Zgodnie z art. 7 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 835), o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się:

1) wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

2) wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego

2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

3) wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3.

3. Samooczyszczenie – w okolicznościach określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6 wykonawca nie podlega wykluczeniu jeżeli udowodni Zamawiającemu, że spełnił łącznie następujące przesłanki:

1) naprawił lub zobowiązał się do naprawienia szkody wyrządzonej przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem, w tym poprzez zadośćuczynienie pieniężne;

2) wyczerpująco wyjaśnił fakty i okoliczności związane z przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem oraz spowodowanymi przez nie szkodami, aktywnie współpracując odpowiednio z właściwymi organami, w tym organami ścigania lub zamawiającym;

3) podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom, wykroczeniom lub nieprawidłowemu postępowaniu, w szczególności:

a) zerwał wszelkie powiązania z osobami lub podmiotami odpowiedzialnymi za nieprawidłowe postępowanie wykonawcy,

b) zreorganizował personel,

c) wdrożył system sprawozdawczości i kontroli,

d) utworzył struktury audytu wewnętrznego do monitorowania przestrzegania przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów,

e) wprowadził wewnętrzne regulacje dotyczące odpowiedzialności i odszkodowań za nieprzestrzeganie przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów.

Zamawiający ocenia, czy podjęte przez wykonawcę czynności są wystarczające do wykazania jego rzetelności, uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu wykonawcy, a jeżeli uzna, że nie są wystarczające, wyklucza wykonawcę.

XI WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH

1. Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym w rozdziale X SWZ – sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do SWZ.

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składane jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (przy użyciu dowodu osobistego z warstwą elektroniczną).

3. Oświadczenie składa odrębnie każdy spośród Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. Samooczyszczenie – w okolicznościach określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6 wykonawca nie podlega wykluczeniu jeżeli udowodni Zamawiającemu, że spełnił łącznie następujące przesłanki:

1) naprawił lub zobowiązał się do naprawienia szkody wyrządzonej przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem, w tym poprzez zadośćuczynienie pieniężne;

3) podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom, wykroczeniom lub nieprawidłowemu postępowaniu, w szczególności:

a) zerwał wszelkie powiązania z osobami lub podmiotami odpowiedzialnymi za nieprawidłowe postępowanie wykonawcy,

b) zreorganizował personel,

c) wdrożył system sprawozdawczości i kontroli,

d) utworzył struktury audytu wewnętrznego do monitorowania przestrzegania przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów,

e) wprowadził wewnętrzne regulacje dotyczące odpowiedzialności i odszkodowań za nieprzestrzeganie przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów.

5. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, składa się pisemnie w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w zakresie i w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ustawy tj. w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452). Szczegółowe informacje zostały zawarte w rozdziale XII SWZ.

6. Oświadczenia i inne dokumenty, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

7. Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania lub innych dokumentów składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, Zamawiający wzywa Wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:

1) oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub

2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

8. Niezależnie od powyższych wymagań, na Wykonawcach jako administratorach danych osobowych w rozumieniu RODO, ciąży obowiązek dołączenia oświadczenia potwierdzającego stosowanie przez nich przepisów RODO, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 i 4 do SWZ.

XII INFORMACJE O ŚRODKACH KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ, PRZY UŻYCIU KTÓRYCH ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KOMUNIKOWAŁ SIĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ INFORMACJE O WYMAGANIACH TECHNICZNYCH I ORGANIZACYJNYCH SPORZĄDZANIA, WYSYŁANIA I ODBIERANIA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

2. Komunikacja ustna dopuszczalna jest wyłącznie w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, ofert, o ile jej treść jest udokumentowana.

3. W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/, ePUAPu xxxxx://xxxxx.xxx.xx/xxx/xxxxxx oraz poczty elektronicznej.

4. Komunikacja elektroniczna za pomocą poczty elektronicznej nie dotyczy składania ofert oraz dokumentów składanych wraz z ofertą.

5. Zamawiający wyznacza następującą osobę do kontaktu z Wykonawcami: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx

6. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.

7. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP.

8. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.

9. Identyfikator postępowania dla danego postępowania o udzielenie zamówienia dostępne są na liście wszystkich postępowań na miniPortalu.

10. Poza składaniem ofert, komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal (Formularz do komunikacji). We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (lub ID postępowania). Zamawiający i Wykonawca mogą również komunikować się za pomocą poczty elektronicznej, email: xxx@xxx.xxx.xx (nie dotyczy składania ofert oraz dokumentów składanych wraz z ofertą).

11. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.

12. Sposób i forma sporządzenia dokumentów muszą być zgodne z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów

elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452), przepisami wydanymi na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), a także Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (DZ. U. 2020 r. poz. 2415).

XIII WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx

XIV WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

1. Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie 10.000,00 zł (dziesięć tysiące złotych).

2. Wadium musi obejmować pełen okres związania ofertą.

3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp tj.:

- pieniądzu,

- gwarancjach bankowych,

- gwarancjach ubezpieczeniowych,

- poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1562 ze zm.).

4. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego o numerze: 34 1240 6074 1111 0010 9123 9641 z dopiskiem „Wadium – tryb podstawowy – znak sprawy 01/ZP/2022.

5. Wadium musi wpłynąć na wskazany rachunek bankowy zamawiającego najpóźniej przed upływem terminu składania ofert (decyduje data wpływu na rachunek bankowy zamawiającego). Wadium wnoszone w poręczeniach lub gwarancjach należy załączyć do oferty w oryginale w postaci elektronicznej i powinno zawierać co najmniej:

- nazwę dającego zlecenie (wykonawcy), beneficjenta gwarancji (zamawiającego), gwaranta/ poręczyciela oraz wskazanie ich siedzib,

- określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,

- kwotę gwarancji/poręczenia,

- termin ważności gwarancji/poręczenia,

- zobowiązanie gwaranta do zapłacenia kwoty gwarancji/poręczenia bezwarunkowo, na pierwsze pisemne żądanie zamawiającego, w sytuacjach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.

6. W przypadku, gdy wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium, w przypadku o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, Zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp.

7. Zamawiający dokona zwrotu wadium na zasadach określonych w art. 98 ust. 1–5 ustawy Pzp.

8. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami na podstawie art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.

XV TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

1. Wykonawca pozostaje związany ofertą do dnia 21.10.2022 r.

2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3. W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 1, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni.

4. Przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 3, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

5. W przypadku gdy zamawiający żąda wniesienia wadium, przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 3, następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

XVI OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT

1. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu - Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu. W formularzu oferty Wykonawca zobowiązany jest podać adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana z postępowaniem.

2. Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w języku polskim, złożona w postaci elektronicznej oraz podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym pod rygorem nieważności. Złożenie oferty wymaga od wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na miniPortalu.

3. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

4. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w ust. 3, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

5. W przypadku, gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913), wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku.

6. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

7. Szczegółowe warunki w tym zakresie oraz sposób poświadczania dokumentów określają przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).

8. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.

9. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

10. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionych również na miniPortalu. Sposób zmiany i wycofania oferty został opisany w Instrukcji użytkownika dostępnej na miniPortalu. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty.

11. Zamawiający nie dopuszcza dokonywania w treści załączonych wzorów dokumentów jakichkolwiek zmian ich treści (skrótów, opuszczeń, skreśleń, poprawek lub dopisków) za wyjątkiem miejsc oznaczonych, lub wskazanych w inny wyraźny sposób.

12. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Oferty wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostaną odrzucone.

13. Oferta musi być podpisana przez osoby umocowane do reprezentowania wykonawcy i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Oznacza to, że jeżeli z dokumentu określającego status prawny wykonawcy lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania wykonawcy upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.

14. Oferta musi zawierać:

a) formularz ofertowy - sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ:

• Formularz musi być złożony w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

b) formularz cenowy - sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ:

c) oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, o którym mowa w rozdziale XI pkt 1 SWZ

w formie wskazanej w ust. 3,

d) Zobowiązanie podmiotu trzeciego (jeżeli dotyczy):

• Zobowiązanie musi być złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do

reprezentowania podmiotu trzeciego zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

e) Potwierdzenie umocowania do działania w imieniu wykonawcy:

• W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, zamawiający żąda od wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.

• Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w tiret pierwszym, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów (dotyczy wykonawców mających miejsce zamieszkania lub siedzibę poza granicami RP) .

• Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w tiret pierwszym, zamawiający żąda od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy.

• Postanowienia tiretów 1-3 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach.

• Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy.

• Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym.

• Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza.

• W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych wykonawców należy załączyć do oferty.

• Pełnomocnictwo powinno zawierać w szczególności wskazanie:

- postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,

- wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.

f) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy):

• Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący uprawnień, są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

• Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

• Wykonawcy składają oświadczenia określone w niniejszej lit. e) w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

g) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy):

• W sytuacji, gdy oferta lub inne dokumenty składane w toku postępowania będą zawierały tajemnicę przedsiębiorstwa, wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzega, że nie mogą być one udostępniane, oraz wykazuje, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

• Dokument musi być złożony w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

XVII TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 30 września 2022 r. do godz. 13.00.

2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30 września 2022 r. o godz. 13.30 poprzez odszyfrowanie wczytanych na Platformie ofert.

3. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

4. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej bądź miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

XVIII OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Cenę oferty stanowi suma cen jednostkowych podanych w formularzu cenowym z uwzględnieniem ilości wskazanych przez Zamawiającego. Ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty realizacji zamówienia.

2. Wykonawca w formularzu ofertowym zobowiązany jest podać łączną cenę za realizację całości przedmiotu zamówienia.

3. Ceny muszą być podane w złotych polskich, cyfrowo, z zaokrągleniami do dwóch miejsc po przecinku.

4. Zgodnie z art. 225 ustawy Pzp jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć. W takiej sytuacji wykonawca ma obowiązek:

1) poinformowania zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego;

2) wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3) wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym zamawiającego, bez kwoty podatku;

4) wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

5. Informację w zakresie, o którym mowa w ust. 6 wykonawca składa w załączniku nr 2 do SWZ – formularz ofertowy. Brak złożenia ww. informacji będzie postrzegany jako brak powstania obowiązku podatkowego u zamawiającego.

XIX INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYĆ PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A WYKONAWCĄ

Cenę oferty należy wyrazić w złotych polskich.

XX OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

1. Kryteria oceny ofert oraz ich znaczenie procentowe:

l.p.	Opis kryteriów oceny	Znaczenie
1.	Cena	60 %
2.	Jakość	40 %

2. W ramach każdego kryterium Zamawiający porówna i oceni oferty w następujący sposób:

a) kryterium najniższa cena:

Ocena kryterium nastąpi w skali punktowej od 0 do 60 pkt, według wzoru:

najniższa cena brutto spośród złożonych ofert / wartość brutto w ofercie badanej x 60 pkt.

a) kryterium jakość:

Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania rozwoju VOD Warszawa w roku 2023 czyli wykonania nowych elementów systemu bądź poprawy istniejących elementów systemu nie ujętych w opisie przedmiotu zamówienia, w ramach tzw. godzin rozwojowych. Jeżeli wykonawca zaoferuje dodatkowe konsultacje merytoryczne w ramach ww. godzin rozwojowych otrzyma:

- 10 pkt – w przypadku zaoferowani 75 godzin rozwojowych,

- 20 pkt – w przypadku zaoferowani 150 godzin rozwojowych,

- 30 pkt – w przypadku zaoferowani 225 godzin rozwojowych,

- 40 pkt – w przypadku zaoferowani 300 godzin rozwojowych.

Maksymalna ilość pkt możliwych do uzyskania kryterium jakości - 40 pkt.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą łączną ilość pkt w ww. kryteriach oceny.

3. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów z wszystkich kryteriów.

4. W sytuacji, gdy zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o tej samej łącznej punktacji, wezwie on wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych

zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

5. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są obowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez zamawiającego.

6. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę̨ w terminie związania ofertą określonym w SWZ.

7. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, zamawiający wezwie wykonawcę̨ , którego oferta otrzymała najwyższą ocenę̨ , do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

8. W przypadku braku zgody, o której mowa w pkt. 7 powyżej oferta podlega odrzuceniu, a zamawiający zwraca się̨ o wyrażenie takiej zgody do kolejnego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą̨ przesłanki do unieważnienia postępowania.

XXI INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

1. Zamawiający poinformuje wykonawcę, któremu zostanie udzielone zamówienie, o miejscu i terminie zawarcia umowy.

2. Wykonawca przed zawarciem umowy poda wszelkie informacje niezbędne do wypełnienia treści umowy na wezwanie zamawiającego.

3. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców, w której x.xx. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.

4. Niedopełnienie powyższych formalności przez wybranego wykonawcę będzie potraktowane przez zamawiającego jako niemożność zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

5. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem art. 577, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 10 dni, jeżeli zostało przesłane w inny sposób.

6. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 5, jeżeli w postępowaniu złożono tylko jedną ofertę.

XXII

INFORMACJA O PROJEKTOWANYCH POSTANOWIENIACH UMOWY

W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI UMOWY

1. Projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy określa załącznik nr 5 do SWZ stanowiący wzór umowy.

2. Zamawiający przewiduje dokonanie zmian postanowień treści zawartej umowy w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w § 10 wzoru umowy.

3. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

XXIII WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

1. W celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny całkowitej podanej w ofercie.

2. Zabezpieczenie może być wnoszone, według wyboru wykonawcy, w jednej lub w kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Zamawiający nie dopuszcza innych form zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: 34 1240 6074 1111 0010 9123 9641 z dopiskiem

„zabezpieczenie należytego wykonania umowy – znak sprawy 01/ZP/2022”.

5. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w innej formie niż pieniądz (oryginał dokumentu) należy zdeponować w Sekretariacie Zamawiającego.

6. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy należy wnieść przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego.

7. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

8. Do zmiany formy zabezpieczenia w trakcie realizacji umowy stosuje się art. 451 ustawy Pzp.

9. Zamawiający zwróci zabezpieczenie w następujący sposób:

a) 70 % kwoty zabezpieczenia określonej w ust. 1 w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

b) 30 % kwoty zabezpieczenia określonej w ust. 1 w terminie 15 dni po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji.

10. Treść oświadczenia zawartego w gwarancji lub w poręczeniu musi zostać zaakceptowana przez zamawiającego przed podpisaniem umowy.

11. Z treści gwarancji lub poręczenia musi jednocześnie wynikać:

1) nazwa zleceniodawcy (wykonawcy), beneficjenta gwarancji lub poręczenia (zamawiającego), gwaranta lub poręczyciela (podmiotu udzielającego gwarancji lub poręczenia) oraz adresy ich siedzib,

2) określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją lub poręczeniem,

3) kwota gwarancji lub poręczenia,

4) termin ważności gwarancji lub poręczenia, obejmujący cały okres wykonania zamówienia, począwszy co najmniej od dnia wyznaczonego na dzień zawarcia umowy,

5) bezwarunkowe, nieodwołalne, płatne na pierwsze żądanie, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty zabezpieczenia lub do wypłat łącznie do pełnej kwoty zabezpieczenia w przypadku realizacji zamówienia w sposób niezgodny z umową.

XXIV WYJAŚNIENIA I ZMIANY W TREŚCI SWZ

1. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia.

2. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.

3. W przypadku gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ nie wpłynął w terminie, o którym mowa w ust. 2, zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz obowiązku przedłużenia terminu składania ofert.

4. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ.

5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia, bez ujawniania źródła zapytania, na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

6. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ.

XXV POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX ustawy Pzp (art. 505–590).

XXVI POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

2. Zamawiający nie wymaga złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych.

3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

Załączniki do SWZ:

1. opis przedmiotu zamówienia,

2. wzór formularza ofertowego,

3. wzór formularza cenowego,

4. wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania,

5. projektowane postanowienia umowy,

6. umowa powierzenia danych osobowych,

7. projekt graficzny.

XXXXXX XXXXXXXXX XXXXX-

Elektronicznie podpisany przez XXXXXX XXXXXXXXX XXXXX- XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX

Data: 2022.09.22

Warszawa 22 września 2022 r. …………….………1…4:5…4:0…1 +…02…'00…' …

(podpis Zamawiającego)

Załącznik nr 2 do SWZ – wzór formularza ofertowego

Nr Sprawy:

01/ZP/2022

Xxxx Xxxxxxxxx (-ów):

nazwa: …………………………..

adres: …………………………..

email: ……………………………

ePuap: ……………………………

Działając w imieniu wymienionego powyżej wykonawcy(ów) oferuję(emy) realizację na rzecz zamawiającego zamówienia publicznego na: Dostawę, uruchomienie oraz utrzymanie Platformy “VOD Warszawa” wraz z aplikacjami

Oświadczam(y), że:

1. zapoznałem się z treścią SWZ dla niniejszego zamówienia,

2. akceptuję w pełni i bez zastrzeżeń postanowienia: SWZ oraz wzoru umowy dla niniejszego zamówienia, wyjaśnień do SWZ oraz jej zmian,

3. Oferujemy realizację przedmiotu zamówienia na następujących warunkach:

3.1. Cena mojej (naszej) oferty za realizację niniejszego zamówienia wynosi:

................(netto) PLN (słownie: ..............................złotych) plus należny podatek VAT 23%

w wysokości ................ PLN, co czyni łącznie cenę brutto PLN

(słownie złotych),

3.2. nie oferuję dodatkowych konsultacji merytorycznych w ramach godzin rozwojowych/ oferuję

dodatkowe konsultacje merytoryczne w ramach godzin rozwojowych w wymiarze*:

*niepotrzebne skreślić

- 75/150/225/300* godzin rozwojowych,

*należy zakreślić oferowaną ilość

4. Oświadczam, iż jestem związany ofertą do terminu wskazanego w SWZ.

5. Oświadczam, iż podany w mojej ofercie adres e-mailowy jest właściwy do komunikowania się z Zamawiającym.

6. Oświadczam, że wybór naszej oferty będzie/nie będzie** prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w myśl art. 225 ustawy Pzp.

**niepotrzebne skreślić. Jeśli ten punkt nie zostanie wypełniony przez Wykonawcę, Zamawiający uznaje, że wybór oferty Wykonawcy nie będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w myśl art. 225 ustawy Pzp. W przypadku, zaznaczenia, że wybór oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego wykonawca obowiązany jest wskazać:

- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego,

- wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym zamawiającego, bez kwoty podatku;

- wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

7. Informuję, iż prowadzona działalność klasyfikuje się jako: Mikroprzedsiębiorstwo/Małe przedsiębiorstwo/Średnie przedsiębiorstwo (niepotrzebne skreślić). Informacja niezbędna do celów statystycznych Urzędu Zamówień Publicznych zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej.

Mikroprzedsiębiorstwo - przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 10 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów EURO.

Małe przedsiębiorstwo – przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów EURO.

Średnie przedsiębiorstwo - przedsiębiorstwo, które nie jest mikroprzedsiębiorstwem ani małym przedsiębiorstwem i które zatrudnia mniej niż 250 osób i którego roczny obrót nie przekracza 50 milionów EURO lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów EURO.

8. PODWYKONAWCY:

Oświadczam, że1:

a) przedmiot zamówienia wykonamy siłami własnymi;

b) powierzymy następującym podwykonawcom realizację następujących części zamówienia:

X.x.	Xxxxx (firma) podwykonawcy	Część (zakres) przedmiotu zamówienia powierzony podwykonawcy

c) powołujemy się na zasoby niżej wymienionych podmiotów w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w SWZ, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.

Lp.	Nazwa (firma) podwykonawcy	Udostępnione zasoby

9. Niniejszym wskazuję, iż następujące informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1010 i 1649):

L.p.	Oznaczenie rodzaju (nazwy) informacji

..............................., dn. ....................... ..................................................................

(podpis)

1 Niepotrzebne skreślić. W przypadku nie skreślenia którejś z pozycji i nie wypełnienia tabeli w pozycji b) lub c) - Zamawiający uzna, odpowiednio, że Wykonawca nie zamierza powierzyć wykonania żadnej części zamówienia podwykonawcom i Wykonawca nie polega na zasobach podwykonawcy (innego podmiotu) w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w SWZ.

10. Oświadczam, że:

- wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub w art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskaliśmy w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu,

- wszelkie dane osobowe wskazane przeze mnie w treści jakichkolwiek dokumentów złożonych w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu pozyskałem i przetwarzam zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

- zobowiązuję się do przekazania w imieniu Xxxxxxxxxxxxx wszystkim osobom, których dane osobowe udostępniłem Zamawiającemu w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w prowadzonym postępowaniu oraz w związku z zawarciem umowy i jej realizacją, informacji, o których mowa w art. 14 RODO, chyba, że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO oraz na etapie ubiegania się o udzielnie zamówienia publicznego zobowiązuje się składać Zamawiającemu stosowne oświadczenie o wypełnieniu wyżej wskazanego obowiązku, a na etapie zawarcia i realizacji umowy zobowiązuje się każdorazowo poinformować Zamawiającego o wypełnianiu tego obowiązku (skreślić, jeżeli nie dotyczy).

Podpis elektroniczny lub podpis zaufany albo podpis osobisty w postaci elektronicznej

Załącznik nr 3 do SWZ – wzór formularza cenowego

	Przewidywane zużycie roczne (w jednostkach)	Jednostki	uwagi	Koszt jednostki (PLN netto)	Cena (PLN netto)
Platforma - licencje (OPZ p.II.I.1. + OPZ p.II.I.2 + OPZ p.II.I.11.) Migracja danych (OPZ p.II.I.3 +OPZ p.II.II.4) Licencje DRM (OPZ p.II.I.6.) Hosting (OPZ p.II.I.7.) Baza Geoblokady (OPZ p.II.I.10.) Wsparcie i SLA (OPZ p.II.I.12.) Konsultacje i szkolenia (OPZ p.II.I.13.)	1	szt.
Transkodowanie wideo (OPZ p.II.I.4.)	1500	h.
Transkodowanie audio (OPZ p.II.I.4.)	500	h.
Transkodowanie LIVE (OPZ p.II.I.5.)	200	h.
Storage (OPZ p.II.I.8.)	300	TB/mies.	25TB*12 miesięcy
CDN (OPZ p.II.I.9.)	2500	TB

Załącznik nr 4 do SWZ - wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania.

Nr Sprawy:

01/ZP/2022

Zamawiający:

Centrum Kultury Filmowej im. Xxxxxxxx Xxxxx

ul. Xxxxxxxxx 0/00, 00-000 Xxxxxxxx

Wykonawca/Podwykonawca/Podmiot trzeci:

……………………………………… (pełna nazwa/firma, adres, w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG)

reprezentowany przez:

……………………………………… (imię, nazwisko, stanowisko/podstawa do reprezentacji)

Oświadczenie

składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.

Prawo zamówień publicznych (dalej jako: ustawa Pzp), DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

Na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa, uruchomienie oraz utrzymanie Platformy “VOD Warszawa” wraz z aplikacjami”, prowadzonego przez Zamawiającego, Centrum Kultury Filmowej im. Xxxxxxxx Xxxxx oświadczam, co następuje:

1. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. (Dz. U. z 2022 r., poz. 835), o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

2. *Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród

wymienionych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 110 ust. 2 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze: …………………………

3. Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

* wypełnić jeśli dotyczy

Podpis elektroniczny lub podpis zaufany albo podpis osobisty w postaci elektronicznej

Załącznik nr 6 do SWZ - umowa powierzenia danych osobowych

Umowa powierzenia danych osobowych zwana dalej „Umową”

zawarta w dniu 2022 r. w Warszawie pomiędzy:

Centrum Kultury Filmowej im. Xxxxxxxx Xxxxx z siedzibą ul. Xxxxxxxxx 0/00, 00-000 Xxxxxxxx, posiadającym nr NIP 000-000-00-00, wpisanym do Rejestru Instytucji Kultury Urzędu M. St. Warszawy 02/2018, nr REGON 381891140, zwanym dalej „Administratorem”, reprezentowanym przez:

Xxxxxx Xxxxx-Xxxxxxxxxxxxx – Dyrektorkę

…………………………………………

zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”

Definicje

1. Administrator – organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.

2. Podmiot przetwarzający – podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych na mocy umowy powierzenia z Administratorem.

3. Dane osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizyczne.

4. Zbiór danych – każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

5. Przetwarzanie danych – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

6. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie

o ochronie danych).

7. Ustawa – ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000).

8. Inny podmiot przetwarzający – podmiot, któremu podmiot przetwarzający w imieniu administratora podpowierzył w całości lub częściowo przetwarzanie danych osobowych, zwany także Podzleceniobiorcą.

9. UODO – Urząd Ochrony Danych Osobowych.

§ 1.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania na zasadach i w celu określonym w Umowie.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe w formie pisemnej i elektronicznej zgodnie z Umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§ 2.

Zakres i cel przetwarzania danych

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone mu, na podstawie Umowy, dane zwykłe obejmujące pracowników, klientów, dostawców lub inne osoby współpracujące z Administratorem, zawarte na Platformie.

2. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji usług na podstawie umowy Stron bez względu na formę tejże umowy (Umowa główna – zlecenie z dnia ). Podmiot przetwarzający jest upoważniony przez

Administratora do: wglądu do powierzonych danych osobowych, ich przechowywania, kopiowania, strukturyzowania, udostępniania i usuwania.

§ 3.

Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia oraz z uwzględnieniem standardów rynkowych oraz wytycznych i norm branżowych.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Umowy.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt b Rozporządzenia, przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy.

5. Podmiot przetwarzający, po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, po wcześniejszym uzgodnieniu tej kwestii z Administratorem, usuwa bądź zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

6. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.

§ 4.

Prawo kontroli

1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełnia postanowienia Umowy.

2. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi danych wszelkie informacje niezbędne do wykonania obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

3. Czas przeprowadzonej kontroli planowej zostanie ustalony między Stronami zważywszy na charakter działalności Pomiotu Przetwarzającego, jednak nie później niż w ciągu dni roboczych

przed żądaniem kontroli przez Administratora. W przypadku, gdy kontrola jest spowodowana zaistnieniem lub uzasadnionym podejrzeniem naruszeniem ochrony danych osobowych lub kontrolą wszczęta przez Urząd Ochrony Danych Osobowych lub inny uprawniony organ (kontrola doraźna), Podmiot Przetwarzający jest obowiązany dopuścić Administratora do kontroli niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 godzin roboczych od zgłoszenia żądania.

4. Kontrola planowa może być przeprowadzona tylko w godzinach pracy Podmiotu Przetwarzającego. Kontrola doraźna może być przeprowadzona w każdym momencie, po zaistnieniu przestanek do wszczęcia kontroli doraźnej, zgodnie z ust. 3 powyżej.

5. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia uchybień wskazanych podczas kontroli. Brak usunięcia uchybień może być przyczyną rozwiązania niniejszej umowy oraz Umowy Głównej w trybie natychmiastowym lub za wypowiedzeniem (zgodnie z wyborem Zamawiającego) z winy Wykonawcy.

§ 5.

Podpowierzenie

Podmiot powierzający może powierzyć danych osobowych objętych Umową do dalszego przetwarzania wyłącznie za uprzednią zgodą Administratora wyrażoną na piśmie.

§ 6.

Odpowiedzialność podmiotów przetwarzających

Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

§ 7.

Zgłaszanie incydentu

1. Podmiot Przetwarzający niezwłocznie zawiadamia Administratora, przed podjęciem jakichkolwiek działań, o każdym przypadku:

a) wystąpienia jakiegokolwiek organu z żądaniem udostępnienia danych osobowych, chyba że zakaz ujawnienia tej informacji wynika z obowiązujących przepisów;

b) wystąpienia przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z żądaniem dotyczącym przetwarzania danych osobowych lub ich treści.

2. Podmiot Przetwarzający niezwłocznie – w każdym wypadku nie później niż w ciągu 5 godzin od wykrycia – informuje Administratora o wszelkich wykrytych naruszeniach bezpieczeństwa danych osobowych, przekazując Administratorowi wszelkie dostępne Podmiotowi Przetwarzającemu informacje na temat naruszenia, w szczególności:

a) charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane osobowe dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów, których dotyczy naruszenie;

b) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;

c) możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych; oraz

d) środki zastosowane lub proponowane przez Podmiot Przetwarzający w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

3. Podmiot Przetwarzający współdziała z Administratorem przy ustalaniu szczegółów związanych ze zgłoszonym Administratorowi naruszeniem, w szczególności przyczyn i skutków jego wystąpienia oraz wdraża zalecane przez Administratora środki mające na celu złagodzenie ewentualnych niekorzystnych skutków naruszenia danych osobowych oraz środki naprawcze.

4. Podmiot Przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeśli jego zdaniem wydane mu przez Administratora polecenie dotyczące przetwarzania danych osobowych stanowi naruszenie obowiązujących przepisów.

§ 8.

Przetwarzający oświadcza, że nie przekazuje danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”)). Przetwarzający oświadcza również, że nie korzysta z podwykonawców, którzy przekazują dane poza EOG.

§ 9.

Czas obowiązywania umowy

1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania i zostaje zawarta na czas określony do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy łączącej Strony, z której wynika konieczność przetwarzania danych osobowych przez Podmiot Przetwarzający.

2. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez Podmiot Przetwarzający obowiązków wynikających z niniejszej umowy, Administrator ma prawo rozwiązać umowę zawartą z Podmiotem Przetwarzającym, z której wynika konieczność przetwarzania danych osobowych przez Podmiot Przetwarzający, ze skutkiem natychmiastowym.

3. Najpóźniej w dniu rozwiązania Umowy Podmiot Przetwarzający ma obowiązek:

a) usunąć wszelkie dane osobowe; albo

b) zwrócić Administratorowi wszelkie nośniki zawierające dane osobowe oraz usunąć wszelkie istniejące kopie danych osobowych, chyba, że obowiązujące przepisy wymagają od niego dalszego przechowywania części lub całości danych osobowych, zależnie od wyboru Administratora, zakomunikowanego Podmiotowi Przetwarzającemu w formie dokumentowej (papierowej lub cyfrowej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej) co najmniej na 7 dni przed terminem rozwiązania Umowy.

4. W przypadku rozwiązania Umowy w trybie ust. 2 wybór Administratora będzie zakomunikowany Podmiotowi Przetwarzającemu w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym.

5. Czynności wskazane w ust. 3 zostaną wykazane w pisemnym protokole, podpisanym przez przedstawiciela Podmiotu Przetwarzającego i dostarczonym Administratorowi w terminie 7 dni od dokonania wskazanych w nim czynności.

§ 10.

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku z zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych, nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora w innym celu, niż wykonywanie Umowy, chyba, że konieczność ujawniania posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przetwarzania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych, w tym, w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.

§ 11.

Postanowienia końcowe

1. Podmiotowi Przetwarzającemu nie przysługuje odrębne wynagrodzenie za wykonywanie Umowy.

2. Podmiot Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za ewentualne szkody powstałe wskutek niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków nałożonych na niego niniejszą Umową lub bezpośrednio przez przepisy RODO lub innych właściwych przepisów prawa.

3. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się pokryć wszelkie ewentualne roszczenia osób, których dane dotyczą, kary administracyjne, kwoty innych roszczeń (np. roszczeń odszkodowawczych lub

o zadośćuczynienie) lub kar, grzywien, przyznane decyzją administracyjną lub orzeczeniem sądu w związku z nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem obowiązków przez Podmiot Przetwarzający oraz wszelkie koszty postępowań poniesione w związku z tym przez Zamawiającego. Jednocześnie Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się dążyć do polubownego załatwienia wszelkich sporów powstałych z osobami, których dane dotyczą, w trybie ugody pozasądowej.

4. Umowa stanowi całość porozumienia pomiędzy Stronami i zastępuje w całości uprzednie lub równoczesne uzgodnienia poczynione przez Strony (w formie pisemnej lub ustnej) w przedmiocie regulowanym postanowieniami niniejszej Umowy.

5. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

6. Wszelkie spory między Stronami będą rozwiązywane na zasadzie polubownych negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia przez Xxxxxx porozumienia, spór zostanie przekazany do rozstrzygnięcia sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Administratora.

7. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

8. W sprawach nieregulowanych w niniejszej Umowie, a dotyczących jej przedmiotu, mają obowiązywać przepisy RODO, Ustawy z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz.

U. z 2019 poz.1781), akty wykonawcze wydane na podstawie RODO bądź Ustawy oraz inne przepisy prawa polskiego.

9. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

…………………………………….. ………………………………………..

Administrator Podmiot przetwarzający

Document Metadata

Table of Contents

SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Document Metadata